13

BAB II. KEADAAN UMUM BRSU TABANAN

2.1 Sejarah Badan Rumah Sakit Umum Tabanan

Saat awal berdiri tahun 1950, rumah sakit umum tabanan merupakan
poliklinik kota yang di pimpin oleh dr. Subadi. Kemudian pada tahun 1953 di
tetapkan menjadi Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD), yang saat itu hanya
memiliki poliklinik umum, kamar obat, dua bangunan ruang rawat inap 9ruang A
dan B) dan dapur kecil. Pembangunan fisik RSUD Tabanan seperti pembangunan
ruang rawat inap, kamar operasi, ruang rontgen, ruang laboratorium, ruang
farmasi, UGD, pura, instalasi pengolahan limbah cair, ruang dapur, incinerator,
dan lain-lain terus dilakukan hingga tahun 2000.
RSUD Tabanan terus berupaya untuk meningkatkan mutu pelayanan dari
awal berdiri. Terbukti pada tahun 1998 RSUD Tabanan telah berhasil
mendapatkan status akreditasi penuh 5 pelayanan dasar. Kemudian sejak
November tahun 2002 Rumah Sakit Umum Tabanan kelembagaanya berbentuk
badan Swadana (BRSU Tabanan). Peningkatan mutu pelayanan BRSU Tabanan
terus mengalami perkembangan, terlihat dari prestasi-prestasi yang diperoleh
seperti berhasil Meraih Piala Citra Pelayanan Prima pada Desember 2004.
Kemudian pada tahun 2005 BRSU Tabanan telah lulus sertifikasi ISO 9001:2000
dan pada bulan Juni 2006 BRSU Tabanan menjadi Badan Layanan Umum (BLU)
bertahap. Kemudian pada Juni 2008 BRSU Tabanan menjadi BLU penuh. Pada
Januari 2009 BRSU Tabanan lulus akreditasi rumah sakit dengan 16 pokja
pelayanan, dan tepat pada Juli 2010 BRSU Tabanan lulus ISO 9001:2008. Dari
prestasi-prestasi yang telah diperoleh tidak membuat BRSU Tabanan puas dan
berdiam diri, tetapi terus berupaya mempertahankan prestasi tersebut atau bahkan
dapat meningkatkan /menambah prestasi-prestasinya.
 14

2.2 Gambaran Umum BRSU Tabanan

2.2.1 Kepemilikan
Badan Rumah Sakit Umum (BRSU) Tabanan merupakan rumah sakit
milik Pemerintahan Kabupaten Tabanan, Bali.

2.2.2 Tipe
Badan Rumah Sakit Umum (BRSU) Tabanan merupakan rumah sakit
dengan tipe B dengan 16 pelayanan dan 200 tempat tidur. Sebenarnya BRSU
Tabanan sudah bertipe A, tetapi dengan luas area yang kurang luas dan tidak
memenuhi kriteria luas Rumah Sakit tipe A, maka BRSU Tabanan hanya dapat
mencapai sebagai rumah sakit tipe B.

2.2.3 Visi, Misi, Motto

a. Visi
RS Prima dan Mandiri tahun 2005 serta RS standar Internasional tahun
2015, berkat rahmat Tuhan Yang Maha Kuasa.
b. Misi
Memberikan pelayanan paripurna yang bermutu prima kepada seluruh
lapisan masyarakat dan wisatawan mancanegara, melalui organisasi yang
pembelajar, SDM yang profesional, produktif dan berkomitmen serta
manajemen yang efektif, efisien dan mandiri.
c. Motto
Motto Badan Rumah Sakit Umum Tabanan yaitu CEMERLANG (Cepat,
Efektif, Mudah, Efisien, Lancar, Aman, Nyaman, dan ber-Gairah).
1) Cepat, artinya pelayanan yang segera, sigap, dan tanggap.
2) Efektif, artinya pelayanan dengan hasil yang memuaskan (tingkat
kesembuhan yang tinggi).
3) Mudah, artinya pelayanan yang mudah dimengerti dan tidak berbelit-
belit.
4) Efisien, artinya pelayanan dengan biaya yang minimal dengan hasil
yang optimal.
 15

5) Ramah, artinya pelayanan yang ditandai dengan senyum, salam, dan

sapa yang hangat.
6) Lancar, artinya pelayanan yang berkesinambungan.
7) Aman, artinya pelayanan yang memberikan rasa aman baik fisik,
mental, emosional, material-spiritual.
8) Nyaman, artinya pelayanan dengan lingkungan yang bersih, indah,
asri dan suasana yang tertib dan penuh kekeluargaan.
9) Gairah, artinya pelayanan yang diberikan dengan semangat, disiplin
disertai dengan rasa senang dan gembira.

2.2.4 Fasilitas Pelayanan

a) Unit Rawat Jalan
1) Poliklinik Spesialis yang terdiri poliklinik spesialis Penyakit Dalam,
Bedah Umum, Bedah Tulang, Bedah Urologi, Kandungan-Kebidanan,
Anak, Jantung, Paru, Saraf, Jiwa, THT, Mata, Kulit, Anastesi,
Rehabilitasi Medik yang buka setiap hari kerja 07.00 s/d jam 14.00
WITA.
2) Poliklinik Gizi, Laktasi, General Check Up.
3) Poliklinik Eksekutif (Poliklinik Perjanjian), dimanan pasien boleh
memilih dokter yang merawat kesehatan yang bersangkutan.
4) Praktek Bersama Doktre Spesialis yang buka setiap hari pada pukul
18.00 s/d 20.00 WITA, kecuali hari Sabtu, Minggu dan Hari libur.
Dokter spesialis yang tergabung dalam prakter bersama tersebut
diantaranya spesialis Jantung, Penyakit Dalam, Bedah Tulang, Urologi,
Kandungan & Kebidanan, Rehabilitasi Medik, dan Bedah Umum.
b) Unit Rawat Inap
BRSU Tabanan memiliki unit rawat inap sebanyak 207 tempat tidur
dengan 7 klasifikasi kelas, yang dapat dilihat dalam tabel berikut:

