UNIVERSITAS ESA UNGGUL

LAPORAN RESIDENSI
PENGELOLAAN REKAM MEDIS UNTUK PASIEN RAWAT JALAN
DI RSUD dr. DORIS SYLVANUS, PALANGKA RAYA

OLEH :
SRI ASTUTI
NIM : 20190309116

PROGRAM PASCA SARJANA

PROGRAM STUDI MAGISTER ADMINISTRASI RUMAH SAKIT
FAKULTAS ILMU ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ESA UNGGUL
JAKARTA , 2021
 UNIVERSITAS ESA UNGGUL

LAPORAN RESIDENSI
PENGELOLAAN REKAM MEDIS UNTUK PASIEN RAWAT
JALAN
DI RSUD dr. DORIS SYLVANUS, PALANGKA RAYA

Laporan ini di ajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

mata kuliah
Residensi Program Pasca Sarjana Fakultas Ilmu-ilmu Kesehatan
Prgram Studi Magister Administrasi Rumah Sakit

OLEH :
SRI ASTUTI
NIM : 20190309116

PROGRAM PASCA SARJANA

PROGRAM STUDI MAGISTER ADMINISTRASI RUMAH SAKIT
FAKULTAS ILMU ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ESA UNGGUL
JAKARTA , 2021

i
ii
iii
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Sri Astuti

Alamat : JL. Cemara, Nomor 36
Palangka Raya, Kalimantan Tengah
Tempat Tanggal Lahir : Palangka Raya, 10 September 1993
Agama : Islam
Jenis Kelamin : Perempuan

Riwayat Pendidikan

TK Utama Pradja Tahun 1996-2001

SDN Langkai 7 Palangka Raya Tahun 2011-2004
SMP Negeri 6 Palangka Raya Tahun 2004-2007
SMA Negeri 2 Palangka Raya Tahun 2008-2011
Falkutas Kedokteran, Universitas Palangka Raya Tahun 2011-2019

Riwayat Pekerjaaan

iv
 KATA PENGANTAR

Puji serta syukur penulis ucapkan atas berkah dan hidayat Allah SWT
sehingga laporan residensi yang berjudul PENGELOLAAN REKAM MEDIS
UNTUK PASIEN RAWAT JALAN DI RSUD dr. DORIS SYLVANUS,
PALANGKA RAYA telah selesai dengan baik, laporan Ini adalah hasil dari
pengamatan kurang lebih 1 bulan mulai dari Juli 2021 sampai bulan Agustus 2021
pada unit Rekam Medis dan unit Rawat Jalan di RSUD dr. Doris Sylvanus,
Palangka Raya, Penulis mengucapkan banyak terimakasih atas bantuan serta
dukungan dari teman sejawat maupun pihak staff Rumah Sakit yang telah
membantu sehingga program residensi serta laporan bisa berjalan dengan baik,
khususnya penulis ucapakan terima kasih kepada :
1. Allah SWT dan Nabi Agung Muhammad SAW yang telah memberikan
kesehatan serta petunjuk dalam menjalani kegiatan ini
2. Ibu Dr. Rokiah Kusumapradja, SKM, MHA selaku kepala program studi
Magister Administrasi Rumah Sakit Universitas Esa Unggul dan
pembimbing dalam pembuatan Laporan Residensi
3. Wakil Direktur Pendidikan dan Kemitraan RSUD dr. Doris Sylvanus dr.
Theodorus Sapta Atmadja, MM yang telah memberikan izin serta menjadi
pembimbing lapangan saat Residensi
4. Kepala Instalasi Unit Rekam Medis, dr. Tagor Sibarani, Ibu Winny
Hardiyanti Lestari, A.Md SKM, Serta Ibu Ria Anggraeni, S.Psi Yang telah
membantu dalam penyusunan Laporan.
5. Kedua orang tua serta kakak yang sudah memberikan semangat untuk
menyelesaikan laporan ini
6. Seluruh rekan Mahasaiswa MARS angkatan 9 dan pihak yang telah
banyak membantu yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari laporan residensi ini jauh dari kata sempurna oleh
karenaya kritik dan saran sangat penulis nantikan untuk perbaikan kedepannya.

Palangka Raya,
Agustus 2021

Sri Astuti

v
 DAFTAR ISI
B AB I ..................................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1
1.2 Tujuan Residensi ...................................................................................... 5
1.2.1 Tujuan Umum ................................................................................... 5
1.2.2 Tujuan Khusus .................................................................................. 5
1.3 Manfaat Residensi .................................................................................... 5
1.3.1 Bagi Mahasiswa ................................................................................ 5
1.3.2 Bagi Pihak RSUD dr.Doris Sylvanus................................................ 6
BAB II ..................................................................................................................... 7
2.1 Rekam Medis ............................................................................................ 7
2.1.1 Pengertian Rekam Medis .................................................................. 7
2.1.2 Tujuan Rekam Medis ........................................................................ 9
2.1.3 Kegunaan Rekam Medis ................................................................... 9
2.2 Sistem Pengelolaan Rekam Medis ......................................................... 11
2.2.1 Sistem Penamaan Rekam Medis ..................................................... 11
2.2.2 Sistem Penomoran Rekam Medis ................................................... 12
2.2.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis ................................................ 13
2.2.4 Tata Cara Pengambilan Rekam Medis ............................................ 17
2.2.5 Pengangkutan Rekam Medis ........................................................... 19
2.2.6 Perencanaan Terhadap Rekam Medis Tidak Aktif ......................... 19
2.3 Petugas Rekam Medis ............................................................................ 20
2.4 Identifikasi Masalah ............................................................................... 21
2.5 Prioritas Masalah .................................................................................... 22
2.5.1 Urgency U : ..................................................................................... 23
2.5.2 Seriousness S : ................................................................................ 23
2.5.3 Growth G : ...................................................................................... 23
2.6 Perumahan Masalah ............................................................................... 23
2.7 Penentuan penyebab masalah dengan Fishbone Analysis ...................... 24
2.8 Menentukan Alternatif Pemecahan Masalah .......................................... 25
2.9 Penyusunan Rencana Aksi ..................................................................... 25
BAB III ................................................................................................................. 27

vi
ANALISIS SITUASI ............................................................................................ 27
3.1.1 Gambaran Umum RSUD dr.Doris Sylvanus .......................................... 27
3.1.3 Tujuan Rumah Sakit ........................................................................... 30
3.2 Motto Rumah Sakit ................................................................................ 30
3.3 Struktur Organisasi ................................................................................. 31
3.7 Sumber Daya Manusia ........................................................................... 36
3.8 Output dari Rumah Sakit ........................................................................ 37
BAB IV ................................................................................................................. 39
ANALISIS MASALAH ........................................................................................ 39
4.1 Identifikasi Masalah ............................................................................... 39
4.2 Penetapan Prioritas Masalah RSUD dr. Doris Sylvanus ........................ 41
4.3 Table Matriks Penetapan Prioritas Masalah ........................................... 44
BAB V................................................................................................................... 48
GAMBARAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS ....................................... 48
RSUD Dr. Doris Sylvanus .................................................................................... 48
5.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis ............................................... 48
5.2 Uraian Jabatan ............................................................................................ 49
5.3 Hubungan Tata Kerja ................................................................................. 49
BAB VI ................................................................................................................. 61
PEMBAHASAN ................................................................................................... 61
6.1 Pengelolaan Berkas Di Unit Rekam Medis ................................................ 61
6.1.1 Tenaga Pelaksana ................................................................................ 61
6.1.2 Kategori .............................................................................................. 62
6.1.3 Sistem Penamaan ................................................................................ 62
6.1.4 Sistem Penomoran .............................................................................. 63
6.2 Metode........................................................................................................ 64
6.3 Analisis Penyebab Masalah........................................................................ 64
6.4 Alternatif Pemecahan Masalah .................................................................. 65
6.5 Rencana Pelaksanaan Kegiatan .................................................................. 66
BAB VII ................................................................................................................ 71
7.1 Kesimpulan ................................................................................................ 71
7.2 Saran ........................................................................................................... 71

vii
 B AB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Rumah sakit merupakan salah satu lembaga yang memberikan jasa

pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Berdasarkan UU No. 44 Tahun 2009,
rumah sakit merupakan penyelenggara pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yaitu promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif yang menyediakan
pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Kesehatan saat ini
merupakan hal yang paling berharga dan telah menjadi kebutuhan pokok
masyarakat. Semakin tinggi Pendidikan dan ilmu pengetahuan, serta kondisi
sosial ekonomi masyarakat mengakibatkan kesadaran tentang pentingnya
kesehatan semangkin meningkat. Dengan demikian tuntutan masyarakat terhadap
palayanan kesehatan tentu harus sesuai dengan harapan. Dengan pelayanan yang
sesuai, maka harapan pasien terhadap pelayanan suatu jasa dapat terpenuhi atau
bahkan melebihi harapannya sehingga menimpulkan kepuasan pasien. Dalam
mencapai tujuan pelayanan yang berorientasi pada kepuasan pasien maka perlu
diperhatikan hal yang berperan penting dalam menentukan persepsi pasien antara
lain meliputi fasilitas, peran dokter, tenaga medis dan perawat (Supriyanto dan
Soesanto, 2012).

Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 Mengenai

Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara. Arsip pada dunia medis atau kedokteran dikenal sebagai Rekam Medis.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No.269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis Bab 1 Pasal 1, Rekam

1
Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Rekam Medis bersifat rahasia dan di dalamnya memuat tentang
hasil dari diagnosis pasien serta catatan mengenai tindakan-tindakan yang
dilakukan oleh tenaga kesehatan dan dokter serta semua rekaman kegiatan-
kegiatan medis yang dilakukan pasien selama berobat. Tujuan dari Rekam Medis
ialah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi. Suatu rekam medis
mempunyai nilai administrasi, hal ini berhubungan dengan isi dari rekam medis
yang menyangkut tindakan dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan
paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan medis.

Rumah sakit memiliki kewajiban untuk menyelenggrakan rekam medis.

bahwa guna menunjang terselenggaranya rencana induk yang baik, maka setiap
rumah sakit diwajibkan :

a. Memiliki dan mengolah data statistik, sehingga dapat menghasilkan

data informasi yang up to date.
b. Memiliki prosedur penyelenggaraan rekam medis yang berdasarkan
pada ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan (Depkes, 2006).

Dalam UU Praktik Kedokteran mengenai pengaturan tentang rekam medis

pada Pasal 46 yang mana berisi setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan
praktik kedokteran wajib membuat rekam medis. Rekam medis yang dimaksud
ialah harus segera dilengkapi setelah pasien selesai menerima pelayanan
kesehatan. Setiap catatan rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, tanda tangan
petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan (UU No. 29, 2004).

Rekam medis berkaitan pada pencatatan, pengolahan data, dan pelaporan

informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan di rumah sakit. Adapun proses kegiatan
penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien dirumah
sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien oleh dokter atau
dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan
langsung kepada pasien. Selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis

2
dirumah sakit, dan dilanjutkan dengan pengelolaan berkas rekam medis yang
meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat
penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman karena pasien datang
berobat, dirawat, atau keperluan lainnya. Proses pengolahan rekam medis dari
bagian Assembling, Coding, Indeksing, Analising dan Filling (Depkes, 2006).

Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat/dipulangkan. Setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksud rekam
medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan
medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis harus disimpan untuk
jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut
(Permenkes, No. 269, 2008).

Hasil penelitian yang telah dilakukan oleh Watung, dkk (2018) mengenai
analisis sistem pengelolaan rekam medis pasien rawat inap RSUD DR. Sam
Ratulangi Tondano, didapatkan bahwa dibagian Assembling, belum berjalan
denga baik dikarenaan keterbatasan tenaga SDM, pemahaman SOP masih kurang,
dokumen rekam medis masih belum lengkap dan keterlambatan waktu dalam
pengembalian dokumen rekam medis. Di bagian Koding, Indeksing, tulisan dokter
yang sulit dibaca serta adanya penggunaan singkatan-singkatan yang tidak baku
berpengaruh terhadap proses koding sehingga data yang dihasilkan menjadi tidak
akurat dan harus menunggu pengumpulan kode baru data diolah menjadi kartu
indeks. Di bagian Filling, sarana dan prasarana tidak mendukung serta
pengawasan dari pihak rumah sakit yang tidak rutin.

Berdasarkan hasil observasi awal penelitian, bahwa jumlah pasien rawat

inap dan rawat jalan pada tahun 2021 berjumlah 25.294 dokumen. Jumlah pasien
rawat inap berjumlah 6.576 dokumen sedangkan pasien rawat jalan berjumlah
18.718 dokumen. Dokumen-dokumen ini tentu berpengaruh terhadap
penggelolaan dan penyimpanan rekam medis itu sendiri sehingga ini perlu
dikelola.

3
 Rekam Medis di RSUD dr. Doris Sylvanus belum dikelola dengan baik.
Hal ini terlihat dalam pengolahan dan pengarsipan dokumen yang belum teratur
sehingga terjadi penumpukan dokumen pasien. Dalam pengelolaan rekam medis
untuk menunjang mutu pelayanan bagi rumah sakit, pengelolaan rekam medis
harus efektif dan efisien. Berkas rekam medis di RSUD dr. Doris Sylvanus yang
belum tersusun dengan rapi menyebabkan beberapa berkas ada yang terselip,
dikarenakan sistem yang digunakan masih berupa sistem manual terkadang
terdapat berkas yang masih tercecer atau ada yg tertinggal di poliklinik.
Penyimpanan arsip rekam medis masih di gabungkan antara ruangan rekam medis
aktif dan rekam medis inaktif yang seharusnya dipisah tetapi karena keterbatasan
ruangan sehingga rekam medis aktif dan rekam medis inaktif digabungkan
sehingga menyebabkan kurang maksimal nya ruangan tersebut digunakan. RSUD
dr. Doris Sylvanus belum menggunakan Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit (SIMRS), diperkirakan penggunaan Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit (SIMRS) tersebut dimulai bulan depan, untuk saat ini RSUD dr. Doris
Sylvanus masih melakukan pengelolaan rekam medis secara manual. Sarana dan
prasarana sebagai pendukung kerja petugas pengelolaan rekam medis pada
ruangan arsip rekam medis di RSUD dr. Doris Sylvanus masih kurang dan tidak
lengkap sehingga belum dapat menunjang pekerjaan petugas rekam medis.
Misalnya alat-alat elektronik seperti komputer yang sudah ada masih dirasakan
kurang dan tidak terkoneksi dengan internet. Berdasarkan kondisi yang
disampaikan, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul
“Laporan residensi Pengelolaan Rekam Medis untuk Rawat Jalan di RSUD
dr.Doris Sylvanus, Palangka Raya”.

