Diajukan oleh:
KELOMPOK 3
No. NPM Nama Anggota
1. 143060020360 AMALIA HANIFAH
2. 143060019655 DHIAH AYU PUTRI R
3. 143060020206 IDHAM FAKHRI
4. 143060019193 NADIA ULINNUHA
5. 143060020486 RAJA PANGESTU
6. 143060019554 RISNANDHA DIKSI A
Segala puji hanya milik Allah SWT. Shalawat dan salam selalu tercurahkan kepada
Rasulullah SAW. Berkat limpahan dan rahmat-Nya penyusun mampu menyelesaikan tugas
kelompok ini guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi mengenai
siklus-siklus dan sistem akuntansi dalam perusahaan.
Tugas ini disusun untuk memenuhi tugas praktek lapangan, selain itu tugas ini juga
disusun agar kami dapat mengevaluasi siklus-siklus dan sistem yang ada di dalam
perusahaan. Tugas ini kami sajikan berdasarkan pembelajaran yang sudah kami lakukan dari
berbagai sumber informasi, referensi serta praktek langsung ke perusahaan yang
bersangkutan. Perusahaan yang kami pilih untuk diamati yaitu Apotik Kimia Farma, karena
menurut kami Apotik Kimia Farma memiliki sistem yang memenuhi tugas kami. Tugas ini di
susun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri kami masing-
masing maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama
pertolongan dari Allah akhirnya tugas ini dapat terselesaikan.
Semoga tugas ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas dan menjadi
sumbangan pemikiran kepada pembaca khususnya para mahasiswa Politeknik Keuangan
Negara STAN. Kami sadar bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan jauh dari
sempurna. Untuk itu, kepada dosen pembimbing kami meminta masukannya demi
perbaikan pembuatan tugas kami di masa yang akan datang dan mengharapkan kritik dan
saran dari para pembaca.
Tim Penyusun
1|Page
DAFTAR ISI
2.4.1 Analisis Sistem Akuntansi Aset Tetap Apotek Kimia Farma ......................... 38
2|Page
2.6 Siklus Pelaporan dan Buku Besar ................................................................ 42
2.6.1 Analisi Sistem Siklus Pelaporan dan Buku Besar Apotek Kimia Farma ......... 42
3.2 Saran.......................................................................................................... 46
LAMPIRAN ............................................................................................................... 49
3|Page
BAB I
PENDAHULUAN
4|Page
1.3 Landasan Teori
A. SIKLUS PENDAPATAN
Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis
dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus dengan
menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai
pembayaran atas penjualan tersebut. Pertukaran informasi eksternal yang
paling utama dan siklus ini adalah dengan pelanggan. Siklus pengeluaran dan
produksi menggunakan informasi mengenai transaksi penjualan untuk
memulai pembelian atau produksi atas persediaan tambahan untuk
memenuhi permintaan.
5|Page
Gambar 1.2 Diagram arus data tingkat 0 untuk siklus pendapatan
6|Page
Di masa lalu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh para
pegawai. Tetapi semakin berkembangnya teknologi informasi, saat ini
organisasi memanfaatkannya agar para pelanggan dapat melakukan entri
data sendiri yaitu dengan melibatkan penggunaaan Electronic Data
Interchange (EDI) untuk berhubungan secara langsung dengan pelanggan.
Dengan menggunakan EDI, toko-toko ritel akan mengirim pesanan mereka
langsung ke sistem pesanan penjualan perusahaan dalam sebuah format yang
akan menghilangkan kebutuhan atas entri data.
Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya,
merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk
memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh
sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan
akurasi yang menyeluruh:
Pemeriksaan validitas
Uji kelengkapan
Uji kewajaran
Sewaktu pemeriksaan ini dilakukan, data dicatat dalam dokumen pesanan
penjualan. Dokumen tersebut biasanya merupakan formulir elektronik yang
ditampilkan di layar monitor komputer. Pesanan penjualan berisi informasi
nomor barang, jumlah, harga, dan syarat penjualan lainnya.
B. Pengiriman (Shipping)
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi
pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan
tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap: (1) memilih dan mengepak
pesanan dan (2) mengirim pesananan. Departemen bagian penggudangan
dan pengiriman melakukan aktivitas ini.
9|Page
Gambar 1.5 Diagram arus data tingkat 1: pengiriman
C. Penagihan (Billing)
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan
para pelanggan. Aktivitas ini melibatkan dua tugas terpisah, tetapi terkait
erat yaitu: menagihkan faktur dan memperbarui piutang, yang dijalankan
oleh dua unit terpisah dalam departemen akuntansi.
1. Penagihan Faktur
Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang
dikirimkan adalah hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas
pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari
entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan
informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasikan barang dan
jumlah yang dikirimkan, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus
penjualan lainnya dari departemen penjualan.
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur
penjualan, yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus
dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran.
Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang
berhubungan dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke perusahaan melalui
EDI ( electronic data interchange ) lebih cepat dan lebih murah daripada
mengirimkan dokumen kertas. Bisnis yang menjual langsung ke pemakai bisa
memperoleh keuntungan yang serupa dengan meyakinkan para pelanggan
mereka untuk menandatangani penagihan dan pembayaran online dengan
menggunakan internet. Faktur EDI dan pembayaran online juga memberi
11 | P a g e
manfaat bagi pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya yang
berhubungan dengan pemrosesan dokumen kertas. Faktur tersebut
mengindikasikan kuantitas setiap barang yang dijual dan harga yang
dibebankan barang tersebut, tetapi harga tersebut biasanya ditetapkan pada
waktu pesanan ditempatkan, dan kuantitas aktual yang dijual diketahui pada
waktu barang dikirimkan ke pelanggan. Penjual mengirimkan sebuah
notifikasi (pemberitahuan) elektronik, biasanya melalui e-mail, pada saat
barang dikirimkan dan pelanggan mengirimkan pengakuan
(acknowledgement) elektronik ketika barang diterima.
Sebuah sistem ERP terintegrasi juga menyediakan peluang untuk
menggabungkan proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran
dengan menggunakan data mengenai sejarah pembelian pelanggan masa lalu
untuk mengirimkan informasi mengenai produk dan jasa terkait.
2. Pemeliharaan Piutang
Fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab kepada controller,
melakukan dua tugas dasar : Menggunakan informasi dalam faktur penjualan
untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening
tersebut ketika pembayaran diterima. Dua cara dasar untuk memelihara data
piutang usaha adalah sebagai berikut :
a) Metode faktur terbuka (Open-invoice method)
Para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah setiap faktur
penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan yang
diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini
adalah dokumen yang dapat dikirimkan kembali (turnaround document) dan
disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice).
Pembayaran dari para pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur
penjualan terkait.
Keuntungan :
Metode ini kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal,
karena faktur akan secara individual ditelusuri dan dihitung umurnya.
Metode ini juga menghasilkan pola arus penagihan kas yang seragam di
sepanjang bulan.
Kelemahan :
Metode ini menambahkan kerumitan yang harus dilakukan untuk memelihara
informasi mengenai status setiap faktur untuk setiap pelanggan.
14 | P a g e
B. SIKLUS PENGELUARAN
Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan
kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan
pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli. Pembahasan kali ini
memfokuskan pada pembelian bahan baku,barang jadi, perlengkapan dan
jasa.Dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus
kegiatan pokok perusahaan, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi
akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan barang,pencatatan utang dan
pelunasan utang. Dalam melaksanakan keempat transaksi
tersebut,perusahaan menggunakan empat subsistem, yaitu sistem
pembelian, sistem penerimaan,sistem pencatatan utang atau sistem voucher,
dan sistem pengeluaran kas.
