SEGERA & RAHASIA

Nomor : KPS.HPR/RMD.224/ 2022

Tanggal : 21 Juni 2022
Lampiran : 1 (satu) set

Kepada Yth.
INDRA H E HUTABARAT / 9970140653
TRADE SERVICE MGR
REGION I/SUMATERA 1
PT BANK MANDIRI (PERSERO) TBK.

Perihal : Retention Program Tahun 2022 Dalam Bentuk Car Ownership Program (COP) Cash Basis

Sehubungan dengan pencapaian & konsistensi kinerja Saudara yang baik selama ini, maka
dengan ini kami sampaikan bahwa Direksi PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. telah memutuskan
untuk memberikan Retention Program kepada Saudara.
Retention program yang diberikan kepada Saudara adalah dalam bentuk Car Ownership
Program (COP) Cash Basis terhitung sejak tanggal 01 Mei 2022 - 30 April 2026 atau (lebih
cepat sesuai usia pensiun pegawai) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Saudara sebagai penerima retention program ini harus tunduk pada semua syarat dan
ketentuan sebagaimana terlampir sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari surat ini.
Retention Program ini dapat dibatalkan, apabila Saudara tidak dapat memenuhi syarat dan
ketentuan yang berlaku.
Pemberian Retention Program ini merupakan keputusan Direksi yang bersifat personal and
highly confidential, sehingga Saudara diminta untuk selalu menjaga kerahasiaannya serta
tidak mendiskusikan dengan pihak manapun.
Dengan pemberian COP Cash Basis ini, Saudara wajib menggunakan kendaraannya untuk
seluruh kegiatan/aktivitas pekerjaan/kedinasan, sehingga tidak diperkenankan untuk
menggunakan fasilitas kendaraan dinas sewa (KDS) operasional dedicated atau jabatan,
voucher kendaraan, dan penggunaan biaya operasional kendaraan lainnya.

Demikian kami sampaikan untuk Saudara ketahui dan menjadi pedoman.

PT BANK MANDIRI (PERSERO) TBK.
HC PERFORMANCE & REMUNERATION GROUP

Sriyani Puspa Kinasih

Group Head

Tembusan : Regional CEO I/Sumatera I - Bapak Lourentius Aris Budiyanto

FM001
 SYARAT DAN KETENTUAN RETENTION PROGRAM
DALAM BENTUK CAR OWNERSHIP PROGRAM (COP) CASH BASIS
PT BANK MANDIRI (PERSERO), TBK. TAHUN 2022

1. Retention program adalah penghargaan berdasarkan keputusan Direksi yang diberikan kepada
Pegawai tertentu Bank Mandiri, yang telah berperan memberikan kontribusi positif bagi
peningkatan kinerja Bank Mandiri.
2. Pemberian retention program adalah keputusan Direksi yang bersifat personal and confidential,
sehingga pegawai yang menerima retention program, harus selalu menjaga kerahasiaannya dan
tidak mendiskusikannya dengan pihak manapun.
3. Retention program diberikan dalam bentuk fasilitas Car Ownership Program (COP) Cash Basis.
4. Bagi Pegawai yang ditetapkan menerima fasilitas ini, namun Pegawai dimaksud menolak untuk
mengikuti program/fasilitas COP Cash Basis ini, maka :
a. Bagi pegawai dengan job level L3 atau jabatan struktural lainnya, Bank akan menyediakan
fasilitas kendaraan dinas, baik berupa Kendaraan Dinas Sewa (KDS) atau fasilitas kendaraan
dinas operasional atau voucher kendaraan lainnya sesuai ketentuan yang berlaku di Bank, dan
pegawai tidak diperkenankan untuk mengganti fasilitas kendaraan dinas tersebut dengan
fasilitas COP Cash Basis sampai akhir jangka waktu sewa.
b. Bagi pegawai dengan job level L4 atau jabatan lainnya yang tidak struktural, Bank hanya
menyediakan voucher kendaraan sesuai ketentuan yang berlaku di Bank.
5. Bagi pegawai yang telah menerima fasilitas COP Cash Basis, wajib menggunakan kendaraannya
untuk seluruh kegiatan/aktivitas Pegawai yang berkaitan dengan pekerjaan/kedinasan, sehingga
tidak diperkenankan untuk menggunakan fasilitas kendaraan dinas sewa (KDS) operasional dan
jabatan /atau voucher kendaraan lainnya.
6. Pegawai dapat memilih merek dan jenis kendaraan sesuai keperluannya. Namun pemilihan
kendaraan harus merepresentasikan citra Bank dan citra profesionalitas pegawai.
7. COP Cash Basis diberikan dengan mekanisme sebagai berikut :
a. Nilai fasilitas COP Cash Basis per bulan sebesar Rp. 5.250.000,- nett.
b. Bagi pegawai yang tidak memakai Kendaraan Dinas Sewa (KDS), COP Cash Basis berlaku
terhitung sejak tanggal tanggal 01 Mei 2022 - 30 April 2026 atau lebih cepat sesuai usia
pensiun pegawai.

