TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

ANALISIS KASUS 3 : A MAKE-OR-BUY DECISION AT

BAXTER MANUFACTURING COMPANY

Disusun oleh:
- Firly Hari Baskoro / F0219060
- Mohammad Wildan Aldiansyah / 195020207111092

Sistem Informasi Manajemen A

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
2020 – 2021
 A Make-or-Buy Decision at Baxter Manufacturing Company

Latar Belakang Perusahaan Manufaktur Baxter

Baxter Manufacturing Company (BMC), yang terletak di kota kecil Midwestern,

adalah produsen terkemuka stempel yang ditarik dalam, terutama untuk rumah motor listrik.
Perusahaan ini didirikan pada tahun 1978 oleh ketuanya, Walter R. Baxter, sebagai pemasok
perkakas dan cetakan, tetapi kemudian berkembang menjadi bisnis stamping. BMC adalah
perseroan terbatas, dengan keluarga pendiri memegang sebagian besar saham.

Insinyur BMC telah menerapkan beberapa konsep stempel yang paling kompleks di
industri, karena perusahaan telah menetapkan ceruknya sebagai pemasok kualitas stempel
yang ditarik dalam ke industri otomotif (85 persen penjualan) dan peralatan (15 persen
penjualan). BMC sangat menekankan pada kualitas dan telah mencapai status Q-1 dari Ford,
QSP Award dari GM, dan penghargaan kualitas dari Honda, dan diakui sebagai pemasok
kelas dunia dalam ceruknya.

Memproduksi bagian yang ditarik dalam adalah proses kompleks yang membutuhkan
stempel berulang, masing-masing dengan male/female die pair yang berbeda. Proses ini
dilakukan pada mesin press yang berat, menggunakan cetakan yang sangat kompleks yang
terdiri dari 10 cetakan individu yang dirangkai bersama dalam satu baris. Sebuah kumparan
baja dengan lebar dan ketebalan yang tepat diumpankan ke salah satu ujung pers. Setelah
setiap siklus pencetakan, mekanisme pengangkutan presisi menggerakkan material ke depan
dengan jarak yang tepat sehingga bagian yang telah menyelesaikan satu tahap ditempatkan
dengan benar pada tahap berikutnya untuk dipukul oleh cetakan berikutnya pada siklus
pengepresan berikutnya. Jadi, setiap siklus alat pres melakukan operasi pembentukan yang
berbeda pada masing-masing 10 bagian, dan bagian yang sudah selesai keluar dari mesin
pada akhir setiap siklus.

Kekuatan BMC terletak pada kemampuannya untuk menghasilkan stempel kompleks

berkualitas tinggi dalam jumlah besar secara efisien. Mungkin diperlukan waktu 6 hingga 8
jam untuk memasang cetakan dan menyiapkan mesin cetak besar untuk menjalankan
produksi, sehingga BMC tidak dapat memproduksi jangka pendek secara efisien dan oleh
karena itu tidak melayani pasar pengganti dengan baik.
 BMC menggunakan peralatan canggih untuk mengembangkan dan memproduksi
perkakas yang diperlukan untuk kebutuhan pelanggannya. Dengan penggunaan mesin wire
electrical discharge (EDM), pusat pemesinan vertikal computer numerical control (CNC), dan
mesin bubut horizontal CNC mampu menghasilkan perkakas yang berkualitas secara efisien.
Untuk masa pakai suatu suku cadang, peralatan terkomputerisasi BMC dapat mereproduksi
komponen cetakan yang identik untuk menggantikan cetakan yang aus atau rusak.

Fasilitas manufaktur BMC seluas 140.000 kaki persegi adalah salah satu yang terbaik
di negara ini, dengan 39 mesin press dengan kapasitas mulai dari 50 ton hingga 600 ton.
Setiap mesin cetak dilengkapi dengan item aksesori seperti umpan, gulungan, dan sistem
deteksi elektronik. Selain mesin cetak, BMC baru-baru ini menambahkan kapasitas untuk
mengelas, mengebor, mengetuk, dan merakit stempel menjadi bagian yang lebih kompleks
untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggannya.

