Sistem Informasi PBJ

(SIPBJ)
Terintegrasi
Rapat Koordinasi Unit Layanan Pengadaan
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Jakarta, 30 Oktober 2018
Jumlah Paket Kontraktual Kementerian PUPR
TA. 2015 - 2018

Rata-rata Kontraktual

Paket : 12.675
83,6
Pagu :

Triliun
 Sebaran Paket Kontraktual Kementerian PUPR TA. 2018

35 ULP
888 Pokja
2.483 Orang Anggota Pokja

10,259 paket
87,8 T
Para Pihak Terkait Dengan Proses
PBJ
 Pertanyaan Terkait Dengan Proses
PBJ
• Sudah mengajukan paket untuk lelang ke ULP, prosesnya sampai
dimana ?
• Dimana dokumen KAK, RAB, Kontrak, HPS, Spek. Teknis,
Rancangan Kontrak, Addendum Kontrak pada pengadaan TA 2013,
TA 2010 ?
• Berapa jumlah Tenaga Ahli (TA) Perencana dengan pengalaman 10
tahun ? Dimana saja dibutuhkan ?
• Berapa billing rate terendah dan tertinggi yang digunakan untuk TA
dengan pengalaman 15 tahun ? Dimana ?
• Apakah personil inti/ TA sedang dikontrak ?
• Apakah alat sedang digunakan ?
• Jika terjadi bencana, sudah adakah backup yang cukup terkait
dokumen pra dan pasca tender ?
• Paket ini belum lelang, dimana masalahnya ? Satker ? PPK ? Pokja ?
• Kapan dokumen disampaikan ke Pokja ?
 Permasalahan
Percepatan
PENGADAAN BARANG DAN JASA Pembangunan
Infrastruktur

Percepatan Proses
PBJ

eProcurement Tertib Administrasi, Mutu dan Waktu

(PBJ elektronik)

1. Persiapan 2. Pemilihan 3. Pelaksanaan

PENUGASAN
Manual Manual
(+waktu,+biaya) ETENDERING KONTRAK (+waktu,+biaya)
SK POKJA
KAJI ULANG
ADDENDUM
RUP EPURCHASING
KAJI ULANG
SERAH TERIMA
RPP
BLACKLIST BLACKLIST DAN SANKSI
PRODUK

Akses data

DATA NON ELEKTRONIK DATA ELEKTRONIK DATA NON ELEKTRONIK

TERSEBAR, TIDAK ADA e-BACKUP TERPUSAT TERSEBAR, TIDAK ADA e-BACKUP

Akses data
SK PENUGASAN, KAK, RAB, HPS (BILLING RATE, TENAGA AHLI/PERSONIL
INTI, PERALATAN UTAMA
HARGA SATUAN) MONEV PBJ REFERENSI PEKERJAAN,
RANCANGAN KONTRAK,
SPESIFIKASI TEKNIS, BA KAJI ULANG SANKSI, BLACKLIST,
Akses data BA SERAH TERIMA,LAPORAN/ PRODUK

Pihak yang terlibat secara elektronik: POKJA ULP, PENYEDIA, PPK

Pihak yang terlibat manual : ULP, KPA, APIP, PPHP
 Analisa Kesenjangan
KONDISI SAAT INI GAP DAN INOVASI KONDISI HARAPAN

1. Pelaksanaan Proses
Manual di Persiapan dan
Pelaksanaan
Pengajuan SK Penugasan,
Penyerahan Dokumen/Hasil antar
pihak, Pelaksanaan Kaji
Ulang,Pengajuan Blacklist/Daftar
Hitam, Pencarian Data Pendukung
Masalah : Kurang Tertib
Administrasi, Inefektifitas dan
Inefisiensi (Waktu,Biaya)
2. Data PBJ Tersebar
dan Tidak Terdatabase
Data Tenaga Ahli/Personil Inti,
Peralatan Utama, Pemenang Lelang,
Referensi Pekerjaan, Sanksi Penyedia,
Putus Kontrak, Pengaduan, Addendum
Kontrak, Blacklist/Daftar Hitam, Harga
Satuan, Billing Rate
Masalah : Kesulitan Akses data
dan Monev
3. Backup Dokumen PBJ
elektronik belum terpusat
Hilang jika terjadi bencana
Masalah : Data Dokumen PBJ Kurang
Aman
GAP 1. Pelaksanaan Proses
Adanya keterbatasan dalam Secara Elektronik
rangkaian proses dan akses Manfaat : PBJ yang lebih tertib,
data PBJ karena proses efektif dan efisien
dilakukan manual yang
mengakibatkan masalah PBJ 2. Data PBJ Terpusat dan
Terdatabase
Manfaat : Kemudahan Akses
INOVASI Data dan Monev
Pengembangan Sistem PBJ
Terintegrasi Berbasis 3.Backup Dokumen PBJ
Teknologi Informasi Elektronik Terpusat
Manfaat: Peningkatan
Keamanan Data
RUANG LINGKUP
Tranformasi proses dari
manual ke elektronik yang
didukung dengan aplikasim,
regulasi dan SDM
TUJUAN
Peningkatan efektifitas dan
efisiensi
 “PBJ Zaman Now” UU Jakons
No. 2 Tahun 2017
“Sistem Informasi
Jasa Konstruksi
Terintegrasi”

