PELAYANAN PUBLIK
Program Magister Keuangan Daerah
Oleh:
Dr. Abdul Razak Munir, SE, M.Si, M.Mktg
Definisi Manajemen
• Seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan, pengarahan dan pengawasan
daripada sumberdaya manusia untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu
(Manullang, 1985)
• Suatu proses yang dilakukan oleh satu atau lebih
individu untuk mengkoordinasikan berbagai
aktivitas lain untuk mencapai hasil-hasil yang tidak
bisa dicapai apabila satu individu bertindak sendiri
(Gibson, Donelly & Ivancevich, 1996)
Definisi Manajemen
✓ pejabat,
✓pegawai,
✓petugas, dan
✓setiap orang yang bekerja di dalam
organisasi penyelenggara yang bertugas
melaksanakan tindakan atau
serangkaian tindakan pelayanan publik.
ASAS PELAYANAN PUBLIK
✓kepentingan umum;
✓kepastian hukum;
✓kesamaan hak;
✓keterbukaan;
✓partisipatif;
✓keprofesionalan;
✓akuntabilitas;
✓keseimbangan hak dan kewajiban;
✓persamaan perlakuan/tidak diskriminatif;
✓fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan;
✓ketepatan waktu; dan
✓kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan
PRINSIP-PRINSIP PELAYANAN PUBLIK
Kesederhanaan,
Kejelasan,
Kepastian Waktu,
Akurasi,
Keamanan,
Tanggungjawab,
Kelengkapan sarana dan prasarana,
Kemudahan Akses,
Kedisiplinan, Kesopanan dan Keramahan
Kenyamanan,
30
PARADIGMA
MANAJEMEN PUBLIK
Mengalami Evolusi
MANAJEMEN REINVENTING
GAYA ILMIAH ALA GOVERNMENT
WEBERIAN TAYLOR (OSBORNE DAN GAEBLER)
PARADIGMA LAMA
BIROKRASI MERUPAKAN PELAKSANA
LAYANAN PUBLIK
PARADIGMA BARU
MAKSIMALISASI PELAYANAN PUBLIK
ENTREPRENEURIALSHIP
(Osborne dan Gaebler, 1999; Abdul Wahab
1999; Thoha dan Dharma, 1999)
AGENDA KEBIJAKAN
REFORMASI ADMINISTRASI
(Savas,1987:89)
“The delivery of services by a government
agency using its own employees”
(Pelayanan publik adalah pemberian pelayanan oleh agen-agen
pemerintah melalui para pegawainya) ? ? ?
Davidow (1988)
“Service is those thing which when added to
a product increase its utility or value to the
customer”
(Pelayanan sendiri adalah hal-hal yang jika diterapkan terhadap suatu
produk akan meningkatkan daya atau nilai terhadap pelanggan)
Uphoff (1998)
merekomendasikan keterlibatan tiga sektor
dalam pemberian pelayanan publik
1. Tangible; 6.Credibility;
2. Reliable; 7.Security;
3. Responsiveness; 8.Acces;
4. Competence; 9.Communication;
5. Courtesy; 10.Understanding the customer;
KUALITAS PELAYANAN PUBLIK
1. Prosedur pelayanan: Prosedur pelayanan yang dibakukan bagi
pemberi dan penerima pelayanan termasuk pengaduan.
2. Waktu penyelesaian: ditetapkan sejak saat pengajuan
permohonan sampai dengan penyelesaian pelayanan
termasuk pengaduan.
3. Biaya pelayanan dalam hal ini biaya/tarif pelayanan termasuk
rinciannya yang ditetapkan dalam proses pemberian layanan.
4. Produk pelayanan, hasil pelayanan yang akan diterima sesuai
dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
5. Sarana dan Prasarana harus disediakan secara memadai oleh
penyelenggara pelayanan publik.
6. Kompetensi petugas pemberi pelayanan, harus ditetapkan
dengan tepat berdasarkan pengetahuan, keahlian,
keterampilan, sikap, dan perilaku yang dibutuhkan.
40
DIMENSI-DIMENSI ORIENTASI PELAYANAN
1. QUALITY
Pelanggan sangat berkepentingan dengan pelayanan yang bermutu.
