PERATURAN PERUSAHAAN

SWISSCONTACT INDONESIA

2015

Version 9.8

November 2014

Disetujui oleh Kementrian Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Republik Indonesia

TABLE OF CONTENTS = Daftar Isi
1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................4
1.1 TUJUAN PERATURAN PERUSAHAAN ...................................................................................... 4
1.2 PERATURAN PELAKSANAAN PERUSAHAAN ........................................................................... 4 Formatted: German (Germany)

1.3 LATAR BELAKANG ORGANISASI .............................................................................................. 5

1.4 DOKUMEN SWISSCONTACT.................................................................................................... 5
2 ORGANISASI DAN MANAJEMEN...............................................................................................7
2.1 PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN............................................................................................... 7
Kantor-kantor Organisasi ........................................................................................... 7
2.2 STRUKTUR ORGANISASI ......................................................................................................... 8
Bagan Organisasi........................................................................................................ 8
2.3 PERAN DAN TANGGUNG JAWAB............................................................................................ 9
Peran Individu ............................................................................................................ 9
Komite/Tim/Kelompok Kerja ................................................................................... 10
Surat Kuasa .............................................................................................................. 10
3 SUMBER DAYA MANUSIA .......................................................................................................11
3.1 HUBUNGAN KERJA ............................................................................................................... 11
Prinsip-prinsip Hubungan Kerja ............................................................................... 11
3.2 PROSEDUR PEREKRUTAN ..................................................................................................... 12
Perencanaan Perekrutan ......................................................................................... 12
Protokol Lowongan Kerja......................................................................................... 12
Lamaran Kerja .......................................................................................................... 13
Seleksi dan Evaluasi ................................................................................................. 14
Finalisasi dan Persetujuan ....................................................................................... 16
Penerimaan Karyawan dan Proses Bergabung ........................................................ 17
Tindak Lanjut............................................................................................................ 18
Pengenalan .............................................................................................................. 19
3.3 KOMPENSASI DAN TUNJANGAN .......................................................................................... 19
Prinsip-prinsip Panduan ........................................................................................... 19
Perencanaan Tahunan ............................................................................................. 19
Remunerasi .............................................................................................................. 20
Pembayaran Upah ................................................................................................... 20
Pencatatan Waktu dan Lembur ............................................................................... 21

1
 Pajak Penghasilan Karyawan.................................................................................... 21
Peninjauan kembali terhadap upah......................................................................... 21
Bonus Terkait Prestasi ............................................................................................. 21
Tunjangan Lainnya ................................................................................................... 22
3.3.10 Uang Pesangon dan Uang Kebijaksanaan ................................................................. 22 Formatted: German (Germany)

Badan Penyelenggaran Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan ............................. 23 Formatted: German (Germany)

Kebijakan Pinjaman.................................................................................................. 23 Formatted: German (Germany)

Jaminan Pemeliharaan Kesehatan melalui Pihak Swasta ........................................ 23 Formatted: German (Germany)

Perawatan Gigi......................................................................................................... 24 Formatted: German (Germany)

Lensa Kontak/Kaca Mata ......................................................................................... 24

3.4 Perjalanan Dinas................................................................................................................... 24
Persetujuan Perjalanan Dinas .................................................................................. 24
Sarana Perjalanan Dinas .......................................................................................... 25
Biaya Perjalanan Dinas, Tunjangan Harian, Biaya-Biaya.......................................... 26
Biaya Perjalanan Dinas Luar Negeri dan Tunjangan Harian..................................... 27
Cuti Pribadi selama Perjalanan Dinas ...................................................................... 28
Kecelakaan dan Cedera Selama Perjalanan Dinas ................................................... 28
3.5 KESEHATAN LOKASI KERJA DAN KESELAMATAN, KECELAKAAN DAN KONDISI DARURAT ... 28
Pedoman Prinsip ...................................................................................................... 28
Rencana Krisis Program ........................................................................................... 28
3.6 KEHADIRAN, LIBUR, DAN CUTI ............................................................................................. 30
Waktu Kerja dan Waktu Istirahat ............................................................................ 30
Libur Nasional Tahunan ........................................................................................... 30
Cuti ........................................................................................................................... 30
Akses ke Kantor di Luar Jam Kerja ........................................................................... 32 Formatted: German (Germany)

Penggunaan Fasilitas Kantor untuk Kepentingan Pribadi ........................................ 32

3.7 KINERJA DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN ...................................................................... 32
Manajemen Kinerja Karyawan................................................................................. 32
Pengembangan Karyawan ....................................................................................... 33
3.8 PERILAKU, DISIPLIN, DAN KELUHAN..................................................................................... 35
Perilaku .................................................................................................................... 35 Formatted: German (Germany)

Prosedur Disipliner................................................................................................... 35 Formatted: German (Germany)

Prosedur Keluhan..................................................................................................... 40 Formatted: German (Germany)

Prosedur Umum....................................................................................................... 40
Jalur dan Prosedur Pemutusan Hubungan .............................................................. 42
2
 Masa Berlakunya Peraturan Perusahaan................................................................. 44
Lampiran-lampiran:

Lampiran 1 : Panduan Perilaku Swisscontact

Lampiran 2 : Swisscontact dan Korupsi

3
 1 PENDAHULUAN

1.1 TUJUAN PERATURAN PERUSAHAAN

PERATURAN PERUSAHAAN ini mengatur segala kegiatan yang terkait dengan urusan kepegawaian, keuangan, dan
administratif bagi karyawan Swisscontact, Lembaga Swiss untuk Kerjasama Teknis (Swiss Foundation for technical Cooperation),
yang mana diwakili oleh Swisscontact Country Office (CoOf) dan semua program-program implementasinya di Indonesia.
Peraturan Perusahaan ini disetujui oleh Direktur Asia Tenggara Swisscontact di Kuala Lumpur dan salinan dari versi aslinya
akan didaftarkan kepada Controller Swisscontact di Zurich.

Dalam hal ini yang dimaksud dengan karyawan adalah orang yang basis operasinya berada di Indonesia, bekerja untuk
Swisscontact Indonesia dan seluruh program- program yang berada dibawahnya. Di si si l ain karyawan asing yang bekerja
untuk Swisscontact memiliki perjanjian kerja yang mungkin yang berbeda dengan aturan tertentu dalam Peraturan
Perusahaan ini, maka ketentuan - ketentuan dalam perjanjian kerja karyawan tersebutlah yang berlaku.

1.2 PELAKSANAAN PERATURAN PERUSAHAAN

Jika diperlukan, Direktur Negara dapat mengeluarkan aturan-aturan tambahan yang mana dapat menjelaskan
pelaksanaan dari peraturan perusahaan ini baik berupa Keputusan Director, Instruksi, Surat Edaran, Memo, Standar
Operating Procedure, dan lain-lain dengan berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Peraturan pelaksanaan tersebut secara formal akan dimasukkan ke dalam peraturan perusahaan pada saat pembaharuan
berikutnya. Peraturan pelaksanaan tersebut akan dianggap sebagai amandemen resmi terkait dengan bagian-bagian dari
peraturan perusahaan ini. Komentar, rekomendasi, atau pertanyaan apapun mengenai isi dari peraturan perusahaan ini harus
ditujukan kepada Direktur Negara secara tertulis, untuk ditambahkan pada bagian yang dianggap perlu disempurnakan pada
pembaharuan berikutnya.

Salah satu tugas Direktur Negara adalah untuk menyetujui perbaharuan terhadap peraturan perusahaan jika hal ini dianggap
perlu dilakukan dan dibutuhkan dan memastikankepatuhannya sesuai dengan dokumen rujukan Swisscontact. Kantor pusat
Swisscontact di Zurich serta Kementrian Ketenagakerjaan Republik Indonesia harus diberi tahu apabila terjadi perubahan
apapun terhadap peraturan perusahaan y an g man a tel ah di setujui ini dan harus disertai dengan permintaan formal
agar amandemen tersebut dapat disahkan.

4
 1.3 LATAR BELAKANG ORGANISASI

Swisscontact Swiss Foundation for Technical Cooperation didirikan pada tahun 1959 oleh para ahli di sektor ekonomi, ilmu
pengetahuan, dan politik di Swiss. Swisscontact tidak berafiliasi dengan partai politik manapun dan juga tidak berbasis
agama/aliran politik tertentu. Sebagai lembaga independen Swisscontact telah bekerja untuk pembangunan internasional.
Terwakili di 27 negara dan memiliki lebih dari 100 proyek dengan lebih dari 800 karyawan, Swisscontact mempromosikan
pembangunan bidang ekonomi, sosial dan lingkungan. Swisscontact mendorong kewirausahaan dan penggunaan sumber daya
dengan efisien, sambil menyediakan akses ke pengembangan keterampilan dan jasa keuangan.

Selain memastikan pelaksanaan proyek yang berkualitas tinggi, Swisscontact sebagai sebuah organisasi ahli
mengembangkan serta mengajarkan proyek baik atas nama sektor publik maupun swasta.
S e l a i n i t u S w i s s c o n t a c t j u g a merancang d a n m e n g e r j a k a n p r o y e k p r o y e k n y a s e n d i r i .
Swisscontact karjasama
kesepakatan telah aktif yang
di Indonesia sejak tahun 1971
telah ditandatangani dengan
bersama menjadi mitra
Kementrian Pemerintah Indonesia melalui sebuah
Luar Negeri.

1.4 DOKUMEN SWISSCONTACT

Dokumen Swisscontact berikut merupakan bagian dari peraturan perusahaan ini dan , perjanjian kerja semua karyawan.
Dokumen ini ak an d i b er i kan p ad a semua karyawan baru pada saat direkrut dalam bentuk elektronik .

DOKUMEN PROYEK SWISSCONTACT

Prinsip Pedoman Swisscontact Menyediakan rincian mengenai visi, strategi, prinsip-prinsip implementasi, dan
sumber pendanaan Swisscontact.

Panduan Swisscontact tentang Menyediakan panduan p r o s e d u r a l tentang kepegawaian dan

Pengelolaan Proyek administratifyang harus dibentuk oleh tim pengelolaan program.

Lokale Buchfhrung und Prinsip pembukuan lokal ini tersedia dari kepala bagian keuangan bila diminta yang
Finanzkontrolle mana menjelaskan tentang prinsip pembukuan program, alat bantu yang terkait
(Pembukuan Lokal dan Kontrol yang akan digunakan, persyaratan pelaporan yang terkait, juga sistem kontrol
Keuangan) internal.

Panduan Perilaku Perusahaan Menetapkan prinsip-prinsip umum dan prosedur bagi karyawan dalam bertindak,
serta panduan untuk situasi yang melibatkan pelanggaran atas perilaku tersebut.
Panduan Perilaku Organisasi dilampirkan di dalam peraturan perusahaan ini.

5
 Peraturan Audit
Undang-Undang Ketenagakerjaan
Indonesia (UU No. 13 tahun 2003)
Berkas berikut merupakan informasi tambahan terhadap peraturan organisasi dan akan diberikan pada setiap
karyawan baru yang direkrut. Berkas ini berisikan panduan yang mana mendefinisikan prosedur pengoprasian sehari
hari daripada organisasi/perusahaan
KEBIJAKAN PERUSAHAAN DAN SOP
Kebijakan TI
Kebijakan Hadiah dan Jamuan
Panduan Komunikasi
Pengelolaan Uang Tunai, Sistem
Kontrol Internal, dan Pelaporan
Aturan Layanan Logistik dan
Perolehan
Aturan Sumber Daya Manusia
SOP Administrasi
1.5 DEFINISI
Anak anak
Diikuti sesuai dengan petunjuk dari auditor eksternal yang ditunjuk Kantor
PusatSwisscontact di Zurich.
Berisi seluruh peraturan/dasar hukum ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
Menyediakan rincian prasarana TI Swisscontact, aturan dan peraturan TI
internal, serta informasi prosedur pada helpdesk TI.
Menyediakan rincian aturan hadiah dan jamuan antara karyawan dan mitra bisnis.
Menyediakan rincian terkait aturan komunikasi, hal-hal yang harus dan
tidak boleh dilakukan, serta batas biaya komunikasi.
Menyediakan perincian aturan kepada karyawan tentang langkah langkah
yang harus dilalui ketika mencapai pelayanan keuangan serta bertujuan
sebagai sebuah panduan oprasional untuk bagian Keuangan.
Menyediakan aturan yang harus dipatuhi para karyawan ketika mengajukan
barang dan layanan serta berfungsi sebagai sebuah panduan oprasional bagi
Bagian logistik dan Perolehan.
Menyediakan informasi tambahan tentang peraturan perusahaan/organisasi dan
berfungsi sebagai panduan untuk bagian Sumber Daya Manusia.
Menyediakan informasi tambahan terkait peraturan perusahaan/organisasi
dengan perincian akan langkah langkah yang harus diambil para karyawan
untuk menjalankan tugasnya dalam keseharian administrasi.
Formatted: Indent: Left: 0"
Didefinisikan sebagai anak kandung, anak tiri, anak
angkat ataupun anak yang dinyatakan sebagai anak
6
 menurut undang undang yang berlaku, atau orang
dibawah umur, yang masih lajang, tidak memiliki
pekerjaan dan masih menjadi tanggungan seorang
pekerja serta didaftarkan dengan status tersebut kepada
Bagian Sumber Daya Manusia.
Pekerja Adalah individu individu yang memiliki basis
peroprasiannya di Indonesia dan memiliki perjanjian
kerja dengan Swisscontact Indonesia serta proyek
proyek dibawah naungannya; orang yang memperoleh
gaji/upah atau mendapatkan remunerasi dalam bentuk
lain sebagimana ditentukan dalam undang undang
ketenagakerjaan dan/atau peraturannya.
Pekerja Asing Didefinikan sebagai warga negara asing yang memiliki izin
kerja untuk bekerja di Indonesia.
Jam Kerja Jangka waktu dimana para pekerja diwajibkan melakukan
pekerjaannya, yaitu selama 8 (delapan) jam perhari atau
40 (empat puluh) jam dalam sepekan yang terdiri atas 5
hari kerja sebagaimana ditentukan
perusahaan/organisasi berdasarkan jenis atau sifat
pekerjaannya.
BPJS Ketenagakerjaan Badan Asuransi Ketenagakerjaan Indonesia yang Formatted: English (United States)
ditetapkan oleh Kementrian Ketenagakerjaan dan
Transmigrasi Republik Indonesia berdasarkan Undang
Undang Nomor 24 tentang Jaminan Sosial. Program ini
meliputi Jaminan Hari Tua, Jaminan Kecelakaan Kerja dan
santunan apabila yang bersangkutan mengalami cacat
selama bekerja serta satunan untuk pihak keluarga
apabila pekerja meninggal dunia.
BPJS Kesehatan Badan Asuransi Kesehatan yang ditetapkan didalam
Undang Undang Nomor 24 tentang Jaminan Sosial.
Atasan Seseorang yang mengawasi sebuah aktifitas dalam
organisasi.
Pasangan Didefinisikan sebagai suami atau istri yang sah dari
seorang karyawan. Dalam hal seorang karyawan memiliki
lebih dari satu pasangan, maka peraturan ini hanya
berlaku bagi suami ataupun istri karyawan yang sah
menurut Undang Undang yang berlaku di Negara
Republik Indonesia.
Keluarga Orang tua, kakak adik kandung, kakak adik angkat,
pasangan dan anak anak karyawan yang mana
diregistrasikan bersama dengan organisasi ini.
Saudara Dekat Saudara yang tidak langsung, termasuk mertua,
menantu, kakak atau adik ipar, paman, bibi, sepupu dan
keponakan.
Peraturan Mendefinisikan sebagai suatu kumpulan aturan dan
Perusahaan/Organisasi regulasi mengenai ketentuan bekerja, tata cara perilaku
serta sangsi yang dikenakan kepada pihak yang
melanggar tata cara tersebut. Peraturan tersebut akan
diperbaharui setiap 2 (dua) tahun sekali.
Manajemen Terdiri atas Direktur Negara serta sejumlah kepala bagian
yang mana memiliki kewenangan dan tanggung jawab
untuk mengambil keputusan dan mengawasi semua
pengelolaan organisasi.
7
Gaji atau Upah Adalah hak setiap karyawan untuk menerima gaji/upah
dalam bentuk uang sebagai remunerasi dari Swisscontact
yang mana jumlahnya akan ditetapkan dan dibayar
berdasarkan sebuah perjanjian formal tertulis atau
berdasarkan peraturan dan perundang undangan yang
berlaku, termasuk imbalan untuk pekerjaan maupun
layanan yang telah diberikan.
Uang pisah (Persen) Seorang karyawan akan menerima sejumlah uang
sebagai akibat dari pemutusan hubungan kerja
sebagaimana ditetapkan dalam Undang Undang
Ketenagakerjaan atau peraturan organisasi.
Bagan Organisasi Sebuah gambaran tentang stuktur sebuah organisasi
yang memperlihatkan hubungan daripada karyawan atau
kedudukan dalam organisasi tersebut.
Persatuan Kepentingan Sebuah situasi yang berpotensi untuk memanipulasi sikap
keadilan seseorang sebagai akibat dari adanya
kemungkinan perseteruan antara kepentingan pribadi
orang tersebut dengan kepentingan umum atau
kepentingan profesional.
Konsultan Pihak independen yang bekerja sebagai kontraktor yang
mana memberikan layanan atau produk khusus atau
yang mana dipekerjakan selama jangka waktu tertentu
dan yang mana dibayar berdasarkan penerimaan faktur
serta penyelesaian tugas tertentu. Konsultan tersebut
tidak berhak menerima santunan apapun dan bukan juga
merupakan karyawan.
Lembur Waktu bekerja diluar jam kerja yang telah ditentukan
atau yang melebihi 8 jam dalam sepekan yang memiliki 5
hari kerja yang sama dengan 40 jam kerja atau 7 jam
kerja perharinya dalam sepekan yang memiliki 6 hari
kerja atau waktu bekerja yang jatuh pada hari minggu
dan hari libur nasional yang telah ditetapkan oleh
pemerintah.
Tidak Pengecualian Karyawan Merupakan karyawan yang berhak menerima uang
lembur berdasarkan peraturan ketenagakerjaan dan
termasuk dalam upah minimum.
Segala definisi yang ditetapkan dalam peraturan perusahaan akan berhubungan dengan Undang Undang
Ketenagakerjaan serta peraturan organisasi.

