Pentingnya Administrasi dan Supervisi Pendidikan dan

Konsep Dasar
Tri rafi harma1, hade afriansyah2
1
Universitas Negeri Padang, Padang, Indonesia (trirafiharma310398@gmail.com)
2
Universitas Negeri Padang, Padang, Indonesia, (hadeafriansyah@fip.unp.ac.id)

A.Konsep Profesi Pendidik dan Ketenaga pendidikan

a. Definisi Profesi Pendidik

Profesi berasal dari bahasa latin “Proffesio” yang mempunyai dua pengertian yaitu janji/ikrar
dan pekerjaan. Bila artinya dibuat dalam pengertian yang lebih luas menjadi kegiatan “apa
saja” dan “siapa saja” untuk memperoleh nafkah yang dilakukan dengan suatu keahlian
tertentu. Sedangkan dalam arti sempit profesi berarti kegiatan yang dijalankan berdasarkan
keahlian tertentu dan sekaligus dituntut daripadanya pelaksanaan norma-norma sosial dengan
baik. Terdapat beberapa pendapat para ahli tentang profesi:

a). Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Profesi adalah bidang pekerjaan yang dilandasi
pendidikan keahlian (keterampulan, kejuruan dsb) tertentu.

b). Menurut Sanusi (1991) Profesi adalah suatu jabatan yang memiliki fungsi dan signifikan
yang menentukan (erusial)

c). Menurut wikipedia Profesi adalah pekerjaan yang membutuhkan pelatihan dan
penguasaan terhadap suatu pengetahuan khusus. Suatu profesi biasanya memiliki asosiasi
profesi, kode etik, serta proses sertifikasi dan lisensi yang khusus untuk bidang profesi
tersebut. Contoh profesi adalah pada bidang hukum, kedokteran, keuangan, militer, teknik
desainer, tenaga pendidik.

d). Menurut Sirendi Profesi adalah pekerjaan yang dilakukan sebagai kegiatan pokok untuk
menghasilkan nafkah hidup dan yang mengandalkan suatu keahlian.

e). Menurut SCHEIN, E.H (1962) Profesi adalah suatu kumpulan atau set pekerjaan yang
membangun suatu set norma yang sangat khusus yang berasal dari perannya yang khusus di
masyarakat

f). Menurut Oemar Hamalik Profesi adalah suatu jabatan atau pekerjaan yang menuntut
keahlian atau keterampilan dari pelakunya. Oemar Hamalik (1984 : 2) sampai pada suatu
kesimpulan bahwa hakikat profesi adalah suatu pernyataan atau suatu janji yang terbuka.
Suatu profesi mengandung unsur pengabdian (Oemar Hamalik, 1984 : 3) menurutnya, suatu
profesi bukanlahdimaksudkan untuk mencari keuntungan materi belaka, melainkan untuk
pengabdian kepada masyarakat. Pengabdian seorang profesional menunjuk pada
pengutamaan kepentingan orang banyak daripada kepentingan diri.

Berdasarkan pemaparan di atas dapat disimpulkan bahwa profesi adalah suatu jabatan atau
pekerjaan yang menuntut keterampilan dari pelakunya dan membutuhkan pelatihan serta
penguasaan terhadap suatu pengetahuan khusussendiri.Sehingga professional berarti orang
yang mempunyai profesi atau kinerja seseorang dalam profesi, dan profesionalisme adalah

1
sikap professional dalam melakukan sesuatu sebagai pekerjaan pokok sebagai profesi dan
bukan sebagai pengisi waktu luang atau sebagai hobi belaka.

Menurut Arikunto,dkk (2008) Profesi pendidik merupakan profesi yang sangat penting dalam
kehidupan suatu bangsa, hal ini tidak lain karena posisi pendidikan yang sangat penting
dalam konteks kehidupan bangsa. Pendidik merupakan unsur dominan dalam suatu proses
pendidikan, sehingga kualitas pendidikan banyak ditentukan oleh kualitas pendidik dalam
menjalankan peran dan tugasnya di masyarakat

Dalam konteks Indonesia dewasa ini, nampak kecenderungan makin menguatnya upaya
pemerintah untuk terus mengembangkan profesi pendidik sebagai profesi yang kuat dan
dihormati sejajar dengan profesi lainnya yang sudah lama berkembang, hal ini terlihat dari
lahirnya UU No 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen. Undang-undang ini jelas
menggambarkan bagaimana pemerintah mencoba mengembangkan profesi pendidik melalui
perlindungan hukum dengan standard tertentu yang diharapkan dapat mendorong
pengembangan profesi pendidik.

b.Pengembangan profesi tenaga kependidikan

Pengembangan profesi tenaga pendidik dan kependidikan pada dasarnya hanya akan berhasil
dengan baik apabila dampaknya dapat menumbuhkan sikap inovatif. Sikap inovatif ini kan
makin memperkuat kemampuan profesional tenaga pendidik, untuk itu menurut Prof Idochi
diperlukan tujuh pelajar guna mendorong tenaga pendidik bersikaf inovatif serta dapat dan
mau melakukan inovasi, ketujuh pelajaran itu adalah sebagai berikut :

· Belajar kreatif

· Belajar seperti kupu-kupu

· Belajar keindahan dunia dan indahnya jadi pendidik

· Belajar mulai dari yang sederhana dan konkrit

· Belajar rotasi kehidupan

· Belajar koordinasi dengan orang profesional

· Belajar ke luar dengan kesatuan fikiran

Tujuh pelajaran sebagaimana dikemukakan di atas merupakan pelajaran penting bagi tenaga
pendidik dalam upaya mengembangkan diri sendiri menjadi orang profesional. Dalam kaitan
ini, ketujuh pelajaran tersebut membentuk suatu keterpaduan dan saling terkait dalam
membentuk tenaga pendidik yang profesional dan inovatif.

