1
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
2
02/ KI.I.K/SPO 01 1/2
RS. KASIH IBU SURAKARTA
9
17. Cetak stiker pasien minimal 15 stiker.
18. Cetak tracer rangkap 2 (dua) untuk poliklinik dan filing RM
19. Serahkan KIB kepada pasien.
20. Persilahkan pasien untuk menunggu di depan poliklinik yang
dituju
21. Tracer dan sticker diterima oleh petugas filing.
22. Petugas filing mencarikan berkas rekam medis pasien.
23. Petugas ekspedisi serah terima berkas rekam medis pasien ke
poliklinik yang dituju.
UNIT TERKAIT 1. Rekam Medis
2. Instalasi Rawat Jalan
10
2. Masukkan username dan password pada SIMRS.
3. Masuk Menu Pendaftaran Rawat Jalan.
4. Mintalah pasien untuk menekan tombol antrian terlebih dahulu dan
memilih penanggung biaya.
5. Panggil pasien berdasarkan nomor antrian.
6. Tanyakan pada pasien apakah sudah pernah berobat di RS.Kasih
Ibu atau belum
7. Mintalah Kartu Identitas Berobat (KIB) pasien atau Nomor Rekam
Medis pasien
8. Tanyakan nama lengkap dan tanggal lahir pasien apabila pasien
tidak membawa KIB atau lupa nomor rekam medisnya.
PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN
PENANGGUNG BIAYA BPJS KESEHATAN
11
19. Persilahkan pasien untuk menunggu di depan poliklinik yang
dituju
20. Tracer dan sticker diterima oleh petugas filing.
21. Petugas filing mencarikan berkas rekam medis pasien.
22. Petugas ekspedisi serah terima berkas rekam medis pasien ke
poliklinik yang dituju.
UNIT TERKAIT 1. Rekam Medis
2. Instalasi Rawat Jalan
12
ditangani dan keluarga pasien mengurus pendaftaran.
5. Tanyakan pada pasien/keluarga yang mendaftar apakah pasien
sudah pernah berobatdi RS. Kasih Ibu atau belum.
6. Berikan formulir isian pasien baru untuk diisi pasien/keluarga
7. Mintalah kartu identitas pasien berupa KTP/SIM/Paspor
8. Cocokkan data di kartu identitas pasien dengan formulir isian
pasien
PENDAFTARAN PASIEN BARU RAWAT JALAN
DI INSTALASI GAWAT DARURAT
13
PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN
DI INSTALASI GAWAT DARURAT
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
14
PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN
DI INSTALASI GAWAT DARURAT
15
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
16
RS. KASIH IBU SURAKARTA
09/ KI.I.K/SPO 01 2/ 2
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR
OPERASIONAL
1 Februari 2018
PROSEDUR 10. Cari ketersediaan kamar rawat inap berdasarkan hasil update kamar
kosong di RS. Kasih Ibu
11. Mintalah persetujuan rawat inap serta kelas perawatan sesuai
permintaan pasien.
12. Mintalah tanda tangan general consent dari pasien/ keluarga
13. Bubuhkan tanda tangan dan nama petugas di formulirgeneral
consent.
14. Berikan informasi tarif kamar perawatan per hari jika pasien
menanyakan.
15. Mintalah petugas pendaftaran rawat jalan untuk mencetakKartu
Identitas Berobat (KIB) pasien.
16. Simpan data inputan di komputer.
17. Cetak stiker pasien minimal 30 stiker.
18. Berikan KIB kepada pasien/ keluarga yang mendaftar pada saat
selesai proses registrasi
19. Berikan map dan siapkan berkas rekam medis pasien rawat inap.
20. Serah terima berkas rekam medis pasien rawat inap dengan
perawat.
UNIT TERKAIT 1. Rekam Medis
2. Instalasi Gawat Darurat
3. Instalasi Rawat Jalan
4. Instalasi Rawat Inap
19
1 Februari 2018 Dr. Ndarumurti Pangesti, Sp.PD, KEMD
PENGERTIAN Langkah-langkah kegiatan penerimaan dan pendaftaran pasien yang
belum pernah berobat di RS.Kasih Ibu Surakarta untuk rawat inap
dengan penanggung biaya asuransi swasta.
TUJUAN Sebagai acuan dalam melaksanakan penerimaan dan pendaftaran
pasien baru rawat inap dengan penanggung biaya asuransi swasta.
KEBIJAKAN Setiap pasien yang ingin mendapatkan pelayanan kesehatan baik rawat
jalan, rawat inap, dan gawat darurat wajib mendaftarkan diri ke tempat
pendaftaran pasien. (SK Direktur RS.Kasih Ibu No.01/KI.01/SK/I/18
tentang Kebijakan Pelayanan Rekam Medis perihal pendaftaran
pasien.)
PROSEDUR 1. Nyalakan komputer di Pendaftaran rawat inap.
2. Masukkan username dan password pada SIMRS.
3. Masuk Menu Pendaftaran rawat inap
4. Mintalah pasien untuk menunjukkan kartu kepesertaan
asuransinya.
