PROSES PENERIMAAN BARANG DI INDUSTRI FARMASI

1. Barang diperoleh dari supplier.

2.   Barang diterima bagian gudang, lalu disimpan sementara di area karantina, diberi

label karantina (label kuning), dicek fisik secara visual sesuai dengan surat pesanan

barang yang meliputi kebenaran label bahan, nomer batch/lot, keutuhan kemasan

(wadah, label, segel, bruto, asal negara, tanggal pembuatan, tanggal kedaluarsa),

jumlah dan CoA.

3.    Apabila sudah selesai, maka dibuatkan bukti titipan barang sementara (BTBS).

BTBS dibuat tiga rangkap, lembar asli untuk supplier, copy 1 untuk arsip gudang,

copy 2 sebagai surat permohonan pemeriksaan kepada QC.

4.    Barang diterima oleh supervisor penyimpanan bahan baku dan disetujui oleh asisten

manager penyimpanan. Dilakukan pemeriksaan oleh laboratorium QC, selama masa

pemeriksaan QC memberi label karantina berwarna kuning pada label tersebut.

5.    QC akan melakukan sampling terhadap bahan baku yang datang, barang diterima

atau ditolak berdasarkan hasil pemeriksaan laboratorium.

6.    Setelah bahan baku diluluskan, bagian penyimpanan akan membuat bukti penerimaan

bahan baku (BPBB). Bahan baku akan disimpan dalam gudang sesuai dengan stabilitas

bahan baku. Bahan baku yang diluluskan diberi label hijau dengan tulisan diluluskan

dan ditempel diatas label karantina.

7.    Jika bahan baku ditolak, maka gudang akan membuat surat pemberitahuan kepada

bagian pembelian bahwa barang yang dikirim oleh pemasok tidak memenuhi syarat

dengan melampirkan HPL (Hasil Pemeriksaan Laboratorium) dan surat pengembalian

barang ke supplier dan pemasok (retur). Bahan baku yang ditolak diberi label merah

dan ditempel diatas label karantina.

8.    Bahan baku akan diperiksa ulang 1 tahun sekali maksimal 12 hari sebelum jatuh

tempo bagian penyimpanan bahan baku harus mengajukan surat permohonan

 pemeriksaan ke laboratorium QC. Selam pemeriksaan ulang berlangsung, status

bahan baku adalah karantina (label kuning).

9.    Untuk bahan baku maupun bahan jadi yang diimpor dari manufacturing asing

langsung dilakukan pemeriksaan QC. Jika bahan baku ditolak, maka barang bisa

dikembalikan, tergantung negosiasi manager impor.

1)        Penerimaan
a)        Alur penerimaan bahan baku, bahan jadi dan bahan ekspedisi
1.        Barang yang diperoleh dari supplier
2.        Barang diterima lalu disimpan sementara di area karantina diberi label kuning, kemudian dicek
fisik secara visual sesuai dengan pesanan barang meliputi kebenaran label (nama bahan, no.
Batch/ lot), keutuhan kemasan orisinil (wadah, segel, bruto), asal negara, tanggal pembuatan,
tanggal kadaluarsa, jumlah dan CoA (Certificate of Analysis).
3.        Apabila sudah sesuai maka dibuatkan Bukti Titipan Barang Sementara (BTBS). BTBS dibuat 3
rangkap, lembar asli diserahkan kepada supplier, copy 1 untuk arsip gudang dan copy 2 sebagai
surat permohonan pemeriksaan kepada QC (pengawasan mutu).
4.        Barang diterima oleh supervisor penyimpanan bahan baku dan disetujui oleh asisten manajer
penyimpanan. Kemudian, dilakukan pemeriksaan laboratorium QC. Selama masa pemeriksaan,
QC memberi label karantina berwarna kuning pada barang tersebut.
5.        QC akan melakukan sampling terhadap bahan baku yang datang. Barang diterima atau ditolak
berdasarkan Hasil Pemeriksaan Laboratorium (HPL).
6.        Setelah bahan baku diluluskan, maka bagian penyimpanan akan membuat Bukti Penerimaan
Bahan Baku (BPBB). Kemudian bahan baku akan disimpan ke dalam gudang sesuai dengan
stabilitas bahan baku itu sendiri. Bahan baku yang diluluskan diberi label hijau dengan tulisan
“DILULUSKAN” dan ditempelkan di atas label karantina.
7.        Jika bahan baku ditolak, maka gudang akan membuat surat pemberitahuan kepada bagian
pembelian bahwa barang yang dikirim oleh pemasok tidak memenuhi syarat dengan
melampirkan HPL dan surat pengembalian barang ke pemasok. Bahan baku yang ditolak diberi
label berwarna merah dan ditempelkan di atas label karantina.
8.        Bahan baku akan diperiksa ulang 1 tahun sekali. Maksimal 12 hari sebelum jatuh tempo, bagian
penyimpanan bahan baku harus mengajukan surat permohonan pemeriksaan ke laboratorium.
Selama pemeriksaan ulang berlangsung, status bahan baku adalah karantina dan diberi label
kuning.
9.        Untuk bahan baku maupun bahan jadi yang diimport dari manufacturer asing, langsung
dilakukan pemeriksaan laboratorium oleh QC. Namun, jika bahan baku ditolak, maka barang
bisa dikembalikan ataupun dimusnahkan tergantung negosiasi manager import di Kantor Pusat
Kimia Farma dengan manufakturer tersebut.

b)        Alur penerimaan bahan pengemas

1)        Saat bahan pengemas diterima di gudang, dilakukan pemeriksaan fisik secara visual sesuai
dengan pesanan barang meliputi jumlah, logo dan kondisi.
2)        Apabila sudah sesuai maka dibuatkan Bukti Titipan Barang Sementara (BTBS). BTBS tersebut
juga merupakan surat permohonan pemeriksaan kepada QC. Bahan pengemas akan diberi label
karantina berwarna kuning
3)        QC akan melakukan sampling dan pemeriksaan terhadap bahan pengemas yang datang. Barang
diterima atau ditolak berdasarkan Hasil Pemeriksaan Laboratorium (HPL).
4)        Setelah bahan pengemas diluluskan, maka bagian penyimpanan akan membuat Bukti
Penerimaan Bahan Pengemas (BPBP). Bahan pengemas yang diluluskan diberi label hijau
dengan tulisan ”DILULUSKAN”. Label ditempelkan di atas label karantina.
5)        Jika bahan pengemas ditolak, maka gudang akan membuat surat pemberitahuan kepada bagian
pembelian bahwa barang yang dikirim oleh pemasok tidak memenuhi syarat dengan
melampirkan HPL dan surat pengembalian barang ke pemasok. Bahan pengemas yang ditolak
akan diberi label merah yang ditempelkan di atas label karantina.
6)        Bahan pengemas akan diperiksa ulang 2 tahun sekali. Maksimal 12 hari sebelum jatuh tempo,
bagian penyimpanan bahan kemas harus mengajukan surat permohonan pemeriksaan ke
laboratorium. Selama pemeriksaan ulang berlangsung, status bahan kemas adalah karantina dan
diberi label kuning.