MAKALAH

SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK DENGAN SISTEM IWSM

Disusun untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah E-Filing System
Dosen Pengampu:
Dr. Sutisna, Drs., S.Sos., M.Pd
Yayan Firmansyah, S.E., M.Si

Disusun Oleh:

Aldi Mufti Nawawi (195254002)

Ilma Amilia Febrianty (195254011)
Mulyadi (195254020)
Santi Aliah (195254029)

PROGRAM STUDI SARJANA TERAPAN ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
BANDUNG
2021
 Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa. Karena atas karunia-Nya
kami bisa menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Sistem Kearsipan Elektronik
dengan Sistem IWSM”dalam mata kuliah Electronic Filling System.
Terimakasih kami ucapkan kepada Bapak Mamun juga Bapak Yayan selaku
dosen mata kuliah Electronic Filling System yang telah memberi tugas ini sehingga
pengetahuan kami mengenai Kearsipan Electronik terutama Sistem Kearsipan Elektronik
dengan IWSM. sehingga pengetahuan kami mengenai hal ini semakin bertambah.
Makalah ini kami susun untuk memenuhi tugas mata kuliah Electronic Filling
System. Kami harap makalah ini bisa bermanfaat bagi setiap pembaca. Makalah ini belum
sempurna dan kami sadari masih terdapat kesalahan di dalamnya. oleh karena itu, kritik
dan saran yang membangun dari pembaca sangar kami harapkan.

Bandung, Maret 2021

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai
dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam
melaksanakan berbagai kegiatannya tetapi di pihak lain perkembangan ini juga
menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi.
Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan
perkembangan teknologi yang secara langsung maupun tidak langsung menghasilkan
arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya
selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat
dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.
Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya
menggunakan kertas-kertas, kini juga tak telah memanfaatkan teknologi sebagai alat
untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno
yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat
menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan
memungkinkan pengaksesan yang lebih luas, diharapkan arsip merupakan barang
bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan
mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip
yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat
diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan
otomasi. Salah satunya sistem kearsipan elektronik dengan IWSM, Struktur dokumen
( WG, WT, WS ).
IWSM (Image Ware Scane Manage ) adalah sistem pemasukan dokumen yang
secara efisien dapat meng-capture dokumen dalam jumlah yang barudan
mengindeksnya secara otomatis agar tertata.

2.1 Rumusan Masalah

1. Bagaimana cara membuat Workgroup, Worksheet Template, dan Worksheet pada
IWSM?
2. Bagaimana cara mengubah password pada IWSM?

3.1 Tujuan Makalah

1. Untuk mengetahui bagaimana cara membuat Workgroup, Worksheet Template,
dan Worksheet pada IWSM.
2. Untuk mengetahui cara mengubah Password pada IWSM
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Workgroup
Workgroup adalah model jaringan peer to peer sedangkan domain adalah model jaringan
client/server.Workgroup memiliki sifat fungsional yang berbeda dengan domain.Pada
workgroup, semua yang tergabung pada sebuah workgroup yang sama memiliki peran
atau fungsi yang setara, koneksi antara komputer-komputer bersifat langsung atau direct.
Untuk membuat lemari virtual penyimpanan arsip (Workgroup), bisa mengikuti langkah
– langkah sebagai berikut:
a. Menjalankan Program Scan Manajer
b. Pada Scan Manajer, pilih [tools] kemudian [login to workgroup]

c. Kemudian klik tombol [select]

d. Klik Tombol [Create New] kemudian buat workgrup yang kita inginkan.

e. Masukan nama workgrup yang akan kita buat pada kotak dengan tanda [Name]

Disini misalnya kami mengisi [Name] dengan KEUANGAN dan Path di file yang
telah di sediakan. Kotak [path] ini berfungsi sebagai petujuk letak folder
penyimpanan file yang kita buat. Selanjutnya, klik [Browse] untuk menemukan
folder, pilih direktori yang diinginkan, lalu klik [OK]
Namun sebelum itu, buatlah folder PT ALENATEX terlebih dahulu di dalam
direktori yang dikehendaki yang nantinya akan digunakan sebagai Path.
f. Setelah workgroup baru kita sudah selesai, kita langsung saja login ke workgroup
baru kita dengan memasukkan username ADMIN dan kata sandi ADMIN

g. Maka akan muncul tab jendela seperti tampilan berikut. Tab ini berisi penjelasan
mengenai Worksheet template, form types, automatic indexing Batch dan job jika kita
ingin mengetahui lebih lanjut. Dan kita tinggal mengklik pada icon/ gambar sesuai
dengan apa yang diinginkan.
 h. Jika kita tidak mau melihat penjelasannya, kita cukup klik close yang terdapat di
kanan atas tab tersebut. Dan pembuatan workgroup baru selesai

2.2 Mengubah Username dan Password

Untuk mengubah Username dan Password pada IWSM yang kita miliki, dapat mengikuti
langkah – langkah berikut:
a. Klik [Tools] -> [User/Group]
Bagian ini terdapat di tampilan awal ketika kita membuka IWSM.

b. Klik [Modify]

c. Masukan nama baru dalam kotak [user name]

 d. Klik [Password] lalu masukan password lama dalam kotak Enter old Password, lalu
tulis password baru pada Enter new Password dan lakukan konfirmasi kembali
password di kolom Confirm new Password.

e. Maka password dan username telah terganti.

2.3 Worksheet Template

Adapun tahapan untuk membuat Worksheet Template, yaitu:
a. Klik [Tools] -> [Worksheet Template]
b. Klik tombol [New]

c. Masukan nama pada template baru dalam kotak [Template Name]

d. Pada jendela worksheet template buatlah field baru klik [New]

e. Pilih bentukk field dalam kotak dengan tanda [type]

f. Jika [Text] atau [Numeric] atau [Date] atau [memo] sudah dipilih, panjang field
dapat diatur dalam [Length]

g. Kemudian buat juga field Tanggal, NIK, Nama Karyawan, Jabatan, Status, jumlah
Gaji Pokok, Jumlah Tambahan, Jumlah Potongan, dan Total Gaji sesuai dengan daftar
yang diperlukan.
 h. Klik [OK]

2.4 Worksheet
Adapun langkah – langkah yang bisa ditempuh untuk memnuat worksheet, yaitu:
a. Untuk membuat worksheet baru pilih [Worksheet] kemudian pilih [New] sampai
jumlah yang dibutuhkan perusahaan.

b. Isi nama worksheet pada [Name] dan pilih templatenya.

c. Kita pilih worksheet template GAJI PEGAWAI

d. Kemudian Klik kanan pada worksheet yang aktif, lalu pilih ”Edit mode” untuk bisa
memasukan data.
e. Berikut hasil worksheet setelah dimasukkan data
 BAB III
PENUTUP

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah untuk
diubah, dihapus dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Selain itu usia atau daya
tahan fisik arsip elektronik sangat terbatas, apabila semakin sering digunakan arsip
elektronik akan semakin cepat mengalami kerusakan. Dan untuk pemeliharaan fisik
arsip elektronik juga memerlukan cara penyimpanan yang baik.
Disamping ada beberapa kesulitan dalam pengelolaan arsip elektronik, juga
terdapat beberapa keunggulan yang dapat diperoleh dari pengelolaan arsip secara
elektronik yang antara lain : menghemat space, kapasitas simpan besar, akses
informasi lebih cepat, menghemat SDM dan memperkecil kehancuran data.
Mengetahui cara pembuatan Workgroup, Worksheet Template, dan Worksheet
akan memudahkan pengguna IWSM dalam menyimpan arsip mereka dengan
menggunakan media elektronik.