KEMENI]ERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UMYERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

Jalan Prof. Dr. HR. Boenyamin 708 Purwokerto 53122
Telpon (028 I ) 638795, 538337 Facs' (028 1 ) 625355
Laman : w\Mw.unsoed.ac-id

KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS」 ENDERAL SOEDIRMAN

NOMOR:KEr.1109/uN23/OT.02.01/2016

TENTANG
PENETAPAN DOKUMEN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEARSIPAN
UNIVERSITAS」 ENDERAL SOEDIRMAN

REKTOR UNFvIERSITAS」 ENDERAL SOEDIRMAN,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka pengelolaan kearsipan yang baik di

lingkungan Universitas Jenderal Soedirman perlu adanya
Standar Operasional Prosedur {SOP} Kearsipan;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a, perlu diterbitkan Surat Keputusan Rektor
Universitas Jenderal Soedirman tentang Penetapan
Dokumen Standar Operasional Frosedur Kearsipan
Universitas Jenderal Soedirman.

Mengingat :1. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan {Lembaran Negara RI Tahun 2009 Nomor 152,
Tambahan Lembaran RI Negara Nomor 5071);
2. Undang-Undang RI Nomor 72 Tahun 2012 tefrtang
Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara RI Tahun zAn Nomor
158, Tambahan Lembaran Negara R[ Nomor 5336];
3. Peraturan Pemerintah zu Nomor 28 Tahun 2A12 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2OAg
tentang Kearsipan (Lembaran Negara R[ Tahun 2An Nomor
53, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 5286);
4. Peraturan Pemerintah RI Nomor 4 Tahun 2Ol4 tentang
Penyelenggaraan Pendidikan Tinggr dan Pengelolaan
ferguruan Tingg (I-embaran Negara RI Tahun zA14 Nomor
16, Tambahan Lembaran Negara R[ Nomor 5500];
5. Keputusan Presiden RI Nomor 195 Tahun 1963 jo Kept'
Ment. PTIP Nomor 153 Tahun 1963 tentang Pendirian
Unsoed;
6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi. RI Nomor 35 Tahun 2Al2 teprtang
Pedoman Pen1rusunan Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan;
7. Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan RI Nomor
2L Tahun 2AL4 tentang Organisasi Dan Tata Kerja
Universitas Jenderal Soedirman;
8. Keputusan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan RI Nomor
997MPK.A4 |I<P/}AL4 tentang Pengangkatan Rektor
Universitas Jenderal Soedirman.
 MEMUTUSKAN:

Menetapkan KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS JENDERAL

SOEDIRMAN TENTANG PENETAPAN DOKUMEN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDL]R KEARSiPAN LINIVER-SITAS
JENDERAL SOEDIRMAN.
KESATU Standar Operasional Prosedur Kearsipan Universitas
Jenderal soedirman adalah sebagaimana tersebut dalam
lampiran keputusan ini ;
KEDUA Standar Operasional Prosedui' Kearsipan Unive:"siias
Jenderal Soedirman meliPuti:
1. SOP Akuisisi ArsiP;
2. SOP Layanan Peminjaman ArsiP;
3. SOP Pemindahan Arsip Inaktif Dari Unit Pengolah Ke
IvrrrL
T-.i+ irvuro,f,s..,
Ilaorainan'
4. SOP Pemusnahan ArsiP;
5. SOP Pengeloiaan Arsip Dinamis Aktif;
6. SOP Pengelolaan Arsip Dinamis inaktif;
7. SOP Pengelolaan Arsip Media Baru;
8. SOP Pengelolaan Arsip Statis Konvensional;
9. SOP Pengeloiaan ArsiP Vital;
10. SOP Penyerahan Arsip Statis Dari Unit Pengolah,
Central File, Dan Record Center II Ke UPI Kearsipan;
1 i. SOP Preservasi Preventif Arsip;
12. SOP Restorasi ArsiP;
i3. SOF Fengurusan Surat Masuk Melauii SIKD;
KETIGA Standar Operasional Prosedur sebagaimana Diktum KBDUA
dipergunalian sebagai acuan yang harus dilaksanakan oleh
pir" pift* yang terlibat daiam pengelolaan kearsipan di
lingkungan Universitas Jenderai Soedirman;
KEEMPAT Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

di Purwokerto
,17 0ktober 2016

奉・
席戦営
朧 87021001
 DAFTAR ISI

111
Kata Peng(mtar.… .… ……………………・… … …………………………………・………………………………………・
SK Rcktor Unsoed NOMIOR:KEPT l109/t」 N23/OT 02 01/2016… ……………………… Vll
Headcr Form SOP Akuisisi Arsip… ……………………………………………………………………… 1

う０     バ︶   ＾
Flowchart SOP Akuisisi Arsip… …………………………・…………・…………………………‐……・…………………
Headcr Form SOP Layanan Pclllttalnan Al・ slp… …… … … … … … …… ……… … …… ……