Tabel 2.1 Distribusi Rawat Inap dan Rawat Intensif Badan Rumah Sakit Umum
Tabanan Berdasarkan kelas.
Ruangan Non Utama Madya Madya Pratama Kls Kls Kls Jml
kelas tama+ tama I II III
Kemuning - - - - - - 7 8 15
(Kebidana
 16

n)
Griyatama - 4 20 8 - - - - 32
(VIP)
Anggrek 1 - - - 1 6 6 8 22
(Anak)
Dahlia - - - - - 6 24 12 42
garing
(p.dalam)
Bougenvil - - - - - 6 4 16 28
e (Bedah)
Bakung 17 - - - - - - - 17
(NICU)
ICU/ICCU 6 - - - - - - - 8
HCU 8 - - - - - - - 7
Cempaka - - - - 10 4 - 12 26
TOTAL 31 4 20 14 11 22 41 56 200
Sumber : Profil BRSU Tabanan (2012)

Dari Tabel 2.1 dapat dilihat bahwa BRSU Tabanan memiliki 207 unit
kamar perawatan bagi pasien rawat inap dengan 10 kelompok ruangan yang
terbagi menjadi 7 kelas kamar. Dari unti rawat inap tersebut, terdapat fasilitas
yang beragam sesuai dengan kelas pada setiap unit. Berikut merupakan
fasilitas yang dimiliki dari setiap kelas ruangan rawat inap di BRSU Tabanan :
1) Kelas III : satu kamar untuk 5-6 pasien (satu tempat tidur untuk 1
pasien) dengan fasilitas 1 kipas angin.
2) Kelas II : satu kamar untuk 3-4 pasien (satu tempat tidur untuk 1
pasien) dengan fasilitas 1 kipas angin.
3) Kelas I : satu kamar untuk 2 pasien (satu tempat tidur untuk 1 pasien)
dengan fasilitas kamar mandi di dalam.
4) Pratama : satu kamar untuk 1 pasien, dengan fasilitas kamar mandi
dalam, AC, intercom, telepon, dan sofa.
5) Madyatama : satu kamar untuk 1 pasien dengan fasilitas TV, AC,
kulkas, intercom, telepon, sofa, kamar mandi dalam dan sentral gas
medik.
 17

6) Madyatama Plus : satu kamar untuk 1 pasien dengan fasilitas TV, AC,
kulkas, intercom, telepon, sofa, kamar mandi dalam (air panas dan
dingin) dan sentral gas medik.
7) Utama : satu kamar untuk 1 pasien dengan fasilitastempat tidur
otomatis (dengan remote control), TV, AC, kulkas, intercom, telepon,
sofa, kamar mandi dalam (air panas dan dingin) dan sentral gas medik.

c) Instalasi Rawat Darurat (IRD) 24 jam

Layanan gawat darurat 24 jam dengan tenaga dokter umum yang telah
mangikuti ATLS (Advance Trauma Life Support) dan ACLS (Advance
Cardiac Life Support) yang merupakan langkah gawat darurat bagi
dokteruntuk mempertahankan kehidupan pasien yang berkaitan dengan
kondisi gawat pasien akibat benturan dan gangguan jantung serta perawat
yang telah mengikuti BTLS (Basic Trauma Life Support) yang merupakan
langkah darurat bagi perawat untuk mempertahankan hidup pasien berkaitan
dengan kondisi gawat pasien akibat benturan.

d) Unit Tindakan Medik

Unit tindakan yang terdapat di BRSU Tabanan diantaranya : Bedah Umum
dan Bedah Saraf, Bedah tulang, Bedah Urologi, Anastesi, Kebidanan dan
Kandungan, Hemodialisis, serta ESWL (Extracorporeal Shockwave
Lithotripsy).

e) Unit Pelayanan Penunjang

Unit pelayanan penunjang yang tersedia di BRSU Tabanan diantaranya :
Farmasi, Laboratorium, Radiologi, (USG, CT Scan, MRI), Endoscopi,
Echocardiographi, Instalasi Farmasi (Pengadaan dan pendistribusian obat
pada lingkungan BRSU Tabanan), Instalasi Gizi, Serta Treadmill.

2.2.5 Data Performance BRSU Tabanan Tahun 2012

Tabel 2.2 Data Performance BRSU Tabanan tahun 2012
 18

2012
Uraian
200 TT
BOR 89,74
LOS 4,52
BTO 72,93
TOI 0,51
Kunj. Rawat Jalan Umum 114.363
Kunj. Rawat Inap 14.583
Kunj. Rawat Darurat 50.438
Kunj. Rawat Exekutif 22.432
Kunj. Lab 61.840
Kunj. RO 28.934
Tindakan Operasi
- Khusus 31
- Besar 2.746
- Sedang 1.144
- Kecil 0
Persalinan Normal 979
Persalinan Tindakan 717
Total Persalinan 1696
Infeksi Nosokomial
- ILO 0
- Phlebetis 0
- UTI 0
- Bulin Sepsis 0
- Decubitus 5
- Infeksi Kulit 0
Kematian :
Bayi 52
Bulin Sepsis 0
 19

Lain-lain 567
GDR 42,78
NDR 26,19

2.2.6 Luas, Letak BRSU Tabanan

BRSU Tabanan terletak di Jalan Pahlawan No. 14, yang berdiri
pada tanggal 24 November 1953 di atas tanah seluas 1.610 m2.

