-FORMAT LAPORAN TNA-

A. Deskripsi Umum
Penjelasan tentang organisasi/institusi tempat kegiatan TNA dilakukan
(institusi bergerak di bidang apa, kegiatan yang dilakukan)
B. Waktu Pelaksanaan
Berisi tentang kegiatan TNA mulai dari waktu, tujuan kegiatan, dan tempat
kegiatan.
C. Target Sasaran
Penjelasan mengenai TNA dilakukan pada berapa orang, tingkatan jabatan
D. Metode Pengumpulan Data
Semua metode pengumpulan data yang digunakan dalam TNA, alasan,
subjek, dan hasil yang diperoleh harus dipaparkan sebagaimana tabel
berikut:
Metode Alasan penggunaan Subjek Hasil yang
diperoleh
observasi Untuk Teller sejumlah Isi : menjelaskan
mengidentifikasi 3 orang tentang kondisi
keterampilan teller yang seharusnya
dalam melayani dilakukan dan
nasabah kenyataan yang
ditemukan dalam
observasi.
interview ....... ....... ........

E. Hasil Training Need Analysis

Merupakan kesimpulan dari data yang telah dikumpulkan melalui TNA,
meliputi:
1. Organizational Analysis
 Menguraikan ketercapaian, kesesuaian visi, misi dan tujuan institusi
dengan kondisi aktualnya.
  Menguraikan sistem pengelolaan sumber daya manusia yang ada di
institusi tersebut.
 Menguraikan sistem pengelolaan pekerjaan sumber daya manusia
yang ada di institusi tersebut.
 Menguraikan sistem reward dan punishment pada isntitusi tersebut.
 Menguraikan dukungan pelatihan yang pernah dilakukan, meliputi
dukungan dari manajer, rekan karyawan yang lain untuk melakukan
pelatihan.
 Menguraikan sumber daya pelatihan tersedia (budget, waktu dan
keahlian).
2. Task Analysis
 Menguraikan aktivitas kerja, tugas-tugas (aktivitas kegiatan kerja
dalam jabatan) yang dilakukan oleh karyawan. Pengetahuan
(fakta/prosedur), keterampilan (kecakapan melaksanakan suatu
tugas) dan kemampuan (kapasitas fisik dan mental untuk
melaksanakan suatu tugas) dan lain-lainya mengenai kondisi ketika
tugas dilaksanakan juga yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugas.
 Menguraikan tugas karyawan yang benar-benar dilakukan (actual
performance) dan apa yang seharusnya dilakukan dalam pekerjaan
(expected performance).
3. Person Analysis
 Menguraikan kinerja terkini, kinerja dibawah standar dan kinerja
yang diharapkan untuk identifikasi kebutuhan pelatihan karyawan.
 Menguraikan kesiapan karyawan untuk pelatihan (kecakapan dasar
yang dimiliki, karakteristik personal dalam kemampuan
mengerjakan tugas yang ada atau tugas baru, sikap, keyakinan dan
motivasi yang dibutuhkan, kesadaran dalam membutuhkan
pelatihan, tujuan, ketertarikan karir dan kecakapan yang
dibutuhkan).
 Menguraikan kondisi lingkungan kerja
  Menguraikan pengetahuan karyawan mengenai cara mengerjakan
pekerjaan, kesempatan untuk melakukan pekerjaan, dukungan
sosial, ketidakleluasaan situasi pekerjaan.

4. Kesimpulan Hasil Training Need Analysis

Berisi permasalahan yang diperoleh dari hasil TNA. (dibuat dalam
bentuk bagan, menyebutkan perbedaan keadaan yang saat ini terjadi
(actual performance) dengan keadaan yang diharapkan pada
perusahaan (expected performance) Contoh bagan : (boleh dikreasikan
sesuai dengan kebutuhan).

Actual Performance Expected

Performance
1.
2. ......, dst 1.
2. ......, dst

GAP

Training Not Training

1. 1.
2. 2.
3. ......, dst 3. ......., dst

Training yang akan

dilaksanakan:
...............................................
............................................
 #Menjelaskan/mendeskripsikan bagan yang telah dibuat.
5. Kebutuhan Pelatihan
(menyebutkan kebutuhan pelatihan atau rekomendasi untuk yang non
pelatihan beserta alasannya).