Dalam siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam
pemasok,sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi,siklus
pendapatan,dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk Interaksi antara
siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima
pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang
kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan barang
tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke
siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan
keuangan dan laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap
pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram
arus data.Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan
berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada
mekanisme pengolahan datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan
relative sama.berikut ini akan diuraikan masing-masing sistem secara
komprehensif.
A. Tujuan Siklus Pengeluaran
Tujuan Siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas
dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,tujuannya
adalah :
1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai
dengan aturan yang dibutuhkan.
2. Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa
barang yang diterima dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang
benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan
pengeluaran yang telah diizinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan
akurat.
B. Dokumen dan Laporan
15 | P a g e
Dokumen Yang DigunakanDokumen yang digunakan dalam siklus ini
adalah:
Jenis transaksi Dokumen yang digunakan
Pembelian kredit Permintaan pembelian
Pesanan pembelian
Laporan penerimaan Barang
Voucher
Pengeluaran Kas Check
Retur Pembelian Memo debit
C. Pengolahan Transaksi
Pengolahan transaksi akan diuraikan dalam 2 versi,yaitu untuk
sistem yang diselenggarakan secara manual,dan untuk sistem yang
diselenggarakan dengan menggunakan alat bantu komputer.
1. Sistem manual
Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang diselenggarakan
secara manual,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut:
a. Prosedur Pembelian Kredit
b. Prosedur Pengeluaran Kas
2. Sistem berbasis komputer
Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang berbasis
komputer,mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut :
a. Prosedur Permintaan Pembelian
b. Prosedur Pemesana Barang
c. Prosedur Penerimaan Barang
d. Prosedur Pencatatan utang
e. Prosedur Pengeluaran Kas
Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer
1. Prosedur Permintaan Barang
Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus
pengeluaran adalah permintaan barang atau suplais.Keputusan Kunci
yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang
akan dibeli,kapan dibutuhkan,dan berapa banyak yang akan di
beli.Permintaan Pembelian kadang-kadang juga di buat oleh siklus
produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan informasi
tentang back order.
2. Prosedur Pemesanan Barang
Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah
pemesana suplais dan bahan baku.Aktivitaspembelian biasanya dilakukan
oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman
pembelian.Keputusan Kunci : Pemilihan Pemasok.Keputusan penting
yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan
mempertimbangkan harga,kualitas,dan kualitas pengiriman. Komitmen
terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat
penting,terutama pada sistem JIT,karena keterlambatan pengiriman atau
dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat engancam seluruh
16 | P a g e
sistem.Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah
produk,identitas pemasok tersebut akan menjadi badian dari atau
dimasukan ke dalam file induk persediaan.Hal ini dimaksudkan untuk
menghindari proses seleksi pemasok ketika akan membeli barang yang
sama di kemudian hari.Dengan cara ini,maka kinerja pemasok secara
periodic dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih
dapat dipertahankan atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan
masalah harga,namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja
pengiriman barang.Sistem Informasi Akuntansi yang baik,seharusnya juga
dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini.
3. Prosedur Penerimaan Barang
Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan
menyimpan barang yang dipesan.Departeman penerima barang
bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.Selain barang diterima,kemudian dilaporkan ke manajer bagian
gudang,untuk kemudian meneruskannya ke manajer pabrik.Departemen
penyimpanan barang yang bertanggung jawab kepada manajer bagian
gudang,bertanggung jawab untuk menyimpan barang.Informasi tentang
tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke
fungsi pengawas persediaan,untuk memperbarui catatan persediaan.
Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah :
(a)untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan
baku,perlengkapan,dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasi san
(b) untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan
akuntansi.
4. Prosedur Pencatatan Utang
Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses
persetujuan pembayaran faktur pembelian.Proses ini dilaksanakan oleh
departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur
keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk
mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini
adalah faktur pembelian,catatan penerimaan barang,pesanan pembelian
(open purchase order) dan file rincian pesanan pembelian(purchase
order detail files).Secara legal,kewajiban untuk membayar ke pemasok
mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian,untuk alasan
praktis,sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan
disetujuinya faktur pembelian.Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk
mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di
bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan
jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh perusahaan.Untuk
mencapai tujuan ini,diperlukan informasi dari bagian pembelian(berupa
tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang (berupa
laporan penerimaan barang. Tembusan order pembelian dari bagian
pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam
faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan penerimaan
17 | P a g e
barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas
dan kondisi yang diterima.
5. Prosedur Pengeluaran Kas
Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran
faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini,disebut dengan aktivitas
pengeluaran kas,dilaksanakan oleh kasir,yang bertanggung jawab kepada
manajer keuangan.Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk
menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu
dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari
file voucher.Keputusan kunci dalam prosedur pengeluaran kas adalah
menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan
yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini,dibutuhkan
informasi anggaran kas jangka pendek. Dalam anggaran kas tersebut
tergambar taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu
periode tertentu di masa mendatang (biasanya satu tahun). Informasi
yang tercantum dalam anggaran tersebut berasal dari berbagai sumber.
Bagian piutang dagang memberikan proyeksi penerimaan kas. File utang
dagang dan file order pembelian menunjukan potensi pembayaran
kepada para pemasok,yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa
mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang
kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan.jika cukup anggaran kas
menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang
untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas,maka fasilitas potongan
yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh penghematan
pengeluaran kas.
C. SIKLUS PRODUKSI
Siklus produksi adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan info terkait yang terus menerus, berhubungan dengan
pembuatan produk. Sistem infomasi akuntansi sangat penting dalam siklus
produksi. Sistem informasi akuntansi membantu menghasilkan informasi
biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas untuk dijadikan masukan bagi
pembuat keputusan dalam perencanaan produk atau jasa yang dihasilkan.
Siklus produksi terdiri dari beberapa sub-siklus, yaitu :
1. Desain Produk
Desain produk mempunyai tujuan yaitu menciptakan sebuah produk
yang mememenuhi kebutuhan pelanggan dari segi kualitas, daya tahan,
fungsionalitas sementara secara simultan meminimkan biaya produksi.
Proses dalam desain produk menghasilkan dua output yaitu daftar
bahan baku dan daftar operasi. Daftar bahan baku adalah dokumen yang
menyebutkan apa-apa saja yang dibutuhkan untuk bahan baku proses
produksi. Sedangkan daftar operasi adalah dokumen yang menspesifikasikan
urutan langkah dalam proses produksi, peralatan dan waktu yang dibutuhkan.
2. Perencanaan dan Penjadwalan Produksi
18 | P a g e
Subsiklus ini mempunyai tujuan yaitu mengembangkan rencana
produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan
antisipasi permintaan jangka pendek sekaligus meminimalkan persediaan
bahan baku dan barang jadi.
Subsiklus ini didasarkan pada pesanan customer dan daftar bahan
baku maupun daftar operasi dari subsiklus sebelumnya. Aktivitas
perencanaan dan penjadwalan ini menghasilkan 3 dokumen, diantaranya
pesanan produksi, permintaan bahan baku dan kartu pemindahan. Pesanan
produksi adalah dokumen yang mengotorisasi pembuatan dalam kuantitas
yang telah ditentukan pada produk tertentu. Permintaan bahan baku adalah
dokumen yang mengotorisasi penghapusan dari kuantitas yang diperlukan
bahan baku dari ruang penyimpanan. Sementara kartu pemindahan adalah
dokumen yang bertugas mengidentifikasi transfer internal dari bagian.
3. Operasi Produksi
Aktivitas ini adalah aktivitas yang umum bagi perusahaan manapun.
Kegiatan produksi juga tergantung dari jenis perusahaan dan produk yang
diproduksi.