2.3 Struktur Organisasi BRSU Tabanan

Gambar 2.1 Struktur Organisasi BRSU Tabanan

2.4 Tugas Pokok dan Fungsi BRSU Tabanan

2.4.1 Tugas pokok BRSU Tabanan :
a) Melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil
guga dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemulihan
 20

yang dilakukan secara terpadu dengan upaya peningkatan

pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan.
b) Melaksanakan pelayanan yang bermutu sesuai dengan standart
pelayanan minimal (SPM) rumah sakit.
2.4.2 Fungsi BRSU Tabanan :
a) Penyelenggaraan pelayanan medis dan rehabilitasi medis
b) Penyelenggaraan pelayanan penunjang medis dan non medis
c) Penyelenggaraan pelayanan dan asuhan keperawatan
d) Penyelanggaraan pelayanan rujukan
e) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan
f) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan
g) Penyelenggaraan pelayanan teknis administrasi kesekretariatan,
ketatausahaan, keuangan, dan kepegawaian serta penyusunan
rencana dan program kegiatan BRSU Tabanan

2.5 Struktur Organisasi, Misi, dan Visi Instalasi Rekam Medis

2.5.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

 21

2.5.2 Visi dan Misi Instalasi Rekam Medis

a) Visi
Menjadikan Sub Bid Rekam Medis BRSU Tabanan sebagai
pengendali data klinis yg terkomputerisasi
b) Misi
Melaksanakan Pelayanan Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan yang memuaskan pelanggan dengan Motto
CEMERLANG

2.6 Unit Kerja Rekam Medis

2.6.1 Sistem Penamaan
Sistem penamaan dalam pelayanan rekam medis adalah tata cara penulisan
nama seseorang yang bertujuan untuk membedakan satu pasien dengan pasien
lainnya. Oleh sebab itu penulisan nama pasien di setiap formulir rekam medis
sangat penting artinya agar tidak terjadi kesalahan pada saat pelayaan kesehatan,
misalnya tertukarnya berkas rekam medis pasien satu dengan berkas rekam medis
pasien yang lainnya karena nama mereka sama.
Sistem penamaan di BRSU Tabanan menggunakan nama lengkap mereka
sesuai dengan kartu tanda penduduk yang mereka miliki, hanya saja cara
penulisannya yang dilakukan sesuai dengan SOP yang telah dibuat oleh BRSU
Tabanan. Cara penulisan nama yang sesuai dengan SOP di BRSU Tabanan adalah
sebagai berikut :
 22

a) ada SOP di BRSU Tabanan Nama Pasien yang terdiri dari satu kata ditulis
atau diindek sebagaimana nama itu disebut. Mariasih ditulis Mariasih
b) Pada SOP di BRSU Tabanan Nama Keluarga, nama orang Indonesia yang
mempergunakan nama keluarga yang diutamakan nama keluarganya.
Danan Hadisubrata ditulis Hadisubrata Danan.
c) Pada SOP di BRSU Tabanan Penulisan Untuk nama yang terdiri dari satu
atau dua kata, kata terakhir dijadikan kata tangkap utama, atau dianggap
sebagai nama keluarga. Abdul Haris Nasution ditulis Nasution Abdul
Haris. Namun pada kenyataanya penulisan untuk nama yang terdiri dari
satu atau dua kata adalah Abdul Haris Nasution tidak sesuai dengan SOP
yang telah dibuat.
d) Pada SOP di BRSU Tabanan Nama Marga, Suku Penulisannya
diutamakan nama marga, suku. Cokorda Ngurah Oka ditulis Oka
Cokorda Ngurah, Namun pada kenyataannya penulisan Nama Marga,
Suku Penulisannya di BRSU Tabanan adalah Cokorda Ngurah Oka
tidak sesuai dengan SOP yang telah dibuat.
e) Pada SOP di BRSU Tabanan Bagi Wanita yang mempergunakan nama
laki laki diindek nama laki laki dijadikan kata tangkap utama dalam
mengindex. Neno Warisman ditulis Warisman Neno.
f) Pada SOP di BRSU Tabanan Penulisan nama permandian atau baptis,
maka nama tersebut diindek menurut nama terakhir. Florensius Suhardi
ditulis Suhardi Florensius. Namun pada kenyataannya penulisan nama
pemandian atau baptis di BRSU Tabanan adalah Florensius Suhardi
tidak sesuai dengan SOP yang telah dibuat.
g) Pada SOP di BRSU Tabanan Penulisan Nama gelar baik gelar
kesarjanaan, gelar kepangkatan, gelar keagamaan, gelar kekeluargaan,
gelar gelar tersebut ditempatkan dibelakang. Drs.Danan Hadisubrata
ditulis Hadisubrata Danan Drs. Namun pada kenyataannya penulisan
nama gelar di BRSU Tabanan adalah Drs.Danan Hadisubrata tidak
sesuai dengan SOP yang telah dibuat.
 23

h) Menurut BPPRM Penulisan nama bayi yang belum memiliki nama

menggunakan nama ibunya,By. Ny. Bayi ibu Sriwahyuni ditulis
Sriwahyuni By.Ny. namun pada kenyataannya penulisan nama bayi yang
belum memiliki nama di BRSU Tabanan adalah By. Sriwahyuni.
i) Penulisan Nama pada Cover dokumen rekam Medis ditulis dengan huruf
capital, / balok / cetak. Namun pada kenyataannya penulisan Nama pada
Cover ada beberapa menggunakan huruf balok bercampur huruf kecil.

2.6.2 Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan Rekam Medis merupakan suatu sistem penataan
berkas rekam medis dalam suatu rak penyimpanan yang khusus agar penyimpanan
dan pengambilan kembali (retrieval) berkas rekam medis menjadi mudah dan
cepat. Sistem penyimpanan berkas rekam medis ada 2 cara :
a) Desentralisasi.Merupakan pemisahan tempat/lokasi penyimpanan antara
Rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap .
b) Sentralisasi. Seluruh informasi tentang pasien disimpan di satu berkas
(rawat inap, rawat jalan maupun IGD) di satu lokasi atau penyimpanan
RM seorang pasien rawat jalan, rawat inap maupun IGD pada satu unit/
area penyimpanan
Kekurangan Sentralisasi
a) Petugas lebih sibuk karena harus menangani rawat jalan dan rawat inap.
b) TPP harus buka selama 24 jam sehingga jam kerja petugas menjadi
bertambah
Keuntungan Sentralisasi
a) Semua informasinya akan tersimpan di dalam 1 berkas.
b) Mengurangi duplikasi informasi dan Rekam Medis.
c) Mengurangi jumlah biaya untuk peralatan dan ruangan .
d) Tata kerja dan peraturan tentang pencatatan Rekam Medis mudah
distandarisasikan.
e) Peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
 24

f) Mudah menerapkan sistem penomoran unit.

