1.

Judul praktikum
Pengelolaan perbekalan faramsi di Apotek dan pengelolaansediaan narkotika dan
psikotropika
2. Waktu dan tempat
a. waktu : Jumat, 24 September 2021
b. tempat: kost
3. Tujuan praktikum
Mahasiswa mampu memahami pengelolaan perbekalan Farmasi termasuk sediaan narkotik,
psikotropik dan prekursor farmasi di Apotek
4. Konsep teori
Menurut Peraturan Menteri kesehatan Republik Indonesia Nomor 73 tahun 2016 tentang
Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, pengelolaan sediaan kefarmasian, alat kesehatan
dan bahan medis habis pakai adalah sebagai berikut :
a. Perencanaan
Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi, alat
kesehatan dan bahan medis sekali pakai perlu diperhatikan pola
penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat.
b. Pengadaan
Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan
sediaan farmasi harus melalui jalur resmi sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.
c. Penerimaan
Kegiatan penerimaan adalah menjamin kesesuaian jenis spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam
surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima.
d. Penyimpanan
1) Obat atau bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari
pabrik. Dalam hal ini pengecualian atau darurat dimana isi
dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya
kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah
baru. Wadah sekurang-kurangnya memuat nama obat, nomor
batch dan tanggal kadaluwarsa.
2) Semua obat atau bahan obat harus disimpan pada kondisi yang
sesuai sehingga terjamin keamanan dan stabilitasnya.
 3) Tempat penyimpanan obat tidak dipergunakan untuk
penyimpanan barang lainnya yang menyebabkan kontaminasi.
4) Sistem penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan
bentuk sediaan dan kelas terapi obat serta disusun secara
alfabetis.
5) Pengeluaran obat memakai sistem FEFO (First Expire First
Out) dan FIFO (First In First Out)
e. Pemusnahan dan Penarikan
1) Obat kadaluwarsa atau rusak harus dimusnahkan sesuai
dengan jenis dan bentuk sediaan. Pemusnahan obat
kadaluwarsa atau rusak yang mengandung narkotika atau
psikotropika dilakukan oleh Apoteker dan disaksikan oleh
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Pemusnahan obat selain narkotika atau psikotropika dilakukan
oleh Apoteker dan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain
yang memiliki Surat Izin Praktek atau Surat Izin Kerja.
2) Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 5 (lima)
tahun dapat dimusnahkan. Pemusnahan resep dilakukan oleh
Apoteker disaksikan oleh sekurang-kurangnya petugas lain di
apotek dengan cara di bakar atau cara pemusnahan lain yang
dibuktikan dengan berita acara pemusnahan resep, selanjutnya
dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
3) Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis
Habis pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan
dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
4) Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi
standard/ketentuan peraturan perundang-undangan dilakukan
oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh
BPOM (mandatory recall) dengan tetap memberikan laporan
kepada Kepala BPOM.
5) Penarikan Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai
dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh
Menteri.
f. Pengendalian
Pengendalian dilakukan untuk mempertahankan jenis dan jumlah
persediaan sesuai kebutuhan pelayanan, melalui peraturan sistem
pemesanan atau pengadaan, penyimpanan dan pengeluaran. Hal ini
bertujuan untuk menghindari terjadinya kelebihan, kekurangan,
kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, kehilangan serta
pengembalian pesanan. Pengendalian persediaan dilakukan
menggunakan kartu stok sekurang-kurangnya memuat nama obat,
tanggal kadaluwarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran dan
sisa persediaan.
g. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dilakukan pada setiap proses pengelolaan sediaan
farmasi, alat kesehatan, bahan medis sekali pakai yang meliputi
pengadaan (surat pesanan, faktur), penyimpanan (kartu stok),
penyerahan (nota atau struk penjualan) dan atau pencatatan lainnya
disesuaikan dengan kebutuhan.
Pelaporan terdiri dari :
1) Pelaporan internal merupakan pelaporan yang digunakan untuk
kebutuhan manajemen Apotek meliputi keuangan, barang dan laporan
lainnya.
2) Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat untuk memenuhi
kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
meliputi pelaporan narkotika, psikotropika dan pelaporan lainnya.
 5. Tabel Pengamatan
a. Form observasi perbekalan farmasi Non-narkotika/psikotropika/prekursor
Pengelolaan
No Perbekalan Komponen Tujuan/ Fungsi Deskripsi Kese Keterangan
Farmasi Singkat& Tugas suai (Penjelasan)
TTK terkait an
Komponen deng
an
stan
dar/t
idak
Pengadaan barang baik untuk menetapkan
Perencanaan Prosedur  ini  dibuat  untuk  obat-obatan dan jenis dan jumlah
1 SPO memenuhi kebutuhan obat dan perbekalan farmasi perbekalan farmasi
alat kesehatan di apotek sesuai lainnya dilakukan sesuai dengan pola
dengan pola konsumsi atau pola oleh karyawan penyakit dan
penyakit di sekitar. dibidang perencanaan kebutuhan
dan pengadaan dalam pelayanan
hal ini dilakukan oleh kesehatan di
Fungsi buku ini untuk asisten apoteker yang rumah sakit
Buku mengecek barang dan stok bertanggung jawab
Defecta barang, menghindari kelupaan kepada Apoteker
pemesanan kembali barang. Pengelola Apotek. 
Pengadaan Sediaan mendapatkan
2 Pengadaan Prosedur ini dibuat untuk Farmasi dilakukan perbekalan farmasi
pelaksanaan dan pengawasan pada fasilitas produksi, dengan harga yang
kegiatan pengadaan sediaan fasilitas distribusi atau layak, dengan
farmasi dan alat kesehatan penyaluran dan mutu yang baik,
SPO sehingga mendapatkan jumlah fasilitas pelayanan pengiriman barang
dan jenis yang sesuai kebutuhan sediaan farmasi terjamin dan tepat
dan menjamin ketersediaan dilakukan oleh waktu, proses
sediaan farmasi dan alat apoteker di bantu TTK berjalan lancar dan
kesehatan di sarana pelayanan tidak memerlukan
melalui pengadaan antar tenaga serta waktu
Apotek. berlebihan