Laporan TNA tidak perlu dijilid dan di ketik dengan format kertas
A4; font Cambria; ukuran 12; spasi 1,15; Margin: Kiri: 3cm/Kanan:
3cm/Atas: 3cm/Bawah: 3cm; dan halaman di tengah bawah.
 CONTOH LAPORAN

TRAINING NEED ANALYSIS

 LAPORAN

TRAINING NEED ANALYSIS

di PT. Maju Jaya Malang

Disusun untuk memenuhi tugas

Matakuliah Desain dan Teknik Pelatihan

yang Diampu oleh Budi Utami, M. Si.

Andi 201510230311312

Ana 201510230311334

Ani 201510230311367

Ina 201510230311333

Inu 201510230311378

Kelas : Psikologi H 2015

Asisten : Anindya Aprilita, S.Psi

FAKULTAS PSIKOLOGI

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG

2015
 DESKRIPSI UMUM PERUSAHAAN

PT. Maju Jaya yang kami jadikan sasaran untuk melakukan TNA
(Training Need Analysis) bertempat di Jl. Sejati Gg.08 RT.33 RW.03 Malang.
PT. Maju Jaya sendiri bergerak dalam bidang makanan, akan tetapi lebih
spesifiknya perusahaan ini mengelola tentang pendistributoran ice cream di
wilayah Kabupaten Malang. Adapun wilayah yang dicakup oleh perusahaan
ini yaitu sekitar Malang Selatan, Kecamatan Sukun, dan Kecamatan
Kedungkandang. PT. Maju Jaya yang ada di Pakisaji ini merupakan salah
satu cabang dari PT. Universal yang ada di wilayah Jawa Timur, sedangkan
cabang yang lainnya yaitu terletak di daerah Karangploso dan di Sidoarjo.
Perusahaan ini terdiri dari 4 divisi yaitu sales, pengiriman, administrasi dan
Gudang. Jam operasional dari perusahaan sendiri yaitu dimulai pukul 08.00
– 16.00 WIB. Adapun jumlah karyawan yang ada di PT. Maju Jaya berjumlah
53 orang dengan struktur organisasi (terlampir di lampiran).

A. WAKTU PELAKSANAAN
Tanggal 5 Oktober 2016 kelompok kami melakukan TNA (Training
Need Analysis) yang pertama sekitar pukul 14.00 WIB. Adapun tujuan dari
TNA (Training Need Analysis) yang pertama ini yaitu untuk melakukan
wawancara tingkat organisasi dan operasional kepada Operation Manager
dan staff Administrasi dari PT. Maju Jaya cabang Kabupaten Malang. Dalam
TNA (Training Need Analysis) yang pertama ini kami juga melakukan
wawancara tingkat individu kepada beberapa karyawan yang selesai
melakukan pengiriman dan beberapa sales. Dihari yang sama kami juga
menyebarkan angket kepada karyawan yang ada disana. Akan tetapi
dikarenakan banyak karyawan yang belum kembali setelah melakukan
pengiriman sehingga kami menitipkan beberapa angket kepada staff
Administrasi dan melanjutkan menyebar angket pada hari kedua. Angket
yang dimaksud disini yaitu tentang daftar kompetensi yang harus dimiliki
dalam bidang pekerjaan dengan menggunakan skala rangking, dimana
karyawan yang mengisi angket memberikan penilaian dari angka 1-10
untuk kompetensi yang harus dimiliki sampai dengan kompetensi yang
tidak harus dimiliki oleh setiap bidang pekerjaan.
Tanggal 6 Oktober 2016 kelompok kami melakukan TNA (Training
Need Analysis) untuk hari kedua yaitu sekitar pukul 16.00 WIB. Adapun
tujuan dari TNA (Training Need Analysis) yang kedua ini yaitu untuk
menyebarkan angket yang belum selesai pada hari pertama serta
mengambil angket yang telah diberikan pada hari pertama.