Belajar kreatif adalah belajar dengan berbagai cara baru untuk mendapatkan pengetahuan
baru, belajar kreatif menuntut upaya-upaya untuk terus mencari, dan dalam hal ini bercermin
pada kupu-kupu amat penting, mengingat kupu-kupu selalu peka dengan sari yang ada pada
bunga serta selalu berupaya untuk mencari dan menjangkaunya. Dengan belajar yang
demikian, maka sekaligus juga belajar tentang keindahan dunia, dan bagian dari keindahan
dunia ini adalah keindahaan indahnya jadi pendidik. Pendidik adalah perancang masa depan

2
siswa, dan sebagai perancang yang profesional, maka tenaga pendidik menginginkan dan
berusaha untuk membentuk peserta didik lebih baik dan lebih berkualitas dalam mengisi
kehidupannya di masa depan.

Untuk dapat melakukan hal tersebut di atas, maka tenaga pendidik perlu memulainya dari
yang kecil dan konkrit, dengan tetap berfikir besar. Mulai dari yang kecil pada tataran mikro
melalui pembelajaran di kelas, maka guru sebagai tenaga pendidik sebenarnya sedang
mengukir mas depan manusia, masa depan bangsa, dan ini jelas akan menentukan kualitas
kehidupan manusia di masa yang akan datang. Dalam upaya tersebut pendidik juga perlu
menyadari bahwa dalam kehidupan selalu ada perputaran atau rotasi, kesadaran ini dapat
menumbuhkan semangat untuk terus berupaya mencari berbagai kemungkanan untuk
menjadikan rotasi kehidupan itu sebagai suatu hikmah yang perlu disikapi dengan upaya yang
lebih baik dalam melaksanakan tugas sebagai pendidik.

Dalam upaya untuk memperkuat ke profesionalan sebagai tenaga pendidik, maka diperlukan
upaya untuk selalu berhubungan dan berkoordinasi dengan orang profesioanal dalam
berbagai bidang, khususnya profesional bidang pendidikan. Dengan cara ini maka
pembaharuan pengetahuan berkaitan dengan profesi pendidik akan terus terjaga melalui
komunikasi dengan orang profesional, belajar koordinasi ini juga akan membawa pada
tumbuhnya kesatuan fikiran dalam upaya untuk membengun pendidikan guna mengejar
ketinggalan serta meluruskan arah pendidikan yang sesuai dengan nilai luhur bangsa.

Tenaga Pendidik dan Kependidikan, mempunyai tugas pembinaan karier, peningkatan

mutu guru, koordinasi perlindungan hukum tenaga kependidikan dan koordinasi
penyelenggara penataran. Menurut Dedi Supriadi (1999) untuk menyelenggarakan Tenaga
Pendidik dan Kependidikan mempunyai fungsi :

a) Pelaksanaan dan evaluasi keadaan guru dan tenaga kependidikan lainnya menurut
jenis dan jenjang pendidikan

b) Pelaksanaan analisa kebutuhan, penempatan, pemerataan tenaga kependidikan antar

Kabupaten/Kota

c) Penetapan bahan kebijakan teknis peningkatan mutu dan karier tenaga guru dan
tenaga kependidikan lainnya

d) Penyusunan dan perencanaan pembinaan karier guru dan tenaga kependidikan

lainnya

e) Peningkatan mutu dan profesi guru lewat program penyetaraan

f) Pelaksanaan penilaian prestasi tenaga kependidikan berdasarkan penetapan angka

kredit jabatan fungsional

g) Penyusunan pedoman dan pelaksanaan pemilihan guru teladan

h) Penyusunan dan penyelenggaraan program standarisasi atau kompetensi tenaga guru

dan tenaga kependidikan lainnya

3
 i) Penyebar luasan, pedoman, penghargaan, perlindungan hukum dan kesejahteraan
guru dan tenaga kependidikan lainnya