Daftar
Distributor Distributor adalah pedagang
besar farmasi atau disingkat
PBF yang mana memiliki fungsi
untuk mendistribusikan obat-
obat dalam hal ini Apotek.

• TTK mempunyai untuk menjamin

3 Penerimaan SPO perbekalan farmasi
peran kegiatan
No. untuk menerima yang diterima
Regitrasi penting untuk diperhatikan perbekalan farmasi sesuai kontrak
untuk memastikan obat telah baik spesifikasi
yang telah diadakan
terdaftar di Badan POM mutu, jumlah
sesuai dengan aturan
sehingga obat dijamin aman,
 berkhasiat dan bermutu. kefarmasian, maupun waktu
melalui pembelian
langsung, tender,
Membantu untuk pelaporan konsinyasi atau
No. Batch kontrol kualitas, info lainnya sumbangan.
yang berkaitan dengan proses • Tugas TTK disini
barang tersebut didapatkan, adalah sebagai
dimanfaatkan untuk pegawai yang mana
mengidentifikasi kecacatan atau ketika pesanan telah
masuk maka TTK
kerusakan suatu produk akan melakukan
misalnya kesalahan produksi. skrining terhadap
Nomor Batch biasanya faktur melihat
digunakan untuk produk-produk kesesuai obat yang
farmasi, kosmetik. diantar oleh PBF
dengan yang tertera
Untuk menunjukkan kepada pada faktur.
Expired
date petugas kapan masa berlaku Meneliti apakah no
pakai suatu obat ataupun alkes regnya sama
ataupun no batch
serta masa expired
Menunjukkan daftar kiriman barang pesanan
barang yakni obat/alkes yang
Faktur ditelah dipesan oleh Apotekr
pembelian lengkap dengan nama barang,
jumlah, no reg., expired date,
no. Batch hingga harga barang.
TTK memiliki tugas Memelihara mutu
Prosedur ini dibuat untuk yakni untuk mengatur sediaan farmasi ,
menjaga agar mutu perbekalan penyimpanan obat Menghindari
farmasi tetap terjamin, secara alfabetis penggunaan yang
4 Penyimpanan SPO menjamin kemudahan mencari sehingga mudah tidak bertanggung
perbekalan farmasi dengan ditemukan. jawab, Menjaga
cepat pada waktu dibutuhkan ketersediaan, dan
untuk mencegah kehilangan Mengatur Memudahkan
perbekalan farmasi. penyimpanan obat pencarian dan
berdasarkan suhu pengawasan
Metode Memelihara mutu sediaan obat, penyimpanan obat
Penyimpa menghindari penggunaan yang sesuai literatur.
nan (kelas tidak bertanggungjawab,
terapi/ menjaga ketersediaan, serta Ketika melakukan
alfabetis) memudahkan pencarian dan penyusunan obat maka
pengawasan. dapat diterapkan obat
-obatan ataupun alkes
yang baru masuk
Untuk menjaga mutu dari obat, dikeluarkan setelah
Suhu
Penyimpan sehingga efek farmakologinya obat/alkes yang lama
an tidak berkurang. Untuk dikeluarkan. Ataupun
menyesuaikan pada suhu berapa obat/alkes yang masa
obat tersebut harus disimpan. berlakunya lebih dulu
Untuk menjaga agar obat tidak selesai ketimbang yang
mudah rusak. masa expirednya
 masih lama, maka
Sistem FIFO bersifat lebih TTK dapat
Pengeluara mutlak bahwa barang yang mengeluarkan yang
n obat pertama kali masuk ke gudang masa berlakuknya
(FEFO/FIF harus dikeluarkan pertama kali. lebih dekat.
O)
Sedangkan pada sistem FEFO,
barang yang pertama kali keluar
dari gudang adalah barang yang
mendekati masa kadaluarsa.
SPO TTk memiliki tugas
Tujuan dari mandatory recall yakni dalam
5 Pemusnahan
adalah melakukan proses pelaksanaan proses
dan
penarikan produk obat dan/atau recall ataupun
penarikan
bahan obat yang diperintahkan penarikan kembali
Daftar oleh Kepala BPOM dan hal ini obat/alkes, membantu
Obat Apoteker untuk
bersifat wajib.
Mandator
membuat surat
y recall/ Tujuan voluntary recall adalah
penarikan dengan
Voluntary untuk melakukan penarikan
recall obat secara sukarela dilakukan pihak terakait untuka
melakukan penarikan
oleh industri dan hanya
diketahui oleh sarana tertentu. obat. Membuat
Industri umumnya menarik obat historical sales
dari peredaran dengan tujuan sehingga pelaksanaan
menjaga keselamatan pasien penarikan lebih cepat
dan konsumen. dan memudahkan
untuk menelusuri no
batch suatu obat yang
akan dilakukan
penarikan atau recall.
Mendata seberapa
banyak obat yang akan
ditarik oleh industri
ataupun BPOM.
Mengecek kesesuaian
penarikan dengan
jumlah yang tersedia
berdasarkan faktur
pembelian obat.
SPO
6 Pengendalian Peran TTK dalam hal agar tidak terjadi
ini adalah kelebihan dan
Uji Petik Tujuan atau fungsi uji petik di
apotek adalah sebagai upaya mengendalikan kekosongan
pengendalian obat dan alat pengeluaran serta perbekalan farmasi
kesehatan. mencocokan jumlah di unit-unit
fisik obat dengan pelayanan
Stock jumlah yang tertulis di
Opname Untuk keperluan audit dan
perencanaan, wajib dibuat kartu stok dengan cara
TTK menghitung
setiap item obat
kemudian disesuaikan
dengan yang tercantum
 dalam kartu stok
tersebut. TTK
mencatat nama obat
dan jumlah sisa obat
yang tersedia serta
satuan obat. Jika ada
obat yang rusak atau
sudah kadaluarsa atau
mendekati kadaluarsa
maka TTK wajib
memisahkan obat-obat
tersebut. Jika
ditemukan ketidak
sesuaian item dan stok
obat maka segera
dilaporkan kepada
Apoteker untuk
ditindak lebih lanjut.

