MANAJEMEN FARMASI

Manajemen Distribusi Obat

Pedagang Besar Farmasi

PutuYustiantara@yahoo.com
DISTRIBUTOR OBAT
 Distribusi Obat
INDUSTRI
FARMASI
PBF LAIN

PBF Obat Aman

Mutu
Ketersediaan
Keterjangkauan Berkhasiat

Konsumen
 DASAR HUKUM

Undang-undang
UU No. 36/2009 ttg Kesehatan

Peraturan Pemerintah
PP No. 72/1998 tentang Pengamanan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan
PP No. 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah
Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kab/Kota
PP 21/2013 tentang Jenis dan Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku pada
Kementerian Kesehatan
Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian

Peraturan Menteri Kesehatan

Permenkes 889/Menkes/Per/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga
Kefarmasian
Permenkes No. 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi.
Permenkes No. 34 tahun 2014 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan No. 1148
tahun 2010.
 Pedagang Besar Farmasi
Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan berbentuk
badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam
jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
 TUGAS DAN FUNGSI PBF
Tugas PBF
1. Tempat penyediaan dan penyimpanan
perbekalan farmasi
2. Sebagai sarana yang mendistribusikan
perbekalan farmasi kesarana pelayanan
kesehatan
3. Membuat laporan dengan lengkap setiap
pengadaan, penyimpanan, penyaluran
perbekalan farmasi sehingga dapat
dipertanggung jawabkan setiap dilakukan
pemeriksaan.
Fungsi PBF
1. Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri
farmasi.
2. Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja
aktif, merata dan teratur guna mempermudah
pelayanan kesehatan.
3. Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat
kesempurnaan penyidiaan obat-obatan untuk
pelayanan kesehatan.
4. Sebagai penyaluran tunggal obat-obatan golongan
narkotik dimana PBF khusus, yang melakukannya
adalah PT. Kimia Farma.
5. Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan
kerja.
PERSYARATAN PBF
PBF PUSAT
1. Memiliki izin dari Direktur Jenderal
2. Izin berlaku 5 tahun
3. Memiliki apoteker sebagai penanggung
jawab
4. Menguasai gudang sebagai tempat
penyimpanan dengan perlengkapan
yang dapat menjamin mutu serta
keamanan obat yang disimpan
PBF CABANG
1. Memperoleh pengakuan adari Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi wilayah PBF
berada
2. Izin mengikuti jangka waktu PBF
3. Memiliki apoteker sebagai penanggung
jawab
4. Menguasai gudang sebagai tempat
penyimpanan dengan perlengkapan
yang dapat menjamin mutu serta
keamanan obat yang disimpan

5. Memiliki ruang penyimpanan obat yang 5. Memiliki ruang penyimpanan obat

terpisah dari ruangan lain sesuai CDOB yang terpisah dari ruangan lain sesuai
CDOB
6. Memenuhi persyaratan administrasi 6. Memenuhi persyaratan administrasi
 TATA CARA PENYALURAN

1. Pedagang Besar Farmasi lainnya berdasarkan

surat pesanan yang di tandatangani oleh
penanggung jawab PBF.
2. Apotek berdasarkan surat pesanan yang di tanda
tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek
3. Rumah sakit berdasarkan surat pesanan yang di
tandatangani oleh Apoteker Kepala
instalasi farmasi rumah sakit.
4. Instalasi lain yang di izinkan menkes
 Larangan Bagi PBF
1. PBF dilarang menjual obat-obatan secara eceran.
2. PBF dilarang menyimpan dan menyalurkan obat-
obatan golongan narkotika tanpa izin khusus.
3. PBF tidak boleh melayani resep dokter
4. PBF dilarang membungkus atau mengemas
kembali dengan merubah bungkus asli pabrik
5. PBF hanya boleh menyalurkan obat keras kepada
apotek, PBF lain, Instansi yang diizinkan oleh
MenKes.
 Pelaporan
1. PBF dan setiap cabangnya wajib menyampaikan
laporan secara berkala setiap 3 bulan, mengenai
kegiatannya kepada Badan POM dengan tembusan
kepala dinas setempat.

