PERUMUSAN PROYEK

Disusun untuk Memenuhi Tugas

Mata Kuliah : Asesmen Kebutuhan dan Rencana Pendidikan
Dosen Pengampu : Dr. Suhaimi, S.Pd., M.Pd / Dr. Ngadimun, M.M

Disusun Oleh:
Kelompok 11

HEFNI RUSADI 2020111310099

SAMSUL KARIMI 2020111310009
ZAINATIR RAIYAH 2020111320093

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN

PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT
BANJARMASIN
2021

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kesempatan
kepada kami sehingga dapat menyelesaikan tugas berupa Makalah Asesmen Kebutuhan dan
Rencana Pendidikan yang berjudul ”Perumusan proyek”
Shalawat serta salam tak lupa kita panjatkan kepada junjungan kita Nabi Besar
Muhammad SAW, karena hanya dengan petunjuknya dan segala usaha upaya beliau, kita
dapat rasakan kehidupan yang berbudaya, beraturan dan menjadikan kita makhluk yang lebih
mulia di hadapan Tuhan. Tak lupa kami ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan semua
yang turut membantu dalam menyelesaikan Makalah ini terutama kepada Bapak Dr. Suhaimi,
S.Pd., M.Pd kami ucapkan terima kasih yang setinggi-tingginya karena telah memberikan
bimbingan sehingga makalah ini dapat kami selesaikan dengan baik dan tepat waktu.
Makalah Asesmen Kebutuhan dan Rencana Pendidikan yang berjudul ”Perumusan
proyek” ini disusun untuk memenuhi tugas dan kami sangat mengharapkan masukan, saran,
kritikan yang membangun demi kesempurnaan makalah ini.
Kami mohon maaf jika ada kesalahan pada penulisan Makalah ini. Mudah-mudahan
tulisan ini dapat bermanfaat dalam meningkatkan hasil Pendidikan dan meningkatkan Sumber
Daya Manusia yang berkualitas.

Banjarmasin, April 2021

Kelompok 11

ii
 DAFTAR ISI

Halaman
Halaman Judul............................................................................................................i
Kata pengantar...........................................................................................................ii
Daftar isi.....................................................................................................................iii
Bab I Pendahuluan.....................................................................................................1
Latar belakang............................................................................................................1
Rumusan masalah.......................................................................................................1
Tujuan penulisan........................................................................................................2
Bab II Pembahasan.....................................................................................................3
Konsep Perumusan Proyek........................................................................................3
Mengembangkan Aktifitas Proyek.............................................................................3
Menyusun Anggaran Proyek......................................................................................5
Format Perumusan Proyek.........................................................................................6
Alat Bantu Manajemen Proyek..................................................................................6
Bab III Penutup..........................................................................................................9
Kesimpulan................................................................................................................9
Saran...........................................................................................................................10

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Manajemen proyek yang baik dalam sebuah organisasi mempengaruhi
keberhasilan organisasi tersebut dalam menjalankan proyeknya. Analoginya adalah
bahwa sebuah permainan dapat berlangsung tanpa strategi. Namun hal tersebut
berpotensi menimbulkan disharmoni dalam permainan. Tanpa strategi yang matang,
permainan berlangsung tanpa konsep, arah, dan tujuan yang jelas, sehingga berimbas
pada kegagalan dalam mencapai tujuan akhir.
Proyek, sebagaimana didefinisikan di dalam A Guide to the Project Body of
Knowledge (PMBOK Guide) yang dirilis oleh Project Management Institute (PMI),
adalah usaha bersifat sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk yang unik,
layanan, atau hasil. Definisi tersebut diperjelas dengan karakteristik proyek, di
antaranya menghasilkan sesuatu yang unik, terdiri dari kegiatan yang saling terkait,
menghasilkan deliverables berkualitas, melibatkan beberapa sumber daya, dan
didorong oleh kendala keterbatasan, Abrar (2009:98).
Dalam empat dekade terkini, manajemen proyek telah menjadi sebuah tema
penting bagi organisasi yang mengedepankan pengelolaan proses bisnisnya secara
profesional dan modern. Fenomena ini disadari oleh organisasi berskala besar maupun
kecil, pemerintah maupun swasta. Perkembangan organisasi yang terus bergerak maju
mengikuti perkembangan zaman berdampak pada munculnya gagasan pengembangan
aneka produk unggulan organisasi yang dikelola pada level proyek, program, dan
portofolio.
Pada makalah ini akan dibahas beberapa hal penting terkait manajemen proyek
dalam sebuah organisasi seperti konsep perumusan proyek, cara mengembangkan
aktivitas proyek, cara menyusun anggaran proyek, format perumusan proyek dan alat
bantu yang digunakan untuk manajemen proyek.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimanakah konsep perumusan proyek?
2. Bagaimana cara mengembangkan aktivitas proyek?
3. Bagaimana cara menyusun anggaran proyek?
4. Bagaimana format perumusan proyek?
5. Apa saja alat bantu manajemen proyek?