4
1.2 Tujuan Residensi
1.2.1 Tujuan Umum
Agar mashasiswa Program Magister Kesehatan peminatan Kajian
Administrasi Rumah Sakit memiliki pemahaman dan keterampilan dasar
yang cukup dalam pengelolaan manajemen di RSUD dr.Doris Sylvanus
yang didasarkan pada ilmu yang diperoleh selama mengikuti perkuliahan
1.2.2 Tujuan Khusus
1. Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman tentang ruang lingkup kegiatan
manajemen dalam pengelolaan berkas di Unit Produksi yaitu Rawar Jalan
(poli) dan Unit Penunjang (Rekam Medis).
2. Melakukan pengamatan secara langsung kegiatan bagian Pengelolaan
Manajemen di RSUD dr.Doris Sylvanus.
3. Menganalisa, mengidentifikasi dan menetapkan prioritas masalah yang ada di
bagian pengelolaan untuk dapat memberikan alternatif pemecahan masalah
yang ditemukan.
4. Untuk penyusunan rencana kegiatan (planning of action (POA)) intervensi
pemecahan masalah pengelolaan RSUD dr.Doris Sylvanus.
1.3 Manfaat Residensi
1.3.1 Bagi Mahasiswa
1. Dapat menerapkan teori manajemen yang diperoleh dalam perkuliahan
khususnya manajemen rumah sakit
2. Mampu mengidentifikasi masalah-masalah dalam manajemen RSUD
dr.Doris Sylvanus secara lebih komperehensif, berdasarkan kajian yang
telah dipelajari diperkuliahan, sekaligus mempunyai kesempatan ikut serta
dalam upaya pemecahan masalah
3. Mendapatkan pengalaman nyata untuk bersosialisasi, berdiskusi dan
bekerjasama secara tim dan teman sekelompok seta semua pihak yang
terkait dengan kegiatan residensi ini terutama pihak RSUD dr.Doris
Sylvanus

5
1.3.2 Bagi Pihak RSUD dr.Doris Sylvanus
1. Mendapat masukan dalam penyelesaian masalah manajemen dan pelayanan
kepada pasien yang ada sesuai dengan bidang program yang didiskusikan
Bersama mahasiswa residensi
2. Memberikan masukan bagi unit terkait yaitu dapat menjadi salah sau
pertimbangan memaksimalkan pengelolaan berkas di Unit Produksi yaitu
Rawar Jalan (poli) dan Unit Penunjang (Rekam Medis)
3. Mempunyai sumber informasi tentang Pendidikan di Program Pasca Sarjana
Kesehatan Universitas Esa Unggul, sehigga terbuka kemunginan untuk
melakukan kerjasama lebih lanjut dibidang penellitian manajerial maupun
teknis tentang masalah kesehatan yang ada di RSUD dr.Doris Sylvanus

6
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekam Medis

Rekam Medis merupakan salah satu komponen administrasi dalam

pelayanan kesehatan di rumah sakit. Seperti halnya arsip, rekam medis bersifat
rahasia yang memuat tentang hasil diagnosis pasien, catatan tentang tindakan-
tindakan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan dan dokter serta semua rekaman
kegiatan medis yang dilakukan pasien selama berobat.

2.1.1 Pengertian Rekam Medis

Rekam Medis menurut Geoffrey A. Robinson dalam buku Hospital
Administration, London, Butterworths, 1966. Medical Records is term used in a
limited sense to refer to the case notes of each patients treated at the hospital.
(Rekam Medis adalah istilah yang digunakan dalam arti terbatas untuk merujuk
pada catatan kasus setiap pasien yang dirawat di rumah sakit). Rekam Medis
menurut an introduction guide of organizing health records, AMRA (American
Medical Record Association), Chicago,1975. A health records contain all the
information about patient. His illness and treatment and entries in it are recorded
in the order in which events of care occur. This chronologis recording justifies
diagnosis and treatments and their relationship to result. (Catatan kesehatan
berisi semua informasi tentang pasien. Penyakit dan perawatan serta entri-entri di
dalamnya dicatat dalam urutan kejadian perawatan. Rekaman kronologis ini
membenarkan diagnosis dan perawatan serta hubungannya dengan hasil).

Rekam Medis adalah siapa, apa, dimana, dan bagaimana perawatan pasien
selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang
cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan diagnosis, jaminan,
pengobatan dan hasil akhir. Rekaman medis adalah keterangan baik yang tertulis
maupun yang terekam tentang identitas pasien, anamneses penentuan fisik
laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medic yang diberikan

7
kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat (Rustiyanto, 2009).

Rekam Medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat
penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh profesi
kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut (Health
Information Management, Edna K Huffman, 1999). Pasal 1 angka 1 Permenkes
Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis yakni Rekam Medis
adalah “berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada Pasien”. Kalau diartikan secara dangkal, rekam medis seakan-akan hanya
merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji
lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada hanya
sekedar catatan biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah tercermin segala
informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar di dalam
menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis
lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit dalam
hal ini ke datang ke rumah sakit.

Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar
kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem
penyelenggaraan rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya
merupakan salah satu kegiatan daripada penyelenggaraan rekam medis.
Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai
pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data
medik pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit dan
dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi
penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan
untuk melayani permintaan/peminjaman oleh pasien atau untuk keperluan lainnya.

8
2.1.2 Tujuan Rekam Medis
Berdasarkan buku pedoman pengelolaan rekam medis yang dikeluarkan
oleh Departemen Kesehatan RI, rekam medis memiliki tujuan yaitu menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis
yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil
sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah
satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tujuan rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog dengan kegunaan rekam
medis.
2.1.3 Kegunaan Rekam Medis
Menurut Hatta (2009) rekam medis memiliki kegunaan, adapun kegunaan
dari rekam medis dapat di lihat dari beberapa aspek yang disingkat dengan
ALFRED PH MP.

1. Aspek Administrasi (Administrasion):

Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi,

karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung
jawab sebagai tenaga medis dan paramedik dalam mencapai tujuan
pelayanan kesehatan.

2. Aspek Hukum (Legal):

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum,karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan
sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan, Rekam Medis adalah
milik Dokter dan Rumah Sakit sedangkan isinya terdiri dari Identitas
Pasien, Pemeriksaan, Pengobatan, Tindakan dan Pelayanan lain yang telah
di berikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang dapat di miliki
oleh pasien sesuaidengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
(UU Praktik Kedokteran RI No.29 Tahun 2009 Pasal 46 ayat (1),
penjelasan).

9
3. Aspek Keuangan (Financial):

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data/informasi yang dapat di pergunakan sebagai aspek
keuangan.

4. Aspek Penelitian (Research):

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena

isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di
bidang kesehatan.

5. Aspek Pendidikan (Education) :

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena

isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan
kegiatan pelayanan medis yang di berikan kepada pasien, informasi
tersebut dapat di pergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang
profesi pendidikan kesehatan.

6. Aspek Dokumentasi (Documentation) :

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan di
pakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

7. Public Health :

Suatu berkas rekam medis dapat di gunakan sebagai bahan untuk

memprediksi atau mengidentifikasi penyebaran penyakit yang ada
sekarang dan masa yang akan datang serta untuk meningkatkan derajat
kesehatan nasional atau dunia. 8. Marketing Planning : suatu berkas rekam
medis dapat di gunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dan
pengembangan pemasaran dengan mempromosikan pelayanan yang ada.

10
2.2 Sistem Pengelolaan Rekam Medis
Sistem pengelolaan rekam medis menurut buku Pendoman Pengelolaan
Rekam Medis, Depkes RI 1997 adalah sebagai berikut :

2.2.1 Sistem Penamaan Rekam Medis

Berdasarkan buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia (1997:12) sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas
kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien
lainnya, sehingga mempermudah/memperlancar didalam memberikan pelayanan
rekam medis kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit. Prinsip utama
yang harus ditaati oleh petugas pencatat adalah : nama pasien harus lengkap,
minimal terdiri dari duaa suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan
tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini :

1. Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih;
2. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien
seorang pasien bersuami;
3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya nama
ayah);
4. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga, maka nama
keluarga/marga atau surname didahulukan dan kemudian diikuti nama
sendiri; Dalam sistem penamaan rekam medis diharapkan :
a. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang
disempurnakan;
b. Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap
ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai dengan statusnya;
c. Pencantuman title selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien;
d. Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan
nama pasien;

11
2.2.2 Sistem Penomoran Rekam Medis
Ada tiga macam sistem pemberian nomor pasien masuk (admission
numbring system) yang umumnya dipakai yaitu :

1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering Systim)

Istilah yang biasa digunakan adalah “Serial Numbring Systim”

dengan sistim ini setiap penderita mendapat nomor baru setiap kunjungan
ke rumah sakit. Jika ia berkunjung lima kali, maka ia akan mendapat lima
nomor yang berbeda. Semua nomor yang telah diberikan kepada penderita
tersebut harus dicatat pada “Kartu Indeks Utama Pasien” yang
bersangkutan. Sedangkan rekam medisnya disimpan diberbagai tempat
sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya.

2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering Systim)

Istilah yang biasa digunakan adalah “Unit Numbering Systim”

berbeda dengan sistim seri. Sistim ini memberikan satu unit rekam medis
baik kepada pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat. Pada saat
seorang penderita berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai
penderita berobat jalan ataupun dirawat, kepadanya diberikan satu nomor
(admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan
seterusnya, sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan di
dalam berkas dibawah satu nomor.

3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering Systim)

Istilah yang biasa digunakan adalah “Serial Unit Numbering

Systim”. Sistim nomor ini merupakan sistesis antara sistim seri dan sistim
unit. Setiap pasien berkunjung ke rumah sakit, kepadanya diberikan satu
nomor baru, tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan
disimpan dibawah nomor yang paling baru. Dengan cara ini terciptalah
satu unit rekam medis. Apabila satu rekam medis lama diambil dan
dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru. Ditempatnya yang lama
tersebut harus diberi tanda penunjuk (out guide) yang menunjukkan

12
 kemana rekam medis tersebut telah dipindahkan. Tanda penunjuk tersebut
diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama. Hal ini sangat
membantu ketertiban sistem penyimpanan rekam medis.

2.2.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Sebelum menentukan suatu sistim yang akan dipakai perlu terlebih dahulu
mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang dalam pengelolaan rekam
medis. Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam
medis yaitu :

1. Sentralisasi

Sentralisasi ini diartikan menyimpanan rekam medis seorang pasien

dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun
catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping
banyak kebaikannya juga ada kekurangannya.

Kebaikannya :

a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan

penyimpanan rekam medis
b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan
ruangan
c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis
mudah di standardisasikan
d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan
e. Mudah menerapkan sistem unit record

Kekurangannya :

a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan
dan unit rawat inap
b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam

13
 2. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis

poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis disimpan di satu
tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita dirawat disimpan di
bagian pencatatan medis.

Kebaikannya :

a. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat

b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan

Kekurangannya :

a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis

b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
Secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada desentralisasi, tetapi
pada pelaksanaanya tergantung pada situasi dan kondisi masing
masing rumah sakit.

Hal-hal yang mempengaruhi yang berkaitan dengan situasi dan kondisi

tersebut antara lain :

1. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani

pengelolaan rekam medis.
2. Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola oleh
pemerintah Daerah.

Sistem penyimpanan menurut nomor, yang sering dipraktekkan yaitu :

1. Cara Nomor Langsung

Penyimpanan dengan sistem nomor langsung ( Straight numerical filling

system) adalah penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut
sesuai dengan urutan nomornya. Misalnya keempat rekam medis berikut ini akan
disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu 465023, 465024, 465025. Dengan
demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan

14
nomor yang berurutan pada waktu diminta untuk keperluan pendidikan, maupun
untuk pengambilan rekam medis yang tidak aktif. Mungkin satu hal yang paling
menguntungkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih petugas-petugas yang
harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini
mempunyai kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan, pada saat
penyimpanan rekam medis, petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor
sehingga mudah terjadi kekeliruan.

2. Sistem Angka Akhir

Penyimpanan dengan sistem angka akhir lazim disebut terminal digit

filling system. Disini digunakan nomor-nomor dengan 6 angka, yang
dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka
pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah
kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2
angka yang terletak paling kiri.

Banyak keuntungan dan kebaikan dari pada sistem penyimpanan angka

akhir, seperti :

a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100

kelompok (section) didalam rak penyimpanan. Petugas-petugas
penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak disatu tempat (atau
section), dimana rekam medis harus disimpan di rak. 50 Angka ketiga
(tertiary digits) 50 Angka kedua (secondary digits) 50 Angka pertama
(primary Digits)
b. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section
tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : section 0024,
section 25-49, section 50-74, section 75-99.
c. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata
mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya
untuk setiap section.

