LECTURE NOTES

ISYS6317
Business Process Management

Week 6

Understand Phase

ISYS6317 – Business Process Management

 LEARNING OUTCOMES

Learning Outcomes

LO2: Analyze the needs of business process management in an organization

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

- Why?

- Result

- How?

- Detailed steps

- Outputs

- Risks

ISYS6317 – Business Process Management

 ISI MATERI

Fase ini adalah tentang lingkungan bisnis proses pada Fase inovasi. Secara umum,
informasi dasar proses bisnis harus dikumpulkan untuk mendapatkan baseline biaya proses
untuk kepentingan perbandingan di masa yang akan datang.
Fase Understand adalah tahapan pertama setelah berjalannya kegiatan dari BPM
(Business Process Management) yang dibutuhkan untuk memperoleh informasi dan metrik
agar terdapat inovasi baru dalam sebuah proses.
Tujuan dari fase Understand ini adalah membantu anggota tim proyek dalam
memahami lingkungan proses bisnis yang sedang berjalan selama fase Innovate berlangsung.
Fase ini penting untuk menentukan biaya dasar proses dengan tujuan perbandingan untuk
proyek berikutnya. Langkah penting lainnya adalah root-cause analysis dan identifikasi dari
segala kemungkinan yang ada.

Gambar 6.1 Understand phase

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 16

ISYS6317 – Business Process Management

 Dalam hal ini, dibutuhkan identifikasi, penerapan yang ideal, kesuksesan secara terus-
menerus, karena perusahaan tidak akan menyediakan pembiayaan tanpa batas untuk proyek
dengan berbagai peningkatan proses bisnisnya. Situasi yang ideal adalah proyek mandiri
dengan tingkat keberhasilan implementasi.

Hasil dan output yang diharapkan dari fase ini, adalah:

a. Model proses dari proses yang sedang berjalan.

b. Metrik yang tepat untuk menentukan dasar pengukuran perbaikan proses di masa
yang akan datang, dan menentukan prioritas serta seleksi di fase Innovate.

c. Pengukuran dan dokumentasi dari tingkat kinerja aktual atau saat ini.

d. Dokumentasi dari apa yang telah berjalan dengan baik dan apa yang bisa berjalan
dengan lebih baik.

e. Identifikasi ‘quick wins’ yang dapat diterapkan dalam jangka waktu tiga sampai enam
bulan.

f. Laporan.

Langkah-langkah dalam fase Understand, yaitu :

Gambar 6.2 Understand phase steps

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 16

ISYS6317 – Business Process Management

Terdapat empat alasan yang menjelaskan mengapa hal ini diperlukan:
1. Kepada anggota tim yang menjalankan proses BPM dan proses bisnis untuk
memperoleh pemahaman mengenai bisnis proses yang sedang berjalan agar bisa
dirancang ulang pada tahapan inovasi.
2. Pengumpulan dan dasar metrik : membandingkan antara tujuan dengan bisnis proses
yang baru, apakah memungkinkan untuk dikaitkan kedalam bisnis; untuk
memperjelas 20% dari proses bisnis telah mendapatkan 80% dari nilai bisnis; untuk
memperoleh pemahaman lebih lanjut, dan membantu dalam pembentukan prioritas
untuk inovasi / mendesain ulang.
3. Berdasarkan kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan proses saat ini,
dibandingkan dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk merancang ulang proses
pada masa depan dan membutuhkan pelatihan.
4. Untuk menjalankan perubahan pada manajemen, tim tersebut harus memahami
perubahan yang terjadi.

