Tugas PBL Problem Base Learning Sistem Analisa Perkantoran

Nama : Almira Fitriana

Nim : 7193144001
Kelas : Pendidikan Administrasi Perkantoran (A)’19
Mata Kuliah : Sistem Analisa Perkantoran
Dosen : Drs. TAUADA SILALAHI, M.Pd

LK. 1. Identifikasi Masalah

No Jenis Permasalahan Masalah yang Diidentifikasi Analisis Identifikasi Masalah

1 Menghasilkan dokumen Dalam pelaksanaan menghasilkan Ada beberapa penulisan yang

sederhana dokumen sederhana kaidah yang sering tidak mengikuti kaidah
berlaku dalam tatabahasa Indonesia tatabahasa Indonesia yang baik,
banyak yang tidak diikuti, sehingga misalnya pada penulisan tanggal
dapat menyebabkan kesalahan surat, nomor surat, alamat surat,
bahasa. lampiran, isi surat sampai dengan
penulisan tembusan, pada bagian
tersebut sering bertentangan dengan
kaidah aturan bahasa Indonesia.
Contoh lainnya penggunaan kata
bersama pada kalimat Bersama ini
kami melaporkan… . Penggunaan
kata bersama pada kalimat di atas
tidak tepat dan seharusnya
menggunakan kata dengan. Jadi,
kalimat tersebut menjadi Dengan
ini kami melaporkan… .(Darmadi
Adiyasa, dkk. 2017)
2 Melakukan Prosedur Penerapan Standar Operasional Dalam pelaksanaan administrasi di
Administrasi Prosedur (SOP) di sebuah instansi dalam sebuah instansi sangat
pada administrasinya belum diperlukannya Standar Operasional
terlaksana dengan baik Prosedur (SOP) yang jelas, tidak
adanya alur kerja yang tertulis
seperti SOP di suatu instansi
sehingga pada pelaksanaan
administrasinya para staf
No Jenis Permasalahan Masalah yang Diidentifikasi Analisis Identifikasi Masalah

melaksanakannya dengan tidak

efektif dan efisien, karena tidak
mengetahui tentang alur
pekerjaannya.
3 Melaksanakan Belum optimalnya pengelolaan Rendahnya perhatian pegawai
Penerimaan Surat / surat masuk oleh pegawai suatu terhadap arti penting pengelolaan
Dokumen instansi. surat tersebut dapat mengakibatkan
sebagian besar surat tercecer,
terselip, bahkan hilang. Pegawai
juga akan tidak mengetahui jumlah
surat yang telah di terima karena
tidak di kelola dengan baik maka
nantinya pengawasan dan
pengendalian surat sulit untuk
dilakukan.
4 Mencatat Dikte untuk Sekretaris sering membuat Mencatat dikte untuk menghasilkan
Menghasilkan Naskah kesalahan saat mencatat dikte dari naskah merupakan tugas bagi
pimpinannya. seorang sekretaris. Sekretaris yang
tidak bisa melakukan tugasnya
dengan baik salah satunya mencatat
dikte pimpinan untuk menghasilkan
naskah maka akan timbulnya
penyelenggaraan penerapan tata
kerja yang tidak efisien yang dapat
mengakibatkan sulitnya pimpinan
dalam mengambil keputusan yang
cepat dan tepat.
5 Mengelola dan Menjaga Masih terbatasnya pengelolaan Pelaksanaan pengarsipan di suatu
Sistem Kearsipan arsip dan penataan arsip yang organisasi pasti akan menghadapi
belum sepenuhnya menggunakan berbagai masalah apalagi terkadang
pedoman arsip yang baik. ada perusahaan ataupun instansi
yang belum memiliki pedoman
arsip yang baik. Ada hal-hal yang
seharusnya diperhatikan dalam
menghadapi masalah dalam
No Jenis Permasalahan Masalah yang Diidentifikasi Analisis Identifikasi Masalah

pengelolaan arsip adalah pedoman

dalam penyimpanan arsip yang
tepat yang memungkinkan
penemuan kembali dengan cepat
apabila diperlukan. Demikian juga
pada pedoman pemeliharaan arsip
masalah yang sering terjadi yaitu
karena terkadang belum sesuai
dengan prosedur yang ada karena
dalam pelaksanaannya tidak
melakukan pemeliharaan arsip
secara rutin.
6 Merencanakan dan Komunikasi dalam perencanaan Dalam suatu organisasi komunikasi
Mengelola dan pengelolaan pertemuan/rapat dalam rapat merupakan hal yang
Pertemuan/Rapat yang tidak efektif. sangat penting, karena rapat yang
efektif pastinya akan menghasilkan
keputusan yang baik dan
membangun rasa kebersamaan.
Sebaliknya, rapat yang tidak efektif
hanya akan menyia-nyiakan waktu.
Maka dari itu sering munculnya
perdebatan di saat rapat hal ini
terjadi diakibatkan karena
kurangnya komunikasi dalam
pengelolaan rapat tersebut.
7 Melakukan Komunikasi Kurangnya keprofesionalisme Bagi seorang sekretaris telepon
Melalui Telepon seorang sekretaris dalam merupakan alat pokok dalam
berkomunikasi melalui telepon menerima dan menyampaikan
informasi di lingkup intern maupun
ekstern organisasi. Namun
terkadang sekretaris tidak
profesional dalam pekerjaannya
tersebut. Contohnya ada beberapa
masalah yang berkaitan dengan
keprofesionalan yaitu ketika
 No Jenis Permasalahan Masalah yang Diidentifikasi Analisis Identifikasi Masalah

sekretaris bertelepon sambil makan

permen, berbicara kepada orang
lain atau berbicara dengan pihak
ketiga.