15
 d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari
setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru dissection
tersebut.
e. Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa
dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan
perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).
g. Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah, karena petugas
penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam
memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga jarang terjadi
kekeliruan membaca angka.

3. Cara Angka Tengah

Istilah yang dipakai adalah penyimpanan dengan sistem angka tengah

(middle digit filling sistem). Disini penyimpanan rekam medis disurut dengan
pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir. Namun angka
pertama, angka kedua, angka ketiga, berbeda letaknya dengan sistem angka akhir.
Dalam hal ini angka yang terletak ditengah tengah menjadi angka pertama,
psangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan pasangan angka
paling kanan menjadi angka ketiga. Lihat contoh dibawah ini :

58-78-96 99-78-96

58-78-97 99-78-97

58-78-98 99-78-98

Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini :

a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam yang nomornya berurutan

b. Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem angka tengah lebih
mudah dari pada penggantian sistem nomor langsung kesistem angka
akhir.

16
 c. Kelompok 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan, pada
sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 buah
rekam medis untuk sistem angka tengah
d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata
pada rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor
langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir
e. Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada
section penyimpanan tertentu, dengan demikian kekeliruan
penyimpanan dapat dicegah.

Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adalah :

a. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama

b. Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section, apabila rekam medis
dialihkan ketempat penyimpanan tidak aktif
c. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik untuk
nomor-nomor yang lebih dari angka.

2.2.4 Tata Cara Pengambilan Rekam Medis

1. Pengeluaran Rekam Medis

Ketentuan pokok yang harus ditatai ditempat penyimpanan adalah :

a. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa
tanda keluar/kartu permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi
orang-orang diluar ruang rekam medis, tetapi juga bagi petugas petugas
rekam medis sendiri.
b. Seorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban untuk
mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Harus dibuat
ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam medis diperbolehkan
tidak berada dirak penyimpanan. Seharusnya setiap rekam medis kembali
lagi keraknya pada setiap akhir hari kerja, sehingga dalam keadaan darurat
staf rumah sakit dapat mencari informasi yang diperlukan. c. Rekam medis

17
 tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah
pengadilan.

2. Petunjuk Keluar

Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan
rekam medis. Dalam pengunnaanya “Petunjuk Keluar” ini dilettakan sebagai
pengganti pada tempat map-map rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak
penyimpanan. Petunjuk keluar tetap berada diluar rak tersebut, sampai map rekam
medis yang diambil (dipinjam) kembali. Petunjuk keluar yang paling umum
dipakai berbentuk kartu yang dilengkapi dengan catalog temple tempat
menyimpan surat pinjam. Petunjuk keluar ini dapat diberi warna, yang maksudnya
untuk mempercepat petugas melihat tempat-tempat penyimpanan kembali map-
map rekam medis yang bersangkutan. Petunjuk keluar ini haruslah dibuat dari
bahan (kertas) yang keras dan kuat.

3. Kode Warna untuk Map/Sampul Rekam Medis

Kode warna dimaksudkan untuk memberikan warna tertentu pada sampul,

untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan.
Garis-garis warna dengan posisi yang berbeda-beda untuk tipa seksi penyimpanan
rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan
menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Kode warna sangat efektif apabila
dilaksanakan dengan sistem penyimpanan/terminal digit atau middle digit. Cara
yang sering diguanakan adalah menggunakan 10 (sepuluh) macam warna untuk
sepuluh angka 0 sampai 9. Dua garis warna dalam posisi yang sama dapat dipakai
sebagai pengenal untuk pasangan angka yang merupakan angka pertama (primary
21 digit). Dalam hal ini garis warna diatas untuk angka sebelah kiri dan garis
warna dibawahnya untuk angka sebelah kanan.

18
2.2.5 Pengangkutan Rekam Medis
Ada berbagai cara untuk mengangkut rekam medis. Pada sebagian rumah
sakit, pengangkutan dilakukan dengan tangan dari satu ketempat lainnya, oleh
karena itu bagian rekam medis harus memuat satu jadwal pengiriman dan
pengambilan untuk berbagai bagian yang ada di rumah sakit. Frekuensi
pengiriman dan pengambilan ini ditentukan jumlah pemakaian rekam medis.
Petugas rekam medis tidak dapat mengirim satu-satu rekam medis secara rutin
pada saat diminta mendadak. Untuk ini bagian-bagian lain yang memerlukan
(untuk darurat) harus mengirim petugasnya untuk mengambil sendiri kebagian
rekam medis. Beberapa rumah sakit menggunakan “pneumatic tube” pipa tekanan
medis yang dapat mengantarkan dengan cepat rekam medis ke berbagai bagian.
Namun pemakaian pipa angin ini sering macet karena tebalnya rekam medis yang
dikirim. Penggunaan teknologi dibidang computer, diharapkan lebih mempercepat
panyaluran data-data penderita dari satu tempat ketempat lain.

2.2.6 Perencanaan Terhadap Rekam Medis Tidak Aktif

Hanya sedikit bagian rekam medis yang mempunyai ruangan

penyimpanan rekam medis yang cukup luas. Sebagian besar bagian rekam medis
selalu menghadapi masalah kuranya penyimpanan. Satu rencana yang pasti
tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active record) harus
ditetapkan sehingga sellau tersedia tempat penyimpanan untuk rekam medis yang
baru. Dari segi praktisnya dapat dikatakan, patokan utama untuk menentukan
rekam medis aktif maupun rekam medis tidak aktif adalah besarnya ruangan yang
tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru.

Suatu rekam medis menetukan 5 tahun adalah batas umum untuk rekam
medis yang aktif, sedangkan dirumah sakit lain rekam medis yang berumur 2
tahun sudah dinyatakan tidak aktif, karena sangat terbatasnya ruangan
penyimpanan. Pada umumnya rekam medis yang dinyatakan tidak aktif apabila
selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebut juga tidak digunakan lagi. Apabila
sudah tidak tersedia lagi tempat penyimpanan rekam medis harus dilaksanakan
kegiatan menyisihkan rekam medis baru. Rekam medis- Rekam medis yang tidak

19
aktif dapat disimpan di ruangan lain atau Microfilm. Rak-rak penyimpanan rekam
medis tidak aktif dapat diletakkan diruang tersendiri yang sama sekali terpisah
dari bagian pencatatan medis, pada saat diambilnya bagian rekam medis yang
tidak aktif, ditempat semula harus diletakkan tanda keluar, hal ini mencegah
pencarian yang berlarut-larut pada sewaktu waktu rekam medis tidak aktif
tersebut diperlukan. Rumah sakit diwajibkan tetap memelihara indeks, register,
kartu lintasan yang berisi data-data dasar seperti : tanggal masuk/keluar rumah
sakit, nama dokter yang bertanggung jawab, diagnose dan operasi.

2.3 Petugas Rekam Medis

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2013:3),

disebutkan perekam medis adalah seorang yang lulus pendidikan rekam medis dan
informasi kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan. Menurut
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2013 :4), seorang pegawai
rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan sebagai berikut :

1. Standar kelulusan Diploma tiga sebagai Ahli Madya Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan
2. Standar kelulusan Diploma empat sebagai Sarjana Terapan Rekam
Medis dan Informasi kesehatan
3. Standar kelulusan Sarjana sebagai Sarjana Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan
4. Standar kelulusan Magister sebagai Magister Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan

Dalam melaksanakan pekerjaanya, perekam medis mempunyai kewajiban ;

a. Menghormati hak pasien/klien

b. Menyimpan rahasia pasien/klien sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan
c. Memberikan data dan informasi kesehatan berdasarkan kebutuhan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

20
 d. Membantu program pemerintah dalam rangka meningkatkan derajat
kesehatan masyarakat
e. Mematuhi standard profesi,standard pelayanan, dan standard prosedur
operasional.

Dalam menjalankan pekerjaannya, perekam medis mempunyai hak :

i. Memperoleh perlindungan hukum dalam melaksanakan

pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan sesuai
standard profesi rekam medis
ii. Memperoleh informasi yang lengkap dan jujur dari klien
dan/atau keluarganya
iii. Melaksanakan tugas sesuai dengan kompetensi
iv. Menerima imbalan jasa profesi
v. Memperoleh jaminan perlindungan terhadap resiko kerja yang
berkaitan dengan tugasnya sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.

2.4 Identifikasi Masalah

Identifikasi Masalah Untuk meningkatkan kinerja dan mutu perencanaan

program kesehatan, diperkirakan suatu proses perencanaan yang akan
menghasilkan suatu rencana yang komprehensif. Perencanaan kesehatan adalah
kegiatan yang perlu dilakukan di masa yang akan datang. Langkah-langkah
perencanaan sebetulnya hampir sama dengan alur pikir siklus pemecahan
masalah, langkah-langkah pokok yang perlu dilakukan adalah :

1. Analisis situasi
2. Identifikasi masalah dan menetapkan prioritas
3. Menetapkan tujuan
4. Melakukan analisis untuk memilih alternatif kegiatan terbaik
5. Menyusun rencana operasional

21
 Kelima langkah pokok di atas harus dilaksanakan secara berurutan
(sistematis) dan setiap langkah yang dilakukan memiliki tujuan masing-masing.
Analisis situasi sebagai langkah awal dalam perencanaan harus dilakukan sebaik
mungkin, sehingga dapat diperoleh gambaran tentang masalah kesehatan yang ada
serta faktor-faktor yang mempengaruhi masalah kesehatan tersebut, yang
merupakan tujuan dari analisis ini, pada akhirnya akan diperoleh hasil dari analisis
ini yang merupakan titik tolak perencanaan kesehatan terpadu. Dalam
perencanaan kesehatan yang termasuk masalah tidak terbatas pada masalah
gangguan kesehatan saja, akan tetapi meliputi semua faktor yang mempengaruhi
kesehatan penduduk (lingkungan, prilaku, kependudukan dan pelayanan
kesehatan).

Menurut defenisi, masalah adalah terdapatnya kesenjangan (gap) antara

harapan dan kenyataan. Oleh sebab itu, cara perumusan masalah yang baik adalah
kalau rumusan tersebut jelas menyatakan adanaya kesenjangan. Kesenjangan
tersebut dikemukakan secara kualitatif dan dapat pula secara kuantitatif.
Identifikasi dan prioritas masalah kesehatan merupakan bagian dari proses
perencanaan harus dilaksanakan dengan baik dan melibatkan seluruh unsur terkait
rumah sakit. Sehingga masalah yang ditetapkan untuk ditanggulangi merupakan
masalah dari rumah sakit, sehingga dalam pelaksanaan kegiatan untuk
menanggulangi masalah kesehatan yang di rumah sakit.

2.5 Prioritas Masalah

Dalam menetapkan prioritas masalah perlu dilakukan penetapan kriteria
pemilihan masalah yaitu faktor-faktor yang menjaring masalah satu dengan
masalah lainnya dengan membedakan suatu masalah dari berat masalah dan
dampak. Dari berbagai masalah yang ditemukan tidak mungkin seluruhnya dapat
ditanggulangi dalam waktu yang bersamaan, untuk itu perlu adanya prioritas
masalah. Karena tidak akan cukup sumber daya yang ada jika semua masalah
diselesaikan dalam waktu yang bersamaan. Metode yang digunakan untuk

22
penentuan prioritas masalah adalah metode matriks USG (Urgency, Seriousness,
Growth). Matriks ini menggunakan skor 1 – 5.

Menurut Kepner dan Tragoe (1981) menyatakan untuk menentukan

pentingnya suatu masalah dibandingkan dengan masalah yang lain dilihat dari:

a. Bagaimana gawatnya masalah dilihat dari pengaruhnya sekarang ini

terhadap produktifitas, orang dan sumber dana dan daya?
b. Bagaimana mendesaknya dilihat dari waktu yang tersedia?
c. Bagaimana perkiraan yang terbaik mengenai kemungkinan
berkembangya masalah?

2.5.1 Urgency U :
Urgency, mendesaknya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
masalah tersebut. Semakin mendesak suatu masalah untuk diselesaikan maka
semakin tinggi urgensi masalah tersebut N

2.5.2 Seriousness S :
Seriousness, dampak dari adanya masalah tersebut terhadap organisasi.
Terutama dampak yang menimbulkan kerugian bagi organisasi seperti dampaknya
terhdap produktivitas, keselamatan jiwa manusia, sumber daya atau sumber dana.
Semakin tinggi dampak tersebut terhadap organisasi maka semakin serius masalah
tersebut.

2.5.3 Growth G :
Growth, pertumbuhan masalah. Semakin cepat berkembang masalah
tersebut maka semakin tinggi tingkat pertumbuhannya. Suatu masalah yang cepat
berkembang maka semakin tinggi prioritas masalah tersebut.

2.6 Perumahan Masalah

Setelah prioritas masalah yang kaan diselesaikan berhasil ditetapkan,
kegiatan selanjutnya yang perlu dilakukan adalah merumuskan pernyataan
masalah (problem statement). Jika ditinjau dari sudut managemen, ada 4 hal
pentingnya rumusan masalah antara lain :

1. Memahami masalah yang dihadapi secara benar dan tepat.

23
 2. Menetapkan tujuan yang ingin dicapai
3. Menetapkan kegiatan yang akan dilakukan
4. Menilai hasil yang dicapai

Perumusan masalah harus memenuhi kaidah sebagai berikut:

1. Terukur, oleh karena itu dinyatakan dalam bentuk kuantitaif. Hindari

perumusan masalah yang bersifat umum.
2. Dinyatakn dalam bentuk operasional
3. Memenuhi unsur minimal 3 W, yaitu apa (what), dimana (where),
kapan (when), dan 1 H (how).
4. Tidak menyalahkan seseorang, tidak mengungkapkan penyebab
masalah dan tidak pula menyebut pemecahan masalah.

