Tentu tidak asing lagi , saat kita mendengar dibutuhkan lowongan dibidang Administrasi, karena
setiap hari dari berbagai perusahaan membuka lowongan untuk menduduki kesempatan sebagai
tenaga administrasi.
Pada kesempatan ini penulis akan memaparkan Teknik dan Tips sukses untuk bisa diterima kerja
sebagai Tenaga Administrasi dan menjadi tenaga Administrasi yang Handal.
Bagian Administrasi mempunyai kerja yang sangat penting, untuk mendukung kerja atasan atau
bagian lain. Dan pengalaman kerja di bagian Administrasi akan memberikan peluang yang besar
untuk jenjang karir yang lebih tinggi, karena dasar kerja perusahaan ada pada bagian
Administrasi.
Semakin besar suatu perusahaan dan semakin komplek struktur organisasi dalam perusahaan,
maka semakin banyak tenaga Administrasi dibutuhkan. Seperti bagian Gudang, Puchasing,
Quality Control, Exim, Personalia, Teknologi Produksi ( Engenering ) , atau Maintenance (
Teknisi Perusahaan ).
Pada Bagian Administrasi membutuhkan pengetahuan yang baik , dimana semuanya bisa
dipelajari asal ada kemauan seperti :
1.Dasar Komputer Excel maupun Word
2.Sedikit Bahasa English ( walaupun Pasif )
3. Ketelitian.
1. PERSIAPAN AWAL .
A. Cobalah untuk berlatih untuk berhitung ringan seperti perkalian, pembagian , pengurangan ,
agar dapat menemukan cara cepat untuk menghitung.
B. Untuk Persiapan melamar silahkan baca ulang untuk teknik melamar kerja.
C. Yakinkan diri anda “ BAHWA ANDA MAMPU DALAM SEGALA HAL “
2. BAHAN PERSIAPAN UNTUK WAWANCARA ADMINISTRASI
Disini tugas Administrasi menjadi lebih luas , seperti : Mencatat semua stock gudang,
bertanggung jawab terhadap keluar masuk barang ke sales, maupun yang memberikan uang saku
ke sales.
Dari hasil pencatatan setelah diketahui atasan , laporan tersebut akan disampaikan ke
Accounting.
1. TEKNIK PENATAAN FILE baik Penyusunan Hard copy maupun Soft copy.
Hard copy : file yang disimpan dalam bentuk nyata
Soft copy : File kerja yang disimpan dalam komputer.
CATATAN PENTING : * Berfikirlah bahwa anda membuat atau menata file kerja bukan untuk
diri anda sendiri tetapi untuk orang lain “. ARTINYA dimana atau siapapun yang akan mencari
data yang anda sajikan untuk umum , mereka akan dengan mudah bisa dengan cepat
menemukannya.
Kelompokkan data yang anda buat dalam urutan Adjat A ~ Z dan beri juga nomor urut
dari angka 1 ~ sampai seterusnya, dengan TUJUAN bila file diambil atau hilang akan
segera tahu file mana yang tidak ada di tempatnya.
2. MEMAHAMI “ HORENSO “ ( HO-REN-SO )
Horenso adalah Istilah bahasa Japan yang sering di aplikasikan dalam praktek sehari-hari.
“ HORENSO '' ADALAH SYTEM INFORMASI ATAU PELAPORAN.
RANGKUMAN :
1. Persiapan saat WAWANCARA : Luaskan dan arahkan fikiran anda, seolah-olah anda
sudah bekerja di bagian Administrasi , seperti : Cara melakukan kerja administrasi , cara
simpan bukti file ( nota dst ), Cara menyusun laporan dengan mengumpulakan semua
catatan harian .
2. Apabila ada pertanyaan tentang " Apakah pernah berkerja di bagian Adminitrasi "
katakan "Ya" Walaupun sebentar saja ( 2 atau 3 bulan ) dan terangkan sedikit kerjanya
seperti keterangan diatas , dan cari alasan " Mengapa Meninggalkan perkerjaan tersebut "
dengan alasan yang bisa diterima seperti : Kerja sebagai tenaga pengganti atau alasan lain
yang tidak menimbulkan pikiran negatif si Pemberi Wawancara.
3. Usahakan setenang mungkin saat Wawancara, dan jawablah setiap pertanyaan dengan
sedikit kemantapan sehingga meyakinkan pemberi wawancara.
