I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sistem informasi, komunikasi dan publikasi merupakan komponen yang krusial
untuk menunjang operasional suatu organisasi. Badan Eksekutif Mahasiswa
Keluarga Mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas
merupakan suatu organisasi kemahasiswaan yang akan selalu berhubungan dengan
sistem informasi, komunikasi dan publikasi baik dengan internal maupun eksternal
dari organisasi. Setiap aktivitas dari organisasi kemahasiswaan ini akan selalu terkait
dengan berbagai macam informasi yang perlu disampaikan kepada seluruh Pengurus
BEM KM FKM Unand serta pihak-pihak terkait seperti publik kampus dan lembaga
formal kampus.
Dalam rangka memenuhi kebutuhan Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga
Mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas dalam kegiatan
komunikasi, penyampaian informasi, serta publikasi maka dibentuklah suatu
departemen yang disebut dengan Departemen Informasi dan Komunikasi
(Departemen Infokom).
B. Deskripsi Umum
Departemen Informasi dan Komunikasi merupakan departemen yang mengelola
sistem informasi, komunikasi serta publikasi pada Badan Eksekutif Mahasiswa
Keluarga Mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas.
Departemen Informasi dan Komunikasi menghubungkan BEM KM FKM Unand
dengan publik kampus dan lembaga informal kampus.
Departemen Informasi dan Komunikasi memiliki tugas sebagai berikut :
a. Sebagai public relation Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas.
b. Memperkenalkan Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Andalas kepada publik kampus.
C. Visi
Menjadikan Departemen Informasi dan Komunikasi sebagai pusat informasi melalui
berbagai media dalam penyebaran informasi dan publikasi BEM KM FKM Unand.
D. Misi
1. Meningkatkan kecepatan dan ketepatan penyampaian, penyebaran, dan
pemerataan dalam penerimaan informasi pada lingkungan BEM KM FKM
Unand.
2. Memberikan informasi kepada masyarakat kampus baik yang berasal dari
internal maupun eksternal BEM KM FKM Unand.
3. Mengembangkan kemampuan mahasiswa yang berkaitan mengenai sistem
informasi, komunikasi, dan publikasi.
E. Motto
“Synergize to share valuable and useful information.”
F. Analisis SWOT
INTERNAL STRENGTH WEAKNESS
a. Komitmen Staf a. Sulit menentukan
Infokom dalam jadwal pertemuan
menjalankan tugas karena kesibukan
pokok dan fungsinya. masing-masing Staf
b. Jumlah Staf Infokom.
b. Banyak program
Infokomyang cukup.
kerja yang dikerjakan
c. Semangat dan motivasi
pada saat bersamaan
Staf Infokom yang
dan sepanjang
tinggi dalam
kepengurusan.
Gol.
No. Nama BP TTL Alamat Telp./Hp
Darah
Padang, 19 November Perum. Bunda Permai
1 Zada Novesa Mardatillah 1511212044 082391284819 A
1996 Blok B/3 Lubuk Buaya
Pasir Lawas, 13 Mei Jln. Raya Kuranji no. 42
2 Anggun Pratiwi 1511212023 082386885336 O
1997 RT 4 RW 1
Jl. Irigasi RT 04 RW 01
Talang Babungo, 2 Juni
3 Shinta Yunia Wulandari 1611212024 Kel. Cupak Tangah, kec. 082284692623 O
1998
Pauh, Kota Padang
Maninjau, 14 Maret Jati Rawang no. 30A, Kel.
4 Shahibatul Ihsani 1511212039 085263339926 B
1996 Jati, Kec. Padang Timur
Jl. Kesehatan XII, no.1,
Bogor, 18 September RT 04/RW 05, kel. Dadok
5 Iffah Afallah 1711212053 087792772749 AB
1997 Tunggul Hitam, kec. Koto
Tangah, Padang
Batusangkar, 10 Mei Jl. Moh. Hatta no.23,
6 Annisaa Fauziyah 1711222003 082389023802 A
1999 Pauh, Padang
Padang, 17 Agustus Jl. Aur Duri Indah VII no.
