PEMERINTAH KABUPATEN JOMBANG

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS PULO LOR
Jl. Brigjend Katamso No. 06 Kecamatan Jombang
Kabupaten Jombang Kode Pos : 61417 Telp. (0321) 874249
Email : puskesmaspulolor@gmail.com

KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS PULO LOR

NOMOR : 188.4 / 01 /415.17.02/2017

TENTANG
KEBIJAKAN TATA NASKAH DI UPTD PUSKESMAS PULO LOR

KEPALA UPTD PUSKESMAS PULO LOR,

Menimbang : a. bahwa dalam pelaksanaan manajemen UPTD Puskesmas Pulo Lor

perlu adanya dokumentasi tertulis;

b. bahwa penulisan dokumen tertulis perlu dibakukan tata naskahnya

berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku;

c. bahwa untuk mencukupi sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b

maka Kebijakan Tata Naska perlu ditetapkan dengan Surat
Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Pulo Lor Kabupaten Jombang.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 44,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063);
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang
Puskesmas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor
1676);
3. Peraturan Menteri Kesehatan no 46 tahun 2015 tentang Akreditasi
Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter dan
Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2015 Nomor 1049);
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 44 Tahun 2016 tentang
Pedoman Manajemen Puskesmas (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2016 Nomor 1423);
5. Peraturan Bupati Nomor 34 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedua
Atas Peraturan Bupatijombang Nomor 15 Tahun 2010 Tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Jombang;
6. Peraturan Bupati Kabupaten Jombang Nomor 24 Tahun 2016
tentang Tugas pokok dan Fungsi Dinas Kesehatan;
7. Peraturan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Jombang Nomor 1
Tahun 2016 Tentang Pedoman Penilaian Kinerja Puskesmas Tahun
2017 – 2019;
8. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Jombang Nomor
188/0019/415.17/2017 Tentang Pembentukan Struktur Organisasi
UPTD Puskesmas di Kabupaten Jombang;
9. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Jombang Nomor
188/2980/415.17/2017 Tentang Penetapan Target dan Definisi
Operasional Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan di
Kabupaten Jombang.

.
 MEMUTUSKAN

Menetapkan :

KESATU : KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS PULO LOR TENTANG

KEBIJAKAN TATA NASKAH DI UPTD PUSKESMAS PULO LOR;

KEDUA : Kebijakan Tata Naskah di UPTD Puskesmas Pulo Lor sebagaimana

Diktum Kesatu, tercantum dalam lampiran dan merupakan bagian
yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini;

KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila
dikemudian hari terdapat kesalahan dalam Keputusan ini akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Jombang
Pada Tanggal : 3 Januari 2017

KEPALA UPTD PUSKESMAS PULO LOR

RIZKIE KOERNIAWATI
 Lampiran : Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Pulo Lor
Nomor : 188.4/ 01 /415.17.02/2017
Tentang : Kebijakan Tata Naskah di UPTD
Puskesmas Pulo Lor

KEBIJAKAN TATA NASKAH DI UPTD PUSKESMAS PULO LOR

Penulisan merupakan faktor penting untuk mewujudkan dokumen akreditasi yang rapii
dan seragam.
1. Ukuran kertas yang digunakan untuk Kebijakan, Pedoman, SOP, KAK adalah
folio / F4 / 70 gram
2. Jenis huruf / font yang digunakan Arial dengan ukuran 12
3. KOP NASKAH DINAS :
a. Tulisan PEMERINTAH KABUPATEN JOMBANG DINAS KESEHATAN dengan
huruf Arial 14
b. Tulisan UPTD PUSKESMAS PULO LOR dengan huruf Arial 18
4. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan

Dokumen akreditasi terdiri dari :

A. Kebijakan
Kebijakan adalah Peraturan/ Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala FKTP
yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh
penanggung jawab maupun pelaksana.

