Peran dan Fungsi

Pengendalian
dalam

Manajemen
Keperawatan

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 1

PENGANTAR
Merupakan proses akhir dari proses manajemen
Pelaksanaan proses evaluasi/controling pada
rencana yang sedang berjalan
Melihat performance/kinerja sebagai koreksi
Acuan : kepatuhan dalam pelaksaan standard-2:
Visi dan misi; phylosofi
Standard asuhan kep/standard praktek keperawatan
Penampilan kinerja
Keuangan

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 2

 A. Definisi :
1. Proses untuk mengamati secara terus menerus
pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang
sudah disusun
2. Pengendalian / pengawasan suatu usaha sistematik untuk
menetapkan standard pelaksanaan dengan tujuan tujuan
dari perencanaan , merancang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata dan standard ,
mengukur penyimpangan serta mengambil tindakan
koreksi untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan
dipergunakan dengan cara paling effektif dan efisien dalam
mencapai tujuan organisasi.( Hanni Handoko 1995)
3. Fungsi ini sangat penting dalam satu organisasi karena
berkaitan dengan fungsi manajemen yang lainnya

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 3

 B. FUNGSI MANAJEMEN DALAM CONTROLLING

1. Fungsi pengendalian sebagai penghubung individu dalam

organisasi, membentuk standar ukuran yang jelas terhadap
keperawatan dan menentukan metode yang paling tepat
untuk mengukur standar yang ada.
2. Pengendalian merupakan fungsi manajemen dalam
mengukur kinerja dan tindakan koreksi yang diberikan
untuk menjamin pencapaian tujuan organisasi.
3. Pengendalian meliputi koordinasi sejumlah kegiatan dan
informasi serta pengarahan dan melakukan evaluasi kinerja
karyawan.
karyawan.
4. Dalam melaksanakan pengendalian sangat memperhatikan:
catatan laporan, kemajuan organisasi menuju tujuan dan
penggunaan sumber-sumber yang efektif.
MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 4
Komponen

1. Setting Standard
2. Measuring Perform
3. Reporting and Result
4. Corrective Action
5. Redirection

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 5

C. Prinsip Pengawasan/ Pengendalian
1. Pengendalian dilakukan oleh pimpinan harus
dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur
Mis: waktu dan tugas tugas pokok yang harus
diselesaikan oleh staf
2. Fungsi pengendalian harus dipahami oleh
pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat
penting .
3. Standard kerja harus dijelaskan oleh kepada
seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai
oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk
memberikan rewad kepada mereka yang dianggap
mampu bekerja.

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 6

D . PERAN PEMIMPIN DALAM CONTROLLING
.Mengkomunikasikan secara jelas standar yang diharapkan terhadap staf.
1. Mendorong / memotivasi standar tertinggi untuk kualitas yang
maksimal dengan menyediakan standar keamanan minimum.
2. Mendorong staf untuk aktif terlibat dalam pengawasan mutu
3. Mengimplementasikan pengawasan mutu secara proaktif serta reaktif.
4. Menggunakan pengawasan sebagai metode untuk menentukan
mengapa tujuan tersebut tidak tercapai.
5. Secara aktif mensyahkan hasil pengawasan mutu yang ditemukan, yang
mempunyai kesatuan profesi dan konsumen.
6. Menghargai antara standar klinis dengan standar menggunakan
sumber-sumber yang meyakinkan pasien untuk menerima perawatan
sesuai yang diharapkan.
7. Bertindak sebagai role model terhadap staf untuk menerima tanggung
jawab dan tanggung gugat terhadap tindakan keperawatan.
8. Secara aktif berpartisipasi dalam usaha-usaha penelitian untuk
mengidentifikasi dan mengukur sensitifitas keperawatan sebagai hal
pelayanan pasien.
MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 7
E. Efektifitas program
pengendalian
• Dukungan dari administratur tingkat puncak
(sumber dana dan SDM)
• Komitmen
• Tujuan untuk meningkatkan mutu pelayanan
sebagai keunggulan
• Konsisten

