34

BAB III

TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA 234 SELAPARANG

1.1. Sejarah Berdirinya Apotek Kimia Farma

Kimia Farma merupakan pioner dalam industri farmasi Indonesia. Cikal bakal

perusahaan dapat dirunut balik ke tahun 1917, ketika NV Chemicalien Handle Rathkamp &

Co., perusahaan farmasi pertama di Hindia Timur, didirikan. Sejalan dengan kebijakan

nasionalisasi eks perusahaan-perusahaan Belanda, pada tahun 1958 pemerintah melebur

sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF Bhinneka Kimia Farma. Selanjutnya pada tanggal

16 Agustus 1971 bentuk hukumnya diubah menjadi Perseroan Terbatas, menjadi PT Kimia

Farma (Persero). Sejak tanggal 4 Juli 2001 Kimia Farma tercatat sebagai perusahaan publik

di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya.

PT. Kimia Farma Apotek, adalah anak perusahaan yang dibentuk oleh Kimia Farma

untuk mengelola Apotek-apotek milik perusahaan yang ada, dalam upaya meningkatkan

kontribusi penjualan untuk memperbesar penjualan konsolidasi PT. Kimia Farma.

Kimia Farma 234 Selaparang Mataram ini adalah salah satu apotek yang ke 234 yang

didirikan di Nusantara. Apotek ini beralamatkan di jalan Selaparang No. 53 Mataram.

.Apotek ini mulai buka setiap hari dan shift terbagi menjadi 2 ( shift pagi: 07.00-15.00) dan

shift siang :15.00- 22.00 Wita.

34
 35

3.2 Visi dan Misi

3.2.1 visi

Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan yang terkemuka dan mampu

memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia

3.2.2 Misi

1. jaringan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi jarigan apotek, klinik,

laboratorium klinik,dan layanan kesehatan lainnya

2.saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk prinsival .

3. pengembangan bisnis wara laba da n peningkatan pendapatan lainnya (fee-based

income)

1.3 Lokasi dan Denah Apotek Kimia Farma 234 Selaparang

Apotek Kimia Farma Selaparang memiliki beberapa fasilitas yang terbentuk

sebagai keunggulan dalam apotek tersebut diantaranya memiliki lokasi yang cukup

strategis sehingga mudah dijangkau (diakses). Apotek kimia farma 234 selaparang juga

terdapat praktek dokter diantaranya dokter umum dan dokter gigi.

 36

1.3.1 Denah Barang HV

Kasir

Minuman

B C

A
PINTU D
Pintu
 37

 Keterangan :
Bagian Keterangan tempat Contoh

A 1. Food suplemen Sweet deram

nutrimax
2. food suplemen sea quil Omega 3 dan C
atau marinox 1000

3. Food suplemen syn plus Cinnamomum

4. food suplemen nature’s Amino

plus
B 1. Medicine Pamol

2. Medicine OBH

3. Medicine Bodrex

4. Vitamin Dan Mineral Sangobion

5. Vitamin Dan Mineral Imunos

6. Vitamin Dan Mineral Imboost sirup

7. Mouth Wash Listerin

8. Produk Kimia Farma Venus

C 1. Tradisional Medicine Batugin

2. Tradisional Medicine Antagin

3. Pencernaan Utilox

4. Firstaid Batugin

5. Firstaid Betadin
 38

6. Oral Care Sensi

7. Alat Kontrasepsi Sutra

8. Produk Kimia Farma Fituno

D 1. Milk dan nutrition Hepasol

2. Hair care Sunsilk

3. skin care Detol

4. baby and child care Caladine

5. topikal Geliga

E 1. Pencernaan Mikrolac
2. Penurun demam/kompres Bye-bye fiber
3. Masker Skrinner
 39

1.3.2 Daerah Obat Dalam

A
B

C
D

F E

H G
 40

 Keterangan :

Bagian Keterangan Tempat Contoh Obat

A. 1. obat mata Cendo xitrol

2. obat teliga Otopain
3. gudang obat BPJS Glimepiride

B 1. Lemari es utuk obat dalam Pamol supp

suhu dingin

C 1. salep Sagestam
2. antibiotik Cefila
3. Vitamin Obat Berry vision
4. Gudang nebula Combivent
5. Gudang salep Zoter
6. narkotika dan psikotropika Neurodial/