LK. 2. Eksplorasi Penyebab Masalah

Masalah yang Analisis Eksplorasi

No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah
Diidentifikasi Penyebab Masalah
1 Dalam pelaksanaan 1. Penelitian Heni Setya Purwandari, Budhi Setelah dianalisis, penyebab
menghasilkan Setiawan, Kundharu Saddhono (2014) dari masalah penggunaan
dokumen sederhana dengan judul “Analisis Kesalahan kaidah tatabahasa dalam
kaidah yang berlaku Berbahasa Indonesia Pada Surat Dinas menghasilkan dokumen
dalam tatabahasa Kantor Kepala Desa Jladri” sederhana berupa surat, yaitu
Indonesia banyak https://core.ac.uk/download/pdf/2897871 :
yang tidak diikuti, 65.pdf  Penulis Surat Dinas
sehingga dapat Pada jurnal ini teridentifikasi penyebab Kurang Memahami
menyebabkan dari permasalahan pada dokumen yang Kaidah Bahasa Indonesia
kesalahan bahasa. berupa surat yang tidak mengikuti kaidah yang Baik dan Benar,
yang berlaku dalam tatabahasa yaitu  Penulis Surat Dinas Lebih
karena faktor kompetensi berupa dari Satu Orang,
kekurang-pahaman surat 
pembuatan Tidak Adanya Pelatihan
dinas, faktor performansi disebabkan Menulis Surat Dinas dari
oleh keadaan fisik yang kurang Pemerintah,
mendukung dalam proses pengetikan  Motivasi dan Sikap
surat dinas dan kepadatan aktivitas Bahasa yang Masih
pembuat surat sehingga menyebabkan Kurang
kesalahan penggunaan ejaan dan
 Masalah yang Analisis Eksplorasi
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah
Diidentifikasi Penyebab Masalah
kesalahan lainnya pada surat dinas
tersebut.
2. Penelitian Piter Yikwa, Kundharu
Saddhono, Edy Suryanto (2019) dengan
judul “Kesalahan Pemakaian Bahasa
Indonesia dalam Surat Resmi Tulisan
Siswa SMA YPK Tabernakel Nabire”
file:///C:/Users/Hp/Downloads/37786-
93518-1-PB.pdf
Faktor Penyebab yang teridentifikasi
terjadinya kesalahan pemakaian bahasa
dalam penulisan surat resmi/sura tdinas
pada siswa SMA YPK Tabernakel di
Kabupaten Nabire dipengaruhi oleh 2
(dua) faktor, yaitu penguasaan tata
bahasa khususnya pada tataran morfologi
dan sintaksis dan juga rendahnya
pengguasaan ejaan, pembelajaran yang
tidak ideal.
3. Penelitian Lilik Herawatia, dan Indrya
Mulyaningsih (2019) dengan judul
penelitian “Penggunaan Bahasa
Indonesia Pada Surat Resmi di Kantor
Kementrian Agama Kota
Cirebon”https://www.syekhnurjati.ac.id/j
urnal/index.php/ Berdasarkan analisis
dapat disimpulkan bahwa penulisan
alamat, penulisan nama, penulisan hari,
penulisan imbuhan, salam pembuka,
salam penutup, pemerian keterangan
waktu, kurang huruf atau kata, partikel,
dan bentuk terikat pra-. Adapun faktor
penyebab kesalahan bahasa, antara lain:
salin tempel, tidak tahu, kurang teliti,
serta tidak peduli.
 Masalah yang Analisis Eksplorasi
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah
Diidentifikasi Penyebab Masalah
2 Penerapan Standar 1. Penelitian Ayu Siami Sulistiani (2016) Setelah dianalisis, penyebab
Operasional dengan judul penelitian “Standar dari masalah belum
Prosedur (SOP) di Operasional Prosedur (SOP) terlaksananya Standar
sebuah instansi pada Administrasi Kependudukan dalam Operasional Prosedur (SOP)
administrasinya Meningkatkan Efektivitas Pelayanan di sebuah instansi pada
belum terlaksana Publik di Kecamatan Sambutan” administrasi dengan baik,
dengan baik https://ejournal.ip.fisip-unmul.ac.id/ yaitu karena wujud SOP
Pada jurnal ini efisiensi dan efektifitas hanya sebatas dokumen yang
pada Kantor Kecamatan Sambutan dalam kurang dimanfaatkan karena
ketepatan waktu dapat dikatakan belum tidak adanya sosialisasi,
memenuhi standar waktu yang telah distribui,
ditetapkan. Penyebabnya yaitu karena pembinaan/pelatihan, dan
masih mengalami keterlambatan dalam pengawasan atau kontrol
penyelesaian hasil layanan di karenakan terhadap penerapan SOP.
oleh beberapa kendala seperti gangguan Penerapan prosedur layanan
teknis dan berkas yang kurang lengkap. yang kurang sesuai dengan
2. Penelitian Gabriele (2018) dengan judul SOP yang telah dibuat dan
penelitian ”Analisis Penerapan Standar kendala penerapan SOP
Operasional Prosedur (SOP) di
Departemen Marketing dan HRD PT
Cahaya Indo Persada”
https://media.neliti.com/media/publicatio
ns/287270-analisis-penerapan-standar-
operasional-p-f2665320.pdf
Pada jurnal ini terdapat masalah
mengenai 7 hal pokok pokok (efisiensi,
konsisten, meminimalisasi kesalahan,
penyelesaiaan masalah, perlindungan
tenaga kerja, peta kerja dan batasan
pertahanan) dalam SOP departemen
marketing dan HRD memiliki beberapa
kekurangan pada bagian efisiensi dalam
SOP marketing. Serta terdapat
kekurangan pada bagian penyelesaiaan
masalah, perlindungan tenaga kerja dan
 Masalah yang Analisis Eksplorasi
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah
Diidentifikasi Penyebab Masalah
peta kerja pada SOP departemen
marketing dan HRD.
3. Penelitian oleh Nikhlatus Syarifah pada
tahun (2019) dengan judul “Penerapan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai
Pada Seksi Pendidikan Dan Pondok
Pesantren Di Kantor Kementrian Agama
Kota Surabaya”
Dari hasil penelitian tersebut terdapat
masalah bahwa SOP yang telah disusun
diimplementasikan kepada semua seksi
yang ada di Kantor Kementerian Agama
Kota Surabaya, namun SOP yang telah
dibuat tidak langsung bisa diterapkan
karena SOP juga memiliki kekurangan
oleh sebab itu diperlukannya adanya
pembaharuan karena SOP yang
digunakan sekarang belum tentu bisa
digunakan di masa yang akan
mendatang.
3 Belum optimalnya 1. Penelitian oleh Fajar Sulistyawan (2013) Setelah dianalisis, penyebab
pengelolaan surat tentang Pengelolaan Surat Menyurat di dari masalah belum
masuk oleh pegawai Kantor Kecamatan Pituruh Kabupaten optimalnya pengelolaan surat
suatu instansi. Purworejo. Hasil penelitian menunjukkan masuk oleh pegawai suatu