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 8

F. Tehnik kontroling
1. Ronde keperawatan
2. Supervisi
3. Penilaian kinerja
4. Pengendalian mutu

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 9

Peran Kepemimpinan dan Fungsi
Manajemen dalam Pengendalian
Bertanggung jawab untuk memantau mutu
asuhan pasien
Menjadi role model standar yang tinggi dalam
asuhan keperawatan
Mendukung staf untuk mencapai standar
maksimum
Sebagai visioner, melihat pada apa dan
menentukan apa yang harus dilakukan
Mampu mengantisipasi resiko dan mengelola
resiko

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 10

Sistem Control yang baik
Mencerminkan pada kegiatan yang berlangsung
Bila terjadi kesalahan segera melaporkan
Harus melihat ke depan
Terkecuali pada titik kritis/kedaruratan
Obyektif
Fleksibel
Menyesuaikan dengan iklim organisasi
Ekonomis
Penuh pengertian
Menunjukkan tindakan koreksi

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 11

SUMBER DATA
1. Sumber primer
Misal: hasil observasi, wawancara langsung,
angket / kuesioner.
2. Sumber sekunder
Misal: data dari laporan / dokumentasi.
3. Sumber tersier
Misal: data hasil publikasi dari badan-badan
resmi.

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 12

CARA PENGUMPULAN DATA

1. Wawancara
2. Inspeksi
3. Observasi partisipatif

JENIS DATA
Jenis data yang dikumpulkan mencakup data dalam lingkup
controlling, yang meliputi:
Evaluasi
- Evaluasi Kepuasan Pasien
- Evaluasi Kepuasan Perawat
- Evaluasi Kinerja Perawat

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 13

1. Ronde Keperawatan

Pengertian
Suatu kegiatan yang sangat efektif bagi Bid. Kep
untuk mendapatkan informasi tentang penerapan
asuhan pasien oleh perawat pelaksana dan
pengelola di unit/bangsal

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 14

Contoh
Rencana rode keperawatan per bulan
Menetapkan perawat pelaksanaan proses
yang akan melaksanan keperawatan :
ronde perencanaan s.d
Waktu jam 10.00 s.d evaluasi
11.00 kecuali bila Catatan keperawatan
diperlukan Tanda tangan perawat
Jadwal kunjungan yang melaksanan
Perawat dan Ka. Bangsal asuhan
menyambut kedatangan Management :
Diutamakan kebutuhan Peralatan
asuhan pasien Ketenagaan
Pengelolaan obat-2 yang
Area yang dikontrol berbahaya
MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 15
2. SUPERVISI

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 16

 Definisi
(Mc Farland,
Farland, 1988 dalam Harahap,
Harahap, 2004).
2004
Supervisi adalah proses dimana pimpinan ingin
mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan
bawahannya sesuai dgn rencana, perintah, tujuan/kebijakan
yang telah ditentukan

( Swansburg ;1999)
Supervisi sebagai segala usaha untuk mengetahui dan
menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan
tugas, dimana dalam pelaksanaannya ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan yaitu menghargai potensi tiap individu,
mengembangkan potensi tiap individu, dan menerima tiap
perbedaan.

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 17

 Lanjutan……

Merencanakan, mengarahkan, membimbing,

mengajar, mengobservasi, mendorong dan
memperbaiki, mempercayai dan mengevaluasi
secara terus menerus setiap tenaga kep dgn sabar,
adil serta bijaksanan agar setiap tenaga
keperawtan dapat memberikan askep dgn baik,
terapil, aman, cepat dan tepat sesuai kemampuan
dan keterbatasan yang mereka miliki

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 18

Tujuan supervisi :
Mengorientasikan staf dan pelaksanaan kep
Melatih staf dan pelaksana
Memberikan arahan dalam melaksanan tugasnya
Memberikan bantuan kepada staf apabila mereka
menghadapi kendala
Mengembangkan kemampuan staf memberikan
as-kep
Mempertahankan keseimbangan manajemen
pelayanan kep, manj sumber daya dan manajemen
anggaran yang tersedia
MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 19
Peran dan fungsi supervisi :

