NOTULEN PELATIHAN MANAJEMEN FILING, RETENSI DAN PEMUSNAHAN

BERKAS REKAM MEDIS

TANGGAL : 28-29 JUNI 2019
LOKASI : HOTEL IBIS STYLE MALANG
PEMATERI : 1. ANA ROSARINI, A. Md PK., SH.
2. NURHADI, Amd. Per.Kes.,SKM.,M.Kes.

1. Rekam medis elektronik digunakan untuk pengolahan data

2. Rekam medis kertas digunakan untuk bukti hukum (bukti fisik)
3. Harus ada apar di dalam ruang filing, tidak boleh diluar ruangan
4. Terkait peminjaman rekam medis yang menggunakan surat kuasa, surat kuasa harus
dibuat dengan tulisan tangan pasien sendiri. Hal ini terkait kerahasiaan RM, karena surat
kuasa rawan untuk dipalsukan
5. Lembaran apapun yang berhubungan dengan pasien, lembar biasa ataupun lembar resmi
selama mengandung informasi tentang pasien harus disimpan didalam rekam medis.
Termasuk KS dan lembar dummy
6. Lembar KS dan dummy harus disimpan dalam RM karena mengandung informasi
tentang pasien.
7. Harus diperjelas kebijakan atau regulasi kartu status dan lembar dummy dalam HBL
8. Harus diperjelas kebijakan atau regulasi tentang isi rekam medis apa saja
9. Perhatikan regulasi tentang hak akses, apakah mahasiswa praktek boleh mengisi rekam
medis
10. Cara meminimalisir penebalan dokumen rekam medis adalah dengan DESIGN
FORMULIR
11. Beberapa formulir dapat disatukan satu. Misal assesmen nyeri, dalam formulir assesment
nyeri informasi yang dibutuhkan hanya angka skore nyeri. Angka tersebut dapat
dijadikan satu dalam assesment awal. Gambar nyeri dapat dilaminating saja, ditunjukkan
pada pasien lalu pasien akan menilai seberapa nyerinya.
12. Kode warna hanya untuk alat bantu bukan untuk persyaratan
13. Harus ada laporan tentang :
a. Jumlah berkas yang dikeluarkan setiap hari
b. Jumlah permintaan darurat/segera
c. Jumlah salah simpan
d. Jumlah rekam medis yang tidak ditemukan
14. Rekam medis petugas rekam medis dan rekam medis dengan kasus hukum harus
disimpan diruang Kepala Rekam Medis, terkait kerahasiaan rekam medis.
15. Pedoman pelayanan rekam medis memuat tugas dan wewenang panitia rekam medis
16. Jika sudah ada panitia rekam medis tidak perlu ada tim penilai
17. JRA diatur dalam peraturan terbaru SK Menkes No. HK.01.07/MENKES/175/2018.
Akan tetapi dalam peraturan tersebut hanya menyebutkan rekam medis simpan dalam 5
tahun (tidak detail)
18. MOU dengan pihak ketiga tentang penyimpanan rekam medis ada kekuatan hukumnya
19. Untuk kasus tertentu, penyimpanan rekam medis dan penyusutan harus diatur dalam
kebijakan RS
20. Dalam akreditasi yang ditanyakan adalah regulasi dan cara pemusnahan
21. Pemusnahan rekam medis elektronik 25 tahun
22. Jumlah tenaga rekam medis diatur dalam PERMENPAN No 30 Tahun 2013
a. Rumah sakit tipe A : 70 orang
b. Rumah sakit tipe B : 50 orang
c. Rumah sakit tipe C : 10-15 orang
d. Puskesmas : 2 orang
23. Pemusnahan harus ada SK Direktur
24. Surat pernyataan memiliki nilai guna karena bermuatan hukum jadi tidak dimusnahkan
25. Rekam medis yang disimpan 2 versi memiliki masing-masing fungsi ;
Rekam medis elektronik untuk mempermudah pengolahan data, riset dan administrasi
Rekam medis kertas digunakan sebagai autentikasi bukti hukum
26. Untuk kepentingan akreditasi ruang penyimpanan rekam medis / filing harus
menggunakan finger print serta terdapat APAR yang diletakkan didalam ruang
penyimpanan
27. Apapun yang memuat riwayat penyakit pasien wajib didokumentasikan dalam rekam
medis sekalipun hanya selembaran kertas putih yang diisi dengan coretan tangan
28. Rekam medis terintegrasi dari SIMRS namun SIMRS berbeda dengan Rekam Medis
Elektronik
29. Ketika data rekam medis berubah menjadi elektronik harus dapat menjamin hak akses
dalam hal ini diperlukan regulasi yang kuat
30. Penyebab rak penuh ialah formulir yang terlalu tebal dan adanya duplikasi formulir
31. Pemberian kode warna cukup kombinasi 2 nomor
32. Laporan yang wajib dibuat pada bagian filing diantaranya adalah :
a. Jumlah berkas yang keluar setiap hari
b. Jumlah berkas permintaan darurat
c. Jumlah salah simpan berkas
d. Jumlah berkas yang tidak ketemu
33. Dokumen rekam medis yang terlibat dalam kasus hukum harus disimpan diruang kepala
rekam medis
34. Regulasi yang menjelaskan bahwa catatan cho as termasuk dalam rekam medis
35. Jika ada kerusakan pada rekam medis aktif maka dibuatkan berita acara pemusnahan
“Kerusakan alam”
36. Membuat laporan antara aturan dan fakta
37. Pelaksanaan analisa kualitatif itu memerlukan PPK (panduan praktik klinis)
38. RS diperbolehkan menitipkan dokumen rekam medis in aktif pada pihak ketiga sesuai
aturan MOU untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan berkas
39. Dokumen rekam medis yang masih terdapat kasus hukum, kasus tertentu, tidak
dimusnahkan sesuai ketentuan rumah sakit
40. EMR dimusnahkan setelah 25 tahun
41. DRM in aktif dikelompokkan berdasarkan tahun
42. PERMENPAN NO 20 TAHUN 2013 mengatur tentang
RS KELAS C dianjurkan memiliki tenaga rekam medis sebanyak 10-15 orang
43. Sensus harian disimpan kurang lebih selama 2 tahun untuk RL selama 5 tahun
44. Idealnya ruang penyimpanan adalah dekat dengan unit kerja rekam medis untuk
memudahkan pengelolaan rekam medis
45. Perlu dilakukan monitoring evaluasi secara berkala
46. Suhu ruang penyimpanan ialah : 18 – 28 derajat celcius
47. Tingkat kelembapan : 40%-60%
48. Intesitas cahaya diruang kerja minimal ialah 100 lux bisa menggunakan cahaya alami /
buatan
49. Bahan makanan tidak boleh ada di ruang filing
50. Setiap gedung dirumah sakit wajib memiliki anti petir termasuk gedung ruang filing
51. Dokter tamu harus memiliki SIP jika tidak maka tidak boleh memiliki hak akses rekam
medis