PENGADAAN BARANG DAN JASA

eProcurement
User sistem terlibat : KPA, PPK, ULP, POKJA ULP, PENYEDIA, APIP, PPHP

(PBJ elektronik)

1. Persiapan 2. Pemilihan 3. Pelaksanaan

PENUGASAN ETENDERING KONTRAK
SK POKJA
KAJI ULANG
ADDENDUM
RUP EPURCHASING
KAJI ULANG
SERAH TERIMA
RPP
BLACKLIST BLACKLIST DAN SANKSI
PRODUK

Akses data

DATA ELEKTRONIK DATA ELEKTRONIK DATA ELEKTRONIK

TERPUSAT TERPUSAT TERPUSAT

Akses data
SK PENUGASAN, KAK, RAB, HPS (BILLING RATE,
TENAGA AHLI/PERSONIL
HARGA SATUAN) MONEV PBJ INTI, PERALATAN UTAMA
RANCANGAN KONTRAK,
REFERENSI PEKERJAAN,
SPESIFIKASI TEKNIS, BA KAJI ULANG Akses data SANKSI, BLACKLIST,
BA SERAH TERIMA,LAPORAN/ PRODUK

KONDISI YANG DIHARAPKAN

Adanya tranformasi proses dari manual ke elektronik yang didukung dengan aplikasi, regulasi dan SDM

1 2 3
Pelaksanaan seluruh Data PBJ Terpusat dan Backup Dokumen PBJ
Proses PBJ Secara Elektronik Terdatabase Elektronik Terpusat
Manfaat : PBJ yang lebih tertib, Manfaat : Kemudahan Manfaat: Peningkatan
efektif dan efisien Akses Data dan Monev Keamanan Data
 Integrasi Sistem Pengadaan
Data kontrak

RKAKL

SIRUP pusat ePurchasing

LKPP LKPP

Pemaketan Pejabat pengadaan dan PPK

Data paket
Sistem Pemantauan
Pengadaan
eMonitoring LPSE
Biro PAKLN Pemantauan
Pemantauan Pengadaan
Progres Fisik dan SPSE 3.6 Barang dan Jasa
Data paket LPSE
Keuangan Data lelang
SIRUP lokal Pokja ULP dan PPK
LPSE

SPSE 4
LPSE

SIULP
ULP SPSE ICB
Start TA 2017-2018 LPSE

SIULP Dikembangkan SIPS (Sistem Informasi

Menjadi Sistem Informasi Pendukung SPSE)
PBJ Terintgrasi Pejabat pengadaan
Pokja ULP
PPK
Data kontrak
SE Sekjen No.4/2017 Implementasi SIPBJ
3 Oktober 2017
 Akses ke SIPBJ TA 2019
• https://sipbj.pu.go.id/ulp19/
• http://ulp.pu.go.id menu SIULP Terintegrasi 2019
 Fitur Tersedia
1.Pengajuan SK Penugasan
2.Penyerahan Dokumen/Hasil antar pihak
3.Pelaksanaan Kaji Ulang
4.Pengajuan Blacklist/Daftar Hitam
5.Pencarian Data Pendukung
6.Data Tenaga Ahli/Personil Inti
7.Data Peralatan Utama
8.Pemenang Lelang
9.Referensi Pekerjaan
10.Sanksi Penyedia
11.Putus Kontrak
12.Pengaduan
13.Addendum Kontrak
14.Blacklist/Daftar Hitam
15.Harga Satuan Pekerjaan
16.Billing Rate
 Alur Pengusulan Paket dan Penugasan Pokja

PPK melakukan registrasi ULP memverifikasi data

PPK menyampaikan
untuk mendapatkan akses
usulan paket yang akan usulan paket dari PPK
SIULP Terintegrasi di
dilelangkan melalui sistem Satker
ulp.pu.go.id

Admin ULP menginput data Sekretaris ULP melakukan ULP menyusun Pokja
anggota Pokja dan paket pembuktian kualifikasi
yang akan dilelangkan di
sesuai komposisi lintas
terhadap calon anggota
SIPBJ Terintegrasi Pokja Unit Organisasi

ULP menyampaikan SK
ULP mengeluarkan SK ULP/Pokja mengaktifasi
dan Token Kepanitiaan
Penetapan dan Penugasan
Pokja serta Kode Token
kepada Pokja. ULP Kode Token Kepanitiaan
menyampaikan copy SK untuk akses ke SPSE
Kepanitiaan melalui sistem
kepada PPK dan Satker
Format Surat Usulan Paket
Implementasi Penugasan Pokja
Proses Persiapan Pemilihan
Pelaksanaan Pekerjaan
 Telah dilaksanakan pelatihan Sistem di beberapa Kota (Makassar, Palembang,
Surabaya, Batam, Pontianak)

