STUDI PENATAAN ARSIP PADA BAGIAN BIRO EKONOMI

KANTOR GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR

TUGAS AKHIR

Oleh:

Eza Nugraha Margana

1622043

KEMENTERIAN RISET DAN TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

2019
 STUDI PENATAAN ARSIP PADA BAGIAN BIRO EKONOMI

KANTOR GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR

Diajukan Sebagai Persyaratan Untuk Memenuhi Derajat Ahli Madya (Amd)

Pada

Program Studi Administrasi Bisnis

Jurusan Administrasi Bisnis DIII

POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA

TUGAS AKHIR

Oleh:

Eza Nugraha Margana

1622043

KEMENTERIAN RISET DAN TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

2019
STUDI PENATAAN ARSIP PADA BAGIAN BIRO EKONOMI .............................. 1
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 6
1.1 LATAR BELAKANG ........................................................................................... 6
1.2 RUMUSAN MASALAH ............................................................................... 9
1.3 TUJUAN PENELITIAN............................................................................. 10
1.4 MANFAAT PENELITIAN ........................................................................ 10
1.4.1 Manfaat Teoritis.................................................................................. 10
1.4.2 Manfaat secara Praktis ....................................................................... 10
1.5 Sistematika Penulisan ................................................................................. 10
BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................... 12
2.1 Pengertian Arsip ......................................................................................... 12
2.2 Penataan Arsip ............................................................................................ 14
2.3 Pengorganisasian Arsip .............................................................................. 15
2.4 Jenis – Jenis Arsip ....................................................................................... 16
2.5 Penataan Arsip ............................................................................................ 20
2.6 Peranan Arsip.............................................................................................. 20
2.7 Fungsi Arsip ................................................................................................ 21
2.8 Syarat Arsip yang Baik............................................................................... 21
2.9 Sistem Penyimpanan Arsip ........................................................................ 22
2.9.1 Sistem Abjad........................................................................................ 22
2.9.2 Sistem Angka/Nomor (Numerik) ....................................................... 22
2.9.3 Sistem Wilayah .................................................................................... 22
2.9.4 Sistem Subyek...................................................................................... 23
2.9.5 Sistem Kronologi ................................................................................. 23
BAB III METODE PENELITIAN ........................................................................... 24
3.1 Definisi Operasional.................................................................................... 24
3.2 Objek dan Ruang Lingkup Penelitian ...................................................... 24
3.3 Jenis Sumber Data ...................................................................................... 25
3.4 Teknik Pengumpulan Data ........................................................................ 25
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .................................................... 27
 4.1 Gambaran Umum Instansi ......................................................................... 27
4.1.1 Profil Perusahaan................................................................................ 27
4.1.1 Bidang Usaha ....................................................................................... 28
4.2 VISI DAN MISI........................................................................................... 29
4.2.1 VISI PERUSAHAAN .......................................................................... 29
4.3 Struktur Organisasi .................................................................................... 30
4.4 Job Description............................................................................................ 31
4.5 Penyajian Data ............................................................................................ 35
BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN............................................................... 38
5.1 Analisis ......................................................................................................... 38
5.2 Pembahasan ................................................................................................. 39
BAB VI PENUTUP .................................................................................................... 42
6.1 Kesimpulan .................................................................................................. 42
6.2 Saran ............................................................................................................ 42
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Perkembangan teknologi sekarang ini yang semakin menuntut

pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun

swasta. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan instansi atau

organisasi membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja

administrasi. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses

kegiatan administrasi ialah arsip.

Arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang

berhubungan dengan penataan disegala bidang yang terdapat dalam

sebuah kantor atau instansi. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari

sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam

informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan

sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan sarana dan prasaran

yang ada secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga

dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi

pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.

Menurut Undang – undang No 43 Pasal 3 Tahun 2009 bahwa

tujuan penyelenggaraan kearsipan untuk menjamin terciptanya arsip dari

kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara

kearsipan nasional.

Oleh karena itu di Biro Ekonomi di Kantor Gubernur

Kalimantan Timur, kegiatan surat menyurat untuk kepentingan

administrasi sangatlah penting. Oleh karena Biro Ekonomi di Kantor

Gubernur Kalimantan Timur itu memiliki cara atau prosedur

penyimpanan dalam penempatan arsip, baik surat masuk dan surat

keluar yang disusun sedemikian rupa dan digolongkan berdasarkan kode

sistem subjek tidak menggunakan kode sistem nomor deway yang telah

ditetapkan dan diatur dalam Peraturan Gubernur Kalimantan Timur

Nomor 49 tahun 2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah

Kalimantan Timur.