8
 2 ORGANISASI DAN MANAJEMEN
2.1 PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN
Prinsip-prinsip manajemen Swisscontact berikut merupakan penting bagi penting dari pendekatan organisasi.
Manajemen berorientasi hasil
yang berdasarkan tujuan yang
jelas
Budaya pembelajaran dan
menciptakan peluang
pengembangan profesional
Komunikasi yang transparan
dan jelas
Memimpin dengan memberi
contoh
Manajemen bersama untuk
keuntungan semua orang
Budaya pengambilan
keputusan yang jelas dan tegas
Kantor-kantor Organisasi
Kantor Lokasi/Alamat
Formatted: English (United States)
Kami menginginkan semua Karyawan mengetahui tujuan sasaran organisasi dan
tujuansasaran pribadi mereka sendiri, selain itudan juga organisasi memiliki
kewenangan dan tanggung jawab yang jelas
untuk mencapai hasil yang terbaik.
Kami mengenalimengetahui dan memanfaatkan kemampuankekuatan karyawan dan
serta membantu mereka mencapai potensi mereka yang maksimal. Kami melihat
kesalahan sebagai peluang untuk belajar; kesalahan ditangani dalam konteks
budaya yang tidak memihak
berdasarkan penyelesaian konflik.
Kami menginginkan adanya komunikasi yang proaktif, jelas, dan transparan, untuk
mendorong
terciptanya rasa saling percaya dan keterkaitan dengan organisasi.
Kami menghargai prestasi Karyawan dan gaya manajemen kami yangkita didasari kan
pada rasa hormat dan keadilan. Prinsip etika kamikita (Panduan Perilaku Organisasi)
dijalankan secara
konsisten.
Kami mendukung kKaryawan dan bertindak secara loyal. Kami mendorong pemikiran
bersama yang mementingkan kerja tim sertayang berorientasi pada solusi dan
identitas
kelembagaan bersama yang kuat.
Kami melaksanakan keputusan yang diambil bersama secara konsisten dan dengan
komitmen.
9
Kantor Utama
THE VIDA, 5th Floor 01-04, Jl. Raya Perjuangan No. 8 Kebon Jeruk - Jakarta 11530 Indonesia
Organisasi

Kantor Program SCPP Komplek Taman Setiabudi Indah, Jl. Chrysant Blok E No.76 Medan - Sumatera Utara 20132
Regional Sumatera Indonesia

10
 Kantor Lokasi/Alamat

Kantor Program SCPP Gedung Graha Pena, Lantai 11, Kav. 1108 1109, Jl. Urip Sumoharjo No. 20, Makassar
Regional Sulawesi Sulawesi Selatan, Indonesia

Kantor Program Wisata Jl. Batur Sari 20SB Sanur Kauh, Bali 80227, Indonesia

Kantor Program GIZ

THE VIDA, 5th Floor 01-04, Jl. Raya Perjuangan No. 8 Kebon Jeruk Jakarta 11530 Indonesia
RED

Kantor-kantor District Program memiliki kantor-kantor di sebagian besar distrik kerja baik di bangunan Pemerintah
Program maupun gudang/gedung kantor mitra Program.

2.2 STRUKTUR ORGANISASI

Bagan Organisasi

Struktur organisasi Swisscontact Indonesia saat ini ditampilkan dalam bagan di bawah ini:

Swisscon tact Zurich

Kawasan Asia
TenggaraSouth East
Asia Region

Swisscon tact
INDONESIA

Penasehat TeknisTechnical Advisors

Rancangan Proyek &

Manajemen
PengetahuanProject Design Dukungan layananSupport Services
& Knowledge
Management
Formatted: Indent: Left: 0.64", Right: -0.04", Space
Before: 2.05 pt

Bgaian KeuanganFinance
Formatted: German (Germany)

Kumpulan Ahli untuk Rancangan &

Formatted: Left
Dukungan ProyekExpert Pool for
Project Design and
Project Support
Formatted: Indent: Left: 0.61", Right: 5.06", Space
Before: 2.05 pt, Line spacing: single
Pengelolaan Governance

Pengembangan Kewirausahaan Enterprise Dev

Formatted: Indent: Left: 0"
PROYEKP PROYEK PROJECT PROYEKPROJECT
KemampuanSkill ROJECT PROYEKP
ROJECT
11
PerkotaanUrban Ecology

12
 Formatted: German (Germany)
2.3 PERAN DAN TANGGUNG JAWAB Formatted: German (Germany)

Peran Manajemen Individu Formatted: German (Germany)

Jabatan Peran dan Tanggung Jawab

Direktur NegaraDirektur Bertanggung jawab atas keseluruhan operasi di Indonesia dan pengawasan atas seluruh
Negara program-program yang ada di Indonesia. Melapor kepada Direktur Asia Tenggara, yang
berlokasi di Kuala Lumpur
Berlokasi di Jakarta

Wakil Direktur Bertanggung jawab atas semua aspek operasional dan laporan Program/Proyek serta
Program Asing, pencapaian tujuan strategis Program
ManajerWakil
Manajer Preyek Berlokasi di kantor pusat Program
Melapor secara langsung kepada Direktur Negara

Kepala Bagian Dukungan Melapor langsung kepada Direktur Negara Formatted Table
LayananKepala Bagian
Bertanggung jawab atas b a g i a n S u m b e r D a y a M a n u s i a d a n
Dukungan
A d m i n i s t r a s i Human Resources and Administration,,Pengadaan Barang Procurement
LayananManajer
danand
Logistikc, Teknologi InformatikaIT, dan Formatted: German (Germany)
Hubungan dengan
PemerintahGovernment Relations
Bertanggung jawab atas semua aspek operasional dari masing-masing Unit dan
pencapaian tujuan strategis Unit tersebut
Kepala Bagian r Melapor langsung kepada Direktur Negara
Keuangan Manajer
Bertanggung jawab atas semua sistem akunting dan keuangan serta proses pProgram
dan juga pelaporan keuangan

Kepala Bagian Sumber Melapor langsung kepada Kepala Bagian Dukungan Layanan Manajer
Daya Manusia dan Bertanggung jawab atas semua proses terkait Sumber Daya Manusia dan Administrasi
Administrasi dari Organisasi
Administration
Manajer
Kepala Bagia Pengadaan Melapor langsung kepada Kepala Bagian Dukungan Layanan Manajer
dan LogistikManajer Bertanggung jawab atas semua aspek pengadaan pProgram dan proses terkait
pengadaan dari Organisasi

ManajerProgram Melapor langsung kepada Direktur Negara

ManajerProyek Bertanggung jawab atas semua aspek pelaksanaan teknis pProgram di masing-
Manajer masing wilayah dan pencapaian tujuan strategis Program

Manajer Lini Manajer Lini adalah Manajer, Manajer Senior atau Penasihat Program Asing yang
bertanggung jawab atas uUnit spesifik dimana kKaryawan bekerja. Mereka bertanggung
jawab atas bawahan, kegiatan, prosedur dan hasil uUnit spesifik tersebut

13
Pegawai Pegawai Senior Melapor kepada Manajer Unit
Bertanggung jawab kepada Manajer Unit terkait atas pelaksanaan semua tahap
perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan dari masing-masing kegiatan mereka

14
 Jabatan Peran dan Tanggung Jawab

Koordinator Lapangan Bertanggung jawab atas semua aspek operasional dari masing-masing Distrik dan
pencapaian tujuan strategis dari Distrik

Fasilitator Lapangan Bertanggung jawab atas intervensi projek di operasional area masing-masing pada
level sub distrik berkolaborasi dengan pihak pemerintah di level distrik
Melapor kepada Field Coordinator distrik masing-masing

Pegawai dan Karyawan profesional Program setempat Formatted Table

Karyawan
administrasi Melapor kepada Manajer Unit masing-masing
Administrative
Employees
Asisten kantor Office Melapor kepada District Administration and Finance Officer Formatted: Indent: Left: 0"
Support
Bertanggung jawab untuk menyediakan dukungan sehari-hari pada District
Assistants Formatted: Space Before: 3.85 pt
Compliance Officers Karyawan (satu pria dan satu wanita) yang ditunjuk untuk memastikan bahwa ketentuan
(Dipilih Tidak Peraturan Perusahaan dan Lampiran yang disertakan (terutama Panduan Perilaku
Tidak termasuk dalam Perusahaan) dipatuhi oleh semua kKaryawan, dan yang dipilih oleh semua karyawan
Daftar Gaji Memiliki Gaji) setiap tahunnya serta dapat memegang posisinya selama beberapa periode

Komite/Tim/Kelompok Kerja

Jabatan Peran dan Tanggung Jawab

Tim Kepemimpinan Terdiri dari Country/Program Director, Deputy Director dan Senior Manajer
management Inti (CLT) Bertemu sekurang-kurangnya sekali sebulan dan butir agenda untuk CLT dapat diberikan
oleh setiap anggota CLT; rapat dipimpin oleh Country/Program Director

Tim Kepemimpinan Terdiri dari Tim CLT dan Manajer-Manajer

management besar Bertemu sekurang-kurangnya sekali sebulan dan butir agenda untuk WLT dapat diberikan
(WLT) oleh setiap anggota WLT; rapat dipimpin oleh Country/Program Director atau salah satu
anggota CLT

Surat Kuasa

Jika Country/Program DirectorDirektur Negara/Program tidak berada di tempat, Surat Kuasa yang telah disetujui sebelumnya
akan diberikan kepada Wakil DirekturDeputy Director atau kepada salah satu anggota CLT agar dapat memberikan
persetujuan dan tanda tangan untuk prosedur dan dokumen terkait selama periode tersebut, seperti yang ditetapkan dalam
Surat Kuasa.
Formatted: Justified, Indent: Left: 0.08", Right: 0.04",
Anggota CLT yang diberikan Surat Kuasa juga harus merupakan salah satu yang berhak sebagai penanda tangan dokumen bank. Space Before: 0 pt, Line spacing: Multiple 1.15 li
Kecuali telah disetujui secara spesifik sebelumnya dalam bentuk tertulis oleh Country/Program Director, anggota CLT yang telah Formatted: Right: 0.04"
Formatted: German (Germany)

15
diberikan Surat Kuasa tidak dapat menandatangani surat yang bersifat mengikat dalam kontrak atau kewajiban/hubungan Formatted: Justified, Right: 0.04", Space Before: 0 pt, Line
keuangan mewakili Organisasi/Program. spacing: Multiple 1.15 li
Formatted: German (Germany)

3 SUMBER DAYA MANUSIA

3.1 HUBUNGAN KERJA

Prinsip-prinsip Hubungan Kerja

Prinsip-prinsip hubungan kerja berikut adalah penting bagi pendekatan Organisasi.

Kepatuhan Terhadap Panduan
Perilaku Perusahaan
Semua karyawan diwajibkan untuk mematuhi Panduan Perilaku Perusahaan
Swisscontact. Salinan Panduan Perilaku Perusahaan ini akan dilampirkan dalam
semua perjanjian kerja karyawan dan sebagai Lampiran dari Peraturan Perusahaan.
Untuk dapat mematuhi Panduan Perilaku Perusahaan, semua Karyawan diwajibkan
agaruntuk membaca Panduan Perilaku Perusahaan ini dan
menandatangani bukti persetujuan.
persetujuan/penerimaan.

Peran Penting dari Human
Resources and Administration
ManajerManajer Sumber Daya
Manusia dan Administrasi
Non-diskriminasi
Manajer Sumber Daya Manusia Human Resources dan Administrasiand
Administration Manajer bertanggung jawab atas bagian sumber daya manusiaHuman
Resources and Administration Unit dan harus diikutsertakan dan diberi informasi
mengenai semua kegiatan yang terkait dengan sumber daya manusia. dan administrasi.
Dalam kasus tertentu, Human Resources and Administration Manajer wajib menjadi
peserta pasif maupun aktif dalam berbagai wawancara dan (jika memungkinkan)
situasi penilaian, terutama dalam kasus-kasus sensitif (misalnya tidak diperpanjangnya
kontrak). Kegagalan mematuhi kewajiban ini dapat mengakibatkan dianggapnya
sebuah proses menjadi tidak layak. Formatted: Right: 0.19", Space Before: 0.95 pt, Line
spacing: Multiple 1.15 li
Swisscontact dan program programnya akan mempekerjakan calon terbaik untuk setiap
pekerjaan tertentu, yang sewajarnya dipilih melalui proses perekrutan yang
kompetitif. Dalam hubungan kerja dan dalam menangani Karyawannya, tidak ada
individu atau kelompok yang akan dibeda-bedakan karena umur, jenis kelamin, asal
usul suku, status pernikahan, latar sosial ekonomi, orientasi seksual, kemampuan fisik
dan kesehatan, budaya, atau kepercayaan. Dalam hal perekrutan kompetitif, calon
internal dan eksternal melalui proses pemilihan yang sama. Seorang Menjadi calon
karyawan internal tidak tidak berarti memiliki kelebihan
atau kekurangan.

Akuntabilitas Semua pemberitahuanrsetujuan terkait sumber daya manusia harus dibuat secara
tertulis .atau, jika hal ini tidak memungkinkan, melalui email atau metode tertulis
lainnya mana pun yang
16
dianggap sesuai oleh Country/Program Director. Formatted: Indent: Hanging: 1.98", Right: 0.19", Space
Before: 0.95 pt, Line spacing: Multiple 1.15 li, Tab stops:
2.19", Left
Batas usia Sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan Indonesia, baik Swisscontact
maupun programnya Organisasi tidak akan mempekerjakan siapa pun yang berumur
kurang dari 18 tahun.

17
 Dua Pekerjaan Karyawan yang berupaya memperoleh pekerjaan kedua (baik yang dibayar maupun
tidak), atau yang ingin menjalankan usaha sendiri selain dari pekerjaan resmi
mereka, harus
Memberitahu tentang hal tersebut secara tertulis kepada Manajer Sumber daya
Manusiamemperoleh persetujuan terlebih dahulu dari Country/Program Director.

Konflik Kepentingan Jika terjadi konflik kepentingan terjadi, pihak manajemen akan mengambil tindakan yang
diperlukan
untuk menyelesaikan konflik.