1
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk:
1. Mengetahui dan memahami tentang konsep perumusan proyek.
2. Mengetahui dan memahami tentang cara mengembangkan aktivitas proyek
3. Mengetahui dan memahami tentang cara menyusun anggaran proyek
4. Mengetahui dan memahami tentang format perumusan proyek
5. Mengetahui apa saja alat bantu manajemen proyek.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Konsep Perumusan Proyek

Tahap ini disebut juga design proyek, yaitu latihan dalam perncanaan mikro yang
kegiatannya berupa merinci proyek ke dalam sejumlah aktivitas detail dan menjadi satu paket
tindakan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan/target yang sudah ditentukan.

Suatu proyek adalah satu kelompok aktivitas yang dapat diorganisasikan sebagai satu
unit kegiatan. Terdiri dari sejumlah aktivitas, tugas/butir-butir pekerjaan yang saling
berkaitan. Yang pertama dalam perumusan proyek adalah mengembangkan proyek menjadi
kegiatan-kegiatan/tugas-tugas/butir-butir pekerjaan. Penggunaan kata aktivitas memiliki arti
yang luas karena aktivitas membutuhkan sumber daya dan waktu.

Ada beberapa faktor yang sekiranya dapat menentukan keberhasilan proyek antara lain
ketepatan memilih bentuk orgnisasi proyek, memilih pimpinan yang cakap, dan pembentukan
tim proyek yang terintegrasi dan terorganisir. Namun demikian ada hal lain yang juga penting
untuk diperhatikan untuk menjamin suksesnya pelaksanaan proyek yakni perencanaan.
Berikut beberapa argumen mengapa perencanaan menjadi satu hal penting dalam manajemen
proyek:

Menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian. Dengan perencanaan yang baik maka

apa yang harus dikerjakan, kapan mengerjakannya, dan sumber daya apa yang diperlukan,
dan apa yang menjadi target dari kegiatan tersebut menjadi jelas bagi setiap orang. Epesiansi
Operasi. Perencanaan yang baik maka kegiatan-kegiatan yang tidak jelas dan yang
membutuhkan sumber daya dapat dieleminasi.

Mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek. Perencanaan yang
baik akan memuat tujuan dari proyek. Dengan adanya tujuan tersebut maka semua pihak
yang terlibat mengetahui dan memahami kemana setiap kegiatan harus diarahkan.