Meskipun sudah ada ketentuan dalam standar dalam penataan

arsip, kenyataan masih belum terlaksana dengan baik sehingga

menyebabkan beberapa masalah terhambatnya penemuan kembali arsip

dan lain-lain, yang mengakibatkan kurangnya evektivitas pengelolaan

kearsipan pada suatu kantor karena kurangnya pengetahuaan dari segi

ilmu kearsipan, sarana dan fasilitas yang diperlukan dalam pengelolaan

arsip tersebut, kurangnya pegawai yang bekerja pada unit kearsipan

karena kurangnya pengetahuan tentang kearsipan dan beranggapan

bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang

membosankan sehingga timbul masalah dalam proses penempatan arsip

karena tidak sesuainya dengan prosedur

Untuk Fasilitas peralatan penyimpanan arsip yang menggunakan

sistem deway (Klasifikasi Decimal) yang sudah diatur dalam peraturan

Gubernur Kalimantan Timur nomor 49 tahun 2011 tentang Pedoman

Tata Kearsipan Pemerintah Kalimantan Timur pada Biro Ekonomi di

Kantor Gubernur Kalimantan Timur masih belum sesuai dengan

peraturan yang ditetapkan, sehingga dalam menggunakan peralatan

penyimpanan arsip kurang maksimal dan menyebabkan arsip yang

bertumpuk begitu saja dan tidak sesuai dengan penempatan yang telah

disiapkan, alhasil bayak arsip yang sulit untuk di temukan kembali

dengan cepat akibat penempatan berkas yang tidak sesuai dengan folder

yang telah disediakan dalam filing cabinet dan tidak adanya pengunaan

sekat sebagai pemisah antara arsip yang sama dengan yang lainnya

berdasarkan kode pada surat yang berupa formulir yang digunakan\

untuk memberi petunjuk tentang adanya dua masalah atau lebih dalam

suatu arsip dimana masalah-masalah tersebut memiliki bobot yang sama

dan sebagai petunjuk tentang adanya hubungan dengan file yang lain,

serta tidak adanya jadwal retensi yang berisi daftar tentang jangka waktu

penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan

arsip ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap arsip.

 Jika hal tersebut dibiarkan maka akan memunculkan kendala

kendala baru yang akan menggangu proses kegiatan dan penempatan

kembali arsip yang ada pada Bagian Biro Ekonomi Kantor Gubernur

Kalimantan Timur . Namun dalam hal ini penulis tidak akan membahas

tentang kartu tunjuk silang dan jadwal retensi (JRA), penulis hanya

befokus pada penataan arsip dan menyesuaikan dengan peraturan

kearsipan yang sudah di atur dalam pedoman tata kearsipan pemerintah

kalimantan timur dan penulis berminat mengembalikan sistem nomor

deway yang benar yang sesuai pedoman kearsipan yang ada.

Berdasakan paparan permasalahan di atas dan menyadari betapa

pentingnya penataan arsip di Kantor Gubernur Kalimantan Timur, maka

peneliti tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “Studi

Penataan Arsip Pada Bagian Biro Ekonomi Kantor Gubernur

Kalimantan Timur”.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan Latar Belakang yang telah penulis uraikan maka

penulis merumuskan beberapa masalah yaitu:

1. Faktor-faktor apa saja yang menjadi penghambat penataan arsip

di Biro Ekonomi Kantor Gubernur Kalimantan Timur?
 1.3 TUJUAN PENELITIAN

Tujuan dari penelitian tugas akhir ini yaitu:

1. Untuk mengetahui faktor-faktor penghambat dalam pengelolaan

arsip di Biro Ekonomi Kantor Gubernur Kalimantan Timur.

1.4 MANFAAT PENELITIAN

1.4.1 Manfaat Teoritis

1. Dapat menambah pengetahuan yang dapat digunakan

sebagai acuan di bidang penelitian arsip.
2. Sebagai bahan referensi bagi penulis Tugas Akhir
selanjutnya yang mengambil judul yang sama.
3. Untuk menerapkan ilmu pengetahuan yang diterima oleh
penulis selama mengikuti perkuliahan, kurang lebih tiga
tahun pada jurusan administrasi Bisnis Politeknik Negeri
Samarinda
1.4.2 Manfaat secara Praktis

Untuk memberikan solusi terhadap permasalahan dalam

penelitian arsip sebagai bahan pertimbangan bagi Biro Ekonomi
di Kantor Gubernur Kalimantan Timur.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan Tugas Akhir ini, terdiri dari VI (Enam) bab yang

meliputi:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan

penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan.

BAB II: LANDASAN TEORI

 Bab ini menjelaskan tentang landasan teori dan definisi konseptional

yang berhubungan dengan penulisan tugas akhir yang dilakukan.

