PT PLN (PERSERO)

EDARAN DIREKSI PT PLN (PERSERO)

NOMOR : 024.E/DIR/2012

TENTANG

COMMUNITY OF PRACTICE (CoP)

DI LINGKUNGAN PT PLN (PERSERO)

I. PENDAHULUAN

Sebagai tindak lanjut dari pasal 14 huruf a Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor
727.K/DIR/2010 tentang Pedoman dan Kebijakan Umum Tata Kelola Knowledge Management di
lingkungan PT PLN (Persero), maka perlu menyusun Community of Practice (CoP) di lingkungan PT
PLN (Persero) dengan Edaran Direksi PT PLN (Persero).

II. KETENTUAN UMUM

Dalam Edaran ini yang dimaksud dengan :

1. PLN adalah PT (Persero) Perusahaan Listrik Negara yang didirikan berdasarkan Akta Notaris
Sutjipto, SH no. 169 tahun 1994 beserta perubahannya;

2. Community of Practice yang selanjutnya disebut CoP adalah sekumpulan orang yang
mempunyai kepentingan & minat yang sama atas suatu masalah dan berusaha bersama untuk
memperoleh pemecahannya;

3. Inovasi adalah kegiatan penelitian, pengembangan, dan/atau perekayasaan yang bertujuan

mengembangkan penerapan praktis nilai dan konteks ilmu pengetahuan yang baru, atau cara
baru untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah ada ke dalam produk atau
proses produksi;

4. Standard Operating Procedure yang selanjutnya disebut SOP adalah dokumen tertulis berisi
instruksi terperinci tentang semua langkah kegiatan dari proses atau prosedur terstandardisasi,
tanpa kehilangan keefektifannya.

5. Best Practice adalah suatu cara, metode atau teknik yang telah melalui penelitian dan
pengalaman terbukti mampu memberikan hasil sesuai yang diinginkan di lingkungan kerja
tertentu dan dalam kurun waktu tertentu;

6. Lesson Learned adalah pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman atas pelaksanaan
program dan proyek yang dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dan dapat menjadi
pembelajaran bagi Pegawai;

7. Perpustakaan, adalah sarana penyimpanan dokumen baik berupa “softcopy” maupun

“hardcopy”.

8. Knowledge Taxonomy, adalah sistem pengklasifikasian pengetahuan berdasarkan kriteria

tertentu untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian pengetahuan

9. Subject Matter Expert yang selanjutnya disebut SME adalah seorang atau sekelompok orang
yang memiliki pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan agar
dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik sehingga menjadi rujukan terhadap permasalahan
yang terkait keahliannya.

10. Portal …
 10. Portal Knowledge Management System yang selanjutnya disebut KMS, adalah aplikasi berbasis
Web Portal yang mengacu pada sebuah sistem untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi
agar dapat mendukung penciptaan, akuisisi, penyimpanan, penyebaran dan penggunaan
pengetahuan, sebagaimana diatur dalam Edaran Direksi PT PLN (Persero) Nomor
019.E/DIR/2011.

III. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud Edaran ini adalah sebagai pedoman dalam pelaksanaan CoP di lingkungan PLN dengan
tujuan agar pegawai dapat melaksanakan CoP sesuai dengan fungsinya yaitu sebagai wadah :

a. Kolaborasi untuk menemukan solusi atas masalah pekerjaan sehari-hari dan/atau tantangan
pekerjaan di masa depan yang relevan terhadap strategi bisnis perusahaan;

b. Menumbuhkembangkan inovasi, penyempurnaan berkelanjutan (continuous improvement),

disiplin perencanaan dan pendokumentasian.

IV. KETENTUAN PROGRAM

1. Kepala Divisi/Kepala Satuan/Kepala Pusat/General Manager bertanggung jawab :

a. menyediakan sumber daya yang dibutuhkan anggota CoP di wilayah kerjanya;

b. memotivasi pegawai untuk berpartisipasi dalam CoP;

c. memastikan semua CoP dilaksanakan sesuai fungsinya;

2. Waktu dan tempat CoP:

a. CoP dapat dilakukan secara tatap muka langsung di mana semua anggota CoP hadir pada
waktu dan tempat yang disepakati;

b. CoP dapat dilakukan secara online dengan menggunakan aplikasi Portal KMS sehingga
anggota CoP dapat berpartisipasi pada waktu dan/atau tempat yang berbeda;

3. Permohonan pembentukan CoP menggunakan formulir identitas CoP sebagaimana tercantum

dalam Formulir I.

