KERTAS KERJA

1. Kertas Kerja Elektronik

Pengertian Kertas Kerja
Kertas kerja adalah catatan informasi yang diperoleh dan analisis yang dilakukan auditor
selama proses audit. Kertas kerja berisi dokumentasi atas langkah-langkah berikut ini
dalam proses audit:
1) Rencana audit, termasuk program audit.
2) Pemeriksaan dan evaluasi kecukupan dan efektivitas system control internal.
3) Prosedur-prosedur audit yang dilakukan, informasi yang diperoleh, dan kesimpulan
yang dicapai.
4) Penelaahan kertas kerja oleh penyelia.
5) Laporan audit.
6) Tindak lanjut dari tindakan perbaikan.

Fungsi Kertas Kerja

Auditor internal menyiapkan kertas kerja untuk beberapa tujuan yang berbeda:

1) Untuk mendukung laporan audit.

2) Untuk menyimpan informasi yang diperoleh melalui tanya jawab, penelaahan
instruksi dan arahan, analisis sistem danproses, pengamatan kondisi, dan pemeriksaan
transaksi.
3) Untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan temuan-temuan audit,
mengumpulkan bukti yang diperlukan untuk menentukan terjadi dan luasnya kondisi-
kondisi yang mengandung kelemahan.
4) Untuk mendukung pembahasan dengan karyawan operasi.
5) Untuk menjadi dasar bagi penyelia dalam menelaah kemajuan dan penyelesaian audit.
6) Untuk memberi dukungan dan bukti untuk masalah-masalah yang melibatkan
kecurangan, tuntutan hukum, dan klaim asuransi.
7) Untuk menjadi sarana bagi auditor eksternal dalam mengevaluasi pekerjaan audit
internal dan kemudian menggunakannya dalam penilaian mereka sendiri atas sistem
kontrol internal organisasi.
8) Untuk menjadi latar belakang dan data referensu untuk penelaahan selanjutnya.
9) Untuk membantu memfasilitasi penelaahan rekan sejawat (peer review).
10) Menjadi bagian dokumentasi yang disyaratkan oleh Undang-undang Praktik Korupsi
Luar Negeri Amerika Serikat.

Dokumentasi

Kertas kerja harus mengikuti bentuk dan susunan yang konsisten, tidak hanya dalam
setiap penugasan audit tetapi juga pada departemen audit internal. Kepala bagian audit
harus menerapkan kebijakan mengenai jenis-jenis kertas kerja audit yang harus disimpan,
sistempenempatan yang akan digunakan, sistem pemberian indeks yang akan diikuti, dan
hal-hal terkait lainnya. Kertas kerja bisa mencakup antara lain:

1) Perencanaan dokumen dan program audit.

2) Kuesioner induk, bagan alir, daftar pemeriksaan, dan hasil-hasil evaluasi kontrol.
3) Catatan wawancara.
4) Bagan organisasi, pernyataan kebijakan dan prosedur, serta deskripsi kerja.
5) Salinan kontrak-kontrak dan perjanjian penting.
6) Surat konfirmasi dan representasi.
7) Foto, diagram, dan tampilan grafis lainnya.
8) Uji dan analisis transaksi.
9) Hasil-hasil prosedur penelaahan analitis.
10) Laporan audit dan jawaban manajemen.
11) Korespondensi audit yang relevan.

Secara umum, auditor internal harus mengupayakan kertas kerja yang rapi, berikut ini
penjelasannya masing-masing :