PELATIHAN SISTEM
INFORMASI PBJ
TERINTEGRASI PADA
BALAI JASA
KONSTRUKSI WILAYAH
 Hal-Hal Baru
SIPBJ Terintegrasi
- Usulan Paket ke ULP oleh PPK
- ULP menugaskan calon Pokja dari
database yang ada di SIPBJ (pilih - tidak
diketik)

SPSE 4.3
Admin ULP - role baru
- Penugasan Pokja (personil dan paket)
PPK - tugas baru
- Upload HPS, Rancangan Kontrak, Spek. Teknis
Agar dapat dilaksanakan juga di SIPBJ Terintegrasi
Kenapa ?
- tidak bisa daftar user id sebelum ada SK
- tidak ada proses review/kaji ulang di SPSE
 TO DOs
1. Siapkan Kelengkapan Lelang Dini
- Pemaketan
- Readiness Criteria

2. Informasikan penerapan Sistem PBJ

Terintegrasi ke USER di Satkernya masing-
masing

3. Registrasi USER per ROLE : Kasatker/KPA,

PPK, Pokja, PPHP

4. PPK Usulkan paket ke SIPBJ Terintegrasi

5. ULP segera proses SK Penugasan Pokja

ALUR SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA TERINTEGRASI

2) Perencanaan Pengadaan I
 PA/KPA mendaftarkan RUP
 PA/KPA menugaskan PPK, PP, dan PPHP
 PA/KPA menyusun dan melengkapi dokumen perencanaan pengadaan
seperti: dokumen KAK, identifikasi kebutuhan, surat perintah
melelangkan, serta dokumen kebijakan Umum

3) Perencanaan Pengadaan II
 PPK menerima Kebijakan Umum dari PA/KPA
 PPK menerima KAK untuk diserahkan kepada Pokja ULP
 PPK menerima RAB untuk dilakukan telaah RUP
 POKJA ULP/PP melakukan telaah terhadap dokumen perencanaan
pengadaan yang telah di unggah oleh PPK
 POKJA ULP/PP menyusun Berita Acara Kaji Ulang
22
ALUR SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA TERINTEGRASI

4) Perencanaan Pemilihan
 PPK menggunggah spesifikasi teknis dengan melengkapi komposisi
personil inti dan peralatan utama
 PPK mengunggah rancangan kontrak
 PPK menyusun/mengunggah HPS
 POKJA ULP melakukan telaah terhadap dokumen perencanaan
 POKJA ULP /PP menyusun Berita Acara Kaji Ulang

23
ALUR SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA TERINTEGRASI

5) Pelaksanaan Pemilihan
 Pokja ULP menerima hasil pelelangan dari SPSE
 Pokja ULP melakukan mapping paket yang sesuai dengan yang terdapat
di SIPBJ Terintegrasi dan SPSE
 Pokja ULP unggah berita acara hasil pelelangan/seleksi dan evaluasi
 Pokja ULP menginput data personil inti dan peralatan utama
berdasarkan komposisi yang telah dibuat pada proses perencanaan.
Pokja ULP/PP wajib menginput data tersebut ke SIPBJ Terintegrasi
minimal satu hari setelah penetapan pemenang
 PPK menyetujui/menolak hasil pelelangan
 PPK unggah SPPBJ
 PA/KPA mengevaluasi usulan penolakan PPK. Jika PA/KPA tidak setuju
atas penolakan yang dilakukan maka PPK harus menerima hasil lelang
berdasarkan perintah KPA
24
ALUR SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA TERINTEGRASI

6) Pelaksanaan Pekerjaan
 PPK menyusun addendum kontrak
 PPK wajib menginput data personil inti dan peralatan (min. 1 hari
setelah penandatanganan kontrak)
 PPK memberikan pinalti
 PPHP mengevaluasi hasil pekerjaan penyedia jasa
 PPHP menerbitkan BAST Hasil Pekerjaan

25
ALUR SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA TERINTEGRASI

7) Penginputan Data Pengaduan

 Admin ULP Membuat Laporan Pengaduan
 Meneruskan kepada PJ
 Admin ULP menutup pengaduan jika PJ telah selesai melakukan tindak
lanjut pengaduan

8) Penginputan Data Referensi Pekerjaan

 PPK unggah referensi pekerjaan sesuai paket
 Penyedia/vendor Download dokumen refrensi yang telah diunggah oleh
PPK

26
ALUR SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA TERINTEGRASI

9) Konsultasi Pengadaan
 Membuat Konsultasi pengadaan
 Admin ULP meneruskan konsultasi pengadaan ke PJ
 PJ melakukan tindak lanjut

27
ALUR SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA TERINTEGRASI

10) Pemrosesan Daftar Hitam

 PPK/POKJA ULP dapat membuat daftar hitam sesuai vendor
 KPA meminta rekomendasi ke APIP atas surat keberatan yang
dikirimkan dari vendor
 PA/KPA menetapkan sanksi atas rekomendasi APIP
 PA/KPA mencantumkan penyedia/vendor ke daftar hitam

28