KAJIAN PELAYANAN ADMINISTRASI DESA BERBASIS APLIKASI IT DALAM

MENUNJANG KINERJA PEMERINTAHAN DESA

Dewasa ini arus perkembagan teknologi, informasi dan komunikasi sudah sangat berkembang pesat
ditengah kalangan masyarakat, berbagai lapisan masyarakat dapat mengakses kemajuan teknologi
tersebut dengan sangat mudah tanpa harus melalui proses yang panjang. Banyak sekali manfaat yang
dapat kita rasakan dari perkembangan tersebut salah satu diantaranya adalah memudahkan kinerja
pegawai dalam suatu kantor baik instansi pemerintah seperti kantor pemerintahan desa maupun kantor
swasta lainnya.
Administrasi Pemerintahan Desa merupakan kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai aktivitas pemerintah
desa dalam kaitannya dengan tugas dan wewenang, yaitu menyelenggarakan urusan-urusan pemerintahan desa.
Dalam menyelenggarakan urusan-urusan desa, pemerintah desa berkewajiban melakukan berbagai pencatatan data
dan informasi pada buku-buku register/model sesuai dengan urusan dan kepentingannya.

Seperti dapat kita lihat dilapangan khususnya di kantor pemerintahan desa banyak sekali ditemukan
kendala dalam hal pelayanan administrasi desa seperti proses update data yang harus tepat waktu
sehingga menyebabkan terjadinya perbedaan data di tingkat administratif pengelola
pemerintahan. Namun hal tersebut tidak akan terjadi jika prosesnya melibatkan kemajuan
TIK.

Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh pihak yang terlibat dalam penerapan IT di desa.
Penelitian dilaksanakan di 5 (lima) kabupaten/kota yaitu Kabupaten Tulungagung, Kabupaten
Ponorogo, Kabupaten Lamongan, Kota Kediri dan Kota Mojokerto. Di setiap kabupaten/kota
diambil 2 (dua) kecamatan dan di setiap kecamatan diambil 2 (dua) desa/kelurahan.

Berikut beberapa kedala yang ditemukan setelah melakukan penelitia antara lain:

1. Kesiapan Penerapan TIK Pada Administrasi Desa

Sumber Daya Manusia (SDM)

Kesiapan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk layanan IT di Jawa Timur, khususnya daerah
yang menjadi sampel (Kota Kediri, Kota Mojokerto, Kabupaten Lamongan, Kabupaten
Ponorogo dan Kabupaten Tulungagung) masih kurang.

Ada beberapa hal yang menjadi kendala, diantaranya adalah (a) kemampuan SDM dalam
penguasaan IT; (b) belum meratanya SDM yang ahli; dan (c) mutasi pegawai.

Meskipun TIK sudah sangat mudah untuk diakses oleh semua lapisan masyarakat, namun
kenyataan dilapangan masih banyak masyarakat yang belum mengetahui betul bagaimana
memanfaatkan kemajuan teknologi tersebut, dalam penerapannya terutama dikantor pemerintahan
desa yang notabene adalah penduduk desa asli perlu mendapatkan edukasi tentang kemajuan
teknologi serta perlu mendapatkan pelatihan-pelatihan soft skill karena pegawai kantor pemerintahan
desa sebagian besar adalah generasi yang tidak sadar teknologi dieraannya, untuk dapat mengikuti
arus globalisasi mereka perlu mendapatkan pengarahan maupun edukasi entah dari kita sebagai
generasi yang melek IT atau dari petugas pemerintahan yang memang diterjunkan untuk
memberdayai masyarakat, untuk mendapatkan para pegawi yang kompeten dalam penguasaan ahli
seharusnya dalam proses rekrutmen disertai dengan tes yang berbasis IT ataupun ketika telah terpilih
sebagai pegawai kantor desa mereka mendapatkan edukasi tentang pemanfaatan IT.
SARANA DAN PRASARANA

Mayoritas desa di Jawa Timur terkait sarana komputer sudah memadai dan yang perlu
menjadi perhatian terkait sarana pendukung adalah jaringan internet yang perlu dipasang
merata.

Meskipun sarana telah memadai kantor desa di Jawa Timur juga harus dilengkapi dengan
prasarana seperti jaringan internet yang memadai agar para pegawai dapat mengeksplor
kemampuannya dan agar para pegawai selalu update tentang kebijakan-kebijakan pemerintah
didaerah lain sehingga mereka dapat membandingkan kualitas daerah mereka dengan daerah
mereka sendiri. Dengan tidak menyampingkan tujuan utama penerapa IT yaitu untuk
memudahkan proses kerja para pegawai dalam bidang pelayanan administrasi.

ANGGARAN

Bagaimana dengan kesiapan dalam bidang anggaran? Adanya TIK diharapkan pemerintahan
desa dapat menekan budget operasional desa karena tujuan diterapkannya IT adalah untuk
mempermudah pegawai dalam bekerja. Perlu adanya pengawasan serta pencatatan yang rutin
mengenai pengeluaran yang dialokasikan untuk pemanfaat IT didalam kantor desa.