Memberikan dasar bagi pekerjaan monitoring dan pengendalian. Kegiatan monitoring

dan pengendalian hanya bisa dilakukan dengan efektif bila ada acuan. Hal-hal yang termuat
dalam rencana seperti kegiatan, waktu dan sumber daya dapat menjadi acuan untuk
memonitor dan mengevaluasi proyek

3
B. Mengembangkan Aktifitas Proyek

Asumsikan bahwa telah diidentifikasikan proyek Pendidikan sebagai berikut:

“memproduksi dan mempublikasi satu set buku teks IPA untuk kelas V SD”. Proyek ini telah
sampai pada tahap perumusan yang artinya harus dikembangkan kedalam aktivitas-aktivitas
yang rinci dan operasional. Artinya tahap pertama dalam mengembangkan proyek adalah
mengidentifikasikan seluruh aktivitas proyek dan selanjutnya membuat list atau daftar
aktivitas. Agar efektif dibutuhkan orang yang mempunyai kemampuan dan pengalaman
khusus, atau orang yang akan mengerjakannya harus dapat penjelasan dari ahlinya. Sering
kali hal ini diperoleh dari berfikir kolektif seperti hasil konferensi dan rapat komisi, metode
delphi dan brainstorming.
Ketika merinci proyek menjadi aktivitas-aktivitas harus berhati-hati kadar
kerinciannya. Setiap aktifitas harus rinci namun tidak terlalu rinci.
Jelas proyek yang disebut di atas (memproduksi dan mempublikasi satu set buku teks
IPA untuk kelas V SD) mempunyai kegiatan utama yang harus ditangani oleh dua kelompok
yaitu:
 Memproduksi buku teks IPA yang merupakan fungsi profesional kependidikan dan
harus di tangani oleh para pengembang kurikulum, guru-guru IPA, penulis ilustrator
buku teks, editor, guru kelas dan lain-lain.
 Mempublikasi buku teks IPA yang merupakan fungsi mekanik/teknis yag harus
ditangani oleh percetakan, pembuat blok, distributor, dll.
Dengan berkonsultasi dengan ahlinya, diperoleh daftar aktivitas sebagai berikut:
Kelompok I: A. Menentukan kurikulum untuk kelas V
B. Mengembangkan kurikulum menjadi unit pebelajaran
c. Mencari dan memilih penulis bahan pelajaran dan ilustrator
d. Mempersiapkan draf bahan pelajaran
e. Melakukan pre test pada draf bahan pelajaran dalam kelas
f. Merevisi bahan pelajaran
g. Menyiapkan bahan pelajaran yang sudah final untuk di cetak
Kelompok ii: a. Mencari dan memilih percetakan
b. Mempersiapkan lay-out dan arahan untuk percetakan
c. Membuat blok
d. Melakukan setting dan membuat halaman

4
 E. Menyiapkan alat baca dan alat cetak
f. Mencetak dan menjilid
g. Mendistribusikan
aktivitas selanjutnya adalah menyusun rencana dengan membuat kerangka kerja
ACTS atau Agency, Cost, Time, Space.
 Agency : menganalisa dan merancang struktur organisasi
 Cost : merencanakan sumberdaya, menetapkan unit cost dan menyususn anggaran
 Time : menetapkan waktu pelaksanaan dan menyusun jadwal kegiatan (schedule)
 Space : merancang dan membuat instalasi untuk melakukan pengawasan
Hasil keputusan ini disebut juga rencana kerja proyek dan merupakan inti dari
formulasi proyek.
Kadang-kadang rencana kerja disebut juga sebagai rencana operasional yang
disingkat dengan planops, berikut tabelnya.
Mulai Lama
Aktivitas Oleh siapa lokasi biaya
dikerjakan kegiatan
1. . . . . . . . . . . . . . . . ........ ........ ........ ........
2. . . . . . . . . . . . . . . . ........ ........ ........ ........
3. . . . . . . . . . . . . . . . ........ ........ ........ ........
4. . . . . . . . . . . . . . . . ........ ........ ........ ........

Perlu di cetak bahwa jika aktivitas dilakukan oleh satu agency yang sama maka kolom
kedua pada tabel di atas (kolom oleh siapa) diganti dengan informasi lain. Selain itu tidak
semua aktivitas harus dibiayai, ada juga aktivitas-aktivitas yang tidak memerlukan biaya,
sehingga kolom biaya bisa dikosongkan untuk aktivitas tersebut.