bahwa masih terdapat kendala dalam instansi yaitu terletak pada
pengelolaan surat menyurat yang perlu pegawai yang melakukan
ditindaklanjuti. Faktor-faktor yang pekerjaan tersebut, karena
menjadi penghambat dapat diketahui dari dalam melaksanakan
adanya penelitian ini seperti peralatan penerimaan dokumen/surat
dan perlengkapan pengelola surat yang harus ada pegawai khusus
belum memadai, kompetensi pengelola yang terampil dalam
surat yang minim, serta tidak adanya mengelola surat masuk
tenaga arsiparis yang mengakibatkan tersebut. Latar belakang
surat tidak tertata rapi. pendidikan petugas pengelola
 Masalah yang Analisis Eksplorasi
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah
Diidentifikasi Penyebab Masalah
2. Penelitian oleh Putri Morita Sari (2013) surat yang juga kurang
dalam skripsi yang berjudul relevan dengan bidang yang
“Pengelolaan Surat Menyurat di UPT dikerjakannya, serta petugas
Pendidikan dan Kebudayaan Purwodadi belum pernah mengikuti
Kabupaten Purworejo” menunjukkan pelatihan ataupun bintek
bahwa kegiatan pengelolaan surat mengenai pengelolaan surat
menyurat di kantor tersebut meliputi yang menjadi penyebab
penanganan surat masuk dan surat permaslahan.
keluar. Selain itu penelitian ini juga
menunjukkan faktor-faktor yang
menghambat kegiatan pengelolaan surat
di kantor tersebut antara lain seperti
sarana dan prasarana pengelolaan yang
kurang memadai serta kurangnya
pegawai surat menyurat yang ada di
organisasi tersebut.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Rahman
Hasto Nugroho (2012) dengan judul
“Pengelolaan Surat di Bagian Tata Usaha
Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri
Yogyakarta”. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa Faktor-faktor
penghambat pengelolaan surat adalah
terbatasnya petugas pengelola surat,
ruang kantor yang terbatas membuat
ruang gerak pegawai terbatas, dan tempat
penyimpanan yang kurang memadai.
4 Sekretaris sering 1. Penelitian yang dilakukan oleh Nilawati Setelah dianalisis, penyebab
membuat kesalahan Fiernaningsih , Pudji Herijanto (2020) masalah dari sekretaris yang
saat mencatat dikte dengan judul “Analisis Kepribadian sering membuat kesalahan
dari pimpinannya. Sekretaris Untuk Meningkatkan saat mencatat dikte dari
Profesionalisme Kerja di BCA KCU pimpinannya yaitu :
Malang”.  Kurangnya fokus dan
https://prosiding.polinema.ac.id/senabis ketelitian sekretaris
ma/index.php/senabisma/senabisma2020/ dalam mendengarkan
 Masalah yang Analisis Eksplorasi
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah
Diidentifikasi Penyebab Masalah
paper/viewFile/38/34 dikte dari pimpinan
Hasil dari penelitian ini yaitu terdapat sehingga dalam
kepribadian sekretaris yang belum pembuatan naskah atau
maksimal yaitu dalam hal sikap yang notulennya sering
menunjang pelaksanaan pekerjaan yaitu terdapat kesalahan,
ketelitian, hal ini dikarenakan sekretaris  Skill atau teknik
kurang fokus dalam membuat naskah kesekretarisan belum
atau notulensi terhadap dikte yang telah dikuasai sepenuhnya
diberikan oleh pimpinan. oleh sekretaris,
2. Penelitian yang dilakukan oleh Farida  penyelenggaraan
Mustikawati (2012) dengan judul penerapan tata kerja
”Analisis Standard Kompetensi sekretaris yang belum
Sekretaris di PT United Tractors, TBK efisien.
Surabaya”.
https://www.researchgate.net/publication
/333382528_
Hasil Penelitian dari jurnal ini yaitu
sekretaris didalam jurnal ini telah
memiliki kompetensi yang baik,
sekretaris mampu menjalankan peran
sebagai public relation, namun dalam
membantu pimpinan untuk
menyelesaikan masalah dalam
pembuatan naskah yang tercipta dari
dikte pimpinan masih sedikit di
perhatikan karena terdapat beberapa
kesalahan, karena belum terjalannya
penerapan tata kerja sekretaris.
5 Masih terbatasnya 1. Penelitian yang dilakukan oleh Sri Setelah masalah yang
pengelolaan arsip Ardiana dan Bambang Suratman (2021) teridentifikasi di analisis
dan penataan arsip dengan judul “Pengelolaan Arsip Dalam maka penyebab dari masalah
yang belum Mendukung Pelayanan Informasi Pada organisasi atau suatu instansi
sepenuhnya Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial belum sepenuhnya
menggunakan Kabupaten Ponorogo”. menggunakan pedoman arsip
pedoman arsip yang https://journal.unesa.ac.id/index.php/jpap yang baik yaitu :
 Masalah yang Analisis Eksplorasi
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah
Diidentifikasi Penyebab Masalah
baik. Hasil penelitian dari jurnal ini yaitu Suatu organisasi atau instansi
pengelolaan arsip dalam mendukung pastinya sudah memiliki
pelayanan informasi pada instansi sudah pedoman arsipnya masing-
dilaksanakan cukup baik seperti pada masing, namun di beberapa
pengelolaan surat masuk dan keluar, instansi belum merapkan
penyimpanan arsip, penemuan kembali pedoman tersebut pada arsip-
arsip, pemeliharaan arsip, namun dalam arsip yang ada di instansi
penyimpanan arsip pegawai yang tersebut. Terlihat pada jurnal-
mengurusi arsip diberikan keleluasaan jurnal yang menjadi referensi
dalam pemilihan sistem penyimpanan. setiap instansi pasti memiliki
Hal ini tentunya memudahkan pegawai pedoman cara pengelolaan
yang bersangkutan saja dalam arsipnya masing, namun
menyimpan dan menemukan kembali terkadang Sumber Daya
arsip yang di perlukan. Namun jika Manusia yang bertanggung
pegawai kearsipan tersebut tidak berada jawab akan pengelolaan arsip
lagi pada instansi tersebut maka pastinya tersebut tidak memahami dan
akan menimbulkan masalah pada instansi melaksakan kegiatan tersebut
tersebut. dengan pedoman yang sudah
2. Penelitian yang dilakukan oleh Ratu ada.
Nabilah Nur’aini dan Margareta Aulia
Rachman (2019) dengan judul “Peran
Survei dalam Mendukung Manajemen
Arsip Dinamis di Perum LKBN Antara”.