• Tersedianya data
7 Pencatatan dan Faktur penjualan memiliki TTK memiliki peran yang akurat
Pelaporan manfaat dan kegunaan yang penting dalam sebagai bahan
Faktur sangat penting, yaitu sebagai pencatatan dan evaluasi
Penjualan informasi barang (obat/alkes) pelaporan yaitu : • Tersedianya
yang telah dipesan oleh informasi yang
• Mengecek faktur akurat
Apoteker terhadao PBF.
penjualan obat • Tersedianya
Sebagai informasi nilai tagihan
sebagai informasi arsip yang
dan termin pembayaran yang
barang apa saja memudahkan
harus dibayarkan oleh Apotek.
yang telah dipesan penelusuran surat
Sebagai rujukan yang sah
sebeelumnya dan laporan
apabila barang yang diantar
untuk kemudian • Mendapat data
tidak sesuai. yang lengkap
disesuaikan
dengan pemesanan untuk membuat
obat selanjutnya perencanaan
Untuk mencatat penjualan dan
yang terkait
penerimaan
dengan
pembayaran/pembelian oleh
Laporan pasien/PBF secara digital, pengeluaran biaya.
Kasir • TTK wajib untuk
untuk mempermudah
melakukan
pengengelolaan stok obat/alkes,
pencatatan baik itu
penyampaian laporan, dan
data pembelian
berbagai hal lainnya.
obat di PBF
ataupun
Kartu untuk mencatat mutasi pengeluaran/distri
stock
perbekalan farmasi busi obat kepada
(penerimaan, pengeluaran, pasien. Sehingga
hilang, rusak, atau kadaluwarsa) data tersebut
terdata dengan
Buku Rekap Buku yang digunakan untuk jelas dan baik serta
resep mencatat resep yang masuk ke sesuai
apotek yang harus ditulis oleh
kebenarannya.
asisten apoteker (AA) setiap
 hari, buku ini juga berguna Kemudian
apabila ada kesalahan dalam mempermudah
menerima resep. untuk
Lainnya Buku pencatatan hutang/buku penyampaian
faktur adalah buku yang pelaporan kepada
digunakan untuk mencatat Apoteker.
hutang Apotek sehingga dapat
memperoleh mengetahui berapa • Setiap barang
besar hutang yang ditanggung pesanan baik itu
Apotek dicatat Iangsung pada obat ataupun alkes
buku faktur yang telah harus dicatat oleh
dipindahkan sesuai dengan PBF TTK kedalam
masing-masing. kartu stok. Yang
mana TTK
mencatat dimulai
dari nama
pengirim obat
yakni nama PBF
contohnya PBF
Sapta Sari sampai
dengan jumlah
 b. Form observasi perbekalan farmasi Narkotika/psikotropika/prekursor

Kese
Pengelolaan DeskripsiSingkat
suaia Keterangan(Pe
No SediaanNar Komponen Tujuan/Fungsi &TugasTTK nden njelasan)
kotik/psikot terkaitKomponengans
ropik tand
ar/ti
dak
SPO Prosedur  ini  dibuat  untuk  Perencanaandilakukan Untukmenetapkanj
memenuhi kebutuhan obat dan olehapotekerdandibant umlah yang
1 Perencanaan uoleh TTK dibutuhkansesuaid
alat kesehatan di apotek sesuai
enganpenyakitdan
dengan pola konsumsi ataupola
pelayanankesehata
penyakit di sekitar n.
Buku Melihat stock
DefectaNar barangdanmengingatkanbarang
kotik/psikotr yang akandipesan.
opic/prekurs
or

SPO Prosedurinidilakukanuntukmere Pemesanan sediaan Untukmendapatka

alisasikankebutuhan yang narkotika nperbekalanfarmas
2 Pengadaan
telahdirencanakandandisetujuiut menggunakan Surat idenganharga yang
Pesanan Narkotik yang layakdanmutu
ukmelakukanpembelian.
ditandatangani oleh yang baik.
DaftarDistri Distributor adalah pedagang Apoteker Pengelola
butor besar farmasi atau disingkat Apotek (APA).
Pemesanan dilakukan
PBF ke PT. Kimia Farma
yangmemilikiizindanmemiliki Trade and Distribution
fungsi untuk mendistribusikan (satu satunya PBF
obat-obat narkotika yang legal di
keApotekdanmenjaminkualitasp indonesia) dengan
elayanankefarmasian. membuat surat
pesanan khusus
Surat Sebagaitolakukurkualitassuatub narkotika rangkap
PesananNar arangdanpedomanuntukpemesan empat.
kotik/psikotr ansuatubarang
opik