BAB III: METODE PENELITIAN

Bab ini memuat definisi operasional, perincian data yang diperlukan

dalam penulisan laporan teknik pengumpulan data dan alat analisis.

BAB IV: HASIL PENELITIAN

Bab ini memuat penjelasan sejarah berdirinya Kantor Gubernur

Kalimantan Timur.

BAB V: ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Bab ini menjelaskan tentang analisis data dan pembahasan terhadap

permasalahan yang penulis kemukakan dalam penulisan ini.

BAB VI: PENUTUP

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran yang dikemukakan oleh penulis
yang diharapkan dapat memberikan manfaat yang berguna bagi pihak-
pihak yang terkait dalam penulisan laporan ini.
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Arsip

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Arcivum”

yang artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata tersebut ditulis
“Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen)
tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan
“Archief” mempunyai arti:

1) Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang

lain.
2) Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar,
grafik, dan sebagainya.
3) Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan. Perkataan
arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa
Indonesia, mempunyai arti :
1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.
2. Bahan-bahan baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar gambar
hasil kegiatan, statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai
bahan pengingatan.

Menurut undang-undang nomor 43 tahun 2009 arsip adalah:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Basuki (2003) menjelaskan beberapa alasan mengapa manusia merekam

informasi, yaitu:

 Alasan pribadi.

Umumnya kita akan menyimpan hal-hal yang bermakna dan bersifat

pribadi seperti akta kelahiran, surat nikah, surat kematian, surat cinta dan

menulis (merekam) hidup keseharian dalam buku diary.

 Alasan sosial.

Manusia adalah makhluk sosial, sehingga dalam interaksi sosialnya

keterlibatan arsip tidak terelakkan. Semisal untuk menjadi anggota suatu partai

atau komunitas, umumnya ditandai dengan registrasi diri dan pembuatan kartu

anggota.

 Alasan ekonomis.

Dokumen yang berkaitan dengan usaha seperti pembelian, penagihan,

pembayaran/pengiriman uang akan disimpan dalam jangka waktu tertentu

hingga nilai informasinya menurun bahkan habis.

 Alasan hukum.

Kaitannya dengan dokumen yang berguna sebagai dasar bagi

pemerintah untuk melindungi hak dan melayani masyarakat. Contohnya BPKB,

NPWP, sertifikat tanah, dan lain-lain.

 Alasan instrumental.
 Rekaman atau dokumen yang sengaja dibuat untuk kepentingan dan

fungsi tertentu yang menyertainya. Misalnya site plan sebuah kota atau denah

suatu perumahan.

 Alasan simbolis.

Dokumen yang berguna sebagai penanda suatu momen penting bagi

orang yang terkait di dalamnya, meski terkadang isi informasi yang ada di

dalamnya tidak dipahami yang bersangkutan.

 Alasan pengembangan ilmu pengetahuan.

Hasil penelitian yang dapat berupa jurnal ilmiah, laporan penelitian

ataupun buku. Akumulasi informasi akademis dalam hasil penelitian dapat jalin

menjalin membentuk ilmu pengetahuan.

2.2 Penataan Arsip

Menurut (Yatimah, 2009), Penataan “Arsip (filling system) adalah

proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang

sistematis dan logis, serta menyimpannya dalam suatu tempat yang

aman agar arsip tersebut dapat secara cepat di temukan saat dibutuhkan.

Tujuan Penaataan Arsip diantaranya:

1. Memberikan Pelayanan dalam menyimpan arsip.

2. Menemukan kembali arsip secara tepat, lengkap, akurat,

relevan,dan tepat waktu, serta efesiensi.

3. Menunjang penyusunan arsip yang berdaya dan berhasil guna.

2.3 Pengorganisasian Arsip

Pengorganisasian Arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip.

Menurut (Agus Sugiarto, 2005) Di dalam pengorganisasian Arsip, yaitu

membicarakan siapa yang melakukan pengelolaan arsip dalam suatu organisasi.

Agar ada kejelasan dalam hal pembagian Tugas dan siapa yang menjadi

tanggung jawabnya. Ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang

sudah dikenal yaitu:

1. Sentralisasi

Sentralisasi yaitu sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara

terpusat dalam suatu organisasi, atau dengan kata lain penyimpanan

arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim di sebut

sentral lazim. Sistem ini lebih menguntugkan untuk di gunakan oleh

organisasi atau perusahaan yang kecil.

2. Desentralisasi Yaitu Pengelolaan Arsip yang dilakukan pada

setiap unit kerja dalam suatu organisasi atau setiap unit

mengelola arsipnya masing- masing. Sistem ini lebih

menguntungkan untuk digunakan oleh organisasi atau

perusahaan yang sudah besar.