Tim Projek juga harus memahami bisnis apa yang diharapkan dari tahapan ini. Berbagai
proses model yang telah dibuat memiliki kemungkinan untuk dimasukan kedalam tahap
inovasi, bisnis proses memungkinkan untuk memiliki tujuan dengan menggunakan proses
model tersebut untuk dokumentasi dan pelatihan, sementara inovasi dan implementasi sedang
berlangsung. Pada tahap understand ini proses yang sekarang sedang berjalan akan tetap
disahkan dalam suatu organisasi dan menegaskan prioritas perbaikan dalam lingkup projek.
Itu akan membantu menjelaskan perubahan, dan jika memang diperlukan untuk beberapa
perubahan pada semua proses bisnis.
Berikut adalah beberapa hal yang dapat dihasilkan dari suatu bisnis :
1. Bisnis model dari proses yang sedang berlangsung.
2. Menetapkan dasar metrik yang cukup dan tepat untuk meningkatkan pengukuran,
prioritas, dan pilihan-pilihan di masa depan pada tahapan inovasi.
3. Mengukur dan mendokumentasi tingkat kinerja secara aktual dari proses yang sedang
berlangsung.
4. Dokumentasi apa yang bekerja dengan baik dan apa yang bisa bekerja dengan lebih
baik.

ISYS6317 – Business Process Management

 5. Mengidentifikasi setiap pencapaian yang diraih yang dapat diimplementasikan dalam
jangka waktu 4-8 minggu.
6. Laporan dari tahapan.

Jadi pada tahapan pemahaman ini, setiap partisipan (tim projek dan bisnis ) harus
memahami terlebih dahulu bagaimana kinerja proses bisnis sebelumnya / yang sedang
berlangsung sampai informasi yang dibutuhkan untuk tahap selanjutnya yaitu, tahapan
inovasi tercapai.
Berikut adalah beberapa alasan terhadap model proses pada tahapan pemahaman ini :
1. Untuk mendapatkan pemahaman secara umum terkait masalah-masalah.
2. Mendemonstrasikan kekurangan-kekurangan pada kondisi sebelumnya.
3. Untuk mendukung dan memperlancar kegiatan BPM.
4. Mengevaluasi proses inovasi beserta kelengkapannya.
5. Model yang diproduksi dapat digunakan sebagai dokumentasi dari proses, jika
terdapat bagian kecil proses yang diubah.
6. Orang-orang digunakan untuk acuan memproses model dan proses permodelan.
7. Menetapkan hubungan dasar antar proses di organisasi, Informasi teknologi dan
partisipan.

Alasan terhadap proses model pada tahapan pemahaman :

1. Keadaan model yang sedang berlangsung sudah tidak dipakai karena proses inovasi
sudah dirancang dan diimplementasikan.
2. Selalu ada kelemahan dalam proses desain, maka dari itu masih harus ada batasan-
batasan yang diterapkan pada saat proses inovasi, seperti saat penggunaan enam
sigma.
3. Dibutuhkannya waktu untuk memenuhi komitmen dari kesibukan sumber daya bisnis
dan modal; dalam kasus seperti ini prosedur akan menjadi semakin rumit dengan
kurva pengetahuan yang mendalam ditingkat awal.
4. Akan ada masalah jika terlalu memaksa untuk mengetahui detail dari data.
5. Kemungkinan momentum akan menghilang dari kegiatan BPM.

ISYS6317 – Business Process Management

DETAILED STEPS
STEP 1 : Communication
Pada tahap ini, kegiatan komunikasi adalah hal utama yang berhubungan untuk
menyediakan informasi kepada orang yang menginvestasi dan orang dalam yang terkait
dalam organisasi mengenai projek tersebut, tujuan, dan ketika orang-orang akan terlibat
dalam tahap pemahaman.

Tim BPM harus dapat menciptakan suasana nyaman dalam memberikan informasi yang
diperlukan dalam workshop. Orang-orang harus terbuka dalam masalah mereka dan
bertindak jujur agar tidak takut untuk disalahkan.

Komunikasi menjadi bagian yang sangat penting dalam BPM. Penting untuk
menyeimbangkan antara konsistensi dalam komunikasi dan memastikan bahwa
komunikasi harus disiapkan dengan informasi terbaru.