4. Cost Accounting
Cost accounting merupakan subsiklus yang bertugas menyediakan
informasi untuk manager dalam hal perencanaan, pengendalian dan
pengevaluasian kinerja operasi produksi. Aktivitas ini juga dapat digunakan
untuk menyediakan biaya yang akurat untuk siklus-siklus produksi
selanjutnya. Informasi-informasi yang didapat juga dapat digunakan untuk
menghitung nilai persediaan dan HPP yang nantinya muncul di laporan
keuangan.
19 | P a g e
C. Transaksi yang mengubah aktiva tetap :
1. Mengubah rekening aktiva tetap/harga pokoknya, contoh :
Transaksi perolehan (pembelian, pembangunan, sumbangan)
Transaksi pengeluaran modal
Revaluasi
Pertukaran
Pengehentian pemakaian
Penjualan
2. Mengubah rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap, contoh :
Depresiasi
Penghentian pemakaian
Penjualan
Pertukaran
3. Mengubah rekening biaya reparasi & pemeliharaan aktiva tetap,
contoh :
Konsumsi berbagai sumber daya untuk reparasi dan pemeliharaan
(suku cadang, sumber daya manusia)
D. Manajemen aktiva tetap
aktiva tetap menuntut pemanfaatan optimum taksiran umur
ekonomisnya. Jika masing-masing fungsi memiliki wewenang untuk
menggunakan, memindahkan, & menghentiikan pemakaian aktiva tetap,
penggunaan aktiva tetap tidak akan optimum, karena aktiva tetap yang
menganggur di suatu fungsi tidak dimanfaatkan fungsi lain. Yang bertanggung
jawab mengelola aktiva tetap adalah bagian aktiva tetap , yang memiliki
wewenang :
1. Menempatkan aktiva tetap di tangan fungsi pemakai aktiva tetap
2. Memberikan ototrisasi tentang :
Pemindahan aktiva tetap dari fungsi satu ke fungsi lainnya
Penghentian pemakaian aktiva tetap
Pengiriman aktiva tetap
DOKUMEN : Yang digunakan untuk merekam data transaksi yang
mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap
yang bersangkutan :
1. Surat permintaan otorisasi investasi Atau Expenditure Authorization
Request atau Authorization for Expenditure) adalah dokumen yang
digunakan untuk meminta persetujuan pelaksanaan investasi dalam
aktiva tetap yang diisi oleh fungsi/departemen yang mengusulkan
perolehan aktiva tetap dan telah diotorisasi oleh direktur fungsi
dandiminta persetujuan dari Direktur Utama.
2. Surat permintaan reparasi : Dokumen yg berfungsi sebagai perintah
dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal
20 | P a g e
3. Surat permintaan transfer aktiva tetap : Dokumen yg berfungsi sebagai
permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.
4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap : Dokumen yang
berfungsi permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian
aktiva tetap.
5. Surat perintah kerja, fungsi dokumen ini adalah :
sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai
aktiva tetap dan
sebagai catatan yg dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan
aktiva tetap.Dokumen ini digunakan sbg perintah kerja
pemasangan aktiva tetap yg dibeli/ pembongkaran aktiva tetap
yang dihentikan pemakaiannya
6. Surat order pembelian : Diterbitkan oleh fungsi pembelian yang
merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok. Melalui
proses tender terbuka pemilihan pemasok dilakukan apabila investasi
besar.
7. Laporan penerimaan barang : Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah
fungsi ini melakukan pemeriksaan.
8. Faktur dari pemasok : Dokumen tagihan dari pemasok untuk aktiva tetap
yang dibeli.
9. Bukti kas keluar : Dokumen perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh
fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi,
surat order pembelian, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa
oleh fungsi tersebut.
10. Daftar Depresiasi Aktiva tetap : Berisi jumlah biaya depresiasi yg
dibebankan dalam periode akuntansi tertentu. Dokumen dasar dalam
membuat bukti memorial.
11. Bukti memorial : Sebagai sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi
aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yg selesai dibangun,
pemberhentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal
E. Catatan akuntansi
Untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap
dan akumulasi depresiasi aktiva tetap menggunakan Kartu aktiva tetap, jurnal
umum dan register bukti kas keluar
F. Fungsi yang terkait
1. Fungsi pemakai :
Mengajukan usulan investasi
Mengajukan Surat Permintaan Otorisasi Investasi
Mengelola pemakaian aktiva tetap
2. Fungsi riset dan pengembangan:
Mengajukan usulan investasi aktiva tetap untuk dimanfaatkan
bersama
21 | P a g e
Melakukan studi kelayakan setiap usulan investasi
3. Direktur utama :
Memberikan otorisasi mutasi aktiva tetap
Memberikan otorisasi investasi dan reparasi
4. Direktur yang bersangkutan :
Memberikan persetujuan usulan investasi
Memberikan persetujuan otorisasi reparasi
5. Fungsi aktiva tetap :
Mengelola aktiva tetap perusahaan
Melakukan penempatan, pemindahan dan penghentian pemakaian
aktiva tetap
6. Fungsi penerimaan :
Melakukan pemeriksaan aktiva tetap yang diterima
Membuat Laporan Penerimaan Barang
7. Fungsi pembelian :
Memilih pemasok
Menerbitkan surat order pembelian aktiva tetap
8. Fungsi akuntansi :
Membuat dokumen sumber pencatatan mutasi aktiva tetap
Menyelenggarakan buku pembantu aktiva tetap
Menyelenggarakan jurnal yang bersangkutan dengan aktiva tetap
G. Jaringan subsistem
Jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap
adalah :
1. Sistem Pembelian Aktiva Tetap
2. Sistem Perolehan Aktiva Tetap Melalui Pembangunan Sendiri
3. Sistem Pengeluaran Modal
4. Sistem Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap
5. Sistem Transfer Aktiva Tetap
6. Sistem Revaluasi Aktiva Tetap
7. Sistem Akuntansi Depresiasi Aktiva Tetap
H. Unsur pengendalian internal
1. Organisasi
Fungsi pemakai terpisah dari fungsi akuntansi aktiva tetap
Transaksi perolehan, penjualan dan penghentian pemakaian aktiva
tetap dilaksanakan lebih dari satu unitorganisasi
2. Sistem otorisasi
Anggaran investasi diotorisasi RUPS
Surat permintaan otorisasi diotorisasi oleh direktur yang
bersangkutan dan direktur utama
Surat Perintah Kerja diotorisasi departemen yang bersangkutan
Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
22 | P a g e
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi
Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi
3. Prosedur pencatatan
Perubahan kartu aktiva tetap didasarkan pada dokumen sumber
(bukti kas keluar, bukti memorial, surat permintaan transfer aktiva
tetap) dan dokumen pendukung dan diotorisasi pejabat berwenang
4. Praktik yang sehat
Pencocokan fisik aktiva tetap dan kartu aktiva tetap secata periodik
Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi
dalam aktiva tetap
Asuransi aktiva tetap
Kebijakan akuntansi pemisahan capital dan revenue expenditure
E. SIKLUS PENGGAJIAN
Siklus Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi
pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga
kerja. 3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah:
1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan
2. Menjaga aset organisasi
3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan
Aktivitas Siklus Penggajian :
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain
Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian
adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat
memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman
pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan
efektif.
23 | P a g e
F. SIKLUS PELAPORAN DAN BUKU BESAR
Sistem buku besar dan pelaporan merupakan 2 sistem yang saling
berhubungan dan berkesinambungan. Oleh karena itu, biasanya digabung
menjadi satu. Sistem buku besar dan pelaporan adalah sistem yang sangat
penting bagi sebuah perusahaan. Sistem ini merangkum seluruh transaksi
perusahaan setiap harinya mulai dari pencatatan produksi, pendapatan,
pengeluaran, dan yang lainnya.