1
Pekerjaan : Driver

No. Kompetensi yang harus dimiliki Ranking

1. Komunikasi kepada atasan

2. Komunikasi kepada konsumen

3. Komunikasi kepada rekan kerja

4. Memiliki kemamampuan yang berhubungan dengan

pekerjaan

5. Memiliki kepercayaan diri

6. Lebih berorientasi kepada kepentingan konsumen

7. Kemampuan pengendalian diri

8. Kemampuan dalam hal pengaturan waktu

No. Pelatihan yang di butuhkan Ranking

1. Komunikasi kepada atasan

2. Komunikasi kepada konsumen

3. Komunikasi kepada rekan kerja

4. Memiliki kemamampuan yang berhubungan dengan

pekerjaan

5. Kepercayaan diri

6. Berorientasi pada konsumen

7. Pengendalian diri

8. Pengaturan waktu

2
Pekerjaan : Delivery

No. Kompetensi yang harus dimiliki Ranking

1. Komunikasi kepada atasan

2. Komunikasi kepada konsumen

3. Komunikasi kepada rekan kerja

4. Kepercayaan diri

5. Berorientasi pada konsumen

6. Adaptasi dengan konsumen

7. Pengendalian diri

8. Pengaturan waktu

No. Pelatihan yang di butuhkan Ranking

1. Komunikasi kepada atasan

2. Komunikasi kepada pengunjung

3. Komunikasi kepada rekan kerja

4. Kepercayaan diri

5. Berorientasi pada pengunjung

6. Kemampuan adaptasi dengan pengunjung

7. Kemampuan pengaturan diri

8. Kemampuan mengatur waktu

3
Pekerjaan : Sales

No. Kompetensi yang harus dimiliki Ranking

1. Komunikasi kepada atasan

2. Komunikasi kepada pengunjung

3. Komunikasi kepada rekan kerja

4. Keahlian menjual barang

5. Kepercayaan diri

6. Berorientasi pada pengunjung

7. Adaptasi dengan pengunjung

8. Pengendalian diri

9. Pengaturan waktu

10. Mampu menarik perhatian pengunjung

No. Pelatihan yang di butuhkan Ranking

1. Komunikasi kepada atasan

2. Komunikasi kepada pengunjung

3. Komunikasi kepada rekan kerja

4. Keahlian menjual barang

5. Kepercayaan diri

6. Berorientasi pada pengunjung

7. Kemampuan adaptasi dengan pengunjung

8. Kemampuan pengaturan diri

9. Kemampuan mengatur waktu

10. kemampuan menarik perhatian pengunjung

4
 B. TARGET SASARAN
Wawancara dilakukan kepada Operation Manager dari PT. Maju
Jaya, staff Administrasi dan sales. Selain itu kami juga menyebarkan angket
kepada divisi pengiriman, sales dan driver. Observasi dilakukan kepada 8
orang karyawan yang ada di perusahaan PT. Maju Jaya mulai dari staff
admin, pengiriman, dan sales. Observasi dilakukan dengan cara mengamati
kinerja di ketiga divisi tersebut.

C. METODE PENGUMPULAN DATA

Metode pengumpulan data menggunakan metode wawancara dan
observasi.
a. Wawancara semi tersetruktur yaitu wawancara dengan
mengembangkan guide yang sudah di susun, wawancara dilakukan
kepada beberapa staff di PT. Maju Jaya.
b. Observasi Nonpartisipan adalah metode pengumpulan data dengan
mengamati beberapa karyawan yang ada di PT. Maju Jaya.

Metode Alasan penggunaan Subjek Hasil yang

diperoleh

Observasi Untuk mengetahui karyawan Setiap karyawan

mengenai kondisi PT. Maju melakukan tugasnya
perusahaan Jaya masing masing, dan
setiap melakukan
tugasnya karyawan
yang bertugas di
lapangan selalu
kembali ke kantor
terlebih dahulu.

Wawancara Untuk mendapatkan Owner Setiap orang yang

informasi terkait Manager, diwawancara dapat
perusahaan staff Admin, memberikan
dan sales informasi yang
PT. Maju dibutuhkan oleh
Jaya kelompok.

Angket Untuk mengetahui Divisi Sales, kelompok

kebutuhan dari karyawan pengiriman, mendapatkan
dan driver informasi terkait apa
saja kebutuhan dari

5
 karyawan.

D. HASIL TRAINING NEED ANALYSIS

 Level Organisasional (Organizational analysis)