/precursor

SPO Prosedurinidilakukanuntukmenj Penerimaan Narkotika Untukmenjaminke

Penerimaan aminkesesuaianjenis, jumlah, dari PBF harus sesuaianpesananda
3 diterima oleh APA nbarang yang
mutu,
atau dilakukan dengan diterima.
waktupenyerahandanharga yang
sepengetahuan APA.
terteradalamsuratpesanandengan Apoteker akan
kondisifisik yang diterima. menandatangani faktur
tersebut setelah
Faktur/surat Sebagaialat yang
sebelumnya dilakukan
 pengantarob befungsidalampemeriksaan pencocokan dengan
at(namaobat surat pesanan. Pada
, atasjenis, mutu, saat diterima
dankualitassuatubarangsertakees dilakukan pemeriksaan
bentuksedia
yang meliputi jenis
an,kekuatan, uaiandalampemesanansehingabi dan jumlah narkotika
noBatch, saditerimaolehapotek. yang dipesan.
expireddate

SPOPenyim Posedurinidilakukanuntukmeme Obat-obat yang Untukmenjaminm

panan liharamutusediaanfarmasi, termasuk golongan utuobatsehinggatib
4 Penyimpanan menghindaripenggunaan yang narkotika di Apotek a di
disimpan pada lemari tangankonsumend
tidakbertanggungjawab,
khusus yang terbuat engankondisidank
menjagaketersediaan, dari kayu (atau bahan ualitasyang baik.
sertamemudahkanpencariandanp lain yang kokoh dan
engawasan.. kuat) yang ditempel
pada dinding, memiliki
SPOpengelu Prosedurinidilakukanuntukmeng 2 kunci yang berbeda,
aran ontrolpengeluaranobat yang terdiri dari 2 pintu,
akandigunakandalampelaporana satu untuk pemakaian
khirsetiapbulan. sehari hari seperti
kodein, dan satu lagi
SuhuPenyi Prosedurinidilakukanuntukmenj berisi pethidin, morfin
mpanan agamutuproduksehinggatidakrus dan garam
akdenganmemperhatikansuhupe garamannya. Lemari
nyipanan. tersebut terletak di
tempat yang tidak
diketahui oleh umum,
tetapi dapat diawasi
langsung oleh Asisten
Apoteker yang
bertugas dan
penanggung jawab
narkotika.
Pemusnahandanp SPOPemusn Untuk menghapus TTk memiliki tugas Untuk
5 enarikan ahan pertanggungjawaban Apotekr yakni dalam menghindari
terhadap NPP, menjamin NPP pelaksanaan proses penggunaan yang
recall ataupun tidakbertaanggung
yang sudah tidak memenuhi
penarikan kembali jawab demi
persyaratan untuk dikelola obat/alkes, membantu menjaga keamanan
sesuai dengan standar yang Apoteker untuk masyarakat.
berlaku dan mencegah penyalah membuat surat
gunaan NPP serta mengurangi penarikan dengan
risiko terjadinya penggunaan pihak terakait untuka
obag yang sub standar. melakukan penarikan
obat NPP. Membuat
SPO Prosedur ini dilakukan untuk historical sales
menarik produk yang izinya sehingga pelaksanaan
Penarikan dicabut oleh menteri penarikan lebih cepat
dan memudahkan
sehinggaaman bag imasyarakat. untuk menelusuri no

Berita Berita acara pemusnahan batch suatu obat NPP

yang akan dilakukan
acaraPemus dilakukan untuk menunjukan
penarikan atau recall.
 nahanNarko bahwa barang tersebut telah Mendata seberapa
tik/psiko/ dimusnahkan. banyak obat NPP yang
akan ditarik oleh
Precursor industri ataupun
BPOM. Mengecek
kesesuaian penarikan
dengan jumlah yang
tersedia berdasarkan
faktur pembelian obat.
TTK membantu
apoteker untuk
membuat berita acara
sebagai salah satu
persyaratan
pemusnahan obat NPP.
SPO Prosedur ini dilakukan untuk TTK berperan untuk Agar tidak terjadi
mempertahankan jenis dan mengendalikan kelebihan dan
6 Pengendalian
jumlah persediaan sesuai pengeluaran serta kekosongan obat
kebutuhan pelayanan, melalui mencatatat dan di unit pelayanan
mencocokan jumlah dan apotek.
system pesanan atau pengadaan, fisik obat dengan
penyimpanan atau pengeluaran. jumlah yang tertulis di
Hal ini bertujuan untuk kartu stock dengan
menghindari terjadinya cara menghitung setiap
kelebihan, kekurangan, item obat.
kekosongan, kerusakan,
kadaluwarsa, kehilangan serta
pengembalian pesanan.