STEP 2 : Revalidate Scope

Memvalidasi ulang ruang lingkup sangat penting untuk kegiatan BPM yang secara terus
menerus .
Keuntungan dari Revalidate Scope :
1. Membantu organisasi untuk mendapatkan pemahaman yang jelas dari
penyelesaian proses.
2. Menyediakan kemampuan untuk memberi saran kepada pemberi saham bahwa
proses harus dirancang ulang sebaik mungkin dan bekerjasama untuk memahami
bagaimana proses tersebut dapat terselesaikan dan terintegrasi secara utuh.
3. Memungkinkan meminimalisir duplikasi, putusnya proses dan pengurangan, dan
meningkatkan hubungan antara proses organisasi.
4. Jika terjadi penundaan dalam memulai tahapan Launch pad phase, lalu
menvalidasi ulang ruang lingkup.

ISYS6317 – Business Process Management

STEP 3 : Understand Workshop
Penting untuk diketahui oleh BPM bahwa sponsor projek dan bisnis memiliki pemahaman
yang jelas tentang mengapa fase ini diperlukan. Memang bukan hal yang wajar jika ada
penolakan dari tahap pemahaman tetapi, terkadang eksekutif berfikir bahwa hal ini hanya
memerlukan beberapa jam untuk mengubah semua jalur proses.

Berikut ini adalah alasan mengapa kita perlu mempersiapkan beberapa hal terkait, jika
terjadi penolakan dari tahap pemahaman ini :
1. Memastikan bahwa secara umum proses yang sedang berjalan itu adalah fakta dari
proses tersebut, bukan dari pendapat dari para tim.
2. Untuk menganalisa apakah perbaikan tersebut memungkinkan atau tidak.
3. Untuk membantu tahap pemahaman dari proses interaksi dan dampak dari proses
lainnya dengan organisasi.
4. Untuk memahami dan mendokumentasikan tampilan untuk system legasi dan
applikasi yang sudah ada sebagai bahan untuk tahapan inovasi.
5. Memperoleh kunci metrik yang akan membantu dalam menilai manfaat dan
memprioritaskan kegiatan.

Ketika mengorganisir proses understand ini melalui kegiatan pameran, ada tiga langkah
yang diperlukan untuk memastikan bahwa semuanya berjalan lancar:
1. Menjadwalkan pameran dan memberikan kenyamanan kepada peserta bisnis.
2. Pastikan bahwa peserta berpikiran 'framed' tepat sebelum pameran dimulai, untuk
membangun harapan yang benar
3. Melakukan pameran secara terstruktur dan terkendali

STEP 3.1 : Menjadwalkan pameran dan memberikan kenyamanan kepada peserta

bisnis.
Memahami kegiatan pameran ini bisa sangat memakan waktu, dan memerlukan ahli
nya. Hal ini akan mengganggu kemampuan mereka untuk melakukan peran normal mereka,
dan mengambil beberapa orang terbaik dari kegiatan sehari-hari dalam ‘menjalankan’ bisnis.
Hal ini merupakan tantangan bagi usaha bisnis dalam mengambil beberapa sumber terbaik

ISYS6317 – Business Process Management

mereka ‘keluar’ dari proses bisnis mereka guna menghadiri pameran. Anggota tim proyek
harus sangat simpatik dan sensitif terhadap ini, dan untuk menjadwalkan pameran terbaik
sesuai proses bisnis mereka. Hal ini penting untuk mendapatkan orang-orang terbaik dalam
pameran, dan bukan hanya orang-orang yang tersedia, jika proyek dan bisnis ingin
mendapatkan hasil yang optimal. Inilah sebabnya mengapa komitmen dari sebuah bisnis
sangat penting.
Jadwal pameran harus disepakati dengan eksekutif bisnis dan sponsor proyek secepat
mungkin, dengan semua ruangan yang diperlukan dan peralatan yang dijadwalkan. Persiapan
pameran sangat penting, dan harus mencakup beberapa hal berikut ini:
 Menjadwalkan mereka dengan baik untuk memastikan bahwa UKM tersedia
 memungkinkan beberapa kontingensi sejumlah pameran dijadwalkan, beberapa
kegiatan akan selalu memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan
 menentukan lamanya pelaksanaan pameran (tidak lebih dari tiga jam).

