BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Mengutip pendapatan Muhammad A. Buraey yang menegaskan bahwa dewasa

ini administrasi menjadi salah satu disiplin ilmu yang sangat penting, baik sebagai
bidang kajian ataupun praktek, lantaran adminitrasi berada dipusat seluruh kegiatan
dan berkepentingan dalam seluruh tingkat pemerintahan modern baik nasional,
negara, atau lokal. Fungsi-fungsi administrasi dalam masa modern menunjukkan
betapa pentingnya untuk mengembangkan program sistem pendidikan masyarakat,
pembaharuan kehidupan bertetangga, mengawasi kerja organisasi, mengatasi
permasalahan lingkungan bahkan dalam membangun suatu peradaban baru.1 Hal ini
menunjukkan nilai strategis dari admiistrasi sebagai ilmu.
Administrasi itu pada hakikatnya dan dapat di artikan sebagai rangkaian
kegiatan kerjasama manusia untuk mencapai suatu tujuan. Dari pengertian tersebut,
bahwa Administrasi itu sebuah fenomena kerjasama sebagai objek kajian ilmu
Administrasi karena sering dijumpai dalam setiap aspek kehidupan manusia sehari-
hari. Lagi pula, perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang semakin
canggih, tuntutan akan efisiensi dan efeksifitas kerja yang semakin sulit, tuntutan
akan kompleksitas kebutuhan manusia yang tinggi, mendorong masyarakat dan
organisasi untuk melakukan kerja sama dalam berbagai sektor kegiatan.
Ilmu Administrasi yang terdiri dari publik maupun Bisnis, sangat besar sekali
peranan dan sumbangannya dalam proses kemajuan dan peradaban kehidupan
manusia. Dengan demikian, kita dapat menyimpulkan bahwa administrasi itu sangat
dibutuhkan sekali oleh manusia. Kita sebagai manusia sulit sekali membayangkan
bagaimana kelangsungan hidup manusia dalam proses sekarang yang modernisasi
tanpa adanya seorang pemimpin/administrator yang menggerakannya.

B. Rumusan Masalah
1. Ciri-ciri organisasi Modern
2. Peran staf dalam organisasi
3. Prinsip-prinsip completed staff work

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Ciri - Ciri Organisasi Modern

Ciri - Ciri Organisasi Modern :
1. Organisasi bertambah besar.
2. Pengolahan data semakin cepat.
3. Penggunaan staf lebih intensif.
4. Kecenderuangan Spesialisasi.
5. Adanya prinsip atau azas-azas organisasi.
6. Unsur-unsur organisasi lebih lengkap.

Unsur - Unsur Organisasi :

1. Manusia (Man).
2. Kerjasama.
3. Tujuan Bersama.
4. Peralatan (Equipment).
5. Lingkungan.
6. Kekayaan alam.
7. Kerangka/Konstruksi mental.

Teori Organisasi :
1. Teori Organisasi Klasik (Teori Tradisonal)
a. Teori Birokrasi.
b. Teori Administrasi.
c. Manajemen Ilmiah.

2. Teori Neoklasik (Teori hubungan antar manusiawi)

=>Menekankan pentingnya aspek psikologis dan sosial karyawan.
3. Teori Organisasi Modern
=> Semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan dan saling ketergantungan.

2
 Secara garis besar organisasi mempunyayi tiga unsur yaitu :
1. Manusia.
2. Kerjasama.
3. Tujuan bersama-sama.
dari ketiga unsur tersebut saling terkait dan mempunyai satu kesatuan. dari berbagai
macam teori organisasi yang di kemukakan oleh para ahli tidak ada satu pun yang
memiliki kebenaran mutlak. dan antara teori organisasi yang satu dengan yang lain
saling melengkapi.

B. Peranan Staf Dalam Organisasi

Membicarakan tentang staf berarti juga membicarakan tentang organisasi juga, disini
saya akan menjelaskan sedikit tentang organisasi. Terdapat beberapa teori dan perspektif
mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang
berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-
orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi,
terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya
(uang, material, mesin, metode,lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya
yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.

Menurut ERNEST DALE:
Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan,
dan pemeliharaan suatu  struktur atau pola hubunngan kerja dari orang-orang dalam suatu
kerja kelompok.
Menurut CYRIL SOFFER:
Organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu
dalam suatu system kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi
tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil.
Menurut KAST & ROSENZWEIG:
Organisasi adalah sub system teknik, sub system structural, sub system pshikososial dan
sub system manajerial dari lingkungan yang lebih luas dimana ada kumpulan orang-orang
berorenteasi pada tujuan.

