BUKU PANDUAN TEKNIK PERSIDANGAN

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SRIWIJAYA

PERIODE 2017/2018

Jalan Palembang-Prabumulih, KM 32, Rusunawa Universitas Sriwijaya, Indralaya,

Kabupaten Ogan Ilir (30662), Student Center FT Unsri, email :
dpmkmftunsri99@gmail.com
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur bagi Allah SWT yang telah melimpahkan berkah
dan hidayah-Nya sehingga penyusunan Buku Panduan Teknik Persidangan
Dewan Perwakilan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas
Sriwijaya tahun 2018 dapat diwujudkan.

Buku ini dibuat dengan tujuan utama memberikan informasi berupa

panduan teknik persidangan kepada seluruh anggota DPM KM FT Unsri
khususnya dan seluruh mahasiswa Unsri pada umumnya. Penyusunan buku ini
telah dilakukan diskusi yang mendalam diantara anggota DPM KM FT Unsri
terutama di internal Badan Legislatif DPM KM FT Unsri. Penyusun sangat
berharap buku ini dapat bermanfaat serta mampu meningkatkan pengetahuan
mahasiswa dibidang teknik persidangan.

Kepada tim penyusun yang telah bekerja keras menyusun buku ini dan
semua pihak yang telah memberikan kontribusinya disampaikan ucapan terima
kasih. Kritik dan saran terhadap kekurangan buku ini sangat kami harapakan guna
menyempurnakan buku panduan ini dimasa datang. Semoga buku panduan ini
memberikan manfaat bagi kita semua.

Indralaya, Februari 2018

Ketua Umum Ketua Badan Legislatif
DPM KM FT Unsri 2017/2018 DPM KM FT Unsri 2017/2018

Dwi Eriyanto Hendi Julian

NIM. 03021181520114 NIM. 03051281520107

ii
 DAFTAR ISI
Halaman

HALAMAN JUDUL ................................................................................................. i

KATA PENGANTAR ............................................................................................... ii

DAFTAR ISI .............................................................................................................. iii

BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Pengertian DPM KM FT Unsri.......................................................................... 1
1.2 Fungsi, Tugas, dan Wewenang DPM KM FT Unsri ......................................... 1
1.3 Badan dan Komisi.............................................................................................. 3

BAB 2 PANDUAN SIDANG

2.1 Pengertian Sidang .............................................................................................. 5
2.2 Jemis-jenis Sidang ............................................................................................. 5
2.3 Aturan Sidang .................................................................................................... 6
2.3.1 Peserta ....................................................................................................... 6
2.3.2 Presidium Sidang ...................................................................................... 7
2.3.3 Ketukan Palu dan Kondisinya .................................................................. 9
2.3.4 Mekanisme Pengambilan Kesepakatan .................................................... 10
2.3.5 Quorum dan Pengambilan Keputusan ...................................................... 10
2.3.6 Interupsi .................................................................................................... 11
2.3.7 Tata Tertib ................................................................................................ 12
2.3.8 Sanksi-sanki .............................................................................................. 13

LAMPIRAN

iii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Pengertian DPM KM FT Unsri

Dewan Perwakilan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Teknik
Universitas Sriwijaya, yang selanjutnya disingkat sebagai DPM KM FT UNSRI
adalah Dewan Perwakilan Mahasiswa yang berkedudukan dan berwilayah kerja
di tingkat Fakultas yang merupakan lembaga legislasi tertinggi di Fakultas Teknik
sebagaimana yang dimaksudkan di dalam konstitusi Keluarga Mahasiswa
Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya (pasal 10 ayat 1a) Anggaran Rumah
Tangga KM FT UNSRI.

1.2 Fungsi, Tugas, dan Wewenang DPM KM FT Unsri

• Fungsi DPM KM FT Unsri
Lembaga legislatif mahasiswa (selanjutnya akan disebut DPM) merupakan
lembaga yang terdiri dari mahasiswa – mahasiswa yang duduk di lembaga
tersebut dengan mengedepankan azaz demokrasi perwakilan. Dalam konteks
demokrasi kampus, lembaga ini berkedudukan sebagai lembaga tertinggi
mahasiswa yang memiliki fungsi antara lain:

a. Fungsi Legislasi

Legislasi merupakan tugas utama dari seorang anggota dewan karena dengan
fungsi inilah seorang anggota dewan mampu menyalurkan aspirasinya banyaknya
produk perundang-undangan yang diciptakan dalam satu periode kerja
merupakan salah satu parameter keberhasilan dari DPM tersebut.

b. Fungsi Pengawasan

DPM mempunyai kewajiban untuk mengawasi kinerja dari lembaga eksekutif .

