TATA NASKAH
PUSKESMAS TAJUR BIRU
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
Rahmat dan HidayahNya, kami dapat menyelesaikan Pedoman Tata Naskah
Puskesmas Tajur Biru. Pedoman ini kami susun sebagai salah satu upaya untuk
memberikan panduan dan kemudahan dalam proses penyusunan naskah-naskah
dan dokumen - dokumen yang dipersyaratkan dalam pelaksanaan persiapan
akreditasi.
LembarJudul…………………………………………………………………………. 1
Kata Pengantar……………………………………………………………............... 2
Daftar isi…………………………………………………………………...…............ 3
Bab I Pendahuluan………………………………………………………................. 5
A. Latar Belakang………………………………………………….............. 5
Maksud dan Tujuan…………………………………………….............. 5
B. Sasaran………………………………………………………….............. 5
C. Asas…………………………………………………………..….............. 6
D. Ruang Lingkup……………………………………………….................. 6
E. Pengertian Umum………………………………………...……............. 6
F. Penggunaan Kertas Surat…………..……………… .………............. 7
G. Pengetikan………………………………………………………............. 7
A. Jenis …………………..…………………………………………............ 8
1. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk regulasi……................. 8
a. Keputusan Kepala Puskesmas……………………….............. 8
b. SOP……………………………………………………................ 8
c. Perjanjian…………………………………………...…................ 8
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat…………............... 9
a. Surat Biasa………….………………………….......................... 9
b. Surat Keterangan..……………………………………............... 9
c. Surat Cuti/ Izin………………………………………………........ 9
d. Surat Undangan……………………………..…....…................. 9
e. Surat Pengantar………………………………….…………........ 9
f. Surat Tugas……………………………...…………………......... 9
g. Notulen……………………………………………………............ 9
3. Pedoman dan Panduan………………………………………........ 10
a. Pedoman……………………………………………………......... 10
b. Panduan……………………………………………..……........... 11
4. Kerangka Acuan Kegiatan……………………………………........ 11
B. Bentuk……………………………………………………....................... 12
1. Naskah dalam Bentuk Regulasi……………….…………….......... 12
a. Surat Keputusan……………………………………………....... 16
b. SOP…………………………………………..………………...... 19
Referensi…………………………………………………………..……………...... 44
Lampiran-Lampiran ……………………………………………………………….. 44
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pedoman Tata Naskah di Lingkungan Puskesmas Tajur Biru diperlukan
dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Puskesmas Tajur Biru. Salah satu
komponen penting dalam Ketatalaksanaan Puskesmas Tajur Biru adalah
administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah
penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang
perkantoran. Tata Naskah di Lingkungan Puskesmas Tajur Biru sebagai salah
satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan,
penggunaan lambang Puskesmas , logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia
yang baik dan benar dalam naskah. Keterpaduan tata naskah di lingkungan
Puskesmas Tajur Biru sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi
tulis dalam penyelenggaraan tugas Puskesmas Tajur Biru secara berdaya guna
dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Umum Tata Naskah
dilingkungan Puskesmas Tajur Biru sebagai acuan dalam melaksanakan tata
naskah di lingkungan Puskesmas Tajur Biru.
D. ASAS
1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna
Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil guna dalam
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta
dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benardan tugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah
dibakukan, termasuk jenis, penyusun naskah, dan
tata cara penyelenggaraannya.
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi,
format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan kegiatan administrasi
umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan
organisasi, tata naskah harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat
sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural,
kecepatan penyampaian dan distribusi.
6. Asas Keamanan
E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah di Lingkungan Puskesmas Tajur
Biru meliputi pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah, serta
kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta
kewenangan penanda tanganan naskah.
F. PENGERTIAN UMUM
1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi
dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata
naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media),penamaan lembaga,
singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
4. Komunikasi Internal adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang
dilakukan antar unit kerja di lingkungan Puskesmas Tajur Biru, secara vertikal
dan horisontal.
5. Komunikasi Eksternal adalah tata hubungan penyampaian informasi yang
dilakukan oleh Puskesmas Tajur Biru dengan pihak lain diluar lingkungan
Puskesmas Tajur Biru.
6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk
redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo,dan stempel.
7. Kewenangan Penanda tanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada
pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas
dan tanggung jawab pada jabatannya.
A. JENIS
Naskah di lingkungan Puskesmas Tajur Biru terdiri dari dua jenis, yaitu :
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk hukum
berupa regulasi.
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupa
surat.
2. Pembukaan
a. Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis simetris di
tengah dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma ( , )
ditulis dengan huruf Arial ukuran 14.
b. Konsiderans
1. Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-
pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital,
diakhiri tanda baca titik dua, dan diletakkan di bagian kiri.
2. Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan
keputusan yang memerintahkan pembuatan keputusan
tersebut.Keputusan yang menjadi dasar hukum adalah keputusan
yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
c. Diktum
1. Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa
spasi di antara suku kata dan diletakkan di tengah margin.
2. Diktum Menetapkan dicantumkan sesudah kata
Menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua.
3. Nama keputusun sesuai dengan judul (kepala) keputusan
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
baca titik.