1) Menjaga Kerapian Kertas Kerja

Kertas kerja yang rapi mencerminkan pemikiran yang rapi. Kertas kerja seperti ini
memberikan kesan langsung mengenai kecermatan dan profesionalisme.
2) Menjaga Keseragaman Kertas Kerja
Semua kertas kerja harus disiapkan pada kertas dengan ukuran tampilan yang sama.
Kertas dengan ukuran lebih kecil harus dilekatkan ke lembar kertas berukuran
 standar. Kertas berukuran lebih besar seharusnya dilipat sehingga memudahkan
penelaahan yang akan dilakukan.
3) Menyiapkan Kertas Kerja Agar Dapat Dipahami
Kertas kerja haruslah jelas dan dapat dipahami, tanpa membutuhkan informasi
tambahan. Setiap orang yang membaca kertas kerja tersebut harus dapat memahami
apa yang diputuskan auditor untuk dilakukan, apa yang telah mereka lakukan, apa
yang mereka temukan, apa kesimpulan yang diambil, dan apa saja yang tidak
diputuskan untuk diambil.
4) Menjaga Kertas Kerja Yang Relevan
Kertas kerja sebaiknya dibatasi hanya pada masalah-masalah yang relevan dan
material, yang secara langsung terkait dengan tujuan-tujuan audit. Catatan yang
mungkin menarik tetapi tidak secara langsung relevan harus dihilangkan. Program
audit yang terorganisasi dengan baik dan instruksi penyelia yang efektif bisa
membantu memastikan dimasukkannya dokumen yang relevan saja.
5) Menjaga Keekonomisan Kertas Kerja
Auditor harus menghindari daftar dan skedul yang tidak perlu. Untuk itu, gunakan
salinan dokumen klien atau hasil cetak komputer. Dokumen-dokumen ini bisa
menunjukkan langkahlangkah audit yang dilakukan menggunakan tanda-tanda yang
berbeda, juga mencatat tanggapan audir pada pinggir kertas.
6) Menjaga Kecukupan Kertas Kerja
Kertas kerja sebaiknya diusahakan tidak ada hal-hal yang tertinggal. Tidak ada
pertanyaan yang diajukan yang dibiarkan tidak terjawab. Jika tersedia ruang untuk
referensi silang, maka harus diisi. Jika timbul pertanyaan, maka harus dijawab atau
alasan untuk tidak menjawabnya harus diberikan.
7) Menjaga Kesederhanaan Penulisan
Kertas kerja haruslah dengan mudah dipahami bagi yang menelaah. Penggunaan
jargon harus dihindari. Jika digunakan, harus dijelaskan pada bagian terpisah dari
kertas kerja, pada daftar istilah, bersama dengan istilah-istilah teknis dan kurang
dikenal yang digunakan dalam aktivitas dan dalam kertas kerja.
8) Gunakan Susunan Kertas Kerja Yang Logis
 Kertas kerja harus disusun secara paralel dengan program audit. Setiap subjek yang
berbeda harus dimasukkan dalam bagian terpisah dari kertas kerja. Hubungan yang
sejajar antara program dan kertas kerja akan memudahkan pangacuan selama dan
setelah audit. Untuk setiap segmen audit, auditor harus memberikan informasi umum
dalam bentuk narasi pada awal bagian. Informasi tersebut mencakup tujuan operasi
yang diaudit dan informasi latar belakang: organisasi, statistik volume, dan sistem
kontrol.

Ringkasan Kertas Kerja

Proses pembuatan ringkasan menyediakan pandangan menyeluruh yang objektif.

Ringkasan bisa mengembalikan ingatan ke fakta-fakta yang ada. Ringkasan membantu
menempatkan temuan dalam perspektif yang wajar. Ringkasan memfokuskan pada hal
yang penting dan relevan serta membanu menempatkan hal-hal yang tidak perlu dan tidak
relevan secara tepat. Auditor yang secara periodik meringkas temuan mereka, yang buruk
maupun yang baik, memegang kendali atas penugasan audit mereka. Ringkasan juga
bermafaat dalam menghubungkan kelompok-kelompok kertas kerja yang terkait dengan
satu hal tertentu. Ringkasan dapat memberikan alur yang berurutan dan logis untuk
berbagai kertas kerja yang saling terkait dan dapat memfasilitasi penelaahan atas bagian-
bagian penugasan tertentu. Berikut ini beberapa bentuk ringkasan yang dapat memberi
manfaat:

1) Ringkasan Segmen-Segmen Audit

Setiap segmen audit harus diringkas dalam bentuk narasi untuk menunjukkan subjek
audit, tujuan dan lingkup audit, temuan, kesimpulan dan rekomendasi auditor, serta
tindakan perbaikan yang dilakukan klien.
2) Ringkasan Statistik
Auditor seringkali menggunakan ringkasan statistik dari hasil-hasil pengujian audit.
Data yang tersebar pada skedul pengujian bisa diringkas sehingga mudah dibaca,
dipahami, dan ditangani.
3) Ringkasan Rapat
 Pembahasan dengan klien – pengamatan, kesepakatan, ketidaksepakatan, dan saran-
saran mereka – harus diringkas dengan lengkap dan dengan segera. Tanggal dan jam
pembahasan bisa bernilai bila suatu saat terjadi perselisihan.
4) Ringkasan Program Audit
Begitu auditor menyelesaikan suatu segmen audit, mereka harus membuat komentar
yang sesuai dalam program audit mengenai temuan-temuan mereka – komentar yang
dengan ringkas menyatakan kesimpulan mereka tentang aktivitas yang diaudit.
5) Ringkasan Temuan
Merupakan ringkasan yang paling penting. Masalah ini memerlukan dokumen
pendukung paling banyak karena biasanya paling sering dibahas. Ringkasan ini harus
berisi fakta-fakta yang relevan dan signifikan tentang temuan auditor.

