BAB II

TAHAPAN PENENTUAN SISTEM KOMPENSASI

(TAHAP PERSIAPAN)

2.1. PENDAHULUAN
2.1.1. Deskripsi singkat
Banyak perusahaan yang sedang berusaha memperbaiki dan merumuskan
kembali kebijakan atau policy mereka dalam hal imbalan karyawan dan merancang
kembali sistem yang digunakan. Mereka melakukan hal itu karena berbagai alasan,
tetapi yang terbanyak adalah karena menghadapi masalah dengan karyawan dan
tenaga kerja mereka pada berbagai tingkatan. Sedikit yang melakukan perbaikan
tersebut karena semata – mata merasa harus lebih baik dari sekarang.
Penentuan kompensasi bukanlah suatu pekerjaan yang sederhana dan bisa
dilakukan dalam satu tahap, tetapi merupakan suatu proses yang terdiri dari beberapa
tahap yaitu : pertama tahap persiapan (pembentukan tim, mengumumkan rencana
penataan , menetapkan tujuan kompensasi, menetapkan kebijakan kompensasi),
kedua tahap analisis jabatan, ketiga tahap evaluasi jabatan, tahap ke empat
menetapkan besaran upah/gaji patokan untuk setiap golongan dalam struktur jabatan,
tahap kelima melakukan survey imbalan. Dan terakhir adalah menetapkan besaran
upah yang cocok.
Mengingat banyaknya cakupan materi yang akan dibahas, maka tahap – tahap
itu akan mulai dibahas pada bab ini.

2.1.2. Tujuan Instruksional khusus :

Untuk memahami aktivitas – aktivitas yang dilakukan pada tahap persiapan proses
penataan ulang upah/gaji

2.2. Penyajian
Aktivitas yang dilakukan pada tahap persiapan proses penataan ulang upah/gaji
adalah :
a. Membentuk organisasi/tim pelaksana program
b. Mengumumkan rencana penataan
c. Menetapkan tujuan kompensasi
d. Menetapkan kebijakan kompensasi

2.2.1. Membentuk organisasi/tim pelaksana program

Dalam menata ulang sistem imbalan ini tindakan pertama yang harus dilakukan
adalah membentuk sebuah organisasi kecil atau sebuah tim yang akan
melaksanakan program/proyek ini secara purna waktu. Kemudian secara
bersamaan perusahaan/ organisasi harus menunjuk seorang pejabat yang akan
memimpin tim ini secara tuntas. Pemimpin ini bertanggungjawab untuk
merencanakan dan menerapkan kebijakan dan simtem balan yang baru. Pejabat
ini juga bertanggung jawab untuk menjalin kerjasama dengan anggota tim,

10
 karyawan dan para petinggi perusahaan serta konsultan bila ada. Ketua dan
anggota pelaksana program ini perusahaan mempunyai beberapa alternatip :
a. Memanfaatkan tenaga ahli sendiri
b. Menggunakan jasa konsultan
c. Atau kombinasi keduanya

organisasi :

MANAJER
PROYEK

PARA ANALIST PANITIA

JABATAN EVALUASI
JABATAN

Penjelasan :
a. Memanfaatkan tenaga ahli sendiri
Dengan memanfaatkan tenaga ahli sendiri, perusahaan akan banyak memperoleh
keuntungan, antara lain :
 Penghematan biaya. Tentunya lebih hemat dari pada konsultan dari luar
 Karyawannya akan menjadi lebih berpengalaman
 Proses kerjasama akan lebih lancar karena sudah kenal
 Pekerjaan tentunya akan lebih lancar karena sudah memahami pekerjaan
Namun perlu diperhatikan bahwa tenaga atau tim tersebut harus benar – benar
karyawan yang qualified, baik dalam pengetahuan, keahlian maupun pengalaman
Bila tidak ada perusahaan dapat mengirim karyawan dari departemen
sumberdaya manusia untuk mengikuti pelatihan dalam bidang kompensasi atau
imbalan sampai mereka ahli atau menguasai betul bidang tersebut.
Bila cara tersebut dipandang kurang efesien atau terlalu lama, maka dapat
dilakukan rekrut tenaga ahli atau spesialis dari luar. Tenaga ahli tersebut harus
bekerja secara penuh dan fokus pada proyek imbalan, dan jangan sampai
disibukkan denganaktivitas lain yang akan mengganggu.
Jika tenaga ahli tersebut cukup senior dan sarat pengalaman maka yang
bersangkutan dapat dijadikan sebagai manajer proyek atau disebut juga
administratur proyek imbalan. Namun bila belum cukup senior maka manajer
SDM dapat menjadi pimpinan proyek. Bila proyek penataan ini berlangsung
diperusahaan besar, dan implikasinya luas, maka biasanya yang menjadi
administratur proyek adalah direktur SDM.