BMC mempekerjakan sekitar 420 orang dan nonunion. Manajemen percaya bahwa
karyawan ini adalah aset terbesar BMC. Selama 19 tahun sejarahnya, BMC telah tumbuh
sekitar 20 persen setahun. Lima tahun terakhir penjualan adalah sebagai berikut:

1992 = $32,000,000

1993 = $37,292,000

1994 = $49,900,000

1995 = $61,976,000

1996 = $74,130,000

Pertumbuhan yang cepat ini terkadang menimbulkan masalah. Misalnya, pada tahun
1990 penjualannya sangat dekat dengan kapasitas produksi BMC, bahkan ketika menjalankan
produksinya 24 jam sehari, 7 hari seminggu, hampir tidak mungkin untuk memenuhi jadwal
pengiriman yang dijanjikan.

Pada tahun 1992, BMC telah melakukan investasi besar yang diperlukan untuk
meningkatkan kapasitas secara signifikan dan kembali ke jalur pertumbuhan historisnya.

Pada akhir 1980-an, pelanggan otomotif BMC mulai beralih ke filosofi just-in-time
(JIT) di mana mereka membawa persediaan bahan mentah dan suku cadang yang minimal.
Alih-alih mengirim pesanan untuk suku cadang satu bulan pada waktu seperti yang mereka
lakukan di masa lalu, pelanggan mulai memberi tahu BMC suatu hari apa yang harus dikirim
pada hari berikutnya. BMC diberikan blanket order untuk perencanaan, tetapi pelanggan
berhak untuk mengubah jumlah pada saat-saat terakhir.

Termasuk waktu pengadaan bahan baku, menjalankannya melalui mesin cetak untuk
membuat suku cadang, membersihkan dan mengemasnya, dan mengirimkannya, proses
produksi BMC membutuhkan setidaknya dua minggu jika semuanya berjalan dengan baik.
Dengan demikian, perusahaan otomotif memaksa pemasok mereka untuk menyimpan
inventaris mereka untuk mereka, yang memberikan tekanan besar pada BMC untuk
mengurangi waktu siklusnya. Karena siklus produksi dua minggu dan waktu penyiapan yang
lama, BMC sering kali terpaksa mempertahankan persediaan barang jadi yang secara
substansial di atas target pasokan tiga hari.

Sekitar lima tahun yang lalu pelanggan otomotifnya mulai menekan BMC untuk
melakukan pertukaran data elektronik (EDI), di mana semua aliran dokumen kertas antara
pelanggan dan pemasok digantikan oleh aliran elektronik langsung antara komputer
pelanggan dan komputer BMC. Dengan demikian BMC menerima semua pesanan pembelian
dan jadwal pengiriman secara elektronik dan mengirimkan pemberitahuan dan tagihan
pengiriman elektronik. EDI berpotensi menjadi lebih cepat dan lebih efisien untuk kedua
belah pihak, tetapi sistem komputer pabrik BMC tidak lengkap dan terfragmentasi, sehingga
selama beberapa tahun BMC menerima data secara elektronik, mencetaknya, dan kemudian
memasukkan kembali data tersebut ke dalam sistem relevan yang ada. Departemen IS
sekarang membangun antarmuka untuk memasukkan data EDI langsung ke beberapa sistem
BMC. Salah satu alasan penundaan ini adalah bahwa pelanggan mobil mereka menggunakan
satu standar EDI sementara pelanggan peralatan mereka menggunakan yang lain, dan setiap
pelanggan memiliki variasinya sendiri-sendiri pada standar yang digunakannya. BMC harus
membangun subsistem terpisah untuk menangani setiap pelanggannya.