Pelayanan harus berorientasi pada mutu, sehingga perlu didengar dan dilihat
pandangan pelanggan serta pengalaman mereka atas mutu pelayanan yang
diterimanya
2. ACCESS
Pelayanan harus mudah diakses oleh pelanggan :
- Letak kantor pelayanan harus sedekat mungkin bisa dijangkau oleh pelanggan
- Sifat pisik kantor pelayanan harus cukup representatif agar dapat diberikan
pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan
- Jam kerja kantor pelayanan harus luas sesuai dengan peluang dan kesempatan
pelanggan
- Aparat dan sistem pelayanan harus menjamin terpenuhinya kebutuhan kejiwaan
dan sosial pelanggan; dan
- Pelanggan harus mudah memperoleh dan memahami informasi pelayanan dan
organisasi pelayanan
3. CHOICE
Pelayanan harus berorientasi pada pilihan dan keinginan pelanggan. Aparat
perlu mencermati dan memahami dengan baik dan benar apa yang menjadi
pilihan dan keinginan pelanggan dan kemudian berusaha memenuhinya
4. PARTICIPATIVE CONTROL
Rakyat mempunyai hak untuk mengawasi dan mengendalikan pelayanan yang
mereka terima. Bila ternyata pelayanan yang diberikan tidak sesuai dengan
pilihan dan kepentingan mereka maka aparat pelayanan harus mengubah dan
memperbaikinya sesuai dengan harapan pelanggan
Matrik Penilaian Pelayanan
Tingkat Kesulitan Tingkat Kesulitan Pengguna Di Dalam
Produsen Di Dalam Mengevaluasi Kualitas
Mengevaluasi
Kualitas Rendah Tinggi
Consumer
Tinggi Mutual Ignorance
Knowledge
Harapan
Dimensi
Kualitas Kualitas
Pelayanan Pelayanan
Kenyataan
Beberapa esensi dalam penyelenggaraan
pelayanan publik yang perlu selalu disadari
Rogers (1994)
menganggap bahwa performance harus didefenisikan sebagai
’outcomes’ (hasil) dari pekerjaan sebab outcomes tersebut memberikan
keterkaitan yang paling kuat dengan tujuan strategis dari suatu
organisasi, kepuasan pelanggan dan kontribusi ekonomi
1. Faktor Pribadi/individu
ketrampilan, rasa percaya diri, motivasi dan komitmen sesorang
2. Faktor Kepemimpinan
kualitas dari dorongan, bimbingan/arahan dan dukungan yang
diberikan oleh manajer dan team leaders
3. Faktor Tim
kualitas dukungan yang diberikan oleh teman/kolega
4. Faktor Sistem
Sistem kerja dan fasilitas (alat) yang disediakan oleh lembaga/
organisasi
5. Faktor Kontekstual/Situsional
Tekanan dan perubahan-perubahan lingkungan internal dan
external
Penilaian terhadap Proses penilaian juga harus
performance seseorang sampai pada performance
dari seorang manajer
sebagai seorang pemimpin
A ntecedent
Kejadian SEBELUM perilaku
berlangsung
B ehaviour
Kejadian SAAT perilaku berlangsung
C onsequencese
Kejadian SETELAH perilaku
berlangsung
A ntecedent
Daniels (1989) menggambarkan antecedent sebagai orang/manusia, tempat,
sesuatu atau suatu kejadian yang ada, sebelum terjadinya suatu behaviour,
yang mendorong anda untuk melakukan atau berprilaku seperti saat ini
2. Mengkomunikasikan informasi
Consequences (konsekwensi)
adalah kejadian/peristiwa yang
mengikuti behaviours
Ada empat konsekwensi prilaku :
dua diantaranya meningkatkan prilaku dan
dua lainnya menurunkannya
(Daniels, 1989 dalam Isaac, 2000) :
Pengakuan performance
- Pengukuran performance
- Imbalan dan sanksi
- Penilaian terhadap kebutuhan pelatihan
Hal ini disebabkan karena sector publik dan sector swasta makin
sukar dibedakan dan semakin interdependen (Warella, 2003)
1. Perubahan ekonomi
seperti dari ekonomi berbasis produksi ke berbasis pelayanan
5. Kualitas pelayanan masyarakat yang buruk akan memberi pengaruh politik yang