Pemaksaan dan Pengaruh Pra-
Hubungan Kerja
Setiap upaya oleh calon manapun untuk mempengaruhi atau memaksa Karyawan
Swisscontact selama proses perekrutan akan mengakibatkan calon tersebut dicekal
dari perekrutan dan tidak disertakan dalam putaran perekrutan di masa mendatang di
dalam Organisasi. Formatted: Right: 0.2", Space Before: 0.95 pt, Line
spacing: Multiple 1.15 li
Segala usaha oleh calon karyawan manapun untuk menggunakan
Formatted: Right: 0.2", Space Before: 0.95 pt
pengaruhnya terhadap karyawan Swisscontact selama proses perekrutan akan
berakhir dengan dimasukannya calon karyawan tersebut pada daftar hitam
yang mana memastikan agar calon karyawan tersebut tidak akan
diperkenankan mengikuti seleksi karyawan di masa depan.

Mempekerjakan
Keluarga/Kerabat Dekat
Kebijakan Organisasi melarang perekrutan anggota keluarga dekat dari Karyawan saat ini.
Saudara dekat adalah orang tua, anak-anaknya, pasangan, saudara laki-laki, saudara
perempuan, paman, bibi, keponakan, kemenakan, atau sepupu pertama. Pengecualian Formatted: Left, Right: -0.05", Space Before: 1.8 pt, Line
dari kebijakan ini harus disetujui oleh Country/Program Director dan hanya spacing: single
dimungkinkan untuk jabatan di luar Finance Unit, Human Resources and Administration
Unit, serta jika karyawan baru tidak akan menjadi bawahan atau atasan
saudaranya di dalam Organisasi ini.

3.2 PROSEDUR PEREKRUTAN

Perencanaan Perekrutan

Unit menyiapkan rencana perekrutan tahunan yang mencerminkan kebutuhan sumber daya manusianya (misalnya jumlah
Karyawan yang dibutuhkan oleh fungsi menurut Grade). Dari rencana ini, Human Resources and Administration Manajer
menyiapkan rencana gabungan sumber daya manusia, yang dimasukkan ke dalam anggaran Organisasi. Setiap unit dapat
memiliki Karyawan yang jumlahnya lebih sedikit namun tidak boleh lebih dari yang telah disetujui di dalam dokumen dan
anggaran Organisasi. Setiap perekrutan yang tidak dimasukkan ke dalam Dokumen Organisasi harus disetujui oleh
Country/Program Director.

Protokol Lowongan Kerja

Lowongan Kerja Perekrutan akan dilakukan hanya ketika ada lowongan. Ketika jabatan yang
disetujui kosong,Swisscontact akan menerima setiap lamaran untuk setiap posisi yang
kosong dari sumber mana saja, sesuai dengan aturan mempekerjakan keluarga dekat
18
dan Panduan Perilaku Perusahaan.
Ketika kesempatan perekrutan dibuka kepada calon internal dan eksternal,
K e p a l a B a g i a n S u m b e r D a y a M a n u s i a d a n A d m i n i s t r a s i Manajer akan
mengumumkan kesempatan tersebut secara internal dan mengidentifikasi cara yang
efisien maupun efektif secara biaya untuk mengiklankan ke pihak eksternal
(misalnya iklan di surat kabar nasional). Semua

19

Pengumuman secara Internal
Saja
Penunjukan Langsung
Lamaran Pekerjaan yang Tidak
Diminta
Lamaran Kerja
Deskripsi Pekerjaan
Iklan
lowongan kerja yang terbuka pada pelamar eksternal harus diiklankan di situs web
Swisscontact Indonesia.
Pengumuman internal saja, yaitu kesempatan perekrutan yang dibatasi pada
Karyawan saat ini.
Tidak ada penunjukan langsung yang dibolehkan di dalam Program.
Ketika lamaran pekerjaan dikirim ke Organisasi namun pada saat itu lowongan kerja
tidak tersedia, Organisasi akan:
1. Menerima dan mengakui adanya lamaran yang tidak diminta tersebut dan
mengarsipkannya, bersama dengan catatan sumber jika ada kaitan dengan mitra
Organisasi, rekanan, fasilitator, dll; dan
2. Mempertimbangkan lamaran yang tidak diminta ini setara dengan lamaran lainnya
yang diterima untuk lowongan pekerjaan mendatang jika relevan. Lamaran yang tidak Formatted: English (United States)
diminta ini akan disimpan sebagai arsip untuk dipertimbangkan.
Dengan berkonsultansi dengan Human Resources and Administration Manajer, Formatted: English (United States)
deskripsi pekerjaan dan spesifikasi orang dipersiapkan:
Untuk posisi Program Director/Program Manajer, Sr. Manajer dan Konsultan
untuk CoOf oleh Direktur Negara;
Untuk karyawan administrasi dan Support CoOf oleh Kepala Bagian Dukungan
Layanan
Manajer;
Untuk Karyawan Program dan Konsultan program oleh Manajer terkait;
Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi orang disetujui oleh Country /Program Director dan
diserahkan kepada Human Resources and Administration Manajer. Spesifikasi harus
mencantumkan tingkat pendidikan dan pengalaman kerja yang relevan untuk
pekerjaan tersebut.
Semua iklan perekrutan harus mengikuti format yang disediakan oleh Human
Resources and Administration Manajer. Penempatan iklan merupakan tanggung
jawab dari Human Resources and Administration Manajer. Semua lamaran harus
disertakan dengan CV dan salinan catatan akademis yang terkait. Selain itu, iklan
mewajibkan calon untuk menyertakan pernyataan berikut ini di dalam lamaran
mereka: Saya (pelamar) dengan ini memastikan bahwa saya tidak memiliki saudara
dekat yang bekerja dalam Organisasi Swisscontact. Saudara dekat adalah: orang tua,
anak-anak, pasangan, saudara laki-laki, saudara perempuan, paman, bibi, keponakan,
menantu, atau sepupu pertama, atau melampirkan formulir pernyataan yang
ditandatangani (yang tersedia dalam iklan pekerjaan di situs web Swisscontact
Indonesia) yang menyatakan hubungan apa pun dengan Karyawan yang sudah bekerja
saat ini.
Proses perekrutan: Proses yang diuraikan di bawah berlaku untuk Manajer,
profesional teknis, dan karyawan administrasi:
Human Resources K e p al a B ag i an S u m b e r D ay a M a n u s i a and d a n
A d m i n i s t r a s i Administration Manajagerer, bekerja sama dengan
Manajer Lini menyiapkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi orang;
20
 Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi orang disetujui oleh Country/Program
Director dan diserahkan kepada Human Resources and Administration
Manajer;
Mengisi lowongan pekerjaan dapat dilakukan melalui salah satu dari dua cara
yaitu: hanya dengan iklan internal, dan/atau iklan eksternal. Jika kesempatan
perekrutan terbuka untuk calon internal dan eksternal, Human Resources
and Administration Manajer akan mengumumkan kesempatan ini secara
internal dan mengidentifikasi cara yang hemat secara biaya dan efisien untuk
iklan eksternal. Semua lowongan kerja yang terbuka untuk pelamar eksternal
harus diiklankan sekurang kurangnya di situs web Swisscontact Indonesia
dan/atau iklan di surat kabar lokal atau nasional;
Biasanya jangka waktu 14 hari diberikan setelah iklan diumumkan untuk
memberikan kesempatan waktu yang cukup kepada calon untuk
menyerahkan lamaran kerja mereka.
Semua iklan lowongan kerja harus mengikuti format yang disediakan oleh Human
Resources and Administration Manajer.

Komunikasi dengan Calon Human Resources and Administration Manajer bertanggung jawab atas semua
Karyawan komunikasi resmi (misalnya undangan untuk mengikuti wawancara, pemberitahuan
hasil wawancara) dengan kandidat di seluruh proses pemilihan.

Seleksi dan Evaluasi

Penerimaan Lamaran Semua lamaran harus dikirim ke alamat email perekrutan atau alamat resmi kantor
utama (ditujukan kepada Human Resources and Administration Manajer), yang akan
menyimpan semua lamaran yang diterima.

Seleksi Awal Human Resources and Administration Manajer, setelah berkonsultasi dengan calon
Manajer Lini, bertanggung jawab atas penyaringan awal lamaran dan penyusunan
daftar calon yang memenuhi syarat.

Kriteria Seleksi Untuk semua posisi kecuali Supirdan posisi Karyawan Pendukung, ada dua komponen
proses seleksi: ujian tertulis dan wawancara. Di awal wawancara, semua calon yang
belum melakukannya harus menandatangani formulir pernyataan yang menunjukkan
adanya hubungan apa pun dengan Karyawan saat ini. Untuk Supir-supirupir dan
Karyawan Pendukung, pemilihan akan dilakukan dengan wawancara dan ujian
kompetensi praktis. Dengan sepengetahuan Country/Program Director, proses
pemilihan juga mencantumkan salah satu dari elemen berikut ini:
Tugas menulis di tempat atau di rumah (untuk menilai kemampuan menulis
dan diagnostik, minat pada posisi, motivasi);
Presentasi (untuk menguji kejelasan konsep, rasional, logika, dan
kemampuan untuk mengajukan konsep dengan jelas dan singkat);
Wawancara singkat (untuk menilai pengalaman sebelumnya, pemahaman
awal pendekatan Program, kecocokan dengan posisi, minat dalam bergabung
dengan organisasi);
Diskusi kelompok (untuk menguji kerja sama tim, kepemimpinan,
komunikasi, keterampilan berhubungan antar individu);
Diskusi/pertemuan dengan rekanan / kelompok yang relevan;
Ujian tertulis;

21
 Analisa studi kasus;
Bermain peran untuk menilai kemampuan pengambilan keputusan dan
penyelesaian masalah;
Kunjungan lapangan;
Ujian pemahaman TI;
Ujian operasi praktis/ujian keterampilan untuk menilai keahlian teknis;
Kecakapan berbahasa (Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia).
Tes kesehatan pra-hubungan kerja: Untuk posisi Supir Organisasi dapat meminta
calon untuk melakukan tes mata dan tes pendengaran pra-hubungan kerja oleh
spesialis. Organisasi akan menanggung biaya tes kesehatan ini.
Non-kolusi: Karyawan Organisasi dilarang mendiskusikan terlebih dahulu kriteria
pemilihan atau rencana wawancara, atau menyampaikan informasi menguntungkan
lainnya yang memihak kepada calon tertentu. Sesuai Panduan Perilaku Perusahaan,
karyawan dilarang terlibat dalam setiap penunjukan/pengambilan keputusan
mengenai hubungan kerja, promosi, pengembangan, atau gaji, dll dari Karyawan yang
memiliki hubungan keluarga.
Penyertaan calon yang sebelumnya masuk daftar yang memenuhi syarat: Direktur
Negara memiliki wewenang untuk menyertakan calon yang sebelumnya memenuhi
syarat dan memiliki kemampuan tinggi dalam putaran perekrutan sebelumnya
(termasuk perekrutan untuk posisi yang berbeda dan dengan unit yang lain) asalkan
putaran perekrutan sebelumnya itu tidak berlangsung lebih dari tiga bulan sebelum
putaran perekrutan saat ini. Calon seperti ini tidak perlu melalui proses penentuan
daftar calon yang memenuhi syarat dan kriteria pemilihan dan dapat disertakan secara
langsung dalam tahap wawancara.

Perencanaan Wawancara Masing-masing Manajer Lini bertanggung jawab atas perencanaan rincian struktur
wawancara dan menyiapkan setiap bahan yang akan digunakan untuk menguji calon.

Panel Pewawancara Berdasarkan evaluasi tes penilaian, calon akan dipanggil untuk melakukan wawancara.
Pemilihan pelamar yang masuk daftar calon yang memenuhi syarat akan dibuat oleh
panel seperti yang ditunjukkan dalam tabel di bawah ini. Selain itu Country/Program
Director harus diinformasikan dan berhak untuk hadir dalam wawancara akhir.

JABATAN PANEL PEWAWANCARA

Direktur Benua Asia

Country/Program Direktur Regional Asia Tenggara
Director Departemen Human Resources And Administration
Unit Zurich Formatted: German (Germany)

Direktur Regional Asia Tenggara

Penasehat Teknis Direktur Negara
Asing Departemen Human Resources And Administration
Unit Zurich

Deputy Program Country Director, Departemen Human Resources

Director And Administration Unit Zurich

Country Director, Departemen Human Resources

Specialist/ Expert
And Administration Unit Zurich

Direktur Negara
Senior Manajer Deputy Direktur Negara
Human Resources and Administration Manajer

22

Evaluasi dan Pemilihan Calon
Biaya Perjalanan untuk Pelamar
Finalisasi dan Persetujuan
Negosiasi Syarat dan Ketentuan
Pemeriksaan Referensi dan
Sertifikat
Direktur Negara
Manajer/Coordinator Senior Manajer
Human Resources and Administration Manajer
Manajer/Coordinator
Assistant Manajer Manajer Lini
Human Resources and Administration Manajer
Sr.Officer
Manajer Lini
Officer
Human Resources and Administration Manajer
Assistant
dan atau Sr. HR Officer dan atau HR & Admin Officer
Office Support
Panel Pemilihan bertanggung jawab untuk mengevaluasi calon dan membuat
keputusan pemilihan berdasarkan evaluasi tersebut. Country/Program Director harus
memberikan persetujuan akhirnya.
Karyawan Internasional akan dievaluasi dan dipilih atas pertimbangan dari Program
Director setelah berkonsultasi dengan Direktur Negara (CoOf). Perjanjian Kerja untuk
warga negara Swiss harus diterbitkan oleh Departemen Human Resources And
Administration Unit Zurich, diluar itu, perjanjian kerja dapat dikeluarkan secara lokal,
berdasarkan persetujuan dari Direktur Negara.
Semua pengeluaran perjalanan atau setiap pengeluaran keuangan karena
tes/wawancara merupakan tanggung jawab pelamar kecuali jika Country/Program
Director setuju untuk mengganti sebagian atau seluruh dari biaya tersebut.
Syarat dan ketentuan hubungan kerja akan dilakukan sesuai dengan standar perjanjian
kerja yang ada saat ini, yang didasarkan pada Undang-Undang Ketenagakerjaan
Indonesia. Gaji akan ditetapkan di dalam peringkat yang sesuai, dengan merujuk pada
anggaran Organisasi, pengalaman sebelumnya dari calon yang terpilih, dan norma
pasar, menggunakan skala gaji Organisasi yang telah diperbarui setiap tahun. Gaji yang
ditawarkan telah disetujui oleh Country/Program Director dan dikomunikasikan oleh
Human Resources and Administration Manajer dalam sebuah surat penawaran
pekerjaan resmi kepada calon.
Setelah syarat dan ketentuan disetujui, dan sebagai kondisi penawaran kerja, Human
Resources and Administration Unit akan memperoleh dan memeriksa pemberi
rujukan pribadi dan/atau menghubungi perusahaan terakhir yang mempekerjakan
calon yang terpilih, baik secara lisan maupun tulisan, yang akan bertindak sebagai
pemberi referensi untuk calon tersebut. Human Resources and Administration Unit
kemudian akan memberikan referensi atau data orang yang dapat dihubungi untuk
referensi kepada Manajer Lini untuk semua posisi kecuali Manajer dan Senior
Manajer level akan diberikan kepada Country/Program Director. Untuk referensi
lisan, ini dapat direkam sebagai berkas yang menyatakan isi referensi, ditandatangani
oleh orang yang melakukan uji referensi. Country/Program Director berwenang untuk
23
 memutuskan apakah referensi tersebut memuaskan atau tidak dan juga apakah
proses perekrutan harus dilanjutkan atau tidak.
Pada tahap ini, karyawan baru juga diwajibkan untuk menyerahkan dokumen berikut:
Salinan sertifikat pendidikan dan pelatihan;
Dua foto ukuran paspor (4 cm x 6 cm) dan satu CV terakhir;
Akta lahir anak-anak (jika ada) untuk keperluan asuransi kesehatan.

Persetujuan Perekrutan Perekrutan untuk setiap posisi yang disetujui merupakan tanggung jawab dari masing-
masing Manajer Lini. Semua tindakan perekrutan harus diselesaikan dalam jangka
waktu paling lambat 30 hari kerja sejak tanggal penutupan lamaran.