file:///C:/Users/Hp/Downloads/23581-
69625-1-PB.pdf
Hasil penelitian dari jurnal ini yaitu
bahwa peran survei arsip dinamis di
Perum LKBN Antara sangat mendukung
manajemen arsip dinamis di organisasi.
Dalam proses pembenahan arsip unit ini
telah memiliki kode dan jadwal retensi
arsipnya sendiri, namun klasifikasi yang
dimiliki belum menggunakan pedoman
yang baik.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Titi
 Masalah yang Analisis Eksplorasi
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah
Diidentifikasi Penyebab Masalah
Nur’aini Barokah dan Dedeng Yusuf
Maolani yang berjudul “Pengelolaan
Arsip Inaktid di Kantor Urusan Agama
Kecamayan Karanganyar Kabupaten
Kebumen”.
file:///C:/Users/Hp/Downloads/16897-
52035-2-PB.pdf
Hasil penelitian dari jurnal ini yaitu
pengelolaan arsip inaktif terutama pada
prosedur penataan dan penyimpanan
arsip inaktif akta nikah dan lainnya sudah
dilaksanakan sesuai aturan dan standar
pengelolaan namun masih terdapat
beberapa masalah dan kendala yaitu
keterbatasan jumlah boks arsip sehingga
arsip inaktif belum tertata dan tersimpan
di dalam boks arsip, penomoran dan
penataan boks arsip dalam rak dan almari
juga masih belum dilakukan.
6 Komunikasi dalam 1. Penelitian yang dilakukan oleh Jumiyati, Dari masalah yang telah
perencanaan dan dan Yunidyawati Azlina, yang berjudul diidentifikasi dan dengan
pengelolaan “Rapat: Komunikasi Bisnis Yang hasil eksplorasi, maka
pertemuan/rapat Efektif”https://repository.bsi.ac.id/index. penyebab dari permasalahan
yang tidak efektif. php/unduh/item/340707/ dalam komunikasi dalam
Menyatakan bahwa rapat seringkali perencanaan dan pengelolaan
berjalan tidak efektif bahkan terkesan pertemuan/rapat yang tidak
membuang-buang waktu dan berjalan efektif yaitu tidak semua
tanpa tujuan yang jelas. Para pelaku orang dapat menyampaikan
sibuk menyiapkan apa yang menjadi informasi atau berkomunikasi
teknis dalam mempersiapkan sebuah dengan tepat, maka akan bisa
rapat bisnis tanpa menyadari bahwa saja menimbulkan persepsi
sesungguhnya ruh dari sebuah rapat orang terhadap kita, terutama
adalah komunikasi. komunkasi seorang pimpinan
2. Selanjutnya penelitian yang dilakukan kepada anggotanya.
oleh Muhammad Fauzan Maksum, yang
 Masalah yang Analisis Eksplorasi
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah
Diidentifikasi Penyebab Masalah
berjudul ”Cara Komunikasi Yang Efektif
Dalam Rapat”
https://www.academia.edu/38125533/JU
RNAL.docx
Menyatakan bahwa rapat yang tidak
efektif tidak menghasilkan sesuatu selain
keputusan yang tidak tepat dan
pemborosan waktu. Untuk mewujudkan
rapat yang efektid diperlukan
perencanaan yang matang, tujuan yang
pasti, penyusunan agenda yang rinci,
serta koordinasi oleh pemimpin rapat
yang baik.
3. Kemudian penelitian yang dilakukan
oleh Gita Islya Asmara, Nita Erdina,
Rizki Ananda Ariza, dan Suhairi, yang
berjudul ”Urgensi Pertemuan dan
Presentasi Dalam Organisasi Bisnis”
file:///C:/Users/Hp/Downloads/487-
Article%20Text-2601-1-1020210730.pdf
menunjukkan bahwa beberapa masalah
yang mempengaruhi pertemuan termasuk
tidak adanya komunikasi untuk
memenuhi agenda, kurangnya fokus,
membuang-buang waktu, kurangnya
rencana aksi dan agenda tersembunyi
yang didominasi oleh beberapa anggota
saja.
7 Kurangnya 1. Penelitian yang dilakukan oleh V. Setelah masalah yang
keprofesionalisme Naniek Risnawati, yang berjudul identifikasi di eksplor lagi
seorang sekretaris ”Pengembangan Profesi Sekretaris” penyebab masalahnya dengan
dalam https://media.neliti.com/media/publicatio tiga referensi jurnal, maka
berkomunikasi ns/131708-ID-pengembangan-profesi- analisis penyebab masalah
melalui telepon sekretaris.pdf seorang sekretaris yang tidak
menyatakan bahwa masyarakat sekarang profesional dalam
 Masalah yang Analisis Eksplorasi
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah
Diidentifikasi Penyebab Masalah
ini memandang profesi sekretaris seolah- berkomunikasi melalui
olah hanya sebagai pajangan atau telepon yaitu dalam
penyedap ruangan kantor, maka dari itu bertelepon sering timbul
untuk mengubah citra masyarakat gangguan teknis, sekretaris
tersebut maka seorang sekretaris harus ketika sedang menerima atau
mampu profesional dan bisa menelepon tidak
menunjukkan kinerjanya kepada memperhatikan etiket
perusahaan dan memiliki peranan nyata bertelepon, sekertaris
dalam perusahaan, salah satunya yaitu menyalahgunakan telepon
dapat berkomunikasi dengan masyarakat untuk kepentingan pribadi,
dengan baik dan profesional. dan yang terakhir yaitu
2. Penelitian yang dilakukan oleh Ernita sekretaris enggan
Siambaton, yang berjudul ”Etika dan menanyakan kembali sesuatu
Etiket Profesi Sekretaris Profesional” yang kurang jelas kepada
file:///C:/Users/Hp/Downloads/5.-jurnal- penelepon sehingga akan
ernita.pdf mengakibatkan informasi
menyatakan bahwa salah satu penyebab tidak sesuai dengan yang
dari permasalahan keprofesionalismean telah di sampaikan.
sekretaris yaitu sekretaris seringkali
memakai telepon untuk urusan pribadi
yang berlebihan, sehingga terkadang
komunikasi pada perusahaan tersebut
terganggu.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Sri
Utaminingsih, yang berjudul ”Etika
Komunikasi Kantor dan
Implementasinya Bagi Sekretaris”
http://openjournal.unpam.ac.id/index.php
/Sekretaris/article/viewFile/1102/903
penyebab dari sekretaris harus
profesional yaitu karena era global yang
kompetisi antar pekerja yang demikian
ketat setiap organisasi menuntut
keterampilan dan pengetahuan yang tidak
kalah pentingnya adalah kepribadian
 Masalah yang Analisis Eksplorasi
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah
Diidentifikasi Penyebab Masalah
yang mencerminkan kualitas dan
keprofesionalan sumber daya manusia
yang dimilikinya.