a. Visi
Untuk visi dari PT. Maju Jaya yaitu untuk meraih rasa cinta dan
penghargaan dari Indonesia dengan menyentuh kehidupan
setiap orang Indonesia setiap harinya
b. Misi:
 Kami bekerja untuk menciptakan masa depan yang lebih baik
setiap hari.
 Kami membantu konsumen merasa nyaman, berpenampilan
baik dan lebih menikmati hidup melalui brand dan layanan
yang baik bagi mereka dan orang lain.
 Kami menginspirasi masyarakat untuk melakukan langkah
kecil setiap harinya yang bila digabungkan bisa mewujudkan
perubahan besar bagi dunia.
 Kami senantiasa mengembangkan cara baru dalam berbisnis
yang memungkinkan kami tumbuh dua kali lipat sambil
mengurangi dampak terhadap lingkungan.
c. Tujuan dan Prinsip:
 Integritas
Kami berkomitmen terhadap integritas karena hal itu
membangun reputasi kami, karena itu kami tidak pernah
mengenal kompromi. Integritas menentukan bagaimana
kami berperilaku, dimana pun kami berada. Integritas
memandu kami melakukan tindakan yang benar untuk
keberhasilan jangka panjang Unilever.
 Respek
Kami berkomitmen untuk saling menghormati karena setiap
orang harus diperlakukan secara hormat, jujur dan adil.
Kami menghargai keberagaman dan kami menghormati
orang atas dasar siapa mereka dan apa yang mereka
lakukan.
 Tanggung Jawab
Kami berkomitmen terhadap tanggung jawab karena kami
ingin menjaga konsumen, lingkungan dan masyarakat
dimana kami beroperasi. Kami mengemban tanggung jawab
tersebut secara pribadi dan senantiasa melaksanakan apa
yang kami katakan.
 Semangat Kepeloporan
6
 Kami berkomitmen untuk menjalankan semangat
kepeloporan karena hal itulah yang awalnya membuat bisnis
kami ada, dan hal itulah yang sampai saat ini masih menjadi
penggerak kami untuk terus tumbuh. Semangat ini memberi
kami gairah untuk menang dan untuk menciptakan masa
depan yang lebih baik. Artinya, kami senantiasa siap untuk
mengambil risiko secara cerdas.
 Dampak Positif
Kami bertujuan memberikan dampak positif dengan
berbagai cara: melalui merek kami, kegiatan komersial dan
hubungan kami, kontribusi sukarela, serta berbagai cara lain
dimana kami berhubungan dengan masyarakat.
 Komitmen yang Berkelanjutan
Kami juga berkomitmen untuk terus meningkatkan cara
dalam menangani dampak lingkungan dan bekerja dengan
tujuan jangka panjang kami dalam mengembangkan bisnis
yang berkelanjutan.
 Menjalankan Aspirasi
Tujuan perusahaan kami adalah memberikan aspirasi bagi
kami untuk mengelola bisnis. Hal ini diperkuat dengan
peraturan dalam prinsip-prinsip bisnis yang menjelaskan
standar operasional yang diikuti semua karyawan Unilever,
dimanapun mereka berada diseluruh dunia. Aturan ini juga
mendukung pendekatan kami pada pemerintah serta
tanggung jawab perusahaan.
 Bekerja dengan yang lain
Kami ingin bekerja dengan para penyedia sumber daya yang
memiliki nilai dan standar yang sama dengan kami dalam
bekerja. Peraturan tentang rekanan bisnis, sejalan dengan
peraturan prinsip bisnis kami, terdiri dari sepuluh prinsip
yang meliputi integritas bisnis dan tanggung jawab yang
berhubungan dengan karyawan, konsumen dan lingkungan.
d. Sistem pengelolaan sumber daya manusia (SDM):
Pengelolaan SDM yang dilakukan oleh PT. Maju Jaya Malang
yaitu pelatihan pada awal masuk yang diadakan untuk
mengetahui pekerjaan-pekerjaan yang akan mereka hadapi. Di
setiap tahunnya dari pusat juga mengadakan outbound yang
bermanfaat untuk mengakrabkan satu sama lain antar
karyawan.
e. Sistem pengelolaan pekerjaan SDM:
Untuk pengelolaan pekerjaan telah tersedia tugas di setiap
bidang pekerjaan atau divisi masing – masing.
f. Sistem reward dan punishment :
PT. Maju Jaya memberikan reward berupa tambahan bonus
yaitu tambahan gaji kepada karyawan yang dapat
7
 menyelesaikan tugasnya dengan baik. Bonus yang diberikan
kepada masing-masing karyawan berbeda-beda tergantung
dengan hasil kerja tiap karyawan. Jika hasil kinerja
karyawan dapat melebihi target yang diberikan maka bonus
akan besar sesuai dengan yang mereka kerjakan yang langsung
bertambah dalam gaji mereka. Jika perkerjaan yang dilakukan
standart maka mereka tidak akan memperoleh bonus tambahan.
Punishment yang diberikan kepada karyawan yaitu dengan
adanya berita acara (BA) yang dikumpulkan setiap tahunnya
untuk mereview kesalahan apa yang pernah dilakukan oleh
karyawan, jika dalam setahun terdapat berita acara 3 kali
berturut-turut maka akan diadakan sanksi atau disebut SP.
Sanksi terberat yaitu dengan mengeluarkan karyawan, namun
sampai saat ini belum pernah terjadi hal semacam ini.
g. Dukungan pelatihan yang pernah di lakukan (dukungan
dari manager, rekan karyawan lain, dll):
Pelatihan yang dilakukan oleh PT. Maju Jaya Walls ini diadakan
tergantung kebutuhan di masing-masing divisi. Karena masing
masing divisi memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Seperti
yang pernah dilakukan sebelumnya yaitu untuk divisi admin,
mereka melakukan upgrading dengan cara studi ke lain kantor
lalu melakukan diskusi untuk menemukan kelemahan dan
menemukan solusi dari permasalahan.
h. Sumber daya pelatihan (waktu, budget, keahlian) :
Dalam PT. Maju Jaya Walls sendiri di sediakan waktu dan biaya
untuk melakukan kegiatan yang meningkatkan kualitas kinerja
karyawan. PT. Maju Jaya melakukan pelatihan setiap tahunnya.
Pelatihan yang diberikan pada manager merupakan wewenang
dari pusat yaitu PT.Unilever. Untuk pelatihan yang dilakukan
dari perusahaan sendiri yaitu untuk divisi staf dibawah
manager.