Format Peraturan/ Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah yang

berlaku atau dapat disusun sebagai berikut:

1. KOP Puskesmas

PEMERINTAH KABUPATEN JOMBANG

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS PULO LOR
JL. Brigjend Katamso No. 6 Kecamatan Jombang
Kabupaten Jombang.Kode Pos : 61417, Telp.(0321) 874249
Email : puskesmasPulolor@gmail.com

2. Pembukaan ditulis dengan huruf capital dan ditebalkan :

- Peraturan / Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Pulo Lor Kabupaten
Jombang
- Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP
- Judul : ditulis judul Peraturan / Keputusan tentang
 - Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah
margin diakhiri dengan tanda koma (,)
3. Konsideran, meliputi:

a. Menimbang :
1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi
latar belakang dan alasan pembuatan keputusan,
2) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri
dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri,
3) Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan
huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf
kecil, dan diakhiri dengan tanda baca (;).

b. Mengingat
1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut,
2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah
peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi,
3) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata
menimbang,
4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai
dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal
disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri
dengan tanda baca (;).

4. Diktum
a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan
huruf kapital dan ditebalkan;
b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar
dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : );
c. Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).

5. Batang Tubuh
a. Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat Keputusan yang
dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: Kesatu : Kedua : dst
b. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/ Surat
Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang
 menetapkan Peraturan/Surat Keputusan.

6. Kaki
Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang
memuat penanda tangan penerapan Peraturan/Surat Keputusan,
pengundangan peraturan/ keputusan yang terdiri dari:
a. tempat dan tanggal penetapan,
b. nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,),
c. tanda tangan pejabat, dan
d. nama lengkap pejabat yang menandatangani.

7. Penandatanganan
Peraturan/Surat Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh Kepala FKTP,
dituliskan nama tanpa gelar.

8. Lampiran Peraturan/Surat Keputusan :

a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/ Surat
Keputusan,
b. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala FKTP.
9. Penomoran Surat Keputusan dituliskan secara terpisah dari nomor surat keluar
dengan urutan 188.4/no urut/415.17.02/2017

B. Penyusunan Pedoman / Panduan

Pedoman / panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk
menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam
melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa
hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan
dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP.
Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/ panduan maka FKTP
menyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan
yaitu:
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau
keputusan Kepala FKTP untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut.
2. Peraturan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala
FKTP.
3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3
tahun sekali.
 4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk
suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka FKTP dalam membuat pedoman/

panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh

Kementerian Kesehatan.
5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai
berikut:
a. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pedoman
E. Batasan Operasional
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadwal Kegiatan
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
A. Lingkup Kegiatan
B. Metode
C. Langkah Kegiatan
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM

BAB VII KESELAMATAN KERJA

BAB VIII PENGENDALIAN MUTU

BAB IX PENUTUP

b. Format Panduan Pelayanan

BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP

BAB III TATA LAKSANA

BAB IV DOKUMENTASI

C. Standar operasional prosedur (SOP)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
 ……………………………………………

No.Dokumen :

No. Revisi :
SOP Tanggal
:
Terbit
Halaman :

UPTD
PUSKESMAS …………………………..
…………….. NIP.

1. Pengertian
2. Tujuan Sebagai acuan dalam penerapan langkah-langkah……….

3. Kebijakan
4. Referensi
5. Alat dan Bahan 1. Alat :
-
2. Bahan :
-
6. Langkah-
langkah
7. Bagan Alir Apabila diperlukan
8. Hal – hal yang
perlu
diperhatikan
9. Unit Terkait
10. Dokumen
terkait
11. Rekaman No Yang Dirubah Isi Perubahan Tgl Mulai Diberlakukan
Historis
Perubahan

Penomoran SOP dituangkan dalam buku SOP dengan cara penulisan

SOP/Pokja/Unit/Nomor_keluar/Tahun terbit, missal SOP/UKM/Gizi/05/2017

D. Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan

Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh
FKTP Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan
yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Sistematika Kerangka Acuan
sebagai berikut:
1. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang
masih terkait dengan upaya/ kegiatan.

2. Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.

3. Tujuan umum dan tujuan khusus

Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah
tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara
rinci

4. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan

Kegiatan pokok dan rinciankegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang
harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena
itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.

5. Cara melaksanakan kegiatan

Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan
pokok dan rincian kegiatan. Pada cara melaksanakan kegiatan dicantumkan
tata nilai yang diimplementasikan pada kegiatan dimaksud serta peran lintas
sector atau lintas program yang terkait.
6. Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk
mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan

7. Jadwal pelaksanaan kegiatan

Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan
yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gantt.

8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi
pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut
akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga
apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan
jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/
kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan
adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan
kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.
 Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan
evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus
dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara
bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus
dibuat dan ditujukan kepada siapa.

9. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan
adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat
dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan
harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan.
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/ kegiatan secara
menyeluruh. Jadi yang ditulis di dalam kerangka acuan, bagaimana
melakukan evaluasi dan kapan
10. Kerangka Acuan Kegiatan ditandatangani pelaksana dan mengetahui Kepala
UPTD Puskesmas
Dokumen lain yang harus diatur tata naskahnya adalah :
1. Surat Keluar
a. Definisi
Adalah surat yang dikeluarkan oleh Puskesmas Pulo Lor yang ditujukan
kepada instansi diluar organisasi Puskesmas Pul Lor, baik secara vertikal
atau horisontal
b. Format
PEMERINTAH KABUPATEN JOMBANG
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS PULO LOR
Jl. Brigjend Katamso No. 06 Kecamatan Jombang
Kabupaten Jombang Kode Pos : 61417 Telp. (0321) 874249
Email : puskesmaspulolor@gmail.com

Jombang, tanggal

Nomor : Kepada
Sifat : Yth. ___________________
Lamp. : ___________________
Perihal : di
______________

__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________

Kepala UPTD Puskesmas Pulo Lor

Nama
Pangkat/Gol
NIP

c. Tata cara penomoran

- Setiap surat keluar harus dicatat pada buku surat keluar
- Penomoran surat dengan urutan : kode surat/no keluar/kode PKM Pulo
Lor/ tahun
- Misalnya : 900/23/415.17.02/2017
900 adalah kode surat untuk keuangan
23 adalah no keluar sesuai buku surat keluar
415.17.02 adalah kode PKM Pulo Lor
2017 adalah tahun terbitnya surat
2. Nota dinas
a. Definisi
Nota dinas adalah surat keluar yang dikeluarkan Puskesmas Lor untuk
kalangan internal organisasi Puskesmas Pulo Lor
b. Format
PEMERINTAH KABUPATEN JOMBANG
DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS PULO LOR
Jl. Brigjend Katamso No. 06 Kecamatan Jombang
Kabupaten Jombang Kode Pos : 61417 Telp. (0321) 874249
Email : puskesmaspulolor@gmail.com

NOTA DINAS
Kepada : (diisi pelaksana yang dituju sesuai perihal nota dinas)
Dari : Kepala UPTD Puskesmas Pulo Lor
Tanggal : (diisi tanggal dikeluarkannya nota dinas)
Nomor : 005/     /415.17.02/2017
Sifat : (diisi penting//segera/biasa)
Perihal : (diisi perihal nota dinas)

..............................................................................................
..............................................................................................

c. Penomoran
- Nota dinas dicatat di register nota dinas
- Penomoran nota dinas terpisah dengan buku surat keluar
3. Notulen
4. Surat Keterangan Sehat
5. Surat Keterangan Sakit
6. Surat Keterangan Berobat
7.
Dengan tersusunnya kebijakan tata naskah diharapkan dapat membantu petugas
UPTD Puskesmas Pulo Lor dalam penulisan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam
penyelenggaraan kegiatan di Puskesmas.

KEPALA UPTD PUSKESMAS PULO LOR

RIZKIE KOERNIAWATI