LAPORAN TUGAS AKHIR PENGEMBANGAN

ORGANISASI DAN MANAJEMEN PERUBAHAN

Disusun

Nama : DINI KHADIJAH RAMBE

Nim :7153210013

Dosen Pengampu : Dr. DINA SARAH SYAHREZA, SE,MM

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

2018

1
2
 1. KEBIJAKAN, PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Pengertian Kebijakan

Menurut Mustopadidjaja: Kebijakan adalah keputusan suatu organisasi yang dimaksudkan

untuk mengatasi permasalahan tertentu sebagai keputusan atau untuk mencapai tujuan
tertentu, berisikan ketentuan-ketentuan yang dapat dijadikan pedoman perilaku dalam (1)
pengambilan keputusan lebih lanjut, yang harus dilakukan baik kelompok sasaran ataupun
(unit) organisasi pelaksana kebijakan, (2) penerapan atau pelaksanaan dari suatu kebijakan
yang telah ditetapkan baik dalam hubungan dengan (unit) organisasi pelaksana maupun
dengan kelompok sasaran yang dimaksudkan.

Widodo J. Pudjirahardjo mengatakan Kebijakan adalah aturan tertulis yang merupakan

keputusan formal organisasi, yang bersifat mengikat, yang mengatur perilaku dengan tujuan
untuk menciptakan tata nilai baru dalam masyarakat.

Perubahan organisasi adalah kegiatan episodic, artinya perubahan dimulai pada satu
titik, berlanjut melalui serangkaian tahap, dan mencapai puncak dalam hasil yang diharapkan
oleh mereka yang terlibat berupa perbaikan dari titik awal. Perubahan memiliki permulaan,
pertengahan dan akhir. Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi (organizational
change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide atau perilaku baru oleh sebuah
organisasi. Organiasasi dirancang untuk beradaptasi dengan peruabahan lingkungan melalui
pembaharuan dan pengembangan internal.

Pengembangan Organisasi (PO) merupakan cara pendekatan terhadap perubahan yang

berjangka panjang dan lebih luas ruang lingkupnya dengan tujuan untuk menggerakkan
seluruh organisasi ke arah tingkat fungsional yang lebih tinggi. (Indrawijaya, 1989:203)

Robbins, pengembangan organisasi adalah sebuah metode yang bertujuan mengubah

sikap, nilai dan keyakinan dari karyawan sehingga karyawan itu sendiri dapat
mengidentifikasi dan mengimplementasikan perubahan teknis seperti reorganisasi, fasilitas
yang dirancang ulang dan hal-hal yang dibutuhkan untuk meningkatkan organisasi mereka.

3
 2. MASALAH PENERIMAAN DAN PENOLAKAN PERUBAHAN

Perubahan organisasi adalah kegiatan episodic, artinya perubahan dimulai pada satu titik,
berlanjut melalui serangkaian tahap, dan mencapai puncak dalam hasil yang diharapkan oleh
mereka yang terlibat berupa perbaikan dari titik awal. Perubahan memiliki permulaan,
pertengahan dan akhir. Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi (organizational
change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide atau perilaku baru oleh sebuah
organisasi.

A. Mengatasi Penolakan Perubahan

Berikut beberapa cara yang bisa digunakan untuk mengatasi penolakan perubahan
dalam manajemen organisasi sebagai berikut :
A. Edukasi, Komunikasi dan Sosialisasi
B. Partisipasi
C. Memberikan Dukungan dan Komitmen
D. Membangun Hubungan Yang Positif
E. Menerapkan Perubahan Secara Adil
Koersi
B. Unsur-unsur Perubahan
Clarke (1999) mengidentifikasikan unsur-unsur dalam suatu proses perubahan yaitu :
1. Lingkungan
2. Kapabilitas Organisasi

3. Budaya peubahan

4. Pemimpin Visioner
C. Indikator Keberhasilan Perubahan

Suatu program perubahan dapat dikatakan berhasil apabila dapat ditunjukkan hal-hal berikut:

 Peningkatan efektivitas organisasi

 Manajemen yang lebih
 Terwujudnya komitmen dan keterlibatan
 Tumbuh dan berkembangnya
 Peningkatan

4
  Peningkatan kemampuan

3. PRINSIP DAN STRATEGI PERUBAHAN DALAM ORGANISASI

Berdasarkan Buku Change Management karangan Jeff Davidson bahwa Manajemen

Perubahan (Change Management) merupakan sebuah proses penyejajaran (alignment)
berkelanjutan sebuah organisasi dengan pasarnya dan melakukanya lebih tanggap dan efektif
dari pada para peasingnya. Dimana Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan
untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam
organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari
luar organisasi tersebut.