negatif / merugikan
Meskipun organisasi publik memiliki ciri-ciri yang berbeda
dengan organisasi bisnis
3. Transparan
4. Taat Hukum
5. Menghargai HAM
6. Responsif
9. Representatif
10. Akuntabel
Sedangkan dalam mewujudkan misi pemerintah daerah dalam
memberikan pelayanan masyarakat harus berdasarkan kepada
beberapa prinsip pelayanan prima (Islamy, 2002) yaitu :
1. Appropriatness :
Setiap jenis, produk, proses dan mutu pelayanan yang disediakan oleh
pemerintah harus relevan dan signifikan sesuai dengan apa yang dibutuhkan
oleh masyarakat
2. Accessibility :
setiap jenis, produk, proses dan mutu pelayanan yang disediakan oleh
pemerintah dapat diakses sedekat dan sebanyak mungkin oleh pengguna
pelayanan (masyarakat)
3. Continuity :
setiap jenis, produk, proses dan mutu pelayanan yang diberikan oleh
pemerintah harus secara terus menerus tersedia bagi masyarakat pengguna
pelayanan
4. Technicality :
Setiap jenis, produk, proses dan mutu pelayanan yang diberikan oleh
pemerintah harus ditangani oleh petugas yang benar-benar memiliki
kecakapan teknis pelayanan tersebut berdasarkan kejelasan, ketepatan dan
kemantapan aturan, system, prosedur, dan instrumen pelayanan baku
5. Profitability :
setiap jenis, produk proses dan mutu pelayanan yang diberikan oleh
pemerintah harus benar-benar dapat memberikan keuntungan ekonomis dan
sosial kepada pemerintah dan masyarakat
6. Equitability :
setiap jenis, produk proses dan mutu pelayanan harus tersedia dan dapat
diakses dan diberikan secara adil dan merata kepada segenap anggota
tanpa terkecuali
7. Transparancy :
setiap jenis, produk proses dan mutu pelayanan yang diberikan oleh
pemerintah dilakukan secara transparan sehingga masyarkat pengguna
pelayanan dapat menggunakan hak dan kewajiban atas pelayanan tersebut
dengan baik dan benar
8. Accountability :
setiap jenis, produk proses dan mutu pelayanan yang diberikan pemerintah
pada akhirnya aparat pemerintah itu mempunyai tugas memberikan
pelayanan yang sebaik-baiknya pada masyarakat
• Struktur Organisasi
• Kemampuan Aparat
• Sistem Pelayanan
• Sarana Pelayanan (Teknologi Pelayanan)
STRUKTUR ORGANISASI
• Kompleksitas
• Formalitas
• Sentralisasi
INDIKATOR STRUKTUR ORGANISASI
P
KEPUTUSAN TOTAL
E
PELANGGAN
Plan (P) R
B
Kualitas Produk Do (D)
PENGENDALIAN A
Harga KUALITAS TERPADU
Study(S) I
Waktu Penyerahan
Act (A) K
Pengendalian Kualitas A
Pengendalian Pemasok
Pengendalian Hubungan Pelanggan N
Pengendalian Hubungan Tenaga Kerja
Pengendalian Informasi
Pengendalian Proses Produksi Kebijakan Manajemen
Pengendalian Finansial Organisasi Manajemen
Pengendalian Investori Fungsi Manajemen
Pengendalian Anggaran Gugus Kendali Mutu (QCC)
Dan lain - lain
2. KOMPETENSI
5. MENYELARASKAN EMOSI-
EMOSI ORANG LAIN
CIRI-CIRI SISTEM KUALITAS MODERN
Gaspersz (1997)
1. Effectiveness (or
Outcome) indicators
% reduction in the incidence
of a disease resulting from a
preventative health program
• Ukuran Input
• Kevin P. Kearns
• Alan Norton
Strategi Pelayanan Menurut
Kevin P. Kearns
• Society-centered strategy
1. Social Class analysis
2. Pluralism
3. Public Choice
• State-centered strategy
Strategi Pelayanan
Menurut Alan Norton
• Appropriateness
• Accessibility
• Continuity
• Technicality
• Profitability
• Equitability
• Transparency
• Accountability
• Effectiveness And Efficiency
PERBAIKAN KUALITAS, STRATEGI, DAN
PERANAN PEMERINTAH DALAM PELAYANAN
PUBLIK
Perbaikan Kualitas
1. Pandangan tradisional