STEP 3.2 : Peserta Framing

Hal ini diperlukan untuk mengatur keinginan para sponsor proyek dan peserta secepat
mungkin, dan akan lebih baik jika dilakukan sebelum mereka mengikuti workshop pertama.
Jika Anda tidak menetapkan target bagi peserta, mereka akan mengatur diri mereka sendiri
dan target ini mungkin tidak sesuai dengan keadaan. Format dan tujuan dari workshop harus
didiskusikan dan disepakati dengan sponsor proyek dan / atau pemilik bisnis, menetapkan
agenda, dan pertemuan pra-pameran yang diselenggarakan dengan semua peserta. Sponsor
proyek akan memimpin pertemuan ini dengan fasilitator pameran.
Sponsor proyek harus menginformasikan kepada para peserta tentang pentingnya
proyek, peran mereka, dan betapa pentingnya bagi mereka untuk hadir. Fasilitator pameran
harus menguraikan format luas pameran, peran para peserta, apa yang diharapkan dari
mereka, dan tujuan dari workshop, dari perspektif proyek.

STEP 3.3 : Melakukan pameran-terstruktur dan terkendali.

Siapa yang harus hadir? Berikut ini adalah orang yang direkomendasikan untuk
menghadiri pameran:

ISYS6317 – Business Process Management

  Orang-orang yang benar-benar melaksanakan proses - bukan yang dipikirkan oleh
manajer bahwa mereka tahu proses kerja.
 Pemimpin tim, jika mereka tahu proses dengan baik.

Workshop agenda
Diawal pameran pertama, presentasi harus diberikan kepada peserta untuk
memberitahukan lebih detail tentang proyek dan bagaimana workshop dilakukan. Agenda,
format dan saran presentasi secara garis besar untuk pameran diuraikan secara rinci dalam
Lampiran. Namun, ada beberapa poin yang akan dibuat di sini:
1. Menggunakan suatu alat proses pemodelan untuk berdiskusi, memungkinkan
peserta untuk melihat dan memahami proses seperti yang ditentukan. Hal ini juga
memungkinkan peserta untuk menjadi familiar dengan keadaannya.
2. Dengan waktu yang dijadwalkan dan kerangka waktunya. Melengkapi model
untuk proses ini bisa menyenangkan, dan sangat penting untuk menjaga rencana
proyek dan memastikan UKM tidak bosan.
3. Hindari ‘one power’ - dominasi satu orang dalam pameran.
4. Seperti disebutkan sebelumnya, pemodelan understand harus diselesaikan ke titik
di mana Anda memahami apa yang sedang terjadi dan Anda memiliki informasi
yang cukup untuk memulai fase Innovate. Apa ini benar-benar berarti? Berapa
banyak detail harus dimodelkan? Hal ini jelas akan tergantung pada organisasi dan
tujuan dari proyek tertentu. Cara termudah adalah untuk selalu bertanya pada diri
sendiri, ‘dapatkah kita berhenti dari modeling saat ini?’ Jika jawabannya adalah
ya, kemudian berhenti.

STEP 4 : Complete metrics analysis including Voice of customer

Tujuan dari pengumpulan metrik proses bisnis adalah:
1. Untuk membantu dalam memahami proses dan dampaknya terhadap organisasi,
dan untuk memberikan prioritas investigasi lebih lanjut.
2. Untuk memberikan tujuan komparatif dasar dengan fase Inovasi proyek. Hal ini
dapat membantu dalam penyelesaian kasus bisnis dan penentuan produktivitas,
memperbaiki biaya dan tingkat layanan.