A. Prinsip Dan Strategi Perubahan

Dalam perubahan dibutuhkan cara yang tepat agar tujuan dalam perubahan dapat tercapai
secara tepat, efektif dan efisien.

 Strategi Rasional (Empiris)

 Strategi Normatif (Reedukatif)
 Strategi Paksaan (Power)
 Strategi Lingkungan (Adaptif)

Menurut Tiffany dan Lutjens (1989) telah mengidentifikasi tujuh strategi berubah yang
cocok dengan kontinum dari yang paling netral sampai yang paling koersif.

a. .Edukasi
b. Fasilitatif
c. Teknostruktural
d. Data-based
e. Komunikasi
f. Persuasif
g. Koersif
B. Reaksi terhadap perubahan

Bagi sebagian individu perubahan dapat dipandang sebagai suatu motivator dalam
meningkatkan prestasi atau penghargaan. Tapi kadang-kadang perubahan juga dipandang

5
sebagai sesuatu yang mengancam keberhasilan seseorang dan hilangnya penghargaan yang
selama ini didapat. apakah seseorang memandang perubahan sebagai suatu hal yang penting.

4. FAKTOR PENDORONG PERUBAHAN

Faktor - Faktor yang Menyebabkan Timbulnya Perubahan

Di bawah ini,adalah faktor-faktor yang mendorong timbulnya perubahan, antara lain:

1. Sifat Tenaga Kerja

2. Teknologi
3. Kejutan Ekonomi
4. Persaingan
5. Kecenderungan Sosial
6. Politik Dunia
7. Demografis Negara Berubah

Faktor Internal dan Eksternal Pendorong Perubahan

Faktor Internal

Faktor internal adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang
bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber antara lain:
Problem hubungan antar anggota,
Problem dalam proses kerja sama,
Problem keuangan.
Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesama anggota organisasi pada
umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota.
Faktor Eksternal
Faktor eksternal adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering
disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di
lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar
tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu
terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi
yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan
pemerintah.
Perkembangan dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya
perubahan. Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern
menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas

6
tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian yang
diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi atau hubungan
pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.
5. KONTEKS PERUBAHAN INDIVIDU
A. Individual change (Perubahan individu)
Peubahan individu merupakan inti dari segala sesuatu yang dicapai dari organisasi.
Setelah individu memiliki motivasi untuk melakukan sesuatu yang berbeda, seluruh dunia
dapat mulai berubah. Perubahan individu merupakan hasil dari manajemen perubahan
organisasi yang akan menentukan keberhasilan perubahan organisasi, dengan tujuan
terjadinya peningkatan kinerja organisasi. Perubahan individu sebagai suatu hasil pada
akhirnya benar-benar terjadi pada periode perubahan. Fungsi implementasi pada manajemen
perubahan organisasi sebagai bagian dari periode perubahan merupakan motivasi eksternal
bagi knowledge dan ability individu untuk tahu dan berperilaku yang sesuai dalam menangani
berbagai masalah dalam masa transisi perubahan.
B.Beberapa pendekatan dari perubahan individu, diantaranya:
1. Behavioral Approach (Pendekatan Perilaku)
Tahapan dalam Pendekatan Prilaku:
1. Identifikasi prilaku yang mempengaruhi kinerja
2. Pengukuran prilaku-prilaku (Berapa banyak prilaku ini sedang digunakan)
3. Analisis fungsional dari prilaku, yaitu identifikasi bagian-bagian komponen yang
membentuk setiap prilaku.
4. Generasi strategi interfensi, yaitu: imbalan dan hukuman yang berkaitan dengan
prilaku yang mempengaruhi performa.
5. Sebuah evaluasi efektifitas srategi intervensi.
2. Cognitive Approach (Pendektaran Kognitif/pencapaian hasil)
3. Psycodynamic Approach (Bagian dalam dari Perubahan)
Sembilan tahapan dalam pendekatan psikodinamik, diantaranya:
1. Relief (Kecurigaan)
2. Shock (Kaget)
3. Denial (Penyangkalan)
4. Anger (Kemarahan)
5. Bargaining (Penawaran)
6. Depression (Tekanan)
7. Acceptence (Penerimaan)