LK. 3. Penentuan Penyebab Masalah

Analisa Akar Penyebab

No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah Akar Penyebab Masalah
Masalah
1 1. Eksplorasi penyebab masalah pada Masih banyaknya terdapat Setelah dianalisis, akar
jurnal pertama yaitu terdapat pada kesalahan, baik dari segi penyebab masalah penggunaan
faktor kompetensi berupa bahasa maupun cara kaidah tatabahasa dalam
kekurangpahaman pembuatan surat penulisan dari surat di menghasilkan dokumen
dinas, faktor performansi sebuah instansi. sederhana berupa surat, yaitu :
disebabkan oleh keadaan fisik yang  Penulis Surat Dinas Kurang
kurang mendukung dalam proses Memahami Kaidah Bahasa
pengetikan surat dinas dan Indonesia yang Baik dan
kepadatan aktivitas pembuat surat Benar, kurangnya
sehingga menyebabkan kesalahan penguasaan kaidah bahasa
penggunaan ejaan dan kesalahan Indonesia yang baik dan
lainnya pada surat dinas tersebut. benar dibuktikan dengan
2. Eksplorasi penyebab masalah pada banyaknya temuan
jurnal kedua yaitu terdapat pada 2 kesalahan penggunaan kata,
(dua) faktor, yaitu penguasaan tata frase, kalimat, disksi,
bahasa khususnya pada tataran maupun ejaan.
morfologi dan sintaksis dan juga  Penulis Surat Dinas Lebih
rendahnya pengguasaan ejaan, dari Satu Orang, penulisan
pembelajaran yang tidak ideal. surat dinas yang ditulis oleh
3. Eksplorasi penyebab masalah pada beberapa orang akan
jurnal ketiga yaitu terdapat pada mengacaukan penggunaan
faktor penyebab kesalahan bahasa, bahasa pada surat tersebut.
antara lain: salin tempel, tidak tahu,  Tidak Adanya Pelatihan
kurang teliti, serta tidak peduli. Menulis Surat Dinas dari
Pemerintah, pelatihan sangat
penting untuk dilakukan
 Analisa Akar Penyebab
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah Akar Penyebab Masalah
Masalah
disebuah instansi karena
agar penulis dapat
memahami konsep-konsep
menulis surat yang baik dari
segi bentuk, bahasa, maupun
pengelolaannya.
 Motivasi dan Sikap Bahasa
yang Masih Kurang, minat
baca dan menulis yang
rendah akan mempengaruhi
penguasaan kosa kata dan
penguasaan kaidah bahasa
Indonesia.
2 1. Eksplorasi penyebab masalah pada Belum terlaksananya Setelah dianalisis, akar
jurnal pertama yaitu penggunaan Standar Operasinal penyebab masalah dari belum
prosedur dalam administrasi yaitu Prosedur (SOP) terlaksananya SOP
pada bagian prosedur ketepatan administrasi di sebuah administrasi dengan baik yaitu
waktu dapat dikatakan belum instansi dengan baik. Prosedur kerja yang dapat
memenuhi standar waktu yang dikatakan baik apabila
telah ditetapkan. mencakup tujuh dimensi yaitu
2. Eksplorasi penyebab masalah pada meliputi efesiensi, konsistensi,
jurnal kedua yaitu SOP departemen meminimalisasi kesalahan,
marketing dan HRD memiliki penyelesaian masalah,
beberapa kekurangan pada bagian perlindungan tenaga kerja, peta
efisiensi dalam SOP marketing. kerja dan batasan pertahanan.
3. Eksplorasi penyebab masalah pada Namun dari ketujuh dimensi
jurnal ketiga yaitu SOP juga pokok tersebut masih ada yang
memiliki kekurangan oleh sebab belum sesuai dengan
itu diperlukannya adanya rlu aplikasinya di lapangan. Dari
adanya pembaharuan SOP karena beberapa dimensi tersebut
SOP yang digunakan sekarang antara lain pada efisiensi,
belum tentu bisa digunakan di faktor pendidikan yang rendah
masa yang akan mendatang dan umur serta prosedur yang
dibuat hanya untuk jaga-jaga
agar lebih hati-hati.
 Analisa Akar Penyebab
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah Akar Penyebab Masalah
Masalah
Konsistensi, dalam perusahaan
yang karyawan masih sangat
kurang disiplin dalam proses
produksi, dilihat dari absensi
kehadiran sebagian dari
mereka yang masuk kerja tidak
tepat waktu dengan aturan
yang berlaku.
3 1. Eksplorasi penyebab masalah pada Dalam pengelolaan surat Setelah dianalisis, akar
jurnal pertama yaitu faktor yang masuk yang menjadi penyebab masalah dari belum
menjadi penghambat dapat faktor terpenting demi optimalnya pengelolaan surat
diketahui dari adanya penelitian ini pekerjaan yang baik dan keluar oleh pegawai instansi
seperti peralatan dan perlengkapan efisien yaitu pegawai atau yaitu (1) petugas pengelola
pengelola surat yang belum karyawan dari sebuah surat masuk tidak
memadai, kompetensi pengelola instansi, karena dapat kita melaksanakan penyortiran
surat yang minim, serta tidak lihat dari hasil eksplorasi surat, surat masuk langsung
adanya tenaga arsiparis yang penyebab masalah melalui dicatat dan didistribusikan, (2)
mengakibatkan surat tidak tertata jurnal-jurnal, faktor pendistribusian surat masuk
rapi. penghambat yang sangat maupun surat keluar tidak
2. Eksplorasi penyebab masalah pada besar meruapakan menggunakan tanda bukti
jurnal kedua yaitu faktor-faktor pegawai atau orang yang tertentu seperti buku ekspedisi
yang menghambat kegiatan bertanggung jawab maupun sejenisnya, (3) tidak
pengelolaan surat di kantor tersebut mengenai pengelolaan ada pencatatan surat keluar
antara lain seperti sarana dan surat tersebut. baik secara sistem buku
prasarana pengelolaan yang kurang agenda maupun kartu kendali.
memadai serta kurangnya pegawai
surat menyurat yang ada di
organisasi tersebut.
3. Eksplorasi penyebab masalah pada
jurnal ketiga yaitu faktor-faktor
penghambat pengelolaan surat
adalah terbatasnya petugas
pengelola surat, ruang kantor yang
terbatas membuat ruang gerak
pegawai terbatas, dan tempat
 Analisa Akar Penyebab
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah Akar Penyebab Masalah
Masalah
penyimpanan yang kurang
memadai.
4 1. Eksplorasi penyebab masalah pada Dalam pembuatan naskah Setelah dianalisis, akar dari
jurnal pertama yaitu terdapat atau notulen dari dikte penyebab masalah seringnya
kepribadian sekretaris yang belum pimpinan menurut hasil sekretaris membuat kesalahan
maksimal yaitu dalam hal sikap eksplorasi yaitu dalam menulis naskah yang
yang menunjang pelaksanaan penyebabnya adalah didikte oleh pimpinan adalah
pekerjaan yaitu ketelitian, hal ini kurangnya fokus ataupun sekretaris harus mengerahui
dikarenakan sekretaris kurang ketelitian sekretaris, yang dahulu ruang lingkup dari