Ｘ﹀
Fl● lvchatt SOP Layanan Pcml町 al■ anメごsip… ……………………………・
・・…………………………………………………

Hcadcr Fonn SOP Pcmindahan Arsip lnaktif Dari Unit Pcngol」 ゴUnit Kctta Kc Unit
Kcarsipan.… …………………………………………………………………………… ・・……………………………………………………………… ……… 10

FlowchaFt SOP Pcmindahan Arsip lnaktif Dari Unit PengolalLIJnit Keta Kc Unit 12
Kcarsipan ……….._… ………………………………………………………………………………………・¨―……………………………………… ・ヽ
… '

Iicadcr FtJi｀ lll SOP PclllusFlailan AIsip ………………………………………………………………………………… … ……… 15

Flo、 vchart SOP Pcl■ usnahanた sip… … ………………………………………… ……………

・…………………………………… 17

・
IIeadcr Form SOP Pcngelolaan Arsip Dinamis Aktif… ……………………………………………………・ 21

Flo、 vchart SOP Perngclolaanヱ 牡rsi_p Dinalllis Aktif… ……………………………………………………………………・ 23

IIcadcr Forln SOP Pengclolaan Arsip Dinalllis lnaktif… ・…………………… …………

………………………… 25
・ 27
Flowchart SOP Pcngclolaan Arsip Dinalnis lnaktif… ………………………………………………………
・・……………………………`… ………
Iicadcr Forlll SOP Pcngclolaan AIsip市 lcdia Baru ………………………… `・
32

Flo、 vchai SOP Pcngelolaan Arsip卜 ledia Bal電 .… ・

…………………………………………………………… 34

Header Form SOP Pengeiolaan Arsip Statis Konvensional '........... 39

Flor.vchart SOP Pengelolaan Arsip Statis Konvensional ................. 41

Hcadcr Form SOP Pcngclolaanフ ヽrsip Fital.._… ・ 46

……………………………………………………………………….― ・……
・
・……………………………・………………………………………
Flowchait SOP Pengeloiaan 2へ rsip Fital..… ………… 48

Hcadcr Fonll SOP IPenycrahan Arsip Statis Dari Unit Pcngolah, Central Filc, Dan 51
Rccord Ccntthr iI Kc UPT Kcarsipan.… …………………………………………………………………
Flo、vchart SOP Pcnycrahan Arsip Statis Dari tJnit Pengolah,Central Filc,Dan Rccord
Cclttcr II Kc UPT Kcarsipan ……………………………………………………………………………………………… 53

Ht‐ adcI Foiill SOP PIcscvasi PIcvciltifAisip… ……………………………………………………………… …………………

・ 55

Flo、 vchai SOP Prcscvasi Preventifハ ごsip ………………………………………………………………・ ・

…………・……
・`… … 57

Hcadcr Fonll SOP Rcstorasi Arsip… …………………………………………………………………………………… 60

・………………………………………・
Flowchatt SOP Rcstorasi Arsip_… …………………………………・ ・……… 62

Hcader Forln SOP Pcngllrtlsan Surat Masuk Ⅳlclalui SIKD… ……………………………… ……………… 64

Flo、 vchalt SOP Pcngurtlsall Surat NrasIIk Melalui SIKD… ・ ……

……..― ……・……………・……………
.… .・ 66

Hcadcr Forlll SOP Layallan lnfcDllllaSi Al‐ sip… ……………………………………………………………………… 67

Flowchan SOP Laya橿 遺 inお 耐masi Arsip… ……………………………………………………………………… 69

Hcadcr Forlll SOP Pcny剣 lall lnformasi Arslp… ……….… ………………………………………………………………… 72

Flowchart SOP PcllyaJlcnll lnt澤 masi ArslP,… ………………………………………………………………………… 74

LA卜 IPRAIN
６   ６   ６
７   ７   ７

A Pengclolaan Arsip Dinamis Aktif

I Fonnat Dattar Berkas Arsip Dinanris Aklif
II. Format Daftar Isi Berkas Arsip Dinamis Aktif
 ６
７
III. Format Daftar Arsip Dinamis Aktif

６
８
B、 Pcngclolaanた sip Vital Dan Arsip Tcttaga・ ………… ………………・…… ………… …・…

“
I. Fortnat Laporan ldcntifikasi Pcngclolaan Arsip￢ ゞital ……………… ……………………

毬
1l For搬 激 Da■ ar idcntittkasi Arsip Vital… ……………………………………………

“
III Format Daftar Arsip Vital.… ……………………………………………………………………………………………

紳
IV Forllltt Datar Salinan Autentik Arslp Tcrlaga… …………………………………

６
９
V Format Daftar lsi 3crkas Arsip Tcttaga ……… …………………………………………………

VI Formtt Laporar.ldcntittkasi Pcngclolacarl Arsip Tcttaga… …………………… 59

70
VII Forl■ lat Laporan ldcnti■ kasi Salinan Autcntik Arsip Tcttaga・ …………………
VIII Forlllat Da■ ar Salinan Autcntik Arslp Tcrlaga.… ……………………………………… 70

IX Format Bcrita Acara Pclaporan Arsip Tcttaga… ………………… ………………………

70
71
C Arsip Dinamis Yang Dialih狩 詩dia.… ……………………………………………………………
71
I Fomtt LapoFan ldCntittkasi Arsip Dinalnis Yang Dialih Ⅳlcdia.… ……… .