7
 8. Experimentation (Percobaan)
9. Discovery (Penemuan)
10. The Humanistic Psycology Approach (maksimalkan potensi psikologis)
6. KONTEKS PERUBAHAN TEAM
Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang
ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena
sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut. Perubahaan
organisasi adalah perubahan yang terjadi pada pelaku organisasi, struktur organisasi dan
teknologi dalam suatu organisasi dalam rangka mengarah keefektifan.
MACAM MACAM ORGANISASI

1.Organisasi Bentuk Lini ( Line Organization)

Kebaikan-kebaikan yang dimiliki oleh organisasi bentuk Lini yaitu:

 Proses pengambilan keputusan dapat berjalan dengan cepat

 rasa solidaritas para anggota organisasi pada umumnya besar, karena saling mengenal
satu sama lain

 disiplin biasanya tinggi

Keburukan-keburukan dalam organisasi bentuk lini yaitu:

 Tujuan organisasi didasarkan atas tujuan pribadi pimpinan organisasi

 Kecenderungan bagi pimpinan organisasi untuk bertindak secara otokratis, yaitu tidak
memperhatikan pertimbangan atau saran-saran bawahan

 seluruh organisasi bergantung kepada seorang, yaitu pimpinan organisasi

2. Organisasi bentuk Fungsional ( Function Organization )

Kelebihan Organisasi Bentuk Fungsional

 Spesialisasi petugas dipergunakan semaksimal mungkin

 solidaritas antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya
tinggi

 moril serta disip;in dalam fungsi yang sama adalah tinggi

8
Budaya organisasi adalah wadah pengembangan karakter orang-orang yang di dalamnya.
Nilai-nilai yang menjadi landasan organisasi ditegakkan dalam bentuk serangkaian peraturan
dan kode etik. Pelaksanaan dari peraturan dan kode etik tersebut perlu dievaluasi. Reward
perlu diberikan kepada anggota yang memenuhi standar nilai dan meluruskan anggota yang
belum memenuhi standar.

7. PERUBAHAN METOFERA DINAMIKA, TIPE-TIPE PERUBAHAN DAN

PENDEKATAN PERUBAHAN ORGANISASI

Pengertian Perubahan Metapora Dinamika Organisasi

Dua metafora yang sangat berbeda dapat digunakan untuk menggambarkan
proses perubahan. Salah satu metafora membayangkan organisasi sebagai kapal besar
melintasi laut yang tenang. Kapten kapal dan awak tahu persis ke mana mereka pergi
karena mereka telah membuat perjalanan berkali-kali sebelumnya. Perubahan datang
dalam bentuk badai yang muncul sesekali waktu, gangguan yang datang secara
singkat di dalam perjalanan yang tenang dan dapat diprediksi.
1. Metafora Perairan Tenang
Pada suatu waktu, metafora perairan tenang cukup menggambarkan situasi-
situasiyang dihadapi manajer. Ini dijelaskan secara baik denganmenggunakan proses
perubahan tiga langkah Kurt Lewin (Lihat gambar 5-1 di Bawah ini).
Gambar 5-1 –Tiga Langkah Proses Perubahan
2. Metafora Arung Jeram
Untuk mendapatkan perasaan seperti apa mengelola perubahan yang mungkin
terjadi seperti di lingkungan arung jeram, cobalah bayangkan apabila anda menghadiri
sebuah perguruan tinggi yang memiliki aturan berikut: Kuliah bervariasi lamanya.

 Tipe-Tipe Perubahan dalam Organisasi

Seiring dengan bertambahnya pengalaman sebuah organisasi, perubahan di
dalamnya dapat dibedakan menjadi tiga tipe, yaitu development change, transitional
change, dan transformational change (Anderson, et al., 2001).