5. Cek tanggal masa berlaku kepesertaan pasien di kartu
asuransinya.
6. Tanyakan pada pasien apakah sudah pernah berobatdi RS. Kasih
Ibu atau belum
7. Mintalah pasien untuk mengisi formulir pasien baru.
8. Mintalah kartu identitas pasien seperti KTP/SIM/Paspor.
9. Cocokkan data di kartu identitas dengan di form isian pasien.
10. Input data identitas pasien ke dalam komputer. Nomor RM pasien
baru otomatis akan muncul pada komputer
PENDAFTARAN PASIEN BARU RAWAT INAP
PENANGGUNG BIAYA ASURANSI SWASTA
20
oleh pasien untuk rawat inap.
12. Cari ketersediaan kamar rawat inap berdasarkan hasil update
kamar kosong di RS. Kasih Ibu
13. Mintalah persetujuan rawat inap serta kelas perawatan sesuai
permintaan pasien.
14. Mintalahtanda tangan general consent dari pasien/ keluarga
15. Bubuhkan tanda tangan dan nama petugas di formulir general
consent.
16. Mintalah pasien/keluarga untuk konfirmasi ke loket pendaftaran
asuransi untuk verifikasi kepesertaan asuransi
17. Mintalah pasien/keluarga untuk menandatangani surat pernyataan
apabila biaya pelayanan tidak ditanggung asuransi (bersedia untuk
membayar pribadi) dan surat pelepasan informasi medis.
18. Berikan informasi tarif kamar perawatan per hari jika pasien
menanyakan.
19. Mintalah petugas pendaftaran rawat jalan untuk mencetakKartu
Identitas Berobat (KIB) pasien.
20. Simpan data inputan di komputer.
21. Cetak stiker pasien minimal 30 stiker.
22. Berikan KIB kepada pasien/ keluarga yang mendaftar pada saat
selesai proses registrasi
23. Berikan map dan siapkan berkas rekam medis pasien rawat
inap.
21
perawat.Serahkan berkas rekam medis rawat inap pasien ke
perawat.
UNIT TERKAIT 1. Rekam Medis
2. Instalasi Gawat Darurat
3. Instalasi Rawat Jalan
4. Instalasi Rawat Inap
22
dengan penanggung biaya asuransi swasta.
TUJUAN Sebagai acuan dalam melaksanakan penerimaan dan pendaftaran
pasien lama rawat inap dengan penanggung biaya asuransi swasta.
KEBIJAKAN Setiap pasien yang ingin mendapatkan pelayanan kesehatan baik rawat
jalan, rawat inap, dan gawat darurat wajib mendaftarkan diri ke tempat
pendaftaran pasien. (SK Direktur RS.Kasih Ibu No.01/KI.01/SK/I/18
tentang Kebijakan Pelayanan Rekam Medis perihal pendaftaran
pasien.)
PROSEDUR 1. Nyalakan komputer di Pendaftaran rawat inap.
2. Masukkan username dan password pada SIMRS.
3. Masuk Menu Pendaftaran rawat inap
4. Mintalah pasien untuk menunjukkan kartu kepesertaan
asuransinya.
5. Cek tanggal masa berlaku kepesertaan pasien di kartu asuransinya.
6. Tanyakan pada pasien apakah sudah pernah berobat di RS. Kasih
Ibu atau belum
7. Mintalah Kartu Identitas Berobat (KIB) pasien atau Nomor Rekam
Medis pasien
8. Tanyakan nama lengkap dan tanggal lahir pasien apabila pasien
tidak membawa KIB atau lupa nomor rekam medisnya
9. Cocokkan data identitas di KIB dengan data di komputer.
PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT INAP
PENANGGUNG BIAYA ASURANSI SWASTA
25
15. Bubuhkan tanda tangan dan nama petugas di formulir general
consent.
16. Berikan informasi tarif kamar perawatan per hari jika pasien
menanyakan.
17. Mintalah petugas pendaftaran rawat jalan untuk mencetak Kartu
Identitas Berobat (KIB) pasien
18. Simpan data inputan di komputer
19. Cetak Surat Eligibilitas Peserta (SEP) pasien.
20. Cetak stiker pasien minimal 30 stiker.
21. Berikan KIB kepada pasien/ keluarga yang mendaftar pada saat
selesai proses registrasi
22. Berikan map dan siapkan berkas rekam medis pasien rawat inap.
23. Serah terima berkas rekam medis pasien rawat inap dengan
perawat.Serahkan berkas rekam medis rawat inap pasien ke
perawat.
PENDAFTARAN PASIEN BARU RAWAT INAP
PENANGGUNG BIAYA BPJS KESEHATAN
26
PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT INAP
PENANGGUNG BIAYA BPJS KESEHATAN
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
29
5. Klik “Pasien Baru” pada menu pendaftaran yang tampak di layar
komputer
6. Isi data sosial pasien meliputi nama lengkap, tanggal lahir, alamat
lengkap, nomor telepon serta penjamin biaya.