3
 Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang
melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
 James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan
manusia untuk mencapai tujuan bersama.
 Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem
aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
 Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial
yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat
diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai
suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Definisi UMUM:
“Kelompok orang yang secara bersama-sama ingin mencapai tujuan”
Di atas merupakan definisi organisasi dari beberapa ahli. Sekarang saya akan menjelaskan
tentang staf itu sendiri.

Staf:
Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi
yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.
Wewenang staf:
Wewenang yang mengalir ke samping yaitu wewenang yang diberikan kepada
staf khusus untuk membantu melancarkan tugas staf yang diberikan wewenang lini.
Wewenang staf diberikan karena ada spesialisasi adanya tugas-tugas menegerial yang
terkait dengan fungsi staf seperti pengawasan, pelayanan kepada staf atau penasihat.
Wewenang staf dan lini, perpaduan antara wewenang lini dan staf merupakan
bentuk struktur organisasi yang paling umum saat ini. Bentuk organisasi kelihatan
kompleks tetapi sesungguhnya adalah pengembangan dari bentuk lini dan staf.
Telah dikemukakan bahwa dalam organisasi bentuk lini dan staf ada dua
kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama adalah mereka yang tugas utamanya bersifat
menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka
yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya
roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun
kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi
tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

4
 Sepintas lalu kelihatan seolah-olah karyawan lini lebih penting karena tugas
meraka yang utama melaksanakan aktivitas penting untuk merealisasi tujuan. Malah
dianggap kadang-kadang bahwa tanpa karyawan staff tujuan dapat juga direalisasi.
Pandangan ini terutama dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat aktivitas
karyawan staff sebagai penunjang kegiatan yang dilakukan olah karyawan lini, akan
tetapi peranan mereka dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi sangat penting.
Dengan bantuan karyawan staff organisasi dapat mendayagunakan resources yang
dimiliki perusahaan secara optimum, karena mereka dapat melihat berbagai
kemungkinan, pendidikan dan pengalaman mereka memungkinkan memilih kesempatan
yang terbaik.
Pembahasan tentang pentingnya peranan staff dalam proses manajemen berarti
tidak saja menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien
dan ekonomis, akan tetapi juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam
membantu management members dalam mengambil keputusan.
Sering kurang disadari bahwa tugas utama dari seorang pemimpin adalah
mengambil keputusan. Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah
karena diputuskan demikian bukan karena secara kebetulan terjadi. Keputusan-koputusan
yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot
yang berbeda-beda pula. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka
semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan tersebut
bersifat umum dan kualitatif. Top management dalam organisasi mempunyai tugas dan
tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh dalam arti bahwa
keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower
managementbiasanya membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi
yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk
yang bersifat kuantitatif.
Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top,
middle maupun lowermanager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai
berikut:
Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian
tujuan.
 Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang
dihadapi oleh organisasi.

5
 Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-
kekuatan yang dimiliki organisasi.
 Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal
sehat dari para pelaksana.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu
menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dapat dikatakan bahwa
keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua
pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.
Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai
berikut :
 Mengumpulkan data (fakta)
 Menginterpretasikan data (fakta)
 Mengusulkan alternatif tindakan
 Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan
memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut
ditolak.
 Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari
rencana yang telah ditetapkan.
 Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk
rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah
instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
 Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional
mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
 Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai
pelaksanaan tugas-tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

 Dari peranan staff sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staff adalah
hal yang diinginkan apabila :
 Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik.
Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian,
pandangan dan sebagainya.

6
 Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat
disebabkan: (1) bawahan belum mempunyai kemampuan (2) secara efektif dan efisien
lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist
Macam dan Fungsi Staf
Ada dua macam staf, yaitu:
1.     Staf pribadi / Staf Penasihat (personal staf )
Staf penasihat , dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada seorang
manajer.  Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua
bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan manajer
dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan,
pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.

Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang,
obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap
melalui suatu proses. Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :
1.      Pengumpulan data dapat dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.
2.      Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima
3.      Mengadakan evaluasi atau penilaian
4.      Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan
5.      Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik
6.      Membuat kesimpulan
7.      Merumuskan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan dalam suatu bentuk
tertentu sehingga mudah dan cepat dipahami oleh pimpinan.