j) Pelaksanaan tim koordinasi penyelenggaraan penataran

k) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan program pembinaan

karier dan peningkatan mutu guru dan tenaga kependidikan lainnya

l) Penyusunan laporan kegiatan monitoring dan evaluasi kegiatan

m) Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

B.Konsep Dasar Administrasi Pendidikan

1. Pengertian administrasi pendidikan

Secara etimologi, kata administrasi berasal dari bahasa latin “ad” artinya ke dan
“ministrare” yang menurut Gei (1992) artinya melayani , membantu, menunjang,
pencapaian tujuan sehingga benar-benar tercapai. Selanjutnya Siagian (1986)
mendefinisikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau
lebih yang didasarkan atas rasional tertuntu untu mencapai tujuan yang telah didtetapkan
sebelumnya. Nurhadi (1983) mengartikan administrasi sebagai suatu kegiatan atau
rangkaian kegiatan yang berupa proses pengelolaan usaha kerjasama sekelompok
manusia yang tergabing dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama yangtelah
ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efesien.
Untuk memperluas pemahaman tentang pengertian administrasi pendidikan berikut ini
dikemukakan beberapa batasan atau definisi yaitu :
1) Ngalim Purwanto ( 2010 : 4 ) : Administrasi pendidikan adalah segenap proses pengerahan
dan pengintegrasian segala sesutu, baik personal, spiritual maupun material, yang bersangkut
paut dengan pencapaian tujuan pendidikan.
2) Daryanto ( 2011 : 12 ) : Administrasi pendidikan adalah tindakan mengkoordinasikan
perilaku manusia dalam pendidikan agar sumber daya yang ada dapat ditata sebaik mungkin
sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif.
3) Syaiful Sagala ( 2009 : 39 ) : Administrasi pendidikan adalah suatu proses atau peristiwa
mengkoordinasikan sejumlah kegiatan yang saling bergantung dari orang-orang dan
kelompok-kelompok baik kegiatan yang berada pada pemerintahan maupun satuan
pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan.

4
4) Dadang Suhardan ( 2010 : 30 ) : Administrasi pendidikan adalah disiplin ilmu yang
mempelajari usaha kerja sama dengan melibatkan segenap sumber daya yang ada untuk
mengembangkan potensi peserta didik dalam mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan
efisien.
5) Djam’an Satori ( dalam Uhar Suharsaputra, 2010 : 12 ) : administrasi pendidikan dapat
diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama dengan memanfaatkan semua sumber
personil dan materil yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah
ditetapkan secara efektif dan efisien.

Jadi kata ”administrasi” secara harfiah dapat di artikan sebagai suatu kegiatan atau
usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan di dalam
mencapai suatu tujuan.

Dari definisi diatas maka administrasi dapat diuraikan menjadi 5 pengertian pokok
yaitu:
a. administrasi merupakan kegiatan atau rangkaian kegiatan manusia
b. rangkaian kegiatan itu merupakan suatu proses dan bersifat dinamis
c. prose situ dillakukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung dalam
suatu organisasi.
d. Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya
e. Proses pengelolan itu dilakukan agar tujuan dicapai secara efektif dan efisien.
Disamping adanya pengertian pokok administrasi juga ada unsur pokok administrasi.
Menurut Siagian(1986) unsur pokok administrasi adalah :
a. adanya sekelompok manusia ( sedikitnya 2 orang).
b. Adanya tujuan yang akan dicapai bersama
c. Adanya tugas/ fungsi yang harus dilaksanakan
d. Adanya peralatan dan perlengkapan yang diperlukan
2. Pentingnya Administrsi Pendidikan
Adminisrasi pendidikan merupakan subsistem dari system pendidikan disekolah yang
bertujuan menunjang pencapaian tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. Komponen
utama dalam system pendidikan yang memegang peranan penting dalam pencapaian
tujuan pendidikan adalah guru. Oleh karena itu guru mempunyai peranan penting dalam
administrasi pendidikan terutama dalam melaksanakan fungsi pokok administrasi.
5
 Dalam PP 38 Tahun 1992 Pasal 20 dikatakan bahwa tenaga pendidik yang ditugas
kan untuk menjadi pengelola satuan pendidikan dan pengawasan pada jenjang pendidikan
dasar adalah dari kalangan guru. Oleh karena itu pengembangan karir guru berkaitan
dengan bidang administrasi pendidikan. Berdasarkan hal-hal tersebut calon-calon guru
yang akan bertugas sebagai pengajar, harus memperoleh latar belakang pengetehuan dan
keterampilan dalam administrasi pendidikan.

3. Tujuan Administrasi Pendidikan

Tujuan kajian administrasi pendidikan dapat ditegaskan oleh beberapa ahli
diantaranya :
1) Syaiful Sagala ( 2009 : 45 ) : adalah menyediakan dasar konseptual dengan
mendefinisikan administrasi dengan mengimplementasikannya dalam kegiatan
pendidikan/untuk membentuk pemahaman dan memiliki keterampilan dalam bidang
administrasi pendidikan. Keterampilan ini perlu dimiliki, untuk menunjang efektifitas
dan efisiensi tugasnya atau pimpinan sekolah, dengan memahami kebutuhan-
kebutuhan sekolah yang harus disediakan oleh pemerintah, penyelenggara program
sekolah, dan bagaimana sekolah itu dikelola sampai pada batas kualitas yang
ditentukan.
2) Daryanto ( 2011 : 17 ) : adalah agar semua kegiatan itu mendukung tercapainya
tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi digunakan di dalam dunia
pendidikan adalah agar tujuan pendidikan tercapai. Apabila administrasi pendidikan
ini semakin baik, semakin yakin pula tujuan pendididkan itu akan tercapai dengan
baik.
3) Sergiovanni dan Carvar ( dalam Daryanto, 2011 : 17 ) : ada 4 tujuan administrasi,
yaitu : efektivitas produksi, efisisensi, kemampuan menyesuaikan diri
( adaptiveness ), dan kepuasan kerja. Keempaat tujuan tersebut menentukan
keberhasilan suatu penyelenggara sekolah.
Ada beberapa tujuan lain, diantaranya :
Tujuan Administrasi pendidikan adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas
penyelengaraan operasional pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan.
Secara khusus administrasi pendidikan di sekolah adalah untuk mempersiapkan
situasi di sekolah agar pendidikan dan pengajaran di dalamnya berlangsung
dengan baik.