2. Pandangan modern
PANDANGAN TRADISIONAL dan
MODERN TENTANG KUALITAS
1. Memandang kualitas sebagai isu teknis 1. Memandang kualitas sebagai isu bisnis
2. Usaha perbaikan kualitas pada fungsi atau 2. Usaha perbaikan kualitas diarahkan oleh
departemen produksi manajer puncak
3. Memfokus kualitas pada fungsi atau 3. Kualitas mencakup semua fungsi atau
departemen produksi departemen dalam organisasi
4. Produktivitas dan kualitas merupakan sasaran 4. Produktivitas dan kualitas merupakan sasaran
yang bertentangan yang bersesuaian, karena hasil-hasil
produktivitas dicapai melalui peningkatan atau
perbaikan kualitas
5. Kualitas didefinisikan sebagai konformasi 5. Kualitas secara tepat didefinisikan sebagai
terhadap spesifikasi atau standar. persyaratan untuk memuaskan pengguna
Membandingkan produk terhadap spesifikasi produk. Membandingkan produk terhadap
kompotisi dan terhadap produk terbaik di pasar
PANDANGAN TRADISIONAL dan
MODERN TENTANG KUALITAS (lanjutan)
6. Kualitas diukur melalui derajat nonkonformasi 6. Kualitas diukur melalui perbaikan proses dan
menggunakan ukuran-ukuran kualitasi internal kepuasan pelanggan secara terus menerus
dengan menggunakan ukuran-ukuran kualitas
berdasarkan pelanggan
7. Kualitas dicapai melalui inspeksi secara intensif 7. Kualitas ditentukan melalui desain produk dan
terhadap produk dicapai melalui teknik pengendalian yang efektif
serta memberikan kepuasan selama masa pakai
produk
8. Beberapa kerusakan atau cacat diizinkan, jika 8. Kerusakan dicegah sejak awal melalui teknik
produk telah memenuhi standar kualitas pengendalian proses yang efektif
minimum
9. Kualitas adalah fungsi terpisah dan berfokus 9. Kualitas adalah bagian dari setiap fungsi dalam
pada evaluasi produksi semua tahap dari siklus hidup produk
10. Pekerja dipermalukan apabila menghasilkan 10. Manajemen bertanggung jawab untuk kualitas
kualitas yang jelek
11. Hubungan dengan pemasok bersifat jangka 11. Hubungan dengan pemasok bersifat jangka
pendek dan berorientasi pada biaya panjang dan berorientasi kualitas
Aspek-Aspek Kunci
dari Sistem Kualitas
1.
Tanggung
Jawab
Manajemen
3. 4. 2.
Struktur Keterkaitan Sumber Daya
Sistem Dengan Material dan
Kualitas Pelanggan Personal
ELEMEN-ELEMEN
MANAJEMEN PELAYANAN
Elemen Sub Bagian
1. Tanggung Jawab Manajemen - Kebijakan kualitas
- Tujuan kualitas
- Tanggung jawab dan wewenang
- Tinjauan ulang manajemen
8. Analisis dan performasi dan perbaikan jasa - Pengumpulan data dan analisis
- Metode statistik
- Perbaikan kualitas jasa
Pelayanan Pelayanan
Materi Pribadi
Keahlian Pelayanan
Mutu Produk dan Pengetahuan
Citra yang Produk
Lingkungan Pelayanan Diproyeksikan
Sikap Pelayanan
Sistem Pelayanan
Sistem Manusia
Persepsi Pelanggan
Tentang Pelayanan
Pemantauan
1. Keperluan dan harapan pelanggannya perludidefinisikan
dan diperhatikan secermat-cermatnya
2. Kegiatan pesaing (utamanya pelayanan publik yang lain)
apa yang dilakukan perlu selalu diketahui dan dipelajari
dengan baik
3. Wawasan tentang masa depan, untuk kepentingan jangka
panjang harus ada keberanian bereksperimen dan
perubahan-perubahan untuk masa depan
pelayanan pelayanan
materi Diperlukan Perpaduan pribadi
PERANAN PEMERINTAH
DALAM PELAYANAN
PUBLIK
Fungsi pelayanan yang dijalankan
pemerintahan modern saat ini
pelayanan kepada
masyarakat
tujuan terbentuknya
pemerintahan itu sendiri
DIMENSI dan MODEL PEMERINTAHAN DAERAH
WEAK LOCAL GOVERNMENT
Community Traditional