Adalah mempertahankan keseimbangan manajemen

yankep, manj sumber daya dan manajemen anggaran
yang tersedia

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 20

SUVERVISOR
Ketrampilannya / Kemampuannya

1. Membuat perencanaan kerja

2. Kontrol terhadap pekerjaan
3. Memecahkan masalah
4. Memberikan umpan balik terhadap kinerja
5. Membuat & memelihara atmosfir kerja & menciptakan
iklim motivasi
6. Mengelola waktu
7. Berkomunikasi baik
8. Mengetahui sistem manajemen organisasi

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 21

Tanggung jawab :
Menetapkan dan mempertahankan standar
praktek kep
Menilai kualitas asuhan dan pely. yang diberikan
Mengembangkan peraturan dan prosedur yang
mengatur yan kep, bekerjasama dengan tenaga
kes. lain yang terkait untuk meningkatkan atau
memperbaiki kualitas pely.
Memantapkan kemampuan keperawatan prof
dijalankan

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 22

Teknik Supervisi
A. Langsung
1. Supervisor berpartisipasi langsung dalam melakukan
supervisi ( pengarahan dan petunjuk yg disampaikan
dirasakan tidak sebagai perintah )
2. Umpan balik dan perbaikan dapat dilakukan secara
langsung

B . Tidak Langsung
Teknik supervisi yg dilakukan melalui laporan baik tertulis
maupun lisan ( Supervisor tidak melihat langsung )

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 23

 Elemen Supervisi

1. Standar praktek keperawatan yang digunakan

sebagai acuan dalam menilai dan mengarahkan
penyimpangan yang terjadi.
2. Fakta empirik di lapangan sebagai pembanding
untuk pencapaian tujuan dan menetapkan
kesenjangan
3. Adanya tindak lanjut sebagai upaya
mempertahankan kualitas maupun upaya
memperbaik

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 24

3. Penilaian Kinerja ( Penilaian
Personil)

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 25

Pengertian Penilaian kinerja adalah :

Metode untuk memperoleh dan memproses

informasi yang dibutuhkan untuk meningkatan
penampilan individu
Proses mengidentifikasi, mengevaluasi dan
mengembangkan penampilan kerja individu
sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efektif, dan dalam waktu yang sama diberi
penghargaan pada anggota yang baik, umpan
balik dan pengembangan karir

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 26

Tujuan
• Menentukan perbedaan antara apa yang seharusnya
dilakukan dengan apa yang sudah dikerjakan
• Membuat koreksi pelaksanaan tugas yang tidak
sesuai
• Merubah metoda sehingga hasil yang benar dapat
dicapai
• Membantu agar karyawan dapat bekerja lebih baik

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 27

Manfaat
Membantu karyawan meningkatkan prestasi
Mengidentifikasi karyawan yang tepat
dipromosikan
Mengenal karyawan yang memenuhi syarat untuk
tugas khusus
Meningkatkan komunikasi timbal balik
Mengidentifikasi pelatihan bagi karyawan yang
membutuhkan

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 28

Tanggung Jawab :
Tanggung jawab untuk penilaian kinerja adalah
atasan karyawan, namun pelaksanaanya dapat
melibatkan :
1. Karyawan sendiri
2. Peer (teman sekerja)
3. Bawahan dari perawat yang dinilai

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 29

Metode :
• Pengukuran Informal
terjadi sehari – hari
• Pengukuran Formal
• Dilakukan secara periodik
• Data obyektif

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 30

 Metode Penilaian Kinerja
1. Anecdotal records
Penilaian yang didasarkan pada catatan kinerja dari staf
keperawatan pada periode tertentu
2. Check list
3. Rating scales
4. Metode manajemen berdasarkan sasaran (
MBO) merupakan suatu program penilaian dan
penetapan tujuan diseluruh bagian yang komfrehensif
dengan menetapkan tujuan organisasi,
5. Peer review
6. Critical incident
inciden : catatan positif & negatif pada satu
kejadian