2.7 Penentuan penyebab masalah dengan Fishbone Analysis

Analisa tulang ikan (fishbone) dipakai jika ada perlu untuk
mengkategorikan berbagai sebab potensial dari suatu masalah atau pokok
persoalan denga cara yang mudah dimengerti dan rapi. Juga alat ini membantu
kita dalam menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses. Yaitu
dengan cara memecahkan proses menjadi sejumlah kategori yang berkaitan
dengan proses, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan dan
sebagainya. Manfaat menggunakan analisis tulang ikan (fishbone) adalah untuk
memperjelas sebab-sebab suatu masalah atau persoalan yang ada sehingga dapat
dicarikan penyebab yang paling potensial.
Langkah-langkah penerapan :
Langkah 1 : Menyiapkan sesi analisa tulang ikan
Langkah 2 : Mengidentifikasi akibat masalah
Langkah 3 : Mengidentifikasi berbagai faktor sebab utama
Langkah 4 : Menemukan sebab–sebab potensial dengan cara sumbang saran
Langkah 5 : Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama
Langkah 6 : Mencapai kesepakatan atas sebab – sebab yang paling mungkin

24
 Gambar 1. Penentu Penyebab Masalah dengan Fishbone

2.8 Menentukan Alternatif Pemecahan Masalah

Alternatif pemecahan masalah adalah penentuan kegiatan-kegitanan
sebagai solusi dari masalah yang ada. Apabila pengumpulan data tentang
penyebab masalah dilakukan denganbaik, maka penentuan alternatif pemecahan
masalah akan lebih mudah dikerjakan. Kesalahan yang sering terjadi dalam
menetapkan alternatif pemecahan masalah adalah tidak adanya hubungan dengan
penyebab masalah. Oleh karena itu, perlu alternatif pemecahan masalah yang
betul-betul mempunyai kaitan yang sangat erat dengan penyebab masalah.
Apabila penyebab masalah sudah diketahui dengan benar, maka langkah ini
menjadi lebih mudah. Seringkali pemecahan masalah dapat dilihat dengan mudah
dari penyebab yang sudah teridentifikasi secara jelas.

Alternatif pemecahan masalah dapat dituangkan dalam bentuk program

dan kegiatan yang terukur. Alternatif pemecahan masalah harus betul-betul bisa
menjawab masalah yang ada. Kesalahan yang sering terjadi adalah sering
menetapkan pemecahan masalah yang tidak berhubungan dengan penyebabnya.

2.9 Penyusunan Rencana Aksi

Rencana aksi (paln of action) untuk pemecahan masalahnya, perlu
memperhatikan faktor apa yang akan mendukung dan faktor apa yang akan
menghambat. Beberapa faktor negativ (penghambat) yang seirng muncul
misalnya penolakan terhadap perubahan, takut kehilangan jabatan, kemalasan,

25
kurangnya pengertian, tentang masalah dan sebagainya. Beberapa faktor yang
bersifat pendukung antara lain kepuasan memecahkan masalah, penghargaan dari
pasein dan sebagainya. Rencana aksi dapat disusun dalam bentuk tabel (gant
chart) yang memuat kegiatan tujuan masing-masing kegiatan, pelaksanaan,
sumber daya yang digunakan, waktu pelaksanaan, dan indikator keberhasilan.

26
 BAB III

ANALISIS SITUASI

3.1 Profile Rumah Sakit

3.1.1 Gambaran Umum RSUD dr.Doris Sylvanus

Perkembangan RSUD dr. Doris Sylvanus dimulai pada tahun 1959 dengan
adanya kegiatan klinik di rumah bapak Abdul Gapar Aden, Jl Suta Negara Nomor
447 yang dikelolanya sendiri dibantu oleh isterinya, ibu Ns Nama dr. Doris
Sylvanus sendiri diambil nama seorang dokter pertama asli Kalimantan Tengah.35
Pada tahun1960 Klinik pindah ke Jl. Suprapto (rumah mantan Kepala Dinas
Kesehatan Propinsi Kalimantan Tengah) dan pada tahun 1961 pindah lagi di Jl
Bahutai Dereh (sekarang Jl. Dr Sutomo Nomor 9) dan berubah menjadi rumah
sakit kecil berkapasitas 16 tempat tidur yang dilengkapi dengan peralatan
kesehatan beserta laboratorium (http://rsdorissylvanus.kalteng.go.id/ , diakses 19
Agustus 2021).

Sampai dengan tahun 1973 Rumah Sakit Palangka Raya masih di bawah
pengelolaan / milik Pemerintah Dati II Kodya Palangka Raya dan selanjutnya
dialihkan pengelolaannya / menjadi milik Pemerintah Propinsi Dati I Kalimantan
Tengah. Rumah sakit terus dikembangkan menjadi 67 tempat tidur dan pada tahun
1977 secara resmi menjadi rumah sakit kelas D (sesuai dengan klasifikasi
Departemen Kesehatan RI). Kapasitas terus meningkat menjadi 100 tempat tidur
pada tahun 1978 . Pada tahun 1980 kelas rumah sakit ditingkatkan menjadi kelas
C sesuai dengan kriteria Departemen Kesehatan RI dan SK Gubernur Kalimantan
Tengah Nomor 641/ KPTS/ 1980 dengan kapasitas 162 tempat tidur. Sembilan
belas tahun kemudian pada tahun 1999 sesuai Perda Nomor 11 tahun 1999 RSUD
dr. Doris Sylvanus kelasnya ditingkatkan menjadi kelas B non pendidikan
walaupun belum diterapkan secara operasional karena pejabatnya belum dilantik.
Dengan dilantiknya pejabat pengelola pada 1 Mei 2001, maka kelas B non
pendidikan mulai diberlakukan secara operasional. Pada Tahun 2011 RSUD dr.

27
Doris Sylavanus terakreditasi 12 pelayanan dan menjadi Badan Layanan Umum
Daerah.

Pada tahun 2014 Rumah Sakit dr. Doris Sylvanus sudah menjadi Rumah
Sakit Pendidikan sesuai dengan SK Menteri Kesehatan RI Nomor HK
02.03/I/0115/2014 Tentang penetapan RSUD dr. Doris Sylavnus sebagai Rumah
Sakit Pendidikan. Dan pada tahun 2015 Rumah Sakit dr. Doris Sylvanus sudah
memiliki 306 tempat tidur. Sedangkan sampai dengan bulan Desember 2017
jumlah tempat tidur di RSUD dr. Doris Sylvanus berjumlah 357 tempat tidur.
Kedudukan Rumah Sakit Umum Daerah dr. Doris Sylvanus Palangka Raya
berdasarkan Peraturan Gubernur Kalimantan Tengah nomor 9 tahun 2015 tentang
Uraian Tugas Fungsi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah dr. Doris
Sylvanus, merupakan unsur pendukung pemerintah daerah yang dipimpin oleh
direktur yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati
melalui Sekretaris Daerah. RSUD dr. Doris Sylvanus mempunyai tugas
melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang pelayanan
kesehatan masyarakat (http://rsdorissylvanus.kalteng.go.id/ , diakses 19 Agustus
2021).

RSUD dr. Doris Sylvanus dalam melaksanakan tugas tersebut,

menyelenggarakan fungsi:

1. Penyelenggaraan pelayanan medis;

2. Penyelenggaraan pelayanan kesehatan;
3. Penyelenggaraan pelayanan penunjang;
4. Penyelenggaraan pelayanan rujukan;
5. Penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengembangan dan,
6. Penyelenggaraan administrasi umum dan keuangan
(https://jdih.kalteng.go.id/uploads/prokum-2016021705202012.pdf,
diakses Agustus 2021).

28
 Pasal 5 Undang-undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit,
menyatakan bahwa Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi
masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan
ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan sosial ekonomi
masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu
dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-
tingginya. Sehubungan dengan apa yang dimaksud dengan rumah sakit, maka
fungsi rumah sakit adalah :

1. Penyelenggaraan pelayanan, pengobatan, dan pemulihan kesehatan

sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit
2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan, melalui
pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai
dengan kebutuhan medis
3. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia
dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan
kesehatan
4. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan
teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan
kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang
kesehatan.

3.1.2 Visi dan Misi RSUD dr. Doris Sylvanus

1. VISI
Menjadi Rumah Sakit Pendidikan Unggulan di Kalimantan
2. MISI
1) Meningkatkan Pelayanan Yang Bermutu Prima dan Berbasis Ilmu
Pengetahuan dan Teknologi Kedokteran (IPTEKDOK);
2) Meningkatkan Sumber Daya Manusia yang Profesional dan
Berkomitmen Tinggi;

29
 3) Meningkatkan Prasarana dan Sarana yang Modern;
4) Meningkatkan Manajemen yang Efektif dan Efisien;
5) Meningkatkan Kualitas Pendidikan dan Penelitian di Bidang
Kedokteran dan Kesehatan.

3.1.3 Tujuan Rumah Sakit

Berdasarkan yan telah dikemukakan oleh Direktur RSUD dr. Doris Sylvanus
bahwasanya pelayanan di rumah sakit semakin berkembang, selain mencakup 4
(empat) pelayanan dasar yaitu Penyakit Dalam, Kesehatan Anak, Kebidanan dan
Penyakit Kandungan, Bedah, saat ini sudah mencakup Mata, THT, Jantung,
Neurologi, Bedah Mulut, Penykit Kulit dan Kelamin, Anastesi, Patologi
Klinik/Laboratorium, Radiologi, Kedokteran Gigi Anak, Bedah Anak, Orthopedi,
Urologi, Rehabilitasi Medik, Hemodialisa dan lain-lain.

Catatan-catatan tersebut di atas menunjukan kesungguhan Rumah Sakit

Umum Daerah dr. Doris Sylvanus untuk berbenah dan berkembang sesuai
tuntutan serta kebutuhan masyarakat Kalimantan Tengah. Kepuasan pelanggan
(costumer) menjadi tujuan utama untuk kami melayani, sehingga dengan terbitnya
profil ini, saya mengajak segenap civitas hospitalia untuk merenung akan nilai-
nilai pelayanan, serta berupaya terus menerus meningkatkan semangat
membangun yang sudah diberikan oleh pendahulu kita untuk menuju Rumah
Sakit Kelas B Pendidikan yang terakreditasi.

3.2 Motto Rumah Sakit

Motto dari RSUD dr. Doris Sylvanus adalah sebagai berikut :

“Bajenta Bajorah”
Yang artinya memberikan pelayanan dan pertolongan kepada semua orang
dengan baik, ramah, tulus hati dan kasih sayang.

30
 3.3 Struktur Organisasi
Berdasarkan pernyataan dari pihak terkait, bahwasanya rumah sakit
dipimpin oleh seorang direktur utama yang bertugas memimpin, menjabarkan
kebijakan yayasan ke dalam kebijakan operasional/pelaksanaan dan
mengkoordinasikan serta mengawasi pelaksanaan aktifitas rumah sakit sesuai
yang ditetapkan oleh yayasan dan peraturan perundang– undangan yang berlaku.
Dalam melaksanakan tugasnya direktur utama dibantu oleh direktur umum dan
direktur keuangan dan SDM. Direktur utama juga membawahi : manager farmasi,
pelayanan medis, SPI & quality assurance, keperawatan, penunjang medis,
marketing & customer service, komite mutu, komite medik, komite PPI dan Tim
PKRS. Direktur umum membawahi : manager umum dan manager pemeliharaan.
Direktur keuangan membawahi: manager akuntansi keuangan & manager SDM.

3.4.1 Fungsi, Tugas, Wewenang Dan Kewajiban Direksi

3.4.1.1 Fungsi Direksi
a. Memimpin jajaran organisasi untuk menjamin pelaksanaan Rumah
Sakit mencapai sasaran strategis dan operasional.
b. Melaksanakan seluruh kebijakan, sistem manajemen terintegrasi,
Hospital Information System (HIS).
c. Memenuhi regulasi, legalitas dan etika rumah sakit, termasuk
standar keselamatan pasien (patient safety).
d. Mewujudkan perencanaan strategis Rumah Sakit.
e. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran tahunan.
f. Mengusulkan rencana pembangunan dan pengembangan sarana
dan prasarana rumah sakit yang diperlukan sejalan dengan
kebutuhan saat ini dan pengembangan di masa depan.
g. Bersama dengan Governing Board merumuskan strategi dan
rencana induk pengembangan Rumah Sakit.
h. Melaporkan kegiatan manajemen eksekutif Rumah Sakit meliputi
laporan pelayanan, ketenagakerjaan, dan keuangan.

31
 i. Memelihara hubungan baik dengan pemerintah, organisasi
perumahsakitan, organisasi profesi, dan masyarakat.

3.4.1.2 Tugas Direksi

a. Melaksanakan fungsi-fungsi eksekutif/ manajemen Rumah Sakit secara
terpadu, efisien, efektif, dan kreatif dalam batas-batas kewenangan yang
ditetapkan oleh Komisaris, secara good governance (asas pelaksanaan
yang transparan, taat hukum dan etika, mandiri, profesional, adil, dan
akuntabel).
b. Menyusun rencana strategis dan anggaran tahunan Rumah Sakit yang telah
disetujui oleh Pembina untuk kemudian melaksanakannya.
c. Menyusun Sistim Pelaporan Rumah Sakit.
d. Mengatur organisasi dalam menjalankan fungsi-fungsi Rumah Sakit untuk
mencapai Standar Pelayanan Rumah Sakit yang ditentukan.
e. Membangun budaya Rumah Sakit sesuai dengan strategi memberikan
pelayanan yang memuaskan pengguna jasa kesehatan.
f. Penyelesaian masalah internal Rumah Sakit.

