DAFTAR PENGGAJIAN DAN TUNJANGAN PEGAWAI

Indikator Pencapaian :

1. Melakukan identifikasi sistem penggajian

2. Menyusun daftar penggajian dan tunjangan pegawai
3. Membuat daftar penggajian dan dan tunjangan pegawai
menggunakan aplikasi komputer sesuai dengan ketentuan dan kaidah
yang ditetapkan

Tujuan Pembelajaran :

1. Peserta didik dapat melakukan identifikasi sistem penggajian.

2. Peserta didik dapat menyusun daftar penggajian dan tunjangan
pegawai.
3. Peserta didik dapat membuat daftar penggajian dan tunjangan
pegawai menggunakan aplikasi komputer sesuai dengan ketentuan
dan kaidah yang ditetapkan.

Pengertian Gaji

 Menurut Sugiarsi

Gaji adalah sejumlah penmbayaran kepada pegawai yang diberi tugas

administratif dan manajemen yang biasanya  ditetapkan secara bulanan.
Sedangkan Upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh yang
melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan fisik, dan
biasanya jumah pembayaran ditetapkan secara harian atu berdasarkan unit
pekerjaan yang diselesaikan.

 Menurut Ahmad S Ruky

Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para
karyawan yang mempunyai jenjang jabatan PNS, anggota TNI dan POLRI
dan anggota pemerintah yang dibayarkan secara bulanan. Sedangkan upah
adalah penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada  tenaga kerja
untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah dilakukan dan dinilai dalam
bentuk uang  sesuai dengan perjanjian kerja, antara pengusaha dan pekerja
termasuk tunjangan untuk perkerja maupun keluarga.

 Menurut Andrew F. Sikula

Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima karyawan sebagai
konsekuensi dari statusnya  sebagai seorang karyawan yang memberikan 
kontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan.

Berdasarkan pendapat di atas, dapat dikatakan bahwa gaji adalah suatu

bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada
seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut
sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni
imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan
kepada seorang pegawai.

Sistem Penggajian dan Pengupahan

Sistem skala tunggal

Dalam sistem skala tunggal,  gaji yang sama diberikan kepada pegawai yang
berpangkat sama, dengan tidak memperhatikan sifat pekerjaan yang
dilakukan dan beratnya tanggung jawab yag dipikul dalam melaksanakan
pekerjaan tersebut, tidak ada perbedaan bagi luusan sekolah umun dan
sekolah khusus

Sistem Skala Ganda

Sistem penggajian dengan skala ganda adalah sistem penggajian yang

menentukan besarnya gaji bukan hanya didasarkan pada pangkat, tetapi juga
didasarkan pada sifat pekerjaan yang dilakukan, prestasi kerja yang dicapai,
dan beratnya tanggung jawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan
tersebut.

Sistem Skala Gabungan

Sistem skala gabungan adalah sistem penggajian yang merupakan perpaduan

antara sistem skala tunggal dengan sistem skala ganda. Dalam sistem skala
gabungan, gaji pokok yang diperoleh jumlahnya sama untuk pegawai yang
berpangkat sama, akan tetapi diberikan tunjangan  bagi pegawai yang
memikul tanggung jawab yang lebih berat, memiliki prestasi yang tinggi,
serta melakukan pekerjaan yang memerlukan pemusatan perhatian  dan
pengarahan tenaga secara terus menerus.  

Beberapa  fungsi yang berkaitan dengan sistem penggajian, diantaranya

:

1. Fungsi Kepegawaian, bertanggung jawab untuk mencari karyawan

baru, membuat surat calon karyawan, memutuskan penempatan
 karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah
karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi, serta
pemberhentian karyawan.
2. Fungsi Pencatat Waktu, bertanggung jawab untuk membuat dan
melakukan catatan waktu hadir bagi semua karyawan  perusahaan.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji, bertanggung jawab untuk membuat
daftar gaji dan upah yang menjadi  hak, dan potongan yang menjadi
beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
4. Fungsi Akutansi, bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban
yang timbul  dalam hubungannya dengan gaji karyawan.
5. Fungsi Keuangan, berguna untuk mengisi cek guna pembayaran
gaji/upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Kemudian uang
tunai tersebut dimasukan ke dalam amplop gaji setiap karyawan
untuk selanjutnya dibagikan kepada masing-masing penerima.