4. Identitas CoP terdiri dari:

a. Subjek pengetahuan CoP dipilih dari salah satu subjek pengetahuan pada Knowledge
Taxonomy PLN yang sesuai dengan minat dan kepentingan dari seluruh anggota CoP atas
suatu masalah dan berusaha bersama untuk memperoleh pemecahannya;

b. Tujuan CoP adalah berusaha menjawab masalah pekerjaan sehari-hari dan/atau tantangan
pekerjaan di masa depan;

c. Target CoP harus mendukung target organisasi;

d. Nama CoP hendaknya masih berhubungan dengan subjek pengetahuan CoP;

e. Anggota CoP adalah pegawai yang memiliki minat yang sama pada suatu subjek
pengetahuan dan/atau kepentingan yang sama pada suatu bidang pekerjaan. Keanggotaan
CoP bersifat sukarela;

f. Champion CoP bertugas sebagai koordinator utama dari seluruh kegiatan CoP. Champion
hendaknya dipilih dari anggota CoP yang memiliki semangat dan pemahaman yang
mendalam tentang pentingnya kolaborasi dan berbagi pengetahuan serta pengetahuan yang
sesuai dengan subjek;

g. Sponsor CoP offline adalah pejabat struktural yang menyetujui pembentukan suatu CoP
offline, menyediakan sumber daya yang dibutuhkan CoP, menilai hasil CoP dan anggota
CoP;

h. Sponsor CoP online adalah SME yang menyetujui pembentukan suatu CoP online, menjadi
narasumber dari diskusi CoP online, menilai hasil CoP dan anggota CoP.

5. Pembentukan …
5. Pembentukan CoP secara tatap muka langsung (offline) :

a. Seorang atau sekumpulan pegawai dapat mengajukan permohonan pembentukan CoP

offline dan permohonan kesediaan menjadi sponsor CoP offline kepada atasan langsung
pegawai atau atasan dari atasan pegawai yang bersangkutan;

b. Apabila atasan langsung pegawai atau atasan dari atasan pegawai yang bersangkutan
menyetujui permohonan pembentukan CoP offline dan bersedia menjadi sponsor CoP
offline maka CoP tersebut dinyatakan telah resmi terbentuk dan CoP offline tersebut dapat
melaksanakan kegiatannya.

6. Pembentukan CoP secara online :

a. Seorang atau sekumpulan pegawai dapat mengajukan permohonan pembentukan CoP dan
permohonan kesediaan menjadi sponsor CoP online kepada SME sesuai subjek
pengetahuan;

b. Apabila SME tersebut menyetujui permohonan pembentukan CoP online dan bersedia
menjadi sponsor CoP online maka proses selanjutnya adalah pengajuan permohonan
pembuatan halaman CoP online kepada adiministrator portal KMS (KMadmin);

c. Apabila halaman CoP online telah selesai dibuat maka CoP online tersebut dapat
melaksanakan kegiatannya di portal KMS.

7. Kegiatan CoP harus mengikuti urutan siklus pengelolaan pengetahuan yang terdiri dari 4 tahap
yaitu :

a. Tahap identifikasi masalah dan tantangan;

b. Tahap pencarian dan pengaksesan sumber pengetahuan;

c. Tahap pencarian solusi;

d. Tahap pendokumentasian, penyebaran hasil dan penilaian;

8. Tahap identifikasi masalah dan tantangan :

a. Pada tahap ini CoP mendiskusikan masalah dan tantangan yang dihadapi organisasi,
terutama target organisasi;

b. Hasil tahap ini adalah berupa daftar permasalahan atau tantangan beserta Lesson Learned
yang terkait.

9. Tahap pencarian dan pengaksesan sumber pengetahuan :

1. Pada tahap ini CoP mendiskusikan sumber pengetahuan yang tepat/sesuai dengan konteks
hasil tahap sebelumnya;

2. Sumber pengetahuan dapat berasal dari dokumen koleksi perpustakaan, direktori karya
inovasi, konten portal KMS, konten portal pengetahuan dari luar, narasumber internal (SME)
dan/atau narasumber ekternal;

3. Hasil diskusi ini adalah berupa kumpulan Best Practice dan/atau karya inovasi yang dapat
menjadi dasar pencarian solusi.

10. Tahap pencarian solusi :

a. Pada tahap ini CoP mendiskusikan solusi yang tepat/sesuai berdasarkan hasil tahap
sebelumnya;

b. Hasil diskusi ini adalah berupa ide perbaikan OFI (opportunity for improvement) dalam
rangka penyempurnaan berkelanjutan (continuous improvement), ide inovasi, rekomendasi
implementasi inovasi dan/atau best practice;

11. Tahap pendokumentasian, penyebaran hasil dan penilaian :

a. Pendokumentasian diskusi CoP tatap muka (offline) menggunakan formulir diskusi CoP
sebagaimana tercantum dalam Formulir II, sedangkan untuk CoP online menggunakan
formulir yang sudah disediakan di Portal KMS;

b. Hasil …
 b. Hasil CoP disebarkan melalui Portal KMS, Perpustakaan tempat kerja anggota CoP
dan/atau media lain yang sesuai.

c. Anggota CoP yang berhak mendapat penilaian apabila jumlah anggota CoP adalah minimal
5 orang dan maksimal 8 orang;

d. Penilaian hasil CoP dan anggota CoP tatap muka (offline) dilakukan oleh sponsor CoP
offline menggunakan formulir penilaian CoP sebagaimana tercantum dalam Formulir III.

