Ra Ade Setda Godong
Ra Ade Setda Godong
Disusun oleh:
NAMA : ADE RIZKY NUR EFFENDI, S.Ak
NIP : 19970611 202012 1 006
NO. DAFTAR HADIR : 18
JABATAN : AHLI PERTAMA – PENGELOLA
PENGADAAN BARANG DAN JASA
SKPD : SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN GROBOGAN
COACH : ERNI IRAWATI, S.E., M.Pd
MENTOR : ARISTIO WIYANI, ST
i
HALAMAN PERSETUJUAN
Menyetujui,
Coach Mentor
Kasubag. Pengelolaan Pengadaan
Barang dan Jasa,
ii
HALAMAN PENGESAHAN
Mengesahkan,
Coach Mentor
Kasubag. Pengelolaan Pengadaan
Barang dan Jasa,
Narasumber,
iii
PRAKATA
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala berkat, rahmat, nikmat
dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan
rancangan aktualisasi ini dengan baik.
Penyusunan rancangan aktualisasi ini wajib diselesaikan sebagai syarat
untuk bisa lulus dalam Diklat Dasar CPNS Golongan III Tahun 2021 dan
juga sebagai salah satu komponen penilaian dari Pelatihan Dasar CPNS
Golongan III Tahun 2021 untuk menuju tahap selanjutnya dalam
pengangkatan sebagai PNS, judul dari rancangan aktualisasi ini yaitu
“OPTIMALISASI PENYIMPANAN DATA PENGADAAN BARANG DAN
JASA MELALUI GOOGLE DRIVE PADA UKPBJ SEKRETARIAT
DAERAH KABUPATEN GROBOGAN” diharapkan menjadi salah satu
instrumen yang bertujuan untuk mengatasi permasalahan di unit kerja
agar bisa menjadi lebih baik untuk kedepannya.
Dengan segala hormat dan kerendahan hati penulis mengucapkan
terimkasih kepada semua pihak yang telah terlibat serta turut membantu
dalam proses penyusunan Rancangan Aktualisasi ini :
1. Allah SWT yang telah memberikan segala nikmat dan karunianya
kepada saya.
2. Bapak H. Ganjar Pranowo, SH., MIP. Selaku Gubernur Provinsi Jawa
Tengah yang telah memberi kesempatan kepada saya untuk
mengikuti kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Dasar Calon Pegawai
Negeri Sipil.
3. Bapak Drs. Mohamad Arief Irwanto, M.Si. selaku Kepala Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Jawa
Tengah yang telah menyelenggarakan kegiatan Pendidikan dan
Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil.
4. Ibu Hj. Sri Sumarni, S.H., M.M. selaku Bupati Kabupaten Grobogan
yang telah ,memberi kesempatan kepada saya untuk mengikuti
kegiatan Pendidikan Dan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri
Sipil.
5. Panitia Latsar CPNS Golongan III angkatan LXXXI tahun 2021.
iv
6. Ibu Aristio Wiyani, ST selaku mentor yang telah memberikan arahan,
masukan dan bimbingannya dalam penyusunan rancangan
aktualisasi ini.
7. Keluarga penulis yang telah memberikan doa serta dukungan moral
yang tidak pernah terputus.
8. Rekan-rekan kelompok Latsar Tilok Godong serta rekan-rekan
peserta Latsar CPNS Golongan III angkatan LXXXI Tahun 2021.
9. Rekan-rekan UKPBJ Sekretariat Daerah Kabupaten Grobogan.
10. Semua pihak yang telah membantu terselesaikannya rancangan
aktualisasi ini.
v
DAFTAR ISI
vi
DAFTAR TABEL
vii
DAFTAR GAMBAR
viii
1
Jabatan dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Staf Ahli Bupati, maka
susunan organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Grobogan saat ini
adalah sebagai berikut :
A. Sekretaris Daerah;
B. Tugas Peserta
C. Role Model
(https://regional.kompas.com/read/2020/07/20/21562471/cerita-sekda-
grobogan-sembuh-dari-corona-rajin-ibadah-olahraga-dan-hibur?page=all,
diakses pada 23 Juni 2021) (Nasionalisme: Sila ke-1).