C. Menyusun Anggaran Proyek

Yang terpenting dalam menyusun anggaran adalah kesesuaian sumber daya yang
dibutuhkan baik dari jumlah dan kualitasnya maupun dari jenis pelayanan dan barang-barang
yang dihasilkan dari seluruh proyek.
Dari biaya yang dikumpulkan harus berdasarkan kerangka kerja ACTS proyek untuk
mempersiapkan anggaran proyek. Anggaran proyek berhubungan juga dengan tahun

5
anggaran yang berlaku pada suatu negara. Jadi proyek yang dilakukan dalam jangka waktu
tiga tahun maka diharapkan mulai pada pertengahan tahun anggaran suatu negara.
Anggaran proyek mengikuti bentuk anggaran yang diterima suatu negara. penganggaran
moderen seperti penyusunan anggaran berdasarkan kinerja (performence budgeting), atau
berdasarkan program yang dipakai (program badgeting). Anggaran proyek akan menjadi
sebagai berikut.
Tahun 2009 2010 2011 2012
Lama kegiatan 6 bulan 12 bulan 12 bulan 12 bulan

D. Format Perumusan Proyek

Kriteria yang harus ada dalam format perumusan proyek adalah kejelasan, kelengkapan,
dan keakuratan. Setiap institusi memiliki satu set format formulasinya sendiri. Kadang-
kadang sudah cukup garis besarnya saja (outline) yang harus diikuti dan ada juga satu set
format yang dicetak. Outline dan format ini disebut juga proposal project/design project.

Perlu dicatat bahwa pada umumnya agensi-agensi mengikuti suatu desain teliti dan
tepat (rigorous) untuk memformulasikan proyek. Selanjutnya untuk menjelaskan sejumlah
format untuk halaman judul, rencana kerja, anggaran proyek, dan lain-lain, agensi kemudian
menyediakan suatu outline dilengkapi dengan petunjuk bagaimana setiap bagian itu harus
ditulis. Contoh berikut diambil dari proyek UNDP:

Bagian I : Pengesahan proyek

Kerangka kerja kelembagaan
Ketentuan untuk tindak lanjut dari pemerintah
Aktivitas-aktivitas lainnya yang berkaitan
Bantuan UNDP di masa depan
Bagian II : Tujuan jangka Panjang
Tujuan jangka pendek
Bagian III : Rencana kerja
Deskripsi aktivitas proyek
Penjadwalan aktivitas proyek
Deskripsi masukan UNDP
Deskripsi masukan pemerintah

6
 Bagian IV : Anggaran proyek

E. Alat Bantu Manajemen Proyek

Beberapa alat yang dapat membantu untuk mempermudah mengelola proyek yaitu :
formular, grafik, dan analisis jaringan kerja

1. Formulir
Perumusan proyek mungkin merancang sendiri bentuk formulir yang akan digunakan,
atau menggunakan formulir yang sudah ada guna menghemat waktu. Data penentuan
biaya dan perkiraan sumber daya dikumpulkan dan disimpan secara baik agar mudah
diperoleh. Formulir sebaiknya dirancang untuk waktu yang lama selama tahap
formulasi proyek berlangsung.
2. Grafik
Untuk membantu penyajian akhir proyek, alat bantu grafik seperti dibawah ini dapat
digunakan secara efektif yaitu:
a. Diagram batang (Gannt or Bar Chart). Diagram ini sederhana dan dapat memuat
permulaan dan lamanya setiap aktivitas proyek yang disajikan dalam bentuk
kalender.
b. Diagram alur (Flow Chart): menggunakan syimbol yang berlaku secara
internasional dimana alur kerja dalam proyek disajikan dari awal permulaan
proyek sampai proyek itu berakhir.
c. Organigram (Organizational Chart); ini menyajikan unit kerja, sifat dan
pendelegasian wewenang, batas-batas kewenangan dan tanggung jawab dengan
menggunakan struktur organisasi proyek.
d. Diagram Aktivitas Ganda (Multilpe Activy Chart); bentuknya lebih kecil dan
lebih dinamis daripada organigram. Diagram ini memperlihatkan distribusi
pekerjaan, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.
3. Analisis Jaringan Kerja
Analisis jaringan kerja yaitu Teknik managemen yang membantu perumusan proyek
dalam dua cara signifikan yaitu:
a. Metodologi alternatif untuk menyiapkan rencana kerja analisis proyek dalam
urutan-urutan aktifitas dengan cara yang logis. Jadi analisis kerja adalah metode
alternatif untuk mempersiapkan rencana kerja.