fokus dalam membuat naskah atau seharusnya naskah pekerjaannya agar ia dapat
notulensi terhadap dikte yang telah tersebut dibuat sebaik fokus dan teliti terhadap
diberikan oleh pimpinan. mungkin sesuai dengan pekerjaannya, dan juga
2. Eksplorasi penyebab masalah pada dikte pimpinan agar tugas standard komperensi juga
jurnal kedua yaitu dalam yang telah diberikan dapat sangat dibutuhkan bagi
membantu pimpinan untuk berjalan dengan lancar. seorang sekretaris sehingga
menyelesaikan masalah dalam sekretaris tersebut dapat
pembuatan naskah yang tercipta menjadi sekretaris profesional
dari dikte pimpinan masih sedikit yang berkompeten di
di perhatikan karena terdapat bidangnya. Penyebab masalah
beberapa kesalahan, karena belum lainnya juga kurangnya
terjalannya penerapan tata kerja pelatihan membuat dikte dari
sekretaris. pimpinan secara ringkas dan
jelas, karena dengan pelatihan
ini memungkinkan seorang
sekretaris dapat membuat
naskah atau notulen dari dikte
pimpinan yang lebih baik lagi.
5 1. Eksplorasi penyebab masalah pada Instansi-instansi belum Akar dari penyebab masalah
jurnal pertama yaitu hanya pegawai menerapkan pedoman pengelolaan arsip ini yaitu
yang mengurusi arsip yang arsip yang baik, sehingga berdasarkan dari referensi
mengetahui penyimpanan arsip akan menimbulkan jurnal yang telah dianalisis,
pada sebuah instansi, yang berarti masalah-masalah. Yang masih banyak instansi-instansi
di instansi tersebut tidak memiliki bertanggung jawab akan yang dalam penerapan
pedoman tentang penyimpanan pengelolaan arsip hanya manajemen arsip seperti
arsip yang tetap. orang yang bertanggung pengelolaan, penataan, dan
 Analisa Akar Penyebab
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah Akar Penyebab Masalah
Masalah
2. Eksplorasi penyebab masalah pada jawab, dan orang tersebut penyimpanan arsip belum
jurnal kedua yaitu awalnya pada tidak menggunakan sepenuhnya menggunakan
pelaksanaan manajemen arsip pedoman arsip yang baik. pedoman arsip yang baik,
belum memadainya kegiatan seperti dalam sebuah instansi
melakukan penyimpanan arsip, hanya satu orang yang
sehingga pada pengklasifikasi bertanggung jawab saja yang
instasi ini belum menggunakan mengenatahui tentang
pedoman yang baik. penyimpanan arsipnya. Hal ini
3. Eksplorasi penyebab masalah pada berarti menjadi bukti bahwa
jurnal ketiga yaitu keterbatasan instansi tersebut tidak
jumlah boks arsip sehingga arsip menggunakan pedoman atau
inaktif pada instansi ini belum SOP arsip yang sesuai.
tertata dan tersimpan di dalam boks
arsip, serta penomoran dan
penataan boks arsip dalam rak dan
almari juga masih belum
dilakukan.
6 1. Eksplorasi penyebab masalah pada Suatu organisasi belum Komunikasi yang baik harus di
jurnal pertama yaitu akibat dari mengetahui betul terapkan agar rapat berjalan
komunikasi rapat tidak berjalan komunikasi adalah hal dengan baik dan menghasilkan
efektif yaitu para pelaku rapat yang sangat penting di keputusan yang baik pula,
sibuk dalam menyiapkan apa yang dalam rapat, karena masalah yang sering ditemui
menjadi teknis rapat tanpa dengan melihat ketiga saat rapat harus disikapi
menyadari hal yang paling penting referensi jurnal tersebut dengan bijak agar tidak
dalam sebuah rapat adalah permasalahan timbul terulang kesalahan, hasil
komunikasi. akibat dari tidak adanya analisis beberapa masalah yang
2. Kemudian hasil ekplorasi penyebab koordinasi yang cukup mempengaruhi komunikasi
masalah pada jurnal yang kedua antar perorangan atau dalam sebuah rapat tidak
yaitu tidak adanya perencanaan timnya. berjalan efektif adalah peserta
yang matang, tujuan yang pasti, rapat tidak memenuhi agend,
penyusunan agenda yang rinci, kurangnya fokus, hanya
serta koordinasi oleh pemimpin membuang-buang waktu,
rapat yang baik sehingga kurangnya rencana aksi. Selain
komunikasi didalam rapat tidak itu, sikap dan komunikasi
berjalan dengan efektif. anggota rapat juga menjadi
 Analisa Akar Penyebab
No Hasil Eksplorasi Penyebab Masalah Akar Penyebab Masalah
Masalah
3. Selanjutnya hasil ekplorasi faktor efektifitas rapat yang
penyebab masalah pada jurnal tidak dapat dicapai dengan
ketiga yaitu tidak adanya sukses. Misalnya, ada anggota
komunikasi untuk memenuhi yang agresif yang pada
agenda rapat, kurangnya fokus, gilirannya tidak bisa
membuang-buang waktu, mengendalikan emosi saat
kurangnya rencana aksi. rapat karena tidak setuju
dengan ide yang disampaikan.
7 1. Eksplorasi penyebab masalah pada Telepon merupakan alat Penyebab dari hilangnya
jurnal pertama yaitu masyarakat telekomunikasi yang keprofesionalitasan sekretaris
yang memandang profesi sekretaris digunakan untuk dalam berkomunikasi dengan
seolah-olah hanya sebagai menyampaikan informasi, telepon yaitu sekretaris sering
pajangan dan penyedap ruangan penyebab masalah mencuri-curi waktu untuk
kantor, maka untuk mengubah citra kurangnya menggunakan telepon kantor
tersebut sekretaris harus mampu keprofesionalitas untuk kepentingan pribadi
profesional dan bisa menunjukkan sekretaris dalam seperti menelepon keluarga,
kinerja kepada perusahaan salah berkomunikasi dengan teman dan sanak saudara,
satunya yaitu dapat berkomunikasi telepon yaitu sekretaris telepon lama tidak diangkat,
dengan masyarakat dengan baik seharusnya mengetahui telepon diangkat lalu putus,
dan profesional. bagaimana cara telepon diangkat lalu diminta
2. Kemudian Eksplorasi penyebab berkomunikasi yang baik menunggu lama, telepon
masalah pada jurnal kedua yaitu sehingga dapat tersambung, diminta
karena sekretaris seringkali menimbulkan citra yang menunggu, namun diputus,
memakai telepon untuk urusan positif untuk perusahaan. orang yang mengangkat telepin
pribadi yang berlebihan. terkensan judes tidak bersedia
3. Selanjutnya eksplorasi penyebab menolong, suara penelepin
masalah pada jurnal ketiga yaitu terlalu lembut sehingga sulit
karena dunia sekarang memasuki didengar, penelepon galak dan
era global maka kompetensi antar judes, penelepon terlalu ramah
pekerja semakin ketat pada setiap sehingga sering diajak ngobrol
organisasi yang menuntut lama dulu.
keterampilan dan pengetahuan.
PJBL Project Based Learning