Sistem Informasi di BMC

Manajer BMC sangat menerima pengenalan teknologi baru. Mereka adalah pengguna
awal CAD / CAM, dan berada di garis depan teknologi stamping. Namun, mereka memiliki
sedikit pengalaman dengan penggunaan komputer dalam aplikasi bisnis dan memiliki
pemahaman yang terbatas tentang apa yang dapat dilakukan teknologi untuk mereka.
 BMC mendapatkan PC pertamanya pada tahun 1987, dan beberapa manajer mulai
bereksperimen dengan spreadsheet Lotus. Salah satu aplikasi pertama yang mereka siapkan
adalah spreadsheet untuk menghasilkan penawaran pelanggan dengan menghitung berapa
harga yang akan dikenakan untuk suatu bagian berdasarkan perkiraan biaya bahan baku,
biaya perkakas, biaya stamping, dan jumlah yang diharapkan untuk diproduksi. Penggunaan
awal lain dari PC adalah spreadsheet penjadwalan yang dikembangkan oleh presiden
perusahaan, Kyle Baxter, saat menjabat sebagai wakil presiden bidang manufaktur.

Spreadsheet ini, yang masih digunakan sampai sekarang, berisi data untuk setiap
bagian, termasuk mesin yang digunakan, jumlah yang diproduksi per jam, dan waktu
penyiapan. Kuantitas yang diperlukan dan tanggal pengiriman dimasukkan, dan spreadsheet
menentukan kapan setiap bagian harus mulai diproduksi dan menghasilkan jadwal apa yang
harus dijalankan pada setiap grup mesin. Jika jadwal tidak memungkinkan (misalnya,
beberapa bagian harus dimulai minggu lalu), penjadwal dapat membuat penyesuaian manual
pada tanggal jatuh tempo, jumlah yang dibutuhkan, lembur, dan faktor-faktor lain untuk
menghasilkan jadwal yang layak.

Menyadari bahwa mereka membutuhkan seseorang untuk memimpin dan mendidik

mereka dalam penggunaan komputer, pada tahun 1989 manajemen BMC mendirikan
departemen MIS dan mempekerjakan seorang manajer MIS, Nancy Shaw. BMC memasang
komputer mini MV Data General, dan aplikasi pertama adalah email antar kantor. Ini adalah
cara yang bagus untuk memulai karena menunjukkan betapa bermanfaatnya komputer dalam
berbagi informasi.

Selama dua tahun berikutnya Shaw memimpin pembelian dan pemasangan paket
aplikasi keuangan yang berhasil, termasuk penggajian, hutang dan piutang, dan buku besar.
Selain itu, pada tahun 1989 BMC mulai menemui masalah dalam produksi karena masalah
kapasitasnya yang terus meningkat dan pelanggannya beralih ke JIT. Ketika pelanggan
mengubah persyaratan mereka, jadwal produksi harus diubah, yang memaksa perubahan
jadwal bagian lain, dan orang-orang produksi tampaknya menghabiskan seluruh waktu
mereka untuk menjadwal ulang barang. Karena permintaan sangat dekat dengan kapasitas,
sulit untuk menyelesaikan semua pesanan tepat waktu, dan ada banyak percepatan yang
terjadi, yang sekali lagi menyebabkan perlunya penjadwalan ulang. Meskipun tidak ada
dukungan komputer untuk pembuatan selain spreadsheet yang digunakan untuk penjadwalan,
manajemen BMC memutuskan bahwa jika penjadwalan dapat dipercepat, masalahnya akan
teratasi. Akibatnya, keputusan dibuat untuk membeli paket perangkat lunak untuk
penjadwalan.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pada tahun 1991 masalah dalam
memenuhi jadwal pengiriman semakin parah sehingga BMC mulai harus menolak bisnis
baru. Manajemen memutuskan bahwa mereka harus melakukan sesuatu tentang penjadwalan
mesin, jadi sekali lagi mereka memutuskan untuk membeli paket penjadwalan.

Pada saat itu mereka melibatkan lebih banyak orang dalam pengambilan keputusan
tentang paket apa yang akan dibeli. Vendor ini memberikan beberapa pelatihan mendalam
kepada orang-orang MIS mereka, dan orang-orang vendor datang ke sini selama 2 minggu
untuk membantu mereka memuat data dan menjalankan modul penjadwalan produksi. Dan
kesalahan saat itu adalah bahwa orang-orang vendor tidak sepenuhnya memahami logika
yang digunakan sistem. Tapi mereka membangun sistem dan bekerja serta mengajari orang
penjadwalan produksi cara menggunakannya.