6
 Tujuan Administrasi Pendidikan adalah meningkatkan efesiensi dan efektivitas
penyelengaraan operasional pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan.
Tujuan Administrasi pendidikan disekolah dapat dibedakan atas tujuan jangka
pendek, jangka menegah, dan jangka panjang.

A. Fungsi/Proses Administrasi Pendidikan

Selain memiliki tujuan, administrasi pendidikan juga mempunyai beberapa fungsi,

yakni administrasi pendidikan memiliki fungsi sebagai (1) perencanaan, (2)
pengorganisasian, (3) penyusunan, (4) pengarahan, (5) pengkoordinasian, (6) pelaporan,
(7) penganggaran, (8) pergerakan, (9) pengawasan, dan (10) penilaian.

1. Planning (perencanaan)
Administrasi dan manajemen membutuhkan selalu diawali dengan fungsi
perencanaan atau planning. Dalam tahap perencanaan ini administrator berkegiatan
untuk merumuskan, memilih, dan menetapkan apa saja aktifitas-aktifitas sumber daya
yang akan dilaksanakan dan mungkin yang akan digunakan dimasa datang untuk
mencapai tujuan-tujuan tertentu.
Sergiovanni (1987: 300) berpendapat bahwa: “plans are guides, approximations,
goal post, and compass setting not irrevocable commitments or decision
commandments”. Jadi rencana adalah sebuah penuntun yang disusun sedemikian rupa
yang sulit untuk dirubah.
Sedangkan Enoch (1992:3) berpendapat bahwa definisin perencanaan pendidikan
adalah sebagai : “suatu proses mempersiapkan alternatif keputusan bagi kegiatan masa
depan yang di arahkan kepada pencapaian tujuan dengan usaha yang optimal
mempertimbangkan kenyataan-kenyataan yang ada di bidang ekonomi, sosial budaya
secara menyeluruh dari suatu negara”.
Hal ini menunjukan bahwa perencanaan sekolah adalah tuntunan-tuntunan, taksiran,
pos-pos tujuan, dan letak-letak pedoman yang telah jadi komitmen dan pernyataan
keputusan yang tidak dapat ditarik kembali, yang diatur dan disepakati secara bersama-
sama oleh kepala sekolah dan staff personnel sekolah, berdasarkan periode waktu jangka
pendek maupun jangka panjang.

7
 Arti penting perencanaan terutama adalah memberikan kejelasan arah bagi setiap
kegiatan, sehingga setiap kegiatan dapat diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan
seefektif mungkin. Terdapat sembilan manfaat perencanaan bahwa perencanaan:
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan;
2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama;
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran;
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat;
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi;
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi;
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami;
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan
9. Menghemat waktu, usaha dan dana.

Selain itu dalam perencanaan terdapat prinsip-prinsip yang harus diperhatikan,

karena merencanakan sesuatu harus didasarkan atas pertimbangan tertentu dan sebuah
perencanaan haruslah memiliki banyak manfaat, berikut adalah prinsip-prinsip dalam
perencanaan:
1. Perencanaan adalah suatu proses yang berkesinambungan;
2. Perencanaan adalah suatu proses yang komprehensif;
3. Perencanaan hendaklah menghasilkan rencana yang fleksibel dan realistis;
4. Perencanaan harus berorientasi pada tujuan;
5. Perencanaan pendidikan harus memperhitungkan aspek-aspek kuantitatif dan
kualitatif pendidikan;
6. Perencanaan pendidikan harus melahirkan rangkaian tindakan yang jelas, terarah, dan
menurut prinsip efisiensi dan efektifitas; dan
7. Perencanaan pendidikan harus didasarkan pada identifikasi fenomena pendidikan
yang sedang terjadi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah sebuah panduan untuk
mempersiapkan keputusan bagi kegiatan dimasa depan yang mengarah kepada tujuan
berdasarkan komitmen-komitmen tertentu.