2. PBF yang menyalurkan narkotika dan psikotropika

wajib menyampaikan laporan penerimaan dan
penyaluran sesuai dengan perundang-undangan
yang berlaku.
 Syarat Ketenagakerjaan
1. PBF harus memiliki seorang apoteker dan tenaga
teknis kefarmasian yang memiliki Surat Izin Kerja
(SIK)
2. Untuk ketenagakerjaan umum di PBF minimal
tamatan SLTA atau sederajat.
3. Masing-masing tenaga kerja harus bekerja sesuai
dengan keahlian, kemampuan, dan keterampilan
di bidangnya masing-masing.
 Sarana Dan Prasarana PBF

1. PBF merupakan suatu sarana yang berbentuk

badan hukum dengan maksud terdapat kepastian
usaha serta kemudahan pengawasan yang
berfungsi mengadakan, menyimpan dan
menyalurkan perbekalan farmasi.
2. Prasarana PBF meliputi perbekalan farmasi berupa
obat, bahan obat dan alat kesehatan yang dijual
dalam jumlah besar pada sarana pelayanan
masyarakat atau PBF lainnya.
 Peran Apoteker di PBF

1. Melakukan pekerjaan kefarmasian di PBF sesuai

peraturan perundangan
2. Melakukan pencatatan yang berkaitan dengan
distribusi
3. Sebagai penanggung jawab pd bagian pemastian
mutu dan pengawasan mutu
4. Melakukan program kendali mutu, kendali biaya
yang dilakukan oleh audit kefarmasian
 Peran Tenaga Kefarmasian
1. Melakukan pengadaan, penyimpanan, dan
pendistribusian di bawah pengawasan apoteker
2. Menyusun obat dan alat kesehatan
3. Membuat laporan distribusi obat setiap bulan di
bawah pengawasan apoteker
4. Membuat surat pengembalian obat yang telah
kadaluwarsa ke pabrik
5. Menyiapkan faktur penjualan obat-obatan dan alat
kesehatan untuk informasi ke Balai POM
 Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan obat bertujuan untuk mengontrol arus biaya pengadaan obat dan menjamin
ketersediaan obat secara tepat waktu. Parameter yang terdapat dalam pengendalian persediaan terdiri
dari :
a. Konsumsi rata-rata
Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan yang diharapkan pada
pemesanan selanjutnya merupakan variabel utama yang menentukan berapa banyak stok barang
yang harus dipesan.
b. Lead Time (Waktu Tunggu)
Waktu tunggu merupakan waktu yang dibutuhkan mulai dari pemesanan sampai dengan
penerimaan barang dari pemasok yang telah ditentukan. Waktu tunggu ini berbeda-beda untuk
setiap pemasok. Faktor-faktor yang dapat berpengaruh pada waktu tunggu adalah jarak antara
pemasok dengan pihak pembeli, jumlah pesanan, dan kondisi pemasok.
c. Safety stock (Stok Pengaman)
Stok pengaman merupakan persediaan yang selalu ada dicadangkan untuk menghindari kekosongan
stok akibat beberapa hal. Stok pengaman disediakan untuk mengantisipasi keterlambatan barang
pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang mengakibatkan perubahan pada
permintaan misalnya karena adanya wabah penyakit. Stok pengaman dapat dihitung dengan rumus:
SS = LT x CA
Keterangan :
SS = Safety Stock (stok pengaman)
LT = Lead Time (waktu tunggu)
CA = Consumption Average (konsumsi rata-rata)

d. Persediaan minimum
Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih tersedia. Apabila penjualan
telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka pemesanan harus langsung dilakukan agar
keberlangsungan usaha dapat berlanjut. Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah
persediaan minimum maka dapat terjadi stok kosong bila tidak dilakukan pemesanan kembali.
e. Persediaan maksimum
Persediaan maksimum adalah jumlah persediaan terbesar yang mungkin tersedia. Persediaan
maksimum merupakan persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan permintaan hingga
periode pemesanan berikutnya. Jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak
perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat menyebabkan
kerugian. Rumus perhitungan persediaan maksimum adalah:
Smax = Smin + (PP x CA)
Keterangan :
Smax = Persediaan maksimum PP = Periode pengadaan Smin = Persediaan minimum CA = Konsumsi rata-rata