D 1. Obat generik Ciprofloxacin

2. Hormon Diane
3. Pencernaan Damaben
4. Jamur Fungasol
5. Kolesterol Kolestat
6. Alkes Spuit
7. Obat baru Mesol
8. Hipertensi Tensinop
9. Prekursor Rhinos SR
10. Diabetes Glucopec
11. Jantung Lasix

E 1. Etalase Vega blend

 41

F 2. Pareto 5. Mefinal 500

3. Alergi 6. Carbidu
4. Analgesik 7. Wiros

G 1. Meja konsultasi

H 1. Meja kasir
 42

1.4 Struktur Organisasi

1.4.1 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek Unit Bisnis Mataram

MANAGER BISNIS

MANAGER APOTEK MANAGER APOTEK MANAGER APOTEK

PELAYANAN PELAYANAN PELAYANAN

APOTEK APOTEK APOTEK TU / ADM

134 234 660

Gambar 2.

Struktur Organisasi Pt. Kimia Farma Apotek Unit Bisnis Mataram

 43

1.4.2 Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma 234 Selaparang

Apoteker Pengelola Apotek

Fitri Arwati,S.Farm.,Apt

Kasir Asisten Apoteker

Hayatun nufus 1. Baiq. Fathiyah., Amd.

Farm
2. Apriliani.,Amd.Farm
3. Dimas Ageng Kusuma
Wardana.,Amd.Farm

SPG SPG

Gambar 3.

Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma 234 Selaparang

 44

1.5 Tugas dan Tanggung jawab Masing-Masing Bagian Apotek

1.5.1 Apoteker Pengelola Apotek ( APA )

Tugas dan Kewajiban :

a. Memimpin seluruh kegiatan di apotek.

b. Berkewajiban serta bertanggung jawab penuh untuk mengelola apotek meliputi :

bidang pelayanan kefarmasian, bidang administrasi dan keuangan, bidang

ketenaga kerjaan atau personalia bidang lainnya yang berkaitan dengan tugas dan

fungsi apotek.

Tanggungjawab dan Wewenang :

Memimpin dan mengelola penuh seluruh kegiatan apotek sesuai dengan tugas

dan fungsi apotek serta semua perundang-undangan yang berlaku secara professional

berdasar kode etik profesi.

1.5.2 TTK ( Tenaga Teknis Kefarmasian )/AA

Tugas dan Kewajiban :

Mengerjakan sesuai dengan profesinya sebagai Asisten Apoteker, yaitu:

a. Dalam pelayanan obat bebas dan resep ( mulai dari menerima pasien sampai

menyerahkan obat ).

b. Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat Narkotika, obat

Psikotropika, obat KB, obat Bebas, obat Bebas Terbatas dan obat Keras.

c. Menyusun resep – resep menurut nomor urut dan tanggal lalu disimpan.

d. Memberi harga resep, penghitungan dosis obat dan pembuatan etiket.

e. Mengisi buku defecta dan order barang

f. Mengecek harga obat dan dispensing

 45

g. Bertanggung jawab atas kelengkapan obat yang tersedia di apotek.

1.5.3 Kasir

Tugas dan Kewajiban

1. Mencatat penerimaan, pengeluaran uang yang harus dilengkapi kwitansi,

nota dan tanda setoran yang sudah diparaf oleh APA.

2. Menyetor uang ke unit BM.

3. Membuat laporan harian yang mencakup penjualan dan pembelian harian.

1.6 Sistem Pengelolaan

1.6.1 Waktu buka

Setiap hari dari jam 07.00 Wita – 22.00 Wita,

1.6.2 Shift

Terbagi menjadi 2 shift ( shift pagi : 07.00 – 15.00 Wita, shift siang : 15.00 Wita –

22.00 Wita)

1.7 Sistem pengelolaan perbekalan farmasi di Apotek

1.7.1 Perencanaan

Perencanaan di apotek kimia farma 234 Selaparang berdasarkan kebutuhan apotek

1.Alur pengadaan dan pemesanan barang

a. Melakukan perencanaan, yaitu dengan melakukan pengecekan barang yang

kosong dan dari buku penolakan kemuadian membuat buku defecta barang.

b. Di lakukan permintaan barang dari apotek menggunakan BPBA (Bon

Permintaan Barang Apotek). BPBA terdiri dari 4 jenis diantaranya : BPBA

Reguler, BPBA Askes, BPBA HV, dan BPBA Prekursor.

 46

c. Untuk pemesanan obat psikotropika dan narkotika dilakukan dengan

perlakuan khusus serta SP ditulis tangan.