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 31

7. “ System Merit “
Adalah suatu system yang berdasarkan teori
motivasi dan perubahan perilaku
Pengertiannya :
Pengelolaan SDM yang didasarkan pada prestasi
yaitu segenap PL (perilaku) kerja pegawai dalam
wujud baik/buruk yang mempunyai dampak pada
prestsi dan penghasilan

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 32

Bagan Merit System
PL kerja, potensi Baik reward Naik
hasil kerja

Prestasi kerja

Buruk Punisment Turun

Umpan Balik

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 33

Ilustrasi penerapan merit system
Prestasi Kerja Penghasilaln Karir Pelatihan
Pegawai (Teknis & Manajerial

Baik Baik Promosi Jenjang pelaihan

yg lebih tinggi

Disesuaikan

Rotasi (pindah Pelatihan yg

Sedang Sedang menambah
ke jabatan
setara) wawasan

Buruk Pelatihan yg
Turun Demosi
memotivasi
peningkatan
prestasi

Disesuaikan
MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 34
• Free respon report
penilaian bebas : penilaian secara tertulis
terhadap hasil kerja pelaksanaan tanpa
dijelaskan tentang apa dan bagaimana cara
penilaian
• The rating scale
penilaian yang berdasarkan identifikasi pada
faktor apa yang penting dari tugas / jabatannya
yang hendak diukur dengan melalui parameter
mis : pengetahuan; motivasi; menjalin hubungan
kerja sama, kemampuan dalam melaksanakan
supervisi

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 35

 Contoh : The rating scale
Pengetahuan
Buruk Dibawah rata rata Rata - rata Diatas rata rata Baik

Motivasi kerja
Buruk Dibawah rata rata Rata - rata Diatas rata rata Baik

Menjalin hubungan & dapat bekerja sama

Buruk Dibawah rata rata Rata - rata Diatas rata rata Baik

Dst ……………….

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 36

 Penilaian untuk sikap/perilaku

No Faktor yang dinilai

1 Perawat selalu menyapa pada pasien dan keluarga
Tidak pernah 1 2 3 4 5 selalu
2 Perawat selalu melakukan proses keperawatan pada pasien yg ditugaskan dan
mendokumentasikan
Tidak pernah 1 2 3 4 5 selalu
3 Dalam memberikan asuhan keperawatan selalu memperhatikan lingkungan
Tidak pernah 1 2 3 4 5 selalu
4 Bila mendapat tugas selalu diterima dengan senang hati
Tidak pernah 1 2 3 4 5 selalu
Dst ……………….

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 37

Contoh “ Checklist”
suatu cara penilaian/pendekatan secara subyektif dengan
menilai secara checklist. Dalam metode ini dihadapkan
pada daftar pertanyaan-2 khusus berikut pencantuman
pilihan nilainya
No Pertanyaan Ya Tidak
1 Biasa memberikan gagasan yg baik
2 Menunjukkan minat besar dalam bekerja
3 Dalam bekerja selalu pilih-2 dalam menjalankan
tugasnya
4 Peralatan kerja dipelihara dengan baik
5 Memiliki pengetahuan jabatan yang baik
6 Membeda-bedakan bawahan
7 Mendengarkan kesulitan bawahan
8 Menegur bawahan didepan umum dst……………

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 38

Peran kepemimpinan dalam
penilaian kinerja
1. Menggunakan proses penilaian utk memotivasi
kary dan meningkatkan pertumbuhan
2. Menggunakan teknik yang tepat untuk
mengurangi kecemasan akibat proses penilaian
3. Melibatkan kary. dlm semua aspek penilaian
kinerja
4. Menyadari kemungkinan terjadinya bias
5. Membina rasa percaya kary. melalui bersikap
jujur dan adil ketika menilai penampilan
6. Mendorong terjadinya proses telaah peer di
antara staf profesional
MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 39
 Lanjutan ….