Sistem buku besar dan pelaporan keuangan adalah sistem yang
melakukan pengumpulan data transaksi, mengolah transaksi yang masuk,
menyimpan data transaksi, memelihara pengendalian akuntansi,
menghasilkan laporan keuangan, dan mengklasifikasian data transaksi dan
akun. Sistem pemprosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan
secara manual maupun komputerisasi. Dua sistem pemprosesan tersebut
akan mempengaruhi input, proses, output, menejemen data dan
pengendaliannya. Namun, dewasa ini sebagian perusahaan besar telah
menggunakan sistem pemrosesan komputerisasi. Hal itu dipilih karena
memang lebih menguntungkan. Keuntungannya adalah memudahkan
mencari data dan mempersingkat waktu. Kegiatan dasar dalam GLARS adalah:
A. Mengupdate Buku Besar
Kegiatan update umum Buku Besar merupakan posting yang berasal
dari 2 sumber yaitu Siklus transaksi (siklus Pendapatan, pengeluaran, system
akuntansi biaya, dan system penggajian) untuk transaksi rutin, dan kepada
bagian keuangan, untuk transaksi non-rutin seperti pengeluaran dan
penarikan obligasi.
B. Memposting Jurnal Penyesuaian
Jurnal penyesuaian berasal dari kantor controller 's pada setiap akhir
periode akuntansi (bulan, kuartal, tahun, dll) dan setelah neraca saldo awal
telah disiapkan. Ada 5 jenis jurnal penyesuaian, yaitu:
Accrual : mencatat transaksi yang telah terjadi, tetapi belum dilakukan
pembayaran atau belum ada penerimaan kas, contohnya pendapatan bunga
dan utang gaji.
Deferral : mencatat transaksi perubahan status kas yang telah
diterima tau dibayarkan sebelum jasa diberikan atau diterima.
Estimates : mencatatan transaksi biaya yang terjadi dalam beberapa
periode akuntansi. Contohnya depresiasi dan biaya kerugian piutang.
Re-evaluations : mencatat selisih antara angka yang tercatat dan
angka dari hasil perhitungan fisik asset atau sebagai akibat perubahan
kebijakan akuntansi yang dilakukan.
Error-correction : mencatat koreksi kesalahan dalam rekening-
rekening buku besar
C. Menyusun Laporan Keuangan
Laporan laba-rugi harus dibuat pertama kali, dengan menggunakan
data dari saldo-saldo rekening pendapatan dan biaya yang tercantumkan
dalam neraca saldo setelah disesuaikan. Kemudian adalah membuat neraca.
Selanjutnya adalah membuat laporan arus kas. Laporan ini disusun dengan
24 | P a g e
menggunakan data dari neraca dan laba rugi ditambah informasi tentang
kegiatan pendanaan dan investasi.
D. Menghasilkan Laporan Manajerial
Tahap akhir dari siklus buku besar dan pelaporan adalah pembuatan
berbagai macam laporan manajemen. Laporan manajemen dibagi menjadi
dua, yaitu laporan kontrol buku besar dan laporan anggaran. Laporan kontrol
buku besar antara lain berupa daftar jurnal voucher yang diurutkan atas dasar
nomor urut, nomor (kode) rekening, tanggal dan daftar saldo rekening.
Laporan ini digunakan untuk mengecek ketelitian proses posting.
Laporan anggaran digunakan untuk keperluan perencanaan dan
penilaian kinerja. Anggaran operasional berisi anggaran pengeluaran dan
pendapatan untuk setiap unit dalam organisasi. Anggaran pengeluaran modal
menunjukan rencana arus masuk dan arus keluar kas untuk setiap proyek.
Anggaran arus kas membandingkan estimasi arus kas dengan rencananya dan
digunakan untuk menentukan kebutuhan kas. Laporan anggaran dan kinerja
harus didasarkan pada akuntansi pertanggung jawaban.
25 | P a g e
BAB II
PEMBAHASAN
26 | P a g e
penjualan bebas. Dalam menerima pesanan resep apoteker atau
asisten apoteker memeriksa keabsahan dan kelengkapan resep
berupa:
Nama, alamat, nomor SIP dan tanda tangan/paraf dokter penulis
resep
Nama obat, dosis, jumlah dan aturan pakai
Nama pasien, umur, alamat dan nomor telepon
Setelah diperiksa, apoteker atau asisten apoteker memberikan
nomor resep kemudian menghitung harga yang akan ditetapkan.
b. Pengecekan Persedian
Setelah langkah pertama selesai, apoteker atau asisten apoteker
memeriksa ketersediaan barang yang dipesan oleh pelanggan, jika
barang yang dimaksud tidak ada, apoteker dapat membatalkan
pesanan atau menawarkan kepada pelanggan untuk tetap memesan
dengan mengganti obat yang kandungannya sama. Apabila pelanggan
setuju maka pelanggan akan dikenakan biaya kelebihan barang.
c. Pembayaran Tunai atau Kredit
Apabila pelanggan sudah memutuskan barang yang diambil dan
apoteker atau asisten apoteker sudah menetapkan harga. Pelanggan
harus melakukan pembayaran baik tunai ataupun kredit. Setelah itu
apoteker akan memvalidasi kemudian membuat kwitansi dan/atau
salinan resep.
d. Peracikan Obat dan Pengemasan
Setelah proses pembayaran dilakukan, barulah dilakukan peracikan
obat. Dalam proses ini asisten apoteker akan menyiapkan
etiket/penanda obat serta pengemasan untuk diserahkan ke
pelanggan. Sebelum barang diserahkan apoteker akan memeriksa
kembali barang yang dipesan oleh pelanggan.
e. Penyerahan Obat dan Informasi
Jika barang yang dipesan sudah sesuai maka penyerahan obat dapat
dilakukan. Penyerahan obat harus disertai dengan penjelasan
informasi tentang:
Nama obat, bentuk dan jenis, dosis, jumlah dan aturan pakai
Cara penyimpanan
Efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasinya
Selain itu pelanggan juga akan diberikan tanda terima
berupa faktur pembelian
2. Pengantaran Obat (Delivery Service)
Jika obat yang dibutuhkan tidak tersedia maka dilakukan konfirmasi
kepada dokter atau pasien apakah bersedia diganti atau tidak dengan
obat lain yang mempunyai khasiat yang sama. Jika pasien tidak
bersedia maka untuk resep tunai biasanya dibuatkan salinan resep,
sedangkan untuk resep kredit akan menjadi obat yang dijanjikan dan
dicatat pada buku utang. Obat yang dijanjikan dapat diantar ke rumah
pelanggan. Pengantaran obat dilakukan melalui tiga tahapan, yaitu:
27 | P a g e
a. Pengambilan Obat dan/atau Peracikan Obat
Ketika pelanggan memesan obat baik secara tidak langsung ataupun
langsung, kemudian obat yang dipesan tidak tersedia dan pelanggan
bersedia menunggu apotek memesan barang. Maka barang tersebut
akan diantarkan ke rumah pelanggan tersebut.
b. Pengepakan Obat
Setelah barang yang dipesan telah tersedia untuk diantar maka asisten
apoteker akan menyiapkan obat yang akan dikirim berdasarkan
dokumen pesanan pelanggan.
c. Pengiriman
Setelah barang selesai dikemas maka barang akan diserahkan kepada
petugas pengiriman/kurir untuk dikirimkan ke alamat pelanggan
berdasarkan dokumen pemesanan barang dari apoteker yang
berisikan alamat pelanggan serta barang yang dipesan.
3. Penagihan (Billing)
Penagihan ke pelanggan dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu:
a. Penagihan langsung ketika barang dikirimkan
Yaitu penagihan saat barang telah diterima oleh pelanggan. Jadi ketika
barang diterima oleh pelanggan, pelanggan akan diberikan faktur
penjualan yang sekaligus menjadi laporan tagihan kepada pelanggan.
b. Pengiriman tagihan kepada pelanggan
Penjualan kredit direkap setiap hari, dan diserahkan ke BM (Bisnis
Manager). Selanjutnya pihak BM (Bisnis Manager) akan menagih ke
pelanggan yang bersangkutan pada waktu yang telah ditentukan.