ISYS6317 – Business Process Management

Mengapa melengkapi analisis metrik? Berikut ini beberapa alasan yang akan dibutuhkan,
antara lain:
 Membantu pemahaman proses organisasi
 Menghasilkan pandangan analitis organisasi
 Menjelaskan biaya proses organisasi terhadap anggaran departemen guna
memastikan bahwa semua proses utama dapat berjalan dengan baik
 Bantuan anggota tim proyek dalam menciptakan perbaikan, termasuk solusinya
 Bantuan dalam prioritas proses untuk penyelidikan lebih lanjut selama tahap
Inovasi memberikan dasar dan tujuan perbandingan dengan perubahan kedepan,
memungkinkan untuk perkiraan manfaat potensi masa depan dari setiap
lingkungan proses baru yang dirancang, dan untuk mengukur dampak perubahan
yang sebenarnya
 Masukan fokus untuk upaya desain ulang, menunjukkan daerah yang memiliki
potensi untuk memberikan dampak terbesar
 Memungkinkan pembandingan data proses (tugas, volume dan biaya) diantara
organisasi yang berbeda.

Sebelum dimulainya tahapan understand pameran ini, sejumlah metrik awal akan
dikumpulkan dan dianalisis. Tugas ini akan mencakup:
 mengumpulkan besarnya biaya informasi - misalnya, anggaran, bagan organisasi dan
daftar staf
 rekonsiliasi dari bagan organisasi dan daftar staf HR
 restrukturisasi anggaran jika anggaran untuk area yang lebih besar dari organisasi
selesai dianalisis.

Selama workshop, sebanyak mungkin metrik harus dikumpulkan. Minimal, berikut ini
harus disertakan:
 Informasi transaksi - volume, yang berperan melengkapi tugas, dan waktu proses
data yang Transaksional untuk menyamakan persepsi tingkat resourcing dalam
setiap area proses untuk kewajaran proses, dan untuk mengidentifikasi setiap
proses tambahan

ISYS6317 – Business Process Management

  Biaya tenaga kerja langsung per proses, yang dihitung berdasarkan waktu tugas,
proses transaksi dan tingkat pemulihan tenaga kerja
 Biaya TI dan biaya lainnya dialokasikan untuk proses tersebut, berdasarkan waktu
tugas sehari-hari.

Proses seleksi tingkat matriks:

1. Penjualan dan tingkat staf di tingkat unit bisnis
2. Di seksi organisasi (penjualan dan volume) di berbagai segmen dari unit bisnis
dan / atau ruang lingkup proyek
3. Pada tingkat proses dan sub-proses, persentase split volume
4. biaya untuk transaksi volume bisnis (misalnya, anggaran tahunan).

Tingkat proses:
1. Penentuan bagian mana dari proses yang digunakan sebagai alat ukur
2. Koleksi diperkirakan untuk hasil pengolahan per proses atau sub-proses-jika biaya
dapat digunakan untuk sebuah proses, ini sangat ideal; activity based costing, jika
diterapkan dalam suatu organisasi, dapat menyediakan banyak informasi
3. Penentuan ukuran kinerja proses, misalnya, SLA, KPI,
4. Rincian bagaimana akurasi proses saat ini bisa diukur - apakah ada kesalahan
pelacakan?
5. Pengukuran dimanapun terjadi kemacetan.

Contoh jenis metrik yang mungkin layak digunakan meliputi:

 Jumlah transaksi dengan metode pembayaran atau wilayah (bulanan untuk
delapan sampai dua belas bulan, untuk menunjukkan kemungkinan tren bulanan
atau periode puncak)
 Proses utama dan kegiatan khususnya
 Nomor kesalahan dan jenis nya

ISYS6317 – Business Process Management

 Laporan backlog, status dan volume (jumlah dan angka) - tren selama dua belas
bulan terakhir
 Volume dan nilai-nilai dari berbagai jenis transaksi
 Biaya tenaga kerja untuk posisi kunci, termasuk tenaga kerja dengan biaya per
jam
 Lembur / kasual / kontrak bekerja - history selama dua belas bulan terakhir
 Biaya per jam, termasuk tenaga kerja dengan biaya lembur