20
A. Identifikasi Isu
Isu diartikan sebagai suatu fenomena/kejadian yang diartikan
sebagai masalah. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
Kemendikbud (https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/ISU, diakses pada 16
Juni 2021), mendefinisikan isu sebagai masalah yang dikedepankan
untuk ditanggapi; kabar yang tidak jelas asal usulnya dan tidak
terjamin kebenarannya; kabar angin; desas desus. Selanjutnya Kamus
“Collins Cobuild English Language Dictionary” (Lembaga Administrasi
Negara, 2019:222), mengartikan isu sebagai: (1) “An important subject
that people are discussing or arguing about” (2) “When you talk about
the issue, you are referring to the really important part of the thing that
you are considering or discussing”.
Pada rancangan aktualisasi ini, peserta melakukan enviromental
scanning terlebih dahulu untuk mengidentifikasi isu-isu apa saja yang
peserta temui di lingkungan Sub Bagian Pengelolaan Pengadaan
Barang dan Jasa, Sekretariat Daerah Kabupaten Grobogan. Sumber
isu berasal dari individu, unit kerja, maupun organisasi. Isu-isu yang
menjadi dasar rancangan aktualisasi ini bersumber dari aspek:
1. Manajemen ASN
2. Pelayanan Publik
3. Whole of Government
Kondisi yang
No Isu dan Sumber Isu Kondisi Saat Ini
Diharapkan
1 Belum tersedianya UKPBJ Setda Kab. UKPBJ Setda Kab.
penyimpanan (back up) data Grobogan Grobogan diharapkan
pengadaan barang/jasa menyimpanan data memiliki penyimpanan
dengan cloud system dokumen pengadaan data dokumen
mengandalkan berkas pengadaan secara
Sumber Isu: Manajemen fisik (Tradisional) digital menggunakan
ASN, Pelayanan Publik, dan media Google Drive
Whole of Government.
2 Belum adanya media sosial UKPBJ Setda Kab. Tersedianya media
Instagram UKPBJ sebagai Grobogan belum social Instagram yang
sarana sosialisasi dan memiliki media social bisa di gunakan
edukasi Instagram sebagai sebagai sarana
sarana sosialisasi dan sosialisasi dan edukasi
Sumber Isu: Manajemen edukasi bagi UKPBJ Setda Kab.
ASN, Pelayanan Publik, dan Grobogan
Whole of Government.
3 Belum tersedianya standing UKPBJ Setda Kab. Tersedianya standing
banner informasi prosedur Grobogan belum banner yang
layanan pengadaan menyediakan menyajikan informasi
barang/jasa di UKPBJ standing banner yang prosedur pelayanan di
menyajikan informasi UKPBJ Setda Kab.
Sumber Isu: Manajemen prosedur pelayanan Grobogan
ASN, Pelayanan Publik, dan
Whole of Government.
4 Belum adanya kotak saran Belum tersedia kotak Tersedianya kotak
untuk menampung masukan saran untuk saran untuk
di UKPBJ menampung saran menampung saran
dan masukan yang yang dapat digunakan
Sumber Isu: Manajemen dapat digunakan sebagai dasar evaluasi
ASN, Pelayanan Publik, dan sebagai dasar pelayanan UKPBJ
Whole of Government. evaluasi pelayanan Setda Kab. Grobogan
5 Belum optimalnya layanan Masih banyak tamu Diharapkan UKPBJ
konsultasi pengadaan secara yang dating untuk Setda Kab. Grobogan
online berkonsultasi secara dapat mengoptimalkan
langsung pelayanan konsultasi
Sumber Isu: Manajemen secara Online
ASN, Pelayanan Publik, dan
Whole of Government.
