Pengertian Function Room

A. Function Room

Function room merupakan salah satu fasilitas yang ditawarkan oleh hotel untuk berbagai macam
keperluan sesuai dengan kebutuhan pemesan / tamu seperti meeting ataupun sebagai tempat untuk
melaksanakan pesta yang sering disebut party. Maka dapat didefinisikan bahwa function room
adalah suatu ruangan multi fungsi yang biasa digunakan untuk menyelenggarakan rapat (meeting),
bonus perjalanan (incentive), pertemuan (convention), pameran (exhibition), perjamuan (function)
pada periode dan dengan tujuan tertentu.

B. Jenis-jenis Function Room Dibedakan Menjadi Tiga Yaitu :

1. Meeting room, adalah ruang rapat yang memiliki kapasitas yang lebih kecil dengan fasilitas
/peralatan yang lebih sederhana serta memerlukan tenaga kerja yang lebih sedikit daripada
banquet hall.

2. Conference hall, adalah ruangan dengan kapasitas 500-1000 orang dengan fasilitas yang
lebih lengkap dan memerlukan tenaga profesional yang lebih banyak.

3. Banquet hall, adalah sebuah ruangan yang memiliki interior khusus digunakan untuk acara
jamuan.

C. Jenis-jenis Perjamuan

Perjamuan dilihat dari orang yang melakukan pesanan dibedakan menjadi sebagai berikut :

1. Pesanan dilakukan oleh suatu kelompok, pihak yang memesan function room merupakan
bagian dari kelompok masyarakat tertentu seperti ikatan profesi, grup musik dll.

2. Pesanan yang dilakukan oleh pribadi, pihak yang memesan merupaka pribadi/perorangan
dengan tujuan penyelenggaraan pribadi seperti promosi, ulang tahun, pernikahan dan
perayaan lain yang bersifat pribadi. Jenis function yang dipesan meliputi ballroom/hall dan
jamuan cocktail

3. Pesanan yang dilakukan oleh usahawan, pihak yang memesan adalah usahawan dengan
tujuan memperkenalkan usaha. Jenis function yang dipesan meliputi konfrensi
(nasional/internasional), seminar, presentasi/pameran sebuah produk dan bonus
perjalanan.

Perjamuan dilihat dari cara penghidangan makanan dibedakan menjadi sebagai berikut :

1. Banquet, merupakan bentuk yang paling mewah dari sebuah function. Selain penggunaan
ruang dan personel hotel, juga menggunaan peralatan yang banyak adri oprasional hotel.

2. Buffet, adalah function yang makananya dihidangkan secara prasmanan.

 3. Cocktail party adalah function yang dilakukan hanya 1-2 jam saja. Pelaksanaan cocktail party
tidak menyediakan meja dan kursi. Hanya beberapa meja yang ditempatkan disudut-sudut
ruangan untuk meletakan piring-piring kotor.

4. Barbeque, adalah function yang dihidangkan dengan tehnik baker (grill)

Dilihatdari topic sidang , function dibedakan sebagai berikut :

1. Plenary Lecture (sidang pleno, paripurna) yaitu acara ilmiah yang dipresentasikan oleh
seorang pembicara tunggal dan dihadiri oleh seluruh peserta dan tidak ada acara ilmiah lain
yang pada saat bersamaan
2. Symposia ( symposium) yaitu acara ilmiah yang dipresentasikan oleh beberapa pembicara
berkenaan dengan topik-topik poko yang ditentukan oleh panitia. Beberapa symposium
dulakukan bersamaan, maka sering disebut juga pararel symposium.
3. Oral Free Paper (makalah bebas) merupakan kesempatan yang diberikan kepada para
peserta secara umum untuk menyajikan hasil reset atau pengalaman yang berkaitan dengan
topik-topik yang ditentukan panitia.
4. Poster session merupakan makalah bebas yang disajikan lewat poster. Poster session kadang
disebut juga scientific exhibition (paper ilmiah).
5. Conference yaitu acara ilmiah yang banyak mengikut sertakan diskusi/tanya jawab yang
berhubungan dengan suatu permasalahan/pengembangan.
6. Forum yaitu diskusi yang umumnyadipandu oleh seorang penulis/penyaji.
7. Congres yaitu acara ilmiah yang banyak mengajak peserta congres berdiskusi/tanya jawab.
umumnya digunakan untuk menunjuk badan legislatif.

D. Bentuk/Lay Out Ruang Rapat/Seminar

Layout berkaitan dengan susunan/tata ruang, rancangan. Sebelum menata ruang, biasanya perlu
dibuat lay out yang sesuai dengan pesanan. Ada beberapa jenis lay out ruang rapat/seminar
diantaranya :

1. U Shape Style

Model ruangan ini menggunakan green velvet

sebagai penutup meja yang dipasang
menjuntai kebawah sampai menutup kaki
meja. Ditepi luar dipasang kursi sesuai dengan
keperluan. Dibagian atas dipasang meja
terpisah beserta kursinya (head table) untuk
pembicara. Lay out ini sangat cocok untuk
rapat dewan atau staff .
2. Class Room Style

Lay out ini seperti ruang kelas,

dimana para peserta duduk di
kursi belakang meja. Model ini
sering dijumpai pada acara
penataran, program diklat dll.
 3. V Shape

Penataan dengan V shape dilakukan dibagian depan dipasang

lebih dari satu alat peraga, agar semua peserta melihat dengan
jelas apa yang dipresentasikan oleh pembicara.

4. Y Shape

Bentuk/model ini digunakan untuk acara fashion show yang dikenal dengan istilah cat walk.

5. I Shape

Pengaturan ini tidak menggunakan Head Table.