b. Menggunakan jasa konsultan

11
 Beberapa perusahaan menggunakan jasa konsultan untuk merencanakan dan
menerapkan penataan ulang sistem imbalan. ada bebearapa keyntungan dan
kerugian bila mengggunakan jasa konsultan yaitu :
Keuntungan :

a. Konsultan profesional memiliki pengalaman dan pengetahuan yang luas

tentang kebijakan dan panataan sistem imbalan yang diterapkan oleh perusahaan
lain dari berbagai jenis industri yang dapat dipakai sebagai acuan atau benchmark
bagi kebijakan dan penataan sistem imbalan di perusahaan.
b. Dihormati
Konsultan yang ahli dan profesional dalam bidang sistem penataan imbalan akan
dapat dipandang sebagai pihak yang dapat menjadi penengah bagi perbedaan
kepentingan menyangkut program penataan uang sistem imbalan. Perbedaan
kepentingan ini akan dapat memicu pertentangan bahkan konflik antar karyawan
dengan karyawan dan antara karyawan dengan pihak manajemen, mengingat
penataan sistem imbalan menyangkut urusan “perut” atau urusan pendapatn
keluarga. Hadirnya konsultan juga akan dipandang sebagai wasit yang netral
dalam menengahi kejadian – kejadian tersebut.

Kerugian :
a. Masalah biaya
Konsultan yang ahli atau profesional tentunya akan meminta bayaran yang tinggi.
Jika masalah biaya merupakan kendala maka perusahaan dapat memilih konsultan
yang kelas dua dengan bayaran yang lebih murah.
b. Banyak diantara mereka kurang kerja sama dengan karyawan dan pimpinan
perusahaan. Diantara konsultan juga banyak yang menganggap bila proyek sudah
disetujui maka manajemen perusahaan harus memenuhi segala keinginan konsultan
menyangkut biaya dan aktivitas – aktivitas selama proyek berlangsung. Dalam hal
hubungan dengan karyawan perusahaan, karyawan danggap selalu nurut dan mau
membantu proses penataan sistem imbalan, sehingga mereka tak perlu melakukan
komunikasi (human relation) yang supel dengan karyawan. Hal ini akan memicu
terjadinya pertentangan dan akan mengganggu kelancaran proyek penataan sisitem
imbalan.
c. Bila konsultan tidak memiliki pengalaman diperusahaan yang sejenis dengan kasus
sejenis, maka konsultan sama saja bekerja pada medan yang baru. mereka akan
banyak membuang waktu untuk mengenali sistem operasi perusahaan, organisasi dan
manajemen sumber daya manusia.
d. Kurangnya pengetahuan akan budaya perusahaan akan membuat konsultan tercebak
pada perancangan dan perencanaa serta kebijakan sistem imbalan yang salah, yaitu
yang tidak mengacu pada budaya, strategi dan kebijakan perusahaan. Akibatnya pada
saat penerapan atau implementasi akan mendapat pertentangan atau perlawanan yang
keras dari karyawan atau manajemen.
e. Kemungkinan lain bila konsultan menerapkan sistem imbalan yang sukar atau
komplek, yaitu sistem yang pernah ditanganinya diperusahaan yang terdahulu.
Simtem penataan ulang imbalan yang sulit akan menyulitkan stafnya atau partner