Hal ini bertujuan agar lembaga eksekutif bekerja secara optimal dan sesuai dengan
amanat rakyat (baca : mahasiswa yang memilih).

1
 2
c. Fungsi Anggaran.

Sudah seyogyanya jika keuangan mahasiswa di pegang oleh mahasiswa itu

sendiri. Pengelolaan keuangan ini dipegang dan diatur penggunaannya oleh
DPM/Senat Mahasiswa sebagaimana yang terjadi pada pemerintahan yang
sebenarnya (Pemerintahan Republik Indonesia). Senat/DPM mengevaluasi kinerja
dari UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) dan BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa)
sehingga pengelolaan dana keuangan dan pemberian anggaran dilakukan
berdasarkan kinerja dari ormawa tersebut.

• DPM mempunyai tugas dan wewenang yaitu diantaranya:

a. Membentuk peraturan kemahasiswaan yang dibahas bersama Ketua BEM
yang bertujuan untuk mendapat kesepakatan bersama
b. Membahas bersama Ketua BEM dengan memperhatikan pimpinan
kelembagaan terkait dalam hal memberikan persetujuan atas rancangan
anggaran kemahasiswaan yang diajukan oleh Ketua BEM;
c. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan peraturan kemahasiswaan;
d. Memberikan persetujuan atas sikap dan pandangan politis dari Ketua
BEM;
e. Membahas dan menindaklanjuti hasil pemeriksaan atas pengelolaan dan
tanggung jawab keuangan kemahasiswaan;
f. Menyerap, menghimpun, menampung, dan menindaklanjuti aspirasi
mahasiswa; dan.
• DPM memiliki beberapa hak yaitu:
a. Hak Interpelasi, yaitu hak yang mempertanyakan kebijakan – kebijakan
lembaga eksekutif
b. Hak Budget, yaitu hak untuk mengusulkan anggaran
c. Hak Angket, yaitu hak untuk menghimpun pendapat dalam menyikapi
sebuah kebijakan.
d. Hak Insiatif, yaitu hak dalam mengajukan rancangan peraturan
kemahasiswaan.
Dalam menjalankan fungsinya, DPM memiliki alat kelengkapan yaitu
sekretariat dan komisi – komisi. Sekretariat adalah alat kelengkapan DPM yang
 3

bertanggung jawab dalam pengelolaan administrasi, keuangan, perlengkapan,

serta penyediaan kebutuhan – kebutuhan DPM. Alat kelengkapan ini dipimpin
oleh seorang Sekretaris yang bertanggung jawab langsung kepada Ketua DPM.
Sedangkan untuk menjalankan fungsi – fungsi seperti pengawasan, legislasi,
anggaran, dan advokasi, DPM membentuk komisi – komisi dan Badan. Alat
kelengkapan ini bukanlah alat kelengkapan pelaksana teknis seperti alat
kelengkapan yang terdapat pada organisasi – organisasi yang bersifat eksekutif.
Komisi dan Badan hanya merupakan perpanjangan tangan DPM dalam
menjalankan fungsi legislasi, pengawasan, anggaran, dan advokasi. Dalam kondisi
tertentu, DPM dapat membentuk panitia kerja untuk menindaklanjuti
permasalahan – permasalahan tertentu ( Misalnya : Panitia Kerja Pembahasan
Wacana Semester Pendek ). Panitia kerja ini terdiri dari anggota – anggota DPM
yang diusulkan dan ditetapkan dalam rapat paripurna. Setelah terbentuk, panitia
kerja melakukan rapat untuk memilih ketua panitia kerja.
DPM juga memiliki alat kelengkapan yaitu Pimpinan DPM yang biasanya terdiri
dari Ketua dan jika dibutuhkan maka dapat dibentuk Wakil Ketua yang berfungsi
membantu Ketua DPM.
• Pimpinan DPM memiliki fungsi sebagai berikut:
a. Menjadi juru bicara keputusan–keputusan DPM ke luar
b. Mengatur lalu lintas komunikasi antar anggota DPM dalam sidang
maupun rapat paripurna
c. Menyusun kebijakan penyediaan kebutuhan – kebutuhan DPM bersama
Sekretaris.
d. Menjadi juru bicara ke dalam DPM
e. Menetapkan keputusan DPM setelah diputuskan oleh sidang maupun rapat
DPM.
1.3 Badan dan Komisi
Secara singkat badan dan komisi DPM KM FT Unsri dapat digambarkan sebagai
berikut :