2.     Staf Spesialis / Pelayanan

Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi.
Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti
tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri. Fungsi
utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk
kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan. Staf ini
sering di sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam untuk satu atasan dan
biasanya bersifat generalis. umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top
manajer)

7
Menurut bidang yang di layani staf dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada di perusahaan,
seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan staf
lain/sebagainya.. Jenis staf menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan
menjadi: 

1. staf khusus, staf ini memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta
melayani seluruh lini dan unsur organisasi. sifat khusus staf spesialis yaitu: 
a) terbatas dalam pemberian masihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan
terhadap elemen-elemen dalam organisasi. 
b) nasihat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi. 
c) nasihat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu. 

2. staf pribadi, memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada manajer. staf
ini sering di sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam untuk satu atasan dan
biasanya bersifat generalis. umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top
manajer). staf pribadi ini dibagi menjadi dua, yaitu : 
a) staf asistens, disebut juga asisten manajer atau asisten director yang berposisi sebagai
lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponen-komponen yang
bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang
mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. staf
asisten ini meliputi: ~asisten to dan executive assintants memberi bantuan kepada pucuk
pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di
perlukan. ~administrative assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam
soal kecil administrasi. ~special assistants memberikan layanan dalam bidang
keahliannya kepada pimpinan. 
b) line assistant yaitu assistant yang berada pada masing-masing fungsional yang ada
dalam perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannya pada bidang menurut
fungsinya.
Dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, Kepala Daerah maupun dalam perusahaan
dibantu oleh
 Unsur staf yang membantu penyusunan kebijakan dan koordinasi, diwadahi dalam
Sekretariat.
 unsur pengawas yang diwadahi dalam bentuk Inspektorat;
 unsur perencana yang diwadahi dalam bentuk Badan;

8
 unsur pendukung tugas Kepala daerah dalam penyusunan dan pelaksanaan kebijakan
daerah yang bersifat spesifik, diwadahi dalam Lembaga Teknis Daerah; serta
 unsur pelaksana urusan daerah yang diwadahi dalam Dinas Daerah

Peranan – peranan staf tersebut sangatlah penting dan membantu tercapainya suatu
tujuan dalam organisasi, ibaratnya staf merupakan pondasi dalam suatu bangunan. Telah
dikemukakan bahwa dalam organisasi bentuk lini dan staff ada dua kelompok tenaga
kerja.
Kelompok pertama adalah mereka yang tugas utamanya bersifat menterjemahkan tugas
pokok menjadi aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka yang tugasnya melakukan
kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama
yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua kelompok ini
mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan
efisien.
Sepintas lalu kelihatan seolah-olah karyawan lini lebih penting karena tugas mereka yang
utama melaksanakan aktivitas penting untuk merealisasi tujuan. Malah dianggap kadang-
kadang bahwa tanpa karyawan staff tujuan dapat juga direalisasi. Pandangan ini terutama
dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat aktivitas karyawan staff sebagai
penunjang kegiatan yang dilakukan olah karyawan lini, akan tetapi peranan mereka dalam
menciptakan efektivitas dan efisiensi sangat penting. Dengan bantuan karyawan staff
organisasi dapat mendayagunakan resources yang dimiliki perusahaan secara optimum,
karena mereka dapat melihat berbagai kemungkinan, pendidikan dan pengalaman mereka
memungkinkan memilih kesempatan yang terbaik.
Pembahasan tentang pentingnya peranan staff dalam proses manajemen berarti
tidak saja menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien
dan ekonomis, akan tetapi juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam
membantu management members dalam mengambil keputusan.
Sering kurang disadari bahwa tugas utama dari seorang pemimpin adalah
mengambil keputusan. Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah
karena diputuskan demikian bukan karena secara kebetulan terjadi. Keputusan-koputusan
yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot
yang berbeda-beda pula. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka
semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan tersebut
bersifat umum dan kualitatif. Top management dalam organisasi mempunyai tugas dan

9
tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh dalam arti bahwa
keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower
managementbiasanya membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi
yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk
yang bersifat kuantitatif.
Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lowermanager seperti
supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :
 Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian
tujuan.
 Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang
dihadapi oleh organisasi.
 Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-
kekuatan yang dimiliki organisasi.
 Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal
sehat dari para pelaksana.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu
menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dapat dikatakan bahwa
keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua
pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.
Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai
berikut :
• Mengumpulkan data (fakta)
• Menginterpretasikan data (fakta)
• Mengusulkan alternatif tindakan
• Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan
memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut
ditolak.
• Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari
rencana yang telah ditetapkan.
• Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk
rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah
instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.