4. SETELAH anda diterima kerja, usahakan seAktif mungkin ARTINYA bila ada
masalah yang sekiranya atasan perlu tahu segera sampaikan , tapi jangan lupa ANDA
harus juga berikan pendapat alternatif penyelesaian, saat menyampaikan , Ini adalah nilai
plus bagi anda.
Sebenarnya hal diatas bisa anda jabarkan menjadi lebih luas , tapi yang lebih penting , mudah-
mudahan bisa membantu lolos dalam seleksi awal , dan bisa memperluas wawasan anda. Jangan
pernah dilupakan “ KESUKSESAN SELALU MENANTI ANDA “.
TEKNIK DAN TIPS SUKSES WAWANCARA KERJA
Pada kesempatan ini, saya coba berbagi Ilmu dengan sobat sekalian , dengan harapan bagi para
pemula atau fress graduated dapat secepatnya memperoleh kesempatan untuk diterima kerja, dan
bagi yang sudah bekerja dapat memperoleh kesempatan karir yang lebih baik.
Sekilas tentang penulis, yang saat ini menduduki posisi yang baik di perusahaan Asing, dan
sudah sering melakukan wawancara dengan para pelamar kerja, baik dari fress graduated, atau
yang sudah punya pengalaman, berharap para pembaca bisa cepat mendapat kerja dan mencapai
kesuksesan.
1. Katakan dalam diri anda " BAHWA SAYA MAMPU DALAM SEGALA HAL '
2. Yakinkan diri anda " SAYA MAU DAN BISA MENGERJAKAN SEGALA HAL "
3. Selalu mengahapi segala sesutu dengan tenang.
4. Jangan LUPAKAN PENGETAHUAN dan ILMU anda yang telah diperoleh dibangku
SEKOLAH ATAU KURSUS atau yang lainnya waupun itu hanya sedikit. Poin no 4. ini
sangat penting, ini akan sangat membantu anda untuk bisa mengikuti arus pertanyaan.
contohnya : bila pertanyaan seputar makanan , Coba Anda luaskan pikiran anda saat
berpikir masalah makanan ( apa yang dimakan, apa gunanya makan, bagaimana memilih
makanan, cara menjaga agar tetap baik kondisinya, mengapa pilih makanan itu ) .
5. Tanamkan dalam diri anda untuk menguasai semua Type : type pekerja keras, type tidak
suka menyerah, type selalu INGIN BELAJAR untuk bisa, type pekerja yang selalu rapi
pekerjaannya dan file kerjanya, dan berusaha untuk selalu teliti dalam pekerjaannya . (
Khusus untuk ketelitian harus di pelajari dan dipraktekkan dalam keseharian secara
perlahan-lahan )
II. PERBANYAK MEMBACA dan juga berlatih berbicara ( walaupun didepan cermin
dan latihlah merangkai kata-kata ). Ini sangat membantu anda untuk bisa menyusun kata-
kata saat bicara.
III. JAGA KESEHATAN AGAR TETAP FIT. Ini sangat mudah, makan secukupnya dan
tidak berlebihan, bila sedang puasa usahakan tampil ceria saat wawancara.
IV. Dandan serapi mungkin tapi tidak dengan make up yang berlebihan ATAU tampilan
yang berlebihan.
Sebenarnya seorang pemberi WAWANCARA ingin mengorek diri anda , tentang kesungguhan
anda untuk berkerja, dan cara kerja anda bila diterima karja. KARENA sebenarnya suatu
pekerjaan itu bisa dipelajari saat sudah diterima kerja. Pada prinsipnya "Bekerja itu tidak sulit '"
karena di perusahaan itu sudah diberikan panduan ( Guide line ) untuk kerja. Tetapi hal yang
paling penting adalah Bagaimana pencari kerja itu bisa diterima dam menyakinkan si pemberi
wawancara untuk diterima kerja.
Itu mungkin sedikit yang penulis sampaikan dengan harapan karir anda akan menjadi baik dan
meningkat, satu hal yang jangan pernah dilupakan " SELALU BERUSAHA UNTUK BEKERJA
SEBAIK-BAIKNYA DAN SERAPI MUNGKIN DALAM BEKERJA ", . Walaupun atasan kita
tidak melihat langsung kerja kita, tapi sebenarnya setiap atasan akan tahu kerja bawahannya .