71
II. Format Daiar Arsip Dinalllis Yang Dialih卜 4edia… … … … … … … … ……
71
III. Format Berita Acara Alih Media Arsip Dinamis
72
D Arsrp Dinamis }-ang Diauteniifikasi
I. Format Laporan ldentilikasi Arsip Dinamis Yang Akan Di Autentifikasi .. 72

Il. Fonnat Dattar Arsip Dinanris Yang Akan Di Autentifikasi .......... 72

E Pengelolaan Arsip lnaktif 72

,つ
i. Format i-aporan Pen.Teleksian Arsip inaktif Yang Dipindahka*
il. Fornrat Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan Ke Unit Kearsipan .""...." 73

1lt. Format Berita Acara Pemindahan Arsip lnaktif 73

IV IDat訂 ン
社rsip inaktif… ………… `… ……………………………………………… 73

F Pelayanan Pcnggunaanフ ヘrsip ・ ……………………………………

・………
lDinal■ is …………………………… 74

I Forllltt Fontlulir/BukulLayanan Arsip I)inal■ is Aktif Di Ullit Pcngolah 74

lI Forinat Forlltulir / Bllku Layanan Arsip Dinal■ is lnaktif Di Unit

lKcarsipan ………………………………………………………………………・…………………………… 74

IⅡ . Forlllat Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis Di PPID… …………………… 74

G Pcngelolaan rttrsip Statis ……… ………………………………………………………………………………………… …… 75

I Forillat iノ aporan ldenti■ kasi Arsip Statis …………………………………………………………… 75

II Forl■ at Laporan Supcwisi Pcnataan DanlPcnyilllpanan 2へ rsip Statis ……… 75

Ili. Forrnat Lapcran identifikasi Fisik Arsip Statis 75

６
７

iV. Format Hasil Deskrip Daftar Arsip Tekstual

６
７

V Fornrat Hasil Deskrip Daftar Arsip Foto Beridentitas

％

VI. Format Hasil Deskrip Dattar Arsip Foto Tanpa identitas

％

Wi. Fonnat Hasil lleskrip Dailar Arsip Film,'Video

７
７

VIlL Fonnat Hasil Deskrip Daftar Arsip Kaset .'.....'.

７
７

iX. Format Hasil Deskrip Daflar Arsip Peta .....-...'

７
７

X. Format Laporan Supervisi Penyusunan Daftar Arsip Statis

８
７

Xi. Fomat Tunjuk Silang Arsip Statis

８
７

XIl. Format Penlusunan Skema Arsip Statis

V
 78
XIII. Forrnat Daftar Lokasi Simpan Arsip Statis
78
XIV Format Dattar Int-entaris Arsip Statis
79
XV. Format Laporan.Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan Arsip Statis
80
H. Preseruasi Arsip
80
I. Format Daftar Arsip Statis Yang Di Preservasi
80
ii. Format Berita Acara Preservasi Arsip Statis
80
itl. Format Daftar Arsip Statis Yang Di Reproduksi / Alih Media
81
IV Format i3srita Acara Prssen'asi Arsip Statis
81
Akuisisi Dan Penyerahan ArsiP
81
i. Format Daftar Hasil Penelusuran Naskah Sumber Arsip
81
I[. Format Daftar Arsip Yang Dicetak l"]ntuk Materi Naskah Surnber Arsip ...
Format Laporan l,rerifikasi r\rsip statis Yang Diserahkan 82
ni.
Format Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan i Telah Diverifikasi ............. 82
ry.
82
V. Fonnat Laporan Identifikasi Pencarian Atsip
83
VI. Forn:rat Daftar Pencarian ArsiP

Vit. Format Laporan ldentit-lkasi Khazanah Arsip Statis Yang Akan Disimpan
83
Dan Dibuat Indeks Lokasi SimPan
83
Vru. Format Daftar Indeks Lokasi Sirnpan Arsip Statis

８
４
IX. Format Laporan Identifikasi Khazanah Arsip Statis

鉾
,K. Fcrmai Lapcran Peneiusuran Sumber Arsip

８
４
XI. Format Berita Acara Serah Terima Arsip Statis

８
５
K Pengolahan Dan Penyajian Informasi Arsip

８
５
l. Format Daflar informasi Arsip Vital ...

”
iI. Farmat Daftar lnformasi Arsip Terjaga
８
５

ilI. Fonrrat Daflar lnfonnasi Arsip Statis

Vl