Dokumen yang digunakan berkaitan dengan penggajian

Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, pada umumnya

dikeluarkan oleh bagian kepegawaian berupa serat keputusan yang
bersangkutan dengan karyawan seperti :

 Surat keputusan pengangkatan pegawai baru

 Kenaikan pangkat
 Perubahan tarif upah
 Penutunan pangkat
 Pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing)
 Mutasi dll
Kartu hadir, merupakan dokument yang digunakan oleh bagian pencatat
waktu  untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan, pencatat
waktu bisa daftar hadir biasa atau menggunakan mesin (fringer).

Kartu kerja, mencatat waktu yang digunakan karyawan, pada perusahaan

yang diproduksnyaberdasarkan pesanan.

Daftar Gaji dan Upah, merupakan dokumen gaji dan upah bruto tiap
karyawan, dikurangi Pph21, utang karyawan, iuran karyawan, dsb.

Amplop gaji dan upah, merupakan dokumen yang berisikan :

 Nama karyawan
 Nomor identitas
 Jumlah gaji bersih yang diterima

Macam-macam Kenaikan Gaji Pegawai

1. Kenaikan gaji berkala, diberikan kepada pegawai yang telah

memiliki masa kerja golongan  yang telah ditentukan, serta nilai rata
rata DP3 adalah C, kenaikan gaji berkala diberikan secara otomatis
setiap 2 tahun sekali.
2. Kenaikan gaji istimewa, diberikan kepada pegawai yang memiliki
nilai amat baik, berprestasi, dan menjadi teladan bagi pegawai lain di
lingkungannya.
3. Kenaikan gaji karena naik pangkat, diberikan secara otomatis
kepada pegawai yang karena telah naik pangkat, sesuai dengan
jabatan dan golongan terakhir yang dimiliki.
 4. Kenaikan gaji karena mengikuti besaran inflasi, diberikan untuk
membantu menyeimbangkan penghasilan dengan kebutuhan pegawai
karena pengaruh harga yang naik secara terus menerus.

Pengertian Tunjangan

Tunjangan adalah sejumlah uang yang diberikan secara berkala dan bukan
merupakan bagian dari gaji pokok, tunjangan berkaitan dengan pekerjaan
yang diberikan oleh pengusaha kepada pekerja. Dapat dikatakan bahwa
tunjangan adalah tambahan pendapatan di luar gaji sebagai bantuan dari
perusahaan, lembaga, atau institusi tempat bekerja. Umumnya, tunjangan
tergabung bersama gaji bulanan. Tambahan ini merupakan uang yang
diberikan atau dialokasikan secara rutin untuk tujuan tertentu. Detail jenis
dan besarannya biasa tertera secara detail pada slip gaji atau laporan
penghasilan dari perusahaan atau lembaga pemberi kerja.

Jenis Tunjangan

Tunjangan tetap

Tunjangan tetap adalah bantuan yang diberikan secara rutin setiap bulan
kepada pekerja dan keluarganya. Pembayarannya dilakukan bersamaan
dengan pembayaran gaji pokok. Contohnya seperti tunjangan perumahan,
tunjangan keluarga, dan lain sebagainya. Tunjangan tetap ini tidak
dipengaruhi oleh faktor kehadiran, kinerja maupun prestasi.

Tunjangan tidak tetap

Pembayaran yang dikaitkan dengan pekerjaan  yang dilakukan secara tidak
tetap, serta dikaitkan dengan kehadiran dan kinerja. Tunjangan tidak tetap
adalah pemberian upah kerja baik secara langsung maupun tidak langsung
kepada pekerja dan keluarganya. Jumlahnya dipengaruhi oleh perhitungan
yang sifatnya per jam, harian, atau sesuai kesepakatan.  Contohnya seperti
tunjangan transport, tunjangan kehadiran, tunjangan makan, dll.