3. Kombinasi sentralisasi dan Desentralisasi Yaitu gabungan dari

sistem sentralisasi dan desantralisasi untuk mengatasi kelemahan

dari dua cara pengelolaan Arsip. Adapun keruggian pada sistem

sentralisasi dan desantralisasi yaitu:

 a. Kerugian Sistem sentralisasi

 Tidak semua jenis arsip disimpan dengan satu

sistem penyimpanan yang seragam.

 Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan

waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang

diperlukan.

b. Kerugian Sistem Desentralisasi

 Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan

dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

 Kantor harus menyediakan peralatan dan

perlengkapan arsip disetiap unit kerja.

 Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan

karena petugas- petugas umumnya bertugas

rangkap dan tidak mempunyai latar belakang

pendidikan kearsipan.

 Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap

unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

2.4 Jenis – Jenis Arsip

Pengelolaan arsip memegang peranan bagi jalannya suatu instansi atau

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan

organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan

keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang

bersangkutan. Bentuk arsip beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan

tulisan seperti yang sering dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam

sebagian besar kantor, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen

berbentuk lembaran kertas bertulisan.

Menurut (Agus Sugiarto, 2005) arsip dapat dibedakan dalam beberapa

jenis, yaitu:

1. Arsip Menurut Subyek atau Isinya

Menurut subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa

macam, yaitu

a. Arsip Kepegawaian, contoh: data riwayat hidup pegawai, surat

lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan

sebagainya.

b. Arsip Keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran,

daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.

c. Arip Pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat

perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan

sebagainya.

d. Arsip Pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran, daftar

hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.

2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik

Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang

digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud

fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:

 a. Surat, contoh: naskah penrjannian/kontrak, akte pendirian

perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara,

laporan, table, dan sebagainya

b. Pita rekaman

c. Microfilm

d. Disket

e. Compact Disk (CD)

3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya Penggolongan arsip lebih

didasarkan pada nilai dan kegunaanya. Dalam penggolongan ini ada

bermacam-macam arsip , yaitu

a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan,

undangan, dan sebagainya.

b. Arsip bernilai administrasi, contoh: ketentuan-ketentuan

organisasi, surat keputusan, surat prosedur kerja, dan sebagainya.

c. Arsip bernilai hokum, contoh: akte pendirian perusahaan, akte

kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, keputusan

peradilan, dan sebagainya.

d. Arsip bernilai sejarah, contoh: laporan tahunan, notulen rapat,

gambar/foto peristiwa, dan sebagainya.

e. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, laporan

keuangan, dan sebagainya.

4. Arsip menurut Sifat Kepentingannya Penggolongan ini lebih

didasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinya, dlam

penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu

a. Arsip tidak berguna, contoh: surat undangan, memo, dan

sebagainya.

b. Arsip berguna, contoh: presensi pegawai, surat permohonan cuti,

surat pesanan barang, dan sebagainya.

c. Arsip penting, contoh: surat keputusan, daftar riwayat hidup

pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.

d. Arsip vital, contoh: akte pendirian perusahaan, buku induk

pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijazah dan sebagainya.

5. Arsip menurut Fungsinya Penggolongan ini lebih didasarkan pada

fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi. Dalam

penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu

a. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak diperguankan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6. Arsip menurut Keasliannya Menurut keasliannya, arsip dibedakan

atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

7. Berdasarkan Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaan

a. Arsip Sentral

b. Arsip Pemerintahan
2.5 Penataan Arsip

Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya suatu

organisasi atau instansi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang

tentang pengelolaannya. Penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu

penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Jadi, arsip tidak

sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya,

prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip

dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud

apa saja (surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, dan sebagainya).

2.6 Peranan Arsip

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan

dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu

masalah. Menurut Sedarmayanti (2008: 43) peranan arsip dapat disimpulkan

sebagai berikut:

1. Alat utama ingatan organisasi.

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada

umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

2.7 Fungsi Arsip

Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara

teratur atau berdasarkan sistem. Fugsi Arsip menurut (Agus Sugiarto, 2005)

yaitu:

1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan

merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi

apabila diperlukan.

2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak menejeman dalam

kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan

digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

3. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki

fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti – bukti apabila diperlukan.

4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu

dan menyediakan informasi untuk masa akan datang.

2.8 Syarat Arsip yang Baik

Arsip harus memiliki Syarat –syarat arsip yang baik menurut kamus adminitrasi

perkantoran yaitu:

1. Dokumen harus masih mempunyai kegunaan.

2. Dokumen harus disimpan secara teratur dan berencana, dan

3. Dokumen harus dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila

ditemukan kembali.
2.9 Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan

kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan

efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Sistem

penyimpanan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu

pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan besar pengaruhnya terhadap

pengembangan di masa mendatang, seperti yang dijelaskan menurut (Amsyah,

2005) bahwa Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada

penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan

penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dengan ditemukan bilamana

warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Pada umumnya sistem

penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar

dipakai ada 5, yaitu :

2.9.1 Sistem Abjad

Pada penyimpanan ini, arsip disimpan menurut abjad dari nama – nama

orang, organisasi, atau instansi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip.