3.4.2.2 Wewenang Direksi

a. Menyetujui pengeluaran biaya Rumah Sakit sesuai anggaran.
b. Menentukan tindakan taktis untuk menjamin kesehatan keuangan Rumah
Sakit.
c. Mengusulkan kepada Pengurus tentang perbaikan pelayanan Rumah Sakit.
s. Mengusulkan struktur organisasi atau perubahan struktur organisasi
Rumah Sakit.
d. Memastikan standar pelayanan Rumah Sakit dijalankan oleh semua fungsi
dalam organisasi Rumah Sakit.
e. Mengendalikan pelaksanaan kebijakan dari pemilik dan jajaran Rumah
Sakit di bawahnya.

32
 f. Menunjuk perusahaan farmasi yang akan memasok obat dan alat
kesehatan untuk digunakan oleh tenaga medis dengan persetujuan
Pengurus.
g. Menunjuk perusahaan alat Medis yang akan memasok peralatan medis
untuk digunakan oleh tenaga medis dengan persetujuan Pengurus.
h. Menetapkan Surat Keputusan Direktur dan pejabat struktural.
i. Membuat dan menandatangani perjanjian-perjanjian untuk pelaksanaan
kegiatan outsourcing jasa-jasa tertentu, kerja sama operasional (KSO),
penyewaan ruangan Rumah Sakit untuk keperluan pelayanan bukan
kesehatan dengan pihak ketiga bersama dengan Pengurus.

3.5 Tanggung Jawab dan Hak Direksi RSUD dr. Doris Sylvanus
3.5.1 Tanggung Jawab
a. Pemenuhan standar pelayanan rumah sakit kepada pelanggan (pasien,
institusi) dan mitra kerja serta pemasok.
b. Pelaksanaan regulasi, regulasi, legalitas dan etika rumah sakit,
termasuk penyelenggaraan praktik kedokteran.
c. Menyampaikan laporan dan analisis kinerja rumah sakit secara
periodik (bulanan, triwulan dan tahunan).
d. Menyelesaikan permasalahan dengan pihak eksternal.

3.6 Direktur Utama

Direktur utama bertanggung jawab penuh atas efektifitas rancangan,

pelaksanaan dan pemeliharaan aktifitas RSUD dr. Doris Sylvanus secara
keseluruhan serta berkewajiban menetapkan kebijakan, memberikan arahan dan
melakukan tindakan untuk menjamin bahwa seluruh aktivitas berjalan dengan
baik. Dalam pelaksanaan tugas, Direktur Utama dapat dibantu oleh 1 atau
beberapa direktur, Internal Audit, Komite Medik serta Komite Etik dan Hukum
yang berada langsung dibawah Direktur Utama.

33
3.6.1 Direktur Medik

Direktur Medik bertugas membantu Direktur Utama yang

bertanggung jawb untuk merencanakan, mengkoordinir, mengendalikan
dan mengawasi aktivitas pelayanan Medik, Keperawatan, Penunjang
Medis dan Farmasi

3.6.2 Direktur Umum

Direktur Umum bertugas memantu Direktur Utama dalam

merencanakan, mengkoordinir, mengendalikan dan mengawasi aktifitas
umum dan pengadaan

3.6.3 Direktur Keuangan

Direktur Keuangan bertugas membantu Direkur Utama dalam

merencanakan, mengkoordinir, mengendalikan dan mengawasi aktifitas
keuangan sesuai dengan standar akreditasi rumah sakit, Sistem Informasi
dan Sumber Daya Manusia.

34
35
 3.7 Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia Dalam operasional RSUD Dr. Doris Sylvanus,
Departemen SDM mempunyai peranan penting dalam kegiatan pemenuhan
kebutuhan tenaga, baik secara kuantitas dan kualitas yang ditunjang oleh
kompetensi dan skill sesuai profesi.

36
 Gambar 4. Daftar SDM Direktur RSUD. Dr. Doris Sylyanus

3.8 Output dari Rumah Sakit

3.8.1 Pelaporan Rekam Medis
Pelaporan rekam medis adalah pelaporan kegiatan seluruh pelayanan ang
ada di RSUD dr Doris Sylvanus. Pelaporan Rekam Medis dibutuhkan untuk pihak
internal dan eksternal RSUD dr Doris Sylvanus, laporan rekam medis yang
dibutuhkan internal RSUD dr Doris Svanus diserahkan kepada :

1. Direktur RSUD dr Doris Sylvanus.

2. Wadir Pelayanan Medik 3 Kepala Bidang Pelayanan Medik

Laporan rekam medis yang dibutuhkan oleh pihak eksternal RSUD dr

Doris Sylvanus. diserahkan kepada :

1. Dinas Kesehatan Tingkat II (Kota/Kabupaten)

2. Dinas Kesehatan Tingkat I (Propinsi)
3. Departemen Kesehatan melalui Direktorat Jenderal Bina Upaya
Kesehatan

Pelaporan yang dibuat oleh Instalasi rekam medis yaitu :

1. Laporan Bulanan

Laporan Bulanan di Instalasi rekam medis yaitu :

a. Laporan eksternal rumah sakit

RL 5.1 Pengunjung
RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan
RL 5.3 10 Besar Penyakit Rawat Inap

37
 RL 5.4 10 Besar Penyakit Rawat Jalan
b. Laporan internal rumah sakit
- Laporan Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap
- Laporan Kunjungan Rawat Jalan
- Laporan Kunjungan Rawat Inap
- Laporan Indikator Rawat Inap (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR,
GDR)
- Laporan Kunjungan Kamar Bersalin .
- Laporan Kegiatan Kamar Bersalin

3.10.2 Alur Pasien Rumah Sakit

(Terlampir)

38
 BAB IV

ANALISIS MASALAH

4.1 Identifikasi Masalah

Masalah adalah ketidaksesuaian antara harapan dan kenyataan. Masalah

menggambarkan suatu keadaan yang bersumber dari hubungan antara dua

faktor atau lebih yang menghasilkan situasi yang membingungkan. Biasanya

dianggap sebagai suatu keadaan yang harus diselesaikan.

Identifikasi masalah dilakukan dengan dua pendekatan yaitu pendekatan

logis dan pendekatan politis. Identifikasi masalah manajemen kesehatan

melalui pendekatan logis dilakukan dengan cara melihat dan menganalisis

data-data yang ada serta melaksanakan observasi secara langsung ke unit-unit

pelayanan di di RSUD dr Doris Sylvanus. Sumber Informasi yang digunakan

adalah kebijakan-kebijakan yang ada di di RSUD dr Doris Sylvanus.

Sedangkan pendekatan politis dilakukan melalui diskusi dan wawancara

dengan kepala dan anggota masing-masing bidang di RSUD dr Doris

Sylvanus.

a. Lembaran Pendoman Wawancara Perawat Dan Staff Poliklinik Di

Rsud Dr. Doris Sylvanus (Terlampir).

b. Lembaran Pendoman Wawancara Kepala Rekam Medis Rawat Jalan

Dan Staff RSUD Dr. Doris Sylvanus (Terlampir).

39
 Dari hasil observasi dan Analisa lingkungan yang dilakukan di RSUD Dr.

Doris Sylvanus dan berdasarkan dua pendekatan diatas ditemukan beberapa

permasalahan yaitu:

1. Rekam Medis di RSUD dr. Doris Sylvanus belum dikelola dengan

baik. Hal ini terlihat dalam pengolahan dan pengarsipan dokumen

yang belum teratur sehingga terjadi penumpukan dokumen pasien.

Dalam pengelolaan rekam medis untuk menunjang mutu pelayanan

bagi rumah sakit, pengelolaan rekam medis harus efektif dan

efisien.

2. Berkas rekam medis di RSUD dr. Doris Sylvanus yang belum

tersusun dengan rapi menyebabkan beberapa berkas ada yang

terselip, dikarenakan sistem yang digunakan masih berupa sistem

manual terkadang terdapat berkas yang masih tercecer atau ada yg

tertinggal di poliklinik.

3. Penyimpanan arsip rekam medis masih di gabungkan antara

ruangan rekam medis aktif dan rekam medis inaktif yang

seharusnya dipisah tetapi karena keterbatasan ruangan sehingga

rekam medis aktif dan rekam medis inaktif digabungkan sehingga

menyebabkan kurang maksimalnya ruangan tersebut digunakan.

4. RSUD dr. Doris Sylvanus belum menggunakan Sistem Informasi

Manajemen Rumah Sakit (SIMRS), diperkirakan penggunaan

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) tersebut

40
 dimulai bulan depan, untuk saat ini RSUD dr. Doris Sylvanus

masih melakukan pengelolaan rekam medis secara manual.

5. Sarana dan prasarana sebagai pendukung kerja petugas

pengelolaan rekam medis pada ruangan arsip rekam medis di

RSUD dr. Doris Sylvanus masih kurang dan tidak lengkap

sehingga belum dapat menunjang pekerjaan petugas rekam medis.

Misalnya alat-alat elektronik seperti komputer yang sudah ada

masih dirasakan kurang dan tidak terkoneksi dengan internet.

4.2 Penetapan Prioritas Masalah RSUD dr. Doris Sylvanus

Dalam melakukan prioritas masalah ditetapkan kriteria pemilihan

prioritas masalah yaitu faktor-faktor yang menjaring masalah satu dengan

masalah lainnya dengan membedakan suatu masalah dari berat masalah

dan dampak. Dari berbagai masalah yang ditemukan tidak mungkin

keseluruhan masalah dapat ditanggulangi dalam waktu bersamaan, untuk

itu perlu ditentukan prioritas masalah.

Metoda yang digunakan untuk menentukan prioritas masalah

adalah metode matriks USG. Matriks ini menggunakan skor 1-5. Menurut

Kapner dan Tragor (1981) menyatakan untuk menentukan pentingnya

suatu masalah dibandingkan dengan masalah yang lain, yang dilihat dari:

a. Bagiamana gawatnya masalah dilihat dari pengaruhnya sekarang ini

terhadap produktivitas, orang, dan sumber dana dan daya?

41
 b. Bagaimana mendesaknya dilihat dari waktu yang tersedia?

c. Bagaimana pikiran yang terbaik mengenai kemungkinan

bekembangnya masalah?

Penilaian untuk menetapkan prioritas masalah dengan memakai metode

USG yang terdiri dari 3 aspek yaitu besar masalah, kegawatan dan dampak

masalah. Masing-masing aspek ini ditentukan bobotnya dengan kisaran bobot 1

sampai 5. Menurut Kapner dan Tragor (1981) menyatakan untuk menentukan

pentingnya suatu maslah dibandingkan dengan maslah yang lain dilihat dari:

a. Besar masalah (Urgency)

Merupakan kebutuhan mendesak dan harus dilakukan

karena berpengaruh terhadap pencapaian

program/kinerja/keamanan dan kenyamanan. Bagaimana

mendesaknya dilihat dari waktu yang tersedia. Semakin mendesak

suatu masalah untuk diselesaikan maka semakin tinggi ungensi

masalah tersebut.

Nilai 1 : tidak penting

Nilai 2 : kurang penting

Nilai 3 : penting

Nilai 4 : sangat penting

Nilai 5 : sangat penting sekali

b. Keseriusan (Serioussness)

Melihat dampak masalah tersebut terhadap produktifitas

kerja, pengaruhnya terhadap keberhasilan, mebahayakan sitem

42
 yang ada atau tidak. Semakin tinggi dampak tersebut terhadap

organisasi maka semakin serius masalah tersebut.

Nilai 1 : tidak gawat

Nilai 2 : kurang gawat

Nilai 3 : gawat

Nilai 4 : sangat gawat

Nilai 5 : sangat gawat sekali

c. Pertumbuhan/berkembangnya masalah (Growth)

Apakah maslah berkembang sedemikian rupa sehingga

sulit/tidak bisa dicegah

Nilai 1 : sangat kecil

Nilai 2 : kecil

Nilai 3 : besar

Nilai 4 : sangat besar

Nilai 5 : sangat besar sekali

43
4.3 Table Matriks Penetapan Prioritas Masalah

NO PERMASALAHAN U S G Total Skor Urutan Prioritas

1. Rekam Medis di RSUD dr. Doris Sylvanus belum dikelola 4 4 3 11 I

dengan baik. Hal ini terlihat dalam pengolahan dan

pengarsipan dokumen yang belum teratur sehingga terjadi

penumpukan dokumen pasien. Dalam pengelolaan rekam

medis untuk menunjang mutu pelayanan bagi rumah sakit,

pengelolaan rekam medis harus efektif dan efisien.

2. Berkas rekam medis di RSUD dr. Doris Sylvanus yang belum 4 3 3 10 III

tersusun dengan rapi menyebabkan beberapa berkas ada yang

terselip, dikarenakan sistem yang digunakan masih berupa

sistem manual terkadang terdapat berkas yang masih tercecer

atau ada yg tertinggal di poliklinik.

44
3. Penyimpanan arsip rekam medis masih di gabungkan antara 3 3 3 9 IV

ruangan rekam medis aktif dan rekam medis inaktif yang

seharusnya dipisah tetapi karena keterbatasan ruangan

sehingga rekam medis aktif dan rekam medis inaktif

digabungkan sehingga menyebabkan kurang maksimalnya

ruangan tersebut digunakan.

4. RSUD dr. Doris Sylvanus masih belum maksimal 4 4 3 11 II

menggunakan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

(SIMRS), diperkirakan penggunaan Sistem Informasi

Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) untuk menyeluruh

tersebut dimulai bulan depan, untuk saat ini RSUD dr. Doris

Sylvanus masih melakukan pengelolaan rekam medis secara

manual.

45
5. Sarana dan prasarana sebagai pendukung kerja petugas 3 3 3 9 V

pengelolaan rekam medis pada ruangan arsip rekam medis di

RSUD dr. Doris Sylvanus masih kurang dan tidak lengkap

sehingga belum dapat menunjang pekerjaan petugas rekam

medis. Misalnya alat-alat elektronik seperti komputer yang

sudah ada masih dirasakan kurang dan tidak terkoneksi

dengan internet.