Pemberian Indeks Dan Referensi Silang

Sistem pemberian indeks sebaiknya sederhana dan fleksibel. Jenis penelaahan yang
berbeda akan membutuhkan pola pemberian indeks yang berbeda, tetapi prinsip-prinsip
tertentu akan tetap berlaku. Sistem yang akan digunakan pada pemeriksaan tertentu harus
dipertimbangkan dan direncanakan segera setelah program audit selesai dibuat.dengan
cara ini kertas kerja bisa diberi referensi saat audit berlangsung. Sehingga auditor
terhindar dari banyaknya kertas kerja yang tidak memiliki referensi dimana sulit untuk
menemukan sesuatu.

Pemberian indeks silang yang baik mempunyai beberapa tujuan:

1) Menyederhanakan penelaahan kertas kerja oleh penyelia.
2) Memudahkan jalan bagi auditor berikutnya yang menggunakan kertas kerja untuk
penelaahan tindak lanjut.
3) Menyederhanakan penelaahan berikutnya atas kertas kerja.
4) Meningkatkan hasil akhir: laporan audit internal.

Kertas Kerja Pro Forma

Anggaran dan skedul sering kali digabungkan karena auditor ingin menghemat penyajian
kertas kerja. Menyadari masalah ini, beberapa organisasi audit telah membuat aturan
kertas kerja yang mengandung informasi standar, yang mengingatkan auditor akan hal-
hal penting yang akan dicakup dalam audit. Sebuah organisasi audit membuat semacam
kertas kerja pro forma yang bisa membantu.

Setiap organisasi audit yang menggunakan kertas kerja pro forma harus membuat format
yang paling sesuai dengan kebutuhannya. Format tersebut haruslah, membantu dan tidak
membatasi. Format tersebut akan menuntun auditor dan meyakinkan bahwa semua hal-
hal signifikan telah tercakup – bahwa auditor tidak hanya melakukan hal-hal rutin karena
lembar kerja pro forma menuntunnya.

Otomatisasi Kertas Kerja – Bank Nasional

Salah satu bentuk praktik inovasi dalam audit internal adalah otomatisasi dalam operasi
audit internal. Media pengoperasian proses ini bernama lotus notes. Ada 10
karakteristiknya:

1) Refleksi informasi – Memungkinkan auditor memiliki salinan basis data dan kertas
kerja yang diperbarui tanpa harus kembali ke kantor. Juga menghasilkan penelaahan
kertas kerja yang tepat waktu.
2) Standardisasi – Kertas kerja diformat terlebih dahulu dan kertas kerja administratif
diatur terlebih dahulu.
3) Kenyamanan – Menghilangkan kebutuhan mencari bagian kertas kerja secara manual
menggunakan penyaring lotus notes.
4) Referensi dokumen – Penghubung elektronik yang secara otomatis membawa auditor
daru satu kertas kerja ke dokumen lainnya dan kembali lagi.
5) Tampilan – Memungkinkan auditor dan penyelia melihat keseluruhan audit pada
suatu waktu dengan memberikan tampilan basis data dokumen, kertas kerja tahun ini,
kertas kerja permanen, dan format temuan.
6) Pencitraan – Memungkinkan digunakannya media noelektronik menjadi kertas kerja
otomatis, melalui alat pembaca optik.
7) Komunikasi – Surat elektronik note bisa terhubung dengan pc, lan, dan sistem surat
elektronik.
8) Menjadi alat kontrol – Kertas kerja disimpan pada satu atau lebih wadah penyimpan
(server).
 9) Integrasi aplikasi – Lingkungan kertas kerja otomatis tidak berarti menghilangkan
atau memodifikasi aplikasi yang sudah ada.
10) Pengamanan hak akses – Melalui hak akses, hanya orang-orang tertentu yang perlu
membaca, mengedit, atau menghapus kertas kerja yang bisa melakukannya.

Kertas Kerja Elektronik

Penggunaan kertas kerja elektronik membantu mengurangi kompleksitas dan

meningkatkan fleksibilitas pendokumentasian. Kertas kerja yang dihasilkan sistem
memungkinkan kapasitas yang lebih besar untuk menelaah dan mengubah rancangan,
pengembangan yang lebih cepat saat digunakan dengan perangkat teknik audit
berbantuan komputer dan rekayasa sistem berbantukan komputer dan membuat
pendokumentasian menjadi lebih rasional.

2. Penelaahan Kertas Kerja oleh Penyedia

Kontrol terbaik adalah pengawasan oleh penyelia yang memiliki pengetahuan lebih.
Penelaahan ini harus dibuktikan pada setiap kertas kerja menggunakan nama atau inisial
penyedia dan tanggal penelaahan.
Saat menelaah kertas kerja, penyelia harus memastikan bahwa:
1) Program audit diikuti dan instruksi-instruksi khusus bagi auditor telah diikuti.
2) Kertas kerja tersebut akurat dan dapat diandalkan dan mendukung temuan audit.
3) Kesimpulan yang dicapai memang wajar, logis, dan valid.
4) Tidak ada langkah-langkah yang belum diperiksa.
5) Penelaahan dengan klien telah dilakukan dan dengan memadai telah dicatat dan
bahwa perselisihan telah diselesaikan.
6) Aturan-aturan departemen audit pada kertas kerja telah diikuti.