Apoteker membuat SP : u/ narkotik  1 SP, 1 item obat 1 macam PBF

u/ psikotropik  1 SP, beberapa item obat 1 macam PBF

1.7.2 Penerimaan Barang

Alur penerimaan barang di apotek Kimia Farma 234 Selaparang sebagai berikut :

a. Pihak distributor akan mengantarkan langsung barang yang dipesan ke apotek

Kimia Farma 234 Selaparang dengan membawa barang sesuai pesanan dan

faktur.

b. Petugas apotek melakukan pemeriksaan kesesuaiaan barang datang dengan

faktur. Seperti, nama obat, dosis obat, jumlah item, tanggal kadaluarsa dan bentuk

sediaan.

1.7.3 Penyimpanan Barang

1. Barang / obat yang sudah di periksa disimpan pada rak obat berdasarkan

farmakologi, bentuk sediaan, alfabetis, FEFO dan FIFO kemudian di catat

pada kartu stok.

2. Untuk obat-obat yang bersifat termolabil (obat yang memerlukan suhu

khusus) disimpan di lemari pendingin (kulkas) seperti : suppositoria, serum,

insulin.

3. Untuk obat-obat psikotropika dan narkotika disimpan pada lemari khusus.

4. Dan untuk barang-barang/obat-obat HV di tempatkan diswalayan.

Diswalayan obat / barang disimpan berdasarkan kategori seperti : personal

care, kosmetik, baby care dll.

 47

1.7.4 Pendistribusian ( Penjualan )

Distribusi barang/obat di apotek ke pasien yaitu dengan beberapa cara

diantaranya :

a. Menggunakan resep

Resep terbagi menjadi dua yaitu resep tunai (pembayaran langsung) dan resep

kredit (berdasarkan perjanjian kerjasama dua belah pihak, Contoh resep kredit :

BPJS, NEWMONT, COCACOLA, YKKBI, BI, PLN, TRAKINDO). Jika barang

yang diminta tidak ada atau kosong, dilakukan upaya permintaan ke gudang/ antar

outlet dan jika tidak ada di gudang atau outlet diupayakan ke apotek luar jaringan

kimia farma dalam keadaan yang bersifat mendesak/ emergency

b. Distribusi tanpa resep (UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri)/swamedikasi)

Obat-obat yang diberikan pada pasien UPDS yaitu seperti obat bebas, obat bebas

terbatas dan obat wajib apotek (OWA).

c. HV

Barang-barang yang diletakkan pada rak swalayan sehingga konsumen dapat

memilih sendiri barang yang diinginkan.

1.7.5 Pengarsipan

Pengarsipan resep, BPBA, dan faktur Apotek Kimia Farma dilakukan dengan

dua metode yaitu dengan metode komputerisasi dan secara manual. Tujuannya yaitu

untuk memudahkan dalam pencarian dan cross cek data.

 48

1.7.6. Pelaporan Apotek

Laporan Apotek antara lain :

a. Laporan psikotropika dan narkotika ke dinas kesehatan

b. Laporan praktik profesi

c. Laporan omset, pembelian da penerimaan barang

1.8 Perpajakan

Untuk perpajakan di Kimia Farma ada 5 macam diantaranya :

1. BPH pasal 21 : pajak atas hasil karyawan yang dibayarkan setiap bulan paling lambat

tanggal 10 masa berikutnya, dan dilaporkan pada tanggal 20 masa berikutnya.

2. BPH Final 4 ayat 2 : tentang pajak atas sewa tanah dan bangunan. Seperti apotek kimia

farma 134, kimia farma selaparang, kimia farma ampenan, panjtilar, gajah mada. Pada

saat pembayaran sewa ke pajak terdapat potongan sebanyak 10%.

3. PPN : menyiapkan data pajak pengeluaran dan pemasukkan, disetor dan dilaporkan oleh

kantor pusat dijakarta.

4. Samsat pajak kendaraan bermotor

5. Pajak papan reklame.

 49

BAB IV
PEMBAHASAN

Menurut Peraturan Menteri No.1332/Menkes/SK/X/2002, yang menyatakan bahwa

apotek adalah salah satu tempat tertentu, tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan

penyaluran sediaan farmasi dan perbekalan farmasi kepada masyarakat.

Apotek Kimia Farma 234 Selaparang yang beralamatkan di Jalan Selaparang No. 53

Mataram ini merupakan salah satu cabang PT. Kimia Farma Apotek yang ada di Mataram.

