JABATAN : Koordinator

Pengolahan Data & HAL :1

Case-Mix
BIDANG : PENGEMBANGAN
DAN PEMBINAAN
USAHA DARI : 5 Hal
LEVEL IV

1. TUJUAN / FUNGSI JABATAN

Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix, adalah seorang Pejabat Struktural Stara/ Level empat.

2. URAIAN AKTIVITAS POKOK DAN HASIL POKOK

A. AKTIVITAS POKOK
1. Receiving & re-checking, menerima berkas klaim pasien JKN dan Non JKN beserta berkas
penunjang medis lainnya termasuk salinan resume medis dan mengecek satu persatu
kelengkapan jumlah berkas dan isinya yang dikirimkan oleh Bidang Keuangan disesuaikan
dengan persyaratan administrasi seperti:
a. Rincian biaya pelayanan
b. Surat Rujukan PPK I
c. Surat Keluar Perawatan (khusus pasien kontrol rawat inap)
d. Surat Keterangan Gawat Darurat (khusus pasien IGD)
e. Kartu Peserta JKN
f. SEP (Surat Eligibiltas Peserta) khusus pasien JKN
g. Surat Keterangan Miskin khusus peserta Non JKN Bawaku Sehat
h. Surat Keterangan Dinas Sosial khusus peserta yang dijamin Dinas Sosial
i. Kartu Tanda Penduduk (KTP)/Resi pengurusan KTP
j. Kartu Keluarga (KK)/Resi pengurusan KK
k. Surat Keterangan Beda Identitas (pada kasus beda identitas)
l. Bukti permintaan disertai berkas hasil Penunjang Medis bersama ekspertise
m. Assesment rehabilitasi medis (khusus pasien Fisioterapi dan Rehabilitasi)
n. Resep/Salinan Resep Obat
o. Salinan resume medis
p. Surat Pengantar Dirawat (khusus pasien rawat inap)
q. Form Rencana Operasi (khusus pasien kamar operasi)
r. Rincian biaya operasi (khusus pasien kamar operasi)
s. Lembar travelling dialysis (khusus pasien Hemodialisis)
t. Surat Pengesahan Komite Medis (khusus pasien kategori Severity Level III)
u. Surat Keterangan sebagai pengganti rujukan PPK I (khusus pasien yang masih mendapatkan
pelayanan di RSU Pindad)
v. Surat Keterangan Diagnosis dari Dokter (khusus pasien penderita Malnutrisi)
w. Surat Keterangan Penggunaan Special CMGs (khusus kasus top up INA-CBGs)
2. Simulating, kegiatan dalam membantu proses clinical pathway di Instalasi Rawat Jalan, Rawat
Inap, Gawat Darurat, maupun Kamar Operasi untuk memberikan informasi besaran target dan
besaran tarif paket INA-CBGs dengan melakukan coding diagnosis serta prosedur medis dan
grouping pada:
a. Server Software simulasi INA-CBGs di alamat http://casemix01/inacbg
b. Client Server Software simulasi INA-CBGs di alamat http://localhost/inacbg
3. Medical Record Analyzing, menganalisis berkas klaim dengan:
a. Memastikan kepemilikan data rekam medis pasien tidak duplikasi yang sudah diinputkan oleh
bagian Admission Rawat Jalan, Admission IGD dan Rawat Inap dan melakukan koreksi apabila
terjadi duplikasi data tersebut
b. Memastikan kelengkapan isi rekam medis yang sudah diperiksa oleh bagian Assembling, dan
Pengolahan Data Rawat Inap, Pengolahan Data Rawat Jalan dan IGD
c. Memperhatikan kekonsistenan penulisan diagnosis dan prosedur medis disesuaikan pada hasil
penunjang medis dan berkas terkait
4. Clinical Coding, menerjemahkan bahasa diagnosis dan prosedur medis yang ditulis oleh dokter
ke dalam kode numerik dan alfanumerik dengan meihat Indeks Alfabet dan Daftar Tabulasi
sesuai dengan kaidah ICD yaitu:
a. ICD-10 (International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems) untuk
diagnosis
b. ICD-9-CM (International Classification of Disease-Clinical Modification) untuk prosedur medis
5. Abstracting & Exporting to Excel, membuat daftar diagnosis dan tindakan medis untuk dilakukan
coding dengan memperhatikan histori medis pasien untuk meghindari data klaim pasien ganda
serta untuk kepastian akurasi coding sebelum proses grouping yakni:
a. Input demografi pasien (No. RM dan identitas seperti Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tgl. Lahir
disesuaikan dengan Kartu Peserta dan/atau Kartu Keluarga dan/atau Kartu Tanda Penduduk
dan/atau Akta Kelahiran)
b. Input transaksi pelayanan (Jenis Rawat, Tgl. Masuk, Tgl. Keluar, Kelas Perawatan, Nama Dokter,
Diagnosis, Prosedur Medis, Cara Pulang, Model Pembayaran, Kode ICD-10 [1-12 item], Kode ICD-
9-CM [1-5 item]
c. Cari histori berdasarkan diagnosis dan prosedur medis
d. Verifikasi hasil input
e. Membuat file laporan dalam bentuk excel dari hasil export to excel
6. Grouping, menginput data pada variabel yang ada pada Software INA-CBGs di alamat
http://casemix04/inacbg antara lain: No. RM, Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tgl. Lahir, No. SEP,
No. Peserta, Jenis Perawatan, Kelas Perawatan, Tgl. Masuk, Tgl. Keluar, Cara Pulang, Dokter
Penanggung Jawab, Berat Lahir (khusus bayi), Tarif RS, Surat Rujukan, ADL Score (khusus kasus
kusta dan kasus jiwa), Special CMG (Special Procedure, Special Drugs, Special Investigation,
Special Prosthesis), Kode ICD-10, Kode ICD-9-CM, serta melakukan Proses Grouper dan Finalisasi
hasil grouping
7. Txting, membuat file txt dari hasil input grouping per-tanggal, per-jenis perawatan, per-kelas
perawatan, per-input tgl. Grouping lalu men-download untuk dikirimkan ke Verifikator BPJS
8. CBGs Reporting, membuat laporan hasil input grouping yaitu Laporan Individual Pasien dan
Laporan Rekap PDF dari hasil input grouping per-tanggal, per-jenis perawatan, per-kelas
perawatan, per-input tgl. Grouping lalu men-download untuk dikirimkan ke Verifikator BPJS
9. Pre-verifying, verifikasi data hasil input Abstracting dengan hasil Grouping dalam bentuk Excel
dengan verifikasi pada jumlah data yang diinput dan ketepatan hasil input
10. Printing, mencetak CBGs Report hasil input grouping per-tanggal, per-jenis perawatan, per-kelas
perawatan, per-input tgl. Grouping yang telah melalui proses verifikasi
11. Unionizing & Correcting, hasil cetak CBGs Report (Laporan Individual Pasien) dikelompokkan
satu persatu ke dalam berkas klaim dengan mengklip atau membubuhkan stapples/hecter sambil
mengkoreksi isian item-item yang kurang sesuai dengan berkas klaim seperti Tgl. Keluar, No. RM,
No. SEP, Umur (tahun), Tgl. Masuk, Umur (hari), Jenis Perawatan, Tgl. Lahir, Cara Pulang, Jenis
Kelamin, LOS, Kelas Perawatan, Berat Lahir (khusus bayi), Diagnosa Utama, Diagnosa Sekunder,
Special CMG, Tarif Top Up, Tarif RS, dan Total Tarif
12. Validating, menvalidasi jumlah berkas klaim yang akan di-packing dengan jumlah inputan pada
software INA-CBGs
13. Packing, membuat label untuk pengiriman berkas pada dus dan membuatkan ekspedisi
penyerahan berkas klaim untuk Verifikator BPJS
14. Distributing, mengirimkan berkas klaim ke Verifikator BPJS untuk siap diverifikasi dengan
menyerahkan dan mencocokkan jumlah berkas klaim dengan ekspedisi dan file txt
15. Revising, melakukan proses revisi baik revisi administratif (untuk berkas klaim yang belum
lengkap) dan revisi data hasil CBGs
16. Re-grouping, Re-txting, Re-CBGs reporting, Re-verifying, Re-printing, Re-unionizing, dan Re-
 validating untuk kasus-kasus klaim yang direvisi
17. Code Auditting, mengaudit data kode ICD-10 & ICD-9-CM yang diinput oleh coder dan
memperbaiki kode-kode yang dianggap kurang relevan
18. Confirmating, mengkonfirmasi kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan kerelevansian
dengan hasil penunjang medis sesuai hasil simulating dengan para dokter langsung maupun
tidak langsung (via Perawat/Bidan) agar proses coding dan penyesuaian tarif dapat berjalan
efektif
19. Negotiating, bernegosisasi dengan Verifikator BPJS mengenai keterlambatan pengiriman,
kesalahan input data, kelengkapan berkas klaim, pembacaan software yang kurang efektif, dan
lain-lain yang berhubungan dengan klaim agar terhindar dari kesan Fraud & Abuse