12
 kerjanya. Namun demikian jika konsultan mengaplikasikan sistem penataan imbalan
yang mudah, hal ini akan dianggap sebagai barang rongsokan.
Yang harus dilakukan bila menggunakan konsultan
a. Mintalah kepastian siapa yang akan memimpin dan menangani proyek ini, sebab
konsultan senior biasanya hanya akan datang pada tahap disetujinya proyek sistem
imbalan. Namun setelah itu paling – paling konsultan yuniornya yang disuruh
menangani mulai tahap perncangan sampai tahap penerapan.
b. Periksa kualifikasi dalam arti pengetahuan dan keahliannya serta pengalamannya,
baik bagi yang akan menjadi pemimpin proyek atau stafnya. Telitilah track record
mereka selama menangani perusahaan lain , apakah perusahaan lain itu merasakan
kepuasan ketika proyek sistem imbalannya ditangani oleh konsultan ini.
c. Telitilah reputasinya ketika mereka sudah selesai menangani proyek di perusahaan
lain, bagaimana tindak lanjutnya. Tujuannya untuk mengetahui apakah konsultan
tersebut punya rasa tanggung jawab terhadap proyek – proyek yang ditanganinya.
d. Periksa kemampuannya berkomunikasi dengan mengujinya presentasi di depan
direksi. Hal ini penting karena selama proses berlangsungnya proyek bila mereka
kurang bisa berkomunikasi dengan karyawan akan manghambat proyek.
e. Sebaiknya didampingi oleh pejabat perusahaan yang nanti akan memimpin proyek,
dan selanjutnya menjadi penanggungjawab kebijakan sisitem imbalan yang akan
diterapkan. Tugas mendampingi tersebut harus dilaukan secara terus menerus untuk
menjamin kelancaran dan tidak adanya penyimpangan pekasanaan proyek.
f. Dengan adanya konsultan bukan berarti tanggung jawab pimpinan perusahaan dan
tanggung jawab pimpinan proyek dalam melaksanakan komunikasi dan pemantauan
diserahkan pada konsultan. akan tetapi tanggungjawab untuk kedua kegiatan tersebut
tetap harus diambil oleh pimpinan perusahaan atau direktur SDM. Sebab bila
sepenuhnya tanggungjawab tersebut diserahkan kepada konsultan, pelaksanaan kedua
kegiatan tersebut yaitu komunikasi dan pemantauan akan mengalami banyak
hambatan.

2.2.2. Mengumumkan rencana penataan

Setelah tahap pempentukan tim selsai, selanjutnya mengumumkan rencana
penataan sisitem imbalan kepada seluruh karyawan dari berbagai lapisan.
Manfaatnya adalah agar mereka tidak kaget dan tidak salah persepsi tentang
rencana penataan tersebut. Dan untuk mengetahui tingkat kesipan karyawan akan
program penataan sistem imbalan ini gunakan checklist seperti tampak pada
tampilan 2.1

Tampilan 2.1
Contoh checklist untuk melihat kesiapan karyawan dan pihak terkait
terhadap kebijakan dan sistem ibalan
Item pertanyaan Ya Tidak Tindakan yang
harus diambil
1. Apakah pimpinan puncak perusahaan secara
aktip mendukung program ini?
2. Apakah semua managjer dan staf memahami
prosedur yang harus diikuti dan tujuannya?

13
3. Apakah pimpinan puncak perusahaan
memiliki pemahaman yang realistis tentang
tujuan yang ingin dicapai oleh program ini
dalam kaitannya dengan tujuan bisnis
perusahaan dan kondisi keuangan
perusahaan.
4. Apakah para manajer dan supervisor
mengetahui peran yag harus mereka lakukan
dalam proses pengumpulan dan verivikasi
informasi tentang pekerjaan.
5. apakah manajer lini dan staf paham bahwa
mereka tetap akan bertanggung jawab untuk
semua keputusan yang berkaitan dengan
imbalan anak buah mereka.
6. apakah para pengurus serikat pekerja
mengetahui sepenuhnya tentang tujuan yang
ingin dicapai dengan program ini maupun
tentang prosedu yang harus mereka ikuti
dalam pelaksanaannya.
7. Apakah serikat pekerja telah setuju untuk
bekerjasama, atau minimal tidak
menghalangi pelaksanaan program ini.
8. Apakah direncanakan untuk merubah sistem
insentif yang sudah ada ?
9. Apabila belum punya, apakah ada rencana
untuk merubahnya?
10. Apakah perusahaan sudah mempunyai sistem
penilaian prestasi kerja?
11. Apabila belum, apakah ada rencana untuk
membuatnya?
12. Apakah pimpinan perusahaan dan semua
manajer percaya bahwa tingkat turn-over
karyawan tinggi, moril dan tingkat
produktivitas yang rendah adalah akibat dari
kebijakan dan sistem imbalan yang sekarang
digunakan ?
13. Apakah semua orang yang akan terlibat
dalam proses ini memahami implikasi dan
persyaratan untuk kegiatan di bawah ini ?
a. Analisa jabatan?
b. Pembuatan uraian jabatan?
c. Menetapkan tingkat imbalan?
d. Menggunakan sistem insentif?
e. Pemilihan program?
f. Analisis prestsi kerja?
14. Apakah sudah diketahui akan seperti apa