3. Batang Tubuh
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan
dalam diktum-diktum, misalnya :
Kesatu :
Kedua :
Ketiga, dst
Menimbang : a. bahwa…………………………………….;
b. bahwa…………………………………………….;
c. dst
Mengingat : 1. …………………………………………….;
2. …………………………………………….;
3. dst.
MEMUTUSKAN
Menetapkan :................................................................
Kesatu : ..............................................................
Kedua : ...............................................................
Ketiga : ..............................................................
Ditetapkan di…………...
Pada tanggal ……………
Kepala Puskesmas Tajur Biru,
........................................ .......
Nip.........................................
.........................................
Nip........................................
o Akhir kegiatan:
o Simbol Keputusan :
?
Ya
Tidak
o Penghubung:
o Dokumen:
o Arsip :
Judul SOP
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP TanggalTerbit :
Halaman :
.
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5.Alat dan
Bahan
6.Langkah-
Langkah
7.Bagan Alir
8.Hal-hal yang
Perlu
diperhatikan
9. Ruang terkait
10.Dokumen
Terkait
11.Rekaman NO Yang diubah Isi Perubahan Tgl.Mulai
Historis
diberlakukannya
perubahan
SURAT PERJANJIAN
NOMOR ………./………./………/……..
TENTANG
..............................................
Pada hari ................., Tanggal.................., Bulan ....................dan
Tahun ..........., bertempat di ........................, kami yang bertanda tangan dibawah
ini :
1. ..................................................................................................
PIHAK KE I
2. .................................................................................................
PIHAK KE II
......................................................................................................
.....................................................................................................
Pasal Umum
.....................................................................................................
.....................................................................................................
PIHAK KE II PIHAK KE I
MATERAI
............................ ...............................
SAKSI-SAKSI :
1. …………….. : (tandatangan)
2. …………… : (tanda tangan)
................., ….………………
........................................................................................................
...................................................................................................................
..................................................................................................................
.................................................................................................................
..................................................................................................................
........................................................................................................
..................................................................................................................
Nama Jabatan,
...................................
Tembusan :
b. Surat Keterangan
SURAT KETERANGAN
Nomor : / / /2018
Maksud : ......................................................
.............................
c. Surat Cuti / Izin
Bentuk dan susunan surat izin adalah sebagai berikut.
Diberikan Cuti Tahunan untuk Tahun 2018 kepada Pegawa Negeri Sipil :
Nama : ………………………….
NIP : ………………………….
Pangkat/gol : ………………………….
Jabatan : …………………………
Satuan Organisasi : ………………………….
Tajur Biru,…………….
Kepala Puskesmas Tajur Biru,
.............................
Nip.
d. Surat Undangan
Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut.
.........................., ….
………………
Nama Jabatan,
.......................
Nip.
Tembusan :
e. Surat Pengantar
SURAT PENGANTAR
NOMOR : ……/……/…../…..…
Kepada Yth.
............................
Tajur Biru,………………………
Kepala Puskesmas Tajur Biru,
...............................
Nip.
DASAR : ..................................................................................
..................................................................................
MEMERINTAHKAN :
KEPADA : 1. Nama :
Pangkat/ gol :
NIP :
Jabatan :
2. Nama :
Pangkat/gol :
NIP :
Jabatan :
UNTUK : 1. ...................................................................
2 ...................................................................
Ditetapkan di……………..
Pada tanggal……………..
Kepala Puskesmas Tajur Biru,
....................................
Nip................................
g. Notulen
JUDUL NOTULEN
Susunan Acara :
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
Isi Notulen :
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
KESIMPULAN :
.............................................................................................................
.............................................................................................................
Mengetahui, Notulensi,
Kepala Puskesmas Tajur Biru
............................. ............................
Nip.......................... Nip......................
DAFTAR HADIR
Pertemuan/Rapat :
Hari ,Tanggal :
Tempat :
Mengetahui, Pelaksana,
Kepala Puskesmas Tajur Biru
..................................................... .............................................
.
Nip. Nip.
3. Pedoman / Panduan
a. Pedoman
1. Pengorganisasian Unit Kerja
Kata pengantar
PEDOMAN
TATA NASKAH
PUSKESMAS TAJUR BIRU
PENUTUP
Pedoman tata naskah Puskesmas Tajur Biru disusun sebagai panduan bagi
seluruh staf Puskesmas Tajur Biru dalam menyusun kelengkapan dokumen
akreditasi puskesmas. Pedoman tata naskah ini disusun sebagai panduan agar
terjadi keseragaman pemahaman dan bentuk dokumen yang disusun. Keseragaman
bentuk dokumen sangat penting dalam proses akreditasi. Dalam penyusunan
pedoman tata naskah ini telah diusahakan dengan sebaik-baiknya dengan
melibatkan beberapa unsur terkaiit. Namun demikian tentu masih terdapat
kekurangan dan kekeliruan dalam penyusunan pedoman ini, untuk itu saran
perbaikan dan penyempurnaan pedoman tata naskah ini kami harapkan dari pihak
terkait demi kesempurnaan pedoman ini.