2.9.2 Sistem Angka/Nomor (Numerik)

Pada sistem penyimpanan ini, arsip yang mempunyai nomor disimpan

menurut urut-urutan angka dari yang angka terkecil terus meningkat

hingga bilangan yang lebih besar.

2.9.3 Sistem Wilayah

 Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada

pengelompokan menurut nama tempat.

2.9.4 Sistem Subyek

Sistem subyek adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada

isi dari arsip yang bersangkutan.

2.9.5 Sistem Kronologi

Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan

pada urutan waktu surat diterima atau waktu waktu dikirim keluar.
 BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Definisi Operasional

Definisi operasional merupakan definisi yang menjelaskan konsep yang

masih abstrak menjadi lebih konkrit yang dapat diukur dan diamati melalui

petunjuk-petunjuk yang digunakan, kemudian data dikumpulkan setelah itu

dibuktikan kebenarannya, maka dari itu penulis membatasi ruang lingkup

penelitian dan lebih mengarahkan keadaan yang berhubungan dengan apa yang

diteliti.

1. Arsip adalah proses penyimpanan dokumen baik itu dalam bentuk

tunggal maupun dalam bentuk kelompok/kumpulan atau dalam bentuk

tertulis/bergambar pada

2. Menurut (Boedi, 1992) Penataan arsip sama dengan penataan berkas

adalah mengatur , menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan

tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. Dalam

pemberkasan ini termasuk didalamnya mempersiapkan kelengkapan

atau sarana serta penempatan berkas pada tempat penyimpanan.

3.2 Objek dan Ruang Lingkup Penelitian

Menurut (Surahsimi, 2010), Objek Kajian Penelitian adalah objek

penelitian atau apa yang menjadi titik perhatian suatu penelitian. Adapun objek

kajian yang penulis lakukan adalah mengenai Studi Penataan arsip di Biro

Ekonomi Kantor Gubernur Kalimantan Timur.

3.3 Jenis Sumber Data

Untuk menyelesaikan pokok permasalahan maka perlu adanya data-data

yang menujang dalam penelitian ini. Adapun data-data yang diperlukan adalah

sebagai berikut :

1. Gambaran Umum Biro Ekonomi Kantor Gubernur Kalimantan Timur

2. Struktur Organisasi Biro Ekonomi Kantor Gubernur Kalimantan

Timur

3. Layout Penyimpanan arsip pada Biro Ekonomi Kantor Gubernur

Kalimantan Timur

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang akan dilakukan oleh penulis

adalah:

1. Studi Kepustakaan

Studi kepustakaan adalah kegiatan untuk menghimpun informasi yang

relevan dengan topik atau masalah yang menjadi obyek penelitian.

Informasi tersebut dapat diperoleh dari buku-buku, karya ilmiah, skripsi,

tesis, disertasi, ensiklopedia, internet, dan sumber-sumber lainnya.

2. Metode Observasi

Menurut (Surahsimi, 2010) observasi atau yang disebut pula dengan

pengamatan, meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu

objek denganmenggunakan seluruh alat indra. Dalam hal ini penulis

 melakukan pengamatan secara langsung mengenai hal-hal yang

berhubungan dengan penataan arsip di Biro Ekonomi Kantor Gubernur

Kalimantan Timur.

3. Dokumentasi

Menurut (Surahsimi, 2010), dokumentasi yaitu cara pengumpulan data

dengan menyelidiki benda-benda tertulis seperti buku-buku, majalah,

dokumen, peraturan-peraturan, notulen rapat, catatan harian dan

sebagainya.
 BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

4.1 Gambaran Umum Instansi

4.1.1 Profil Perusahaan

Kalimantan Timur adalah sebuah provinsi Indonesia di Pulau

Kalimantan bagian ujung timur yang berbatasan dengan Malaysia,

Kalimantan Utara, Kalimantan Tengah, Kalimantan Selatan, Kalimantan

Barat, dan Sulawesi. Luas total Kalimantan Timur adalah 127.346,92

km² dan populasi sebesar 3.575.449 jiwa (2017). Kalimantan Timur

merupakan wilayah dengan kepadatan penduduk terendah keempat di

nusantara. Provinsi Kalimantan Timur sebelum dimekarkan menjadi

Kalimantan Utara merupakan provinsi terluas kedua di Indonesia

setelah Papua, dengan luas 194.489 km² yang hampir sama dengan

Pulau Jawa atau sekitar 6,8% dari total luas wilayah Indonesia.