PT. Maju Jaya merupakan salah satu cabang dari PT. Universal yang
menjadikan PT. Maju Jaya masih berada dibawah tanggung jawab dari
PT. Universal. Maka dari itu untuk visi, misi, dan tujuan dari PT. Maju
Jaya tetap mengikuti dari perusahaan induknya yaitu PT. Universal.
Dalam hal program kerja, PT. Maju Jaya dibagi menjadi 4 divisi yaitu
sales, pengiriman (driver), admin, dan gudang dimana dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dari
masing-masing divisi tersebut. Peran PT. Maju Jaya sebagai salah satu
cabang dari PT. Universal haruslah berjalan dengan baik sesuai dengan
8
 visi, misi dan tujuan dari perusahaan induknya yakni PT. Universal.
Agar visi, misi, dan tujuan tercipta maka diperlukannya komunikasi
yang kuat kepada customer agar penjualan dapat memenuhi target
bahkan melebihi target yang ditentukan. Namun, dengan berbagai
macam latar belakang pendidikan karyawan yang berbeda-beda
membuat kemampuan komunikasi yang dimiliki tiap karyawan juga
berbeda-beda khusunya pada divisi sales dan pengiriman. Perbedaan
kemampuan komunikasi inilah yang dapat menghambat proses
penjualan perusahaan dimana divisi sales dan pengiriman merupakan
kunci utama penjualan ice cream di perusahaan PT. Maju Jaya.

 Level Operasional (Task Analysis)

PT. Maju Jaya yang bergerak dalam pendistribusian Ice cream
yang terletak di Kepanjen ini memiliki 53 karyawan yang terbagi
menjadi 4 divisi antara lain:
1. Sales
Sales yang dimiliki oleh PT. Maju Jaya ini sebanyak 11 pegawai
yang memiliki wilayah cakupan sendiri-sendiri. Dimana setiap sales
memiliki 1 tim pengiriman yang terdiri dari seorang driver dan
seorang helper.
Adapun tugas dari sales tersebut adalah mengecek ketersediaan
Ice cream di toko-toko wilayah cakupan mereka dan melakukan
laporan atas ice cream apa saja yang kosong di toko tersebut ke
kantor melalui tablet, kemudian tim delivery yang akan
mengirimkan keesokan harinya. Toko-toko yang harus mereka
datangi sudah diatur oleh perusahaan sesuai jadwal yang diberikan,
sehingga ada kewajiban dalam seminggu harus mendatangi toko di
wilayah tersebut. Sebelum berangkat untuk melakukan
pengecekan, sales harus terlebih dahulu pergi ke kantor untuk
absensi.
Karena sales bertugas langsung dilapangan dengan wilayah
pendistribusian berbeda-beda sehingga memiliki karakter
customer yang berbeda pula, maka sales harus bisa menyesuaikan
diri terhadap customer dan memiliki keterampilan komunikasi
yang baik terhadap customer, kepercayaan diri, penampilan yang
menarik dan jujur sehingga jalinan kerja sama dengan customer
dapat berjalan dengan lancar. Selain itu, sales harus mudah
menyesuaikan diri dengan sesama karyawan terutama pengiriman,
karena mereka bekerja sama dalam melakukan pendistribusian ice
cream ke toko-toko.