Apotek ini merupakan salah satu apotek dengan sistem jaringan.

Personalia apotek terdiri dari 6 orang, yaitu 1 orang Apoteker Pengelola Apotek ( APA

), 3 orang tenaga teknis kefarmasian ( TTK ), dan 1 orang tenaga umum dan 4 orang (SPG).

Apotek kimia farma 234 Selaparang buka setiap hari dari jam 07.00 wita s/d 22.00 wita.

Dimana dibagai menjadi dua shift, antaranya shift pagi (jam 07:00-15:00) dan shift siang

(jam 15:00-22:00). Di apotek ini terdapat dua dokter praktek yaitu dokter umum dan dokter

gigi, yang masih aktif sampai sekarang.

Karena apotek kimia farma 234 Selaparang merupakan apotek jaringan, maka sistem

pengeloaan perbekalan farmasi di apotek ini sedikit berbeda dari apotek mandiri. Adapun

sistem pengelolaan apotek 234 Selaparang mulai dari perencanaan sampai pencatatan dan

pelaporannya adalah sebagai berikut :

Tahap pertama yaitu perencanaan. Apotek Kimia Farma 234 Selaparang melakukan

perencanaan berdasarkan kebutuhan apotek. Perencanaan dilakukan oleh Koordinator

Teknis/kortek ( TTK ) setiap 2 minggu sekali.

Tahap kedua dari sistem pengelolaan perbekalan farmasi yaitu pengadaan dan

pemesanan. Apotek ini melakukan pengadaan setiap 2 minggu sekali ke distributor dengan

49
 50

membuat Surat Pesanan (SP). Tetapi terkadang apotek dapat meminta langsung ke gudang

BM dan outlet lain tanpa membuat BPBA terlebih dahulu, kemudian bagian gudang dan

petugas dari outlet lain tersebut membuat droppingan barangnya ke apotek Kimia Farma 234

selaparang. Hal ini dikarenakan barang tidak tersedia atau stok habis pada saat ada pembelian

barang oleh pasien. Pada tahap inilah terlihat salah satu letak perbedaan apotek jaringan

dengan apotek mandiri, dikarenakan apotek mandiri tidak dapat melakukan dropingan ke

outlet lain.

Untuk obat-obat Narkotika dan Psikotropika pemesanannya dilakukan dengan

penganagan khusus. Obat Narkotika atau Psikotropika yang dipesan akan langsung diterima

oleh Apotek, dan ditandatangani oleh APA.

Tahap selanjutnya adalah melakukan penerimaan. Pada tahap ini, apotek menerima

barang dari distributor. Hal-hal yang dilakukan pada tahap ini meliputi : pengecekan nama

barang, dosis obat, memeriksa masa Expired Date barang ( minimal 2 tahun ), memeriksa

fisik barang apakah masih bagus atau tidak.

Setelah diterima selanjutnya dilakukan penyimpanan. Barang-barang yang sudah

diterima disimpan berdasarkan jenis barangnya, misalkan untuk obat bebas/obat luar/obat

OTC diletakkan dibagian luar dengan sistem swalayan, contohnya obat-obat bebas, bebas

terbatas, alat kesehatan, kosmetik, dll. Sedangkan untuk obat-obat keras disimpan di dalam,

dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan efek farmakologis serta disusun secara

alfabetis dengan sistem FEFO dan FIFO , untuk perbekalan farmasi yang memiliki

kestabilan dalam suhu rendah (termolabil) disimpan dalam lemari pendingin ( kulkas )

misalnya Suppositoria, Insulin, Vaksin, dll.

 51

Tahap selanjutnya yaitu distribusi. Pendistribusian perbekalan farmasi di apotek

dilakukan dengan penjualan, penerimaan resep, UPDS dan HV. HV melayani penjualan obat

bebas, obat herbal, dan kosmetik dengan sistem swalayan, sedangkan untuk UPDS dan

pelayanan resep dilayani langsung oleh apteker. Pelayanan resep dilayani dalam 2 bentuk

yaitu dengan resep tunai dan resep kredit. Resep kredit ini berasal dari pasien-pasien

kerjasama perusahaan yaitu : PT. Newmont, Bank Indonesia, Trakindo, BPJS, YKKBI,

PLN, dan Coca Cola. Selanjutnya pihak BM nanti akan mengklaim resep-resep kredit

tersebut.