Tunjangan Umum

1. Tunjangan Istri/Suami
2. Tunjangan Anak
3. Tunjangan Beras
4. Tunjangan Jabatan

Tujuan Tunjangan

Tujuan dan manfaat dari pemberian tunjangan kepada karyawan diantaranya

yaitu :

Meningkatkan produktivitas karyawan

Dengan memberikan tunjangan, karyawan akan merasa hasil kerjanya

diapresiasi. Selain itu hal ini bisa membuat karyawan lebih nyaman dalam
melakukan pekerjaannya. Maka produktivitas karyawan dalam bekerja juga
akan meningkat dengan sendirinya. 

Menunjang proses bisnis perusahaan

Dengan memberikan tunjangan kepada para karyawannya akan

menguntungkan juga terhadap perusahaan. Keuntungannya yaitu dapat
meningkatkan kualitas dari perusahaan itu sendiri, dengan begitu bisnis yang
dijalankan juga semakin lancar. Karena kedua pihak masing-masing sudah
merasakan manfaatnya, maka dengan sendirinya akan tercipta suasana yang
harmonis antara karyawan dan perusahaan.

Mempertahankan karyawan berkualitas

Karyawan yang memiliki kualitas dan loyalitas tinggi biasanya mudah dilirik
oleh perusahaan kompetitor. Kemudian perusahaan kompetitor akan
membujuk karyawan untuk pindah ke perusahaannya. Manfaat tunjangan
disini yaitu perusahaan bisa dengan mudah mempertahankan posisi
karyawan berkualitas ini. Karena karyawan sudah merasa nyaman dan
diapresiasi ketika bekerja di perusahaannya.

Menjaga kesehatan mental karyawan

Hal-hal mengenai kestabilan finansial bisa memicu timbulnya kesehatan

mental seseorang. Perusahaan bisa menjadi pihak yang dirugikan jika
kesehatan mental karyawannya terganggu. Peran dari tunjangan karyawan ini
bisa menjadi solusi bagi kestabilan finansial si karyawan. Dengan begitu,
karyawan akan terhindar dari gangguan kesehatan mental, sebab merasa
aman dengan finansial mereka. 

Untuk menarik para pelamar kerja baru

Ketika masa recruitment tiba, tentu perusahaan akan lebih mudah menarik

para calon pegawai baru untuk bergabung di perusahaannya. Sebab tak
sedikit jobseeker yang mencari pekerjaan selain melihat gaji pokok juga
melihat tunjangan yang didapat dari perusahaan yang dilamarnya
Prinsip Tunjangan

Adapun prinsip program tunjangan, diantaranya yaitu :

1. Tunjangan karyawan haruslah memenuhi kebutuhan nyata

2. Tunjangan haruslah dibatasi kepada aktivitas kelompok lebih efisien
dibandingkan dengan aktivitas individu
3. Program tunjangan haruslah bercirikan fleksibilitas yang memadai
demi memungkinkan adaptasi terhadap berbagai kebutuhan karyawan
4. Jika perusahaan meraih apresiasi dari penyediaan jasa-jasa karyawan,
perusahaan haruslah mengadakan program komunikasi yang ekstensi
dan terencana dengan baik

Cara Menyusun Daftar Penggajian dan Tunjangan Pegawai

Pada suatu perusahaan, pemberian gaji kepada pegawai tidak boleh

dilakukan dengan sembarangan. Gaji sebagai kompensasi diberikan setiap
bulan dengan nilai tertentu atas beberapa dasar atau alasan. Dalam menyusun
sistem penggajian, harus dibuat secara sederhana dan mudah dimengerti.
Sistem penggajian sendiri memiliki beberapa syarat yang harus dipenuhi,
yaitu :

1. Sistem tersebut harus menarik sehingga orang luar maupun dalam

tertarik untuk masuk ke perusahaan dengan kebijakan penggajian
tersebut.
2. Penggajian bersifat kompetitif, agar proses persaingan dengan
perusahaan lain yang masih satu lingkungan bisa dilakukan.
 3. Penggajian harus bersifat adil dan benar-benar keadilannya dirasakan
setiap penerima, khususnya terhadap pegawai yang lebih berat
pekerjaannya.