46
 Keterangan:

1. Urgency (U) : Berdasarkan dari kelima permasalahan diatas, unit rekam

medis memiliki tingkat besaran masalah yang cukup urgent (perlu
diperhatikan).
2. Seriousness (S) : Tingkat keseriusan dari masalah diatas, dampaknya dapat
mempengaruhi produktifitas kerja, pengaruh terhadap keberhasilan.
3. Growth (G) : Tingkat perkembangan masalah diatas dapat dicegah.

Nilai 1 = Tidak Penting

Nilai 2 = Kurang Penting

Nilai 3 = Cukup Penting

Nilai 4 = Penting

Nilai 5 = Sangat Penting

47
 BAB V

GAMBARAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS

RSUD Dr. Doris Sylvanus

5.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

DIREKTUR

WADIR PELAYAN MEDIK,

KEPERAWATAN DAN PENUNJANG

KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS KEPALA UNIT ADMISI

KOORDINATOR PENGOLAHAN PENGELOLA

RAWAT JALAN DATA JAMINAN

Gambar 3. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

48
 5.2 Uraian Jabatan

URAIAN TUGAS KEPALA DAN STAFF REKAM MEDIS

A. KEPALA UNIT REKAM MEDIS

1. Nama Jabatan : Kepala Unit Rekam Medis
2. Unit Kerja : Sub bagian rekam medis
3. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin staff bagian rekam medis dalam rangka melaksanakan rekam
medis melalui kegiatan menghimpun, mengolah, menganalisa dan
mensinkronisasi data medis serta mengolah berkas rekam medis,
menyediakan data rekam medis, dan mengevaluasi pelaksanaannya agar
tersedia informasi medis yang akurat dan tepat.
4. Uraian Tugas :

 Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di

seksi rekam medis, agar dapat terselenggara dengan baik.
 Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap tata tertib, disiplin,
kebersihan, keamanan dan kelancaran tugas di seksi rekam medis.
 Melaksanakan pembinaan petugas di seksi rekam medis sehingga
terjalin kerja sama yang baik, semangat kerja yang tinggi,
ketrampilan petugas yang memadai dan loyal terhadap rumah
sakit.
 Menyusun dan melaksanakan program pendidikan / pelatihan
bagi petugas seksi rekam medis sehingga lebih trampil dan
menguasai bidang tugasnya.
 Mengadakan koordinasi dengan seksi lain yang terkait untuk
kelancaran tugas di seksi rekam medis dan seksi yang lain.
 Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua
peralatan dan sarana yang ada di seksi rekam medis agar selalu
dalam keadaan terawat dan siap pakai.
 Mengadakan / mempimpin rapat di seksi rekam medis.

49
  Membuat Uraian Tugas bagi masing-masing petugas di seksi
rekam medis.
 Menyusun program kerja seksi rekam medis dalam rangka
melengkapi penyusunan renstra rumah sakit.
 Mengevaluasi kebutuhan tenaga, peralatan dan sarana untuk
menunjang kelancaran tugas di seksi rekam medis.
 Bersama - sama dengan koordinator pendaftaran & gudang RM.
membuat jadwal dinas.
 Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan di
seksi rekam medis.
 Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan /
rumah sakit.
 Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau seksi
rekam medis.
 Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja
seksi rekam medis dan gudang rekam medis.
5. Hasil Kerja :
 Rencana kebutuhan dan kegiatan
 Program kerja
 Berkas rekam medis
 Berkas layanan informasi di front office
 Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
6. Tanggung Jawab :
 Memimpin kegiatan pelayanan rekam medis yang meliputi :
rekam medis rawat jalan, rawat inap, data dan pelaporan.
 Merencanakan dan mengembangkan sistem penyelenggaraan
rekam medis dan informasi kesehatan, agar tercapai tujuan yang
diinginkan.
 Menyusun dan menyajikan data dan informasi yang bermutu bagi
pimpinan/ manajemen rumah sakit.

50
  Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan.
7. Kewenangan :
 Mengkoordinir pelayanan rekam medis di rumah sakit.
 Mengatur seluruh sumber daya yang ada : staf, peralatan, ruangan
dan fasilitas lain yang diperlukan.
8. Jabatan Bawahan Langsung :
 Koordinator Pendaftaran
 Staff Rekam Medis
9. Korelasi Jabatan :
 Dengan Ketua Panitia rekam medis dalam hal konsultasi,
menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
 Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal
koordinasi tugas.
 Dengan koordinator pendaftaran dan staff rekam medis dalam hal
bimbingan, pembinaan, dan pemberian perintah tugas.
10. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan Formal : Diploma III Rekam Medis
b. Pendidikan Non Formal : Sertifat Uji Kompetensi Rekam Medis
c. Pengalaman Kerja : Telah memiliki pengalaman kerja minimal
1 tahun sebagai rekam medis

B. KOORDINATOR PENDAFTARAN
1. Nama Jabatan : Koordinator Pendaftaran
2. Unit Kerja : Seksi Pendaftaran / Front Office
3. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin unit kerja seksi pendaftaran dalam rangka melaksanakan
layanan informasi kepada pelanggan jasa rumah sakit dan layanan rekam
medis melalui kegiatan menghimpun data awal rekam medis agar tersedia
informasi medis yang akurat.

51
4. Tugas Pokok :
a. Menyusun rencana kebutuhan dan kegiatan seksi pendaftaran pasien
agar kegiatan operasional dapat terlaksana secara efektif dan efisien.
b. Membagi tugas dan memantau proses kegiatan pengelolaan seksi
pendaftaran agar dapat berjalan dengan lancar dan sesuai ketentuan
yang berlaku.
c. Membina bawahan dalam menjalankan tugas melalui pemberian
arahan dan motivasi untuk meningkatkan etos kerja dan disiplin yang
tinggi sehingga tercapai kinerja yang optimal.
d. Mengevaluasi seluruh kegiatan seksi pendaftaran pasien dan membuat
laporan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas kepada pimpinan
sebagai bahan pertimbangan dalam rangka perbaikan dan peningkatan
kinerja selanjutnya.
5. Uraian Tugas :
a. Mengawasi semua kegiatan pelayanan di pendaftaran, meliputi
pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap.
b. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan
pelayanan di pendaftaran.
c. Bertanggung jawab dan memberikan sosialisasi terhadap kegiatan
yang menjadi tugas dan tanggung jawab di pendaftaran.
d. Menjaga kerahasiaan, kerapihan dan keamanan berkas rekam medis di
gudang RM. maupun di pendaftaran.
e. Menyusun program pemindahan berkas rekam medis dan mengajukan
program tersebut ke kepala seksi rekam medis.
f. Mengevaluasi semua kegiatan yang menjadi tugas tanggung
jawabnya.
g. Bersama - sama dengan kepala seksi rekam medis membuat dan
mengatur jadwal shift karyawan rekam medis dan pendaftaran.
h. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat inap.
i. Mengadakan koordinasi dengan gugus tugas yang lain untuk
kelancaran tugas pekerjaan di pendaftaran.

52
 j. Mencatat keluhan / masalah yang terjadi di pendaftaran baik masalah
extern maupun intern dan mencarikan jalan keluarnya.
k. Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan yang ada di
pendaftaran.
l. Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan /
rumah sakit.
m. Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau seksi rekam
medis.
n. Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja
seksi rekam medis dan gudang rekam medis.
6. Hasil Kerja :
a. Rencana kebutuhan dan kegiatan
b. Kelancaran pendaftaran pasien, kejelasan informasi di front office
c. Kelancaran permintaan sambungan telepon
d. Catatan permintaan sambungan telepon
e. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas.
7. Tanggung Jawab :
a. Terselenggaranya layanan informasi jasa pelayanan rumah sakit di
front office.
b. Terjaminnya kelancaran layanan permintaan sambungan telepon
rumah sakit.
c. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan
pelayanan di pendaftaran.
8. Wewenang :
a. Meminta data informasi layanan rumah sakit kepada unit kerja terkait.
b. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka
penyelenggaraan layanan informasi dan operator telepon.
c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis.

53
 9. Korelasi Jabatan :
a. Dengan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima
tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
b. Dengan bagian administrasi dan kesekretariatan dalam hal
pertanggung jawaban administrasi.
10. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan Formal : SLTA
b. Pendidikan Non Formal/Pelatihan :-
c. Pengalaman Kerja : telah memiliki pengalaman
kerja minimal 2 Tahun
C. STAF PELAKSANA PENDAFTARAN PASIEN
1. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Pendaftaran Pasien
2. Unit kerja : - Sub bagian rekam medis
- Sub bagian pendaftaran pasien
3. Ikhtisar Jabatan :
Seorang karyawan yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab
untuk melaksanakan kegitan pendaftaran pasien rawat inap, rawat jalan,
dan rawat darurat.
4. Tugas Pokok :
Melaksanakan program kerja pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap,
rawat darurat yang telah diputuskan oleh direktur.
5. Uraian Tugas :
a. Melaksanakan pendaftaran pasien gawat darurat, rawat jalan dan
rawat inap, yaitu : mencatat data identitas pasien yang dibutuhkan
sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, memberikan nomor
regiter baru bagi pasien baru, mencarikan nomor register lama bagi
pasien kunjungan ulang (pasien lama)
b. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai
dengan batas kewenangannnya.
c. Mengirim berkas rekam medis rawat jalan dari unit rekam medis ke
bagian rawat jalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

54
 d. Mengecek dan mengontrol kelengkapan data rekam medis rawat jalan
dan mengkoordinasikannya dengan bagian yang bersangkutan.
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepada atasan.
6. Hasil Kerja :
a. Berkas rekam medis
b. Pendaftaran pasien berjalan lancar
c. Dokumen pasien rawat jalan dan rawat inap
d. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
7. Tanggung Jawab :
a. Keakuratan data identitas pasien
b. Kelancaran, kebenaran dan ketepatan pendaftaran pasien
c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
d. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan
e. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis
8. Wewenang :
a. Mengkoordinasikan dengan koordinator pendaftaran atau kepala unit
rekam medis yang terkait dalam rangka penyelenggaraan pendaftaran
pasien.
b. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis.
9. Korelasi Jabatan :
a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam
hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan
tugas.
b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal
koordinasi tugas.
10. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan Formal : SLTA
b. Pendidikan Non Formal / Pelatihan : telah memiliki pengalaman
kerja minimal 2 Tahun

55
D. STAF PELAKSANA ASSEMBLING, KODING DAN FILLING
1. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Assembling
2. Unit kerja : - Sub bagian rekam medis
3. Ikhtisar Jabatan :
Melaksanakan proses pengolahan data dan pengarsipan melalui kegiatan
menghimpun, menyimpan, mengevaluasi dan menganalisis data rekam
medis agar tersedia informasi medis yang tepat dan akurat.
4. Tugas Pokok :
a. Melaksanakan administrasi sub bagian rekam medis
b. Melakukan proses koding berkas rekam medis
c. Melaksanakan pengarsipan berkas rekam medis
d. Melaksanakan layanan peminjaman dan pengambilan berkas rekam
medis
5. Uraian Tugas :
a. Melakukan pengecekan dan monitoring kelengkapan berkas rekam
medis pasien pulang
b. Mengkoordinasikan upaya pemenuhan kelengkapan data berkas
rekam medis sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
c. Melakukan proses pengkodingan diagnosa berkas rekam medis rawat
jalan dan rawat inap.
d. Mengarsipkan berkas rekam medis yang telah lengkap sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
e. Melayani peminjaman berkas rekam medis sesuai dengan ketentuan
dan prosedur yang berlaku
f. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai
dengan batas kewenangannya
g. Melaksanakan pengumpulan, penyimpanan dan pengarsipan surat –
surat dinas dan berkas sub bagian rekam medis
h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
6. Hasil Kerja :
a. Berkas dan catatan rekam medis

56
 b. Check list kelengkapan berkas rekam medis
c. Berkas rekam medis lengkap dan akurat serta terjaga kerahasiaannya
d. Inputan hasil pengkodingan diagnosa
e. Laporan pengkodean diagnosa dalam sebulan
f. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
7. Tanggung Jawab :
a. Tersedianya data medis yang cepat, tepat, akurat dan mutakhir
b. Ketertiban dan kerapian penyimpanan berkas rekam medis sesuai
ketentuan
c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
d. Tercipta suasana linkungan kerja yang kondusif dan harmonis
8. Wewenang :
a. Mengelola data medis dan berkas rekam medis
b. Meminta data medis dan berkas rekam medis kepada unit kerja terkait
c. Meniliti dan mengoreksi kelengkapan data dan berkas rekam medis
d. Memasukkan data diagnosa ke dalam komputer
e. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka
penyelenggaraan pengarsipan dan kelengkapan berkas rekam medis
f. Memberikan masukan, saran, dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis
9. Korelasi Jabatan :
a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam
hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan
tugas.
b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal
koordinasi tugas.
10. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan Formal : Diploma III Rekam Medis
b. Pendidikan Non Formal/Pelatihan : telah memiliki pengalaman kerja
minimal 1 Tahun