c. TMT pemberian COP sejak tanggal 01 Mei 2022 atau sejak BAST pengembalian Kendaraan
Dinas Sewa (KDS) jabatan ataupun operasional dedicated (bila pegawai sebelum
mendapatkan COP Cash Basis menggunakan/ memiliki Kendaraan Dinas Sewa (KDS) jabatan
atau operasional dedicated) dan akan di transfer bersamaan dengan pembayaran gaji setiap
bulan.
d. Untuk menjaga tidak terjadinya “Double Benefit” bagi pegawai dan “Double Cost”bagi Bank,
khusus pegawai yang telah menyetujui menerima COP Cash Basis namun sebelum mendapat
COP Cash Basis menggunakan/ memiliki Kendaraan Dinas Sewa (KDS) jabatan atau
operasional dedicated, maka pegawai wajib mengembalikan KDS dimaksud. Pembayaran COP
akan diproses terhitung mulai tanggal berita acara serah terima (BAST) pengembalian KDS
tanpa menambah batas akhir periode COP.
 e. Seluruh biaya operasional yang timbul atas fasilitas ini termasuk biaya pemeliharaan
kendaraan, biaya toll, parkir, voucher taxi, asuransi kendaraan, pajak kendaraan, parkir
kendaraan, biaya bahan bakar kendaraan, dan biaya-biaya terkait kendaraan menjadi
tanggung jawab pribadi pegawai dan tidak dapat dibebankan kepada perusahaan.
8. Apabila dalam jangka waktu fasilitas ini, pegawai mendapatkan promosi setingkat Band E3 - E4
yang mendapatkan fasilitas COP Cash Basis yang lebih tinggi, maka Bank akan menyesuaikan
fasilitas untuk Band E3 - E4 sejak TMT promosi. Demikian pula jika Pegawai mutasi ke jabatan
lainnya, maka Bank akan menyesuaikan fasilitas tersebut sesuai dengan ketentuan COP Cash
Basis yang berlaku sejak TMT mutasi.
9. Jika Pegawai mutasi keluar daerah dalam jangka waktu keikutsertaannya dalam fasilitas ini, maka
biaya-biaya yang timbul akibat perpindahan kendaraan ditanggung Bank bagi yang eligible.
10. Bank berhak menghentikan pemberian fasilitas COP apabila :
- Pegawai mengundurkan diri dari Bank Mandiri
- Tidak memenuhi persyaratan minimum PL3 dan minimum grade E1.
- Terkena Sanksi Disiplin yang berimpact terhadap COP Cash Basis.
- Pegawai penerima COP terbukti menggunakan Kendaraan Dinas Sewa (KDS).
- Berdasarkan pertimbangan Kepala Unit Kerja untuk melakukan penghentian pembayaran
COP Cash Basis dan mendapatkan persetujuan dari Direktur/SEVP yang membawahi fungsi
human capital dan/atau Direktur/SEVP Bidang.
11. Seluruh dokumen terkait retention program merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan,
antara lain meliputi : Syarat & Ketentuan retention program, Surat Penunjukan Penerima
Retention Program dan dokumen/ketentuan tambahan lainnya (jika ada).
12. Surat pemberian COP ini berlaku 1 bulan sejak surat diterima pegawai. Apabila pegawai penerima
COP tidak memberikan konfirmasi persetujuan COP sampai dengan batas waktu yang ditentukan,
maka pegawai dianggap tidak bersedia mengikuti program ini.