Provinsi Kalimantan Timur selain sebagai kesatuan administrasi,

juga sebagai kesatuan ekologis dan historis. Kalimantan Timur sebagai

wilayah administrasi yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang

Nomor 25 tahun 1956 dengan ibukotanya di Samarinda dan

gubernurnya yang pertama adalah APT. Pranoto, sebelumnya

Kalimantan Timur merupakan salah satu keresidenan dari Provinsi

Kalimantan.
4.1.1 Bidang Usaha

Dalam Biro Perekonomian tugas-tugas yang diberikan termasuk

dalam Peraturan Gubernur dalam pasal 54-55, sebagai berikut:

Pasal 54

Biro Perekonomian mempunyai tugas merumuskan kebijakan,

merencanakan, melaksanakan pembinaan dan pengendalian

Bagian Sarana Perekonomian, Industri dan Jasa dan Produksi

Daerah berdasarkan program kerja agar dapat mewujudkan

keterpaduan dan keserasian kerja.

Pasal 55

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 54, Biro Perekonomian mempunyai fungsi :

1. perumusan kebijakan bidang perekonomian sesuai dengan

rencana strategis yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Daerah;

2. perumusan, perencanaan, pembinaan, koordinasi dan

pengendalian bidang sarana perekonomian;

3. perumusan, perencanaan, pembinaan, koordinasi dan

pengendalian bidang industri dan jasa;

4. perumusan, perencanaan, pembinaan, koordinasi dan

pengendalian bidang produksi daerah;

5. penyelenggaraan tata usaa biro;

 6. pembinaan kelompok jabatan fungsional; dan

7. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai

dengan bidang tugasnya.

4.2 VISI DAN MISI

4.2.1 VISI PERUSAHAAN

Kantor Gubernur Kalimantan Timur mempunyai visi dan misi sebagai

berikut :

 Visi

Berani Untuk Kalimantan Timur Yang Berdaulat

 Misi

1. Berdaulat Dalam Pembangunan Sumber Daya Manusia yang Berakhlak

Mulia dan Berdaya Saing, Terutama Perempuan, Pemuda dan

Penyandang Disabilitas.

2. Berdaulat Dalam Pemberdayaan Ekonomi Wilayah dan Ekonomi

Kerakyatan yang Berkeadilan.

3. Berdaulat Dalam Memenuhi Kebutuhan Infrastruktur Kewilayahan.

4. Berdaulat Dalam Pengelolaan Sumber Daya Alam yang Berkelanjutan.

5. Berdaulat Dalam Mewujudkan Birokrasi Pemerintahan yang Bersih,

Professional dan Berorientasi Pelayanan Publik.

4.3 Struktur Organisasi

Kepala Biro
Perekonomian

Kepala Bagian Sarana Kepala Bagian Industri Kepala Bagian Daerah

Perekonomian & Jasa & Sumber Daya Alam

Subbagian Pertanian,
Subbag Sarana & Subbag Perindustrian & Ketahanan Pangan,
Prasarana Daerah Perdagangan Peternakan dan
Kelautan

Subbag Promosi Subbagianian

Subbag Koperasi & Kehutanan, Lingkungan
Sarana perekonomian
Usaha Kecil Menengah Hidup dan Perkebunan
Daerah

Subbagian Tata Usaha

Subbag Penanaman Subbag Kepariwisataan Biro
Modal PTSP & Perhotelan

Tabel 4.1 Struktur Organisasi

4.4 Job Description

Tugas masing-masing bagian masuk dalam Peraturan Gubernur

dalam pasal 56-64, yaitu sebagai berikut:

Pasal 56

(1) Biro Perekonomian, membawahkan :

a. Bagian Sarana Perekonomian;

b. Bagian Industri dan Jasa; dan

c. Bagian Produksi Daerah.

(2) Bagian-bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) masing-

masing dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam

melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Kepala Biro Perekonomian.

Pasal 57

Bagian Sarana Perekonomian mempunyai tugas pokok

menyiapan bahan kebijakan, koordinasi, pembinaan, bimbingan,

pengendalian bidang sarana dan prasarana perusahaan daerah,

promosi sarana perekonomian daerah serta promosi penanaman

modal dan PTSP.

 Pasal 58

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 57, Bagian Sarana Perekonomian mempunyai tugas

a. penyiapan bahan perumusan kebijakan perencanaan bagian

sarana dan prasarana perusahaan daerah, promosi sarana

perekonomian daerah serta penanaman modal dan PTSP;

a. penyiapan bahan perencanaan, koordinasi, pembinaan,

pengendalian sarana dan prasarana perusahaan daerah;

c. penyiapan bahan perencanaan, koordinasi, pembinaan,

pengendalian promosi sarana perekonomian daerah;

d. penyiapan bahan perencanaan, koordinasi, pembinaan,

pengendalian penanaman modal dan PTSP; dan

e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan

bidang tugas dan fungsinya.