2 Organizing (pengorganisasian)

8
 Pengorganisasian merupakan kegiatan dimana aktivitasnya berisi tentang menyusun
dan membentuk hubungan kerja antar pribadi ataupun kelompok, sehingga terwujud
suatu kesatuan usaha dalam menempuh tujuan yang sudah ditetapkan.
Berikut ini beberapa pendapat para ahli mengenai apa itu pengorganisasian,
 Koontz dkk. mengemukakan bahwa pengorganisasian adalah penetapan sturuktur
peranan internal dalam suatu lembaga yang terorganisasian secara formal.
Pengorganisasian yang efektif dapat membagi habis (merata) dan menstrukturkan
tugas-tugas ke dalam sub-sub komponen organisasi.
 Terry mengemukakan bahwa pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang
direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok, penentuan hubungan-
hubungan pekerjaan di antara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang
sepatutnya.
 Menurut Sergiovanni, terdapat empat aspek penting ataupun empat syarat yang harus
dipertimbangkan dalam pengorganisasian, yaitu:
1. Legitimasi (Legitimacy), memberikan respon dan tuntunan eksternal, yaitu
sekolah mampu menampilkan performansi organisasi yang dapat mayakinkan
pihak-pihak terkait akan kemampuan sekolah mencapai tujuan melakukan
tindakan melalui sasaran.
2. Efisiensi (efficiency), pengakuan terhadap sekolah pada penggunaan waktu, uang,
dan sumber daya sekolah.
3. Keefektifan (effectivitness) menggambarkan ketepatan pembagian tugas, hak,
tanggung jawab, hubungan kerja bagian-bagian organisasi, dan menentukan
personnel (guru dan non guru) melaksanakan tugasnya;
4. Keunggulan (excellent) menggambarkan kemampuan organisasi dan kepala
sekolah melaksankan fungsi dan tugasnya sehingga dapat meningkatkan harga diri
dan kualitas sekolah.
 Menurut Gorton, teradapat langkah-langkah dasar dalam mengorganisasi program
sekolah; yang pertama ialah menentukan tugas, kemudian menentukan parameter
waktu dan kebutuhan, setelah itu menentukan jabatan dan tanggung jawab, merinci
hubungan kewenangan, merinci hubungan komunikasi, identifikasi kebutuhan
koordinasi dan penyusunan penetapan kriteria penialian kerja.
Dalam pengorganisasian terdapat asas-asas penting yang harus diperhatikan,
diantaranya:

9
 1. Organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai
dengan kebutuhan;
2. Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja;
3. Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab;
4. Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol;
5. Organisasi harus mengandung kesatuan perintah; dan
6. Organisasi harus fleksibel dan seimbang.
 Thomson menggambarkan bahwa organisasi mempunyai inti teknis kegiatan yang
dilaksankan berhubungan langsung dengan lingkungan eksternal, dan mengatasi
ketidak pastian dan penyesuaian dalam melaksanakan tugas meliputi pasangan timbal
balik antara staff yang selevel seperti guru atau sesama staff personnel lainnya di
sekolah (Owens, 1987). Alasan fungsi pengorganisasian penting
1. Mewujudkan struktur organisasi;
2. Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas
3. Wewenang atau tanggung jawab menjadi jelas
4. Memperlihatkan antar tugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi; dan
5. Sumber daya manusia dan material yang dibutuhkan dapat diketahui.
Selain itu, didalam fungsi pengorganisasian ini terdapat kegiatan-kegiatan
tertentu, kegiatan tersebut adalah:
1. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan
menetapkan prosedur yang diperlukan;
2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan
dan tanggungjawab;
3. Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya
manusia/tenaga kerja; dan
4. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.

3 Staffing (kepegawaian)
Fungsi yang ketiga adalah kepegawaian. Setara dengan fungsi-fungsi
sebelumnya, kepegawaian mempunyai fungsi yang sangat penting dimana
kepegawaian adalah pengisian sesuatu bidang atau unit dengan personal yang
akan melaksanakan tugas kegiatannya.
Dalam kepegawaian yang menjadi titik penekannya ialah personal itu sendiri.

10
aktifitasnya yang dilakukan di dalam kepegawaian antara lain: menentukan,
memilih, menempatkan, dan membimbing personnel.
Sebenarnya fungsi administrasi ini sudah dijalankan sejak penyusunan
perencanaan dan pengorganisasian. Dalam hal ini prinsip the right man in the right
place selalu diperhatikan.
Masalahnya selanjutnya yang perlu diperhatikan didalam kegiatan-kegiatan
kepegawaian ialah pemberian motivasi kepada para pegawai agar selalu giat,
kesejahteraan pegawai (jasmani maupun rohani), insentif dan penghargaan atas
jasa-jasa mereka, konduite dan bimbingan untuk dapat lebih maju, adanya
kesempatan meng-upgrade diri, masalah pemberhentian dan pension pegawai.