Sampai ketemu di Artikel yang lain " SEMOGA SUKSES
TEHNIK DAN TIPS MEMBUAT SURAT LAMARAN DAN MELAMAR
KERJA
Diperlukan tehnik penulisan surat lamaran sehingga orang yang membaca akan langsung simpati
dan mencoba anda untuk ikut proses selanjutnya.
Pilihlah lowongan kerja dengan memadukan keinginan dan background anda , atau
paling tidak jangan terlalu melenceng jauh dengan pendidikan atau pengalaman anda. Hal
ini penting karena si penyeleksi, pertama kali akan menghubungkan background anda
dengan lowongan yang tersedia.
- Catatan yang perlu diingat, JANGAN mengirim lamaran ke Alamat atau posisi kerja
yang kurang jelas, ini akan sia-sia, karena anda akan kehilangan uang, walaupun itu
hanya berupa ongkos kirim dan kertas untuk membuat lamaran itu, sayang bukan ?.
Pandai-pandailah memilih jenis lowongan kerja yang ditawarkan, apabila kurang
jelas atau meragukan pekerjaan yang ditawarkan , sebaiknya tidak kita teruskan untuk
melamar pekerjaan tersebut. Catatan Penting :
- Utamakan melamar lowongan kerja yang ditawarkan atas informasi kerabat atau teman,
sehingga alamat dan jenis kerja sudah jelas.
- Apabila informasi lowongan dari koran, sebaiknya cari jenis lowongan yang
menyebutkan alamat yang Jelas bukan ke PO BOX. tetapi untuk anda yang sudah
berpengalaman atau sedang bekerja di perusahaan tertentu, alamat PO box bisa anda
pilih, tetapi NAMA PERUSAHAAN dan jenis pekerjaan harus sudah disebutkan dengan
jelas didalam lowongan tersebut .
- Apabila lamaran dari Bursa kerja , sebaiknya anda juga harus berhati-hati, karena
sekarang banyak bursa kerja yang menawarkan kerja dengan membayar sejumlah uang
tertentu dengan alasan bayar ADMINISTRATIF untuk bisa melihat lowongan yang ada. (
Maaf ,sebaiknya dihindari atau tidak usah melamar ke tempat tersebut KECUALI
BURSA KERJA yang benar-benar free tidak bayar apapun tanpa kecuali ).
- Apabila lowongan dengan wawancara langsung, tetapi dalam wawancara itu,
mengharuskan anda untuk membeli barang dulu sebagai sample atau meminta anda untuk
ikut mengeluarkan uang untuk investasi, sebaiknya jangan diteruskan melamar dan minta
surat lamaran anda, karena bisa dipakai untuk melamar ketempat lain.
Perbanyak membaca pengetahuan tetang praktek kerja atau bertanya dengan
teman yang sudah bekerja, tentang apa jenis pekerjaannya dan bagaimana cara
pekerjaannya. Ini akan sangat membantu anda untuk membukan luas jalan fikiran anda
dalam menggambarkan dan menerangkan suatu pekerjaan.
Silahkan ikuti Tehnik dan tips berikut ini agar Lamaran kerja yang anda buat mendapatkan point
Khusus
1. Tulislah Lamaran kerja dengan tulisan anda yang paling bagus , rapi dan terbaca jelas. Ini
sangat berarti , paling tidak si pembaca akan tertarik untuk membaca isinya.
2. Sebaiknya menyusun Lamaran menjadi 3 Paragraf ( Pembuka, Isi dan Penutup ), masing-
masing dipisahkan dengan spasi.
Ada tehnik dan tips khusus yang juga penting untuk mendukung lamaran kerja tersebut yaitu
Sebaiknya tonjolkan kemampuan anda yang lain seperti Ijasah Khusus. Dengan
catatan anda harus siap memberikan gambaran sejelasnya apabila ada pertanyaan, kalau
perlu carilah bacaan yang bisa membantu anda menggambarkan Kemampuan anda
tersebut anda boleh sampaikan pengalaman itu di dapat dari A..., B..atau C , walaupun ini
hanya trik saja.
Kalau and tidak mempunyai Ijasah Kursus tapi ande bisa sedikit Komputer atau
bahasa Asing, maka tetap jangan sampai lupa menuliskan di daftar Riwayat tersebut.