7
b. Sebagai alat bantu grafik pada saat menyajikan proyek yang telah dirumuskan.

Prinsipnya adalah bahwa dalam analisis jaringan kerja, semua aktivitas dalam proyek
adalah saling berkaitan dan bergantung satu sama lain. Aktifitas seperti ini bentuknya
berupa jaringan atau kisi-kisi. Dua Teknik analisis jaringan kerja dapat digunakan
dalam tahap perumusan proyek Pendidikan adalah PERT (programme evaluation and
review technique) dan CPM (critical path method)

8
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Manajemen proyek yang baik dalam sebuah organisasi mempengaruhi keberhasilan
organisasi tersebut dalam menjalankan proyeknya, Tanpa strategi yang matang, permainan
berlangsung tanpa konsep, arah, dan tujuan yang jelas, sehingga berimbas pada kegagalan
dalam mencapai tujuan akhir.
Proyek adalah usaha bersifat sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk
yang unik, layanan, atau hasil. Definisi tersebut diperjelas dengan karakteristik proyek, di
antaranya menghasilkan sesuatu yang unik, terdiri dari kegiatan yang saling terkait,
menghasilkan deliverables berkualitas, melibatkan beberapa sumber daya, dan didorong
oleh kendala keterbatasan.
Ada beberapa faktor yang sekiranya dapat menentukan keberhasilan proyek antara
lain ketepatan memilih bentuk orgnisasi proyek, memilih pimpinan yang cakap, dan
pembentukan tim proyek yang terintegrasi dan terorganisir.
Perencanaan menjadi satu hal penting dalam manajemen proyek karena
dapat menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian. Dengan perencanaan yang baik
maka apa yang harus dikerjakan, kapan mengerjakannya, dan sumber daya apa yang
diperlukan, dan apa yang menjadi target dari kegiatan tersebut menjadi jelas bagi setiap
orang. Efesiensi Operasi. Perencanaan yang baik maka kegiatan-kegiatan yang tidak jelas
dan yang membutuhkan sumber daya dapat dieleminasi.
Ada beberapa hal penting terkait manajemen proyek dalam sebuah organisasi yang
harus diperhatikan seperti konsep perumusan proyek, cara mengembangkan aktivitas
proyek, cara menyusun anggaran proyek, format perumusan proyek dan alat bantu yang
digunakan untuk manajemen proyek
B. Saran
Semua aktivitas dalam proyek adalah saling berkaitan dan bergantung satu sama
lain, jadi hendaknya semua orang disebuah organisasi hendaknya saling bersenergi dalam

9
 melaksanakan suatu proyek. Sehingga pelaksanaan proyek itu dapat berhasil dengan baik
sesuai tujuan

DAFTAR PUSTAKA

Husein, Abrar MT. 2009. Manajemen Proyej. Yogyakarta: CV Andi Offset

Dimyanti, E, Hamdan & Nurjaman. K 2014. Manajemen proyek. Bandung: Pustaka Setia
Usman. H. (2019) Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara
Suhaimi. 2019. Manajemen Strategikuntuk meningkatkan mutu pendidikan di sekolah.
Depok: PT Raja Grafindo Persada
Manap. 2016. Revolusi Manajemen Pemasaran. Jakarta: Mitra Wacana Media

10