 6. Teather Style

Model ini hanya dipasang dengan kursi tanpa meja agar dapat menampung lebih banyak
peserta. Dibagian depan dipasang meja dengan kursi sebagai Head Table untuk pembicara atau
ketua sidang.

7. Hollow Shape

Ini merupakan penataan ruang yang pada bagan tengah dibuat dry garden untuk memperindan dan
memberi kesan sejuk pada ruangan, Pada style ini tidak ada head table karena tata letak kursi saling
mengikuti.

E. Peralatan dan Perlengkapan Ruang Rapat

a). Meja/Table

1. Round Table (meja bundar), berukuran large dengan diameter 2m, berkapasitas antara
6-8 kursi, medium berdiameter 1,5m kapasitas 5-7 kursi. small dengan diameter 1m
berkapasitas 1-5 kursi.
2. Half Round Table dapat dipasang pada ujung/tepi kiri dan kanan ujung buffet table atau
pada sudut ruangan.
3. Executive table, biasanya dipasang dibagian depan untuk pembicara atau pemimpin
sidang.
4. Long table, meja ini digunakan untuk buffet table atau digunakan didalam ruang rapat.
5. Square table.
 6. Folding table (meja lipat)

b) Chair (Kursi)

1. Executive chair
2. Stackable chair
3. Folding chair (kursi lipat)

c) Dance Floor

d) Podium

e) Gong Set

f) Microphone

1. Standing mic
2. Table mic
3. Delegate mic
4. Wireless
5. Clip on

g) Flag (bendera)

Gambar 2: Executive Chair

Gambar 1: Executive Table

Gambar 3: Stackable Chair Gambar 4: Folding Chair

CARA MENERIMA PESANAN BANQUET EVENT DARI TAMU

Revenue terbesar hotel selain kamar adalah food and beverage, terutama pada banquet outlet.
Karena banquet merupakan bagian dari salah satu food and beverage department yang bertanggung
jawab atas semua event yang berlangsung.

Event yang sering ada di banquet biasa kita kenal dengan istilah MICE (Meeting, Incentive,
Conference, Exebition). Selain itu juga sering terdapat party, seperti wedding, ulang tahun, gathering
dan acara sosial lainnya.
Cara menerima order Banquet Event :

Sebelum menerima order dari client ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang departemen
sales and marketing didalam menyusun sebuah Banquet Event Order. Yang harus diperhatikan
adalah:

1. Jumlah pax yang diorder oleh client. Jumlah pax yang diorder oleh client sebagai
pedoman divisi kitchen untuk membuat menu. Jumlah pax sering dianggap sebagai
jumlah peserta di dalam sebuah banquet event. Selain sebagai pedoman, jumlah Pax
yang diorder oleh client digunakan oleh pengelola banquet untuk menyusun setting
layout meja.
2. Waktu pelaksanaan Banquet Event. Waktu pelaksanaan Banquet event dari client juga
harus diperhatikan supaya karyawan dalam hal ini staf F& B Service yang bertugas
mengelola banquet dapat mengatur persiapan seperti setup layout meja, setup sound
system, setup cofe break bekerja sama denga departement terkait.
3. Menu. Di dalam menyusun sebuah menu yang akan digunakan sebagai paket banquet
event departemen Sales and Marketing bisa berdiskusi dengan head chef. Menu yang
berdasarkan dari hasil diskusi tersebut yang akan disajikan oleh client, akan tetapi pihak
client bisa memilih menu sendiri sesuai dengan keinginannya apabila client merasa
kurang cocok dengan menu yang ditawarkan

Order dari client yang berhasil didapatkan oleh staf sales and marketing hotel, dituangkan ke dalam
Banquet Event Order sebagai dasar pedoman departemen sales and marketing didalam
mengkomunikasikan kepada departemen F&B selaku pengelola meeting room dan kepada
Departemen lain seperti Engineering yang bertugas mempersiapkan peralatan dan kelistrikan,
departemen Accounting yang bertugas untuk melakukan transaksi pembelian terkait dengan bahan-
bahan yang akan diolah sebagai menu, dan kebutuhan lainnya, departemen Housekeeping yang
bertugas untuk memperindah dan mempercantik venue yang akan digunakan.

Selain itu, BEO dijadikan acuan oleh Banquet Manager untuk mempersiapkan SDM yang akan
diterjunkan untuk melayani client selama penyelenggaraan event berlangsung. Intinya setelah BEO
sudah disetujui oleh DOSM ( Directur of Salem Manager), BEO tersebut diedarkan ke seluruh
department sebagai informasi bahwa akan ada event. dan tugas-tugas semua department terkait
juga tertera dalam BEO tersebut.

Setelah BEO selesai, selanjutnya diproses ke dalam Daily Event Summary. Daily Event Summary
adalah daftar event yang dibuat sebagai gambaran event dalam satu minggu yang berisi jumlah
tamu (pax),waktu penyelenggaraan acara, nama ruang atau meeting room yang akan digunakan,dan
informasi lainnya yang yang bertujuan untuk mempersiapkan segala yang yang bertujuan untuk
mempersiapkan segala perlengkapan yang dibutuhkan serta sumberdaya manusianya Itulah tiga
langkah cara menerima order Banquet Event dari client.

Di dalam menerima order berupa Banquet Event yang harus diutamakan adalah komunikasi, baik
komunikasi antar staf, komunikasi dengan departemen lainnya, maupun komunikasi dengan client
sehingga tidak terjadi miskomunikasi yang dapat mempengaruhi kelancaran didalam melayani
kebutuhan client selama menyelenggarakan event di hotel.