7. Menggunakan intrview untuk memfasilitasi

komunikasi 2 arah
8. Memberi dukungan terus menerus pd kary. Yg
berupaya mengkoreksi kinerjanya yg kurang
9. Menggunakan teknik coaching utk meningkatkan
pertumbuhan penampilan kerja
10. Membuat tujuan penampilan individual dan
interview penilaian sesuai kebutuhan utk
memenuhi kebutuhan unik staf yang budayanya
berbeda

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 40

Dengan system tsb, maka diperlukan
Kebijakan pokok :
1. Kebijakan penilaian karyawan
2. Kebijakan tentang kompensasi / penghasilan
3. Kebijakan tentang karir
4. Kebijakan tentang pelatihan/pengembangan
diri

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 41

4. Pengendalian mutu
Pengendalian mutu pely. Sbg hasil interaksi seluruh
komponen di RS : struktur, proses, hasil
Mutu : abstrak dan subyektif persepsi tergantung
sistem nilai, latar belakang sosial, budaya masyarakat
atau individu

Persepsi Mutu
Bagi klien, mutu yg baik kesembuhan penyakit,
kecepatan pelayanan, tarif yg wajar dan keramahan
Bagi pimpinana RS, mutu yg baik efisiensi biaya
operasional, biaya investasi, dan sumber daya lain
Bagi staf / karyawan ??
MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 42
 Peran kepemimpinan dalam
pengendalian mutu
1. Dapat melibatkan aktif pada staf keperawatan
dalam proses pengendalian mutu
2. Mengkomunikasikan secara jelas standar yg
diharapkan
3. Mengupayakan untuk dapat menyusun standar
yg tinggi untuk memaksimalkan mutu
4. Mendukung peningkatan mutu sebagai proses yg
terus menerus
5. Menggunakan pengendalian sebagai metoda
menentukan bagaimana tujuan akan dicapai
MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 43
Mengukur mutu pelayanan
Adalah mengukur petunjuk yg relevan dgn aspek –
aspek yg berperan dlm memproduksi ply. Tsb
1. Aspek klinis atau penampilan keprofesian:
pengetahuan, sikap dan perilaku, pengalaman
tenaga kesehatan yg berkaitan dgn proses dan
hasil asuhan
2. Aspek efisiensi dan efektifitas : pemanfaatan
sumber daya RS apakah berdaya guna dan
berhasil guna scr ekonomi
3. Aspek keselamatan klien : keamanan dan
keselamatan klien
4. Aspek kepuasan klien
MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 44
Alat pengendalian :
Untuk mengukur mutu asuhan audit keperawatan yg
dapat dilaksanakan secara
a) Retrospective
b) Concurrent
c) Prospective
Yg terdiri dari :
1. Audit outcome
melihat hasil akhir/bagimana status pasien berubah
dari hasil intervensi keperawatan, audit ini
memperlihatkan secara akurat mutu asuhan yg telah
diberikan
MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 45
2. Audit proses
untuk mengukur proses asuhan/bagaimana
asuhan diberikan sehingga dapat terlihat pada
saat proses dengan mutu asuhan yg diberikan
misalnya :
• Pelaksanaan chritical pathway
• Pelaksanaan SOP

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 46

3. Audit struktur
suatu audit untuk melihat/meliputi input
sumber/faktor lingkungan yg dapat mendukung
kelangsungan asuhan pada pasien
Misalnya :
a) Jumlah / rasio ketenagaan
b) Kategeri ketenagaan
c) Waktu tunggu pely di UGD
d) Lingkungan yg aman :
Adanya sistem/alat kebakaran
Fasilitas dan peralatan yg aman
Berfungsinya bel pasien
dll

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 47

Tujuan audit keperawatan
1. Mengukur dan memonitor penampilan perawat
dalam praktek
2. Mengkaji penampilan / kinerja perawat dalam
praktek
3. Mengidentifikasi kekurangan dan memperbaiki
4. Komuniksikan harapan – harapan dan evaluasi
setelah implementsi
5. Buat statement pada asuhan keperawatan yg
berkualitas

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 48

MANAJEMEN BIDANG KEP / PPKC 49