7 Nur Intan Rahmi Andafia 1711213011 082170074971 O
1999 1, Padang Timur
IV. LAPORAN PERKEMBANGAN KEGIATAN
A. Umum
Anggaran
Nama Waktu dan Sumber
No Sasaran Dana PJ
Kegiatan Tempat Dana
(Rp)
B. Per Kegiatan
1. Info-Online
a. Bentuk Kegiatan
Meng-update berbagai informasi terbaru melalui :
- Web : bem.fkm.unand.ac.id
- Facebook : BemkmfkmUnand
- Instagram : bemkmfkm_unand
- Youtube Channel : BEM KM FKM Unand
b. Waktu
Estimasi : Sepanjang Kepengurusan BEM KM FKM Unand.
Realisasi : Sepanjang Kepengurusan BEM KM FKM Unand.
c. Tempat
Estimasi : Social Network.
Realisasi : Social Network.
d. Tujuan
Menginformasikan dan meningkatkan pemahaman mengenai kegiatan BEM
KM FKM Unand dan hal-hal yang berkaitan dengan kehidupan Kampus FKM
Unand melalui sosial media.
e. Sasaran
Mahasiswa FKM Unand
f. Biaya
Estimasi : Rp 1.500.000,-
Realisasi :-
g. Sumber Dana
Kas BEM KM FKM Unand
h. Indikator Keberhasilan
Terlaksananya 92% publikasi dan penyebaran informasi melalui LINE@,
Facebook (Group),dan Instagram.Sedangkan Web dan Youtube Channel
pengecualian.
i. Realisasi
Perencanaan :
- Membagi penanggungjawab untuk mengupdate informasi pada media
social Web, Facebook (Group), Instagram, Line Official dan Youtube
Channel.
- Membuat Youtube Channel.
- Mengupdate informasi melalui Facebook, Instagram dan Line @
- Membuat video perkenalan per-departemen serta mempublikasikannya di
Instagram
Pelaksanaan :
- Telah mengupdate informasi melalui Facebook, Instagram dan Line
Official setiap ada informasi terbaru.
3. Info-PP (Publication-Presentation)
a. Bentuk Kegiatan
- Pembuatan pamflet sesuai kebutuhan.
- Pembuatan Profil BEM KM FKM Unand.
b. Waktu
Rencana : Sepanjang Kepengurusan BEM KM FKM Unand.
Realisasi : Sepanjang Kepengurusan BEM KM FKM Unand.
c. Tempat
Rencana : Kondisional.
Realisasi : Kondisional.
d. Tujuan
Membuat pamflet sesuai kebutuhan dan pembuatan Profil Mahasiswa FKM
Unand dalam bentuk presentasi serta mempublikasikan kegiatan BEM KM
FKM Unand melalui presentasi di TV Plasma Lobi FKM Unand.
e. Sasaran
Mahasiswa FKM Unand Pihak non-Civitas Akademika.
f. Biaya
Estimasi : Rp 100.000,-
Realisasi :-
g. Sumber Dana
Kas BEM KM FKM Unand
h. Indikator Keberhasilan
Terlaksananya 95% pembuatan pamflet dan Profil BEM KM FKM Unand
serta pempublikasian kegiatan BEM KM FKM Unand.
i. Realisasi
Perencanaan :
- Pembuatan pamflet secara insidental
- Pembuatan template untuk desain pamflet.
- Pembagian penanggungjawab pembuatan pamflet perdepartemen/biro
Pelaksanaan :
- Telah dibuat template untuk desain pamflet.
- Telah dibuat Profil BEM KM FKM Unand dalam bentuk video perkenalan
- Telah dibuat pembagian PJ Pamflet perdepartemen
- Shinta Yunia : Kestari, BDUK
- Iffah Afallah : Kastrat, Pengmas
- Intan Rahmi : PSDMO
- Shahibatul Ihsani : Dagri , Hublu
- Anggun : Dena, Pendprofil
- Nisa : Kesma
- Telah dibuat pamflet hingga nomor pamflet155/VII/03-18
Evaluasi :
- Tercapainya indikator keberhasilan sebanyak lebih dari 50%
- Telah dibuatnya penomoran pamphlet sehingga lebih rapi
j. Kendala
- Adanya informasi, peringatan, maupun ucapan selamat serta ucapan duka
yang terlambat dalam pemasangannya melalui pamflet.