Bagian administrasi keuangan akan merekapitulasi penjualan kredit
dalam buku piutang, yang berisi nomor faktur penjualan, nama
debitur, dan jumlah piutang perhari.
4. Pengumpulan Kas
Pengumpulan kas ini melibatkan dua kegiatan yaitu:
a. Penanganan kiriman uang dari pelanggan
Penanganan kiriman uang dari pelanggan dapat berupa penyerahan
langsung secara tunai atau kiriman dari kredit pelanggan.
b. Depositokan kiriman uang tersebut ke bank
Jika uang berasal dari kiriman langsung secara tunai maka uang akan
diserahkan ke bank oleh apoteker.
Penjualan Bebas
Penjualan secara bebas atau HV (Hand Verkoop) dilakukan
untuk obat-obat seperti obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetik,
suplemen, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya yang dapat
dibeli tanpa resep dokter. Prosedur penjualan bebas adalah sebagai
berikut:
1. Petugas penjualan menanyakan obat dan perbekalan farmasi lainnya
yang diperlukan oleh pelanggan.
2. Memeriksa ketersediaan barang (langsung atau melalui komputer)
dan menginformasikan harganya kepada pembeli. Bila pembeli setuju
28 | P a g e
maka pembeli langsung membayar dan petugas akan memasukkan
data pembelian ke dalam komputer serta mencetak struk pembayaran
untuk diserahkan kepada pembeli dan sebagai arsip apotek.
3. Setiap penjualan barang dicatat dalam kartu stok dengan menuliskan
nomor bon pembelian.
4. Penyerahan obat bebas disertai dengan informasi pemakaian
seperlunya.
Penerimaan Resep
Sebelum dilakukan pelayanan atas resep dokter, terlebih dahulu
dilakukan skrining resep, meliputi persyaratan administratif,
kesesuaian farmasetis, dan pertimbangan klinis.
Pelayanan resep dokter adalah pelayanan obat berdasarkan resep
dokter, baik tunai maupun kredit, yaitu:
A. Pelayanan Resep Tunai
Penerimaan resep tunai adalah penerimaan resep yang
pembayarannya dilakukan secara tunai atau dengan kartu kredit.
Tahapan dalam pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut:
1. Apoteker/Asisten apoteker menerima resep dan memeriksa
kelengkapan dan keaslian resep.
2. Apoteker/Asisten apoteker memeriksa ketersediaan obat, selanjutnya
menghitung total biaya untuk resep tersebut kemudian
menginformasikan pada pasien. Jika pasien setuju, maka segera
dilakukan pembayaran dan mencatat nama dan alamat pasien.
3. Asisten apoteker menyiapkan obat sesuai dengan resep, kemudian
memberi etiket dan dikemas dalam kantong plastik.
4. Apoteker/Asisten apoteker supervisor memeriksa kembali kesesuaian
obat dengan resep.
5. Obat diserahkan pada pasien oleh Apoteker/Asisten apoteker disertai
dengan pemberian informasi penggunaan obat (nama dan khasiat
obat, waktu pakai, cara pakai).
Lembaran resep asli disimpan sekurang-kurangnya 3 tahun menurut
nomor dan tanggal resep.
B. Pelayanan Resep Kredit
Pelayanan resep kredit berasal dari instansi/perusahaan yang menjalin
kerjasama dengan Apotek Kimia Farm dan untuk proses
pembayarannya berdasarkan perjanjian yang disepakati oleh kedua
belah pihak. Tahapan dalam pelayanan resep kredit adalah sebagai
berikut:
1. Apoteker/Asisten apoteker menerima resep dan memeriksa
kelengkapan dan keaslian resep.
2. Apoteker/Asisten apoteker memeriksa apakah obat-obat yang tertera
pada resep terdapat dalam daftar obat yang ditanggung oleh instansi
yang bersangkutan.
3. Jika ada obat yang tidak ada dalam daftar tersebut, maka Apoteker/
Asisten apoteker menginformasikan pada pasien dan menawarkan
29 | P a g e
pasien untuk tetap mengambil obat atau mengganti dengan obat
dengan merek lain yang kandungannya sama.
4. Jika pasien tetap ingin mengambil obat sesuai resep, maka pasien
dikenakan biaya kelebihan harga obat.
5. Setelah administrasi selesai, asisten apoteker/ juru resep menyiapkan
obat sesuai dengan resep, kemudian memberi etiket dan dikemas
dalam kantong plastik.
6. Apoteker/Asisten apoteker memeriksa kembali kesesuaian obat
dengan resep.
7. Obat diserahkan pada pasien oleh Apoteker/ Asisten apoteker
supervisor disertai dengan pemberian informasi penggunaan obat
(waktu pakai, cara pakai).
8. Jika obat yang dibutuhkan tidak tersedia maka dilakukan konfirmasi
kepada dokter atau pasien apakah bersedia diganti atau tidak dengan
obat lain yang mempunyai khasiat yang sama. Jika pasien tidak
bersedia maka untuk resep tunai biasanya dibuatkan salinan resep,
sedangkan untuk resep kredit akan menjadi obat yang dijanjikan dan
dicatat pada buku utang. Obat yang dijanjikan dapat diantar ke rumah
pelanggan atau diambil sendiri oleh pelanggan.
Penjualan obat secara tunai maupun kredit dicatat pada
laporan harian apotek oleh petugas apotek. Pencatatan terhadap
pelayanan obat dengan resep dokter secara kredit dipisahkan dengan
resep secara tunai, kemudian resep dan struk penjualan secara kredir
tersebut diserahkan ke BM Bandung untuk proses penagihan kepada
instasi/perusahaan terkait
C. Penagihan (Billing)
Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap penagihan dan
piutang usaha, antara lain :
1) Kegagalan untuk menagih pelanggan
Akibat :
Kegagalan menagih pelanggan mengakibatkan kerugian aset dan
kesalahan dalam data penjualan, persediaan, piutang usaha
Selain itu perkiraan piutang tidak tertagih menjadi besar
Pengendalian :
Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan
Dokumen penjualan hendaknya diberi nomor secara berurutan
2) Kesalahan dalam penagihan
Akibat :
Kelebihan penagihan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan
Kekurangan penagihan mengakibatkan kerugian perusahaan
Pengendalian :
Menyimpan data penjualan dan data piutang dengan benar dan tepat
serta aman
Rekonsiliasi antara pesanan penjualan dengan slip pengiriman
sebelum penagihan ke pelanggan
D. Penerimaan Kas (Cash Collection)
Prosedur pengendalian yang efektif adalah pegawai yang memiliki
akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk
mencatat transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara
khusus pasangan tugas berikut harus dipisahkan :
1) Menangani kas atau cek serta memasukkan data pembayaran
Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis
penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang/lapping.
2) Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit
Seseorang yang melakukan tugas ini dapat menutupi pencurian kas
dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang
telah dicuri.
3) Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan
33 | P a g e
Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menghapus
jumlah tidak tertagih yang merupakan hutang dari teman-temannya.
Pengendalian lain untuk tahap penagihan kas adalah :
1) Semua kiriman uang pelanggan harus harus disimpan secara utuh dan
disetor ke bank setiap hari
2) Penyetoran kas dan cek ke bank setiap hari mengurangi resiko untuk
dicuri atau digelapkan
3) Pegawai yang merekonsiliasi laporan bank harus independen dari
semua aktivitas yang melibatkan penanganan atau pencatatan
penerimaan kas
35 | P a g e
Menerima barang yang tidak Mencocokkan barang yang datang dengan daftar
dipesan barang yang tertera dalam faktur
Kehilangan barang Perhitungan fisik secara periodik dan rekonsiliasi
untuk mencatat kuantitas
Kekurangan persediaan Melakukan perhitungan pareto berdasarkan
histori penjualan 3 bulan sebelumnya untuk
memprediksi kemungkinan jumlah obat yang
terjual
36 | P a g e
pabrik yang tersebar di Indonesia. Beberapa pabrik (plant) diantaranya
terdapat di
Plant Jakarta, DKI Jakarta
Satu-satunya pabrik di Indonesia yang ditugaskan pemerintah
untuk memproduksi obat golongan narkotika dan ARV (Antiretroviral).