Pasal 59

(1) Bagian Sarana Perekonomian, membawahkan :

a. Sub Bagian Sarana dan Prasarana Perusahaan Daerah

b. Sub Bagian Promosi Sarana Perekonomian Daerah; dan

c. Sub Bagian Penanaman Modal dan PTSP.

(2) Sub Bagian-Sub Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang

dalam melakukan tugasnya berada dan bertanggung jawab

kepada Kepala Bagian Sarana Perekonomian.

Pasal 60

(1) Sub Bagian Sarana dan Prasarana Perusahaan Daerah

mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan penyiapan bahan

kebijakan sarana dan prasarana perusahaan daerah;

(2) Sub Bagian Promosi Sarana Perekonomian Daerah mempunyai

tugas melakukan pengumpulan dan penyiapan bahan kebijakan

promosi sarana perekonomian daerah.

(3) Sub Bagian Penanaman Modal dan PTSP mempunyai tugas

melakukan pengumpulan dan penyiapan bahan kebijakan

penanaman modal dan PTSP.

Pasal 61

Bagian Industri dan Jasa mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyiapan bahan kebijakan, koordinasi, pembinaan, bimbingan,

pengendalian bidang perindustrian, perdagangan, koperasi, usaha

kecil menengah, kepariwisataan dan perhotelan.

 Pasal 62

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 61, Bagian Industri dan Jasa mempunyai tugas :

a. penyiapan bahan perumusan kebijakan perencanaan bidang

perindustrian, perdagangan, koperasi, usaha kecil menengah,

kepariwisataan dan perhotelan;

b. penyiapan bahan koordinasi, perencanaan, pembinaan dan

pengendalian perindustrian dan perdagangan;

b. penyiapan bahan koordinasi, perencanaan, pembinaan dan

pengendalian koperasi dan usaha kecil menengah;

c. penyiapan bahan koordinasi, perencanaan, pembinaan dan

pengendalian kepariwisataan dan perhotelan; dan

e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan

bidang tugas dan fungsinya.

Pasal 63

(1) Bagian Industri dan Jasa, membawahkan :

a. Sub Bagian Perindustrian dan Perdagangan;

b. Sub Bagian Koperasi dan Usaha Kecil Menengah; dan

c. Sub Bagian Kepariwisataan dan Perhotelan.

(3) Sub Bagian-Sub Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

 yang dalam melakukan tugasnya berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Industri dan Jasa.

Pasal 64

(1) Sub Bagian Perindustrian dan Perdagangan mempunyai tugas

melakukan pengumpulan dan penyiapan bahan kebijakan

perindustrian dan perdagangan.

(2) Sub Bagian Koperasi dan Usaha Kecil Menengah mempunyai

tugas melakukan pengumpulan dan penyiapan bahan kebijakan

koperasi dan usaha kecil menengah.

(3) Sub Bagian Kepariwisataan dan Perhotelan mempunyai tugas

melakukan pengumpulan dan penyiapan bahan kebijakan

kepariwisataan dan perhotelan.

4.5 Penyajian Data

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menyajikan data sebagai bahan

penunjang untuk mempermudah penulis dalam menyusun tugas akhir ini.

Adapun data yang penulis sajikan untuk mempermudah penulisan dalam

penyusunan tugas akhir ini yaitu tabel buku agenda surat masuk dan layout

penataan arsip yang digunakan pada Biro Ekonomi Kantor Gubernur

Kalimantan Timur.
1. Lemari Arsip Pada Biro Ekonomi Kantor Gubernur Kalimantan Timur

2. Keadaan Arsip di dalam Lemari Arsip

3.
 BAB V

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

5.1 Analisis

Pada awal penulisan telah dikatakan setiap organisasi ataupun instansi

arsip merupakan suatu yang berharga, karena arsip merupakan pusat ingatan

dan sumber informasi bagi organisasi atau instansi itu sendiri. Karena itu,

pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik dan benar khususnya dalam hal

penataan arsip. Penataan arsip dilakukan dengan tujuan agar arsip aman, terjaga

dan terpelihara, dapat terlindungi, tahan lama dan mudah di akses atau

ditemukan dengan mudah ketika dibutuhkan.

Berdasarkan judul yang penulis sajikan yaitu “Studi Arsip di Biro

Ekonomi Kantor Gubernur Kalimantan Timur” dan rumusan masalah yang

penulis sajikan pada bab 1 “Faktor-faktor apa saja yang menjadi penghambat

penataan arsip di Biro Ekonomi Kantor Gubernur Kalimantan Timur?” maka

pada bab ini penulis akan menjelaskan penataan arsip pada Biro Ekonomi

Kantor Gubernur Kalimantan Timur.