14
 komposisi imbalan karyawan penjualan?
15. Apakah kita merencanakan revisi besar –
besaran atas imbalan karyawan eksekutif dan
manajer?
16. Apakah kita sudah menunjuk seorang
manajer/ penanggungjawab untuk program
ini?
17. Apakah tenaga ahli (spesialis kompensasi )
sudah tersedia ?
18. Apakah anggota/ tim evaluasi jabatan sudah
terbentuk
19. Apakah tenaga ahli analisis jabatan sudah
dibentuk/ ditunjuk?
20. Apakah perusahaansudah menyiapkan
sebuah pengumuman yang ditujukan kepada
seluruh karyawan tentang apa yang akan
dilakukan?

Bila hasil cechklist banyak yang menjawab “ya”, maka berarti persiapan proyek penataan
kebijakan dan sisitem imbalan sudah siap. Dan sudah saatnya untuk diumumkan kepada
segenap karyawan dan pihak terkait.Dalam tahap ini pimpinan perusaan dituntut untuk
melakukan usaha yang sungguh – sungguh tentang apa yang dimaksud dengan program
penatan ulang kebijakan dan sistem imbalan dan mengapa hal itu perlu dilakukan. Contoh
pengumuman dapat dilihat pada tampilan 2.2

Tampilan 2.2
Pengumuman untuk karyawan
Pengumuman untuk seluruh karyawan
no :............./ 200
Tentang
Penataan dan Rancang Bangun Ulang Kebijakan Dan Sistem
Penggajian/Pengupahan Karyawan

“Dengan gembira, direksi (manajemen) mengumumkan bahwa perusahaan sedang

memulai sebuah program penataan ulang dan pengembangan kebijakan dan sistem
penggajian / pengupahan karywan dari semua tingkatan. Yang ingin dicapai melalui
program tersebut adalah sebagai berikut :
1. Terwujudnya perbedaan – perbedaan imbalan yang tepat dan adil antar setiap
pekrjaan dan jabatan
2. Penerapan sebuah struktur patokan (skala) gaji/upah yang kompetitif dibandingkan
dengan perusahaan lain yang beroperasi pada sektor industri yang sama.
3. Penerapan sebuah sistem insentif yang akan memberikan penghargaan dan hadiah
secara tepat kepada mereka yang berprestsi bagus.

15
 4. Penerapan sistem penilaian kinerja yan tepat dan obyektip yang disamping dapat
dijadikan dasar bagi keputusan dalam penggajian dan pemberian insentif akan
digunakan untuk keperluan pengembangan sumber daya manusia.
5. Seperangkat aturan dan tata cara yang bila dilaksanakan secara konsisten akan
menjamin tercapainya obyektivitas dan keseragaman dalam pengelolaan imbalan
ini.
Saudara...........................telah ditunjuk sebagai penanggung jawab ( manajer) proyek
ini dan akan dibantu oleh ..................................yang akan bertindak sebagai sekretaris
( wakil) .Dalam pelaksanaan tugasnya sdr.............................. akan bertanggung jawab dan
melapor kepada direktur..........................Sedangkan kegiatan – kegiatan utama yang akan
dilakukan dalam proyek ini adalah sebagai berikut :
1.
2.
3.
dst.