- Pemberitahuan mendadak dalam pembuatan pamflet.
- Banyaknya pamflet yang dibuat dalam waktu bersamaan.
k. Saran dan Rekomendasi
- Tingkatkan komunikasi Staf Infokom.
- Pamflet dibuat lebih cepat sebelum kegiatan.
- Menyeleksi hari-hari besar yang perlu dibuat menjadi pamflet.
4. Info-Doc
a. Bentuk Kegiatan
Pendokumentasian seluruh kegiatan BEM KM FKM Unand
b. Waktu
Rencana : Sepanjang Kepengurusan BEM KM FKM Unand.
Realisasi : Sepanjang Kepengurusan BEM KM FKM Unand.
c. Tempat
Rencana : Kondisional.
Realisasi : Kondisional.
d. Tujuan
Mendokumentasikan seluruh kegiatan BEM KM FKM Unand.
e. Sasaran
Pengurus BEM KM FKM Unand dan Mahasiswa FKM Unand jalur A.
f. Biaya
Estimasi : Rp 100.000,-
Realisasi :-
g. Sumber Dana
Kas BEM KM FKM Unand
h. Indikator Keberhasilan
Terdokumentasinya 95% kegiatan BEM KM FKM Unand dalam bentuk foto.
i. Realisasi
Perencanaan :
- Mengumpulkan seluruh Dokumentasi Kegiatan BEM KM FKM Unand
- Mendokumentasikan semua kegiatan di BEM KM FKM Unand yang non-
pubdok.
- Mengumpulkan dokumentasi semua acara–acara BEM KM FKM Unand
minimal 2 minggu setelah acara selesai.
Pelaksanaan :
Telah mendokumentasikan seluruh kegiatan BEM KM FKM Unand di bantu
oleh pubdok kepanitiaan.
Evaluasi :
- Tercapainya Indikator Keberhasilan yakni telah terkumpulnya dokumentasi
kegiatan BEM KM FKM Unand
j. Kendala
- Sulitnya mengumpulkan foto dokumentasi kegiatan karena foto-foto
tersebut terdapat pada banyak kamera.
k. Saran dan Rekomendasi
- Terjalin komunikasi yang baik antara Staf Infokom dengan pubdok
kepanitiaan sebuah acara.
- Lebih meningkatkan koordinasi dengan pubdok kepanitiaan agar dapat on
time mengumpulkan dokumentasi kegiatan
- Membuat aturan yang mengikat dengan departemen yang
menyelenggarakan kegiatan dalam pengumpulan dokumentasi.
5. Info-Trainning
a. Bentuk Kegiatan
- Internal BEM
Pelaksanaan pelatihan desain kepada perwakilan dari Departemen dan Biro
BEM KM FKM Unand.
- Eksternal
Bekerjasama dengan AMC Al-Kahfi dalam melaksanakan pelatihan desain
bagi Mahasiswa FKM Unand yang berminat.
b. Waktu
Estimasi : Internal : 31 Maret 2018
Eksternal : 6 Mei 2018
Realisasi : Internal : 7 April 2018
Eksternal : Belum Terlaksana
c. Tempat
Estimasi : Internal : Kondisional
Eksternal : Kondisional.
Realisasi : Internal : Sekretariat BEM KM FKM Unand
Eksternal : Belum Terlaksana
d. Tujuan
Meningkatkan wawasan dan kemampuan seluruh Pengurus BEM KM FKM
Unand dan Mahasiswa FKM Unand yang berminat dalam bidang desain.
e. Sasaran
Pengurus BEM KM FKM Unand dan Mahasiswa FKM Unand.
f. Biaya
Estimasi : Rp 550.000,-
Realisasi : Rp 46.000,-
g. Sumber Dana
Kas BEM KM FKM Unand
h. Indikator Keberhasilan
Internal BEM
Terlaksananya kegiatan pelatihan desain internal BEM minimal diikuti oleh
23 orang pengurus BEM KM FKM Unand dengan perwakilan setiap Biro dan
Departemen minimal 2 orang dan pengurus inti 1 orang.