Berikut ini adalah alur pelayanan resep :

1. Resep umum

Untuk resep umum ( pembayaran tunai ), alur pelayannya adalah sebagai berikut :Pasien

membawa resep  petugas apotek melakukan skrining resep dan memeriksa apakah obat

yang diminta tersedia atau tidak  jika tersedia  obat dihargai konfirmasi ke pasien 

jika harga deal  obat langsung disiapkan dan diberi etiket  cross cek kemudian

penyerahan obat dan KIE.

2. Resep kredit

Alur pelayanan resep kredit sebagai beriku : Pasien datang membawa Resep  petugas

memeriksa kelengkapan pasien ( kartu askes, buku kronis, hasil pemeriksaan laboratorium

untuk pengambilan obat kolesterol )  menulis no kartu askes untuk memudahkan dalam

proses pengentrian di komputer  petugas memeriksa apakah obat yang diminta termasuk

dalam DPHO atau tidak  jika masuk DPHO  obat disiapkan dan diberi etiket  meminta

tanda tangan pasien dan nomor telpon kemudian penyerahan obat dan pemberiaan KIE.
 52

Pelayanan untuk resep kredit, apotek memberikan untuk pengobatan satu bulan. Kemudian

untuk DPHO yang tidak tersedia di tuliskan pada bon obat, dimana jika obat sudah tersedia

pasien akan di hubungi oleh TTK.

Resep-resep yang sudah dilayani disimpan terpisah antara resep tunai dengan resep

kredit. Resep kredit disimpan ditempat tersendiri untuk nantinya akan dilaporkan ke bagian

utang dagang Unit Bisnis Manajer untuk dilakukan pengklaiman kepada perusahannya.

Sedangkan untuk resep tunai diarsip, disusun berdasarkan tanggal. Untuk hasil penjualan

obat dengan resep tunai ini akan dilaporkan ke BM melalui email dengan sistem komputer.

Dan penyetoran hasil penjualan dilakukan 1 kali sehari, yaitu pada pagi hari.

Tahap yang terakhir yaitu pencatatan dan pelaporan. Pencatatan yang dilakukan oleh

Apotek Kimia Farma 234 Selaparang adalah sebagai berikut : Buku defecta untuk barang-

barang yang habis/kosong, biasanya dilakukan setiap hari sebagai acuan dalam membuat

SP. Buku penolakan resep ini untuk mencatat barang-barang apa saja yang dibutuhkan oleh

pasien tetapi tidak terlayani oleh apotek. Buku permintaan barang antar outlet ini dicatat

setiap melakukan permintaan barang ke outlet-outlet lainnya, seperti Apotek KF 134, Apotek

KF 660. dll. Setiap barang yang masuk dicatat dikartu stok, untuk kontrol fisik dan komputer.
 53

BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
a. Apotek Kimia Farma 234 Selaparang merupakan Apotek milik BUMN dimana sistem
pengelolaan perbekalan farmasinya menggunakan sistem jaringan.
b. Sistem administrasi Apotek Kimia Farma dilakukan dengan menggunakan sistem
informasi menajemen melalui sistem komputer dan manual sehingga dapat menghindari
kesalahan pencatatan dan memudahkan pengecekan ulang.
c. Apotek melakukan pemesanan barang langsung ke distributor dan BM, kecuali untuk
obat Psikotropika, Narkotik dan Prekursor melalui penangan khusus.
d. Apotek KF 234 Selaparang melayanin HV, UPDS, Resep tunai dan kredit
5.2. Saran
1. Untuk memperhatikan pemberian informasi obat lebih ditingkatkan agar pasien
mendapatkan informasi obat yang jelas.

53
 54

DAFTAR PUSTAKA

Anonim, 1978, Peraturan Menkes RI No. 28/MENKES/1978 tentang Cara Penyimpanan

Narkotika dan Psikotropika, Departemen Kesehatan RI, Jakarta

Anonim, 1990, Keputusan Menkes RI No. 347/ MENKES/ SK/ VII/ 1990 tentang Obat Wajib
Apotek, Departeman Kesehatan RI, Jakarta.

Anonim, 2002, Ketentuan dan tata cara Pemberian Izin Apotek.

Anonim, 2003, Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, No. 679/MENKES/SK/X/2003,

tentang Izin Kerja Asisten Apoteker, Jakarta: Menkes RI.

Anonim, 2003, Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, No. 1332/MENKES/

SK/X/2002, tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Jakarta :
Menkes RI.

Hadiwidjojo, Suryadi. 1992. Pengelolaan Apotek. Bandung : Ikatan Sarjana Farmasi.