TUGAS INDIVIDU II

AGENDA III

Oleh :

YESSICA AYU FEBRYANTA GINTING,S.AB.

NIP.199502182020122013

PELATIHAN DASAR CPNS 2021

BPSDM PROVINSI SUMATERA UTARA
 TUGAS INDIVIDU

Nama : Yessica Ayu Febryanta Ginting,S.AB

Instansi : Dinas Kesehatan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara
Tusi yang Dipilih : Ahli Pertama-Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

ISU/MASALAH
Dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatan,Ahli Pertama-Pengelola Pengadaan
Barang/Jasa memiliki beberapa tugas yang sesuai dengan Permenpan&RB Nomor 29 Tahun
2020 Pasal 8,yaitu:
1. Mengidentifikasi norma, standar, peraturan, dan manual pada tahap pengelolaan
kontrak pengadaan barang/jasa
2. Melakukan pengendalian pelaksanaan kontrak pada pekerjaan dengan output
barang jadi, layanan jasa lainnya yang sederhana, atau pekerjaan konsultan
perseorangan
3. Melakukan reviu dokumen persiapan pada pekerjaan yang dilakukan dengan
metode pemilihan pengadaan langsung, tender cepat, atau e-purchasing
4. Melakukan penyusunan dan penjelasan dokumen pemilihan pada pekerjaan yang
dilakukan dengan metode pemilihan pengadaan langsung atau tender cepat
5. Menyusun laporan tahunan pengadaan barang/jasa pemerintah;

Dari 5 poin tugas dan fungsi diatas dapat menciptakan suatu masalah yang dapat
menghambat proses pelaksanaan kontrak kerja yang efektif dan efisien jika 5 tugas
tersebut tidak dijalankan dengan baik dan benar sesuai aturan yang sudah ditetapkan,baik
oleh UU maupun Aturan/Kebijakan Internal OPD oleh Pejabat yang berwenang di
bidangnya.
Masalah/Isu yang berkaitan dengan tugas dan fungsi jabatan Ahli Pertama-Pengelola
Pengadaan Barang/Jasa adalah:
1. Tidak tersedianya Standar Operasional Prosedur yang dapat menjadi Sistem
Pengendalian Internal dalam pelaksanaan kontrak pada pekerjaan yang
mengakibatkan terlambatnya suatu kontrak selesai.
2. Tidak adanya Standar Tata Naskah/Format/Template untuk naskah kontrak
pekerjaan pengadaan baik pengadaan langsung maupun tender yang
mengakibatkan sering terjadi pengulangan/revisi pembuatan naskah(tidak efisien)
3. Kurang optimalnya pengarsipan kontrak pengadaan yang sudah selesai berjalan.

ANALISIS PENYEBAB TERJADINYA MASALAH

 Untuk melihat hubungan sebab-akibat pada ketiga isu ini dapat dianalisa dengan Diagram
Fishbone dibawah ini:
1. Tidak tersedianya Standar Operasional Prosedur yang dapat menjadi Sistem
Pengendalian Internal dalam pelaksanaan kontrak pada pekerjaan yang
mengakibatkan terlambatnya suatu kontrak selesai.

Sebab Akibat

Atasan Langsung Instansi

Tidak adanya
pengawasan
secara berkala Tidak ada SOP
sebagai sistem
pengendali
Terlambatnya kontrak
pekerjaan selesai
Tidak
bekerja Tidak
secara melengkapi
efektif dan dengan cepat
efisien berkas yang
Staf Vendor
dipersyaratkan

2. Tidak adanya Standar Tata Naskah/Format/Template untuk naskah kontrak

pekerjaan pengadaan baik pengadaan langsung maupun tender yang
mengakibatkan sering terjadi pengulangan/revisi pembuatan naskah(tidak
efisien)
Sebab Akibat

Atasan Langsung Instansi

Kurangnya
arahan kepada
bawahan Tidak adanya
standar tata
naskah
Seringnya
pengulangan/revisi
pembuatan naskah
Budaya kontrak(tidak efisien)
copy paste

Staf

3. Kurang optimalnya pengarsipan kontrak pengadaan yang sudah selesai berjalan.

 Sebab Akibat

Atasan Langsung Instansi

Kurangnya
ketegasan
terhadap cara Tidak menciptakan satu
kerja pegawai sistem terpadu yang dapat
menyimpan data kontrak
pekerjaan
Kurang optimalnya
pengarsipan kontrak
Tidak disiplin dalam pengadaan yang
hal pengarsipan dan sudah selesai
rekapitulasi kontrak
berjalan.
pekerjaan

Staf

ISU YANG PALING PRIORITAS

Dalam menentukan isu yang paling prioritas,saya menggunakan Teknik USG untuk
melihat dari ketiga isu tersebut mana yang paling penting/mendesak, yang paling serius
harus dibahas, dan isu yang paling mungkin akan memberikan pengaruh paling buruk
apabila tidak ditangani dengan segera.

NO. ISU U S G JUMLAH RANKING

Tidak tersedianya Standar Operasional
1. Prosedur yang dapat menjadi Sistem 5 5 5 15 I
Pengendalian Internal dalam
pelaksanaan kontrak pada pekerjaan
yang mengakibatkan terlambatnya
suatu kontrak selesai.
Tidak adanya Standar Tata
2. Naskah/Format/Template untuk 4 4 5 13 II
naskah kontrak pekerjaan pengadaan
baik pengadaan langsung maupun
tender yang mengakibatkan sering
terjadi pengulangan/revisi pembuatan
naskah(tidak efisien)

Kurang optimalnya pengarsipan

3. kontrak pengadaan yang sudah selesai 4 4 4 12 III
berjalan.

Dari tabel diatas, diperoleh juga hasil analisis yang menunjukkan bahwa isu yang
paling penting dan mendesak serta yang harus segera ditangani adalah isu tentang “Tidak
tersedianya Standar Operasional Prosedur yang dapat menjadi Sistem Pengendalian
Internal dalam pelaksanaan kontrak pada pekerjaan yang mengakibatkan terlambatnya
suatu kontrak selesai”.

TEROBOSAN UNTUK MENGATASI ISU PRIORITAS

Terobosan yang dapat dilakukan:
1. Membuat dan menerapkan Standar Operasional Prosedur sebagai sistem
pengendali internal dalam proses/pelaksanaan kontrak pekerjaan,dengan
menerapkan SOP dalam setiap proses pekerjaan di suatu unit/bagian di dalam
Instansi merupakan hal yang dapat dilakukan agar semua pekerjaan dapat berjalan
sesuai arah dan terstruktur yang akan menghasilkan output yang lebih baik dari
sebelumnya.
2. Pengawasan yang ketat dari atasan adalah salah satu solusi yang dapat diambil
dalam kasus ini,karena tanpa adanya pengawasan,SOP yang telah dibuat dengan
berbagai rupa juga tidak ada manfaatnya.
3. Upaya peningkatan kesadaran diri dalam diri staf/pegawai untuk menjadi pegawai
yang disiplin,bertanggung jawab dan taat akan peraturan yang telah dibuat,tanpa
adanya pegawai yang disiplin dan bertanggung jawab,semua aktivitas dalam sebuah
instansi akan mengalami perlambatan yang akan memperburuk citra instansi
tersebut,contohnya pemberian reward ketika pegawai mencapai target kinerja
yang telah ditentukan atasan/instansi.