4 Directing (pengarahan)
Suharsimi Arikunto memberikan definisi pengarahan sebagai penjelasan,
petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan terhadap pra petugas yang terlibat,
baik secara struktural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan
dengan lancar.
Pengarahan (directing) merupakan pengarahan yang diberikan kepada anggota
organisasi, sehingga mereka menjadi karyawan yang berpengerahuan dan akan
bekerja efektif menuju sasaran yang telah ditetapkan organisasi. Directing juga
mencakup kegiatan yang dirancang untuk memberikan orientasi kepada pegawai
antara lain informasi tentang hubungan antar bagian, antar pribadi, kebijaksanaan,
dan tujuan organisasi.
Falsafah yang dikembangkan dalam fungsi pengarahan ini adalah suatu cara
berfikir dalam menejemen yang meliputi pengamatan, pengertian terhadap konsep
dan keyakinannya untuk mengambil tindakan. Oleh karena itu, kerja sama dalam
satu tim kerja di sekolah memerlukan proses pemantauan (monitoring) yang
intesif, yaitu suatu kegiatan untuk mengumpulkan data informasi berkaiatan
dengan apa yang dilakukan dalam usaha mengetahui seberapa jauh kegiatan
pendidikan yang telah dilakukan oleh guru, konselor, dan karyawan sekolah
lainnya telah mencapai tujuannya.
Hal yang penting didalam fungsi pengarahan ialah bagaimana kepemimpinan
berperan besar untuk memotivasi dan tentu saja mengarahkan dan mendorong
kepada setiap orang yang ia pimpin untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan
kapasitasnya.
11
Pengarahan-pengarahan dapat berupa:
1. Penjelasan tentang apa, mengapa dan bagaimana tugas;
2. Urutan prioritas penyelesaian;
3. Prosedur kerja;
4. Sarana dan sumber yang dapat dirnanfaatkan;
5. Pihak-pihak yang berkait dengan urusannya, baik langsung maupun tidak
langsung; dan
6. Bagaimana melakukan penilaian terhadap penyelesaian tugas tersebut.

5 Coordinating (pengkoordinasian)
System koordinasi pada umumnya tidak efektif karena muncul system
birokrasi, dan krisis ini akan terjadi jika organisasi menjadi terlalu besar dan rumit
untuk dikelola. Akan tetapi, pada pokoknya penggoordinasian menurut The Liang
Gie (1983: 216) merupakan rangkaian aktifitas yang menghubungkan, menyatu
padukan dan menyalaraskan orang-orang dan pekerjaan. Sedangkan Oteng Sutisna
(1983: 199) merumuskan koordinasi ialah mempersatukan sumbangan-sumbangan
dari orang-orang, bahan, dan sumber-sumber lain ke arah tercapainya maksud
yang telah ditetapkan.
Koordinasi dapat diwujudkan dengan menggunakan cara-cara antara lain:
1. Konferensi atau pertemuan lengkap yang mewakili unit kerja;
2. Pertemuan berkala untuk pejabat-pejabat tertentu;
3. Pembentukan panitia gabungan jika diperlukan;
4. Pembentukan badan kooordinasi staff untuk mengkoordinir kegiatan;
5. Mewancarai bawahan untuk mengetahui hal penting yang berkaitan
dengan tugas dan tanggung jawabnya;
6. Memorandum atau instruksi berantai; dan
7. Ada dan tersedianya buku pedoman organisasi dan tata kerja.
Unsur-unsur koordinasi yang penting dalam organisasi pemerintahan daerah,
provinsi, kabupaten/kota, dinas pendidikan daerah, dan sekolah antara lain dapat
dikemukakan:
1. Ada koordinator yang cukup berwibawa dilihat dari kedudukan dan
pendidikannya untuk memfungsikan tiap-tiap bagian atau orang-orang dalam
organisasi. Koordinator tersebut memiliki kemampuan untuk membawa dan
menggunakan sumbangan dari unit dan orang tersebut guna mewujudkan tujuan
12
yang telah ditentukan;
2. Ada unit atau orang yang dikoordinasikan yang sudah ditata dan mampu
memberikan sumbangan yang sangat berguna bagi terwujudnya cita-citan
bersama; dan
3. Ada pengertian timbal balik dari coordinator dan mereka yang terkoordinir
untuk saling menghargai dan saling kerjasama bagi kepentingan organisasi.
Adapun manfaat dari pengkoordinasian adalah:
1. Dengan pengkoordinasian dapat diperoleh kekuatan yang integral dan
menyatu sehingga diperoleh hasil gerak organisasi yang kompak, harmonis dan
saling menunjang.
2. Dengan pengkoordinasian diharapkan tidak terjadi arus yang simpangsiur
antara bidang-bidang yang ada, baik dalam pengambilan keputusan,
penginformasian, serta tindakan, ditinjau dari segi arah dan bentuk.

6 Budgeting (Penganggaran)
Dianalogikan sebagai aspek penting dalam kebutuhan sehari-hari, dimana
manusia membutuhkan makanan untuk melakukan kegiatan, begitulah pentingnya
fungsi pembiayaan ini.
Pembiayaan adalah kegiatan yang berisi tentang dana dan anggaran. Pembiayaan
sekolah adalah kegiatan mendapatkan biaya serta mengelola anggaran pendapatan
dan belanja pendidikan menengah. Kegiatan ini dimulai dari perencanaan biaya,
usaha untuk mendapatkan dana yang mendukung rencana itu, penggunaan, serta
pengawasan penggunaan anggaran tersebut.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan itu antara lain:
- Perencanaan tentang berapa biaya yang akan diperlukan,
- Dari mana dan bagaiamana itu dapat diperoleh/diusahakan,
- Bagaimana penggunaannya,
- Siapa yang akan melaksanakannya,
- Bagaiamana pembukuan dan pertanggung jawabannya, dan
- Bagaimana pengawasannya, dll.