g) Kontrol berkas Rekam Medis lebih mudah .
h) Memudahkan retrieval informasi karena seluruh berkas ada di satu tempat.
BRSU Tabanan menggunakan sistem penyimpanan Sentralisasi yang
memusatkan tempat penyimpanan berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan
pada satu lokasi sehingga semua informasi pasien rawat jalan maupun rawat inap
berada pada satu berkas dan memudahkan retrivel informasi kearena seluruh
berkas berada pada satu tempat sehingga pengontorlan berkas rekam medis
menjadi lebih mudah. Namun walaupun sistem penyimpanan sentralisasi
mempunyai keuntungan mengurangi duplikasi informasi dan rekam medis pada
kenyataannya masih ada pasien yang memiliki lebih dari satu nomor rekam medis.
Hal ini sistem pendaftaran pasien sangat berperan penting dalam menentukan
jumlah rekam medis yang dimiliki oleh seorang pasien apabila ketidak ketelitian
dalam mendaftar.

2.6.3 Sistem Penjajaran

Sistem penjajaran di BRSU Tabanan menggunakan sistem penjajaran TDF
(Terminal Digit Filling) yang merupakan sistem penjajaran berkas rekam medis
numerik dengan sistem angka akhir. Artinya 2 angka terakhir ini menjadi kunci
penyimpanan berkas rekam medisnya. Untuk menjalankan sistem ini terlebih dulu
disiapkan rak penyimpanan dengan pembaginya menjadi 100 seksi (section)
sesuai dengan 2 angka kelompok akhir tersebut
a) Pada file TDF ada 100 SEKSI PRIMER (Primary section digits) mulai 00-
99
b) Petugas memperhatikan dulu nomor peimernya atau nomor yang paling
belakang
contoh : 15 - 03 - 98 maka akan disimpan di seksi 98
57 - 23 - 56 maka akan disimpan di seksi 56
c) Di dalam suatu seksi primer ada 100 seksi sekunder (secondary section
digits) yang juga dimulai dari 00 - 99
contoh :
 25

15 - 03 - 98 maka akan disimpan pada seksi 03-98

di dalam seksi 0398 akan di simpan urut tersiernya (tertiary section digits)
Keuntungan sistem penjajaran TDF
a) RM akan tersebar di 100 seksi secara merata. Rekam medis di BRSU
tababan tersebar secara merata di 100 seksi
b) Tidak akan terjadi penumpukan petugas pada waktu tugas. Pada saat
pencarian berkas rekam medis, tidak adanya penumpukan petugas dalam
pencarian berkas rekam medis di rak penyimpanan.
c) Kepada petugas dapat ditentukan tugas yang menjadi tanggung jawabnya
untuk setiap rak. Diberikannya tanggung jawab rak bagi masing- masing
petugas.
d) Misfile akan terkurangi (apalagi bila ada kode warna). Namun masih
sering terjadinya salah simpan berkas rekam medis di BRSU Tabanan.
Contohnya nomor RM 23-45-61 disimpan pada rak 23-45-91/23-45-16
sehingga terkadang petugas sulit mencari kembali berkas rekam medis
yang salah simpan tersebut.
e) Pekerjaan akan tersebar secara merata. Namun pada kenyataannya di
BRSU Tabanan pekerjaan tidak tersebar secara merata. Penumpukan
nomer rekam medis pada setiap harinya berkisar antara nomor rekam
medis 00-72, sehingga beban kerja petugas pada nomor rekam medis
tersebut lebih besar daripada nomor yang lain.

Kelemahan Sistem Penjajaran TDF

Memerlukan tempat penyimpanan yang lebih luas. Kurangnya tempat
penyimpanan berkas rekam medis di BRSU Tabanan mengakibatkan penumpukan
berkas rekam medis sebelum masa aktif berkas rekam medis itu. Sehingga retensi
berkas rekam medis dilakukan setiap tahun dengan jangka waktu aktif yang
seharusnya 5 tahun menjadi 2 tahun saja.

2.6.4 Indexing
 26

Menurut Budi (2011), Indexing merupakan kegiatan pembuatan tabulasi

sesuai dengan kode yang sudah dibuat ke dalam kartu indeks. Ada beberapa
indeks yang dibuat oleh bagian Rekam medis diantaranya, indeks utama pasien,
indeks penyakit, indeks operasi, indeks kematian, indeks dokter. Indeks utama
pasien ini berisi tentang data pokok mengenai identitas pasien untuk
mengidentifikasi semua pasien yang pernah berobat. Indeks utama pasien sering
berwujud kartu, yang biasa disebut KIUP (Kartu Indeks Berobat). Sedangkan
kegiatan Indexing di BRSU Tabanan Bali meliputi kegiatan mengentry data pasien
rawat jalan dan IGD dan rawat inap. Untuk rawat jalan tidak dilakukan entry data
secara spesifik tetapi hanya data kodefikasi penyakit pasien saja yang di entrykan
oleh 1 petugas yang khusus mengentry rawat jalan, sedangkan untuk rawat inap
serta IGD terdiri dari 3 orang yang juga merangkap tugas dalam kegiatan
pengelolaan berkas Rekam Medis yang lain. Kegiatan indexing atau mengentry ini
dilaksanakan secara komputerisasi sehingga ketika membutuhkan data pasien
maka bisa langsung mendapatkan data pasien yang diinginkan. Bisa dikatakan
secara garis besar pelaksanaan indeksing di BRSU Tabanan Bali cukup sesuai
dengan teori. Seperti hal-hal yang di entrykan, hanya saja di BRSU Tabanan Bali
tidak menggunakan KIUP atau Kartu Indeks Utama Pasien tetapi cukup
menggunakan Kartu Berobat milik pasien.