Badan Legislatif : Fungsi Legislasi

Badan Anggaran : Fungsi Anggaran

Badan Kehormatan : Pengawasan Internal (Kaderisasi) DPM KM FT
4
Badan Musyawarah : Pengaturan Rumah Tangga DPM KM FT Unsri

Komisi I : Evaluasi BEM KM FT UNSRI

Komisi II : Evaluasi BO

Komisi III : Evaluasi HMJ , Eksternal kampus

 BAB 2
PANDUAN SIDANG

2.1 Pengertian Sidang

Sidang merupakan forum formal suatu organisasi guna membahas suatu
masalah tertentu dalam upaya menghasilkan suatu keputusan yang akan dijadikan
suatu ketepatan dan aturan yang jelas. Keputusan dari persidangan yang sudah
dilakukan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum
diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Keputusan sidang juga bersifat final,
atau berlaku untuk seluruh anggota organisasi yang bersangkutan baik yang hadir
saat persidangan maupun yang tidak hadir.

2.2 Jenis-Jenis Sidang

Sidang terbagi atas beberapa jenis, diantaranya yaitu :
1. Sidang Pleno
Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang. Sidang Pleno dipandu oleh
Steering Committee. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu
yang berhubungan dengan Permusyawaratan
2. Sidang Paripurna
Sidang Paripurna adalah sidang tertinggi di antara komisi-komisi yang ada
pada anggota Dewan Perwakilan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas
Teknik Universitas Sriwijaya, yang dihadiri oleh anggota DPM KM FT Unsri dan
dilakukan minimal dua bulan sekali, yang mewakili fungsi dan wewenang:
a. Mengambil kebijakan-kebijakan yang penting bagi organisasi baik ke dalam
maupun keluar.
b. Membahas dan metetapkan setiap permasalahan pada tingkat komisi DPM
KM FT Unsri baik ke dalam maupun keluar.
c. Mengambil kebijakan-kebijakan yang mendasar bagi organisasi baik ke
dalam maupun keluar.
d. Menetapkan Tatib organisasi DPM KM FT Unsri.

5
 6

e. Menetapkan Struktur Organisasi DPM dan anggota komisi DPM KM FT

Unsri.
Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang. Sidang
Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan
dengan Permusyawaratan
3. Sidang Komisi atau Badan
Sidang Komisi atau Badan adalah Sidang yang diikuti oleh anggota masing-
masing Komisi atau Badan. Sidang Komisi adalah sidang tertinggi yang dilakukan
oleh anggota Komisi dan Badan DPM KM FT Unsri yang dilakukan untuk
membahas permasalahan di Komisi atau Badan. Sidang Komisi dipimpin oleh
seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi. Pimpinan Sidang
Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut. Sidang
Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang
bersangkutan.
4. Sidang Anggota
Sidang Anggota adalah sidang yang dihadiri anggota DPM KM FT Unsri
yang bertujuan untuk memberhentikan anggota DPM KM FT Unsri.

5. Sidang Istimewa

Sidang Istimewa adalah sidang tertinggi anggota DPM KM FT Unsri yang

berfungsi mengangkat dan melantik Pimpinan DPM KM FT Unsri dalam kondisi
restrukturisasi pimpinan dan restrukturisasi komisi.

2.3 Aturan Sidang

2.3.1 Peserta
Dalam persidangan tentu terdapat peserta sidang. Peserta sidang merupakan
komponen yang sangat penting. Ketika peserta sidang tidak ada, maka
persidangan tidak akan dapat dilaksanakan. Biasanya peserta sidang terdiri atas
dua jenis, akan tetapi hal ini bisa saja berubah sesuai dengan tata tertib
persidangan yang disepakati. Peserta sidang diantaranya adalah :
 7

a. Peserta Penuh
Peserta Penuh merupakan peserta sidang yang berasal dari anggota
organisasi yang melakukan sidang tersebut. Peserta penuh memiliki hak dan
kewajiban
Hak peserta penuh :
• Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan
mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
• Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan
keputusan
• Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses
pemilihan
• Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta penuh :
• Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
• Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
b. Peserta Peninjau
Peserta Peninjau merupakan peserta sidang yang berasal dari luar
anggota organisasi yang melakukan sidang tersebut, biasanya pserta peninjau
dianggap sebagai peserta undangan. Peserta peninjau juga memiliki hak dan
kewajiban, namun hak yang dimiliki lebih sedikit daripada hak dari Peserta
Peninjau.
Hak Peninjau :
• Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan
menajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
• Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
• Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