Departemen MIS Saat Ini

Pada tahun 1994 Shaw keluar dan BMC mempekerjakan Don Collins untuk
menggantikannya sebagai manajer MIS. Collins memiliki pengalaman 20 tahun sebagai
analis sistem utama dengan produsen besar dan pengalaman luas dengan sistem manufaktur.
Pada tahun 1996, Collins memiliki empat staf pemrograman.

Departemen MIS menggunakan alat pengembangan yang disebut Cyber Query Cyber
Screen (CQCS) dari Cyber Science, tetapi Collins sedang memikirkan seperti apa lingkungan
pengembangan BMC di masa depan. Saat ini komputer Data General MV mulai usang dan
mencapai kapasitasnya, sehingga BMC harus segera mendapatkan kapasitas tambahan.

Untuk merencanakan jadwal produksi kelompok MIS telah membuat sistem untuk
melacak persediaan bahan mentah, dalam proses, dan barang jadi. MIS juga telah
mengembangkan sistem komputer mini yang menerima pesanan EDI dari pelanggan dan
memungkinkan grup layanan pelanggan untuk membuat jadwal pengiriman di komputer.
Collins percaya bahwa dalam 2 tahun lagi grup MIS dapat membangun dan memasang satu
set sistem manufaktur yang akan memenuhi kebutuhan dasar BMC dan memberikan layanan
EDI yang cukup memuaskan kepada pelanggan.
 Keberhasilan dalam membangun sistem baru ini membuka mata manajer BMC
terhadap kemungkinan menggunakan komputer, dan mereka telah menghasilkan begitu
banyak permintaan untuk sistem baru sehingga komite pengarah MIS telah dibentuk untuk
menyetujui proyek dan menetapkan prioritas pengembangan sistem.

Proposal Baru

Pada akhir tahun 1996, Lucas Moore, wakil presiden manufaktur, menyarankan agar
BMC membeli dan menginstal paket perangkat lunak manufaktur terintegrasi yang dijual
oleh Effective Management Systems, Inc (EMS). Moore pernah bekerja sebagai insinyur
dengan perusahaan tersebut selama 7 tahun dan kemudian mengambil cuti selama 2 tahun
untuk mendapatkan gelar MBA.

Moore mendukung proposal agar BMC menginstal paket EMS Time Critical
Manufacturing yang terdiri dari delapan modul: kontrol lantai toko, integrasi EDI,
manajemen inventaris, pengumpulan data pabrik, perutean standar, pengumpulan tenaga
kerja, konfigurator produk yang direkayasa, dan buku besar.

Perangkat lunak EMS akan berjalan pada beberapa komputer mini, termasuk MV
Umum Data BMC. Namun, tambahan kapasitas komputer akan dibutuhkan baik BMC
membeli paket EMS atau membangun sistem manufakturnya sendiri.

Pandangan Moore

Moore menjelaskan kepada Baxter bahwa BMC harus membeli paket EMS karena
alasan berikut:

 Seluruh industri telah mengabaikan kita dalam penggunaan komputer di bidang

manufaktur dan kita terancam kehilangan reputasi sebagai produsen suku cadang
kelas dunia.
 Sistem yang diusulkan akan melakukan semua yang kami ingin lakukan. EMS telah
meyakinkan bahwa tidak akan ada masalah dalam mengintegrasikan modul
manufaktur ini dengan sistem keuangan yang ada, dan dapat menjalankan seluruh
sistem dalam 6 bulan.
 Perbedaan waktu dan biaya antara pembelian dan pembangunan terlalu signifikan: 6
bulan untuk memasang sistem canggih ini vs 2 tahun untuk membangun sistem dasar
 sendiri, dan perusahaan $ 220.000 untuk membeli sistem ini vs lebih dari $ 400.000
untuk membangun sistem kita sendiri.
 Akan mendapatkan sistem mutakhir yang berkualitas tinggi daripada sistem
"percobaan pertama" yang sederhana karena EMS telah menjual sistem ini ke ratusan
produsen.