2.6.5 Assembling
Assembling merupakan upaya untuk mendapatkan hasil guna dan daya
guna secara maksimal dalam hal penyusunan, penataan atau perakitan lembaran
rekam medis. Penyusunan dimulai dari berkas rekam medis rawat darurat, rawat
jalan, dan rawat inap. Pergantian pada masing-masing pelayanan akan diberikan
kertas sebagai pembatas yang menonjol sehingga mempermudah pencarian
formulir dalam berkas rekam medis.
Kegiatan assembling termasuk juga mengecek kelengkapan pengisian
berkas rekam medis dan formulir yang harus ada pada berkas rekam medis.
Kegiatan pengecekan ini disebut dengan analisa kuantitif. Berkas rekam medis
yang kembali dari unit pelayanan akan dikembalikan ke unit rekam medis bagian
 27

assembling untuk dicatat pada buku register semua berkas yang masuk sesuai
tanggal masuk ke bagian assembling dan tanggal pasien pulang. Pada proses ini
akan diketahui berkas yang kembali tepat pada waktunya dan yang terlambat
kembali ke unit rekam medis. Setelah itu berkas rekam medis dianalisis untuk
mengetahui kelengkapan pengisiannya. Berkas yang kembali ke unit rekam medis
yang belum lengkap akan dikembalikan ke tenaga kesehatan yang memberikan
pelayanan pada pasien melalui unit kerjanya (Budi, 2011).
Menurut Huffman (1994), pada bagian assembling ini diketahui tipe
ketidaklengkapan berkas rekam medis ada 2 yaitu:
a) Incomplete medical record, merupakan tipe ketidaklengkapan berkas rekam
medis ketika berkas rekam medis kembali dari unit pelayanan
b) Delinguent medical record, merupakan tipe ketidaklengkapan berkas rekam
medis ketika berkas sudah dimintakan kelengkapannya kepada tenaga
kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien dalam waktu yang
telah ditentukan, tetapi setelah diambil dan proses ke assembling ditemukan
berkas rekam medis masih belum lengkap juga.
Menurut Huffman analisis kuantitatif dalam proses assembling yaitu
review bagian tertentu dari isi rekam medis dengan maksud menemukan
kekurangan khusus yang berkaitan dengan pendokumentasian (pencatatan) pada
berkas rekam medis. 4 komponen yang digunakan dalam analisa kuantitatif yaitu:
a) Identitas pasien pada setiap lembar rekam medis
b) Autentifikasi dokter pada setiap tempat yang ditentukan
c) Pengisian laporan yang penting pada berkas rekam medis,
d) Pendokumentasian yang baik
Hal ini dapat dijadikan tolak ukur mutu berkas rekam medis di fasilitas
pelayanan kesehatan. Parameter yang dapat dilihat untuk mengetahui mutu rekam
medis di rumah sakit khususnya yang melibatkan kegiatan assembling
diantaranya:
a) Ketepatan waktu pengembalian
b) Kelengkapan formulir rekam medis
c) Kelengkapan pengisian pada berkas rekam medis
Berdasarkan teori diatas BRSU Tabanan belum melaksanakan kegiatan
assembling dengan baik sesuai dengajan SOP (Standart Operasional Prosedur)
 28

yang telah ditetapkan, karena masih banyak berkas rekam medis yang dipinjam
oleh unit tertentu dan kembali tidak tepat pada waktunya.
Pada umumnya berkas kembali masih dalam keadaan tidak lengkap.
Berkas rekam medis yang kembali dari unit tertentu tidak diurutkan sesuai dengan
standart yang ada dan pengecekannya hanya dilakukan pada lembar resume untuk
berkas pasien rawat inap. Untuk berkas pasien rawat jalan dan berkas pasien rawat
darurat kegiatan assembling hanya merapikan berkas saja tanpa melihat
kelengkapan identitas pasien, autentifikasi dokter dan formulir-formulir penting
lainnya.
Berkas rekam medis yang tidak lengkap dikembalikan pada unit terkait
dan kegiatan ini hanya dilakukan pada berkas pasien rawat inap saja. Dan pada
saat berkas tersebut dikembalikan ke unit terkait, yang perlu dilengkapi hanya
pada lembaran resume pasien saja. Untuk lembar lain seperti lembaran informed
consent, laporan operasi dan laporan anastesi banyak yang tidak lengkap atau
bahkan lembaran tersebut tidak ada, selain itu kelengkapan berdasarkan identitas
pasien dan autentifikasi dokter juga tidak diperhatikan. Berkas rekam medis yang
kembali dari setiap unit terkait yang menggunakan berkas rekam medis tersebut
dicatat pada buku ekspedisi pengembalian.
Dari kegiatan assembling yang telah dilakukan di BRSU Tabanan, dapat
dikatakan bahwa kegiatan assembling tidak berjalan dengan baik dan tidak sesuai
dengan Standart Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan. BRSU
Tabanan belum pernah dilakukan analisa kuantitatif pada berkas rekam medis.
Dari kegiatan assembling yang tidak berjalan dengan baik ini maka dapat
dikatakan bahwa mutu dari berkas rekam medis dinilai masih kurang atau belum
mencapai standart yang telah ditetapkan.