Mengetahui, Jakarta, 2022

PT Bank Mandiri (Persero), Tbk. Saya yang bertandatangan dibawah ini

HC Performance & Remuneration Group menyetujui dan tunduk pada semua ketentuan
tersebut diatas

(materai Rp 10.000)

Sriyani Puspa Kinasih Nama :

Group Head NIP :
Jabatan :
 Surat Pernyataan COP Cash Basis

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama Pegawai :
NIP :
Unit Kerja :

Sehubungan dengan penawaran COP Cash Basis dengan ini saya menyatakan bahwa terhitung
mulai tanggal 01 Mei 2022 :

(wajib di centang salah satu)

□ Saya tidak menggunakan Fasilitas Kendaraan Dinas Sewa (KDS) Jabatan atau Operasional
Dedicated Bank Mandiri.
□ Saya menggunakan Fasilitas Kendaraan Dinas Sewa (KDS) Jabatan atau Operasional
Dedicated dan telah melakukan BAST pengembalian KDS tersebut dengan detil sebagai
berikut :
(detail wajib diisi dan dokumen BAST wajib dilampirkan)
- Merk / Jenis Kendaraan :
- No. Polisi :
- No. & Tgl BAST pengembalian Kendaraan Dinas Sewa :
• BAST pengembalian KDS Jabatan atau Operasional Dedicated TMT 01 – 10, efektif start date COP di bulan berjalan
• BAST pengembalian KDS Jabatan atau Operasional Dedicated TMT 11 – 31, efektif start date COP di bulan berikutnya

□ Saya memilih menggunakan Fasilitas Kendaraan Dinas Sewa (KDS) sesuai dengan masa
sewa KDS saya sampai dengan ….../……./20… (detail wajib diisi)

Jika saya tidak memenuhi sesuai yang saya nyatakan diatas, maka Bank Mandiri berhak :
1. Bank berhak untuk menghentikan Fasilitas COP/ KDS yang saya terima, dan
2. Saya bersedia untuk mengembalikan Fasilitas COP/ KDS yang telah saya terima sebelumnya.

Demikian surat ini saya buat untuk dipergunakan sebagai dokumentasi Bank.

Jakarta, 2022 Mengetahui,

Group Head/Regional CEO

(materai Rp 10.000)

Nama : Nama :
NIP : NIP :
Jabatan : Jabatan :
 Fasilitas COP Cash Basis PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk

1. Surat Konfirmasi Persetujuan COP harus diserahkan paling lambat 1 bulan sejak surat
diterima oleh pegawai.

2. Dalam surat Konfirmasi Persetujuan dan Pernyataan COP wajib mencantumkan nama
lengkap pegawai, NIP pegawai dan membutuhkan materai Rp. 10.000,-.

3. Seluruh PDF Dokumen Konfirmasi Persetujuan Syarat & Ketentuan COP, Surat
Pernyataan dan BAST Pengembalian Kendaraan Dinas Sewa (KDS) yang sudah ditanda
tangani Pegawai & Kepala unit Kerja Wajib di kirim ke https://bit.ly/COPBMRISubmit

4. Seluruh Dokumen Asli Konfirmasi Persetujuan Syarat & Ketentuan COP, Surat
Pernyataan dan BAST Pengembalian Kendaraan Dinas Sewa (KDS) yang sudah di tanda
tangani Pegawai dan Kepala unit Kerja Wajib dikirimkan ke :

PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk

HC Performance & Remuneration
Plaza Mandiri Lt. 11
Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 36-38
Jakarta 12190, Indonesia
Up : Reward Management Department

5. Bank akan memberikan Fasilitas COP Cash Basis kepada pegawai melalui proses
payroll system setiap bulannya (diproses bersamaan dengan penggajian).

6. Jika Surat Konfirmasi Persetujuan COP kami terima :

- Sebelum tanggal 10, maka pembayaran pertama Fasilitas COP Cash Basis akan
diproses di bulan yang sama.
- Setelah tanggal 10, maka pembayaran pertama Fasilitas COP Cash Basis akan
diproses pada bulan berikutnya.

7. Bagi pegawai penerima Fasilitas COP Cash Basis dan sebelumnya menggunakan
kendaraan dinas jabatan, harus mengembalikan kendaraan dinas jabatan tersebut
terhitung sejak diterimanya fasilitas ini.

8. Pengembalian kendaraan dinas jabatan dapat berkoordinasi dengan :

1. Kantor Pusat
Strategic Procurement Group: 021 – 712 3710
2. Kantor Region
Regional CEO & Regional Operations Head

9. Untuk informasi atau pertanyaan lebih lanjut, Bapak/ Ibu dapat menghubungi :
Reward Management Departement
021–52913583 ; 021–5245593