f. Perputaran persediaan
Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang dari mulai pembelian hingga
penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka perputaran persediaan yang besar maka barang
tersebut dikategorikan sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu
barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving.
g. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size)
Jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka waktu tertentu dan disesuaikan
dengan kebijakan pada pola kebutuhan. Jumlah persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia
dan sekaligus untuk mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan pemasok yang
terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan sebagainya. Faktor
yang dipertimbangkan untuk persediaan berkaitan dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya
pemesanan, dan biaya pemeliharaan. Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan dengan
perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quality (EOQ).

• Keterangan :
R = Jumlah kebutuhan dalam setahun
P = Harga barang / unit
S = Biaya memesan tiap kali pemesanan
I = % Harga persediaan rata-rata (biaya penyimpanan)
h. Reorder Point (ROP / Titik pemesanan kembali)
Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan kembali. Titik pemesanan terletak
saat jumlah persediaan berada yang di atas stok pengaman sama dengan nol atau saat mencapai nilai
persediaan minimum. Dengan kata lain, ROP adalah saat nilai persediaan mencapai persediaan
minimum. Waktu untuk mencapai persediaan minimum dapat diperkirakan dari data konsumsi rata-rata.
Akan tetapi, pada keadaan khusus (mendesak), pemesanan dapat dilakukan langsung tanpa harus
menunggu hari pembelian yang telah ditentukan
 Metode analisis Perencanaan Pengadaan
• Analisa ABC
• Analisa VEN. V: Vital; E: Esensial; N: Nonesensial
• Analisa Kombinasi VEN – ABC: Analisis VEN ABC
menggabungkan analisis ABC dan VEN dalam suatu matrik,
sehingga analisa menjadi lebih tajam
V E N

A VA EA NA

B VB EB NB

C VC EC NC
ASPEK –ASPEK CARA DISTRIBUSI OBAT YANG BAIK :
”Fasilitas distribusi harus memastikan bahwa
mutu obat dan/atau bahan obat dan integritas
rantai distribusi dipertahankan selama proses
distribusi”