1. Development Change
2. Transitional Change
3. Transformational Change

 Pendekatan Perubahan dalam Organisasi

Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan
struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.
1. Pendekatan struktur
a. Melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik.
b.Melalui desentralisasi.
c.Melalui modifikasi aliran kerja dalam organisas.
2. Pendekatan teknologi
3. Pendekatan orang

9
 8. IMPLEMENTASI PERUBAHAN
Tujuan utama dari metode perubahan Kotter ini adalah untuk membantu
organisasi mencapai kesuksesan dalam mengimplementasikan adanya suatu
perubahan. Delapan langkah tersebut adalah sebagai berikut:

1. Cipatakan Kebutuhan Mendesak

2. Bentuk Kelompok Pemandu
3. Bentuk Visi dan Inisiasi Strategis
4. Bentuk Tim Sukarelawan
5. Buat Tindakan Nyata
6. Ciptakan Kemenangan Jangka Pendek
7. Gabungkan Perbaikan
8. Evaluasi Perubahan
1.Masalah dalam Implementasi Perubahan

Harvard business essentials (2003 : 52) mengindikasikan masalah implementasi perubahan

pada 93 perusahaan dengan temuan sebagai berikut :

a. Implementasi memerlukan waktu lebih lama dari pada yang telah dialokasikan (76%)
b. Masalah utama dihadapi selama implementasi dan tidak diidentifikasi sebelumnya
(74%)
c. Koordinasi aktifitas implementasi tidak cukup efektif (66%)

2. Melaksanakan Perubahan
Langkah yang dapat dilakukan untuk memperbaiki keberhasilan implementasi menurut
Harvard Business Essentials (2003:53) adalah dengan :
a. Enlisting the support and involvement of key people (mendapatkan dukungan dan
pelibatan orang kunci)
b. Craft a solid plan ( menyusun rencana yang kuat)
c. Support the plan with consistent behaviors ( mendukung rencana dengan perilaku
konsisten)
perubahan , menunjukkan bahwa manajemen tidak serius dalam implementasi
perubahan.
d. Develop enabling structures

10
 9. PENGENDALIAN PERUBAHAN
Pengendalian merupakan salah satu bagian dari manajemen. Pengendalian dilakukan
dengan tujuan supaya apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik sehingga
dapat mencapai target maupun tujuan yang ingin dicapai.Pengendalian memang merupakan
salah satu tugas dari manager. Satu hal yangharus dipahami, bahwa pengendalian dan
pengawasan adalah berbeda karenapengawasan merupakan bagian dari pengendalian.
Jenis-Jenis Pengendalian Organisasi

1. Pengendalian Karyawan

2. Pengendalian Keuangan

3. Pengendalian Produksi

4. Pengendalian Waktu

5. Pengendalian Teknis

Penolakan individual dapat terjadi karena hal-hal dibawah ini:

Kebiasaan. Rasa aman Faktor ekonomi Takut akan sesuatu yang tidak diketahui Persepsi
Begitu pula sebagian besar organisasi bisnis. Terdapat enam sumber penolakan atas
perubahan yaitu:

 Inersia struktural. Artinya penolakan yang terstrukur

 Fokus perubahan berdampak luas
 Inersia kelompok kerja
 Ancaman terhadap keahlian
 Ancaman terhadap hubungan kekuasaan yang telah mapan
Strategi dalam mengatasi masalah/penolakan dalam organisasi

Coch dan French Jr. mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi
resistensi perubahan yaitu:

1. Pendidikan dan Komunikasi

2. Partisipasi
3. Memberikan kemudahan dan dukungan

11
 10. PERANCANGAN PERUBAHAN
Banyak masalahan yang akan timbul pada saat perubahan akan dilakukan. Masalah yang
paling sering muncul dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri” karena
merupakan hal yang paling sulit untuk dapat meninggalkan kebiasaan lama yang sudah
melekat dengan kuat. Istilah untuk hal ini dalam manajemen dikenal dengan resistensi
perubahan (resistance of change). Sikap menolak atas perubahan bisa terjadi karena
informasi mengenai perlunya dan dampak bila tidak melakukan perubahan sangat kurang.
Salah satu penyebab kegagalan yang dialami oleh perusahaan dalam melakukan perubahan
menurut Kotter (1996) adalah tidak terbentuknya koalisi yang cukup kuat diantara orang-
orang yang mempunyai wewenang dan kemampuan untuk mendorong perubahan. Suatu
tindakan perubahan yang dilakukan tanpa dukungan koalisi yang cukup bisa jadi sukses
namun tidak akan bertahan lama. Lalu akan muncul perlawanan-perlawanan yang akan
membuat usaha dari perubahan menjadi lemah.