Penerimaan Karyawan dan Proses Bergabung

Penerimaan Karyawan Human Resources and Administration Unit menerbitkan surat standar penawaran
(setelah referensi memuaskan) kepada calon yang terpilih, ditandatangani oleh
Country /Program Director dan, jika penawaran diterima, calon terpilih akan diberikan
perjanjian kerja. Semua perjanjian kerja ditandatangani oleh Sr. Support Services
Manajer, Program Director, dan masing-masing karyawan.

Status Hubungan Kerja Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT)

Pemberi kerja mungkin akan mempekerjakan Karyawan secara tetap dengan
menggunakan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu dengan mempertimbangkan
kondisi dan ketentuan dari dana Organisasi dan masing-masing programnya.
Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)
Perjanjian kerja dapat dilakukan untuk jangka waktu tidak tetap, sesuai dengan sifat
kegiatan Organisasi dan masing-masing programnya. Setiap perpanjangan atau
pembaharuan perjanjian kerja waktu tertentu akan merujuk pada hukum dan
peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Proses Bergabung Pada saat bergabung, calon harus memperoleh surat izin keluar dari perusahaan
tempat bekerja sebelumnya. Jika surat pelepasan tidak bisa diperoleh,
Country/Program Director dapat mengabaikan persyaratan ini jika referensi
sebelumnya dirasa memuaskan.

Dokumentasi Perekrutan Semua dokumentasi yang terkait dengan perekrutan calon yang berhasil dilakukan
akan disimpan bersama dengan dokumen yang relevan dari berkas personel individu
tersebut (lihat di bawah).

Berkas Karyawan Human Resources and Administration Manajer akan membuka berkas karyawan untuk
setiap karyawan sejak hari karyawan tersebut bergabung. Karyawan akan diberikan
nomor ID sesuai dengan tanggal bergabung dari MIS Program.
Dokumen yang disimpan dalam berkas karyawan mencakup namun tidak terbatas
pada:
Formulir lamaran pekerjaan/ Salinan asli Wawancara
lamaran internal (jika ada); Penilaian (jika ada);
Salinan iklan perekrutan (jika ada); Dokumentasi terkait
CV, salinan ijazah dan foto; perubahan dalam jabatan,
fungsi, atau gaji (jika ada);

24
 Dokumen asli ujian tertulis (jika Laporan status cuti tahunan;
ada); Salinan halaman paspor terkait
Dokumentasi wawancara; (jika ada);
Surat penawaran; Salinan Sertifikat Bebas
Salinan asli perjanjian kerja; Tanggung Jawab (dari
Perpanjangan berikutnya dari pekerjaan terakhir);
perjanjian kerja; Tanda penerimaan dan telah
Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi membaca Panduan Perilaku
orang; Perusahaan;
Semua surat menyurat yang
terkait dengan tindakan
disipliner (jika ada);
Setiap dokumen lain yang
relevan;
Akta lahir anak-anak (jika ada)
seperti yang diwajibkan untuk
keperluan asuransi kesehatan.
Human Resources and Administration Manajer bertanggung jawab untuk memelihara
kerahasiaan semua berkas karyawan. Tidak ada informasi karyawan yang akan
diungkapkan oleh Organisasi kepada pihak eksternal selain dari CoOf atau jika diminta
oleh lembaga hukum. Direktur Negara/Program Director, Senior Finance Manajer,
dan auditor internal dan eksternal akan memiliki akses ke berkas karyawan, namun
akses tersebut harus diawasi dan disetujui oleh Human Resources and Administration
Manajer. Manajer memiliki akses terbatas ke berkas karyawan, terbatas pada fotokopi
AI sebelumnya dan data perekrutan saja, untuk keperluan memperoleh informasi
yang secara langsung relevan dengan Wawancara Penilaian dan keperluan pelatihan.
Untuk yang terakhir ini, Human Resources and Administration Manajer berhak untuk
menolak permintaan ini dengan mempertimbangkan adanya konflik kepentingan
dengan persyaratan kerahasiaan. Namun, donor Organisasi berhak memperoleh
pengungkapan secara penuh atas informasi karyawan sepanjang hal tersebut sesuai
dengan Hukum Indonesia dan atas perjanjian amanat antara Swisscontact dan donor
organisasi .
Karyawan bertanggung jawab untuk memberitahu Human Resources and
Administration Manajer atas setiap perubahan situasi yang terkait dengan berkas
mereka (misalnya perubahan alamat/informasi kontak, perubahan jumlah tanggungan,
perubahan status perkawinan).

Biaya Proses Bergabung Tidak ada tunjangan dan/atau penggantian pengeluaran yang dapat diberikan pada
saat bergabung di Swisscontact, namun, dalam situasi tertentu Country/Program
Director dapat menyetujui untuk mengganti sebagian atau seluruh biaya.

Tindak Lanjut

Komunikasi Penolakan Semua kandidat yang masuk daftar calon yang memenuhi syarat namun gagal direkrut
akan diberitahu bahwa mereka tidak terpilih oleh Human Resources and
Administration Manajer segera setelah kontrak hubungan kerja ditandatangani
dengan calon terpilih.

Pengumuman Karyawan Untuk setiap karyawan yang ditunjuk, keluar, perubahan pada tingkat,
Country/Program Director dan Human Resources and Administration Manajer akan
menyiapkan dan mengedarkan pengumuman kepada semua Karyawan. Untuk
karyawan baru, pengumuman harus berisi pengenalan informasi singkat dari orang

25
 yang baru direkrut dan latar belakang sebelumnya, selain dengan jabatan yang akan
diduduki dan tanggal bergabung.

Pengenalan

Prinsip-prinsip Panduan Semua karyawan baru akan melalui sebuah induksi atau pengenalan atas Organisasi
untuk membantu mereka memahami sasaran, misi, dan nilai-nilai Organisasi, dan
semangat tim yang penting bagi mereka untuk dapat berhasil dalam melakukan tugas-
tugas mereka. Seluruh proses induksi atau pengenalan harus diselesaikan dalam waktu
satu bulan setelah konfirmasi/dimulainya masa kerja.

Pengenalan Umum Human Resources and Administration Manajer setelah berkonsultasi dengan
Country/Program Director, akan mengatur induksi/pengenalan umum kepada
karyawan baru. Induksi atau pengenalan atas Program ini dapat memasukkan unsur-
unsur berikut:
Pengenalan terhadap rekan kerja dan mitra Organisasi;
Orientasi pada struktur, kebijakan, dan prosedur Organisasi;
Diskusi kelompok dengan empat atau lima Manajer dari berbagai Unit
dan/atau,
Penyediaan dokumen Organisasi yang penting untuk dipelajari.
Pengenalan Tim Manajer Lini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa induksi atau pengenalan
yang sesuai telah diberikan kepada Karyawan baru, yang mencakup:
Tugas, tanggung jawab, dan fungsi spesifik;
Catatan serah terima (jika ada);
Hubungan antar karyawan;
Dokumentasi standar; dan/atau,
Kunjungan lapangan (jika memungkinkan).

3.3 KOMPENSASI DAN TUNJANGAN Formatted: English (United States)

Prinsip-prinsip Panduan

Swisscontact berupaya menyediakan paket remunerasi yang menarik, mempertahankan, dan memotivasi karyawan yang
berkualifikasi. Kebijakan remunerasi harus transparan dan tidak membeda-bedakan. Paket remunerasi Organisasi didasarkan
pada struktur upah perbandingan dari proyek lokal/Program/INGO yang telah diidentifikasi oleh Organisasi dengan organisasi
lain yang merekrut karyawan dengan tingkat keterampilan, kompetensi, dan pengalaman yang sama. Remunerasi Organisasi
membutuhkan persetujuan dari Country/Program Director.

Perencanaan Tahunan

Manajer Lini akan menyiapkan rencana tahunan yang mencerminkan kebutuhan sumber daya manusia (jumlah karyawan
menurut fungsi). Human Resources and Administration Manajer akan menyiapkan Rencana Human Resources and
Administration Unit gabungan. Setiap Komponen boleh memiliki jumlah karyawan yang lebih sedikit namun tidak boleh
melebihi jumlah Karyawan yang telah disetujui dalam proposal yang telah disetujui oleh Donor. Ini mencakup jumlah jabatan

26
yang disetujui untuk setiap tingkatan yang digunakan dalam Unit tertentu. Setiap perekrutan yang tidak direncanakan dalam Formatted: English (United States)
proposal harus disetujui oleh Country/Program Director.

Remunerasi

Remunerasi karyawan dinegosiasikan berdasarkan skala upah Organisasi yang diperbarui setiap tahun, pada saat perekrutan,
atau perpanjangan perjanjian kerja. Ada satu skala remunerasi untuk setiap tingkat jabatan. Angka upah kotor untuk karyawan,
perhitungan yang dilampirkan dalam perjanjian kerja, didasarkan pada kategori upah menurut fungsi. Rentang upah untuk
setiap fungsi mempertimbangkan tingkat pendidikan,pengalaman kerja, prestasi, dan indeks biaya hidup dari tempat tugas dan
juga rentang upah Swisscontact secara keseluruhan untuk Program di Indonesia. Karyawan akan dialokasikan pada jenjang di
dalam tingkatan itu berdasarkan pengalaman dan faktor pasar. Alokasi akan direkomendasikan oleh Human Resources and
Administration Manajer dan disetujui oleh Country/Program Director. Upah adalah sesuatu yang bersifat rahasia dan tidak
boleh dibahas oleh sesama karyawan Swisscontact, selain dari Manajer karyawan tersebut, Human Resources and
Administration Manajer, dan Country/Program Director.

Pembayaran Upah

Upah Upah terdiri dari upah pokok ditambah tunjangan tetap, sebagaimana yang ditetapkan
dalam perjanjian kerja (dan setiap addendumnya).

Pengurangan Upah Swisscontact berhak untuk melakukan pemotongan dari upah karyawan untuk
menutup/mengkompensasikan:
Jamsostek 2%;
Pajak pendapatan sesuai hukum pajak;
Absen yang tidak diizinkan, atau cuti tanpa bayaran atau dirumahkan;
Kerusakan, atau kehilangan, barang yang secara tegas dipercayakan kepada
Karyawan untuk dijaga, atau hilangnya uang yang menjadi tanggung jawabnya,
ketika kerusakan atau kehilangan tersebut secara langsung disebabkan oleh
kelalaiannya atau kesalahannya;
Penyesuaian pembayaran upah, fasilitas, atau tunjangan yang berlebih;
Kewajiban pembayaran lainnya (penyesuaian uang muka).
Pengurangan akan dihitung oleh Human Resources and Administration Manajer dan
Senior Finance Manajer dan disetujui oleh Country/Program Director, Karyawan dapat
mengajukan banding atas setiap pemotongan yang dianggap tidak adil, kepada Human
Resources and Administration Manajer. Rincian upah akan diberikan jika diminta oleh
karyawan.

Pembayaran Upah Pembayaran upah dilakukan berdasarkan hari kerja terakhir setiap bulan melalui bank
yang ditunjuk. Jika karyawan tidak bekerja sebulan penuh, maka perhitungan secara
prorata akan dilakukan dan pembayaran akan dilakukan berdasarkan perhitungan ini. Formatted: English (United States)

27
 Pencatatan Waktu dan Lembur

Pencatatan Waktu Semua karyawan diwajibkan untuk memberikan pencatatan waktu kerja harian pada
formulir resmi dari MIS Program. Setiap bulannya, formulir pencatatan waktu ini harus
dicetak, ditandatangani karyawan, disetujui oleh Manajer Lini, dan diserahkan kepada
Human Resources and Administration Manajer. Country/Program Director
menyetujui pencatatan waktu dari Manajer Lini. Pencatatan waktu ini harus
diserahkan setiap tanggal 5 setiap bulan berikutnya dan disimpan oleh Staf Human
Resources and Administration.

Lembur Jika dianggap perlu, karyawan dapat diminta untuk melakukan lembur. Lembur adalah
jam kerja diluar jam yang telah disepakati dalam perjanjian kerja dan peraturan
perusahaan dan harus disetujui sebelumnya oleh kedua belah pihak yaitu karyawan
dan Manajer Lini. Hal ini kemudian harus disalin kepada Unit Human Resources and
Administration untuk arsip mereka. Perhitungan lembur akan dilaksanakan sesuai
dengan Peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Waktu kerja per hari secara total tidak boleh melebihi 11 jam. Lembur tidak boleh
melebihi 3 (tiga) jam per hari, 14 (empat belas) jam per minggu, dan 56 (lima puluh
enam) jam per bulan.

Pajak Penghasilan Karyawan

Pajak penghasilan akan dipotong dari upah Karyawan dan disetorkan kepada negara. Swisscontact menyediakan layanan Formatted: English (United States)
konsultasi pajak kepada semua karyawan. Selain itu, Swisscontact memproses pajak Karyawan dan mewakili Karyawan dalam
mengajukan pengembalian pajak mereka pada setiap akhir tahun fiskal.

Peninjauan kembali terhadap upah

Program akan melakukan perhitungan perbandingan remunerasi setiap tahun untuk menyesuaikan dengan standar upah pasar
dan faktor eksternal lainnya. Human Resources and Administration Manajer bertanggung jawab atas penyelesaian tinjauan
upah tepat pada waktunya. Tinjauan gaji dilaksanakan oleh Human Resources and Administration Unit bekerja sama dengan
Finance Unit dan dibimbing oleh Country/Program Director dan atau menunjuk lembaga survei dari pihak ketiga.

Secara umum, upah disesuaikan setiap tahun, dengan memperhitungkan prestasi Karyawan terkait dan juga tingkat inflasi yang
ada. Penyesuaian selama tahun tersebut dimungkinkan jika ada perubahan fungsi Karyawan atau penugasan tanggung jawab
tambahan. Kenaikan tahunan tidak otomatis dilakukan, dan kebijakan remunerasi Organisasi menetapkan bahwa Karyawan
yang berprestasi memuaskan akan tetap berada pada tingkat dan jenjang yang ada saat ini. Setiap rekomendasi kenaikan upah
akan dibuat sebagai bagian dari Wawancara Penilaian (AI). Pengecualian kenaikan upah dapat dilakukan pada bulan Januari
yang didukung dengan AI tambahan. Semua kenaikan upah direkomendasikan oleh Human Resources and Administration
Manajer dan disetujui oleh Country/Program Director.

Bonus Terkait Prestasi

Skema bonus terkait prestasi perorangan atau bersama sebagai penghargaan atas prestasi yang luar biasa dapat diberlakukan
atas wewenang Country/Program Director. Rincian skema ini akan dikomunikasikan secara tertulis kepada Karyawan, namun
skema ini sepenuhnya menjadi wewenang dan bukan menjadi bagian hak remunerasi berdasarkan perjanjian kerja. Skema

28
dapat dihentikan kapan saja atas pertimbangan sepenuhnya dari Country/Program Director, dan Karyawan tidak akan berhak
atas kompensasi apa pun atas dihentikannya suatu skema.

Tunjangan Lainnya

Tunjangan berikut ini hanya untuk Karyawan yang langsung direkrut oleh Swisscontact. Swisscontact tidak memberikan Formatted: English (United States)
pembayaran tambahan untuk memberikan tunjangan berikut ini kepada Karyawan mitra, fasilitator rekanan, dan organisasi lain
yang bekerja bersama, atau terkait dengan Swisscontact. Harus dipahami bahwa jika pembayaran seperti ini dilakukan, maka
akan dilakukan oleh pemberi kerja, sesuai dengan perjanjian kerja. Karyawan Swisscontactberhak atas tunjangan berikut ini
namun masing-masing program berhak mengatur besarnya tunjangan tersebut sesuai dengan kemampuan dana yang tersedia
dari masing-masing program:

Tunjangan Yang Diberikan

Tunjangan Swisscontact akan mengganti biaya telepon yang dilakukan dari telepon pribadi Karyawan
Telekomunikasi Program/Country Office. Persyaratan awal untuk penggantian ini adalah faktur asli yang
menunjukkan nomor telepon yang dihubungi. Panggilan selain untuk keperluan Organisasi
harus disebutkan di dalam faktur dan tidak akan diganti.
Penggunaan GPRS (layanan internet) hanya akan diganti untuk surat menyurat email terkait
kantor. Persyaratan awal untuk penggantian ini adalah faktur asli dari operator telepon
menggunakan paket sambungan internet yang telah ditentukan sebelumnya dari perusahaan
telepon.
Besarnya biaya telepon untuk tiap-tiap karyawan didasarkan atas posisi structural ditetapkan
oleh masing-masing Program.
Gaji Ketigabelas Karyawan, kecuali yang telah bekerja kurang dari 3 (tiga) bulan untuk Swisscontact, akan
Tahunan menerima gaji tahunan tambahan yang terdiri dari satu bulan gaji tambahan sebagaimana
yang tercantum di dalam perjanjian kerja. Gaji tambahan tahunan akan dibayarkan pada saat
Idul Fitri atau Natal sesuai dengan pilihan Karyawan. Jika Karyawan bekerja tidak penuh pada
tahun itu (lebih dari 3 bulan namun belum genap setahun), maka Gaji tambahan tahunan akan
dibayarkan secara prorata.