9
 Berdasarkan hasil wawancara terhadap operasional manager
menyebutkan bahwa keterampilan komunikasi yang dimiliki sales
perlu ditingkatkan. Hal ini disebabkan karena 9 dari 11 karyawan
sales yang dimiliki PT. Maju Jaya Kepanjen merupakan lulusan
SMA/Sederajat. Menurut Opersional manager ada perbedaan
antara lulusan SMA/Sederajat dengan lulusan diploma/Sarjana
yang memiliki pengetahuan lebih akan keterampilan komunikasi.
2. Pengiriman (Delivery)
Tim Delivery yang dimiliki oleh PT. Maju Jaya sebanyak 11 Tim
yang terdiri dari 11 driver dan 11 helper. Dimana setiap 1 sales
memiliki 1 tim pengiriman. Adapun tugas dari tim pengiriman
adalah mengantarkan ice cream yang sudah dipesan ke toko-toko
yang sudah ditentukan. Jadwal pengiriman tidak menentu sesuai
dengan laporan yang dibuat sales. Sebelum melakukan pengiriman,
setiap pagi tim delivery harus pergi ke kantor untuk briefing dengan
atasan terlebih dahulu. Kemudian tim delivery harus mengambil
data ke admin, toko mana yang akan didatangi. Setelah itu mereka
mengambil ice cream ke gudang, kemudian baru melakukan
pengiriman ke toko-toko yang sudah ditentukan. Helper disini
bertugas untuk menerima uang dari pemilik toko atas ice cream
yang sudah diterima dan menyerahkannya kepada kasir di kantor.
Seperti sales yang bertugas langsung ke lapangan, maka tim
pengiriman juga harus mampu berkomunikasi yang baik dengan
customer ataupun sesama karyawan, jujur, kuat dan dapat
mengemudikan mobil. Karena tim delivery harus mengambil ice
cream dari gudang, memasukan dan mengeluarkan dari mobil
pendingin maka tim delivery wajib dan harus tahan terhadap suhu
yang dingin.
Dari hasil wawancara kepada operasional manager
menyebutkan bahwa keterampilan komunikasi yang dimiliki oleh
divisi pengiriman perlu ditingkatkan seperti halnya pada divisi
sales karena divisi sales dan divisi pengiriman bekerja dalam 1 tim.
Wawancara kepada operasional manager juga didapatkan
informasi bahwa 9 dari 11 karyawan sales yang dimiliki PT. Maju
Jaya merupakan lulusan SMA/Sederajat. Dari perbedaan inilah
membuat kemampuan dan keterampilan yang dimiliki berbeda.
3. Administrasi
Petugas administrasi yang dimiliki PT. Maju Jaya ini bertugas
untuk menangani masalah administrasi dimana staff administrasi
terdiri dari :

10
a. Kasir
Petugas kasir yang dimiliki PT. Maju Jaya kepanjen ini
sebanyak 1 orang. Adapun tugas dari kasir adalah menerima
uang pembayaran dari ice cream yang sudah dikirim ke toko-
toko. Sebagai seorang kasir yang baik, maka diperlakukan
kemampuan seperti bisa menggunakan komputer dan
aplikasi microsoft seperti excel dan word, selain itu kasir juga
dituntut untuk teliti, jujur dan bertanggung jawab karena
tugas yang mereka emban berhubungan dengan uang.
b. Finance
Staff finance merupakan staff yang bertanggung jawab
terhadap segala aktivitas keuangan, baik dari pengelolaan,
penerimaan, transaksi, pencatatan, dan laporan keuangan.
Oleh sebab itu, staff finance dituntut untuk teliti, akurat, jujur
dalam menjalankan tugasnya sehingga syarat utama menjadi
seorang finance adalah memiliki ilmu akuntansi. Adapun
fungsi dan tugas staff finance adalah mengelola keuangan
perusahaan, menginput semua transaksi keuangan,
melakukan transaksi keuangan perusahaan, melakukan
pembayaran kepada suplier, mengontrol aktivitas keuangan
atau transaksi keuangan perusahaan, membuat laporan
mengenai aktivitas keuangan perusahaan, melakukan
evaluasi budget, menyiapkan dokumen penagihan atau
kwitansi tagihan beserta kelengkapannya. Staff finance yang
dimiliki PT. Maju Jaya kepanjen ini sebanyak 3 orang.
c. Tagihan
Staff tagihan bertugas untuk melakukan penagihan ke toko-
toko kecil (GT), toko-toko besar (MT) dan membayarkan
tagihannya ke kasir di kantor. Karena bertugas langsung
dilapangan dan kantor, maka seorang staff tagihan harus
memiliki komunikasi yang baik terhadap customer dan rekan
kerja, selain itu staff tagihan juga harus jujur dan bertanggung
jawab. Hambatan yang dimiliki oleh staff tagihan GT adalah
ketika ada customer yang memiliki penunggakan pembayaran
ice cream dikarenakan pembeli yang minim.
d. MT
Staff MT adalah seorang administrasi yang bertugas untuk
melakukan faktur pajak terhadap setiap toko yang memiliki
npwp/ toko besar sehingga harga ice cream yang dijual bisa
dipotong. Karena bertugas untuk mengelola faktur pajak,