57
E. STAF PELAKSANA PELAPORAN
a. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Assembling
b. Unit kerja : - Sub bagian rekam medis
c. Ikhtisar Jabatan :
Seorang karyawan yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan
pengolahan dan pelaporan rekam medis sehingga tersedia informasi
medis yang akurat dan tepat.
d. Tugas Pokok :
a. Melaksanakan pengolahan dan analisis data rekam medis
b. Menyusun pelaporan daa rekam medis sesuai dengan ketentuan yang
telah ditetapkan
e. Uraian Tugas :
a. Melaksanakan pengolahan dan analisa data rekam medis sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
b. Melakukan analisa data rekam medis sesuai dengan jenis-jenis analisi
yang telah ditetapkan
c. Melaksanakan bentuk-bentuk laporan rutin, baik ditingkat unit, bagian
maupun laporan-laporan yang ditentukan dan atau diminta oleh
Departemen Kesehatan.
d. Melaksanakan permintaan layanan rekam medis lainnya, antara lain :
resume dan visum
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
f. Hasil Kerja :
a. Dokumen analisis data rekam medis
b. Laporan rekam medis
c. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
g. Tanggung Jawab :
a. Kesesuaian dan terlaksananya program kerja
b. Tersedianya analisis data medis yang akurat dan mutakhir
c. Kelancaran, kebenaran dan ketetapan analisis dan pelaporan data
rekam medis

58
 d. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
e. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan
f. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis
h. Wewenang :
a. Mengelola dan menganalisis data medis dan berkas rekam medis
b. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka analisis dan
penyusunan laporan rekam medis
c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis
i. Korelasi Jabatan :
a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam
hal konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan
tugas.
b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal
koordinasi tugas.
j. Syarat Jabatan :
c. Pendidikan Formal : Diploma III Rekam Medis
d. Pendidikan Non Formal / Pelatihan : telah memiliki pengalaman
kerja minimal 1 tahun

5.3 Hubungan Tata Kerja

A. Hubungan Internal

Instalasi Rekam Medis mempunyai hubungan kerja dengan semua instalasi

yang ada di RSUD dr Doris Sylvanus. Hubungan kerja yang dimaksud adalah
hubungan kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya petugas Instalasi rekam
medis dengan Instalasi lain. Instalasi Pelayanan dan Penunjang yang berhubungan
dengan Instalasi rekam medis terdiri dari Instalasi:

1. Instalasi Rawat Jalan

2. Instalasi Gawat Darurat
3. Instalasi Rawat Inap

59
 4. Instalasi Bedah Sentral
5. Instalasi Hemodialisa
6. Instalasi Rehab Medik
7. ICVCU
8. ICU
9. Sakura
10. Cathlab
11. Instalasi Kesehatan Reproduksi
12. Instalasi Patologi Klinik, PDRS
13. Instalasi Patologi Anatomi
14. Instalasi Radiologi
15. Instalasi Farmasi
16. Instalasi Gizi

Bidang dan bagian lain yang berhubungan kerja dengan Instalasi rekam
medis adalah bagian manajemen dari RSUD dr Doris Sylvanus yaitu :

1. Bidang Pelayanan Medik

2. Bidang Keperawatan
3. Bidang Penunjang Medik dan Non Medik

B. Hubungan Eksternal

Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan eksternal dalam kebutuhan data dan
laporan rumah sakit dengan :

1. Dinas Kesehatan tingkat I

2. Dinas Kesehatan tingkat II
3. Departemen Kesehatan (Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan)

60
 BAB VI

PEMBAHASAN
6.1 Pengelolaan Berkas Di Unit Rekam Medis

6.1.1 Tenaga Pelaksana

Tenaga pelaksana yang terlibat dalam unit rekam medis masih

mengalami beberapa kendala dalam melaksanakan pengelolaan berkas,

salah satunya adalah adanya kendala dalam keterambatan pengiriman

berkas medis, adanya kesulitan menemukan berkas medis karena input

data yang masih manual, ataupun kendala lain seperti berkas yang terselip

dan terlewat dari pencarian. Kurangnya pengelolaan secara rapi, juga ada

keterkaitan dengan SDM, dan fasilitas di RSUD Dr. Doris Sylvanus,

menyebabkan pengelolaan berkas medis yang sering tercampur (tidak rapi)

dengan unit yang lain.

Hasil temuan di bagian unit rekam medis juga menemukan sistem

penyimpanan berkas Rekam Medis Rawat Jalan yang masih menggunakan

system penyimpanan masih berupa central dan masih menggunakan lemari

file roll o’pack dan rak besi. Dan pengatur suhu.

Pengelolaan berkas pasien aktif selama 5 tahun diretensi. Resume

medis itu di simpan sampai kapanpun (status meninggal, identitas pasien,

inform consent, laporan operasi) itu harus di simpan selamanya, yang

menyusut hanya bagian berkas, penyimpanan masih centralisasi dan

nomor ekor, itu sudah sangat membantu, kendalanya yaitu ruangannya

yang sudah hampir penuh.

61
 6.1.2 Kategori

Berdasarkan hasil wawancara dan pedoman wawancara, penulis menyusun

sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan

coding. Dengan pedoman ini, penulis kemudian kembali membaca transkrip

wawancara dan melakukan coding, melakukan pemilihan data yang relevan

dengan pokok pembicaraan dan menunjukan hubungan antar bagian-bagian yang

diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Penulis menurunkan tujuh

kategori yang berkaitan. Adapun ketujuh kategori itu adalah, sebagai berikut :

1. Sistem Penamaan

2. Sistem Penomoran

3. Sistem Penyimpanan

4. Tata Cara Pengambilan Rekam Medis

5. Perencanaan terhadap Rekam Medis tidak aktif

6. Penyusutan Rekam Medis

7. Petugas Rekam Medis

6.1.3 Sistem Penamaan

Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-

2 informan adalah penamaan. Penamaan pada dasarnya untuk memberikan

identitas kepada pasien serta membedakan antara pasien satu dengan yang lain .

Sesuai dengan pernyataan dari ke-2 informan.

62
 1. Sistem Penamaan dalam SOP ditulis nama, umur, alamat. Sistem

penamaan dibuat untuk membedakan identitas pasien satu dengan yang

lainnya.

2. Sistem penamaan tersebut dibuat nama lengkap pasien dengan ejaan

yang benar. Dan didepan map rekam medis nanti di tulis nama lengkap

pasien, umur, serta alamat.

3. Sistem penamaan harus ditulis secara lengkap dan jelas serta ditulis

dengan huruf balok. Bayi yang baru lahir belum mempunyai nama wajib

mencantumkan nama ibu si bayi. Nama pasien tidak boleh disingkat

Dari hasil diatas maka dapat diketahui bahwa Sistem penamaan dibuat

untuk membedakan antara pasien satu dengan yang lain serta untuk menghindari

terjadinya penggandaan nomor rekam medis. Dalam pembuatan sistem penamaan

ditulis dengan nama lengkap pasien serta ditulis dengan huruf balok dan nama

pasien tidak boleh ditulis singkat.

6.1.4 Sistem Penomoran

Sistem penomoran rekam medis merupakan sistem yang diberlakukan

sebagai upaya pemberian identitas serta mempermudah proses penyimpanan

rekam medis. Sistem penomoran rekam medis dilakukan secara sistematis dan

seragam pada semua rekam medis. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan

berikut :

1. Pemberian nomor menggunakan Penyusunannya berdasarkan nomor

ekor belakang (terminal digit filing),

63
 2. Sistem pemberian nomor menggunakan Sistem ekor belakang (terminal

digit filing), untuk memudahkan dalam proses penyimpanan

3. Sistem pemberian nomor dengan ekor belakang (terminal digit filing),

Jika nomor akhir sudah mencapaai 99 maka akan kembali ke nomor 01

tapi ke tengah.

6.2 Metode

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas intalasi unit rekam medis

didapatkan informasi mengenai kebijakan yang terkait dengan pelayanan

radiologi, yaitu:

a. Penyusunannya berdasarkan nomor ekor belakang (terminal digit filing),

b. System penyimpanan masih berupa central dan masih menggunakan
lemari file roll o’pack dan rak besi. Dan pengatur suhu.
c. Coding penyakit masih menggunakan ICD-10, untuk tindakan
menggunakan ICD-9CM.
d. Penyimpanan masih centralisasi dan nomor ekor, itu sudah sangat
membantu, kendalanya yaitu ruangannya yang sudah hampir penuh
e. Penyimpanan dan masih dalam SEMI-KOMPUTER, SIMRS mau kea
rah medical record tapi masih bertahap di poliklinik, hanya sebatas
laporan. Laporan masih manual masih banyak miss.

6.3 Analisis Penyebab Masalah

Dari permasalahan di RSUD Dr. Doris Sylvanus yang dijabarkan

diatas, berdasarkan hasil wawancara dengan pembimbing lapangan,
masalah yang perlu penulis analisis adalah pengelolaan berkas yang sesuai
dengan SOP Rumah sakit, SDM yang belum memadai, Sarana dan
Prasarana yang belum memenuhi SOP, Sehingga mengakibatkan kendala
diberbgai bidang terutama pada wilayah pengelolaan berkas.

64
 Berdasarkan hasil pengamatan dan penelaahan data, penulis
menyimpulkan gambaran masalah di bagian pelayanan radiologi Semen
Padang Hospital sebagai berikut:

1. Pengelolaan berkas Rekam Medis masih merupakan

pengelolaan secara manual
2. Tenaga keperawatan merangkap menjadi petugas administrasi
3. Sistem belum komputerisasi, berkas RM dalam bentuk
HARDCOPY, kurangnya ruang penyimpanan dan masih dalam
SEMI-KOMPUTER, SIMRS mau kearah medical record tapi
masih bertahap di poliklinik, hanya sebatas laporan. Laporan
masih manual masih banyak miss.

DIREKTUR UNIT Tenaga SDM, Sarana dan

TERKAIT Prasarana, Fasilitas dan
kinerja yang efektif dan
efisien
Koordinasi dan
PETUGAS / STAFF Kinerja SDM
PELAKSANA UNIT antar Unit sudah
TERKAIT sesuai

Sistem Manajemen
Pengelolaan Berkas
Administrasi
Sistem
Pengelolaan Berkas Penyimpanan
Semi Simrs, Belum ada anggaran
yang sudah SOP rinci terkait dengan
Belum Sesuai
Sistem Pengelolaan
Berkas

6.4 Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah menemukan akar permasalahan dengan menggunakan fishbone

diagram diatas, selanjutnya ditetapkan alternatif pemecahan masalah. Pada

penyelesaian masalah dibutuhkan proses pemecahan masalah, yaitu suatu upaya

65
untuk mengatasi penyebab masalah sedemikian rupa sehingga masalah tersebut

dapat diselesaikan dan pelayanan kesehatan dapat ditingkatkan. Penetapan

alternatif pemecahan masalah dilakukan dengan metode efektifitas dan efisiensi

(Symond, 2013).

Penggunaan Pengelolaan berkas secara manual merupakan salah satu

problematika yang membuat susunan administrasi tidak tertata dengan baik,

adapun solusi alternatif pemecahan masalah adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan kualitas dan Kuantitas SDM di Unit Rekam Medis

2. Meningkatkan sarana dan prasarana yang tersedia di Unit yang terkait

sehingga Berkas dapat terorganisir dengan baik

3. melakukan pelatihan kepada petugas dan memberikan nilai atau rapot

terkait pengisian berkas rekam medis pada dokter dan perawat yang

mengisi berkas rekam medis,

4. Melakukan perhitungan kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis,

5. Merencanakan anggaran dana yang sesuai dengan kebutuhan administrasi

6. Membuat aplikasi yang dapat membantu memback-up data pasien

6.5 Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Prosedur Pelaksanaan Kegiatan :

Bahan dan alat :

1) SPO (Standar Operasional Prosedur) Rumah Sakit

2) Struktur organisasi RSUD dr. Doris Sylvanus

3) Pedoman rekam medis RSUD dr. Doris Sylvanus

66
a. Urutan Pelaksanaan :

1) Membuat Gambaran mengenai struktur organisasi rumah sakit.

2) Membuat Gambaran mengenai struktur organisasi unit RMIK dan

mengetahui hubungan koordinasi dengan unit kerja terkait

3) Menjelaskan kualifikasi jabatan pada unit rekam medis lengkap

dengan nama jabatan, syarat dan kualifikasi masing-masing jabatan

4) Menuliskan mengenai wewenang dan tanggung jawab Pimpinan dan

Staf unit rekam medis (staff terkait).

1) Menguraikan tugas pimpinan dan staf unit rekam medis. Untuk

memahaminya, Anda dapat melihat contoh pada tabel berikut.

Tabel 3. Analisis Jabatan untuk resepsionis

Nama Posisi Resepsionis

Departemen Rekam Medis
Supervisor Kepala Rekam Medis
Nama Supervisor Bapak/Ibu ....

Tujuan umum pekerjaan 1. Bertindak sebagai

resepsionis departemen dan
kontak telepon pertama
2. Memproses jadwal kerja
harian
3. Menunjukan hubungan
efektif dengan rekan kerja,
pasien, publik, dokter,
administrasi, dan agen luar
Tugas utama (list semua tugas 1. Menyapa pengunjung yang
yang diperlukan untuk melakukan datang ke Departeman
fungsi rutin yang diperlukan untuk 2. Menerima telpon masuk
posisi tersebut) dan mencatat pesan bila
pihak yang dituju tidak
ditempat.
Indikator memenuhi standar Tidak menerima keluhan mengenai

67
kinerja
Indikator melebihi standar kinerja
layanan yang tidak sopan
Menerima pujian oleh pengunjung,
rekan kerja, atau dokter karena
menolong dan melayani dengan
baik

Tabel 4. Persyaratan Deskripsi Pekerjaan

Elemen Keterangan

Tanggal Terisi berupa tanggal dibuat dan

direvisi
Author Penempatan author disertakan
mengantisipasi adanya tumpang
tindih informasi, dengan adanya
author, pertanyaan yang
diajukan bisa diarahkan ke
orang yang tepat.
Departemen/Divisi lokasi tempat kerja utama

Grade/Level Pekerjaan Terisi berupa staff yang terkait

peringkat kepentingan
pekerjaan untuk tujuan
kompensasi
Supervisor/Penang gungjawab Terisi berdasarkan staff yang
terkait struktur organisasi atau
departemen
Status Pekerjaan Terisi berupa staff yang terkait
dibebaskan atau tidak dari
lembur
Ringkasan Pekerjaan Terisi berupa staff yang terkait
tentang deskripsi singkat
pekerjaan
Tugas pekerjaan yang penting Terisi berupa staff yang terkait
mengenai tugas dan tanggung
jawab utama dari pekerjaan ini
Spesifikasi Pekerjaan Terisi berupa staff yang terkait
mengenai kualifikasi dalam hal
pendidikan, pengalaman,
ketrampilan yang dibutuhkan
untuk menunjang pekerjaan
utama.
Kondisi Pekerjaan Terisi berupa staff yang terkait
mengenai tuntutan fisik dan

68
 lingkungan kerja. Jika ada
tuntutan pekerjaan atau tuntutan
fisik yang tidak biasa, harus
disebutkan di sini

2) Menguraikan gambaran mengenai cara mengorganisasikan pekerjaan,

termasuk cara penempatan jabatan, distribusi pekerjaan, pembagian

staf, fungsi dan pengaturan pekerjaan berdasarkan shift.