Penyedia harus menelaah kertas kerja sesegera mungkin setelah diselesaikan, agar
kekacauan kerja bisa dikurangi dan masalah-masalah diselesaikan sebelum laporan ditulis
dan auditor ditugaskan ulang.

Sebuah organisasi menggunakan format khusus untuk melakukan penelaahan akhir atas
kertas kerja audit. Berikut ini beberapa standar yang tercatat pada format tersebut:

1) Laporan
 a. Temuan-temuan yang dilaporkan telah diberi referensi silang dengan memadai ke
dokumen pendukung.
b. Bukti yang tersedia mendukung terlaksananya audit dengan lingkup penuh.
2) Rencana
a. Program audit yang memadai telah dibuat.
b. Rrencana pra audit telah didokumentasikan.
c. Perhilangan langkah-langkah yang diperlukan dalam program audit yang telah
dijelaskan dengan memadai.
d. Waktu audit yang diestimasi dan yang sebenarnya telah didukomentasikan dengan
memadai.
3) Umum
a. Bagan air telah disiapkan, atau dibawa dari audit sebelumnya dan diperbarui.
b. Rencana pengambilan sampel telah didokumentasikan dengan memadai dan
informatif.
c. Rekan referensi (kebijakan, prosedur, dan lain-lain) disimpan untuk tujuan
konstruktif.
d. Laporan audit sebelumnya dan jawabannya telah tercakup.
e. Temuan audit sebelumnya telah diinvestigasi.
f. Pertemuan setelah audit telah didokumentasikan.
g. Data administrative telah diselesaikan.
4) Pekerjaan Lapangan
a. Setiapp bagian kertas kerja diringkas setelah pekerjaan dilakukan dan temuan-
temuan audit disusun.
b. Ringkasan dirujuk silang ke bahan-bahan pendukung yang sesuai.
c. Tujuan, lingkup, dan sifat pekerjaan ditentukan dengan tepat.
d. Kesimpulan auditor diberikan.
5) Supervisi
a. Semua pertanyaan penyelia telah dijawab.
b. Mutu pekerjaan dinilai.

3. Kertas Kerja Audit

Kontrol atas Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan milik auditor dan harus dijaga oleh auditor. Auditor harus
mengetahui dengan tepat letak kertas kerja saat melakukan audit. Jika terdapat risiko
kehilangan, kertas kerja harus disimpan dalam lemari atau meja terkunci saat jam makan
siang dan sepanjang malam. Kertas kerja tidak boleh diakses orang-orang yang tidak
memiliki otoritas untuk memiliki atau menggunakannya, karena bisa disalahgunakan,
informasi bisa dipindahkan, diubah, atau dibaca oleh orang yang tidak berhak
membacanya. Kontrol yang baik atas kertas kerja elektronik mengharuskan perubahan
hanya dilakukan oleh auditor yang membuatnya.
1) Menulis Di Kertas Kerja Saat Audit Berlangsung
Auditor internal yang terus-menerus berada di bawah tekanan waktu mungkin
meragukan kemmapuan mereka untuk membuat kertas kerja yang bagus. Tetapi
pengorganisasian pekerjaan lapangan yang baik akan membantu. Rahasianya adalah
tulislah saat melakukan pekerjaan lapangan.
2) Penyimpanan Kertas Kerja
Kertas kerja harus dibuang bila tidak lagi digunakan. Bila audit lanjutan atas sebuah
operasi telah diselesaikan, auditor harus membuat keputusan, disetujui oleh penyelia
mereka, mengenai apakah kertas kerja sebelumnya harus disimpan atau dimusnahkan.
Bila kertas kerja mengandung dokumentasi atau bahan-bahan lainnya yag akan terus
digunakan, maka bagian kertas kerja tersebut harus dibawa ke kertas kerja tahun ini.
3) Kepemilikan Kertas Kerja
Jika pihak-pihak terbatas ingin melihat hasil kerja audit internal, auditor internal
merupakan korban dari kesuksesannya sendiri. Bila hasil kerja dan efektivitas kerja
mereka semakin dikenal dan diterima, permintaan untuk melihat kertas kerja mereka
akan meningkat. Sebuah pertanyaan tambahan yang muncul adalah mengenai
kepemilikan dokumentasi audit internal. Apakah kertas kerja tersebut milik
manajemen, pemegang saham atau departemen audit internal? Dalam banyak kasus,
tulisan yang tertera di akta perusahaan, undang-undang dan akta audit bisa
menentukan hal ini.