2.3.2 Presidium Sidang

Presidium Sidang adalah orang yang memimpin jalannya persidangan.
Biasanya dalam persidangan pemimpin sidang berjumlah tiga orang atau minimal
 8

dua orang. Pimpinan sidang terbagi atas dua, yaitu Pemimpin Sidang Pengantar
(Pindangtar) dan Presidium Sidang.
Pindangtar merupakan pemimpin sidang pengantar yang biasanya
membahas hal-hal yang bersifat ringan seperti draft agenda dan tata tertib
pemilihan presidium sidang. Sedangakan Presidium sidang adalah pemimpin
tertinggi dalam persidangan yang menggantikan Pindangtar dalam melanjutkan
sidang selanjutnya. Hal-hal yang dibahas oleh presidium sidang lebih berat dan
lebih luas serta membutuhkan waktu yang lebih lama. Seperti membahas
AD/ART atau Tata Tertib Organisasi, Pembahasan Undang-undang dan
Peraturan. Ketentuan tentang Presidium Sidang adalah sebagai berikut :
a. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui
Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
b. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya
persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
c. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib
persidangan
• Syarat-syarat Presidium Sidang
1. Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
2. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
3. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
4. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
• Sikap Presidium Sidang :
1. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
2. Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
3. Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta
• Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
1. Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya
nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok
2. Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya
nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
 9

3. Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang
berikutnya” tok.
4. Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok
5. Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
6. Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang
dilanjutkan” tok…….tok.
7. Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

2.3.3 Aturan Ketukan Palu dan Kondisinya

1. 1 kali ketukan
a) Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b) Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin
(keputusan sementara).
c) Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak
terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak
perlu meninggalkan tempat sidang.
d) Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap
keliru.
2. 2 kali ketukan
a) Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup
lama (biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying,
sembahyang,makan.
b) Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
c) Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan
pendapat dalam pengambilan keputusan
3. 3 kali ketukan
a) Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
 10

b) Mengesahkan keputusan final /akhir hasil siding

4. Ketukan lebih dari 3 kali
Digunakan untuk menertibkan peserta sidang/ Memberi peringatan kepada
peserta sidang agar tidak gaduh.

2.3.4 Mekanisme Pengambilan Kesepakatan

1. Opsi
Opsi merupakan pengajuan usulan atas point yang sedang dibahas, ketika
penentuan opsi (memilih opsi) pemberi opsi dan yang diopsikan tidak berhak
memberikan suaranya.
2. Reasoning
Merupakan penjelasan terhadap opsi yang diusulkan oleh setiap pemberi
opsi.
3. Lobbying
Seluruh pemberi opsi melakukan musyawarah untuk menentukan opsi
yang terbaik
4. Voting
Penentuan opsi berdasarkan suara terbanyak

2.3.5 Quorum dan Pengambilan Keputusan

1. Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-
kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga
ditentukan melalui konsensus)
2. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika
tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang
hadir di persidangan
3. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara
seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara
ulang
 11

2.3.6 Interupsi
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena
adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.
1. Macam macam interupsi antara lain.
a. Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta
penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya
persidangan. Contoh: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah
maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan
dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan
semakin bias.
b. Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu
diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang.
Informasi bisa internal (misal: informasi atau data tentang topik yang
dibahas) ataupun eksternal (missal: situasi kondisi di luar ruang sidang yang
mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
c. Interruption of clarificatio, Bentuk interupsi dalam rangka meminta
klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi
penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah
penegasan terhadap suatu pernyataan.
d. Interruption of explanatio, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu
pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain
atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
e. Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan
yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan
cenderung menyerang secara pribadi.
2. Pelaksanaan Interupsi :
Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan
berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang. Interupsi diatas interupsi
hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan. Apabila dalam persidangan,
Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya
persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil
alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang atau Peserta Sidang
 12

2.3.7 Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada
saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai
universal dimasyarakat.

2.3.8 Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan
dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan
saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian
sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali),
kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan
peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa
kesepakatan peserta sidang yang lain.