Bila anda tidak mempunyai point Plus, atau hanya mengandalkan nilai yang pas-
pas-an , jangan berkecil hati , ada trik dan Tip Khusus yang dapat membantu anda :
- Anda harus YAKINKAN diri anda Bahwa anda mampu dan bisa memulai kerja
dengan Kualitas yang sama atau lebih baik dari orang lain yang sudah pernah bekerja.
- Jawablah setiap pertanyaan dengan sopan dan mantap , ini akan menjadi daya tarik
khusus tentang diri anda.
- Tetaplah berdoa , dan yakin bahwa Tuhan menciptakan kita pasti satu paket dengan
memberikan rejeki ke pada kita.
1. Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh
pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor bagi setiap
pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan.
2. Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan semua gedung
kantor selalu siap operasional.
3. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan
dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan.
4. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan
tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada
atasan.
5. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan office administration,
sebagai rekomendasi pembuatan anggaran departemen General Affair.
6. Melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan
kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan photocopy dan
penjilidan.
7. Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor.
Apa saja tugas seorang administrasi secara umum pada suatu bank?
1> Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk
seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan
kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan.
2> Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan
semua gedung kantor selalu siap operasional.
3> Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan,
untuk memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan.
4> Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan
tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi
kepada atasan.
5> Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan office
administration, sebagai rekomendasi pembuatan anggaran departemen General Affair.
6>Melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor,
peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan
photocopy dan penjilidan.
7> Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan
keamanan kantor.
ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pengertian Administrasi
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata
administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi
kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau
yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa
administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H.
Newman
(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)
mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang
P.
Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan
atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Sementara
itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia
yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori
1
yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya
satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut
tata
usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum
dalam
tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses,
tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
B. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan
dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.
IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.
--------------------
A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas
satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai
dan
tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan
lingkungan sekolah.
2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru
pembina
7K dan siswa, serta guru piket.
B. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima
tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu.
Sedangkan
pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau
menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.
C. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat
laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul
kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul
mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis
kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital
sesuai dengan kebutuhan.
D. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk
siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi
pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan
kebutuhan.
E. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,
membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,
proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan
lain-
lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
F. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak
memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,
dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.
G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin
keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan
pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
dengan surat-menyurat yang ada.
Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang
ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas
dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.
III. Penutup
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena
itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai
dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang
telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.
Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan
office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office
manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu
memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara
harmonis dan berkesinambungan.
ADMINISTRASI PERKANTORAN
BAB I
PENDAHULUAN
BAB II
PEMBASAN
1. Organisasi, yang akan menjadi wadah/wahana, struktur dan rangka dasar (frame work) dari
administrasi.
2. Lingkungan, yaitu yang mengelilingi administrasi “berada” di dalam organisasi terdiri atas
berbagai lapisan antara lain: geografis, fisik, biologis (flora, fauna), sosial, budaya, ekonomis,
psikologis, politik dan teknologis.
3. Situasi, yaitu seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung atau tidak langsung
mempunyai pengaruh terhadap per keadaan, perkehidupan dan gerak – gerak administrasi (
organisasi ).
4. Lokasi, yaitu bagian dari lingkungan yang terdiri atas semua faktor yang mempunyai relevansi
(hubungan kepentingan) dengan administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan
diukur menurut jarak transportasi dan komunikasi.
5. Wilayah operasi
6. Mesin dan peralatan (equipment), terdiri atas semua barang modal yang merupakan
“hardware” dari administrasi (organisasi).
7. Program – program usaha ( software dan mission ), terdiri atas peraturan -peraturan dan
prosedur – prosedur konstitusional yang merupakan kerangka dan rangka dasar berpikir dan
berusaha.
8. Legitimitas, yaitu kekuatan sosial, politik-yuridis yang berasal dari undang-undang.
9. Pimpinan
10. Personil
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan
tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada
Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan
negara (pemerintah).
3.2 Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah
administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang
sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup
di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap
pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.
Administrasi Perkantoran - Pekerjaan Multi Tasking
Sudah lazim bagi seorang pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk
melakukan evaluasi karyawan, merekomendasikan kenaikan gaji, atau memerikan karyawan
pelatihan silang sebagai sarana untuk membantu karyawan untuk meningkatkan hubungannya
dengan pemilik perusahaan.