3.3.10 Uang Pesangon dan Uang Kebijaksanaan

Pesangon akan dibayarkan pada saat perjanjian kerja karyawan berakhir. Karyawan dengan Perjanjian Kerja Waktu Tidak
Tertentu, perhitungan pesangon merujuk kepada Undang-Undang Tenaga Kerja Indonesia yang berlaku. Karyawan dengan
Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, akan diberikan Uang Kebijaksanaan. Uang Kebijaksanaan ini ditentukan sebagai berikut:

Tingkat Upah Pembayaran

Kurang dari atau sama dengan IDR 3,000,000 1 (satu) bulan upah

Lebih dari IDR 3,000,000 0.5 (setengah) bulan gaji

Uang Kebijaksanaan ini tidak memperhitungkan total masa kerja, namun dihitung atas dasar tingkat upah satu bulan dari upah
pokok yang terakhir.

29
 Badan Penyelenggaran Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan

Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan adalah sebuah program kesejahteraan sosial yang dijalankan oleh
Pemerintan Republik Indonesia yang menawarkan Jaminan Hari Tua, Jaminan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian. 2% dari
upah bulanan kotor setiap Karyawan dan kontribusi Pemberi Kerja sebesar 4,24% dibayar ke program tersebut oleh Pemberi
Kerja, atas nama masing-masing Karyawan. Jaminan kesehatan diatur oleh Swisscontact melalui penyedia asuransi Jaminan
Pemeliharaan Kesehatan dengan manfaat lebih baik dari paket Jaminan Pemeliharaan Kesehatan BPJS.

Kebijakan Pinjaman

Secara Umum Organisasi tidak menawarkan pinjaman pribadi dan hanya memfasilitasi karyawan akses kepada lembaga
keuangan untuk pinjaman pribadi. Dalam hal tertentu Direktur Negara/Program Director mungkin memutuskan lain atas
permintaan individu.

Jaminan Pemeliharaan Kesehatan melalui Pihak Swasta

Karyawan dan anggota keluarga langsungnya,istri dan anak-anak (3 orang); dan untuk Karyawan Wanita, anak-anak (3 orang)
dan suami yang tidak memiliki jaminan asuransi kesehatan berhak untuk memperoleh jaminan pemeliharaan kesehatan.
Swisscontact Indonesia memegang polis asuransi kesehatan kolektif. Semua Karyawan memegang salinan polis asuransi
kesehatan.

Di dalam batas asuransi kesehatan, perawatan kesehatan (rawat jalan) hingga 90% dari total biaya akan diganti (80% oleh
asuransi kesehatan, 10% oleh Perusahaan). Untuk rawat inap dan kelahiran, 100% akan ditanggung oleh asuransi kesehatan
sesuai batas polis asuransi yang disepakati. Biaya perawatan kesehatan (rawat jalan) pada umumnya telah dibayarkan terlebih
dahulu oleh Karyawan dan diganti oleh perusahaan asuransi melalui Swisscontact berdasarkan prosedur sebagai berikut :

Klaim kesehatan, termasuk semua dokumen yang diperlukan diserahkan ke Human Resources and Administration Unit
dalam waktu 20 (dua puluh) hari setelah perawatan diberikan;
Human Resources and Administration staf kemudian akan menyerahkan klaim kesehatan kepada perusahaan asuransi
kesehatan;

Perusahaan asuransi kesehatan akan mengirim pemberitahuan bahwa klaim dapat dibayar. Dalam hal jaminan asuransi
kesehatan, penggantian dari perusahaan asuransi untuk klaim rawat jalan adalah 80% dari biaya total;

Berdasarkan pemberitahuan perusahaan asuransi, Human Resources and Administration staff kemudian akan
memberitahukan Finance Unit untuk mengganti 90% dari total biaya kepada Karyawan;

Jika ada terjadi klaim, atau bagian dari klaim tidak diterima karena melampaui batas polis, Karyawan akan menerima
penggantian hingga batas polis atas biaya yang memenuhi syarat. Country/Program Director dapat menyetujui biaya
di atas batas untuk kasus khusus, dan kemudian akan menunjuk sebuah team untuk mempelajari kasus khusus
tersebut.

Human Resources and Administration staff harus memeriksa secara berkala ke perusahaan asuransi kesehatan jika klaim
asuransi Karyawan telah melampaui batas polis. Orang yang bertanggung jawab kemudian akan memberitahu Karyawan
tentang masalah ini.

30
 Perawatan Gigi

Perawatan gigi tidak dijamin oleh polis asuransi kesehatan perusahaan. Swisscontact menyumbang maksimal IDR 1.500.000
(satu juta lima ratus ribu rupiah) per tahun/Karyawan (tidak termasuk pasangan/anak), setelah Karyawan bekerja lebih dari 6
(enam) bulan, dengan menerapkan prosedur sebagai berikut:

Human Resources and Administration staff menyimpan berkas dari setiap perawatan kesehatan Karyawan;

Klaim untuk perawatan gigi diserahkan kepada Staf Human Resources and Administration, lalu Human Resources and
Administration Manajer menyetujui klaim, berdasarkan catatan dan mengganti biaya perawatan gigi;

Human Resources and Administration staff menyediakan laporan enam bulanan kepada Human Resources and
Administration Manajer mengenai penggantian perawatan gigi;

Tidak ada pembayaran dalam bentuk tunai yang akan diberikan sebagai ganti perawatan gigi yang tidak terpakai .

Lensa Kontak/Kaca Mata

Biaya untuk lensa kontak/kaca mata tidak dijamin oleh polis asuransi kesehatan perusahaan. Swisscontact menyumbangkan
maksimal 50% dari biaya kontak lensa yang baru/kaca mata, satu kali dalam masa kerja 2 (dua) tahun per Karyawan. Kontribusi
ini tidak termasuk biaya bingkai untuk kaca mata. Prosedur klaim adalah sebagai berikut:

Klaim untuk lensa kontak/kaca mata diserahkan kepada Human Resources and Administration Staff, lalu Human
Resources and Administration Manajer menyetujui klaim, berdasarkan data, dan mengganti 50% dari biaya lensa
kontak/kaca mata;

Human Resources and Administration staff menyimpan berkas setiap Lensa Kontak/Kaca Mata setiap karyawan;

Human Resources and Administration staff menyediakan laporan setiap enam bulan sekali kepada Human Resources
and Administration Manajer mengenai penggantian lensa kontak/kaca mata;

Tidak ada pembayaran dalam bentuk tunai yang akan diberikan sebagai ganti lensa kontak/kaca mata yang tidak
terpakai.

3.4 Perjalanan Dinas

Persetujuan Perjalanan Dinas

Prinsip Dasar Biaya perjalanan dinas dan tunjangan harian dimaksudkan untuk memberikan
kompensasi atas pengeluaran ekstra yang terjadi untuk keberangkatan dan
penginapan pada perjalanan dinas diluar tempat penugasan. Hal ini bukan
dimaksudkan sebagai insentif untuk mengganti kesulitan karena keluar dari lokasi
kerja.
Tunjangan harian akan dibayar jika melakukan tugas diluar area lokasi kerja yang telah
disetujui selama lebih dari setengah hari, jika pelaksanaan tugas tersebut melewati
minimal lebih dari satu kali jam makan (misal: makan siang atau makan malam).

31

Permohonan Perjalanan dan
Persetujuan
Sarana Perjalanan Dinas
Perjalanan melalui Udara
Perjalanan dengan Kereta Api,
Bus atau kapal laut
Perjalanan dengan Kenderaan
Program
Kenderaan Sewa
Dalam kasus tertentu, biayabiaya lainnya, dengan kwitansi yang menyertainya (diluar
tunjangan harian) akan di ganti, dengan terlebih dahulu disetujui oleh Program
Director.
Program mengutamakan perjalanan yang paling ekonomis dan layak dalam
persyaratan waktu dan mempertimbangkan keselamatan penumpang dalam
perjalanan.
Formulir permohonan perjalanan domestik harus di ajukan kepada Human Resources
and Administration Manajer paling lambat satu minggu dari keberangkatan kecuali
untuk perjalanan yang tak terduga.
Seluruh permohonan perjalanan harus diverifikasi oleh Manajer Lini yang
bersangkutan dan disetujui oleh Program Director atau seorang Manajer Lini yang
sudah memiliki surat kuasa.
Penggantian adalah dengan dasar tarif ekonomi. Jika ketersediaan penerbangan atau
keterbatasan jadwal, membutuhkan tarif yang lebih besar, maka keterangan tertulis
harus dibuat kepada Program Director sebelum memesan penerbangan. Setelah
Program Director meng-authorisasi pemesanan, karyawan harus meminta authorisasi
tertulis dari Senior Finance Manajer.
Penerbangan yang memiliki reputasi dan aman harus selalu di pertimbangkan untuk
mengurangi resiko dan menghindari penundaan atau kesulitan-kesulitan yang tidak
seharusnya.
Tarif yang dipakai adalah tarif kelas executive atau tarif kelas lain yang tersedia
Untuk aktifitas Program, kenderaan Program hanya boleh dikendarai oleh supir yang
sudah disetujui dengan pengecualian yang dibuat hanya dalam kondisi yang ekstrem,
disetujui oleh Program Director atau orang yang bertanggung jawab pada saat
pengambilan keputusan.
Berkendara pada malam hari harus dihindari jika memungkinkan dan setiap
pemberhentian (tempat penginapan) harus diambil di tempat penginapan yang aman.
Hanya karyawan dan/atau penumpang yang sudah di sepakati yang diperbolehkan
sebagai penumpang di kenderaan Program.
Kenderaan sewa tambahan untuk kebutuhan kantor diperbolehkan, jika tidak ada
kenderaan Program yang tersedia. Petunjuk sewa kenderaan adalah sebagai berikut:
Sewa kenderaan dari perusahaan yang memiliki reputasi yang baik;
Perusahaan sewa kenderaan haruslah perusahaan yang dilindungi oleh
asuransi;
Kenderaan yang disewa harus termasuk supir yang ditunjuk oleh perusahaan
tersebut.
Keselamatan dan segala resiko harus diminimalkan semaksimal mungkin.
32
Model Transportasi lain Taxi, antar jemput airport, subway atau tarif yang sejenis sepenuhnya bisa dibayar.
Karyawan diminta untuk menggunakan alat transport yang paling murah yang tersedia
dengan pertimbangan waktu yang diberikan. Jika kenderaan Program tidak tersedia
untuk keperluan kantor, penggunaan taxi diperbolehkan dan biaya yang dikenakan
sehubungan dengan itu dapat dibayarkan. Meskipun demikian, Program menyediakan
kwitansi untuk pembayaran atas tarif taxi regular yang wajar.

Biaya Perjalanan Dinas, Tunjangan Harian, Biaya-Biaya

Biaya Perjalanan Dinas Biaya perjalanan dinas terkait penugasan akan di gantikan dari biaya sebenarnya terhadap
penerima:
Tiket dan faktur, termasuk pajak bandara (perjalanan udara dengan kelas ekonomi,
perjalanan darat bus atau kereta dengan kelas eksekutif);
Taxi ke dan dari bandara dengan tarif yang wajar;
Biaya telekomunikasi resmi akan digantikan sesuai biaya.
Sebagai peraturan umum, tiket harus dipesan dan dibayarkan melalui Unit Administrasi
proyek. Dimanapun berlaku, tiket yang sedang diskon, itulah yang dipesan.
Biaya Akomodasi Biaya akomodasi akan digantikan berdasarkan pengeluaran sebenarnya pada tagihan yang
dikeluarkan oleh hotel. Akomodasi termasuk:
Biaya hotel pada harga yang wajar (direkomendasikan untuk menginap pada hotel
rekanan);
Laundry (jika lebih dari 3 hari);
Biaya telepon yang berhubungan dengan pekerjaan.
Untuk kota yang tidak memiliki hotel rekanan, karyawan yang melakukan perjalanan diberi ijin
untuk memilih hotel kelas mengah sebagai akomodasi. Kantor Utama dan Regional secara
periodik harus memperbaharui daftar hotel rekanan.
Tunjangan harian (per Staff diberikan hak untuk mendapatkan tunjangan harian, untuk menggantikan biaya makan
diem) siang, malam dan biaya kecil lainnya ketika menjalankan pekerjaan lapangan yang bermalam.
Tunjangan harian dibayarkan untuk hari-hari di lapangan termasuk hari kepergian dan
kepulangan.
Tunjangan harian
dibayar untuk biaya makan di seluruh tempat di Indonesia, diluar dari lokasi kerja.
Untuk masa tugas lebih dari satu hari, Rp. 100,000 per hari akan dibayarkan, atau Rp.
50,000 jika satu kali makanan tersedia, dengan kondisi keberangkatan dan
kedatangan sebagai berikut:
Keberangkatan
Untuk waktu keberangkatan sebelum jam 12.00 siang Rp. 100,000 akan dibayarkan,
atau 50,000 jika satu kali makanan tersedia;
Untuk waktu keberangkatan setelah jam 12.00 siang Rp. 50,000 akan dibayarkan, atau
tidak ada pembayaran tunjangan jika satu kali makanan tersedia;
Kedatangan
Untuk waktu kedatangan di lokasi kerja sebelum jam 12.00 siang, tidak ada
pembayaran tunjangan;

33
 Untuk waktu kedatangan di lokasi kerja setelah jam 12.00 siang Rp. 50,000 akan
dibayarkan;

Untuk tugas satu hari atau kurang (satu kali makan, atau kurang dari 12 jam) akan dibayar Rp.
50,000.
Untuk tugas dimana akomodasi ditanggung penuh (seluruh makanan ditanggung), akan
dibayar Rp. 30,000.
Aturan Pemerintah Swiss berlaku untuk tunjangan harian diseluruh tempat diluar Indonesia,
dengan alokasi tunjangan harian sebagai berikut:
Sarapan 20%
Makan Siang 40%
Makan Malam 40%
Tidak ada tunjangan harian jika makanan sudah termasuk di dalam akomodasi atau sudah
termasuk dalam biaya training/workshop atau selama penerbangan
Biaya Taxi Jika mobil tidak tersedia untuk penugasan resmi, menggunakan taxi diperbolehkan. Biaya taxi
dapat digantikan dengan tanda terima dari perusahaan taxi. Bagaimanapun, dalam kasus
dimana tanda terima dari taxi tidak disediakan, organisasi menyediakan tanda terima untuk
penggantian biaya tarif taxi yang wajar.
Biaya Rental Mobil Rental mobil untuk penugasan resmi diperbolehkan. Bagaimanapun, pegawai yang
berkeinginan untuk menggunakan rental mobil harus mengikuti prosedur berikut:
Sewa mobil dari perusahaan yang terkemuka;
Mobil yang disewa harus di asuransikan untuk resiko menyeluruh dari perusahaan
rental;
Mobil yang disewa harus beserta pengemudi yang ditugaskan oleh perusahaan rental;
Pegawai harus menahan diri untuk tidak melakukan perjalanan malam di pedesaan
menggunakan mobil rental;
Keamanan dan meminimalisasi resiko adalah prioritas yang harus dipertimbangkan.
Biaya lain-lain Karyawan program bisa mengundang rekan untuk rapat pada makan siang atau makan malam
yang wajar yang berhubungan dengan pekerjaan. Biaya ini dapat digantikan sesuai
pengeluaran. Nama tamu dan institusi harus disebutkan dalam formulir pengeluaran.
Swisscontact tidak menggantikan biaya yang berhubungan dengan keluarga pegawai dalam
hal karyawan ingin membawa keluarga mereka ikut.
Cash advance harus diselesaikan palling lambat 2 hari terhitung hari kembali dengan cara
memasukkan bill of expense kepada Cash Accountant. Lalai dalam mematuhi peraturan ini
akan menyebabkan pegawai tersebut tidak diperbolehkan untuk mengambil Cash Advance lagi
sebelum diselesaikan. Dalam hal beberapa kali keterlambatan, Manajer berhak untuk
memotong gaji pegawai bulan berikutnya.

