MINUTA NOTARIS HILANG ATAU RUSAK

Minuta akta Notaris yang berisi tandatangan penghadap, saksi dan Notaris
atau berkas lainnya hilang (bisa hilang di kantor sendiri atau hilang di tempat
lain atau lupa menyimpannya atau sekian lama tidak dibundel sehingga
hilang) ataupun minuta tersebut terbakar atau dimakan rayap atau terendam
banjir atau sudah tidak ada di kantor Notaris lagi.

Jika semua yang diuraikan tersebut terjadi, maka yang harus dilakukan oleh
Notaris yaitu membuat laporan kehilangan dari pihak yang berwajib
(kepolisian) atau membuat laporan yang lain, jika bukan hilang, seperti
terbakar atau dimakan rayap atau terkena banjir. Dan semua laporan tersebut
akan dilampirkan dalam bundel minuta yang bersangkutan. Dengan
ketentuan akta tersebut tercatat dalam Repertorium dan dalam Klaper. Jika
pemegang salinan tersebut tetap meminta salinan sekarang (kedua dan
seterusnya) dari Notarisnya, lebih baik disarankan kepada yang bersangkutan
untuk mengajukan permohonan Penetapan ke pengadilan negeri, agar
salinan tersebut ditetapkan kebenarannya oleh para pihak sendiri di hadapan
sidang pengadilan negeri.

Laporan kehilangan Minuta tersebut jangan sampai disalahgunakan,

misalnya Notaris telah mengeluarkan salinan untuk para penghadap, tapi
ternyata tanda tangan para penghadap belum lengkap atau sulit untuk
dicari/dihubungi atau ada juga penghadap hanya janji saja untuk menghadap,
tapi tidak menghadap juga, tapi salinan terlanjur sudah dikeluarkan oleh
Notaris. Jika Notaris menghadapi seperti ini, daripada menyimpan Minuta
yang tidak ada atau tidak lengkap tandatanganya maka buat saja Laporan
Kehilangan Minuta dari pihak yang berwajib dan masukkan ke dalam bundel
minuta bukti kehilangan tersebut. Dan sudah tentu Notaris wajib
bertanggungjawab atas pembuatan laporan kehilangan tersebut. Tapi hal ini
disarankan untuk tidak dilakukan oleh Notaris.

Dalam praktek ada juga Notaris pemegang Protokol, ketika ada yang
meminta salinan dari Protokol Notaris tersebut, ternyata tanda tangan dalam
minuta tidak lengkap (baik tanda tanda tangan para penghadap atau saksi
atau Notaris) ? Jika Notaris pemegang protokol menghadapi seperti ini, lebih
baik jangan mengeluarkan salinan tersebut. Karena dalam akhir akta selalu
disebutkan “Minuta akta ini telah lengkap ditandatangani oleh para
penghadap” tapi sebenarnya pada Minutanya belum lengkap/tidak lengkap
tanda para penghadapnya (atau juga saksinya bahkan Notarisnya), jika
Notaris mengeluarkannya maka menjadi tanggungjawab Notaris yang
membuat salinan dari Protokol Notaris yang tandatangan dalam Minutanya
belum lengkap/tidak lengkap. Jika Notaris menghadapi permasalahan seperti
ini tidak perlu mengeluarkan salinannya atas permintaan siapapun, tapi
Notaris membuat Surat Keterangan bahwa pada Minuta akta yang diminta
salinannya belum lengkap/tidak lengkap ditandatantangani oleh para
penghadap. Jika pemegang salinan tersebut tetap memaksa meminta salinan
sekarang dari Notaris pemegang protokol padahal Minutanya tidak lengkap
tanda tangannya, lebih baik disarankan kepada yang bersangkutan untuk
mengajukan permohonan Penetapan ke pengadilan negeri. agar salinan
tersebut ditetapkan kebenarannya oleh para pihak sendiri di hadapan sidang
pengadilan negeri.

Jika Notaris pemegang Protokol yang dalam Minutanya ternyata hanya ada
tanda tangan para penghadap saja, maka akta seperti ini mempunyai
kekuatan pembuktian sebagai tulisan dibawah tangan (lihat Pasal 1869
KUHPerdata), maka jika para penghadap untuk meminta salinannya, maka
Notaris tidak perlu memberikannya (dengan alasan tanda tangan para saksi
akta dan Notarisnya tidak ada atau Minuta tersebut tidak ditandatangani oleh
para penghadap dan Notaris), tapi Notaris dapat membuat Copy Collationee
untuk memenuhi permintaan para penghadap tersebut, sesuai kewenangan
Notaris yang tersebut dalam Pasal 15 ayat (1) huruf c UUJN – P, yaitu
membuat kopi dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat
uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan;
– INDONESIA NOTARY COMMUNITY (INC).