Masalah Terpilih yang

No Akar Penyebab Masalah Eksplorasi Alternatif Solusi Analisis Alternatif Solusi
akan Diselesaikan
1. Dalam pelaksanaan  Penulis Surat Dinas Kurang Untuk meminimalkan kesalahan berbahasa Surat adalah sarana untuk
menghasilkan dokumen Memahami Kaidah Bahasa dalam membuat surat, hal-hal yang menjadi menyampaikan informasi yang dapat
sederhana kaidah yang Indonesia yang Baik dan alternatif solusi yaitu penulis atau orang yang berupa pemberitahuan, pernyataan,
berlaku dalam tatabahasa Benar, kurangnya penguasaan bertanggung jawab atas surat tersebut dapat pertanyaan, permintaan, sikap, dan
Indonesia banyak yang kaidah bahasa Indonesia yang melakukan hal sebagai berikut : lain-lain. Berdasarkan analisis dapat
tidak diikuti, sehingga baik dan benar dibuktikan Pertama, penulis surat dinas hendaknya disimpulkan bahwa penulisan
dapat menyebabkan dengan banyaknya temuan memperhatikan penggunaan kaidah bahasa alamat, penulisan nama, penulisan
kesalahan bahasa. kesalahan penggunaan kata, Indonesia yang baik dan benar dalam penulisan hari, penulisan imbuhan, salam
frase, kalimat, disksi, maupun surat dinas. Kedua, penulis surat dinas pembuka, salam penutup, pemberian
ejaan. hendaknya mempelajari Pedoman Ejaan Yang keterangan waktu, kurang huruf atau
 Tidak Adanya Pelatihan Disempurnakan dan mengaplikasikannya kata, dan partikel harus dilakukan
Menulis Surat Dinas dari dalam penulisan surat dinas. Ketiga, instansi dengan baik sehingga akan menjalan
Pemerintah, pelatihan sangat terkait hendaknya memberikan pelatihan komunikasi yang baik antara
penting untuk dilakukan penulisan surat dinas kepada pegawai perusahaan, instansi ataupun
disebuah instansi karena agar pemerintahan, khususnya pegawai yang organisasi. Adapun faktor penyebab
penulis dapat memahami bertugas menulis surat dinas. Hal ini kesalahan bahasa, antara lain : salin
konsep-konsep menulis surat dimaksudkan agar petugas penulis surat dinas tempel tanpa memeriksa, tidak tahu,
yang baik dari segi bentuk, di instansi-instansi pemerintahan lebih kurang teliti, serta tidak perdulu.
bahasa, maupun memperhatikan penggunaan bentuk, bahasa, Oleh karena itu, disarankan agar
pengelolaannya. dan pengelolaan surat dinas. Keempat, instansi melakukan sosialisai PUEBI dan
 Motivasi dan Sikap Bahasa terkait seyogyanya mengembangkan dan KBBI V, penerapan UU No. 24
 yang Masih Kurang, minat mesosialisasikan buku pedoman penulisan surat Tahun 2009, pelatihan penulisan
baca dan menulis yang rendah dinas yang disertai dengan penggunaan kaidah surat dinas, serta penyusun pediman
akan mempengaruhi bahasa Indonesia yang baik dan benar. Kelima, penulisan surat dinas.
penguasaan kosa kata dan guru (bahasa Indonesia) hendaknya
penguasaan kaidah bahasa memperhatikan kaidah-kaidah bahasa
Indonesia. Indonesia yang baik dan benar dalam penulisan
surat dinas. Hal ini bertujuan agar penulis yang
bertanggung jawab membuat surat mengetahui
kesalahan-kesalahan penggunaan bahasa
Indonesia pada surat dinas yang dibuatnya
sehingga mereka dapat memperbaikinya.
2. Penerapan Standar Akar penyebab masalah dari Solusi yang dapat diberikan untuk penerapan Salah satu hal yang diperlukan dalam
Operasional Prosedur belum terlaksananya SOP Standar Operasional Prosedur (SOP) agar penerapan SOP yaitu orang-orang
(SOP) di sebuah instansi administrasi dengan baik yaitu terlaksana dengan baik yaitu, seharusnya yang paham masalah manajerial
pada administrasinya Prosedur kerja yang dapat instansi terkait melihat hambatan apa saja yang tetapi lebih diutamakan yang paham
belum terlaksana dengan dikatakan baik apabila terjadi dalam penerapan SOP, dan instansi juga masalah teknis agar dapat
baik mencakup tujuh dimensi yaitu harus melihat bagaimana SOP tersebut apakah meningkatkan kualitas pelayanan
meliputi efesiensi, konsistensi, akan menghasilkan kinerja yang baik atau terhadap pelanggannya. Berikut
meminimalisasi kesalahan, malah sebaliknya, dan yang terakhir yaitu beberapa solusi agar penerapan SOP
penyelesaian masalah, mengetahui alur penyusunan Standar dapat terlaksana dengan baik yaitu :
perlindungan tenaga kerja, peta Operasional Prosedur (SOP)  Membentuk suatu kelompok
kerja dan batasan pertahanan. kerja atau tim yang bertugas
Namun dari ketujuh dimensi untuk mengaplikasikan SOP
pokok tersebut masih ada yang tersebut.
belum sesuai dengan aplikasinya  Merumuskan prosedur hal-hal
 di lapangan. Dari beberapa yang akan dimasukkan dalam
dimensi tersebut antara lain pada SOP, prosedur disusun
efisiensi, faktor pendidikan yang kemudian ditulis secara ringkas
rendah dan umur serta prosedur dan sistematis.
yang dibuat hanya untuk jaga-  Selanjutnya mempresentasikan
jaga agar lebih hati-hati. draf SOP pada forum yang
Konsistensi, dalam perusahaan besar. SOP yang dibuat haruslah
yang karyawan masih sangat sistematis dan mudah dipahami
kurang disiplin dalam proses oleh seluruh pegawai dan sesuai
produksi, dilihat dari absensi dengan karakter lembaga yang
kehadiran sebagian dari mereka bersangkutan
yang masuk kerja tidak tepat
waktu dengan aturan yang
berlaku.
3. Belum optimalnya akar penyebab masalah dari Eksplorasi alternatif solusi yang dapat Petugas pengelolaan surat harus
pengelolaan surat masuk belum optimalnya pengelolaan dilakukan berdasarkan referensi beberapa banyak berusaha untuk selalu
oleh pegawai suatu surat keluar oleh pegawai jurnal yaitu membentuk pegawai yang meningkatkan kemampuan
instansi. instansi yaitu (1) petugas berkompeten baik secara kualitatif maupun pengelolaan surat dari berbagai
pengelola surat masuk tidak kuantitatif, membuat sarana dan prasarana yang sumber seperti belajar dari
melaksanakan penyortiran surat, memadai, serta prosedur pengurusan surat pengalaman dan saling bertukar
surat masuk langsung dicatat dan dibuat sejelas mungkin sehingga kegiatan informasi dengan rekan sejawat
didistribusikan, (2) pengelolaan surat berjalan maksimal. mengenai kegiatan pengelolaan
pendistribusian surat masuk surat. Pegawai berharap ada
maupun surat keluar tidak penambahan pegawai khusus yang
menggunakan tanda bukti terampil dalam pelaksanaan
 tertentu seperti buku ekspedisi pengelolaan surat, selain solusi
maupun sejenisnya, (3) tidak ada tersebut analisis alternatif solusinya
pencatatan surat keluar baik yaitu dengan :
secara sistem buku agenda  Mengadakan diklat atau
maupun kartu kendali. mengikutsertakan petugas
pengelola surat dalam diklat
tentang pengelolaan surat.
 Menambah jumlah
pegawai/petugas pengelola surat
masuk dan surat keluar.
 Menetapkan dan
menyeragamkan
prosedur/pedoman khusus
dalam pengelolaan surat masuk
dan surat keluar.
 Menyediankan ruangan khusus
untuk menyimpan surat-surat
masuk dan surat keluar yang
dikelola.
4. Sekretaris sering Setelah dianalisis, penyebab Alternatif solusi dari masalah seringnya Analisis alternatif solusi yang dapat
membuat kesalahan saat masalah dari sekretaris yang sekretaris membuat kesalahan dalam menulis dilakuakn yaitu, sekretaris harus