10
 • Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional
mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
• Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai
pelaksanaan tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staff sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staff adalah hal
yang diinginkan apabila :
• Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik.
Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian,
pandangan dan sebagainya.
• Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat
disebabkan:
(1) bawahan belum mempunyai kemampuan
(2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada
spesialist.

C. Pentingnya Prinsip-Prinsip Completed Staff Work

Adapun tahapan dalam CSW adalah sebagai berikut :

a. Identifikasi Masalah
Langkah yang paling baik adalah memahami atasan dari sisi tanggung jawab,
tekanan pekerjaan, apa yang disukai dan tidak disukai serta gaya bekerja. Apakah
atasan lebih menyukai detil atau hanya pokok-pokok kesimpulan. Identifikasi masalah
berawal dari analisis derajat kepentingan dan situasi mendesak.
Implementasi CSW akan lebih berstruktur bilamana kita mengingat prinsip 5
W+H. What - Apa masalah , Who – Siapa yang terlibat dan berapa banyak, Where –
Dimana permasalahan, When - Kapan danHow - Bagaimana. Pemahaman proses
bisnis, dan pengetahuan dari hasil belajar secara mandiri akan sangat membantu
melaksanakan CSW. Anak buah diharapkan berlatih menggali masalah, mempelajari
proses bisnis, lingkup pekerjaan dirinya dan orang lain.

b. Identifikasi dan evaluasi solusi yang memungkinkan

11
 Sejauh mana atasan mengimplementasikan CSW tergantung dari situasi.
Terdapat kemungkinan, atasan hanya menerapkan sampai dengan tahap kedua yakni
identifikasi dan evaluasi solusi yang memungkinkan. Kecakapan anak buah dan
sejauh mana mampu menghimpun informasi akan dapat dinilai oleh atasan. Evaluasi
solusi yang memungkinkan berarti penyajian sejumlah alternatif disertai (lebih baik)
konsekuensinya.

c. Merekomendasi satu solusi yang terbaik

Atasan yang mengenal anak buahnya dengan baik, barangkali menginginkan
lebih dengan meminta untuk menyajikan satu solusi terbaik sehingga ia hanya tinggal
menyetujui atau menolak atau beralih ke solusi lain diluar yang diajukan. Dalam hal
ini tidak perlu kecewa, karena domain CSW terletak pada atasan sebagai pengambil
keputusan.
Tanggung jawab anak buah memang sebatas mengalirkan informasi. Tetapi,
ketika atasan dan anak buah sudah saling memahami tekanan pekerjaan masing-
masing, maka pilihan anak buah juga menjadi pilihan atasan.
Anak buah hanya merekomendasikan solusi, ia tidak mempunyai hak untuk
mengimplementasikan solusi sampai atasannya menetapkan pilihan solusi.
Anak buah yang berpikiran maju mungkin beranggapan akan lebih baik
bilamana ia mempersiapkan dahulu. Namun, boleh jadi apa yang dilakukan akan sia-
sia, kecuali kalau sudah relatif mengetahui apa yang dikehendaki atasan.

d. Menyiapkan material/bahan untuk implementasi rekomendasi (setelah

disetujui)
Contoh situasi : Ati menghabiskan 1.5 jam menyiapkan hingga tahap tiga, dan
sekitar 4 jam untuk sampai pada tahap 4 yang berakhir pada penolakan alternatif atau
tindakan yang dilakukan. Ati sudah mengerahkan tenaga, pikiran dan waktu yang
berujung pada kekecewaan. Mengapa hal ini terjadi ? Terdapat kesalahan di kedua
belah pihak yakni atasan tidak menginformasikan secara jelas sampai pada tahap
mana CSW diselesaikan dan kriteria pendekatannya. Sebaliknya anak buah tidak
terlalu mengenal atasan dan masalah sehingga menyajikan solusi yang tidak
dikehendaki atasan.