2.6.6 Coding
Coding merupakan kegiatan memberikan kode untuk diagnosis penyakit
maupun tindakan medis. Kode yang diberikan berupa huruf atau angka atau
kombinasi huruf dan angka yang sesuai dengan diagnosis atau tindakan medis.
Dalam pemberian kode yang sesuai dengan cara melihat di ICD-10 (International
Statistical Clasification of Disease and Related Health Problem Tenth Revision)
 29

untuk melihat kode diagnosis, sedangkan untuk memberikan kode tindakan medis
menggunakan ICD-9 CM (International Statistical Clasification of Disease and
Related Health Problem Ninth Revision Clinical Modification). Ketetapan
pemberian kode sangat penting (Budi, 2011).
Prosedur yang dilakukan dalam kegiatan pemberian kode di BRSU
Tabanan Bali dibandingkan dengan teori yang ada belum cukup sesuai
dikarenakan coder mengkode jarang melihat ICD-10 maupun ICD-9 tetapi lebih
sering memakai buku pintar baik untuk kode penyakit maupun kode tindakan
masih menggunakan ICOPIM. Hal ini dikarenakan kebiasaan petugas kode yang
telah hafal dengan berbagai diagnosa yang ada, sehingga tidak memerlukan buku
ICD-10 dan ICD-9 CM. Tetapi hal ini sewaktu-waktu dapat menyebabkan
ketidaktepatan kode yang diberikan dikarenakan lupa akan kode yang lebih
spesifik.

2.6.7 Pendaftaran

Unit pendaftaran di unit rekam medis BRSU Tabanan Bali terdiri dari
pendaftaran rawat jalan umum, rawat jalan eksekutif serta rawat inap.

a) Rawat Jalan Umum

Pendaftaran untuk rawat jalan umum di BRSU Tabanan sesuai dengan Standart
Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut :
1) Pasien Baru
Merupakan pasien yang baru pertama kali berkunjung ke rumah sakit
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan.
Prosedur pelayanannya :

a. Pemanggilan nomor antrean pasien dengan mengklik tombol hijau

untuk mengawali pemanggilan sedangkan tombol kuning untuk
mengulang kembali pemanggilan.
b. Pasien diterima dengan ramah, sopan dan penuh rasa tanggung jawab.
c. Menerima nomor antrean untuk mengecek kesesuaian antara nomor
pemanggilan dengan nomor antrean yang diserahkan.,
 30

d. Wawancara kepada pasien tentang data social, untuk mengisi data

registrasi pada computer sesuai dengan data yang dibutuhkan termasuk
layanan serta jaminan yang dipakai. kemudian mencetak lembar
registrasi dan KIB (kartu identitas berobat). Khusus untuk jaminan
Askes lembar registrasi untuk arsip diserahkan ke unit askes untuk
dibuatkan surat jaminan kemudian surat jaminan dijadikan satu
dengan lembar registrasi sebelum diserahkan kepada pasien.
e. Menerima pembayaran registrasi untuk pasien umum sesuai peraturan
yang berlaku sedangkan untuk pasien askes tidak dipungut biaya
(ditanggung oleh PT Askes). Selanjutnya KIB dan Prient Out
registrasi diserahkan kepada pasien dan menyarankan kepada pasien
KIB selalu dibawa saat berobat ke Badan RSU Tabanan selanjutnya
pasien diarahkan ke poli yang dituju.
2) Pasien Lama
Merupakan pasien yang sebelumnya pernah berkunjung ke rumah sakit
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan, baik rawat jalan maupun rawat inap.
Prosedur pelayanannya :

a. Pemanggilan nomor antrean pasien dengan mengklik tombol hijau untuk

mengawali pemanggilan sedangkan tombol kuning untuk mengulang
kembali pemanggilan. Untuk pemanggilan ulang dilakukan maksimal 2
kali.
b. Pasien diterima dengan ramah, sopan dan penuh rasa tanggung jawab.
c. Menerima nomor antrean untuk dicek, dengan nomor pemanggilan, serta
menerima kartu pasien / kartu identitas berobat (KIB) dari pasien
kemudian wawancara kepada pasien mengenai kunjungan yang akan
dituju .serta jaminan yang dipakai.
d. Menerima pembayaran registrasi untuk pasien umum sesuai peraturan
yang berlaku sedangkan untuk pasien askes / mempunyai jaminan lain
tidak dipungut biaya (ditanggung oleh PT Askes / yang penjamin )
selanjutnya pasien dipersilahkan untuk menunggu kembali.
 31

e. Berdasarkan KIB (Kartu Identitas Berobat) pasien langsung diregistrasi

(imput data kekomputer) sesuai dengan layanan yang dituju
f. Kemudian mencetak lembar registrasi. Khusus untuk jaminan Askes
lembar registrasi (untuk arsip keuangan) diserahkan ke unit askes untuk
dibuatkan surat jaminan kemudian surat jaminan dijadikan satu dengan
lembar registrasi (untuk pasien) dan prient out registrasi (untuk pasien)
diserahkan ke petugas rekam medis untuk mengambil berkas rekam
medisnya.
g. Pasien dipanggil dan berkas rekam medisnya diserahkan selanjutnya
pasien diarahkan ke poli yang dituju.

Dari uraian di atas, secara garis besar sistem pendaftaran rawat jalan di BRSU
Tabanan Bali sudah sesuai dengan standart operasional prosedur yang telah di
buat sesuai dengan kebijakan dari pihak rumah sakit khususnya unit rekam medis
sendiri, hanya saja jika ada pasien baru tidak selalu dibuatkan kartu berobat oleh
petugas pendaftaran, sehingga jika pasien tersebut berkunjung kembali tidak
menutup kemungkinan dibuatkan nomor baru atau berkas baru dikarenakan
memiliki nomor ganda yang bahkan dapat menghambat pelayanan ke rawat jalan.
Namun alur pasien rawat jalan yang ada tidak sesuai dengan SOP dan kenyataan
yang berlaku dilapangan. Seperti ditunjukkan pada alur berikut ini :
 32

Gambar 2.3 Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan BRSU Tabanan Bali

b) Rawat Inap
Pendaftaran untuk rawat inap di BRSU Tabanan sesuai dengan Standart
Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut :
 33