22
B. Analisis Isu
Setelah mengidentifikasi berbagai isu yang dikemukakan di atas,
selanjutnya perlu dilakukan analisis untuk memahami isu tersebut
secara utuh dan kemudian dengan menggunakan kemampuan
berpikir konseptual dicarikan alternatif jalan keluar pemecahan isu.
Sebagai alat bantu penetapan kriteria isu yang berkualitas sekaligus
guna menentukan prioritas isu yang perlu diangkat untuk diselesaikan
melalui gagasan kegiatan yang akan dilakukan, penulis menggunakan
teknik tapisan dengan menetapkan rentang penilaian (1-5) pada
kriteria: Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan (APKL). Aktual
artinya isu tersebut benar-benar terjadi dan sedang hangat
dibicarakan dalam masyarakat. Problematik artinya Isu tersebut
memiliki dimensi masalah yang kompleks, sehingga perlu dicarikan
segera solusinya secara komperehensif. Kekhalayakan artinya Isu
tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak dan Kelayakan artinya
Isu tersebut masuk akal, realistis, relevan, dan dapat dimunculkan
inisiatif pemecahan masalahnya. (Lembaga Administrasi Negara
Republik Indonesia, 2019:227)
Analisis APKL merupakan alat bantu untuk menganalisis
ketepatan dan kualitas isu dengan memperhatikan tingkat aktual,
problematik, kekhalayakan, dan kelayakan dari isu-isu yang ditemukan
di Sub Bagian Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat
Daerah Kabupaten Grobogan. Analisis APKL dilakukan dengan
memberikan nilai pada rentang antara 1 sampai 5 dengan ketentuan
24
nilai 1 berarti sangat tidak A/P/K/L, nilai 2 berarti kurang A/P/K/L, nilai
3 berarti cukup A/P/K/L, nilai 4 berarti A/P/K/L, dan nilai 5 berarti
sangat A/P/K/L, pada masing-masing kriteria aktual, problematik,
kelayakan, dan kekhalayan. Hasil analisis APKL terkait isu-isu pada
Sub Bagian Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat
Daerah Kabupaten Grobogan disajikan dalam table di bawah ini:
1=Sangat tidak APKL, 2=Kurang APKL, 3=Cukup APKL, 4=APKL, 5=Sangat APKL
25
C. Analisis Penyebab
Dari hasil analisis isu melalui pendekatan APKL dan USG
tersebut di atas, maka isu prioritas yang perlu diselesaikan adalah
“Belum tersedianya penyimpanan (back up data dokumen
pengadaan barang/jasa dengan cloud system”.
Dalam Lembaga Administrasi Negara (2019:231) akar penyebab
masalah selanjutnya didiagnosa menggunakan fishbone diagram.
Diagram ini merupakan merupakan suatu alat untuk mengidentifikasi,
mengeksplorasi, dan menggambarkan secara detail semua penyebab
yang berhubungan dengan suatu permasalahan. Kategori penyebab
permasalahan yang digunakan sebagai start awal meliputi man power
(sumber daya manusia), material (bahan baku), method (metode), dan
milieu (lingkungan). Sehingga hasilnya dirumuskan sebagai berikut:
29
1. Man
a. Belum ada inisiatif untuk membuat penyimpanan
berbasis cloud system
b. Keterbatasan SDM
2. Material
a. Belum tersedianya guideline penyimpanan data berbasis
cloud system
b. Terbatasnya sarana
3. Method
a. Belum adanya penyimpanan berbasis cloud system
b. Belum maksimalnya penggunaan teknologi
4. Milieu
a. Kurang peduli dengan back up penyimpanan data
30
Tabel 2.5. Matrik Rancangan Aktualisasi Penulis Pelatihan Dasar CPNS Tahun 2021
Terkait Agenda 3:
Manajemen ASN
saya
memanfaatkan
sarana yang sudah
ada (efisien)
Terkait Agenda 3:
Manajemen ASN
2 Membuat Tersedianya Kegiatan membuat User Kegiatan
Manual book Manual book Manual sebagai panduan membuat User
sebagai sebagai panduan penyimpanan pada google Manual sebagai
panduan penyimpanan pada drive berkontribusi terhadap panduan
penyimpanan cloud system upaya pencapaian visi penyimpanan
pada google Kabupaten Grobogan, yakni, pada google
drive a Berkonsultasi Adanya masukan 1. Etika Publik : Saat “Terwujudnya Masyarakat drive.memperku
dengan atasan dan guideline yang konsultasi saya Kabupaten Grobogan yang at capaian nilai
Sumber terkait manual jelas bersikap sopan Sejahtera Secara Utuh dan teladan,
kegiatan : book pada atasan Menyeluruh”, dan mendorong akuntabel dan
Inovasi, SKP 2. Komitmen mutu : misi ke 6 yaitu, professional bagi
Saya bersedia "Meningkatkan kualitas organisasi.