Penyusunan sistem penggajian dan tunjangan memiliki beberapa

tahapan, diantaranya :

 Melakukan analisis untuk setiap jabatan para pegawai supaya dapat

memperoleh data yang tepat untuk informasi dari setiap jabatan
dengan kondisi yang sebenarnya. Salah satu prosedur dalam analisis
jabatan tersebut harus melakukan identifikasi, sebelum kemudian
disusun uraian jabatannya. Setelah itu, spesifikasi atau persyaratan
setiap jabatan baru dapat mulai disusun.
 Uraian jabatan yang merupakan bagian dalam tahap penyusunan
sistem penggajian dan tunjangan harus mencakup unsur dari tugas,
tanggung jawab dan wewenang, serta hubungan horizontal dan
vertikal antara pemegang jabatan. Format dalam uraian ini harus
mencakup identifikasi dari setiap jabatan, posisi setiap jabatan dalam
perusahaan, fungsi dari jabatan, berbagai tugas dan tanggung
jawabnya, hubungan setiap pemegang jabatan, serta kondisi dari
lingkungan kerjanya. Sifat uraian ini harus menyeluruh, tidak
tumpang tindih, dan sistematis.
 Penyusunan sistem penggajian harus memuat persyaratan dari setiap
jabatan terutama tujuan dari jabatan tersebut. Persyaratan ini akan
menjadi pedoman ketika akan melakukan perekrutan karyawan baru.
Demikian juga ketika menilai dan menentukan gaji/tunjangan, serta
untuk memberikan program pelatihan. Susunannya akan menjadi
jelas sesuai dengan syarat yang telah ditentukan.
 Penilaian gaji yang ditentukan oleh prestasi, tentu dapat
dibandingkan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Dalam
melakukan pembandingan ini ada beberapa hal yang harus
dipertimbangkan, seperti skill, effort, responsibilities, dan working
conditions. Sedangkan untuk prosedur dalam pelaksanaannya harus
ditetapkan jabatan apa yang akan dinilai, ditentukan faktornya,
dirumuskan, ditentukan juga derajat faktor dari jabatannya, lalu bobot
faktor dan bobot derajat jabatan tersebut, serta yang terakhir baru
nilai jabatannya ditetapkan. Teknik yang dilakukan bisa
menggunakan beberapa metode dalam evaluasi jabatan, contohnya
dengan metode ranking, classification atau rating, point
system, factor comparison, profiling, dan survey pasar atau market
rate system. Dengan evaluasi jabatan dalam menyusun sistem
penggajian dan tunjangan ini maka nilai atau urutan dari bobot setiap
jabatan dalam perusahaan dapat mulai ditentukan.
 Penyusunan sistem pemberian gaji dan tunjangan yang harus
terstruktur. Harus terdapat gambaran akan nilai minimum dan
maksimum dari gaji untuk setiap golongan. Penentuannya tidak harus
selalu dengan patokan, yang terpenting harus ada nilai idealnya dari
golongan tersebut termasuk untuk nilai promosi. Dalam menentukan
nilai gaji, selain ditentukannya nilai minimum dan maksimum
tersebut, harus ada juga titik tengah untuk setiap golongannya. Titik
tengah inilah yang akan menentukan semakin besarnya gaji yang
akan diterima. Sesuai standarnya, menyusun sistem penggajian dan
tunjangan yang akan diberikan harus mampu membayar kerja keras
yang setiap karyawan telah berikan kepada perusahaan. Dalam hal
tersebut harus mengetahui resiko yang ditanggungnya, jika sangat
berat maka wajib membayarnya dengan harga yang pantas.