7 Motivating (Pergerakan)
Penggerakan atau istilah pembimbingan menurut the Liang Gie merupakan
aktifitas seorang manager dalam pemerintahan, menugaskan, menjuruskan,
13
mengarahkan, dan menuntun karyawan atau personnel organisasi untuk
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Terry menjelaskan actuating merupakan usaha untuk menggerkan anggota
kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk
mencapai sasaran organisasi.
Adapun menurut Keith Davis (1972) menggerakan ialah kemampuan membujuk
orang-orang mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuh
semangat.
Unsur essensial dalam organisasi yaitu kebersamaan langkah maupun gerak
didasarkan instruksi yang jelas untuk mencapai suatu tujuan.
Jadi pemimpin hanya mungkin melakukan pergerakan dengan sebaik-baiknya
apabila bawahannya menaruh kepercayaan dan penghargaan terhadapnya. Jadi
setiap pemimpin atau menejer yang ingin menjalankan kepemimpinannya dengan
efektif harus meningkatkan kualitas dirinyaagar menjadi seorang pemimpin
(leader) dengan memiliki format authority, technical authority, dan personal
authority yang memadai.
Didalam menggerakkan sesuatu pastilah ada proses-proses yang mungkin dapat
membantu, namun hal itu tidak lepas dari objek yang kita gerakkan tersebut, jadi
tidak ada pedoman tertentu dalam penggerakkan, namun berikut ini pedoman
umum yg mungkin biasa dilakukan, yaitu:
1. Motivasi kepada anak didik, bawahan, pegawai, dan sebagainya;
2. Komunikasi yang efektif;
3. Mengembangkan partisipasi aktif dikalangan pekerja;
4. Pemberian tugas yang sesuai dengan minat dan kemampuan pekerja; dan
5. Perbaikan iklim organisasi dan kondisi-kondisi pekerja.

8 Controlling (Pengawasan)
Kegiatan pengawasan ini dilakukan agar prilaku personalia organisasi mengarah
ke tujuan organisasi, bukan semata-mata ke tujuan individual; dan agar tidak
terjadi penyimpangan yang berarti antara rencana dengan pelaksanaan. Dengan
demikian jelaslah controlling mencakup kelanjutan tugas untuk melihat apakah
kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai rencana. Melalui pengawasan yang efektif,
roda organisasi, implementasi rencana, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu
dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
14
Pengertian pengawasan yang lebih sederhana dikemukakan oleh Johnson (1973:
74) yaitu sebagai fungsi system yang melakukan penyesuaian terhadap rencana,
mengusahakan agar penyimpangan-penyimpangan tujuan system hanya dalam
batas-batas yang dapat ditoleransi. Dengan denikian dapat ditegaskan bahwa
sasaran pengawasan adalah prilaku individu sebagai orang-orang yang memproses
lancarnya kegiatan pembelajaran dan tidak terjadi penyimpangan. Pengertian ini
mengacu pada dua hal yaitu performan personnel dalam memproses obyek dan
hasil pendidikan.
Menurut Terry (2003: 18) ada berbagai cara untuk mengadakan perbaikan,
termasuk mengubah rencana dan bahkan tujuannya, mengatur kembali tugas-tugas
atau mengubah wewenang, tetapi seluruh perubahan tersebut dilakukan melalui
manusiawi.
Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan pengawasan menurut
Massie (1973) ialah:
1. Tertuju kepada strategis sebagai kunci sasaran yang menentukan
keberhasilan;
2. Pengawasan menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai
tujuan;
3. Flexible dan responsive terhadap perubahan –perubahan kondisi dan
lingkungan;
4. Cocok dengan organisasi pendidikan, misanya organisasi sebagai system
terbuka;
5. Merupakan control diri sendiri;
6. Bersifat langsung yaitu pelaksanaan control ditempat pekerja; dan
7. Memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personnel
pendidikan.
Pengawasan yang baik adalah yang dapat memanfaatkan profesi dan karier
manusia (personnel) secara optimal yaitu:
1. Mengikutsertan mereka menentukan sasaran;
2. Menciptakan iklim ynag mendorong pengembangan diri; dan
3. Membuat mereka responsive dengan semangat yang menantang. Untuk itu
perlu ada suatu system penilaian yang sistematis dan tepat yang dapat memberi
gambaran seberapa singkat kualitas yang diperolah.