Eksternal
Terlaksananya kegiatan pelatihan desain eksternal minimal diikuti oleh 20
orang Mahasiswa FKM Unand.
i. Realisasi
Perencanaan :
- Melakukan Pelatihan Desain internal Infokom dan Pengurus BEM KM
FKM Unand.
- Melakukan pelatihan Desain Eksternal untuk seluruh Mahasiswa FKM
yang berminat.
Pelaksanaan :
- Pelatihan Desain Internal
Pelatihan Desain Internal BEM terlaksana tanggal 7 April 2018 yang
dihadiri oleh kurang lebih 28 orang perwakilan dari pengurus BEM KM
FKM Unand.
- Pelatihan Desain Eksternal
Belum dilaksanakan
Evaluasi :
Tercapainya indikator keberhasilan yakni dengan terlaksananya info training
internal yang dihadiri oleh kurang lebih 28 orang staf dari Departemen/Biro
BEM KM FKM Unand.
j. Kendala
- Susahnya mencari jadwal info training eksternal dikarenakan banyak acara
yang dilaksanakan pada tanggal yang telah ditetapkan.
k. Saran dan Rekomendasi
- Lebih menggencarkan kembali sosialisasi kegiatan PETIR
- Mengajak Staf Infokom Prahima IKM & Prahima Gizi untuk mengikuti
kegiatan PETIR.
V. LAPORAN KEUANGAN
A. Umum
B. Perkegiatan
VI. EVALUASI
Alhamdulillah selama setengah periode kepengurusan, Departemen Infokom telah
menjalankan 5 proker dari 7 proker Infokom, yang mana 7 proker yang telah
terlaksana yaitu Info-online, Pengelolaan Mading dan Papan pengumuman, Info PP ,
Info dokumentasi, dan Info training internal. Sementara Year book, dan KM Expo akan
dilaksanakan secepatnya. Dari semua program kerja yang dijalankan hingga saat ini,
belum ada kendala yang begitu berarti yang dirasakan oleh staf Infokom. Kami
berusaha semaksimal mungkin untuk melaksanakan program kegiatan dengan baik. Dan
masih kurang maksimalnya dukungan dari pihak-pihak terkait dalam kelancaran
penyampaian informasi dan dokumentasi yang dilaksanakan oleh Departemen Infokom.
VIII. REKOMENDASI
- Untuk kedepannya diharapkan Departemen Infokom dapat tetap mempertahankan
semangatnya dalam melaksakan proker-proker dan selalu mendistribusikan segala
Informasi secara merata ke seluruh warga FKM.
- Diharapkan komitmen yang tinggi bagi seluruh Staf Infokom dalam melaksanakan
amanah.
- Diharapkan adanya satu media khusus (gadget) agar dapat memudahkan dalam
menyampaikan informasi di berbagai sosial media.
- Penyediaan alat dokumentasi (kamera) agar tidak sulit mendokumentasikan
kegiatan-kegiatan kampus terkhusus non pubdok kepanitiaan.
IX. PENUTUP
Demikian program kerja Departemen Infokom selama enam bulan periode
kepengurusan ini, semoga dapat memberikan pembelajaran bagi Departemen Infokom
selanjutnya dan terus meningkatkan kualitas kerja, serta menjadi departemen yang
kreatif, inovatif, update, dan solid.
X. LAMPIRAN
A. Lampiran I : Time Schedule Pelaksanaan Program Kerja
B. Lampiran II : Notulensi Rapat
C. Lampiran III : Absensi Peserta dan Panitia
D. Lampiran IV : Dokumentasi
E. Lampiran V : Keuangan