Memperoleh sertifikat Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) untuk
semua jenis sediaan yang diproduksi, serta menerapkan sistem
manajemen mutu ISO-9001:2008 serta mendapatkan Proper Biru
dalam pengolahan limbah dari Kementerian Lingkungan Hidup dan
penghargaan Gubernur DKI untuk Ketaatan & Kinerja Pengelolaan
Lingkungan.
Plant Bandung, Jawa Barat
Memproduksi bahan baku kina dan turunannya, serta Alat
Kontrasepsi Dalam Rahim (AKDR) yang telah mendapatkan US-FD
Approval. Memperoleh sertifikat CPOB untuk produksi tablet, tablet
salut, sirup, serbuk, Pil KB serta bahan baku kina & turunannya.
Menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001:2008. Mendapat
Kosher Certificate dari Court of the Chief Rabbi Beth Din London,
Sertifikat dari European Directorate for the Quality of Medicines
(EDQM), Sertifikat Halal MUI Jabar serta Sertifikat Food Safety System
Certification (FSSC) 22000:2010 untuk produk garam kina dari SGS
United Kongdom Ltd.
Plant Semarang, Jawa Tengah
Khusus memproduksi minyak jarak, minyak nabati, dan
kosmetika (bedak). Telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO-
9001:2008 dan mendapatkan sertifikat Cara Pembuatan Kosmetika
yang Baik (CPKB) serta memperoleh sertifikat HACCP untuk
memproduksi minyak nabati.
Plant Watudakon, Jombang, Jawa Timur
Satu-satunya pabrik pengolah tambang yodium di Indonesia.
Memproduksi bahan baku ferro sulfat sebagai bahan utama
pembuatan tablet besi untuk obat penambah darah. Menerapkan
sistem manajemen mutu ISO-9001:2008 dan ISO-14001 serta
mendapatkan sertifikat CPOB dalam memproduksi sediaan kapsul
lunak, tablet, tablet salut, salep dan cairan obat luar.
Plant Medan, Sumatera Utara
Memproduksi obat dalam sediaan tablet, krim dan kapsul.
Mendapatkan sertifikat Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) untuk
seluruh jenis sediaan yang diproduksi serta menerapkan sistem
manajemen mutu ISO-9001:2008.
Semua proses produksi yang diatur telah terkomputerisasi
begitu juga dalam penghitungan biaya atau cost. Cost accounting
dibutuhkan untuk Apotek Kimia Farma karena dapat berguna untuk
pengendalian dan perencanaan serta dapat digunakan untuk evaluasi
kinerja. Semua kegiatan produksi akan dilaporkan ke kantor apotek
pusat untuk kios di Bintaro tersebut, yakni dilaporkan ke Kimia Farma
37 | P a g e
Blok M dimana apa yang dibutuhkan oleh manajer sudah lengkap
terlampir dalam laporan tersebut.
39 | P a g e
1. Bertabrakannya fungsi-fungsi organisasi
Untuk menghindari ancaman ini, maka ada pengendalian yang
bisa dilakukan, yakni:
Fungsi pemakaian harus terpisah dari fungsi akuntansi aktiva
tetap
Transaksi perolehan, penjualan, & penghentian pemakaian
aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi
yang bekerja secara independen
2. Otorisasi atau persetujuan yang disalahgunakan
Untuk menghindari ancaman ini, otorisasi dilakukan oleh pihak-
pihak yang berwenang, yakni :
Anggaran investasi diotorisasi oleh RUPS
Surat permintaan otorisasi diotorisasi oleh direktur yang
bersangkutan dan direktur utama
Surat Perintah Kerja diotorisasi departemen yang
bersangkutan
Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang
berwenang
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi
penerimaan
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi
Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi
3. Kesalahan pencatatan aktiva tetap
Ancaman seperti ini bisa dihindari dengan menggunakan prosedur
pencatatan, dimana perubahan kartu aktiva tetap harus
didasarkan pada dokumen sumber (bukti kas keluar, bukti
memorial, surat permintaan transfer aktiva tetap) dan dokumen
pendukung serta diotorisasi pejabat berwenang sehingga jelas jika
ada perubahan dan ada buktinya.
4. Problem tentang hilangnya ato berkurangnya aktiva tetap
Pencocokan fisik aktiva tetap dan kartu aktiva tetap secata
periodik
Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian
investasi dalam aktiva tetap
Asuransi aktiva tetap
Kebijakan akuntansi pemisahan capital dan revenue
expenditure
40 | P a g e
a. PT Kimia Farma merekrut pegawai dengan cara mengiklankan
lowongan kerja di media seperti koran dan website, dengan syarat
yang telah ditentukan.
b. Para calon pegawai yang telah mendaftar akan diseleksi dan yang
diterima akan diberika pelatihan dan diberitahukan tentang
ketentuan-ketentuan kerja.
c. Pegawai akan mendapatkan gaji setiap bulannya, dan akan
mendapat bonus bila mencapai banyak penjualan.
d. Tiap akhir bulan manajer akan menyiapkan file induk penggajian
yang kemudian dipotong pajak dan pajak tersebut akan disetorkan
ke pemerintah.
e. Pegawai akan mendapat gaji dengan sistem transfer, ke rekening
pegawai bersangkutan.
41 | P a g e
Prosedur pengendalian : Prosedur pembuatan cadangan ; rencana
pemulihan dari bencana pengandalian akses fisik dan logis enkripsi
data.
b) Kinerja yang kurang baik
Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas
metrik kinerja yang tepat; program pelatihan.
42 | P a g e
hari berikutnya pegawai menyetorkan uangnya ke bank. Namun,
dalam menyetorkannya ke bank, pegawai yang menyetorkannya
adalah berubah-ubah. Tidak ada prosedur yang esensial dalam
penyetorannya, tergantung pegawai yang mana yang sedang tidak
sibuk maka pegawai itulah yang menyetorkannya ke bank. Dalam
memasukkan transaksi ke databasepun juga pegawainya beda-beda.
Untuk pelaporannya, setiap cabang toko kimia farma membuat
rekapan atas transaksi yang terjadi. Laporannya ada laporan tiap
harian dan ada juga laporan per bulan. Dibuat per bulan karena akan
lebih memudahkan dalam membuat laporan keuangan triwulan
nantinya. Kemudian rekapan/laporan tersebut dikirim ke kantor
pusatnya melalui faximile. Setelah itu diperiksa kembali untuk
memastikan hasil rekapan tersebut sudah benar. Kemudian rekapan-
rekapan semua cabang tersebut diakumulasi kemudian dibuat
menjadi satu kesatuan. Setelah itu dibuatlah laporan keuangan dan
laporan manajerial. Seperti yang kita tahu bahwa kimia farma adalah
perusahaan besar, laporan keuangan dan laporan manajerial
sangatlah penting bagi perusahaan. Laporan keuangan yang nantinya
akan dipublikasikan secara umum karena ini merupakaan perusahaan
BUMN haruslah laporan yang benar-benar akurat dan jujur agar pihak
eksternal tertarik untuk membeli saham. Sedangkan laporan
manajerial juga tidak kalah penting. Didalam perusahaan yang besar
ini, memprediksikan budget dan net income yang diperoleh sangatlah
penting. Jangan sampai perusahaan yang sudah berdiri sejak lama ini
salah dalam memprediksi budget yang dikeluarkan yang nantinya
berdampak kepada net income perusahaan. Diagram DFD sistem buku
besar dan peloran dapat dilihat pada Lampiran.