15
9 Evaluating (Penilaian)
Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk
meneliti dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam
proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai dengan rencana atau program
yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Evaluasi
mengetahui berhasil atau tidaknya suatu program, diperlukan adanya penilaian
atau evaluasi. Tiap penilaian berpegang pada rencana tujuan yang hendak
dicapainya, atau dengan kata lain setiap tujuan merupakan kriteria penilaian.
Sekolah sebagai suatu lembaga pendidikan, tidak didirikan orang untuk
memperoleh penghasilan, melainkan untuk memelihara dan memajukan
kebudayaan. Dengan demikian penilaiaan tentang efisiensi pendidikan bukanlah
untuk menentukan untung rugi secara finansial. Berhasil atau tidak berhasil
pendidikan harus dinilai dari sudut keuntungan –keuntungan atau kerugian
masyarakat.
Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah :
1. Memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode
kerja, pekejaan tersebut berhasil;
2. Menjamin cara bekerja yang efektif dan efisien;
3. Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk
menghindari situasi yang dapat merusak; dan
4. Memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan
organisasi.
Perlu ditekankan di sini bahwa fungsi-fungsi pokok yang telah dibicarakan di atas
satu sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses
keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan merupakan rangkaian
kegiatan yang kontinyu.
Di dalam fungsi penilaian ini terlihat kegiatan-kegiatan monitoring, kontrol, dan
supervisi. Monitoring dilakukan selama berlangsung proses pelaksanaan
pekerjaannya untuk memperoleh informasi tentang pelaksanaan. Demikian kita
lihat bahwa penilaian, monitoring, kontrol dan supervisi berkaitan sangat erat dan
mempunyai tujuan yang sama ialah untuk lebih memperbaiki pelaksanaan
program suatu organisasi atau lembaga.
Penilaian tidak hanya mengenai hasil atau tujuan akhir seperti telah direncanakan
semula. Penilaian semacam ini dalam rangka sistim instruksional disebut evaluasi
16
 sumatif. Penilaian juga dilakukan selama berlangsungnya proses kegiatan
penilaian ini disebut formative evaluation. Pendek kata, penilaian itu harus
dilakukan secara berkesinambungan dan mengenai segi kehidupan organisasi atau
lembaga.

C. Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan

Secara umum ruang lingkup administrasi pendidikan ialah :

a.) Administrasi Kurikulum

Meliputi pembukuan dan pendataan jumlah meta pelajaran yang diajarkan, waktu
tersedia, jumlah guru beserta pembagian jam pelajaran, jumlah kelas, penjadwalan, buku
yang dibutuhkan, program semester, evaluasi, program tahunan dan kalender
pendidikan.
b.) Administrasi ketenagaan pendidikan ( kepegawaian )

Meliputi, kumpulan surat lamaran dan penerimaan pegawai, mutasi, surat keputusan,
surat tugas, berkas-berkas tenaga kependidikan, daftar umum kepegawaian.
c.) Administrasi kesiswaan

Meliputi, Organisasi dan perkumpulan murid. Masalah kesehatan dan kesejahteraan

murid. Penilaian dan pengukuran kemajuan murid. Bimbingan dan penyuluhan bagi
murid.
d.) Admnistrasi sarana dan prasarana pendidikan

Meliputi, buku perencanaan pengadaan barang, buku pembagian dan penggunaan

barang, buku perbaikan barang, dan lain-lain.
e.) Administrasi keuangan/pembiayaan pendidikan, meliputi keuangan pendaftaran
siswa batu, uang gedung, uang seragam, uang pealatan sekolah, SPP. Dan lain-lain.
f.) Administrasi perkantoran, meliputi surat masuk dan keluar, buku tamu, buku-buku
17
penting terkait penyelenggaraan pendidikan.
g.) Administrasi unit-unit penunjang pendidikan, meliputi bimbingan konseling, UKS,
pramuka, olahraga, kesenian.
h.) Administrasi layanan khusus pendidikan, meliputi konsumsi, layanan antar jemput,
bimbingan khusus di rumah.
i.) Administrasi tata lingkungan dan keamanan sekolah, meliputi perencanaan tata tertib
dan pertamanan di sekolah, jadwal penjaga, jadwal kebersihan.

j.) Administrasi hubungan dengan masyarakat, meliputi hasil kerja sama, program-
program humas. Dan sebagainya.

Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Ada yang
bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Untuk mendapatkan gambaran
perubahan data dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan
berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar
pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang
terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.Di lembaga pendidikan tingkat
menengah hampir sebagian besar belum ada tenaga administrasi sesuai yang diharapkan.

Kepala Sekolah sebagai administrator di lingkungan sekolah yang dipimpinnya, dalam

melaksanakan tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara membagi tugas
administrasi mereka. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan, cepat
dan benar diperlukan pedoman administrasi di tingkat sekolah. Jadi administrasi
pendidikan sangat mempunyai peran dalam pengembangan dan kemajuan dalam dunia
pendidikan sehingga arah untuk merealisasikan suatu prestasi sangatlah mudah tercapai.

18
 DAFTAR PUSTAKA

Afriansyah, H. (2017). Supervisi. padang: Universitas Negeri Padang.

Kemendikbud. (2005). UU No.14 Tahun 2005 Tentang Guru dan Dosen, 48(9), 800–809.
Mahmud, H. (2015). Administrasi Pendidikan(Menuju Sekolah Efektif). (R. dan Firman, Ed.).
Makassar: Aksara Timur.
Marmoah, S. (2018). adminitrasi dan supervisi pendidikan teori dan praktek (2nd ed.).
Yogyakarta: deepublish.
Suhardan, Dadan. 2010.Supervisi Profesional. Bandung: Alfabeta

19