Tujuan dari penerapan IT untuk layanan administrasi publik, dengan mengusulkan beberapa
layanan online adalah untuk (a) meningkatkan operasinya, (b) untuk membuat prosedur
administrasi yang mudah dan (c) untuk meminimalkan biaya dan waktu pengiriman
pelayanan publik (Barat, 2004). Kota Mojokerto, dan Kabupaten Lamongan sudah ada
regulasi yang mengatur, sehingga untuk penganggaran dapat sedikit teratasi, selain itu di
Kabupaten Lamongan sudah memiliki KPDE atau Kantor Pengelolaan Data Eksternal.
Solusi untuk penyelesaian masalah kelembagaan tersebut adalah dapat diawali dengan
pembuatan lembaga yang berwenang untuk pengembangan IT dengan payung regulasi yang
jelas.
 Di bidang pelayanan IT, pelayanan masih terbatas dalam pelayanan administrasi
kependudukan seperti pengelolaan data penduduk, KTP dan KK. Sedangkan yang lain terkait
dokumen persuratan seperti surat keterangan, surat ijin, dan beberapa jenis surat lainnya.
Karena itu, bidang pelayanan IT masih terbatas dan mendesak dikembangkan lebih lanjut
untuk memaksimalkan efektivitas, efisiensi dan nilai ekonomisnya.

2. Kebijakan Pemerintah Kabupaten/Kota Dalam Penerapan TIK pada Administrasi

Desa/Kelurahan

Bila disesuaikan dengan teori yang ada, keseriusan pemerintah daerah untuk mendukung
suatu kegiatan adalah ditunjukkan dengan kebijakan tertulis (peraturan perundangan) yang
dikeluarkan kegiatan tersebut.

Meskipun tiap daerah telah diberikan hak otonomi daerah untuk mengeluarkan kebijakan
tentang penggunaan IT di kantor pemerintahan daerah, hanya sebagian Pemerintah daerah di
Jawa Timur yang sudah memiliki kebijakan yaitu Kota Mojokerto dan Kabupaten Lamongan,
sedangkan daerah yang belum memiliki kebijakan yaitu Kota Kediri, Kabupaten Ponorogo
dan Kabupaten Tulungagung. Sayangnya, dari 2 daerah yang sudah memiliki peraturan
tentang penerapan IT, ternyata masih belum dapat melaksanakan regulasi dengan maksimal.
Hal ini ditunjukkan dengan belum adanya evaluasi dan pendampingan yang benar-benar
serius dari pihak pemda, selain itu desa/kelurahan selaku instansi pelaksana juga kurang
responsif untuk menyampaikan keadaannya pada pemda.

1. Di bidang Penerapan Standarisasi Pelayanan, belum ada standar yang jelas,

menyeluruh, dan terukur di semua daerah sampel dalam penyelenggraan pelayanan
administrasi desa/kelurahan berbasis TIK. Akibatnya implementasinya bervariasi,
tidak jelas standarnya sehingga juga tidak terukur dengan baik.
1. Pemahaman para pimpinan tingkat kabupaten/kota, kecamatan dan desa/
kelurahan maupun staf operasional terhadap Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) dalam Praktek Administrasi Desa bervariasi baik antar
lembaga baik secara vertikal maupun horisontal. Perbedaan pemahaman itu
terkait dengan nilai/hakekat pelayanan, kewenangan, hak dan kewajiban,
sistem dan prosedur pelayanan, pelaksanaan pelayanan serta pemantauan dan
evaluasi pelayanan berbasis TIK untuk setiap jenis layanan yang meliputi:
pelayanan surat dan dokumen, pelayanan perijinan, pelayanan data (monografi
desa), fasilitasi administrasi pemerintahan, fasilitasi administrasi pelayanan
 dasar seperti pendidikan, kesehatan dan keluarga berencana, kesejahteraan
fakir-miskin dan pembangunan desa. Hal ini disebabkan terutama tidak adanya
sumber acuan resmi (misalnya buku panduan yang dikeluarkan pemerintah)
dalam membangun pemahaman terhadap TIK dan pelayanan administrasi
desa. Akibatnya dalam penerapan TIK dalam pelayanan administrasi
desa/kelurahan terjadi variasi, tidak terstandarisasi dan tidak terpadu sehingga
kedepan akan sulit integrasi dan pengembangan layanan berbasis TIK di
tingkat propinsi.
2. Kabupaten/Kota sampel penelitian di Propinsi Jawa Timur ini ada yang sudah
memiliki kebijakan dan ada pula yang belum memiliki kebijakan terkait
pelayanan administrasi desa/kelurahan berbasis Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK), tetapi tidak ada satupun yang sudah memiliki peraturan
daerah yang mengatur penyelenggaraan administrasi desa/kelurahan berbasis
TIK. Baru Kota Mojokerto yang memiliki Peraturan Walikota dan Kabupaten
Lamongan yang memiliki Peraturan Bupati, akan tetapi baru Peraturan Bupati
Lamongan yang spesifik mengatur penyelenggaraan administrasi
desa/kelurahan berbasis TIK, namun juga masih bersifat parsial. Kurangnya
dukungan kebijakan yang menyeluruh yang memiliki kekuatan hukum yang
sesuai menjadi kendala dalam penyelenggaraan program penerapan TIK dalam
pelayanan administrasi desa.