NOTE untuk RM RSGM ;

1. Dokumen rekam medis rawat jalan dapat di retensi setelah 2 tahun kunjungan terakhir
dan dipindahkan ke rak in aktif
2. Penjajaran dokumen in aktif disesuaikan tahun dan nomor pada masing-masing sub rak
3. Untuk penyimpanan formulir yang memiliki nilai guna dapat dilakukan scaning
selanjutnya formulir dapat dimusnahkan untuk lebih hemat tempat
4. Berkas aktif RSGM : 2018, 2019
5. Berkas in aktif RSGM : 2016, 2017
6. Berkas musnah : 2011,2012,2013,2014,2015
7. Untuk lembar persetujuan tindakan yang dilestarikan boleh discan untuk selanjutnya
formulir dapat dimusnahkan
8. Gunakan pita warna untuk tahun kunjungan
9. Untuk dokumen rekam medis yang diretensi dalam keadaan tidak lengkap harus
dibuatkan SK direktur yang menyatakan bahwa hal tersebut telah dilengkapi dengan
bukti bahwa sudah pernah dikembalikan pada ybs namun tetap belum lengkap dalam
jangka waktu tertentu, seperti : buku ekspedisi serah terima
10. Hitung ulang kebutuhan rak penyimpanan
11. Review formulir rekam medis untuk di sederhanakan
12. Review Desain map rekam medis