UjiPetik Prosedur ini dilakukan untuk

mengukur capaian dan
pemenuhan syarat yang telah
ditetapkan dengan melakukan
pengecekan langsung.

Stock Untuk mengetahui kesesuaian

Opname antara jumlah yang tercatat
dalam pembukuan`

Pelaporan penggunaan Tersedia data yang

Pencatatandan Faktur Faktur penjualan memiliki narkotika dilakukan akurat sebagai
7
Penjualan manfaat dan kegunaan yang setiap bulan. Laporan bahan evaluasi dan
Pelaporan penggunaan obat informasi yang
sangat penting, yaitu sebagai
informasi Obat NPP yang telah narkotika di lakukan akurat untuk
melalui online digunakan dalam
dipesan oleh Apoteker terhadao
SIPNAP (Sistem pencatatan dan
PBF. Sebagai informasi nilai Pelaporan Narkotika pelaporan.
tagihan dan termin pembayaran dan Psikotropika).
yang harus dibayarkan oleh
 Apotek. Sebagai rujukan yang Asisten apoteker setiap
sah apabila barang yang diantar bulannya menginput
tidak sesuai. data penggunaan
narkotika dan
LaporanKas Untuk mencatat penjualan dan psikotropika melalui
ir/penjualan penerimaan pembayaran / SIPNAP lalu setelah
pembelian oleh pasien/PBF data telah terinput data
tersebut di import
secara digital, untuk
(paling lama sebelum
mempermudah pengengelolaan tanggal 10 pada bulan
stok Obat NPP, penyampaian berikutnya).
laporan, dan berbagai hal
lainnya.

Kartustock Pencatatan pengeluaran obat

mulai dari nama pbf, tanggal
terima barang, nama obat, no
reg. & no batch, tanggal
kedaluwarsa, satuan obat,
jumlah obat yang keluar, jumlah
Obat NPP yang masuk serta
kroscek petugas.

Buku Buku yang digunakan untuk

Pencatatan mencatat resep yang masuk ke
apotek yang harus ditulis oleh
Narkotik/ asisten apoteker (AA) setiap
psikotropik/ hari, buku ini juga berguna
precursor apabila ada kesalahan dalam
menerima resep. Sebagai arsip
untuk pemeriksaan oleh pihak
bersangkutan terkait
penggunaan obat NPP

Buku Buku yang digunakan untuk

Pelaporan melaporkan penggunaan
narkotik/ narkotika dan psikotropika.

Psikotropik/
prekursor

6. Pembahasan
Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan
suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait
antara satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan, dan pelaporan,
penghapusan, monitoring dan evaluasi.

1) Perencanaan
Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menentukan
dalam proses pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit. Tujuan
perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah
perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan
kesehatan di rumah sakit

2) Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan dan disetujui, melalui:
o pembelian
o produksi/pembuatan sediaan farmasi,
o sumbangan/droping/hibah.

Pembelian dengan penawaran yang kompetitif (tender) merupakan suatu

metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan
harga, apabila ada dua atau lebih pemasok, apoteker harus mendasarkan pada
kritera berikut: mutu produk, reputasi produsen, harga, berbagai syarat,
ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan pemasok, dapat dipercaya,
kebijakan tentang barang yang dikembalikan, dan pengemasan. Tujuan
pengadaan: mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan
mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan
lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan
3) penerimaan
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah
diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung,
tender, konsinyasi atau sumbangan. Penerimaan perbekalan farmasi harus
dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Petugas yang dilibatkan
dalam penerimaan harus terlatih baik dalam tanggung jawab dan tugas mereka,
serta harus mengerti sifat penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim
 penerimaan farmasi harus ada tenaga farmasi.
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima
sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu.
Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan
dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit. Semua perbekalan
farmasi harus ditempatkan dalam tempat persediaan, segera setelah diterima,
perbekalan farmasi harus segera disimpan di dalam lemaru besi atau tempat
lain yang aman. Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai dengan
spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan.
4) Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dingin
Tujuan penyimpanan adalah
o Memelihara mutu sediaan farmasi
o Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
o Menjaga ketersediaan
o Memudahkan pencarian dan pengawasan
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut
bentuk sediaan san alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO, dan
disertai sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan
farmasi sesuai kebutuhan. Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan
memperpendek jarak gudang dan pemakai dengan cara ini maka secara tidak
langsung terjadi efisiensi.