1) Menerima Surat Permintaan dirawat baik yang berasal dari

poliklinik, IGD dan yang langsung maupun rujukan dari dokter swasta.
2) Wawancara kepada pasien mengenai tempat / fasilitas yang diinginkan.
3) Mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.
4) Kalau ada tempat sesuai permintaan pasien / keluarga pasien disuruh mengisi
form persetujuan.
5) Kalau tidak ada tempat sesuai permintaan pasien diinformasikan untuk
sementara memilih tempat lain selama tempat yang diinginkan belum ada,
selanjutnya kalau pasien setuju, keluarga pasien disarankan utuk mengisi
persetujuan, dan kalau pasien tidak setuju pasien dirujuk ke rumah sakit lain
sesuai permintaannya.
6) Pasien di registrasi berdasarkan Identifikasi data social pasien ke computer.
7) Memberitahukan ruangan yang bersangkutan akan datangnya pasien baru.
8) Mengimformasikan kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan dan pasien
segera di antar ke ruangan.
Berdasarkan prosedur tersebut di atas sudah sesuai dengan pelaksanaan
pendaftaran rawat inap yang dilakukan di loket 9 BRSU Tabanan Bali. Mengingat
belum adanya alur untuk pasien rawat inap maka prosedur tersebut dianggap
sudah memenuhi standart yang telah dibuat oleh rumah sakit khususnya unit
rekam medis sendiri.

c) Rawat Jalan Eksekutif

Merupakan Pendaftaran pasien rawat jalan dimana pasien datang sendiri / atas
rujukan dokter swasta ke Poli Eksekutif dengan memilih dokter.

1) Pasien langsung diterima di loket tiga (pendaftaran pasien

eksekutif) dengan ramah, sopan dan penuh tanggungjawab
2) Wawancara kepada pasien mengenai dokter yang dipilih /
diinginkan
3) Melakukan registrasi dengan menginput data ke komputer
4) Untuk pasien kunjungan ulang / lama petugas mengkonfirmasikan
kepada petugas rekam medis untuk mengambil berkas rekam medis
 34

5) Pasien dipanggil kembali untuk menyerahkan berkas rekam

medisnya, kemudian pasien diarahkan ke Poli Eksekutif sesuai prosedur
yang berlaku.
Dari penjelasan di atas sesuai dengan SOP tetapi dilapangan pelaksanaannya
kurang sesuai karena dari pengamatan selama berada di pendaftaran untuk
pendaftaran rawat jalan poli eksekutif dilakukan di loket satu, sedangkan loket
tiga tersebut sebagai tempat pembayaran pasien setelah mendapat pelayanan di
poli eksekutif tersebut. Hal ini juga tidak sesuai dengan alur untuk pendaftaran
rawat jalan eksekutif yang prosedurnya tidak sesuai dengan standart yang telah
dibuat. Seperti ditunjukkan pada alur rawat jalan eksekutif berikut ini :

Gambar 2.4 Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Eksekutif BRSU Tabanan
 35

Dapat juga dijelaskan alur pasien di fasilitas Pelayanan Kesehatan menurut (Budi,
2011) adalah sebagai berikut :

MULAI

TPP RAJAL UGD

POLI UGD

T
RANAP FARMASI
?
Y

KASIR
TPP RANAP

T PULANG
BANGSAL RAWAT

LAYANAN
PENUNJAN
GY

PELAYANAN
PENUNJANG
Gambar 2.5 Alur Pasien di Fasilitas Pelayanan Kesehatan

Alur pasien berobat di fasilitas kesehatan mulai dari pasien datang ke bagian
tempat penerimaan pasien untuk mendaftar ke klinik atau pelayanan yang dituju.
Setelah berkas disiapkan oleh petugas penerimaan pasien, pasien akan
mendapatkan pelayanan di klinik. Tenaga medis akan menetapkan diagnosis untuk
 36

pasien dan pasien akan dinyatakan pulang atau di rawat inap. Jika pasien di
izinkan pulang, maka pasien dapat menuju ke bagian farmasi untuk memesan
obat. Untuk pengambilan obat bisa dilakukan setelah pasien membayar biaya
pel;ayanan dan obat di kasir. Setelah itu pasien diizinkan untuk pulang. Untuk
pasien yang membutuhkan perawatan lebih lanjut (rawat inap) akan dibuatkan
surat pengantar di rawat yang akan dibawa pasien untuk melakukan pendaftaran
pasien rawat inap. Setelah selesai melakukan pendaftaran di tempat penerimaan
rawat inap, pasien akan di antar ke bangsal oleh perawat. Pasien mendapat obat-
obatan dan perawatan di bangsal perawatan. Setelah dinyatakan boleh pulang oleh
dokter, keluarga pasien atau pasien mengurus administrasi dan membayar biaya
perawatan di kasir kemudian diizinkan pulang.

2.6.8 Pelaporan dan Statistik

Statistik pada umumnya dapat dikenal dengan sebutan transformasi data-
data yang diolah menjadi sebuah informasi. Kata statistik digunakan sebagai
gambaran suatu keadaan yang dituangkan dalam angka. Angka dapat diambil dari
laporan, penelitian, atau sumber catatan medik. Dalam proses pengambilan
keputusan suatu masalah perlu memperhitungkan segala aspek, untuk itu data-data
statistik yang telah diolah menjadi informasi ini dapat membantu dalam
pengambilan sebuah keputusan (Hatta, 2008).
Statistik dalam pelayanan kesehatan dapat digunakan untuk menghitung
berbagai macam indikator statistik layanan kesehatan. Pengumpulan data dirumah
sakit merupakan pengumpulan data yang dilakukan setiap hari dari pasien rawat
inap dan rawat jalan. Data tersebut digunakan untuk memantau perawatan pasien
setiap hari, minggu, bulan dan lain-lain. Informasi dari statistik data rumah sakit
digunakan untuk perencanaan, pemantau pendapatan, dan pengeluaran dari pasien
oleh pihak manajemen rumah sakit (Rustiyanto, 2010). Berdasarkan teori diatas
sudah sesuai dengan kondisi BRSU Tabanan.
BRSU Tabanan telah mengelola data statistik setiap bulan sesuai dengan
SOP (standart operasional Prosedur) yang telah ditetapkan. Data-data tersebut
didapat dari sistem billing yang telah berjalan dirumah sakit, akan tetapi pihak
 37