e. Penilaian CoP online dilakukan oleh sponsor CoP online/SME menggunakan formulir yang
sudah disediakan di Portal KMS;

12. Kualitas CoP ditentukan oleh :

a. Tingkat tahapan, manfaat dan nilai tambah hasil diskusi CoP bagi organisasi;

b. Tingkat kontribusi, keaktifan dan kerjasama anggota CoP dalam kegiatan CoP.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 28 Desember 2012

DIREKTUR
SUMBER DAYA MANUSIA DAN UMUM,
 Formulir I

FORMULIR IDENTITAS COP

Nama
Subjek
Pengetahuan*)
Tempat**)

Tujuan

Target

Lingkup
Keanggotaan
Peran Nama Inisial ***) NIP Jabatan

Sponsor

Champion

Anggota

Anggota

Anggota

Anggota

Anggota

Anggota

Anggota

Anggota

Daftar Topik Diskusi

Topik Diskusi Tanggal Diskusi

No Keterangan
( permasalahan atau tantangan) Rencana Pelaksanaan Penyelesaian

*)Subjek pengetahuan dalam Knowledge Taxonomy PLN dapat dilihat pada halaman Portal KMS
**)apabila CoP dilaksanakan secara online maka diisi=”Online”
***) Inisial terdiri dari 3 huruf nama atau tergantung kebutuhan. Inisial diperlukan untuk catatan diskusi
 Formulir II

FORMULIR DISKUSI COP

Nama

Topik

Subjek Pengetahuan*)

Tempat**)

Tanggal & Waktu**)

Catatan Diskusi

Hasil Diskusi (daftar permasalahan/tantangan, lesson learned, best practice, dan/atau Ide solusi)

Tindak Lanjut Diskusi (rencana aksi (action plan))

*)Subjek pengetahuan dalam Knowledge Taxonomy PLN dapat dilihat pada halaman Portal KMS.
**)apabila CoP dilaksanakan secara online maka diisi=”Online”
Silahkan menggunakan tambahan kertas jika perlu
 Formulir III

FORMULIR PENILAIAN COP

Nama CoP

Subjek Pengetahuan*)

Topik
Tanggal & Waktu **)
Tempat**)
Nama NIP Jabatan
Sponsor CoP

Petunjuk Pengisian : Berilah tanda centang () pada pilihan nilai yg sesuai pada setiap kriteria berikut ini

Kriteria Penilaian Hasil CoP Nilai Penjelasan Nilai

I. Sampai dimanakah tingkat
tahapan hasil CoP ini?
II. Seberapa besar manfaat dari
hasil CoP ini?
III. Seberapa besar nilai tambah
dari hasil CoP ini?
Kriteria Penilaian Anggota CoP
A. Sampai dimanakah tingkat
Kontribusi pegawai yang dinilai
dalam kegiatan CoP?
B. Sampai dimanakah tingkat
Keaktifan dan Kerjasama Pegawai
yang dinilai dalam kegiatan CoP?
Nama Anggota CoP
Lesson Learned yang terkait masalah dan tantangan yang dihadapi
 1
organisasi dapat terindentifikasi
Best Practice dan/atau karya inovasi yang dapat menjadi dasar
 2
pencarian solusi dapat menambah pengetahuan anggota CoP
Ide solusi masalah dan tantangan yang dihadapi organisasi dapat
 3
ditemukan
 1 Semua anggota CoP bersedia berkolaborasi dalam mencari solusi
 2 Ide solusi dari CoP ditindak lanjuti oleh pihak manajemen.
Ide solusi dari CoP berhasil menjawab/menyelesaikan permasalahan
 3
dan tantangan yang dihadapi organisasi
 1 Nilai tambah pada anggota CoP
 2 Nilai tambah pada sub/bagian/bidang/unit/divisi/satuan
 3 Nilai tambah pada perusahaan
Nilai Penjelasan Nilai
Berhasil mengusulkan permasalahan atau tantangan beserta Lesson
1 Learned-nya yang menjadi kesepakatan diskusi tahap identifikasi
masalah dan tantangan
Berhasil mengusulkan Best Practice dan/atau karya inovasi yang
2 dapat menjadi dasar pencarian solusi dan menjadi kesepakatan
diskusi tahap pencarian dan pengaksesan sumber pengetahuan
Berhasil mengusulkan ide solusi yang menjadi kesepakatan diskusi
3
tahap pencarian solusi
1 Lebih banyak membaca atau mendengarkan diskusi
2 Berpartisipasi aktif dalam diskusi
3 Menjadi koordinator kegiatan CoP (menjadi Champion CoP)
Kriteria Penilaian
Kriteria
Anggota CoP (A+B) +
NIP Penilaian Hasil
A B (I+II+III)
CoP (I+II+III)

*)Subjek pengetahuan dalam Knowledge Taxonomy PLN dapat dilihat pada halaman Portal KMS
**)apabila CoP dilaksanakan secara online maka diisi=”Online”