Biaya Perjalanan Dinas Luar Negeri dan Tunjangan Harian

Biaya Perjalanan Dinas Organisasi akan membayar biaya-biaya yang berhubung dengan penugasan kerja.
Luar Negeri Pengembalian yang berhubungan dengan biaya perjalanan dibayarkan kepada penerima (pada
harga yang diberikan). Mengikuti peraturan yang diaplikasikan untuk perjalanan internasional:
Manajemen akan mengatur tiket pada kelas ekonomi;

34
 Dalam hal pengurusan visa, sekretaris akan diinformasikan paling lambat 2 (dua)
minggu sebelum keberangkatan;
Biaya akomodasi dan per diem akan mengacu pada pada dokumen International
Travel and Per Diems yang secara resmi diterbitkan oleh Swiss Agency for
Development and Cooperation (SDC);
Bergantung pada lokasi, per diem akan dibayarkan di depan berdasarkan peraturan.
Per diem akan menutupi biaya makan siang dan makan malam dan biaya kecil lainnya.
Per diem dihitung sejak tanggal keberangkatan dan kepulangan. Per diem
didefinisikan sebagai 20% untuk sarapan, 40% untuk makan siang dan 40% makan
malam.
International Per Diem Jumlah tunjangan harian dari negara dan/atau kota diluar negeri akan disediakan dari Unit
Finance jika dibutuhkan.
Mata Uang Asing Karyawan berhak untuk mendapatkan pembayaran di depan dalam bentuk mata uang asing
untuk perjalanan internasional dan mata uang USD yang paling sering digunakan. Setelah
kembali, mata uang asing yang tersisa selain USD yang dipegang pegawai tidak boleh
ditukarkan oleh Organisasi.

Cuti Pribadi selama Perjalanan Dinas

Jika cuti tahunan diambil pada saat perjalanan dinas, cuti tahunan tersebut harus disetujui terlebih dahulu oleh Manajer Lini
dengan mengikuti prosedur pengajuan cuti standar. Pengeluaran tambahan lainnya yang terjadi disebabkan adanya cuti harus
ditanggung oleh karyawan.

Kecelakaan dan Cedera Selama Perjalanan Dinas

Kecelakaan selama perjalanan harus dilaporkan dengan segera kepada Country/Program Director untuk mengevaluasi dan
memutuskan kebutuhan akan adanya evakuasi atau tindakan lain yang dibutuhkan, dengan merujuk kepada aturan asuransi
yang berlaku.

3.5 KESEHATAN LOKASI KERJA DAN KESELAMATAN, KECELAKAAN DAN KONDISI DARURAT

Pedoman Prinsip

Country/Program Director bertanggungjawab untuk memastikan keamanan dan keselamatan karyawan, kantor, kenderaan,
alat-alat, perabot dan kelengkapan, dokumen resmi dan catatan-catatan dan sistem IT. Hal ini diserahkan kepada kebijaksanaan
Country/Program Director untuk membuat pengaturan yang diperlukan.

Rencana Krisis Program

Informasi lebih lanjut mengenai kesehatan, keselamatan, kecelakaan dan kondisi darurat dapat diperoleh dari Embassy Swiss
di Jakarta dan dari Pemerintahan setempat.

35
36
 3.6 KEHADIRAN, LIBUR, DAN CUTI

Waktu Kerja dan Waktu Istirahat

Waktu kerja normal dimulai pukul 08.00 hingga pukul 17.00.

Karyawan berkewajiban untuk memulai kerja paling lambat hingga pukul 09.00 dan selesai tidak kurang dari pukul 16.00.
Karyawan yang tiba setelah pukul 09.00 harus melapor kepada Atasannya dan Human Resources and Administration Manajer
terlebih dahulu. Karyawan yang tiba antara pukul 09.00 dan 12.00 karena kelalaian, dianggap telah mengambil cuti tahunan
setengah hari, dan setelah pukul 12.00 dianggap telah mengambil cuti satu hari dari cuti tahunan.

Jam kerja normal (tidak termasuk waktu makan siang) adalah 40 (empat puluh) jam per minggu atau 8 (delapan) jam per hari,
mulai Senin hingga Jumat.

Karyawan yang melakukan tugas seperti pekerjaan lapangan, rapat, dan sebagainya, atau tidak dapat hadir di kantor selama
jam kerja normal, harus memberi tahu Manajer Lini, dengan tembusan kepada Human Resources and Administration Manajer.

Untuk ketidakhadiran di kantor karena keadaan darurat, harus memberitahu kepada Line Manajer, dengan tembusan kepada
Human Resources and Administration Manajer dan Country /Program Director.

Jika Karyawan absen tanpa pemberitahuan sebelumnya, akan dikenakan sanksi berupa surat peringatan resmi.

Waktu Istirahat/Makan Siang:

Senin sampai Kamis: 12:00 13:00
Jumat : 12:00 13.30

Libur Nasional Tahunan

Karyawan berhak untuk tidak bekerja pada hari libur resmi tahunan sesuai dengan pemberitahuan Hari Libur Resmi Tahunan
dengan Upah Dibayar, yang sesuai dengan pengumuman Pemerintah, yang disiapkan oleh Human Resources and
Administration Manajer, dan disetujui oleh Direktur Negara. Hari libur nasional tambahan cuti bersama diatur oleh
Swisscontact dan di setujui oleh Direktur Negara.

Cuti

Cuti Tahunan Karyawan yang berumur kurang dari 40 tahun berhak mendapatkan 15 (lima belas) hari cuti Formatted: English (United States)
tahunan. Karyawan yang berumur 40 tahun ke atas berhak mendapatkan 20 (dua puluh) hari cuti
tahunan. Cuti dihitung setiap tahun fiskal secara prorata, yaitu 1.25 hari cuti tahunan per bulan
untuk karyawan yang berusia hingga 40 tahun dan 1.67 hari cuti tahunan per bulan untuk
karyawan berusia 40 tahun ke atas. Karyawan yang memiliki masa kerja kurang dari satu tahun di
dalam organisasi berhak mendapatkan cuti secara prorata. Cuti tahunan harus direncanakan dan
harus mendapatkan persetujuan dari Manajer Lini masing-masing karyawan dan diverifikasi oleh
Human Resources and Administration Manajer.
Formulir permohonan cuti tahunan yang telah dilengkapi melalui MIS harus diserahkan sesuai
dengan ketentuan sebagai berikut:

37
 PERIODE CUTI PERMOHONAN CUTI

Setengah Hari Sekurang-kurangnya satu hari kerja sebelum hari cut i

Satu Hari Sekurang-kurangnya dua hari kerja sebelum hari cut i

Lebih dari Satu Hari Sekurang-kurangnya 5 (lima) hari kerja sebelum ha ri

cuti

Cuti harus diambil dalam tahun cuti tersebut direncanakan. Hak cuti sebanyak 5 (lima) hari dapat
dipakai pada tahun fiskal yang baru namun harus digunakan sebelum tanggal 31 Maret tahun fiskal
baru tersebut. Dalam situasi tertentu, Country/Program Director dapat menyetujui penggunaan
sisa cuti ini sebelum 30 April. Karyawan harus menyerahkan formulir permohonan cuti satu bulan
sebelumnya (31 Maret) untuk dapat memenuhi ketentuan ini. Jika sisa cuti yang dari tahun
sebelumnya tidak dipakai pada saat itu, maka hak cuti tersebut akan hangus.

Cuti Sakit Cuti sakit dapat disetujui oleh Human Resources and Administration Manajer dengan
menyerahkan formulir cuti sakit, dan jika memang Karyawan terbukti tidak dapat bekerja karena
sakit atau cedera.
Absen dari pekerjaan karena sakit harus dikomunikasikan melalui telepon kepada Human
Resources and Administration Manajer dan Manajer Lini pada hari pertama sakit. Untuk cuti
sakit lebih dari 2 (dua) hari, surat keterangan dokter yang menyatakan jenis penyakit dan waktu
yang disarankan untuk istirahat harus diserahkan, Organisasi berhak untuk meminta Karyawan
melakukan pemeriksaan kesehatan independen (atas biaya Organisasi) untuk memastikan surat
keterangan sakit yang diberikan.
Semua rincian cuti sakit akan dicatat dalam MIS dalam waktu 2 (dua) hari setelah kembali bekerja.
Jumlah gaji yang dibayarkan kepada Karyawan yang sakit selama jangka waktu yang lebih lama
merujuk pada Pasal 93 ayat 3 Undang-Undang Ketenagakerjaan Indonesia No. 13/2003 (4 bulan
pertama 100% gaji, 4 bulan kedua 75% gaji, dan 4 bulan ketiga 50% gaji, bulan berikutnya 25%).

Cuti Kematian Cuti kematian hingga 3 (tiga) hari kerja diberikan kepada Karyawan jika ada kematian kerabat
terdekat (suami/istri, mertua laki-laki/perempuan, anak-anak, sepupu, saudara laki-laki, saudara
perempuan). Cuti kematian satu hari kerja diberikan kepada Karyawan jika ada kematian anggota
keluarga serumah.

Cuti Pernikahan Cuti pernikahan hingga 3 (tiga) hari kerja diberikan kepada Karyawan yang menikah. Cuti
pernikahan hingga 2 (dua) hari kerja diberikan kepada Karyawan yang anaknya menikah.

Istirahat Melahirkan/ Karyawan perempuan berhak meminta istirahat melahirkan sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan
Kelahiran sebelum tanggal rencana kelahiran. Istirahat ini terdiri dari 3 (tiga) bulan, di mana maksimum 1.5
bulan diambil sebelum kelahiran, dan 1.5 bulan setelah kelahiran. Karyawan pria dibolehkan
mengambil cuti selama 2 (dua) hari kerja yang telah mencakup tahap sebelum dan setelah istrinya
melahirkan.

Perawatan Anak/ Karyawan perempuan berhak atas waktu selama satu jam per hari untuk menyusui/merawat
Menyusui bayinya hingga bayi berusia satu tahun.

Cuti diluar Cuti diluar tanggungan Organisasi/Program dapat diberikan dalam kondisi khusus/tertentu dan
tanggungan program tidak melebihi 21 (dua puluh satu) hari kerja.
Persetujuan cuti diluar tanggungan Organisasi/Program ini harus disetujui oleh Country /Program
Director. Karyawan yang mengambil cuti diluar tanggungan Organisasi/Program tidak berhak

38
 untuk memperoleh tunjangan tunai selama periode cuti. Asuransi kesehatan akan terus
dibayarkan sesuai dengan perjanjian kerja karyawan. Hak atas semua tunjangan akan dimulai
kembali pada hari pertama kerja setelah periode cuti.

Bencana Alam dan Jika situasi memungkinkan, Organisasi akan terus beroperasi selama kondisi bencana alam dan
Bencana lainnya bencana lainnya sembari meminimalkan ancaman bahaya pada karyawan dan aset. Dengan
mempertimbangkan keselamatan pribadi, karyawan harus memutuskan apakah mereka harus
bekerja dalam peristiwa seperti ini. Jika seseorang menganggap bahwa pergi bekerja adalah tidak
aman atau tidak memungkinkan, mereka berhak untuk mengambil cuti. Cuti ini mengikuti proses
persetujuan seperti biasa, namun permohonannya dapat diserahkan dalam waktu dua hari setelah
Karyawan kembali bekerja.

Cuti Keagamaan Karyawan berhak mendapatkan cuti khusus untuk melakukan ibadah. Cuti ini akan diberikan
Khusus hingga 42 (empat puluh dua) hari kalender. Cuti ini akan diberikan setelah karyawan bekerja
selama 6 (enam) tahun berturut-turut dan hanya selama jangka waktu masa kerja.
Karyawan berhak memperoleh 2 (dua) hari cuti untuk khitanan atau baptis anak-anaknya.

Akses ke Kantor di Luar Jam Kerja

Karyawan dilarang untuk mengakses fasilitas kantor kecuali Manajer Lini memberikan persetujuan terlebih dahulu. Human
Resources and Administration Unit harus diberitahu mengenai pekerjaan yang dilakukan di luar jam kerja yang telah disetujui
(misalnya selama akhir pekan atau hari libur nasional).

Penggunaan Fasilitas Kantor untuk Kepentingan Pribadi

Karyawan yang ingin menggunakan fasilitas kantor kendaraan, peralatan, dll. untuk tujuan pribadi harus memperoleh
persetujuan sebelumnya dari Direktur Negara/Program Director.

3.7 KINERJA DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

Manajemen Kinerja Karyawan

Prinsip-prinsip Panduan Manajemen prestasi karyawan digunakan secara konstruktif dan tidak memihak untuk
menilai kinerja Karyawan dan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan
pengembangan profesional mereka.

Frekuensi Penilaian
Penilaian kinerja individu akan dilakukan dengan alasan sebagai berikut:
Berakhirnya kontrak kerja
Penilaian dipertengahan tahun/selama tahun berjalan
Keluarnya line Manajer
Penilaian Tahunan, sesuai ketentuan Swisscontact dilakukan setiap tahun, satu
bulan sebelum akhir kontrak hubungan kerja;

39
 Sebelum promosi, perubahan fungsi atau adanya kebutuhan atas perbaikan
kinerja.

Prosedur Penilaian Wawancara Penilaian (AI) berlangsung antara Karyawan dan atasannya (Manajer Lini).
Selain Manajer Lini, Manajer Teknis juga dapat diminta untuk hadir dan/atau
berpartisipasi dalam AI. Permintaan ini adalah atas pertimbangan dari masing-masing
Manajer Lini. Sebagai bagian dari penilaian , Karyawan diwajibkan untuk mengisi
Formulir Penilaian. Karyawan akan menyiapkan penilaian atas diri sendiri dan
menyerahkan salinannya kepada Manajer Lini. Manajer Lini akan melakukan
Wawancara Penilaian dengan Karyawan dan memberitahukan penilaiannya kepada
karyawan. Baik Manajer Lini dan karyawan menandatangani dokumen Wawancara
Penilaian (AI) dan dokumen ini diserahkan kepada Human Resources and
Administration Manajer. Dokumen Wawancara Penilaian (AI) akan disimpan dalam
berkas Karyawan.

Promosi dan Pengembangan Promosi atau perubahan deskripsi pekerjaan Karyawan harus diusulkan oleh Manajer
Karir Lini terkait dan disetujui oleh Country/Program Director, dengan merujuk pada hasil
Wawancara Penilaian (AI) sebelumnya dan keterampilan yang sesuai dengan deskripsi
pekerjaan dari posisi yang baru.