Seorang pegawai administrasi perkantoran sering dibebankan dengan tuga untuk mengelola
perlengkapan kantor seperti kertas, alat tulis, pita printer, atau barang lain yang sering
digunakan di kantor. Pegawai administrasi perkantoran berusaha untuk menjaga laju operasi
kantor dengan dana yang telah dianggarkan dan sering memiliki masukan untuk perencanaan
dana bagi periode anggaran selanjutnya.
Banyak perusahaan lebih menyukai untuk mempromosikan karyawan dari dalam, yang berarti
apabila pada awalnya seseorang bekerja pada tingkat bawah akhirnya mendapatkan pelatihan
yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan administrasi perkantoran. Ketika kasus ini terjadi,
pemilik perusahaan biasanya membantu karyawan untuk memperoleh kesempatan melanjutkan
pendidikannya melalui penyediaan bantuan pendidikan dalam memperoleh gelar dan dengan
berbagai jenis mentoring dalam program pekerjaan.
Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran
Tugas dari pegawai adminstrasi perkantoran akan bervariasi antar perusahaan, tetapi terdapat
beberapa kemampuan utama yang dibutuhkan untuk menempati posisi ini. Di antara tugasnya
terpentingnya adalah komunikasi dan organisasi.
Telepon yang sangat baik, kemampuan tulisan dan berbicara merupakan kemampuan yang
sangat vital, karena Anda akan berkorenspondensi setiap hari dengan orang-orang yang sangat
penting. Karena pegawai administrasi bertanggung jawab dengan hampir semua pekerjaan,
kemampuan organisasi yang kuat diperlukan untuk keberhasilan pada posisi ini.
Menjawab telepon. Menjawab telepon merupakan tugas yang diperlukan bagi pekerjaan
ini. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon
yang baik serta suara yang ramah menyenangkan. Sebagai administrasi kantor, Anda
akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan professional lainnya. Anda
mungkin dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan, mengetahui alamat atau meneruskan
penelepon ke wakil perusahaan lainnya.
Entri data. Bergantung pada perusahaan dan profesi, Anda mungkin akan bertanggung
jawab untuk menciptakan dan memelihara data lembar kerja atau memasukkan
infromasi ke dalam databaseperusahaan. Sebagai contoh, pegawai administrasi
perkantoran pada perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja
darisupplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan
catatan-catatan rinci mengenai infromasi konsumen: alamat, nomor kontak,
alamat email dan catatan layanan.
Pengorganisasi. Ini adalah kategori yang paling inklusif dan mungkin paling penting.
Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan
dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui
pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan rapi.
Deskripsi Kerja Pegawai Administrasi Perkantoran
Deskripsi pekrjaan seorang pegawai administrasi perkantoran mencakup berbagai fungsi yang
luas. Pegawai administrasi bertanggung jawab untuk operasionalisasi organsasai dan tugas
yang terdiri atas semua fungsi dari penanganan sumberdaya manusia sampai
menyeimbangkan asset keuangan, bergantung pada kebijakan dan kondisi pekerjaan dari
oraganisasi tersebut. Pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan
berbagai kegiatan organisasi sejalan dengan misi dan visi organisasi.
Tugas seorang administrasi perkantoran memang menjadi multi tasking, selain harus
menjalankan administrasi juga menjadi hubungan baik dengan karyawan dan juga pemilik
perusahaan. Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang pegawai
administrasi keuangan?
Orang yang mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan
pemeriksaan kualitas kerja.
Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan penilaian dan evaluasi secara terus
menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses promosinya.
Pegawai administrasi perkantoran juga terlibat dalam pekerjaan dasar institusi seperti
perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan berbagai kegiatan.
Tugas pegawai administrasi perkantoran adalah sebagai media antara karyawan dan
perusahaan untuk membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya.
Tugasnya juga untuk berkomunikasi dengan karyawan dan hubungannya sampai pada
tingkat tertinggi dari organisasi dan berkerja untuk mempertahankan kedekatan
kolaborasi yang efektif dalam organisasi.
Pengalaman dan kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan oleh orang tersebut untuk menjadi
pegawai administrasi perkantoran adalah gelar sarjana dalam manajemen dan pengetahuan
mengenai peraturan ketenaga kerjaan dan juga harus melek komputer. Beberapa tahu
pengalaman sebelumnya akan menjadi nilai tambah bagi manajemen.