12
 Mungkin contoh sederhananya saja dalam pembuatan memo. Seorang pegawai/pekerja
yang sudah mengaplikasikan CSW didalam pola kerjanya akan lebih hati-hati dan detail
terhadap bentuk penulisan, pemakaian tanda baca, nama, jabatan, bahasa ambigu dll.
Memang mengkoreksi memo yang dibuat akan jauh lebih lama daripada membuat
memo itu sendiri. Namun ini tidak masalah karena memang sudah selayaknya seperti itu.
Alangkah lebih baik bila memo yang kita buat dikembalikan dengan kesalahan minor
dibandingkan kesalahan fatal sampai-sampai atasan perlu turun tangan untuk memperbaiki
“baca:mengganti” memo kita tersebut.
Beritahukan kepada atasan Anda untuk memberi waktu self-review sebelum akhirnya
dikirimkan ke atasan Anda tersebut. Even atasan yang serba-cepatpun pasti akan memaklumi
alasan yang satu ini dalam pekerjaan.
Contoh lain adalah EO Meeting. Pekerja baru pada umumnya kerap mengambil peran
ini dalam perusahaan. EO yang mengaplikasikan CSW dalam polanya bekerjanya biasanya
sudah menyusun list kebutuhan sejak awal mencakup sarana prasarana meeting (lokasi,
infokus, komputer, snack, lunch, jumlah kursi, bentuk meja, pointer, absensi), bahan yang
akan dipresentasikan sampai konfirmasi peserta yang akan hadir (konfirmasi h-7, h-1 dan saat
acara).
Memang dengan seperti ini ada tipikal-tipikal pekerja yang kesulitan multitasking akan
menghadapi beban yang sangat berat diawalnya. Untuk tipikal yang seperti ini usahakan
meminta guidance yang lebih intensif dari atasan dan jangan lupa selalu membawa agenda
kemanapun.
Yah, mungkin cukup sekian pemaparan terkait completed staff work (CSW). Kita
semua tentunya berharap semuanya dapat mengaplikasikan CSW dalam pekerjaan. Semoga
dapat segera terwujud. Amin..
Dan hal yang terpenting dari tujuan tersebut adalah, kita sebagai bawahan harus bisa
menjadi pemberi solusi didalam pemecahan jalan keluar tanpa terlihat seperti menasehati
atasan atau bahkan menggurui atasan kita. Mengambil satu langkah sikap dari "Completed
Staff Work" bisa membantu untuk memastikan bahwa kita tidak akan mengambil ide-ide
yang bersifat setengah matang untuk atasan kita didalam dia meninjau ulang.

13
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan
Ciri - Ciri Organisasi Modern :
1. Organisasi bertambah besar.
2. Pengolahan data semakin cepat.
3. Penggunaan staf lebih intensif.
4. Kecenderuangan Spesialisasi.
5. Adanya prinsip atau azas-azas organisasi.
6. Unsur-unsur organisasi lebih lengkap.

Ada dua macam staf, yaitu:

1.     Staf pribadi / Staf Penasihat (personal staf )
Staf penasihat , dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada seorang
manajer.  Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua
bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan manajer dapat
menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian,
pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.

Staf Spesialis / Pelayanan

Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi.
Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti
tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri. Fungsi
utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk
kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan. Staf ini sering di

14
sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat
generalis. umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top manajer)

Adapun tahapan dalam CSW adalah sebagai berikut :

a. Identifikasi Masalah
Langkah yang paling baik adalah memahami atasan dari sisi tanggung jawab, tekanan
pekerjaan, apa yang disukai dan tidak disukai serta gaya bekerja. Apakah atasan lebih
menyukai detil atau hanya pokok-pokok kesimpulan. Identifikasi masalah berawal dari
analisis derajat kepentingan dan situasi mendesak.

b. Identifikasi dan evaluasi solusi yang memungkinkan

Sejauh mana atasan mengimplementasikan CSW tergantung dari situasi. Terdapat
kemungkinan, atasan hanya menerapkan sampai dengan tahap kedua yakni identifikasi dan
evaluasi solusi yang memungkinkan. Kecakapan anak buah dan sejauh mana mampu
menghimpun informasi akan dapat dinilai oleh atasan. Evaluasi solusi yang memungkinkan
berarti penyajian sejumlah alternatif disertai (lebih baik) konsekuensinya.

c. Merekomendasi satu solusi yang terbaik

Atasan yang mengenal anak buahnya dengan baik, barangkali menginginkan lebih dengan
meminta untuk menyajikan satu solusi terbaik sehingga ia hanya tinggal menyetujui atau
menolak atau beralih ke solusi lain diluar yang diajukan. Dalam hal ini tidak perlu kecewa,
karena domain CSW terletak pada atasan sebagai pengambil keputusan.

d. Menyiapkan material/bahan untuk implementasi rekomendasi (setelah disetujui)

.

15
 DAFTAR PUSTAKA

http://sharetechnolive.blogspot.com/2010/11/ciri-ciri-organisasi-modern.html

https://kindiboy.wordpress.com/2012/03/04/peranan-staf-dalam-organisasi/

http://anandautama04.blogspot.com/2012/03/peranan-staf-dalam-organisasi.html

http://julianhutabarat.blogspot.com/2012/10/completed-staff-work-csw.html

16