STANDAR OPERASIONAL
MANAJEMEN MUTU
 SOP Manajemen Mutu
PROSEDUR TUJUAN

DOKUMENTASI 1. Menjamin Semua Proses terdokumentasi baik dan rapi dan Lengkap.
PRODUK 2. Menjamin dokumentasi tersimpan dengan baik dalam jangka waktu yang sudah ditentukan
PENGADAAN Memastikan dan menjamin setiap produk yang dipesan sesuai dengan surat pesanan
PRODUK
PENYIMPANAN 1. Menjamin Produk disimpan pada suhu yang diisyaratkan pada kemasan.
PRODUK 2. Menjamin mutu Produk agar tetap terjamin selama penyimpanan di gudang
PENGIRIMAN 1 Menjamin produk pesanan di terima sampai ke outlet yg memesen / yg berhak.
PRODUK 2.Menjamin pendistribusian produk ke tempat resmi / mempunyai Izin,
3.Menjamin barang yang dikirim sesuai dengan surat pesanan .
4.Barang yang dikirim sesuai dengan surat penyerahan barang / Faktur
PENANGANAN 1.Menjamin produk tersebut benar-benar ditolak karena tidak di pesan oleh outlet tersebut.
PENGIRIMAN TIDAK 2. Menjamin semua produk yang di tolak outlet kembali ke gudang.
SESUAI PESANAN
PENANGANAN OBAT 1. Menjamin produk exp date disimpan di tempat yang terpisah dari stok good.
EXP DATE 2. Menjamin produk exp date tidak ikut terjual kembali.
3. Menjamin produk exp date tidak mencemari dan di cemari produk lain selama dalam
penyimpanan sebelum diretur .
PEMUSNAHAN Melakukan pemusnahan produk BS agar tidak beredar dan jatuh ke tangan yang tidak
PRODUK BS (BAD bertanggungjawab.
STOK)
DLL
 Dokumentasi Produk
Tata Laksana :
1. Surat pesanan atau SP di dapat dari :
1. Salesman
1. Salesman dan menyerahkan SP setiap hari
2. APJ melakukan verifikasi dan diparaf pada SP bukti layak dilayani
3. Bila SP cacat atau tidak sesuai dengan ketentuan undang-undang maka APJ penanggung jawab mengembalikan SP ke salesman, untuk di revisi oleh outlet.
4. SP yang sesuai dipisahkan per tanggal per nomor faktur.
2. Ekspedisi dan Loper
1. Ekspedisi / Loper menyerahkan SP kepada Apt.
2. APJ melakukan verifikasi dan diparaf pada SP bukti layak dilayani
3. Bila SP cacat atau tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku, SP dikembalikan ke Ka-Ekspedisi / Loper untuk di revisi oleh outlet.
4. SP yang sesuai di pisahkan per tanggal per nomor urut faktur oleh APJ
2. Dokumentasi copy faktur yang sudah ada stempel, Tanda tangan dan SIK penerima di outlet setiap hari.
3. Dokumentasi copy faktur di urutkan per tanggal per nomor urut faktur.
4. SP dan Copy faktur diurutkan per nomor urut faktur.dan per tanggal. SP di tempelkan ke copy faktur, sebagai tanda bukti permintaan dari oulet.
5. Untuk 1 SP yang menjadi beberapa lembar faktur bila di tanggal yang sama, di copy faktur
6. diberi keterangan SP mengacu di nomor faktur berapa, sebagai tanda bahwa faktur tersebut ada sp di faktur yang lain.
7. Dokumentasi di simpan dalam kurun waktu 5 tahun
8. Pemusnahan dilakukan setelah umur dokumen lebih dari 5 tahun.
 PENGADAAN PRODUK
Tata laksana :
Ketika ada pemesanan produkke PBF lain, maka dilakukan langkah sebagai berikut:
1. Bagian Pengadaan barang memesan produk sesuai surat pesanan ke PBF lain.
2. APJ melakukan ceklist terhadap surat pesanan , menandatangani surat pesanan, pimpinan
menyetujui surat pesanan yang sudah distempel perusahaan.
3. Surat pesanan rangkap 2, copy surat pesanan di arsipkan.
 PENYIMPANAN PRODUK
Tata Laksana :
1. Checker memindahkan produk yang diterima dari lokasi sementara ke lokasi buffer yang kosong.
2. Penempatan produk berdasarkan :
1. Golongan produk Obat: Napza atau Non-Napza
2. Bentuk sediaan: Padat, SemiSolid, Cair
3. Kebutuhan Suhu
1. Suhu kamar max 30˚C
2. Suhu coolroom max 25˚C
3. Untuk barang retur, ED atau mendekati ED diletakkan di Lemari terkunci terpisah.
4. Dalam penyimpanan produk tidak boleh diletakkan langsung ke lantai.
5. Produk diletakan diatas pallet kayu.
 PENGIRIMAN PRODUK
Tata Laksana :
1. Admin melakukan pencetakkan faktur, dan memberikan kepada penanggung jawab untuk di tandatangani.