Sistem Subjek adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada

isi dari arsip yang bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok

masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subyek. Dengan kata lain

sistem ini merupakan suatu sistem penyimpanan yang didasarkan pada isi

dokumen dan kepentingan dokumen.

 Pada Biro Ekonomi Gubernur Kalimantan Timur sebenarnya sudah

menggunakan sistem subjek. Peralatan yang digunakan yaitu lemari arsip dan

map odner. Tetapi pada kenyataannya proses pengelolaannya masih belum

sesuai dengan Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 49 tahun 2011.

Dengan tidak memberi tanda (kode) terlebih dahulu mengakibatkan arsip

tersimpan dengan sistem acak. Hal ini menyebabkan penemuan arsip kembali

mengalami kesulitan karena arsip yang menumpuk sehingga dalam prosesnya

dibutuhkan waktu yang agak lama dan diperlukan ketelitian dalam mencarinya.

Dalam pengelolaan arsip pada Biro Ekonomi Gubernur Kalimantan

Timur menggunakan penyimpanan arsip dengan langkah-langkah berikut ini:

1. Memeriksa surat yang masuk untuk diketahui apakah surat tersebut

sudah siap untuk diarsipkan atau belum.

2. Mengindeks Petugas menentukan subyek surat tidak hanya berdasarkan

perihal yang tertulis dalam surat tetapi dengan membaca isi surat secara

keseluruhan.

3. Menyimpan Sesudah petugas memeriksa dan mengindeks surat,

kemudian surat tersebut disimpan di dalam odner.

5.2 Pembahasan

Adapun menurut Teori Zulkifli Amsyah dalam pengelolaan serta proses

penyimpanan arsip sistem subjek yaitu sebagai berikut :

1. Memeriksa
 Langkah ini ialah langkah persiapan menyimpan warkat atau dokumen

dengan cara memeriksa setiap lembar warkat atau dokumen untuk

memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan memang

sudah siap untuk disimpan.

2. Mengindeks

Mengindeks adalah proses menentukan kata-tangkap (caption) dari

suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Penentuan

kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang

dipergunakan.

3. Memberi tanda atau Mengkode

Memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata

tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.

4. Menyortir

Menyortir dapat dilakukan khusus untuk volume yang banyak sehingga

untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu

sesuai dengan pengelompokann sistem penyimpanan yang digunakan.

5. Menyimpan

Menyortir dapat dilakukan khusus untuk volume yang banyak sehingga

untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu

sesuai dengan pengelompokann sistem penyimpanan yang digunakan.

Berdasarkan analisa diatas maka pengelolaan arsip pada Biro Ekonomi

Gubernur Kalimantan Timur masih belum sesuai dengan Peraturan Gubernur

Kalimantan Timur Nomor 49 tahun 2011 karena setiap surat yang diarsipkan

tidak diberi tanda (kode) dan surat tersebut juga tidak melalui tahap penyortiran

agar memudahkan pegawai dalam melakukan penyimpanan dan penemuan

kembali dokumen yang diperlukan maka penulis juga menyarankan agar sistem

yang digunakan tidak hanya 1 (satu) tetapi memakai sistem gabungan antara

sistem subyek dan sistem kronologis.

 BAB VI

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka

penulis mengambil kesimpulan.

Penataan arsip pada Biro Ekonomi Kantor Gubernur Kalimantan Timur

6.2 Saran

Dari hasil dan pembahasan tersebut maka penulis akan memberikan

beberapa saran sebagai masukan bahan dari penulis untuk pihak Biro Ekonomi

Kantor Gubernur Kalimantan Timur yaitu:

1. Mengkombinasikan sistem penyimpanan arsip pada Biro Ekonomi

Kantor Gubernur Kalimantan Timur yang berdasarkan sistem

kronologis dengan sistem subjek agar dapat mempermudah penemuan

kembali arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

2. Penyimpanan berkas arsip di dalam map odner sebaiknya menggunakan

pembatas agar susunan suratnya tidak bertumpuk dan memudahkan

dalam penemuan surat apabila dibutuhkan kembali.

 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia

Wursanto, Ig., 1991., Kearsipan Jilid I dan 2., Kanisius, Jakarta.

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama :

Jakarta

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern, Bandung

Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Yogyakarta :

Rineka Cipta.

Suharsimi.2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Yogyakarta :

Rineka Cipta.

Boedi Martono. Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta :

Pustaka Sinar. 1992.

Undang-undang nomor 43 tahun 2009