Adapun proses perumusan perubahan dalam organisasi yaitu:

1. Karena ada tekanan & desakkan

2. Interfrensi & Reorientasi biasanya melibatkan orang lain untuk mengelola

3. Diagnosa & Pengenalan masalah, dimana di sini berusaha ditemukan

4. Penemuan & Komitmen dari penyelesaian

5. Percobaan & penerimaan hasil, dimana setelah kita melakukan percobaan suatu yang baru

Perencanaan Proyek adalah disiplin untuk menyatakan bagaimana untuk

menyelesaikan sebuah proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan tahapan yang
ditetapkan, dan sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pendangan dari perencanaan proyek
bagi beberapa aktivitas, antara lain : menetapkan tujuan, mengidentifikasi, perencanaan
jadwal, dan membuat rencana mendukung (termasuk yang berkaitan dengan : sumber daya
manunsia, metode komunikasi, dan manajemen resiko).
Sebagai elemen penting dari menejemen proyek, perencanaan proyek melibatkan
pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak maju secara
konsisten. Bila dilaksanakan dengan baik, perencanaan proyek juga akan mencangkup
tanggal target untuk penyelesaian setiap tindakan.

11. MODEL PERUBAHAN

Perubahan merupakan suatu modifikasi ataupun berubahnya suatu sistem dalam
sebuah organisasi. Perubahan organisasi artinya perubahan dalam organisasi seperti

12
menambahkan orang baru, memodifikasi suatu program, merubah misi, susunan dan sistem-
sistem dalam sebuah organisasi. Istilah perubahan ( change ) bukan lagi istilah yang biasa
dalam kehidupan sehari- hari. Disini perubahan yang dimaksud merupakan membuat sesuatu
menjadi lain atau berbeda. Perubahan membawa ke arah penyempurnaan dan berbeda dengan
keadaan sebelum terjadi perubahan. Perubahan yang tidak mengarah ke kemajuan dan masih
mempertahankan sikap dan cara-cara yang tidak efisien tidak termasuk perubahan yang
mengarah pada pembinaan organisasi.
1. Model perubahan Lewin
Kurt Lewin mengembangkan perubahan organisasi ke dalam tiga tahap yaitu meliputi
bagaimana mengambil inisiatif perubahan, mengelola dan menstabilkan proses perubahan itu
sendiri. Model Lewin ini juga banyak menginspirasi model manajemen yang dikembangkan
kemudian.
a. Unfreezing ( pencairan )
Tahap unfreezing mungkin merupakan salah satu tahap yang paling penting
dalam memahami model perubahan hingga saat ini.

b. Change (perubahan)
Kurt Lewin menyadari bahwa perubahan bukanlah suatu sensasi spektakuler sesaat,
melainkan sebuah proses yang ia sebut resebagai proses transisional.
a. Refreezing (pembekuan kembali)
Sebagaimana tersirat dalam pengertian freezing atau refreezing maka tahap ini adalah tentang
membangun stabilitas kembali setelah perubahan dibuat.

Dalam model tiga tahap ini, Lewin menggunakan beberapa asumsi yang melandasi
keberhasilan perubahan. Adapun yang dipakai Lewin adalah sebagai berikut:

a. Proses perubahan menyangkut mempelajari sesuatu yang baru, dan tidak melakukan
sikap atau perilaku sekarang ini
b. Perubahan harus didorong dengan adanya keinginan dan motivasi untuk berubah
c. Manusia adalah penggerak perubahan
d. Adanya resistensi, adanya perubahan yaitu sebuah keniscayaan, walaupun tujuan
perubahan sangat diinginkan

13