11
 maka seorang staff MT diharuskan memiliki ilmu akuntasi
,perpajakan dan dapat mengoperasikan sistem pajak.
e. Operator SND
Operator SND disini memiliki tugas yang sama seperti
seorang customer service yaitu menangani keluhan-keluhan
dari customer.
f. Pelunasan
Staff pelunasan bertugas untuk mengecek data dari kasir
tentang toko-toko yang sudah membayar tagihan.

Berdasarkan hasil wawancara terhadap operasional manager

dan kepala bagian administrasi menyebutkan bahwa tim
administrasisejauh ini belum memiliki kendala dalam
penyelesaian tugas. Hal ini dikarenakan tim administrasi telah
mendapatkan pelatihan upgrading.
4. Gudang
Staff gudang bertugas untuk mengecek stok ice cream dan
melakukan pendataan setiap awal dan akhir bulan. Selain itu staff
gudang juga bertugas menata ice cream ke dalam mobil pengiriman
(freezer) yang akan dikirimkan ke toko-toko dan ccs (control
cabinet sistem) yaitu mengganti freezer yang rusak di toko-toko
dan mengantarkan freezer ke customer baru. Karena kebanyakan
tugas dari staff gudang berada didalam cold store yang
bertemperatur -20c selama ± 1jam, sehingga dibutuhkan staff
gudang yang tahan terhadap dingin, kuat, tidak mudah sakit dan
jujur. Dalam staff gudang hambatan yang dimiliki berhubungan
dengan hal teknis,seperti saat melakukan pengecekan stok ice
cream di cold store mereka harus bekerja secara cepat tanggap.

 Level Individual (Person Analysis)

Dari 33 kuesioner yang diberikan didapatkan data bahwasanya
untuk sales faktor kepercayaan diri, komunikasi kepada atasan dan
keahlian menjual barang merupakan hal-hal yang dibutuhkan.
Sedangkan untuk driver faktor komunikasi dengan atasan, komunikasi
dengan rekan kerja dan kepercayaan diri merupakan hal-hal yang
dibutuhkan begitu juga dengan helper hal-hal yang dibutuhkan yaitu
faktor kepercayaan diri, komunikasi dengan costumer dan komunikasi
dengan rekan kerja. Hal ini tidak jauh berbeda dengan analisa
pekerjaan yang dilakuka oleh PT. Maju Jaya, dari hasil analisa pekerjaan
yang dilakukan oleh PT. Maju Jaya didapatkan bahwa komunikasi dan

12
kepercayaan diri kepada customer dari tim sales, driver dan helper perlu
ditingkatkan.
Berdasarkan wawancara terhadap sales, driver dan helper hal
tersebut menjadi kendala yang dihadapi oleh para subjek baik dari
sales, driver dan helper. Mereka merasa masih bingung ketika
berhadapan dengan para customer ketika berada di lapangan. Mereka
menyatakan bahwasanya kepercayaan diri yang mereka miliki masih
kurang yang disebabkan karena mereka tidak cukup mengetahui
komunikasi yang benar. Hal ini juga didukung dengan pernyataan
Manager ketika di wawancara. Manager menyebutkan bahwa
karyawannya masih memiliki komunikasi yang perlu ditingkatkan.
Sedangkan komunikasi itu dibutuhkan dalam pekerjaan sales, driver
dan helper kepada customer. Begitu juga dengan pernyataan yang
dijelaskan sales bahwa karakteristik pertama yang harus dimiliki oleh
pekerjaannya yaitu komunikasi dengan pemilik toko di mana
komunikasinya harus lancar. Dengan adanya komunikasi tersebut
memudahkan untuk penyetokan selanjutnya bisa langsung diterima.
Sehingga hal inilah yang mendasari bahwasanya pelatihan yang
dbutuhkan para subjek diantaranya pelatihan komunikasi kepada
customer serta pelatihan kepercayaan diri.