Gambar 6.3 Sample Simplified Costing Matrix

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 16

Gambar 6.4 Alternate costing analysis

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 16

ISYS6317 – Business Process Management

 Tingkat manajemen:
1. Survei kepuasan pelanggan, yang dapat memberikan informasi menarik
2. Untuk kualitas atau efektivitas langkah-langkah, gunakan:
 Efisiensi - berapa banyak sumber daya yang digunakan
 Kemampuan beradaptasi - cara mudah organisasi untuk berubah
 Waktu, biaya, kepuasan tingkat retensi
 Pelanggan, dengan pembagian dan / atau saluran distribusi (bulanan selama
dua belas bulan terakhir, termasuk tren bulanan).
3. Produktivitas tren studi
4. Laporan Headcount masing-masing posisi, disesuaikan dengan struktur organisasi
untuk menemukan setiap perbedaan
5. Copy laporan pengukuran kinerja manajemen selama dua belas bulan terakhir
6. ISO dan / atau audit laporan, baik internal eksternal
7. Penyediaan sekarang eksternal untuk Write- offs
8. Omset Staf selama dua belas bulan terakhir
9. Staf layanan.

Bagaimana metrik ini berkumpul? Metrik dapat dikumpulkan:

 Selama pameran, dengan mewawancarai manajemen dan staf untuk memvalidasi
informasi yang diperoleh selama pameran
 Dari berbagai survei dan kuesioner
 Dari laporan manajemen
Sangat penting untuk memahami berbagai ukuran kinerja eksekutif, manajemen dan
pemimpin tim untuk memastikan bahwa mereka melengkapi proses tersebut, dan tidak
bekerja menentangnya. Ingat, tujuan utama pengumpulan metrik selama Understand phase
adalah untuk memungkinkan pembentukan garis dasar untuk tujuan komparatif dengan
Innovate Phase.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 6.5 Critical to Quality tree
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 16

STEP 5 : Root Cause Analysis

Hal ini penting untuk menentukan akar masalah atau non-performing proses. Jika
Anda tidak sepenuhnya memahami akar masalah, Anda tidak bisa memulai fase Berinovasi
dari sebuah proses. Anda tidak bisa yakin bahwa setelah desain ulang selesai, alasan untuk
proses non-kinerja telah ditangani. Apa cara terbaik untuk melakukan analisis akar-masalah?
Ini akan bervariasi dari organisasi ke organisasi.
Dalam beberapa organisasi memahami lokakarya akan memudahkan untuk mengetahui
akar penyebab masalah; sementara di organisasi lain tim proyek perlu masuk ke bisnis dan
menganalisis akar penyebabnya langsung. Kasus terakhir akan memerlukan observasi,
investigasi, analisis, dan berbicara kepada orang-orang yang menjalankan proses sehari-hari.
Jangan lupa untuk berbicara dengan orang di luar tim pengolahan utama, karena akar
penyebab mungkin berupa hulu atau hilir dari bagian proses yang saat ini sedang dianalisis.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 6.6 Sample Failure Mode Effect Analysis (FMEA)
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 16

Ini adalah contoh mengapa sangat penting untuk memeriksa dengan benar proses pada
dasar end-to-end, jika tidak, anda tidak bisa memastikan bahwa Anda telah menutup semua
aspek dari proses. Sementara itu penting untuk berdiskusi dengan manajemen.

Pertanyaan yang perlu diingat ketika melakukan Root-cause analisis antara lain:
 Dimana letak kesalahan?
 Apakah ini disebabkan oleh proses lain?
 Apakah informasi yang diterima sudah benar?
 Jika tidak, apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki situasi?
 Apakah staf melaksanakan proses ini telah dengan keterampilan yang sesuai untuk
menyelesaikan pekerjaan itu?
 Apakah hasilnya akan lebih baik dirancang?
 Apakah organisasi memiliki kapasitas yang cukup untuk menyelesaikan ini
 Apakah dapat diproses dengan standar yang diinginkan?
 Apakah ada staf menganggur?
 Apakah langkah-langkah dalam proses menambah nilai persyaratan pemangku
kepentingan dan tujuan dari proses?
 Apakah langkah-langkah dalam proses sudah selesai sesuai urutan yang tepat?