7. Pilih tanggal periksa, poliklinik dan nama dokter tujuan pasien
30
PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN
MELALUI TELEPON
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
31
PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN
MELALUI TELEPON
32
PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN
MELALUI WHATSAPP (WA)
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
33
RS. KASIH IBU SURAKARTA
17/ KI.I.K/SPO 00 2/ 2
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR
OPERASIONAL
1 Februari 2018
PROSEDUR 5. Tulis dan kirim pesan balasan ke pasien sebagai berikut :
“Pendaftaran Anda telah berhasil. Anda terdaftar di
Poliklinik ……….. dengan Dokter ………. Tanggal………..
Nomor antrian :…..Administrasi :……..
Silahkan datang pada pukul ….s/d……
Mohon konfirmasi ulang di Bagian Pendaftaran Rawat Jalan bila
sudah sampai di RS Kasih Ibu Surakarta.
Simpan pesan ini sebagai Bukti Pendaftaran. Terimakasih.”
6. Proses pendaftaran via WA selesai dilayani
UNIT TERKAIT 1. Rekam Medis
2. Instalasi Rawat Jalan
34
RS. KASIH IBU SURAKARTA
18/ KI.I.K/SPO 01 1/1
STANDAR Tanggal Terbit Ditetapkan oleh Direktur RS Kasih Ibu
PROSEDUR
OPERASIONAL
1 Februari 2018 Dr. Ndarumurti Pangesti, Sp.PD, KEMD
PENGERTIAN Langkah-langkah kegiatan pemberian tracer/ penanda untuk melacak
berkas rekam medis yang akan digunakan / sedang digunakan atau
dipinjam.
TUJUAN Sebagai acuan dalam melaksanakan penyiapan tracer untuk penanda
berkas rekam medis yang akan / sedang digunakan atau dipinjam.
KEBIJAKAN Berkas Rekam Medis yang dipinjam harus kembali maksimal 1x24jam
kecuali untuk kepentingan tertentu seijin Direktur.
(SK Direktur RS.Kasih Ibu No.01/KI.01/SK/I/18 tentang Kebijakan
Pelayanan Rekam Medis perihal penyimpanan dan pendistribusian
rekam medis.)
PROSEDUR 1. Cetak nomor antrian rangkap 2 (dua).
2. Siapkan kertas ukuran HVS warna orange, biru dan biru muda yang
akan digunakan sebagai tracer.
3. Beri sampul plastik pada tiap tracer.
4. Pilah nomor antrian dan letakkan pada tracer yang sesuai dengan
ketentuan sebagai berikut :
(Orange) : untuk pendaftaran on site
(Biru Muda) : untuk pendaftaran H-1
(Biru Tua) : untuk pendaftaran H-1 khusus di hari minggu
5. Sertakan stiker identias pasien dan nomor antrian pasien.
6. Serahkan tracer ke petugas ekspedisi/kurir untuk diberikan ke
petugas filing untuk mencari berkas rekam medis.
UNIT TERKAIT Rekam Medis
36
PENYIAPAN SURAT ELIGIBILITAS PESERTA (SEP)
BPJS KESEHATAN ON-SITE
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
37
PENGINPUTAN NOMOR SURAT ELIGIBILITAS PESERTA
(SEP) BPJS KESEHATAN PASIEN TERDAFTAR H-1
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
38
PENGINPUTAN NOMOR SURAT ELIGIBILITAS PESERTA
(SEP) BPJS KESEHATAN PASIEN TERDAFTAR H-1
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
39
PELAKSANAAN PERTEMUAN RUTIN BAGIAN
REKAM MEDIS & PENDAFTARAN
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
1 Februari 2018
PROSEDUR 6. Pertemuan dipimpin oleh Kepala Seksi Rekam Medis dan dapat
pula dihadiri oleh Wakil Direktur Pelayanan Medis dan juga
bagian lain yang terkait
7. Pimpinan rapat memimpin jalannya rapat mulai dari pembukaan
sampai penutup dan dalam mengambil keputusan dengan
mempertimbangkan masukan dari para peserta rapat.
8. Hasil rapat dibuat dalam bentuk notula rapat yang ditandatangani
oleh notulen rapat dan disahkan oleh pimpinan rapat. Hasil
keputusan ditindaklanjuti dan dievaluasi dalam rapat berikutnya.
9. Jika ada hal-hal yang perlu diketahui oleh Direktur, maka masalah
tersebut akan disampaikan kepada Wakil Direktur Pelayanan
Medis untuk dibahas dalam rapat setingkat Manager dengan
Direktur.
10. Bagi Staf Rekam Medis yang selesai mengikuti Diklat wajib
menyampaikan materi yang didapat.
11. Koordinator berkewajiban menyampaikan keputusan rapat kepada
petugas pendaftaran yang bertugas dan yang cuti.
UNIT TERKAIT Rekam Medis
43
PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN
MELALUI APLIKASI ONLINE
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
44
PENDAFTARAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN
MELALUI APLIKASI ONLINE
NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
45