pengelola data statistik tersebut tetap melihat atau Cross Check berdasarkan data
yang didapat secara manual atau dalam bentuk laporan harian dari setiap
pelayanan. Rekapan dari hasil pengumpulan data tersebut yaitu berupa laporan
bulanan yang sesuai dengan ketentuan yang ada di BRSU Tabanan. Laporan
tersebut dipakai sesuai dengan keperluan intern dan ekstern rumah sakit.
Output dari data yang telah diolah tersebut disajikan dalam bentuk
rekapitulasi laporan (RL) sesuai dengan ketentuan. Output data dari pasien rawat
inap masuk pada RL 3.1, RL 4.a, RL 5.1, RL 5.3, sedangkan untuk output dari
pasien rawat jalan yaitu RL 3.3, RL 3.4, RL 3.5, RL 3.6, RL 3.7, RL 3.8, RL 3.9,
RL 3.10, RL 3.11, RL 3.12, RL 4b, RL 5.1, RL 5.2, RL 5.4. Selain dalam bentuk
rekapitulasi laporan (RL), data yang telah diolah tersebut disajikan dalam bentuk
tabel, grafik, atau ringkasan seperti jumlah angka rata-rata, prosentase, dan
sebagainya. Contohnya yaitu data indeks kematian, data indeks kelahiran, dan
data kejadian luar biasa (KLB) dalam periode tertentu.
Salah satu perhitungan indikator mutu pelayanan rawat inap di BRSU
Tabanan dilakukan setiap bulan dengan menghitung jumlah BOR, LOS, TOI, dan
BTO untuk mengetahui efisiensi pengelolaan rumah sakit. Akan tetapi, data hasil
perhitungan tersebut tidak disajikan dalam bentuk grafik yang telah ditetapkan
yaitu Grafik Baber-Johnson dalam 5 (lima) tahun terakhir. Pada SOP (Standar
Operasional Pelayanan) yang telah ditetapkan, Grafik Baber-Johnson tersebut
dibuat setiap tiga bulan sekali atau setiap triwulan sekali. Pada kenyataannnya di
BRSU Tabanan tidak mengintepretasikan data- data BOR, LOS, TOI, dan BTO
dalam Grafik Baber-Johnson dalam 5 (lima) tahun terakhir sesuai dengan Standar
Operasional Prosedure (SOP) yang telah ditetapkan, dimana kegiatan pembuatan
Grafik Barber-Johnson terakhir dilakukan pada tahun 2008 dikarenakan software
Grafik Barber-Johnson yang sebelumnya tidak dapat digunakan lagi. Grafik
Barber-Johnson tersebut dapat menghasilkan daerah efisiensi terhadap kinerja dan
mutu pelayanan yang telah diberikan oleh pihak BRSU Tabanan.
Dengan melihat daerah efisiensi yang ada pada Grafik Barber-Johnson
tersebut dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi pelayanan yang ada di BRSU
Tabanan dan dijadikan data pendukung pengambilan keputusan oleh pihak
 38

manajemen BRSU Tabanan dalam upaya peningkatan mutu pelayanan yang sudah
baik menjadi lebih baik lagi, serta mencegah terjadinya infeksi nosokomial dan
upaya untuk sterilisasi ruangan, sehingga mencegah terjadinya penyakit tertular.
Data statistik atau laporan ini juga didapat dari data diagnosa penyakit
pasien, baik rawat inap, rawat jalan, maupun rawat darurat. Dari data diagnosa
tersebut maka didapat kodefikasi dari setiap diagnosa pasien. Dari data diagnosa
tersebut, dapat dijadikan laporan tentang 10 besar penyakit pada setiap instalasi.
Selain 10 besar penyakit, dari data diagnosa dan kodefikasi tersebut didapat juga
jumlah pasien terbanyak berdasarkan kriteria misalkan umur, jenis kelamin dan
cara pembayaran.
Cara pembayaran dari setiap tindakan yang telah didapat oleh pasien bisa
dengan pembayaran jasa per pelayanan
(fee for service) yaitu pasien membayar dengan uang pribadi pasien itu sendiri
atau dengan jaminan pelayanan kesehatan yang telah ditetapkan, baik jaminan dari
pemerintah pusat, pemerintah daerah maupun jaminan dari asuransi yang bekerja
sama dengan pihak penyedia pelayanan kesehatan (rumah sakit). Yang dimaksud
dengan jaminan pelayanan kesehatan ialah jaminan yang diberikan kepada
seseorang yang seluruh biaya pelayanan kesehatannya ditanggung oleh pihak
tertentu sesuai dengan ketentuan atau syarat yang berlaku (Hatta, 2008).
Pada saat ini BRSU Tabanan bekerja sama dengan pihak-pihak tertentu
yang terkait dengan pemberi jaminan pelayanan kesehatan, baik dengan
pemerintah maupun dengan pihak swasta. Dengan pelayanan yang tersedia
tersebut maka dapat diketahui cara pembayaran yang digunakan oleh pasien untuk
memperoleh suatu pelayanan kesehatan. Dan sebagian besar pasien yang
berkunjung ke BRSU Tabanan adalah pasien yang cara pembayarannya
menggunakan jaminan pelayanan kesehatan dengan persyaratan tertentu yang
telah ditetapkan.
Dari seluruh data statistik atau rekapitulasi laporan tersebut, pihak BRSU
Tabanan mengirimkan data laporan kepada Dinas kesehatan terkait. Pengiriman
rekapitulasi laporan kepada dinas kesehatan dilakukan setiap bulan dan paling
lambat laporan tersebut dikirim tanggal 15 pada bulan berikutnya. Akan tetapi,
 39

untuk kejadian KLB (kejadian luar biasa), pihak BRSU Tabanan mengirimkan
data laporannya secepat mungkin setelah data terkumpul dan telah diolah oleh
pihak manajemen BRSU Tabanan.