Oriented Enabler Bureaucratic
Authority
Participatory
Democracy
Market-Oriented
Enabler Sumber : Leanch,
STRONG LOCAL GOVERNMENT Stewart & Walsh (1994)
PENGEMBANGAN MODEL
CITIZEN'S CHARTER DALAM
MENINGKATKAN PELAYANAN
PUBLIK DI INDONESIA
The Citizen's Charter
1. memperkuat
konsumen
Gugus pemikiran lain yang
berpengaruh terhadap upaya
pembaruan (reformasi) 2. pemerintahan dengan
pelayanan publik khususnya sistem kontrak
di negara Inggris
(Oliver dan Drewry, 1996)
3. membawa politik
keluar dari area
Layanan publik
The Citizen's Charter
Istilah Istilah
Customer's Charter Citizen's Charter
3. Alur Pelayanan
1. Tahap Promosi
2. Tahap Formulasi
3. Tahap Implementasi
4. Tahap Evaluasi
TAHAP PROMOSI
2. Solusi perbaikan
BAGI PEMERINTAH
1. Memudahkan melakukan evaluasi terhadap kinerja pelayanan
2. Membantu memahami kebutuhan dan aspirasi warga serta stakeholder
mengenai penyelenggaraan pelayanan publik
3. Meningkatkan kesadaran masyarakat bahwa pelayanan publik bukan hanya
tanggung jawab pemerintah tetapi juga menjadi tanggung jawab semua,
termasuk warga masyarakat selaku pengguna layanan
BAGI MASYARAKAT
1. Memberikan jaminan bahwa pelayanan publik akan menjadi lebih responsif
2. Memberi kemudahan kepada masyarakat untuk mengakses informasi
dan sekaligus melakukan kontrol terhadap penyelenggaraan pelayanan
3. Penghargaan terhadap martabat dan kedudukan masyarakat sebagai warga
Negara yang berdaulat (masyarakat sebagai subyek)
Apa itu ?
Menjadi
Teladan
Memotivasi
Mentoring
Memampukan
AREA
155
Best Practices Pelayanan yang dilakukan oleh Beberapa
Pemerintah Daerah
A. KABUPATEN JEMBRANA-BALI (KESEHATAN)
1. Program Jaminan Kesehatan Jembrana (JKJ). Program JKJ ini
merupakan pemberian asuransi kesehatan kepada seluruh
masyarakat di Kabupaten Jembrana.
a. Meringankan beban masyarakat dalam pembiayaan kesehatan
b. Memberikan kualitas pelayanan kesehatan yang lebih baik kepada
masyarakat
c. Menciptakan kompetisi pelayanan yang sehat antara Pemberi
Pelayanan Kesehatan (PPK) baik negeri maupun swasta.
2. Evaluasi pelayanan Puskesmas, evaluasi pemanfaatan Puskesmas
dan puskesmas Pembantu. Pada tahun 2001 telah dilakukan
restrukturisasi dan merger puskesmas dari 11 Puskesmas di merger
menjadi 6 Puskesmas.
3. Penilaian pegawai secara obyektif dengan memberikan punishment
pada pegawai yang tidak disiplin (327 orang, dengan berbagai
tingkatan hukuman)
156
Best Practices Pelayanan yang dilakukan oleh Beberapa
Pemerintah Daerah
B. KABUPATEN TANAH DATAR.
1. KESEHATAN: mengembangkan program Puskesmas
Swadana.
2. Mengembangkan program pelayanan perizinan satu
atap
3. Pelayanan akta catatan sipil dengan unit keliling.
4. Restrukturisasi & Reformasi Kepegawaian:
a. Innovasi & Kreatifitas(test kompetensi ulang, fit and profertest
pejabat, menetapkan standar kinerja pegawai untuk naik
pangkat.
b. Penempatan pegawai yang tepat: beban kerja,
keahlian/pendidikan, evaluasi kinerja.
157
Best Practices Pelayanan yang dilakukan oleh Beberapa
Pemerintah Daerah
C. KOTA TARAKAN.
1. Dana Cadangan Anggaran Pembangunan (CAP):
menyisihkan dana dalam bentuk tabungan untuk
berjaga-jaga.
2. Pemberian Fasilitas Askes bagi Keluarga miskin
3. Pemberlakuan Tarif Dasar Listrik (TDL) lokal.
4. E-Government (NOC, LAN, WLAN)
5. Pemberian Perlakuan Khusus Kepada Investor (Tax
holiday, Percepatan pengurusan perijian, pembangunan
infrastruktur terutama menjamin suplai enerji)
6. Sistem Informasi Kependudukan (SIMDUK)
158