43 | P a g e
guna menjamin kebenaran rekening buku besar yang
menerima posting. Untuk sistem entry data on-line,
prosedur ini disebut closed-loop verivication.
2. Rugi, Perubahan, atau Pengungkapan tidak sah Data Keuangan
Pengendaliannya dapat berupa pemisahan tugas dengan
pembatasan fungsi yang akan dilaksanakan oleh setiap karyawan.
Selain itu juga memberikan ID dan password kepada karyawan
yang khusus untuk menginput data.
3. Kehilangan Data dan Asset
Menggunakan label file internal dan eksternal untuk
berjaga-jaga ada kerusakan data yang tidak disengaja. Selain itu
juga ada prosedur pembuatan buku besar cadangan dan
pemulihan.
44 | P a g e
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Keempat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan adalah entri
pesanan penjualan, pengiriman, penagihan dan piutang usaha, serta
penagihan kas. SIA harus didesain untuk memaksimalkan efisiensi dimana
setiap fungsi ini dilakukan. SIA juga harus memasukkan prosedur
pengendalian internal yang memadai untuk menurunkan ancaman seperti
penjualan yang tidak tertagih, kesalahan dalam penagihan, serta hilangnya
atau penyalahgunaan persediaan dan kas.
Aktivitas bisnis siklus pendapatan dalam apotek Kimia Farma hampir
sama dengan yang terdapat dalam penjelasan di buku Sistem Informasi
Akuntansi karangan Romney. Hanya saja yang membedakan pada bagian pengiriman
yang tidak terlalu kompleks dibanding penjelasan di dalam buku tersebut, serta
penerimaan kas yang cukup kompleks dibandingkan penjelasan di dalam buku.
Sistem pengeluaran yang dilakukan oleh kimia farma sangat
terstruktur, hal ini menggambarkan bahwa aktivitas-aktivitas didalamnya
sudah diatur sedemikian rupa. Setiap bagian menjalankan tugas sesuai
dengan bagiannya. Arus masuk dan arus keluar barang serta uang dapat
ditelusuri secara jelas. Selain itu pengawasan yang dilakukan terhadap setiap
tahap sangat ketat sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat kecil.
Seandainya terjadi kesalahan pun, kimia farma telah memiliki cara untuk
mengatasinya sehingga hal tersebut tidak akan terlalu mengganggu sistem
yang berjalan.
Sistem Produksi di Kimia Farma sudah sangat baik. Dari mulai desain
produk dilakukan oleh tenaga-tenaga profesional dan terstruktur di pusat.
Kemudian subsiklus perencanaan dan penjadwalan sangatlah apik, pegawai
berkompeten di bidangnya, bahan baku dan suplai selalu tersedia. Kegiatan
produksi di Kimia Farma sangat tertata dan prosedural.
Selain itu, dalam proses operasi produksi perusahaan ini juga
menetapkan standar yang tinggi, contohnya pesanan obat harus sesuai resep
dokter. Aktivitas siklus produksi juga telah terintegrasi dengan komputer
sehingga semua kegiatan akan terlapor ke manajer dan cost juga akan
terhitung sehingga perusahaan dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Melihat dari keprofesionalan pegawai maupun prosedur yang
diterapkan perusahaan Kimia Farma membuktikan bahwa perusahaan ini
adalah perusahaan yang besar. Apalagi Kimia Farma merupakan BUMN di
bawah Kementerian Kesehatan yang tentunya tidak main-main dalam
menjalankan perusahaan tersebut.
Terdapat dua jenis apotek di Kimia Farma, yaitu Apotek Administrator
yang sekarang disebut sebagai Business Manager (BM) dan Apotek
Pelayanan. BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam
suatu wilayah. BM bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan
administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya.
45 | P a g e
Melalui konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari
apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga
kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut
antisipasi dan penyelesaian masalah.
Jadi secara keseluruhan menurut saya, BM membuat sistem akuntansi
aktiva tetap Apotik Kimia Farma menjadi lebih baik karena BM membantu
mengatur aktiva tetap sehingga Apoteker bisa lebih fokus ke bidang
pelayanan.
Kepegawaian dari PT Kimia Farma terdiri dari awal yaitu saat
perekrutan dengan melihat kualitas calon pegawainnya dilihat dari data-data
yang diberikan pergawai tersebut. PT Kimia Farma membayar gaji
pergawainya dengan transer setiap bulannnya dan akan ditambah bonus bisa
mencapai banyak penjualan.
Secara keseluruhan, sistem buku besar dan pelaporan pada kimia
farma sudah bagus. Mulai dari transaksi yang di catat tepat waktu, pegawai
yang berkompeten di bidangnya, pemisahan antara penjualan obat biasa dan
psikotropika, pemisahan antara pembelian dari supplier dan penjualan oleh
customer, merekap transaksi pada hari yang sama sehingga tidak terjadi
penumpukan rekapan dan pastinya akan lebih akurat.
Dalam pelaporannya pun juga terstruktur, mengingat PT Kimia Farma
adalah perusahaan BUMN dibawah Kementrian Kesehatan. Pelaporannya pun
dibuat seakurat mungkin, setiap hari ada rekapan kemudian pada akhir bulan
membuat laporan. Ada laporan harian dan juga laporan bulanan untuk
mempermudah dalam membuat laporan keuangan triwulannya. Sebagai
perusahaan BUMN, Kimia Farma berusaha memberikan kontribusi terbaiknya
bagi kesehatan bangsa. Oleh karena itu, laporan dibuat dengan akurat dan
apa adanya sesuai dengan transaksi yang terjadi.
3.2 Saran
Pada saat menerima pesanan secara tidak langsung apotek Kimia
Farma mencatat data pelanggan yang terdiri atas pesanan barang serta
alamat hanya mencatatnya secara manual di kertas. Hal ini dapat
menyebabkan hilangnya dokumen dan menyebabkan kesalahan saat
pengiriman oleh karena itu sebaiknya apotek Kimia Farma membuat database
untuk pesanan tidak langsung yang berisikan tanggal, nama pemesan, alamat,
nomor telepon serta barang dan jumlah yang dipesan.
Sebaiknya Kimia Farma harus dapat melakukan inovasi baru agar tidak
kalah saing dengan apotek lain. Misal dengan menyediakan sarana
pembelian secara online. Selain itu juga melengkapi setiap apotek dengan
klinik.
Mengingat perusahaan ini bergerak di bidang kesehatan dan
berhubungan dengan kemaslahatan orang banyak, maka kegiatan dan
karyawan Kimia farma haruslah prosedural, profesional dan kompeten. Kimia
Farma haruslah ketat dalam rekruitmen pegawai sehingga kesalahan-
kesalahan dalam aktivitas produksi maupun aktivitas perusahaan lainnya
pada umumnya dapat dihindari.
46 | P a g e
Pengecekan juga harus dilakukan secara berkala untuk sistem
komputer maupun aset tetap untuk produksi milik perusahaan. Hambatan-
hambatan yang dapat mengganggu sistem produksi dapat dikurangi dengan
melakukan hal-hal kecil ini. Cost yang dikeluarkan untuk cek berkala lebih
kecil ketimbang harus memperbaiki jika rusak dan kerugian yang ditanggung
saat tidak berlangsung proses produksi.
Di beberapa wilayah masih ada beberapa cabang yang hanya diatur
oleh seorang apoteker, sehingga pada saat hal-hal yang hanya bisa di
otorisasi oleh apoteker harus dilakukan dan apoteker tersebut sedang tidak
berada di cabang tersebut maka akan menghambat suatu sistem akuntansi
aktiva tetap yang hanya bisa dilakukan oleh apoteker tersebut.