13
 E. KESIMPULAN HASIL TRAINING NEED ANALYSIS

Actual performance: Expected performance:

1. Tim Sales dan pengiriman 1. Tim Sales dan pengiriman
tidak memiliki kemampuan memiliki kemampuan
komunikasi terhadap komunikasi yang setara
customer yang setara sehingga mampu menarik
dikarenakan latar belakang customer
pendidikan yang berbeda. 2. Customer membayar tepat
2. Kebijakan perusahaan waktu.
menjadikan Customer
menungga pembayaran.

GAP

Training: Non training:

1. Komunikasi 1. Kebijakan perusahaan

Training yang akan dilaksanakan

 Komunikasi terhadap
customer

14
 Dari hasil TNA yang sudah dilakukan, menunjukkan bahwa di PT.
Maju Jaya tersebut ditemukan berbagai masalah. Sehingga terjadi ketidak
cocokan antara apa yang diharapkan dan apa yang terjadi di lapangan. Hal
ini menyebabkan terjadinya GAP atau kesenjangan. Kesenjangan-
kesenjangan ini meliputi hal-hal yang dapat dikaji secara psikologis
maupun tidak. Hal psikologis, seperti komunikasi dan kepercayaan diri.
Sedangkan yang non psikologis meliputipenunggakan pembayaran setoran
oleh pelanggan. Hal ini terlihat dari adanya gap antara harapan PT. Maju
Jaya yaitu pegawai yang memiliki keterampilan yang baik dalam
berkomunikasi dengan customer. Tetapi yang di temukan di lapangan
bahwa keterampilan komunikasi dari tim sales sangat kurang dikarenaan
tim sales sebagian hanya lulusan SMA/Sederajat, selain itu tim sales juga
merasakurang percaya diri ketika berhadapan dengan pelanggan.
Dari data yang sudah didapat dari wawancara dan kuisioner
tersebut, dapat disimpulkan bahwa, kesenjangan dan permasalahan paling
utama dalam PT. Maju Jaya adalah mengenai keterampilan komunikasi yang
disebabkan kurang percaya dirinya karyawan. Sehingga perlu diadakan
pelatihan yang diharapkan untuk meningkatkan kualitas sumber daya
manusia dan pendapatan perusahaan.

F. KEBUTUHAN
Dari hasil TNA yang telah di lakukan di dapatkan sebuah kesimpulan
menyatakan adanya permasalahan yang meliputi hal-hal yang dapat dikaji
secara psikologis maupun tidak. Hal psikologis, seperti kepercayaan diri
sehingga berdampak pada komunikasi. Sedangkan yang non psikologis
meliputi penunggakan setoran dari pelanggan. Dari beberapa permasalahan
tersebut dapat disimpulkan bahwa, kesenjangan dan permasalahan paling
utama dalam PT. Maju Jaya adalah mengenai keterampilan komunikasi.
Karena dari permasalah yang sudah dipaparkan dapat di gambarkan bahwa
sebuah keterampilan komunikasi yang di miliki oleh setiap karyawan, akan
mempengaruhi hasil pendapatan PT. Maju Jaya. Hal ini sudah sangat jelas
bahwa ketika setiap karyawan memiliki tingkat kepercayaan diri yang
tinggi maka seseorang akan memiliki keterampilan komunikasi yang baik
sehingga akan meningkatkan pendapatan perusahaan.
Sedangkan hal yang harus di lakukan untuk menangani masalah
yang non psikologis maka bisa mengalihkan tempat penjualan ke toko yang
lebih besar untuk memperoleh pelanggan yang lebih banyak pula,
dikarenakan persaingan toko saat ini sangat ketat sehingga perusahaan
dapat melihat toko mana yang omset penjualannya menurun.

15