menerima kritik dan sumber daya aparatur, tata
saran dari atasan kelola pemerintahan yang
akuntabel dan kualitas
Terkait Agenda 3: pelayanan publik", dan juga
Manajemen ASN tujuan Organisasi ke 8 yakni,
"Mewujudkan pengolahan
b Membuat lay Tersedianya lay out 1. Akuntabilitas : data, pengembangan
out design manual book Dalam program jaringan dan sistem
panduan pengerjaannya komunikasi dan informasi
berbentuk PDF saya data dalam rangka
memperhatikan pembangunan e-
detail dan disiplin government", serta sasaran
37
Terkait Agenda 3:
Manajemen ASN
3 Digitalisasi file Tersedianya Kegiatan Digitalisasi file Kegiatan
data/dokumen dokumen digital data/dokumen pengadaan Digitalisasi file
pengadaan barang/jasa berkontribusi data/dokumen
barang/jasa a. Berkonsultasi Tersedianya berkas 1. Etika Publik : Saat terhadap upaya pencapaian pengadaan
dengan atasan yang akan di konsultasi saya visi Kabupaten Grobogan barang/jasa
mengenai digitalisasi bersikap sopan yakni, “Terwujudnya memperkuat
Sumber dokumen yang pada atasan Masyarakat Kabupaten capaian nilai
kegiatan : di digitalisasi 2. Komitmen mutu : Grobogan yang Sejahtera teladan,
Inovasi, SKP Saya bersedia Secara Utuh dan akuntabel dan
menerima kritik dan Menyeluruh”, dan mendorong profesinal bagi
38
Terkait Agenda 3:
Manajemen ASN
tertinggal (tanggung
jawab)
2. Komitmen Mutu :
Dalam
mendigitalisasi
dokumen saya
menggunakan
peralatan computer
yang sudah ada
(effisien).
Terkait Agenda 3:
Manajemen ASN
Terkait Agenda 3:
Manajemen ASN
Terkait Agenda 3:
Manajemen ASN
41
Terkait Agenda 3:
Manajemen ASN
Terkait Agenda 3:
Manajemen ASN
43
G. Jadwal Kegiatan
Tabel 2.6. Jadwal kegiatan
44
1 2 3 4
1 Menyediakan Cloud Ruang penyimpanan Melakukan upgrade pada
System Google Drive pada google.drive awal fasilitas penyimpanan
yang digunakan untuk hanya 12GB. google drive
mengelola
penyimpanan/back up
data dokumen
pengadaan barang/jasa.
2 Membuat User Manual Kesulitan dalam Melakukan Konsultasi
sebagai panduan konsultasi dengan secara daring ataupun via
penyimpanan pada atasan dikarenakan aplikasi whatsapp.
google drive adanya kebijakan WFH.
DAFTAR PUSTAKA
BUKU:
REGULASI:
ONLINE:
sekda-grobogan-sembuh-dari-corona-rajin-ibadah-olahraga-dan-
hibur?page=all, diakses pada 19 Mei 2021.
CURRICULUM VITAE
Riwayat Pekerjaan :