ISYS6317 – Business Process Management

STEP 6 : Complete People Capability Matrix
People Capability Matrix akan memberikan informasi yang berguna tentang dua
informasi yaitu keadaan saat ini dan perkiraan masa depan. Namun demikian, masa depan
yang paling penting untuk diprioritaskan. Jika masa depan secara substansial berbeda dari
situasi saat ini, maka mungkin tidak sesuai untuk melengkapi matriks bagi lingkungan saat ini
selain untuk memahami kesenjangan antara keterampilan sekarang diorganisasi dan
bagaimana mereka perlu berubah di masa depan. Dalam beberapa kasus, analisis
keterampilan saat ini dapat memberikan informasi yang berguna tentang akar penyebab
penyimpangan proses tertentu. Analisis kesenjangan ini penting, dan perlu didokumentasikan
dengan baik dan dipahami pada tahap ini. Fase ini akan dianalisis lebih jauh dan lebih detail
terkait dengan individu, rencana aksi spesifik dan potensi perubahan struktur organisasi.

Gambar 6.7 People Capability Matrix

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 16

STEP 7 : Identify available information

Tujuan dari langkah ini adalah untuk memperoleh pemahaman, dalam lingkup BPM
sesuai informasi yang saat ini tersedia dalam organisasi. Langkah ini hanya akan selesai jika
menggunakan BPM activity. Cara terbaik untuk mengidentifikasi informasi ketersediaan

ISYS6317 – Business Process Management

proses atau pengetahuan adalah melalui pameran dan / atau diskusi dengan orang-orang
dalam bisnis, SDM dan pelatihan departemen.

Gambar 6.8 Knowledge and information needs map

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 16

Pengetahuan biasanya dikategorikan ke dalam dua klasifikasi:

1 Tacit manusia, pendidikan, pengalaman (pada dasarnya, di 'kepala' orang
dan tidak didokumentasikan dalam organisasi)
2 Pengetahuan yang terdokumentasi secara eksplisit di dalam organisasi.
Dokumentasi dapat mencakup pengetahuan yang dibangun ke dalam solusi otomatis, seperti
alur kerja atau sistem aplikasi.
Matriks kemudian dapat diselesaikan dengan cara yang mirip dengan yang
ditunjukkan, di mana area abu-abu adalah semua tacit knowledge.

STEP 8 : Process Worth Matrix

Proses ini dapat dilaksanakan kembali apabila dianggap penting. Alasan untuk
menggunakannya kembali untuk memutuskan informasi apa yang penting bagi bisnis proses
tersebut. Identifikasi prioritas informasi harus menjadi hasil dari memahami modeling, metrik
pengumpulan dan langkah-langkah analisis akar penyebab. Selama langkah-langkah ini jelas
sesuai bidang bisnis, memberikan kesempatan untuk perbaikan cepat. Prioritas yang harus

ISYS6317 – Business Process Management

didasarkan pada analisis diselesaikan selama workshop, metrik, pandangan stakeholder, dan
pilihan yang dibuat untuk masing-masing proses.

STEP 9 : Identify Innovate Priorities

Identify Innovate Priorities harus menjadi hasil dari memahami pemodelan, metrik
pengumpulan dan root cause analysis. Selama langkah-langkah ini menjadi jelas sesuai
bidang bisnis, dan proses memberikan oppurtunity untuk perbaikan dan quick wins. Prioritas
harus berdasarkan analisa yang terpenuhi selama pameran, metriks dan penglihatan dari
stakeholder dan pilihan yang dibuat untuk setiap proses.