Di cabang-cabang yang baru juga masih ada yang menggunakan
kendaraan pribadi dari karyawan sebagai sarana transportasi, seharusnya
pada saat membuat cabang baru Apotek Kimia Farma sudah mempersiapkan
terlebih dahulu aktiva-aktiva tetap untuk cabang-cabang yang baru tersebut.
Menambah pegawai dalam setiap cabangya, karena saat kami
berkunjung, pelayannya agak sedikit terlambat dikarenakan banyaknya
pembeli ditambah kurangnya pegawai yang ada.
Sebaiknya dalam proses pencatatan segala transaksi dilakukan dengan
berbasis computer semua, tidak ada yang manual. Karena seperti yang kita
tahu bahwa apabila dilakukan manual akan membuat lama rekapan karena
harus di entry dulu ke computer. Selain itu transaksi dilakukan oleh satu
orang saja agar lebih akurat. Setiap transaksi penjualan 1 orang, pembelian 1
orang dan yang menyetor ke bank pun seharusnya 1 orang yang sudah
dipercayai. Bukan siapa saja yang sedang tidak sibuk maka dia yang
menyetor.
47 | P a g e
DAFTAR PUSTAKA
Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi
Ketigabelas. Jakarta: Salemba Empat
www.kimiafarma.co.id
arifpanjaitan.blogspot.co.id/2014/12/general-ledger-and-reporting-system.html
http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html?m=1
http://monicaganda.blogspot.co.id/2012/04/normal-0-false-false-false-in-zh-cn-x.html
http://informasicpnsbumn.com/lowongan-pt-kimia-farma-persero-tbk.html
http://www.kimiafarma.co.id/bisnis/industri-farmasi/pabrik.html
48 | P a g e
LAMPIRAN
1. HANDOUT PRESENTASI
2. KUESIONER
A. SIKLUS PENDAPATAN
B. SIKLUS PENGELUARAN
C. SIKLUS PRODUKSI
D. SIKLUS PENGGAJIAN
E. SISTEM ASET TETAP
F. SIKLUS PELAPORAN DAN BUKU BESAR
3. DIAGRAM DFD
A. SIKLUS PENDAPATAN
B. SIKLUS PENGELUARAN
C. SIKLUS PRODUKSI
D. SIKLUS PENGGAJIAN
E. SISTEM ASET TETAP
F. SIKLUS PELAPORAN DAN BUKU BESAR
4. DIAGRAM FLOWCHART
A. SIKLUS PENDAPATAN
B. SIKLUS PENGGAJIAN
5. DOKUMENTASI FOTO
49 | P a g e
1.0
Kepala TU Surat permintaan Permintaan Surat permintaan Business Manager
atauApoteker OtorisasiInvestasi OtorisasiInv OtorisasiInvestasi
estasi
Surat permintaan
OtorisasiInvestasi
Purchase order
Kantor Pusat
Payment
2.0
Kepala TU
atauApoteker Receiving
Invoice
Kantor Pusat
Report
3.0
4.0
Approve Cash
Invoice Disbursement
General Ledger
DFD Sistem Buku Besar dan Pelaporan
Kuasa
Transaksi- Kegiatan Pengguna
transaksi Non-Cash Anggaran
(Keg. Cash)
Entry Rencana
Jurnal 4. Anggaran
Menghasil
kan
Laporan
Manajerial
1. Update Manajer
Buku
Besar
External
Neraca User
Saldo Adj.
Lap.Keu
2. Entry
3.
Jurnal
Menyiapkan
Penyesuaian
Laporan
Keuangan
Adj. TB
Jurnal
Penyesuaian Lap. Keu
Controller
DFD Siklus Pendapatan
Permintaan
1.0
Entri Pesanan
Respon atas Penjualan
Permintaan
Persediaan Resep Pelanggan
Informasi Informasi
Ketersediaan Ketersediaan
Siklus Siklus
Pengeluaran Produksi
Order Pemesanan
Ulang
2.0
Pelanggan Kurir Pengantaran
Bukti Bukti Obat
Pemesanan Pemesanan
Pengiriman Bukti
Uang Pemesanan
Penyimpanan
3.0
Bank 4.0
Tanda Terima Penagihan
Penagihan
Kas Penjualan
Pelanggan
Laporan
Sistem Penjualan
Pelaporan
Flow Chart Siklus Pendapatan
T
Memeriksa
Resep tidak
Resep dan
tersedia Ketersediaan
Y
Resep
Resep Resep
tersedia tersedia
Membuat
Faktur
Faktur Faktur
Penjualan Penjualan
FPJ
DFD Siklus Pengeluaran
BP Salinan
BA Pesana
BPBA BPBA
n
Pembe
Salinan Pesanan Pembelian Salinan Pesanan Pembelian
lian
Bussiness Manager
1.0
Pemesanan
Surat Pesanan
Back Order
2.0
Pemerimaan
Fak
tur
Pe
m
ba
Bagian ya
Gudang ra
3.0
Menyetujui
Faktur
Pemasok
Paket
Utang BB Umum
Vooucher
4.0
Pengeluar
an Kas
Flow Chart
Perubahan BukuBesar
Memperbaharui MemungutPa
MenginputdanVali
File Iduk jakPenghasila
dasiCek
n
A/D
Tingkat Pajak GajiPegawai
MempersiapkanLa
poranPajak
Transfer Gaji
MempersiapkanP
enggajian
LaporanPajak
CekGajiPegawai
DFD
BadanPemerint
Departmen Pajak Penghasian
ah
SDM dan Laporan Mengeluarka
nPajakdanBer
Perubahan Tarif Pajak
bagaiPotonga
n
Memperbah Tarif Pajak &
arui File Pengngurangan
Pegawai
Induk
Departemen
Lainnya Buku Besar
Absensi Laporan
Menyiapkan
Penggajian
Validasi
Waktu & Departemen
Data Absensi Gaji Lainnya
B. SIKLUS PENGELUARAN
1. Bagaimana cara menentukan obat yang akan dipesan kepada vendor?
2. Untuk menentukan barang yang dipesan, penghitungan dilakukan secara manual
atau sudah menggunakan komputer?
3. Bagaimana proses pemesanan persediaan obat yang telah habis?
4. Apakah dari pihak apotek perlu menulis permintaan pembelian terlebih dahulu
atau sudah ada jadwal rutin vendor memasok stock baru?
5. Apa yang dilakukan oleh pihak apotek apabila stock secara tiba-tiba habis?
6. Bagaimana perlakukan barang yang baru saja datang?
7. Apakah Apotek Kimia Farma memiliki gudang sendiri?
C. SIKLUS PRODUKSI
1. Apakah ada proses produksi di kios cabang Kimia Farma Bintaro?
2. Berdasarkan apa produksi dilaksanakan? Resep dokter? Pesanan?
3. Biaya yang dibutuhkan untuk produksi?
4. Apakah ada biaya tambahan untuk konsumen?
5. Bagaimana proses perencanaan atau persiapan produksi?
6. Bagaimana kualifikasi pegawai untuk dapat melakukan proses produksi (meracik
obat dan lain-lain)?
7. Darimana bahan baku diperoleh?
8. Obat yang biasa diproduksi seperti apa?
9. Apa yang dilakukan jika harga bahan baku naik?
10. Proses produksi juga dikomputerisasi? Atau hanya untuk proses penjualan saja?
11. Dimana proses produksi dilaksanakan?
12. Teknologi seperti apa yang digunakan untuk mempermudah proses produksi?
E. SISTEM PENGGAJIAN
1. Bagaimana PT Kimia Farma merekrut pegawai?
2. Apakah ada sistem kontrak?
3. Gaji dibayar dalam bentuk apa?
4. Apakah ada bonus?
5. Gaji dibayar dalam waktu kapan?