Pengembangan Karyawan

Prinsip-pinsip Panduan Swisscontact meyakini bahwa bentuk pelatihan yang sesuai dan peluang yang
mendukung berkontribusi pada pengembangan sumber daya manusia dengan cara
meningkatkan keterampilan bekerja, potensi saat ini dan pertumbuhan, serta
memberi manfaat bagi Karyawan dan Organisasi.
Swisscontact berkomitmen sepenuhnya pada pengembangan profesional semua
karyawannya dan akan menyediakan dan mensponsori peluang pelatihan.
Swisscontact membantu karyawan mengembangkan keterampilan pengetahuan
mereka sehingga meningkatkan kemampuan kerja mereka.
Tujuan pelatihan dan pengembangan Karyawan adalah mengukur sasaran untuk
meningkatkan prestasi kerja dan karena itu selalu terkait dengan deskripsi pekerjaan
setiap individu dari Karyawan, dengan mempertimbangkan kebutuhan
Organisasi/Program secara spesifik dan hubungannya dengan tugas-tugas yang
sedang berlangsung. Human Resources and Administration Manajer mengatur
permintaan dan Country/Program Director memutuskan dan mempertimbangkan
apakah menyetujui atau tidak menyetujui permintaan-permintaan yang terkait
dengan pelatihan dan/atau pengembangan Karyawan.
Pelatihan didefinisikan sebagai pendidikan jangka pendek, yang dapat berlangsung
mulai dari 10 hingga 21 (dua puluh satu) hari kerja per tahun. Total biaya untuk
pelatihan per Karyawan per tahun ditentukan secara wajar dan di dalam batas
anggaran untuk pelatihan.
Pengembangan Karyawan didefinisikan sebagai pendidikan jangka menengah dan
memiliki durasi lebih dari 21 (dua puluh satu) hari kerja per tahun. Kriteria untuk
pengadaan tunjangan pengembangan Karyawan adalah:

40

Pendidikan atas Biaya Sendiri
Penilaian Kebutuhan
Pengembangan Karyawan
Rencana dan Anggaran Pelatihan
Unit
Pemilihan Karyawan untuk
Pelatihan
Pembinaan Jaringan
Karyawan akan meningkatkan secara signifikan kemampuan mereka untuk
berkontribusi pada sasaran jangka menengah Swisscontact;
Karyawan dengan kinerja luar biasa, dan
Relevansi dengan pengembangan Karyawan di dalam kerangka kerja tugas-
tugas Organisasi/Program.
Diakui bahwa Karyawan pada tingkat Pegawai Senior dan Officer dapat
mengambil manfaat dari kursus studi yang dibiayai sendiri. Keikutsertaan pada kursus
seperti ini, jika mempengaruhi kemampuan Karyawan untuk bekerja (karena kelas
dilakukan pada jam kerja atau tidak dapat memberikan perhatian penuh pada
pekerjaannya), harus disetujui sebelumnya oleh Manajer Lini yang terkait, dan
Karyawan diwajibkan untuk mengambil cuti pada hari-hari yang terpengaruh.
Selain itu, Pegawai Senior dan officer dapat bergabung dengan Organisasi saat
masih menyelesaikan sebuah studi Program dengan ketentuan bahwa mereka tidak
lama lagi akan menyelesaikan studi dan menjadi sebagai pemenuh syarat untuk
standar yang lebih tinggi. Manajer Lini bertanggung jawab untuk memantau
kemajuan Karyawan dalam kasus ini dan Manajer Lini dapat mempertimbangkan
kemajuannya saat AI.
Manajer Senior dan Manajer diharapkan untuk telah menyelesaikan pendidikan
formal mereka yang merupakan persyaratan penerimaan kerja. Selain itu,
ketidakhadiran jangka panjang atau ketidakhadiran jangka pendek yang sering terjadi
adalah tidak sesuai dengan peran utama yang dimainkan Manajer Senior dan
Manajer di dalam Organisasi. Dengan demikian, Karyawan di tingkat ini tidak
memenuhi syarat untuk memperoleh cuti tambahan tanpa gaji untuk mengikuti
kursus studi atas biaya sendiri ini.
Kebutuhan pengembangan karyawan harus diidentifikasi dalam konteks Matriks
Kompetensi dan disetujui oleh Manajer Lini dan Karyawan sebagai bagian dari AI.
Semua pelatihan yang menggunakan dana atau waktu Organisasi disesuaikan dengan
kebutuhan organisasi, kebutuhan pelatihan yang diidentifikasi dalam AI, dan biaya
dibebankan pada anggaran pelatihan yang telah disetujui untuk Unit tersebut.
Manajer Lini bertanggung jawab untuk menyiapkan rencana dan anggaran pelatihan
Unit yang terkonsolidasi yang dibahas dan dikoordinasikan oleh CLT. Setelah disetujui
Country/Program Director, salinan rencana diserahkan kepada Human Resources
and Administration Manajer.
Di dalam lingkup rencana dan anggaran pelatihan Unit, Manajer Lini bertanggung
jawab untuk memutuskan karyawan yang akan menerima pelatihan dan pelatihan
apa yang akan diterimanya.
Membina jaringan dengan Program, Donor, dan lain-lain, serta presentasi
Organisasi/Program pada forum nasional dan internasional disarankan namun harus
dilakukan sesuai dengan panduan yang diberikan dalam Panduan Perilaku
Perusahaan. Biaya terkait aktivitas membina jaringan ini harus direncanakan dan
disetujui di dalam anggaran Organisasi.
41
3.8 PERILAKU, DISIPLIN, DAN KELUHAN
Perilaku
Prinsip-prinsip Panduan
Panduan Perilaku Swisscontact
Prinsip Enam Mata
Profil Non-Politik
Penampilan
Prosedur Disipliner
Prinsip-prinsip Panduan
Dengan menyetujui penunjukan kerja pada Organisasi, Karyawan setuju untuk bekerja
secara bertanggung jawab, disiplin, harmonis, dan produktif, loyal pada Organisasi,
dan melakukan tindakan yang berguna bagi pencapaian tujuan Organisasi.
Walaupun Swisscontact percaya pada kejujuran, keadilan, dan integritas seluruh
karyawannya, namun Swisscontact juga mengantisipasi terjadinya pelanggaran. Oleh
karena itu, Swisscontact dan karyawannya telah menetapkan seperangkat nilai-nilai,
yang dilandaskan pada Panduan Perilaku Perusahaan (CoC). Nilai-nilai ini harus
diterima dan dihormati oleh seluruh karyawan, dan sedapat mungkin oleh mitra
Swisscontact. Tujuan CoC adalah memberi panduan kepada karyawan mengenai
perilaku yang diharapkan dari mereka di tempat kerja, tanpa mengindahkan latar
belakang budaya atau sosial mereka. Kepatuhan atas CoC akan memastikan iklim kerja
yang membangun dan inovatif, didasarkan pada saling percaya, dan menjaga reputasi
serta efisiensi Swisscontact. Panduan Perilaku ini tersedia dalam bentuk Lampiran di
dalam dokumen ini dan semua Karyawan diharapkan untuk membaca dan memahami
Panduan Perilaku Perusahaan, serta menandatangani Pernyataan Pemenuhan Aturan,
yang akan disimpan di dalam berkas karyawan.
Swisscontact ingin menjamin adanya ketidakberpihakan, transparansi/keterbukaan,
dan keamanan dalam semua aspek yang terkait dengan Organisasi. Untuk mencapai
hal ini, adalah kebijakan Organisasi untuk berupaya memastikan bahwa seorang
Karyawan dapat mengetahui, atau dapat memastikan, semua kegiatan yang bersifat
sensitif atau terkait dengan keamanan (termasuk namun tidak terbatas pada masalah-
masalah personel yang sensitif atau kegiatan yang terkait keuangan). Dalam hal ini,
Human Resources and Administration Manajer, Procurement dan Logistic Manajer,
dan Staf Kepatuhan memainkan peran yang sangat penting dalam hal pemenuhan
aturan, namun demikian semua Karyawan lah yang bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa prinsip ini telah diikuti.
Karyawan berkewajiban untuk menjauhkan diri hal-hal yang terkait dengan politik dan
keagamaan dalam urusan resmi maupun pribadi, sesuai dengan citra organisasi.
Karyawan Swisscontact wajib untuk selalu berpakaian dan berpenampilan sesuai
dengan lingkungan bisnis yang sesuai dengan acara dan tempat tugasnya (lapangan,
kantor, dsb.).
Tujuan dari tindakan disipliner adalah untuk memotivasi Karyawan untuk
meningkatkan prestasi dan/atau mengubah perilaku, dan tidak untuk
mengasingkannya dari Organisasi. Tindakan disipliner harus tentang kinerja/perilaku
yang dapat dikontrol Karyawan dan jika memungkinkan memberi panduan menuju
42

Kinerja yang Tidak Memuaskan
Kasus Kinerja Tidak
Memuaskan yang Tidak Serius
Kasus Kinerja Tidak
Memuaskan yang Serius atau
Berulang
perbaikan. Setiap kinerja yang tidak memuaskan/perilaku yang tidak pantas akan
ditangani sesuai dengan panduan disipliner.
Kinerja yang tidak memuaskan mencakup aspek-aspek pekerjaan karyawan yang tidak
dilaksanakan seperti yang diminta untuk memenuhi standar yang wajar yang telah
ditetapkan oleh atasan dan dinyatakan dalam deskripsi pekerjaan karyawan.
Contoh kinerja yang tidak memuaskan namun tidak terbatas pada tindakan dan
kelalaian berikut, yang dapat dianggap sebagai prestasi yang tidak memuaskan:
Ketidakmampuan untuk menjaga hubungan kerja yang profesional secara
internal dan eksternal berdasarkan saling menghormati dan tata kesopanan;
Menunjukkan ketidakefisienan, kealpaan, atau ketidakcakapan dalam
pelaksanaan tugas-tugas;
Penggunaan aset atau peralatan Organisasi secara ceroboh, lalai, dan/atau tidak
pantas;
Perlakuan yang tidak pantas kepada masyarakat umum atau karyawan lain;
Kegagalan yang tidak beralasan dalam menyelesaikan pekerjaan di dalam
jangka waktu yang ditetapkan dalam rencana kerja atau standar kerja;
Kegagalan yang tidak beralasan untuk memenuhi standar pekerjaan selama
jangka waktu tertentu;
Ketidakmampuan untuk melakukan tugas-tugas yang ditugaskan secara resmi
oleh atasan;
Melakukan tugas-tugas yang ditunjuk di bawah standar yang diharapkan dari
Karyawan pada tingkat pekerjaannya;
Menghadapi kesulitan secara wajar dalam mengingat instruksi, rincian,
percakapan, dll;
Menghadapi kesulitan mengingat kesalahan sendiri;
Mengulangi kesalahan karena tidak memperhatikan atau ceroboh;
Kesalahan serius/sengaja dalam komunikasi tertulis;
Menghadapi kesulitan mengikuti perintah;
Gagal mempertahankan komitmen terkait pekerjaan atau memberikan alasan
yang tidak masuk akal untuk mempertahankan komitmen pekerjaan;
Reaksi berlebihan pada kritik yang nyata atau dibayangkan.
Kinerja yang tidak memuaskan dapat berakibat pada berbagai tindakan seperti yang
dijelaskan di bawah ini.
Dalam kasus yang tidak serius, Manajer Lini dapat membahas prestasi yang tidak
memuaskan dengan karyawan, memberikan panduan yang jelas mengenai prestasi
yang berada di bawah standar yang diharapkan dan, jika memungkinkan, memberikan
nasihat bagaimana cara Karyawan dapat memperbaikinya. Manajer Lini harus juga
memberikan kesempatan kepada Karyawan untuk membela diri dan/atau
menjelaskan alasan prestasinya yang tidak memuaskan. Prestasi yang tidak
memuaskan juga dapat didiskusikan selama AI Karyawan tersebut.
Pada kasus yang serius atau berulang, Manajer Lini dapat menentukan bahwa
tindakan disipliner saat itu juga diperlukan. Jika ia menyimpulkan bahwa ada
alasan yang mendasar bagi diambilnya tindakan disipliner, Manajer Lini
43
 menyiapkan laporan dan menyerahkannya kepada Country/Program Director,
dengan tembusan kepada Karyawan, Human Resources and Administration
Manajer. Program Director (setelah berkonsultasi dengan Manajer Lini) akan
memutuskan apakah akan meneruskan dengan tindakan disipliner;
Jika Country/Program Director memutuskan untuk meneruskan dengan
tindakan disipliner untuk kasus serius atau berulang, Karyawan berhak untuk
menyajikan laporannya secara tertulis atas insiden yang terkait dalam laporan
Manajer Lini dan/atau menyajikan situasi yang menyebabkan pelanggaran itu
dibolehkan. Karyawan menyerahkan laporan tertulis ini kepada
Country/Program Director dan Human Resources and Administration Manajer;
Country/Program Director akan memeriksa kedua dokumen ini lalu
mewawancarai Karyawan dan Manajer Lini yang terkait untuk memutuskan
apakah tuduhan yang dijatuhkan adalah benar. Human Resources and
Administration Manajer harus hadir dalam wawancara ini. Karyawan berhak
untuk menghadirkan Staf Kepatuhan pada wawancara ini, namun Staf
Kepatuhan tidak akan berpartisipasi dalam wawancara. Karyawan dapat
mempertanyakan Manajer Lini atas semua aspek dari laporan, dan juga dapat
memanggil saksi yang akan dibolehkan untuk memberikan versinya atas dugaan
peristiwa itu kepada Country/Program Director. Saksi harus juga diberi tahu
mengenai kerahasiaan dari diskusi. Dokumen yang terkait dengan tindakan
disipliner tidak akan dilampirkan pada berkas personel Karyawan selain dari
prosedur disipliner formal yang telah ditetapkan di dalam panduan ini. Namun
Human Resources and Administration Manajer akan menerima salinan dari
laporan ini yang akan disimpan secara rahasia dalam catatan Human Resources
and Administration Unit.

Tindakan yang Tidak Pantas Lihat Panduan Perilaku untuk mendapatkan penjelasan lebih jelas tentang tindakan
yang tidak pantas.
Daftar berikut ini berisi beberapa contoh tindakan dan kelalaian yang dianggap tidak
pantas. Daftar ini tidak memperluas cakupan perilaku yang tidak pantas di luar yang
disediakan dalam Panduan Perilaku, namun memperjelas definisi yang disediakan
dalam Panduan Perilaku:
Pelecehan seksual;
Penyelewengan keuangan;
Ketidakpatuhan atau pengabaian perintah secara sengaja;
Pencurian, penipuan, atau ketidakjujuran yang terkait dengan bisnis atau
harta benda Program atau mitra;
Penyalahgunaan obat-obatan dan alkohol saat bekerja;
Menerima atau memberi suap atau gratifikasi ilegal yang terkait dengan
pekerjaannya;
Kebiasaan Mangkir atau tidak hadir tanpa cuti yang sah;
Kebiasaan terlambat;
Penggunaan tunjangan cuti yang tidak pada tempatnya;
Kebiasaan melanggar aturan Pemerintah, aturan kantor, atau peraturan;
Perilaku liar atau melanggar peraturan atau perilaku yang tidak senonoh atau
setiap tindakan melawan disiplin;

44
 Kebiasaan melalaikan pelaksanaan tugas;
Bekerja di tempat lain saat absen dari pekerjaan atau cuti; Formatted: English (United States)

Memalsukan, menggelapkan, merusak, atau menghilangkan catatan resmi Formatted: English (United States)
Organisasi atau mitra atau merusak aset Organisasi;
Pelecehan ras/suku/jenis kelamin/ keagamaan; Formatted: English (United States)

Melanggar kerahasiaan;
Menjiplak dokumen untuk penggunaan internal atau eksternal.
Tambahan ketentuan Panduan Perilaku disediakan di bawah ini:
Diskusi lisan akan direkam atau ditulis dalam pernyataan oleh Staf Kepatuhan
atau atasan yang dipercayai. Ini akan dijaga kerahasiaannya secara ketat;
Sebelum penyelidikan, Staf Kepatuhan/atasan yang dipercayai harus segera
memberi tahu Country/Program Director;
Pengecualian diberikan jika Country/Program Director dituduh atau terlibat;
dalam kasus seperti ini Direktur Regional harus segera diberi tahu. Dalam
situasi ini, kasus akan ditangani oleh Kantor Pusat Swisscontact sejak saat itu;
Staf Kepatuhan/atasan yang dipercayai kemudian akan mengatur rapat yang
ia anggap perlu untuk menyelidiki kasus ini. Dalam semua kasus, Staf
Kepatuhan/atasan yang dipercaya harus hadir, bersama dengan salah satu
dari dua Karyawan berikut: staf Kepatuhan kedua, Human Resources and
Administration Manajer, dan/atau Country/Program Director;
Staf Kepatuhan/atasan yang dipercayai kemudian akan menilai situasinya lalu
bisa diminta atau juga tidak diminta untuk memberikan rekomendasinya
kepada Country/Program Director;
Staf Kepatuhan/atasan yang dipercayai akan menentukan waktu dan cara
memberi tahu Karyawan yang dituduh dari penyelidikan atas karyawan
tersebut. Ini pada awalnya akan diberitahukan secara tertulis;
Karyawan tidak bersalah hingga dinyatakan bersalah dan karena itu setiap
orang yang terlibat dalam penyelidikan juga harus menjaga kerahasiaan
masalah tersebut.
Tindakan Disipliner selanjutnya disajikan di bawah ini:

Tindakan Disipliner Tindakan disipliner, bergantung dari berat tidaknya pelanggaran, akan diputuskan oleh
Country/Program Director dan Manajer Lini. Tidak ada tindakan disipliner yang dapat
diambil tanpa persetujuan tertulis dari Country/Program Director dan diketahui oleh
Human Resources and Administration Manajer.
Setelah wawancara, Country/Program Director akan menentukan salah satu tindakan
berikut:
Menghapus dugaan dan tidak mengambil tindakan lebih lanjut;
Menerima dugaan dan mengeluarkan peringatan lisan (hanya
Country/Program Director yang dapat mengeluarkan peringatan lisan, dan
fakta dari peringatan lisan ini akan dicatat pada berkas personel karyawan);
Menerima dugaan dan menerbitkan surat peringatan;
Prestasi Tidak Memuaskan yang Serius atau Berulang: Jika Country/Program
Director memutuskan untuk mengeluarkan peringatan tertulis untuk prestasi
tidak memuaskan yang serius atau berulang, karyawan berhak untuk

45

Jangka Waktu
Skorsing Setelah Penyelidikan
Penyerahan Dokumen
mendapatkan surat peringatan pertama, kedua, dan peringatan terakhir,
yang akan dikeluarkan kepada Karyawan yang menjelaskan prestasi apa yang
harus diperbaiki selama jangka waktu yang diberikan (maksimum satu bulan),
dan ketiadaan perbaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan akan
mengakibatkan dikeluarkannya peringatan berikutnya. Jika Karyawan sudah
memperoleh surat peringatan terakhir dan tidak memperbaiki perilakunya
seperti yang telah diminta, ini akan mengakibatkan dimulainya proses
pemutusan hubungan kerja. Manajer Lini akan menyiapkan surat laporan dan
Human Resources and Administration Unit akan mempersiapkan surat
peringatan untuk ditandatangani oleh Country/Program Director;
Perilaku yang Tidak Pantas (Pelanggaran Panduan Perilaku): Country/Program
Director berhak untuk tidak mengeluarkan surat peringatan pertama dan
kedua untuk kasus perilaku yang tidak pantas, dan dapat segera
mengeluarkan surat peringatan terakhir. Surat peringatan terakhir akan
menguraikan pelanggaran Panduan Perilaku yang terkait oleh karyawan yang
terkait dan jika pelanggaran terjadi kembali (atau pelanggaran lainnya) terjadi
setelah dikeluarkannya surat ini, maka proses pemutusan hubungan kerja
akan dimulai. Manajer Lini akan menyiapkan surat laporan untuk tindakan
tersebut dan Human Resources and Administration Unit akan mengeluarkan
surat peringatan terakhir untuk ditandatangani oleh Country/Program
Director;
Untuk pelanggaran berat (pelanggaran serius atas Panduan Perilaku) atau
tindakan yang dianggap mencemarkan Program, Country/Program Director
dapat segera memulai proses pemutusan hubungan kerja. Program Director
hanya dapat memulai proses pemutusan hubungan kerja jika prosedur
disipliner yang sesuai telah diikuti dan Country/Program Director serta
Manajer Lini sama-sama setuju bahwa pemutusan hubungan kerja adalah
sesuatu yang tepat untuk dilakukan dalam situasi seperti ini.
Jika terjadi pemutusan hubungan kerja, karyawan berhak mengajukan banding kepada
Direktur Regional.
Proses menghadapi dugaan seperti itu harus dimulai dan diselesaikan dalam jangka
waktu tiga bulan sejak tanggal pelaksanaan atau penemuan (mana saja yang terakhir
diketahui) atas perilaku yang diduga dilakukan. Yaitu jika sebuah dugaan, proses
menyelidiki, memutuskan validitasnya, lalu jika diperlukan, meminta Karyawan yang
terkait untuk melakukan tindakan perbaikan, harus tidak lebih dari tiga bulan, Namun,
dalam situasi khusus, jika masalah tidak diselesaikan dalam jangka waktu ini, dugaan
awal dianggap tidak berlaku. Jika ini terjadi, jika dugaan lanjutan dibuat, proses akan
dimulai lagi dari awal.
Karyawan yang dituduh telah melakukan perilaku yang tidak pantas dapat diberikan
skors/sanksi sementara penyelidikan atas dugaan yang dituduhkan dijatuhkan
kepadanya, dan sambil menunggu keputusan pengadilan. Perintah skors akan
diberikan secara tertulis dan akan segera berlaku saat diserahkan kepada karyawan.
Karyawan berhak untuk mendapatkan gaji penuh dan tunjangan lain sesuai kontraknya
selama jangka waktu skors.
Jika Karyawan menolak menerima pemberitahuan, surat, lembar tuduhan, perintah,
atau dokumen lain mana pun yang ditujukan kepadanya, maka pemberitahuan, surat,
lembar tuduhan, perintah, atau dokumen lain dianggap telah diserahkan kepadanya
46
 jika salinan surat yang sama telah dikirim ke alamat karyawan yang ada dalam catatan
kantor, melalui pos tercatat.

Prosedur Keluhan

Dari waktu ke waktu, masalah yang tidak dianggap sebagai perilaku yang tidak pantas atau prestasi yang tidak memuaskan
dapat terjadi namun tidak menyebabkan ketidakpuasan atau keluhan. Misalnya, ketidaksesuaian dengan kebijakan,
pertentangan pribadi antar Karyawan dan/atau atasannya.

Karyawan harus terlebih dahulu memberitahukan setiap keluhan kepada Manajer Lini. Manajer Lini akan berupaya mencapai
solusi yang adil dan masuk akal. Jika Manajer Lini tidak dapat menyelesaikan keluhan secara memuaskan, atau jika keluhan
terkait dengan Manajer Lini, maka karyawan harus melaporkan keluhan kepada Country/Program Director.

Semua keluhan harus dibuat secara tertulis, ditandatangani dan diberi tanggal oleh Karyawan.

Karyawan harus menyerahkan keluhannya untuk diketahui perusahaan dalam jangka waktu 15 hari sejak terjadinya peristiwa
yang mengakibatkan keluhan itu terjadi, dan Manajer Lini atau Country/Program Director, mana saja yang sesuai, dalam waktu
15 hari sejak menerima keluhan ini:

Menanyakan permasalahan;
Memberikan kesempatan kepada Karyawan membela diri; dan
Mengomunikasikan keputusannya secara tertulis kepada Karyawan.
Karyawan mengetahui bahwa tidak akan ada tindakan balasan yang diambil jika mereka menggunakan prosedur ini.

Prosedur Umum

Umum Sebagai Organisasi yang memiliki batas waktu, Organisasi tidak dapat menyediakan
kepastian pekerjaan dalam jangka panjang. Karyawan dapat mengundurkan diri atau
Organisasi dapat memutuskan untuk tidak memperpanjang kontrak kerja. Apa pun
peristiwanya, Organisasi ingin memastikan proses keluar yang tidak bermasalah.

Wawancara Keluar Manajer Lini yang relevan (atau Manajer lain jika diminta oleh Karyawan, atau
Country/Program Director, mana saja yang sesuai) dan juga Human Resources and
Administration Manajer akan melakukan wawancara sebelum karyawan keluar
(selain pemecatan atau pemutusan hubungan kerja karena mangkir). Wawancara
akan difokuskan pada alasan Karyawan keluar dari Organisasi, dan semua saran yang
diinginkan karyawan kepada Organisasi untuk diperbaiki.

Dokumentasi Human Resources and Administration Manajer akan memastikan dokumentasi dan
pencatatan yang sesuai terkait pemberitahuan pemutusan hubungan kerja,
kesepakatan bersama untuk berpisah, formulir keluar, wawancara keluar dan,
menutup serta mengarsipkan berkas Karyawan.

Formulir Izin Keluar dan
Penyelesaian Keuangan
Sebelum berhenti dari pekerjaannya, karyawan harus menyerahterimakan semua
tanggung jawab kepada penerus atau kepada Karyawan yang ditunjuk oleh Manajer
Lini masing-masing. Untuk karyawan yang mengundurkan diri, diputuskan hubungan
kerjanya/dipecat, dibebastugaskan, dihentikan, atau pensiun, surat pemberitahuan
mengundurkan diri atau surat penghentian hubungan kerja harus diterima oleh
perusahaan atau diserahkan oleh karyawan, sekurang-kurangnya 30 hari sebelum
berakhirnya kontrak/tanggal pengunduran diri (disetujui oleh Country/Program

47

Surat Keterangan Masa Kerja
/Pernah Bekerja
Director). Setelah menerima atau mengirim surat (mana saja yang sesuai), Human
Resources and Administration Staff akan mengeluarkan formulir izin keluar untuk di
setujui oleh setiap unit yang terkait, yaitu Unit Human Resources and Administrasi,
Unit Keuangan, Unit IT, Unit Logistic, Unit Program serta Country/Program Director.
Setelah formulir izin keluar disetujui oleh masing-masing unit di atas dan diterima
oleh Human Resources and Administration Manajer, Human Resources and
Administration Unit akan menghitung penyelesaian akhir (gaji terakhir, pembayaran
pesangon jika ada, setelah memotong setiap kewajiban pada Program). Formulir izin
keluar, bersama dengan surat pengunduran diri/penghentian hubungan kerja,
penyelesaian akhir pembayaran, dan perjanjian penyelesaian bersama (yang
disetujui oleh Country/Program Director), akan disimpan dalam berkas Karyawan.
Segera setelah tugas Karyawan tidak lagi dilanjutkan, akun emailnya akan ditutup,
dan semua pesan akan secara otomatis dialihkan ke Atasan yang terkait atau
Manajer Lini
Karyawan Swisscontact yang mengundurkan diri, diputuskan hubungan
kerjanya/dipecat, dibebastugaskan, dihentikan, atau pensiun, berhak mendapatkan
surat keterangan masa kerja/pernah bekerja. Human Resources and Administration
Manajer akan menandatangani surat ini. Surat ini dapat digunakan sebagai surat
rujukan pernah bekerja. Surat keterangan ini tidak dimaksudkan sebagai surat
referensi.
48
 Jalur dan Prosedur Pemutusan Hubungan
Penjelasan tentang berbagai jalur dan prosedur pemutusan hubungan kerja yang berbeda dijelaskan di dalam tabel di halaman berikutnya:

Alasan Persyaratan Khusus Pemberitahuan Tunjangan

Kontrak
Berakhir Gaji yang belum Pesangon sesuai
dibayar dan kebijakan dan semua
tunjangan hingga hari hak pembayaran
terakhir bekerja? tunai lainnya (pro-
rata)?

Penghentian Jika organisasi menganggap perlu karena adanya penutupan Berdasarkan ketentuan kontrak dan sesuai dengan Ditentukan kasus per
kontrak organisasi/project, pemutusan hubungan kerja akan dilakukan hukum Indonesia. kasus sesuai dengan
sesuai dengan aturan hukum Indonesia. hukum Indonesia.

Pemecatan Karyawan dapat dipecat setelah prosedur disipliner dilakukan. Tidak memerlukan pemberitahuan terlebih dahulu Tidak ada pesangon.
atau pesangon.

Pembebasan Karyawan dapat dibebastugaskan dari pekerjaannya karena Sesuai dengan ketentuan kontrak dan sesuai dengan
dari tugas- alasan-alasan ketidakmampuan fisik atau mental, atau karena hukum Indonesia.
tugas sakit berkepanjangan, atau alasan yang tidak terkait disiplin
pekerjaan sesuai dengan hukum Indonesia.
Semua pembebasan dari tugas-tugas pekerjaan harus
disetujui oleh Country/Program Director.

Kontrak yang Berakhirnya masa kontrak. Jika telah diputuskan untuk tidak memperpanjang
tidak kontrak Karyawan, Organisasi akan memberitahukan
diperpanjang kepada karyawan tersebut sekurang-kurangnya satu
bulan sebelumnya atas keputusan ini.

42
Pensiun Sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan Indonesia, Surat pensiun harus diterbitkan kepada karyawan
pensiun dari masa kerja adalah wajib jika Karyawan mencapai yang pensiun oleh yang berwenang sekurang-
usia 55 tahun, kecuali Country/Program Direktur memutuskan kurangnya tiga bulan sebelumnya.
menunda pensiun ini kepada Karyawan secara tertulis, setelah
berkonsultasi dengan orang yang terkait dan Manajer Lininya.
Human Resources and Administration Manajer bertanggung
jawab untuk mengambil keputusan atas pensiunnya setiap
Karyawan pada waktunya.

Pengunduran Karyawan yang ingin mengundurkan diri dari Organisasi harus Sesuai dengan ketentuan kontrak dan sejalan dengan Diberikan uang
Diri menyerahkan surat pengunduran diri kepada Manajer Lini hukum Indonesia. penggantian hak dan
(dengan tembusan kepada Country/Program director dan uang pisah. Besarnya
Pemberitahuan 30 hari dapat diperpendek atas
Human Resources and Administration Manajer) yang uang pisah adalah
persetujuan bersama, namun jika hal tersebut
menyatakan alasan keluar dan tanggal terakhir bekerja sesuai nilai prorata dari gaji
dilakukan, cuti yang terkumpul tidak dapat digunakan
dengan jadwal periode pemberitahuan (yaitu minimal 30 hari bulanan dan gaji
untuk memperpendek periode pemberitahuan lebih
sebelumnya). ketigabelas tahunan
lanjut.
jika belum diberikan.
Manajer Lini menerima surat pengunduran diri ini, dan
Human Resources and Administration Manajer melakukan
proses penghentian kerja.

Diklasifikasikan Apabila karyawan mangkir 5 (lima) hari kerja berturut-turut Diberikan uang
Mengundurkan tanpa keterangan tertulis dan telah dipanggil 2 (dua) kali penggantian hak dan
Diri secara patut dan tertulis, dapat di PHK karena diklasifikasikan uang pisah. Besarnya
mengundurkan diri. uang pisah adalah
nilai prorata dari gaji
bulanan dan gaji
ketigabelas tahunan
jika belum diberikan.

Kematian Jika Karyawan meninggal dunia, tanggal kematiannya akan dianggap sebagai tanggal berhentinya karyawan dari
Organisasi.
Manfaat Karyawan: Penerima manfaat yang ditunjuk bagi karyawan yang meninggal akan berhak mendapatkan uang
Kematian, sesuai dengan Polis Asuransi Jiwa Organisasi, dan tunjangan berikutnya yang harus dibayarkan kepada

43
 karyawan, atas izin dari Country/Program Director: Gaji yang belum dibayarkan dan tunjangan hingga hari kerja terakhir
dan pesangon sesuai kebijakan dan hak uang tunai lainnya (pro-rata).
Pembayaran terakhir akan dibuat setelah dipotong kewajiban-kewajiban Karyawan lainnya. Unit Human Resources and
Administration dan Unit Keuangan memastikan bahwa pemotongan ini (jika ada) telah dibuat.
Informasi mengenai kematian karyawan harus dikirim kepada Country/Program Director, dengan salinan ke Manajer
Lini serta Human Resources and Administration Manajer.
Semua dokumen/berkas relevan terkait dengan Karyawan yang meninggal, penerima manfaat, dan pembayaran akan
disimpan dalam berkas Karyawan.

Masa Berlakunya Peraturan Perusahaan

Peraturan ini akan berlaku selama 2 (dua) tahun setelah disetujui oleh Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia
Apabila didalam peraturan perusahaan terdapat ketentuan yang kurang atau bertentangan dengan peraturan perundangan yang berlaku, maka ketentuan tersebut batal demi hukum,
dan yang berlaku adalah peraturan perundangan yang berlaku.
Peraturan Perusahaan ini memakai 2 (dua) bahasa yaitu bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Bilamana terdapat perbedaan pendapat ataupun penafsiran, maka yang dipakai adalah
yang berbahasa Indonesia.

Jakarta, 20 November 2014

Swisscontact Indonesia

Manfred Borer
Direktur Negara

44