Tugas Staff Administrasi
Apa saja tugas staff administrasi? Ketika mulai memasuki dunia kerja, banyak pencari kerja
berlomba-lomba berebut lapangan kerja yang sangat terbatas jumlahnya. Bahkan, ada yang
akhirnya menerima pekerjaan di luar bidang yang selama ini dipelajarinya di bangku sekolah
atau bangku kuliah. Begitupun yang terjadi pada saya.
Di masa Sekolah Menengah Atas (SMA), saya terdaftar sebagai salah satu siswa jurusan IPA.
Karena ketidakadaan biaya, akhirnya saya memutuskan langsung terjun saja ke dunia kerja.
Setelah berjuang dan bersaing dengan para pencari kerja lainnya, saya diterima sebagai staff
administrasi di sebuah perusahaan swasta.
Saya yang selama 3 tahun belajar di SMA dan 2 tahun terakhir berada di jurusan IPA, jelas
menjadi takut dan bingung pada awalnya. Kesenangan telah mendapat pekerjaan akhirnya
tertutupi oleh rasa cemas karena saya tidak mengetahui apa sebenarnya tugas staff administrasi.
Sedikitnya, buku-buku referensi yang mampu menjelaskan apa sebenarnya yang menjadi tugas
seorang staff administrasi akhirnya membuat saya bertekad untuk mencari tahu sendiri. Dengan
bermodal nekat dan bertekad untuk belajar tugas staff administrasi, saya bisa menyimpulkan
seperti berikut ini.
1. Staff administrasi bertanggung jawab pada para senior atau supervisor atau manajer yang
berada di atas mereka.
2. Staff administrasi bertugas mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan setiap
ruangan yang ada di perusahaan itu. Untuk itu, seorang staff administrasi bertugas
mengontrol hasil kerja para petugas kebersihan.
3. Mengawasi keluar masuknya surat di dalam perusahaan, baik surat utang, surat piutang,
surat pemberitahuan maupun semua surat yang berhubungan dengan perusahaan. Tugas
staff administrasi juga termasuk membuat surat keluar untuk membalas surat-surat yang
perlu di balas.
4. Memperhatikan dan menyiapkan segala kebutuhan dan pengadaan alat-alat tulis kantor
bagi setiap departemen yang ada di perusahaan itu serta pengadaan alat-alat kebersihan
beserta kelengkapannya bagi petugas kebersihan.
5. Membuat laporan persedian barang.
6. Membuat layanan administrasi yang dilaporkan pada seniornya atau supervisor atau
manajernya.
7. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan administrasi
perusahaan untuk menjadi bahan acuan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil
suatu keputusan keuangan perusahaan dan membuat anggaran departemen umum.
8. Membuat daftar rapat, mencatat seluruh janji temu pimpinan perusahaan serta
mempersiapkan bahan-bahan rapat.
9. Memeriksa absensi seluruh karyawan yang ada di perusahaan tersebut yang setiap akhir
bulan akan diserahkan ke bagian keuangan untuk penentuan besarnya gaji yang harus
dibagi.
10. Menjaga dan melakukan pembaharuan informasi administrasi sehingga saat diperlukan
oleh pimpinan perusahaan, laporan administrasi terbarulah yang akan diinformasikan
kepada pimpinan.
Nah, setelah menjalani dan mengetahui tugas staff administrasi, ternyata menjadi petugas
administrasi tidaklah sesulit yang kita bayangkan. Intinya, bagaimana kita mengatur waktu dan
prioritas pekerjaan saja agar semua pekerjaan yang ditugaskan kepada kita dapat kita selesaikan
dengan baik.
Saya sudah tidak terlalu takut dan cemas lagi untuk mengambil tugas seorang staff administrasi.
Anda juga tidak, kan?
Selamat bekerja!
Deskripsi Pekerjaan Accounting Staff / Staff Akunting
Accounting staff/Staf Akunting merupakan jabatan yang bertanggung jawab atas laporan
aktivitas keuangan secara tertulis selain itu pada jabatan ini dituntut untuk mengerti masalah
perpajakan yang berlaku di negara Indonesia karena laporan perpajakan perusahaan dibuat oleh
Accounting staff/Staf Akunting. Berikut deskripai pekrejaan Accounting staff/Staf Akunting
secara lebih lengkap :
Tugas
Job Spesification
1. Pendidikan minimal D3, pengalaman minimal 1 tahun (dalam bidang penjualan / sales).
2. Keahlian dan pengetahuan:
Selling skill.
Negotiation skill.
Dapat mengoperasikan komputer (Excel dan word).