Gambar 6.9 Process Selection Matrix heat map using FMEA scores
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 16

STEP 10 : Identify Quick Wins

Seperti disebutkan sebelumnya, beberapa organisasi bersikeras bahwa proses
mengimprovisasi project dibiayai sendiri. Jadi ini sangatlah penting untuk mencari quick
wins untuk diimplementasi. Ini juga disarankan untuk beberapa quickwins berasal dari
personil garis depan yang menjalankan proses, bahkan jika manfaatnya tidak besar.
Memastikan bahwa personel garis depan diberikan kredit dengan cara yang umum untuk ide-

ISYS6317 – Business Process Management

ide dan keberhasilan pelaksanaan Quickwin ini. Hal ini memberikan kontribusi terhadap
proses manajemen bagi perubahan penting setiap proyek BPM.

STEP 11 : Report
Di penyelesaian tahap ini, tim proyek harus menyampaikan laporan kepada bisnis
dan proyek sponsor untuk mendokumentasikan hasil fase dan temuannya. Laporan ini harus
mengandung setidaknya informasi berikut:
1. Tujuan dari
2. Masalah-masalah proses ditemukan selama pameran dan analisis dalam bisnis
3. Daftar stakeholders dan relevansi mereka untuk proyek
4. Temuan :
a. Proses saat ini
b. Metrix
c. Identifikasi quick wins
5. Menyarankan prioritas fase inovasi

Outputs:

Gambar 6.10 Understand phase outputs to other phase

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 16

ISYS6317 – Business Process Management

 1. Pengetahuan bisa diperoleh selama berguna untuk arsitektur proses dalam
memodifikasi atau meningkatkan standar atau pedoman untuk organisasi.
2. Tentu akan ada masukan ke dalam fase inovasi - metrik dasar, inovasi prioritas
dan sebagainya.
3. Akan ada hasil yang akan membantu dalam pengembangan potensi peran baru
dalam tahap people, atau indikasi dari apa yang mungkin diperlukan dalam
pengembangan solusi dan bagaimana solusinya dapat digulirkan keseluruh
organisasi, misalnya, matriks kemampuan personil.

Risks:
1. Proses tidak ditinjau secara end-to-end
2. Waktu pameran dimonitoring.
3. Pemodelan workshop terlalu banyak detail.
4. Peserta pameran tidak memahami cara kerja sebenarnya dari proses saat ini.
5. Tidak ada metrik yang dikumpulkan.
6. Metrik analisis sudah selesai didalam banyak detail.
7. Tidak cukupnya peserta dalam bisnis SMEs.

ISYS6317 – Business Process Management

 SIMPULAN

Tahapan pada proses ini adalah tahapan pertama setelah berjalannya kegiatan BPM
(Business Process Management) yang dibutuhkan untuk memperoleh informasi dan metrik
agar terdapat inovasi baru dalam sebuah proses. Jadi kesimpulan pada tahap ini adalah
proses dalam mengambil keputusan untuk menunjukan prioritas proses bisnis yang akan
dilakukan improvementnya. Dan didalam tahap ini ada beberapa tahapan, yaitu:
1. Communications; komunikasi antar team.
2. Revalidate scope; mevalidasi cakupan sistem tersebut.
3. Understand workshops; memahami bisnis proses team.
4. Complete metrics analysis including Voice of customer; melengkapi metriks
analisa termasuk suara dari customer.
5. Root-cause analysis; mengidentifikasi akar masalah.
6. Complete people capability matrix; memberikan informasi yang berguna tentang
kedua info, keadaan saat ini dan lingkungan masa depan.
7. Identify available information; memperoleh pemahaman, dalam lingkup scope
BPM, dari informasi yang saat ini tersedia dalam organisasi.
8. Process worth matrix; Proses ini dapat diulang atau direview kembali apabila
dianggap penting.
9. Identify innovate priorities; memberikan prioritas yang jelas sesuai dengan
inovasi.
10. Identify quick wins; disarankan berasal dari personil depan yang menjalankan
proses.
11. Report; menyampaikan laporan bisnis dan proyek sponsor.

ISYS6317 – Business Process Management

 DAFTAR PUSTAKA

Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management: practical guidelines to
successfull implementations. 3rd Edition. ROUT . ISBN: 9780415641760.

ISYS6317 – Business Process Management