3) Menguraikan dan mengidentifikasi kinerja staff di unit kerja RMIK

Pada kegiatan ini dengan cara observasi atau wawancara untuk

mendapatkan informasi metode penilaian kinerja staff di unit rekam

medis pada RSUD dr. Doris Sylvanus .

4) Menguraikan perencanaan Kinerja yang terdapat di program kerja unit

rekam medis RSUD dr. Doris Sylvanus

5) Dalam pelaksanaan Residensi diharapkan penulis dapat memberikan

solusi alternatif terkait dengan Pengelolaan Managerial salah satunya

adalah dengan cara dapat menghitung kebutuhan Staff di unit kerja

RMIK pada RSUD dr. Doris Sylvanus. Penghitungan tersebut dapat

dilakukan pada unit RMIK yang menurut data yang diperoleh dari

observasi, bagian tersebut memiliki kekurangan SDM, perhitungan

tersebut dilakukan sesuai dengan teori yang diperoleh selama masa

perkuliahan.

69
 Tabel 8. Perencanaan Kegiatan Residensi

NO URAIAN TUGAS WAKTU

PETUGAS RM

1. Mengisi buku registrasi 35”

dan mencatat slip
permintaan
2. Mencari berkas 15”
rekam medis ke rak
penjajaran
3. Distribusi berkas rekam 45”
medis ke poli
4. Mengambil berkas 45”
rekam medis dari poli
5. Koding, indeks dan 160”
entry data
6. Sortir berkas dan filling 10”
kedalam rak
7. Pasien perjanjian 60”

A. Jumlah waktu siklik ( 1- 370”

7)
B. Waktu kelelahan Pribadi 37”
( 10% waktu siklik)
C. Volume beban kerja 45 pasien / hari
(∑pasien RJL/ hari )
D. Jam kerja efektif / hari ( 21.600”
6 jam )
E. Waktu yang diperlukan 16.650”
untuk 45 pasien

6) Perencanaan Fasilitas Unit Kerja RMIK

a. Mengidentifikasi sarana dan prasarana unit kerja RMIK untuk

memenuhi kebutuhan kerja.

b. Memperhatikan aspek ergonomis sarana dan prasarana unit kerja

RMIK

70
 BAB VII
PENUTUP

7.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dan pembahasan tentang pengelolaan rekam medis dan

Unit Poli di RSUD dr. Doris Sylvanus, dapat disimpulkan bahwa kegiatan

pengelolaan rekam medis RSUD dr. Doris Sylvanus sudah dilaksanakan sesuai

dengan pendoman penyelenggaraan Rumah Sakit. Selain itu, kegiatan pengelolaan

rekam medis diawali dengan sistem penamaan rekam medis, sistem penomoran

rekam medis, sistem penyimpanan rekam medis, tata cara pengambilan rekam

medis, pengangkutan rekam medis, perencanaan terhadap rekam medis in-aktif,

dan penyusutan rekam medis.

Selain itu dalam melakukan pengelolaan rekam medis RSUD dr. Doris

Sylvanus juga telah dikerjakan oleh sumber daya manusia yang handal dan

mumpuni pada bidangnya. Namun masih terdapat beberapa sumber daya manusia

yang bekerja dengan latar pendidikan yang tidak sesuai dengan syarat yang telah

ditetapkan oleh Menteri Kesehatan RI.

7.2 Saran

Dari kesimpulan yang telah dijelaskan, peneliti ingin memberikan saran

mengenai pengelolaan rekam medis yang dilakukan oleh unit rekam medis RSUD

dr. Doris Sylvanus. Berikut ini adalah saran yang dapat peneliti berikan yaitu pada

kegiatan pengelolaan rekam medis telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan

yang ada. Sumber Daya Manusia (SDM) berperan penting dalam proses

pengelolaan rekam medis tersebut. SDM dituntut harus memiliki latar belakang

71
pendidikan yang sesuai dengan bidang yang diembannya dan bukan hanya

mengandalkan pengalaman kerja dan waktu kerja saja. Pemenuhan secara sarana

dan prasarana juga penting diberlakukan karena untuk menunjang tingkat

keefektifan dan efisiensi dari pengelolaan berkas di Rekam Medis RSUD dr.

Doris Sylvanus.

72
 DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. (2006). Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktik.
Jakarta: Rineka Cipta.
Cinkwancu Sanggamele, Febi K Kolibu, Franckie R.R. Maramis.(2018) Analisis
Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Pancaran
Kasih Manado. Jurnal KESMAS.
Departemen Kesehatan RI Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. (1997).
Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia.
Jakarta: Departemen Kesehatan RI.
Erlina. (2011). Metodologi Penelitian. Medan: USU Press.
Hatta, G. R. (2009). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UIP.
Huffman, Edna K. (1999). Health Information Management. Illinois: Physicians
Record Company.
Konsil Kedokteran Indonesia. (2006). Manual Rekam Medis. Jakarta: Konsil
Kedokteran Indonesia.
Moleong, Lexy. J. (2007). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosdakarya.
Muhammad Iqbal Maliang, Ali Imra, Andi Alim. (2019). Sistem Pengelolaan
Rekam Medis. Window of Health , Makassar.
Naufal Pradana, Athanasia Octaviani Puspita Dewi.(2019). Analisis Pengelolaan
Arsip Aktif Rekam Medis di RSUD Dr. Soeselo Slawi.
Nazir, M. (2005). Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia. Permenkes
Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan
Perekam Medis.
Permenkes No. 269/MenKes/Per/III/2008, Tentang Rekam Medis. Depkes RI .
(2008). Jakarta.
Robinson, Geoffrey A. (1966). Hospital Administration . London: Butterworths.
Rustiyanto, E. (2009). Etika Profesi : Perekam Medis & Informasi Kesehatan.
Jakarta: Grafitipers.
Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Kualitatif dan R&D. Bandung:
ALFABETA.
Yasnimar Ilyas, Sri Suwarti S. Koesna, Abdul Rahman. (2007). Rekam Medis.

73
Lampiran 1
LEMBARAN PENDOMAN WAWANCARA
KEPALA REKAM MEDIS RAWAT JALAN DAN STAFF RSUD dr.
DORIS SYLVANUS

Pertanyaan
1. Apakah ada kendala keterlambatan dalam pengiriman berkas Rekam Medis?
Jawaban : Masih di temukan, ada beberapa berkas yang sulit untuk
ditemukan karena masih manual, atau berkasnya terselip dan terlewat
dari pencarian, bisa juga berkasnya masih berada di poliklinik bisa
dikarenakan pasien tersebut masih membutuhkan pemeriksaan untuk
besok, sehingga poliklinik menyimpan berkasnya dengan maksud pasien
bisa langsung control ke poliklinik.

2. Bagaimana system penyusunan Rekam Medis Rawat jalan?

Jawaban :

3. Bagaimana system penyimpanan berkas Rekam Medis Rawat Jalan?

Jawaban : system penyimpanan masih berupa central dan masih
menggunakan lemari file roll o’pack dan rak besi. Dan pengatur suhu.

4. Apakah berkas Rekam Medis yang masih aktif atau tidak masih disimpan?
Jawaban : berkas pasien aktif selama 5 tahun diretensi. Resume medis
itu di simpan sampai kapanpun (status meninggal, identitas pasien,
inform consent, laporan operasi) itu harus di simpan selamanya. Yang
penyusut kan seperti hasil pemeriksaan saja.

5. Bagaimana system coding yang berlaku di ruang Rekam Medis Rawat Jalan?
Jawaban : coding penyakit masih menggunakan ICD-10, untuk tindakan
menggunakan ICD-9CM.

6. Apa yang di lakukan bila Rekam Medis tidak lengkap pengisiannya?

Jawaban : Berkas akan di kembalikan keruangan/poliklinik.

7. Apakah pola penyusunan Rekam Medis di ruang penyimpanan sudah

memudahkan dalam proses pengambilan dan pengembaliannya?

74
 Jawaban : penyimpanan masih centralisasi dan nomor ekor, itu sudah
sangat membantu, kendalanya yaitu ruangannya yang sudah hampir
penuh.

8. Apakah ada kebijakan tentang alur Rekam Medis?

Jawaban : ada, ada alur pasien dan alur dokumen sesuai kebijakan.

9. Apakah kegiatan assembling dilakukan di Rekam Medis Rawat Jalan?

Jawaban : Untuk rawat jalan dilakukan dan diterapkan.

11. Apakah ada prosedur yang tetap dalam mengatur pengawasan di unit Rekam
Medis
Jawaban : rekam medis prosedurnya sesuai SPO, setiap petugas
memiliki uraian tugasnya masing-masing, misalkan ada rotasi itu sudah
ada tugas-tugas yang akan diberikan. Petugas di RSUD jarang rotasi
yang seharusnya dilakukan.

12. Apa masalah yang di hadapi oleh staff di unit Rekam Medis?
Jawaban : belum komputerisasi, berkas RM dalam bentuk
HARDCOPY, kurangnya ruang penyimpanan dan masih dalam SEMI-
KOMPUTER, SIMRS mau kea rah medical record tapi masih bertahap
di poliklinik, hanya sebatas laporan. Laporan masih manual masih
banyak miss.

13. Apakah ada aplikasi khusus untuk backup data?

Jawaban : masih berupa Excel (laporan untuk kebutuhan data
perpenyakit, jumlah pasien untuk penyakit yang ini apa saja,
penggunaan tempat tidur)

14. Apakah pelaksanaan kebijakan Rumah Sakit tentang pengisian dan

kelengkapan Rekam Medis di masing-masing instalasi sudah terpenuhi?
Jawaban : untuk sekarang dari poliklinik pengisiannya hampir terisi
semua, tapi untuk rawat inap ada bagian KLPJM (KETIDAK
LENGKAPAN PENGISIAN CATATAN MEDIK) setiap hari berkasnya
di cek kelengkapannya (tanda tangan,nama dokter, identitas, dll) ada
beberapa berkas yang masih kurang lengkap itu akan di kembalikan ke
ruangan. KLPCM masih belum di terapkan di poliklinik. Rencananya
KLPCM akan diterapkan di poliklinik secepatnya.

75
15. Berapa lama rekam medis dikirim kembali ke ruang rekam medis setelah
kelengkapan Rekam Medis terpenuhi?
Jawaban : Rawat jalan untuk berkas harusnya setelah pelayanan harus
di antar kembali, tapi karena petugas dari poli lama mengembalikan
berkas, jadi pihak rekam medis mengambil ke poliklinik apabila sudah
selesai pelayanan. Tapi poliklinik mengembalikan berkas pasien dengan
tepat waktu.

16. Apakah pernah ada terjadi keterlambatan kedatangan Rekam Medis?

Jawaban : lumayan sering, tapi hanya sehari atau 2 hari.

76
Lampiran 2
LEMBARAN PENDOMAN WAWANCARA
PERAWAT DAN STAFF POLIKLINIK DI RSUD dr. DORIS SYLVANUS

1. Apa kendala di bagian poliklinik terkait berkas pasien yang terlambat

dikembalikan ke rekam medis ?
Jawaban : Kendalanya pasiennya itu belum di layani dengan dokter,
atau menunggu jadwal dokter yang di inginkan pasien, dan bisa juga
karena pasien tidak datang kembali ke rumah sakit.

2. Kenapa berkas pasien di poliklinik masih belum lengkap untuk di isi

Jawaban : Kemungkinan karena pasien banyak dan ingin cepat
melayani pasien sehingga sering terlupa untuk melengkapi isian
identias pasien, dan dari si penulis kadang terlupa untuk menulis

3. Apakah perawat atau staff di poliklinik sudah cukup atau masih kurang?
Jawaban : untuk saat ini masih cukup.

4. Apakah pernah terjadi berkas pasien saat di kembalikan tidak lengkap?

Jawaban : Poliklinik selalu lengkap untuk pengembalian berkas dan
hampir tidak pernah terjadi

5. Berapa maksimal berkas pasien berada di poliklinik?

Jawaban : Selama seminggu, jika lewat, pasien bisa daftar ulang

77
Lampiran 3

78
Lampiran 4

79
Lampiran 5

Beberapa berkas milik pasien di ruangan rekam medis lantai atas dan tempat
penyimpanan berkas pasien yang masih menggunakan lemari roll o'pack

80
Ruangan tempat kerja untuk Staff rekam medis di lantai atas

Tempat penyimpanan berkas pasien di lantai bawah

81
Ruangan tempat kerja untuk staff rekam medis di lantai bawah dan tempat loket

Sesi wawancara kepada setiap unit Poliklinik

82
Wawancara bersama kepala unit rekam medis dan salah satu staff rekam medis

Konsultasi dan Presentasi hasil Residensi dengan Pembimbing Lapangan

83
Lampiran 8

84
Lampiran 9

85