2. Ekspeditur mengambil faktur sesuai dengan Area penjualannya, di kotak yang telah disediakan.
3. Expeditur melakukan permintaan pengeluaran produk, dengan menyerahkan faktur lembar 1-4 kepada checker.
4. Checker menyerahkan faktur lembar 1-4 kepada ekspeditur.
5. Ekspedisi melakukan pengecekkan terhadap produk dari checker.
6. Produk yang telah dicek dimasukkan ke dalam motor box atau mobil yang sudah disiapkan terlebih dahulu.
7. Ekspeditur menyerahkan produk kepada outlet.
8. Oulet menandatangani faktur sebagai bukti menerima produk.
 PENANGANAN PENGIRIMAN TIDAK SESUAI
PESANAN
Tata Laksana :
1. Bila outlet menolak produk, karena alasan salah tidak sesuai dengan yang dipesan maka dibuatkan
TTRB ( Tanda Terima Retur Barang)
2. Bila hanya 1 atau beberapa item produk dalam faktur yang ditolak maka item produk yang ditolak
dicoret di faktur asli hingga tembus ke copynya.
3. Buat TTRB (Tanda Terima Retur Barang) dan di beri centang pada kotak tidak sesuai dengan
pesanan pada form TTRB dan di stempel outlet
4. Selanjutnya diproses oleh admin dan dimasukkann kembali ke stok gudang.
5. Admin membuat receiver agar dapat dimasukan kembali ke stok gudang dengan acc kepala gudang
dan Apoteker
 PENANGANAN OBAT EXP DATE
Tata laksana :
1. Salesman menerima informasi retur dari pelanggan.
2. Salesman melakukan pengecekkan terhadap produk yang akan diretur, pengecekkan produk meliputi :
1. Tanggal kadaluarsa
2. Kondisi produk
3. Copy faktur penjualan
3. Bila dalam pengecekkan kondisi produk tidak sesuai dengan kriteria retur produk maka salesman dapat menolak retur barang.
4. Bila kondisi setelah pengecekkan sesuai dengan kriteria produk retur, salesman mengisi form tanda trima retur barang (TTRB) rangkap 2.
5. Untuk jumlah produk yang sedikit salesman dapat membawa langsung produk yang di retur.
6. Untuk jumlah return yang banyak, salesman menginformasikan ke Apoteker, dan memberikan TTRB yang telah diisi oleh salesman.
7. Apoteker menyerahkan TTRB kepada ekspeditur untuk mengambil produk return sesuai dgn TTRB yang diberikan.
8. Outlet menandatangani form TTRB dan stempel sebagai bukti retur barang.
9. TTRB lembar pertama atau asli di serahkan kepada outlet sebagai tanda trima retur barang di outlet.
10. Ekspedisi menyerahkan TTRB kepada salesman.
11. Salesman memberikan TTRB dari ekspedisi kepada Apoteker
12. Ekspedisi menyerahkan barang retur ke Gudang .
13. Checker gudang memeriksa dan mencocokan fisik barang, TTRB dan criteria retur
14. Bila kondisi barang semua sesuai, maka checker menerima retur barang, dan menyerahkan TTRB lembar ke 2 ke Adm .
15. Admin menempatan barang retur di dalam lemari terkunci khusus barang retur.
 PEMUSNAHAN PRODUK BS (BAD STOK)
Tata laksana :
1. Setelah dilakukan pengecekan dan dinyatakan sesuai dengan fisiknya, dan setelah
SJP keluar maka admin membuat berita acara pemusnahan barang sesuai
dengan SJP (rangkap 4). Lembar 1, 2, dikirim ke BBPOM dan lembar ke 3,4 untuk
pertinggal gudang.
2. Sebelum dilakukan pemusnahan dilakukan kembali pengecekan terhadap LBR
dan barang yang akan dimusnahkan untuk lebih memastikan barang tersebut
benar sesuai yang ada di berita acara.
3. Setelah selesai pengecekan dan barang yang dicek sesuai dengan yang ada di
berita acara maka dilakukan pemusnahan di hari yang telah ditentukan dan
disepakati (dengan catatan LBR tersebut telah mendapat SJP untuk
dimusnahkan).
4. Pada saat pemusnahan dilakukan dokumentasi pemusnahan, mulai dari
pengecekan, penumpukan barang yang akan dimusnahkan di tempat
pembakaran, pembakaran, hingga menjadi abu.
5. Setelah pemusnahan selesai, maka semua saksi menandatangani berita acara
pemusnahan, meliputi : BBPOM yang ditunjuk, K Gudang, APJ, dll.
6. Setelah dokumen ditandatangani, maka admin membuat shiplist atas LBR yang
telah dimusnahkan atau yang telah mendapat SJP.
DOKUMENTASI PROSES
Faktur
 Lembar Monitoring Suhu
Kartu Stok Dan Kelembaban
 Surat Pesanan
Surat Pesanan Prekursor
Laporan Triwulan
Terimakasih