Satu hal yang harus diketahui oleh semua karyawan adalah bahwa apapun dampak
dari hasil akhir program ini terhadap pekrjaan masing – masing tidak ada seorang
karyawanpun yang akan dikurangi/ diturunkan gaji atau imbalannya. Sebaliknya dengan
selesainya pekerjaan penataan ini juga tidak secara otomatis akan mengakibatkan kenaikan
gaji bagi siapapun. Setelah proyek ini selesai, perusahaan akan menerbitkan sebuah
dokumen berisi kebijakan dasar yang mencerminkan falsafah perusahaan tentang hal ini,
ketentuan tentang peninjaan gaji/upah, ketentuan tentang insentif/bonus dll.
Kami percaya bahwa apa yang dilakukan perusahaan ini akan memperkuat posisi
perusahaan dalam persaingan dan akan mendorong perkembangan perusahaan lebih lanjut
serta kemampuannya memperoleh laba. Selebihnya, kebijakan dan sistem baru tersebut
juga diharapkan akan memungkinkan perusahaan memberikan imbalan yang sangat
kompetitif kepada karyawan yang dinilai berprestasi sangat istimewa dan caranya
menghasilkan prestasi tersebut juga sesuai dengan falsafah dan budaya perusahaan yang
ingin dikembangkan.
Para manajer dan supervisor andatelah diberi penjelasan rinci tentang program ini,
sehingga apabila ada hal – hal yang kurang jelas, anda dapat langsung menanyakan kepada
mereka. Tetapi apabila ingin mengetahui lebih jauh lagi silakan menghubungi langsung
manajer proyek atau stafnya.
Demikianlah pengumuman kami tentang program perumusan dan penataan ulang
kebijakan dan sistem imbalan karyawan perusahaan kita, dan kami mengharapkan agar hal
ini menjadi jelas bagi semuanya.

Direksi
Presiden Direktur

16
2.2.3 Menetapkan tujuan kompensasi
Tujuan kompensasi harus ditetapkan agar kegiatan penataan ulang mempunyai arah yang
jelas. Tujuan dapat lebih dari satu.
Tujuan kompensasi :
a. Menarik tenaga kerja yang berkualitas dan mempertahankan mereka
b. Memotivasi agar berkinerja tinggi
c. Mendorong peningkatan kualitas sdm
d. Memastikan keadilan
e. Kontrol biaya tenaga kerja
f. Menyesuaikan terhadap aturan yang ada
g. Memudahkan pemahaman
h. Efesiensi administrasi imbalan

2.2.4 Menetapkan kebijakan kompensasi

Kebijakan ditetapkan untuk menunjang agar tujuan kompensasi tercapai.
Kebijakan merupakan pedoman yang akan memberikan rambu – rambu bagi
pelaksanaan program penatan ulang sistem kompensasi. Beberapa contoh kebijakan
kompensasi dapat dilihat pada tampilan 2.3. Pada tampilan tersebut juga
memperlihatkan bahwa kebijakan harus berkaitan dengan tujuan yang sudah ditetapkan
sebelumnya.

Tampilan 2.3
Contoh tujuan dan kebijkan kompensasi

No. Tujuan kompensasi Kebijakan

1 Merangsang motivasi & prestasi Sistem imbalan harus mancakup
penghargaan untuk prestasi, inovasi dan
kreativitas
2 Mendorong tk berse mangat Sistem imbalan harus mengandung
mempelajari iptek elemen untuk keberhasilan mempelajari
ilmu dan keterampilan baru
3 Menarik sdm berkualitas tinggi Tingkat imbalan yang akan diberikan kpd
tk yang berkualitas tinggi harus
kompetitif
4 Gaya paternalistik atau profesional

2.2.5 Agar efektip kebijakan dan sistem imbalan harus memenuhi syarat sbb :
a. Adil(fair /equitable)
b. Atraktif dan kompetitif
c. Tepat, mudah dan mutakhir
d. Memenuhi peraturan pemerintah dan undang – undang
e. Cukup/layak