Menurut moore, BMC akan berhasil kali ini dalam menggunakan paket perangkat
lunak yang dibeli di area produksi, karena:

 Di masa lalu hanya ada sedikit kepemilikan sistem baru oleh orang-orang
pabrik, tetapi kali ini moore dan orang-orangnya akan membuatnya berfungsi.
 Di masa lalu, strategi konversi cacat dimana BMC mencoba memasang
penjadwalan tanpa mengontrol data inventaris, tetapi kali ini kita akan
membahasnya satu per satu modul dengan urutan yang sangat berhasil dengan
EMS di banyak instalasi sebelumnya.
 Di masa lalu BMC mendorong kapasitas dan tidak ada sistem penjadwalan
yang akan berfungsi ketika mereka harus mempercepat semuanya, tetapi kali
ini kapasitas bukanlah masalah utama dan segalanya cukup tenang di pabrik
sehingga dapat menyalurkan energinya untuk membuat sistem baru berhasil.

Pandangan Collins

Collins berpendapat bahwa BMC harus melanjutkan proses membangun sistem

manufaktur yang dibutuhkannya. Dia memperkirakan bahwa sistem yang diperlukan dapat
diselesaikan dalam waktu sekitar dua tahun dengan biaya sekitar $ 420.000— $ 220.000
untuk bantuan dari luar (termasuk melatih orang-orangnya dalam alat pengembangan baru)
dan $ 200.000 untuk biaya internal.

Menurut collins BMC tidak boleh membeli perangkat lunak EMS, karena:

 Perangkat lunak EMS jauh lebih rumit dari yang kita butuhkan. Untuk sebagian besar
pabrikan umum, setiap bagian mungkin memerlukan enam operasi pada enam jenis
mesin yang berbeda, dan setiap bagian memiliki perutean yang berbeda dari bagian
lain. Kemudian beberapa bagian dapat dirakit menjadi sub-rakitan, sehingga BMC
memiliki lembaran bahan dua atau tiga tingkat.
  BMC memiliki sedikit atau tidak ada pengalaman dengan sistem produksi
terkomputerisasi dan tidak masuk akal bagi BMC untuk mencoba melompat ke sistem
yang sangat kompleks dan canggih seperti proposal EMS. Menurut collins, Lucas
memiliki pemahaman yang sangat dangkal tentang paket perangkat lunak ini, dan dia
tidak mengetahui detail apa pun tentang cara kerjanya. Oleh karena itu, ia tidak tahu
kesulitan yang akan dihadapi rakyatnya dalam beradaptasi dengan paket rumit ini. Ini
akan mengharuskan mereka untuk melakukan banyak tugas yang belum pernah
mereka lakukan, atau bahkan pertimbangkan untuk dilakukan. Dan mereka tidak
membutuhkan kerumitan ini. Akan lebih baik untuk membangun sistem kita sendiri
yang sesuai dengan posisi kita pada kurva pembelajaran dan berencana untuk
meningkatkannya seiring kemajuan kita dalam memahami kebutuhan sistem kita.
 Kemungkinan sistem tidak sesuai dengan cara kita menjalankan bisnis.
 Dengan BMC terus-menerus mengubah fasilitas dan proses manufakturnya, itu
mungkin unik untuk bisnisnya. Jika BMC membeli sebuah paket, maka BMC hanya
bergantung pada belas kasihan vendor untuk membuat perubahan di dalamnya. Pada
kenyataannya vendor mungkin membuat beberapa perubahan yang tidak BMC
inginkan.

Akhirnya, BMC dapat membangun dan berhasil memasang sistemnya sendiri, tetapi
dengan catatan pembelian dan pemasangan sistem produksi yang tidak baik.

Waktu Keputusan

Menurut sue barkley, mungkin pelanggan akan peduli dengan sistem kita selama BMC
menyediakan produk berkualitas tinggi dengan harga yang bagus dan mengirimkannya saat
dibutuhkan. Dari sudut pandang mereka, kami sudah berinteraksi dengan mereka melalui
EDI, jadi itu masalah bagi kami, bukan mereka. Akan sangat bagus untuk memiliki sistem
yang diusulkan sesegera mungkin, tetapi kami telah lama tidak bersama mereka.