mencatat dikte dari sering membuat kesalahan saat naskah yang didikte oleh pimpinan adalah lebih mengenal dirinya sendiri
pimpinannya. mencatat dikte dari pimpinannya sekretaris harus mengerahui dahulu ruang dengan lebih baik dahulu, sekretaris
yaitu : lingkup dari pekerjaannya agar ia dapat fokus harus mengenal dirinya dengan baik
 Kurangnya fokus dan dan teliti terhadap pekerjaannya, dan juga dengan mau menerima kelebihan dan
 ketelitian sekretaris dalam standard komperensi juga sangat dibutuhkan kekurangan yang dimiliki dan selalu
mendengarkan dikte dari bagi seorang sekretaris sehingga sekretaris berusaha untuk meningkatkan
pimpinan sehingga dalam tersebut dapat menjadi sekretaris profesional kelebihannya dan selalu
pembuatan naskah atau yang berkompeten di bidangnya. Solusi memperbaiki kekurangannya.
notulennya sering terdapat selanjutnya yaitu melakukan pelatihan Pernyataan tersebut harus dibuktikan
kesalahan, membuat dikte dari pimpinan secara ringkas bahwa sekretaris dalam mengerjakan
 Skill atau teknik dan jelas, karena dengan pelatihan ini segala pekerjaannya memiliki
kesekretarisan belum memungkinkan seorang sekretaris dapat kekurangan sehingga dalam
dikuasai sepenuhnya oleh membuat naskah atau notulen dari dikte mengerjakan apapun sekretaris selalu
sekretaris, pimpinan yang lebih baik lagi. berhati-hati.
 penyelenggaraan penerapan
tata kerja sekretaris yang
belum efisien.
5. Masih terbatasnya Akar dari penyebab masalah Alternatif solusi yang dapat diberikan pada Kegiatan administrasi disuatu
pengelolaan arsip dan pengelolaan arsip ini yaitu masalah yang identifikasi yaitu meningkatkan instansi tidak terlepas dari
penataan arsip yang berdasarkan dari referensi jurnal dengan memperhatikan peningkatan kualitas menghasilkan arsip. Banyak
belum sepenuhnya yang telah dianalisis, masih dan kuantitas Sumber Daya Manusia (SDM) sedikitnya jumlah arsip memerlukan
menggunakan pedoman banyak instansi-instansi yang dalam mengelola arsip agar kegiatan pengelolaan. Pengelolaan arsip yang
arsip yang baik. dalam penerapan manajemen administrasi dapat optimal serta tujuan suatu baik adalah pengelolaan yang sesuai
arsip seperti pengelolaan, instansi dapat tercapau dengan baik. Selain itu, dengan aturan yaitu sejalan dengan
penataan, dan penyimpanan perlu adanya pelatihan di bidang teknologi prinsip kaidah, pedoman arsip, dan
arsip belum sepenuhnya informasi sehingga harapan ke depannya standar kearsipan, hal ini bertujuan
menggunakan pedoman arsip petugas arsip mempunyai softskill dan agar terciptanya kondisi arsip yang
yang baik, seperti dalam sebuah mengembangkan sistem pengelolaan arsip baik sebagai dari menciptakan proses
instansi hanya satu orang yang secara elektronik pada bagian tata usaha, serta pelayanan yang efektif dan efisien
 bertanggung jawab saja yang pelatihan tentang cara pengelolaan arsip yang guna memunculkan kepuasan atas
mengenatahui tentang mengikuti aturan pedoman yang telah pelayanan yang diberikan, karena
penyimpanan arsipnya. Hal ini ditetapkan. hakikatnya kepuasan kerja
berarti menjadi bukti bahwa merupakan suatu sikap.
instansi tersebut tidak
menggunakan pedoman atau
SOP arsip yang sesuai.
6. Komunikasi dalam Beberapa masalah yang Adapun alternatif solusi yang dapat diberikan Pengelolaan dan perencanaan dalam
perencanaan dan mempengaruhi komunikasi agar komunikasi perencanaan dan pengelolaan komunikasi rapat yang efektif
pengelolaan dalam sebuah rapat tidak suatu pertemuan/rapat berjalan dengan efektif melibatkan dua komponen utama.
pertemuan/rapat yang berjalan efektif adalah peserta yaitu dengan menentukan tujuan dan acara Yang pertama mengatur,
tidak efektif. rapat tidak memenuhi agenda, rapat, menentukan tanggal dan waktu yang memfasilitasi, dan
kurangnya fokus, hanya tepat sehingga semua peserta rapat dapat hadir, menyelenggarakan rapat yang
membuang-buang waktu, menentukan tempat untuk melaksanakan rapat, efektif. Komponen kedua adalah
kurangnya rencana aksi. Selain serta konsumsu, dan media untuk rapat. Dan menentukan rapat yang sesuai
itu, sikap dan komunikasi kesemua persiapan rapat serta penyelenggaraan dengan waktu dan situasi serta jenis
anggota rapat juga menjadi rapat akan berjalan dengan efektif apabila rapat yang harus dihadiri oleh
faktor efektifitas rapat yang didukung juga dengan pemimpin rapat yang pimpinan rapat. Biasanya pertemuan
tidak dapat dicapai dengan bijak dan tegas. berdasarkan sistem manajemen yang
sukses. Misalnya, ada anggota efektif yang diperlukan untuk
yang agresif yang pada memberikan informasi bagi anggota
gilirannya tidak bisa tim untuk melakukan pekerjaan
mengendalikan emosi saat rapat dengan baik. Pertemua atau rapat
karena tidak setuju dengan ide yang efektif dapat dicapai dengan
yang disampaikan. menggunakan sistem pola pikir
 elektronik, sejalan dengan
perkembangan teknologi dan
informasi.
7. Kurangnya Penyebab dari hilangnya Alternatif solusi atas permasalahan yang ada Sebagai analisis alternatif solusi
keprofesionalisme keprofesionalitasan sekretaris yaitu seorang sekretaris seharusnya harus dikatakan bahwa tidak ada jaminan
seorang sekretaris dalam dalam berkomunikasi dengan profesional dalam pekerjaannya terutama seseorang yang memiliki ijazah
berkomunikasi melalui telepon yaitu sekretaris sering dalam berkomunikasi melalui telepon. Hal-hal dalam bidang kesekretarisan dapat
telepon mencuri-curi waktu untuk yang dapat dilakukan sebagai solusinya yaitu berhasil dalam meniti karir sebagai
menggunakan telepon kantor seorang sekretaris harus menjadi profesional sekretaris profesional. Terkadang
untuk kepentingan pribadi dalam mendukung dan mengembangkan citra ditemui seseorang dalam meniti
seperti menelepon keluarga, perusahaan, memperluas jaringan kerja baik di karirnya sebagai sekretaris justru
teman dan sanak saudara, lingkungan perusahaan maupun di luar tidak memiliki sama sekali
telepon lama tidak diangkat, organisasinya. Sekretaris juga harus mempunya pendidikan formal dalam bidang
telepon diangkat lalu putus, komitmen dan rasa bangga terhadap kesekretarisan, tetapi bisa berhasil
telepon diangkat lalu diminta pekerjaannya, bertanggung jawab terhadap masuk dalam kategori sebagai
menunggu lama, telepon kemajuan perusahaan di tempat kerjanya serta sekretaris profesional. Terpenting
tersambung, diminta menunggu, mengutamakan pelayanan atau pengabdian dari semua, profesi sekretaris
namun diputus, orang yang secara tulus kepada orang lain. profesional selalu menjunjung tinggi
mengangkat telepin terkensan kode etik profesi sekretaris yang
judes tidak bersedia menolong, lebih mengedepankan etika dan
suara penelepin terlalu lembut etiket dalam meniti karir sebagai
sehingga sulit didengar, seorang sekretaris profesional. Profil
penelepon galak dan judes, seorang sekretaris profesional tidak
penelepon terlalu ramah hanya mengindikasikan adanya
sehingga sering diajak ngobrol kompetensi teknis yang tinggi yang
lama dulu. didukung cara berpakaian yang rapi
dan menarik, tetapi juga harus
menjiwai dan mencintai profesinya.