B. HASIL POKOK

1. Laporan Hasil Analisis Berkas Klaim bermasalah untuk Ketua Tim PPEx
2. Laporan Perbandingan Tarif Riil RS dengan Tarif INA-CBGs untuk Ketua Tim PPEx
3. Laporan Abstraksi & INA-CBGs untuk Tim PPEx
4. Laporan Uang Muka BPJS untuk Bidang Keuangan
5. Laporan Abstraksi Pasien Bawaku Sehat untuk Bidang Keuangan
6. Laporan Kunjungan Pasien Rawat Inap berdasarkan Severity Level CBGs untuk Kaur Rekam
Medis
7. Recapitulating, merekapitulasi berkas klaim bermasalah seperti berkas klaim kurang lengkap,
cap dokter yang tidak ada, Kesalahan Rincian Biaya, Eviden Malnutrisi, pasien yang ganti kelas
rawat, konfirmasi Diagnosa, SEP yang salah, Pengesahan Komite Medik, Berkas persyaratan
bukan milik pasien, tarif yang berbeda dengan Permenkes 59 tahun 2014, file txt yang tidak
terbaca

3. KEDUDUKAN

a. Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix urusan Rekam Medis berkedudukan dibawah
pembinaan dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala urusan Rekam Medis
b. Dalam melaksanakan tugasnya Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix membawahi staf
PPEx
4. HUBUNGAN KERJA

Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix dalam melaksanakan tugasnya mengadakan hubungan kerja
dengan fungsi-fungsi terkait.

NAMA
JABATAN
TANGGAL

TANDA TANGAN