17
2.2.6 Beberapa anggapaan yang keliru
a. Tujuan penataan ulang sistem kompensasi adalah penghematan
b. Mengumumkan program penataan ulang sistem kompensasi tapi tidak ada kelanjutannya
c. Menjiplak/meniru kebijakan dan sistem kompensasi perusahaan lain
d. Memperlakukan program penataan ulang sistem kompensasi sebagai proyek rahasia
e. Lupakan paradigma lama seperti :
f. Kenaikan kompensasi otomatis akan meningkatkan produktivitas
g. Tidak ada korelasi langsung antara imbalan/kompensasi dengan prestasi kerja
h. Imbalan dapat merubah sikap pekerja
i. Insentif dan bonus adalah cara yang paling efektif untuk meningkatkan kinerja

2.2.7 Strategi, kebijakan dan sistem imbalan mungkin harus berbeda. Pembedaan ini
bisa :
a. Secara horisontal
b. Atau vertikal

2.2.8 Implikasi perbedaan itu :

a. Tujuan yang ingin dicapai
b. Komposisi imbalan
c. Metode dan tehnik yang digunakan
d. Acuan untuk patokan

2.3 Rangkuman
a. Manajemen kompensasi merupakan suatu proses yang terdiri dari beberapa tahap yaitu :
pertama tahap persiapan (pembentukan tim, mengumumkan rencana penataan ,
menetapkan tujuan kompensasi, menetapkan kebijakan kompensasi), kedua tahap
analisis jabatan, ketiga tahap evaluasi jabatan, tahap ke empat menetapkan besaran
upah/gaji patokan untuk setiap golongan dalam struktur jabatan, tahap kelima melakukan
survey imbalan.
b. Aktivitas yang dilakukan pada tahap persiapan proses penataan ulang upah/gaji adalah :
 Membentuk organisasi/tim pelaksana program
 Mengumumkan rencana penataan
 Menetapkan tujuan kompensasi
 Menetapkan kebijakan kompensasi
Kepanitiaan program ini perusahaan dapat memilih beberapa alternatip :
 Memanfaatkan tenaga ahli sendiri
 Menggunakan jasa konsultan
 Atau kombinasi keduanya
c. Penetapan kompensasi harus diawali dengan ditetapkannya tujuan kompensasi dan
kebijakan kompensasi.
d. Tujuan kompensasi merupakan sasaran yang hendak dicapai dengan ditetapkannya sistem
imbalan tertentu.
e. Kebijakan kompensasi memberikan batasan – batasan agar penetapan sistem imbalan
tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan
f. Agar efektip kebijakan dan sistem imbalan harus memenuhi syarat sbb :
 Adil(fair /equitable)

18
  Atraktif dan kompetitif
 Tepat, mudah dan mutakhir
 Memenuhi peraturan pemerintah dan undang – undang
 Cukup/layak

2.4 Latihan soal

a. Sebutkan tahap – tahap dalam manajemen kompensasi!
b. Sebut dan jelaskan kegiatan yang harus dilakukan pada tahap persiapan manajemen
kompensasi!
c. Beri contoh satu saja tujuan dari penetapan kompensasi dan buatlah kebijakannya!
d. Apa keuntungan dan kerugian jika kita menggunakan konsultan untuk menata ulang
sistem upah /gaji di suatu perusahaan?
e. Mengapa proses penataan sitem imbalan harus diumumkan terlebih dahulu kepada
karyawan ?

DAFTAR PUSTAKA
1. Gary Dessler, Manajemen Sumberdaya Manusia, Edisi 7, Prenhallindo, Jakarta
,1997
2. Herbert J. Chruder – Athur W. Sherman, Personal Management, Edisi 4, South
Western Publishing Co., Cincinati, 1982
3. T. Hani Handoko, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, Cetakan
ke I, Liberty, Yogyakarta, 1985
4. Heidjrachman R., Manajemen Personalia, Cetakan Ke I, BPFE,
Yogyakarta,1984
5. Achmad S. Ruky, Manajemen Penggajian dan Pengupahan untuk Karyawan
Perusahaan, Cetakan ke 3, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2006
6. Gomez-Mejia, Louis R & Balkin, David B., Compensation, Organizational Strategy
and Firm Performance, (1992), South Western Publishing, Cincinnati, Ohio, USA.

19