UPTD PUSKESMAS PARANG

PEDOMAN
PENDAFTARAN
PASIEN

UPTD PUSKESMAS PARANG

JL BLEGO RAYA NO 45 PARANG MAGETAN

2021
1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas
rahmat dan hidayahNya, kami dapat menyelesaikan Pedoman Pendaftaran Pasien
di Puskesmas Parang. Buku ini kami susun sebagai upaya dalam memberikan
acuan dan kemudahan dalam pelaksanaan persiapan akreditasi baik oleh
pendamping maupun pelaksana akreditasi Puskesmas.

Akreditasi mensyaratkan adanya pembuktian pelaksanaan seluruh kegiatan

pelayanan melalui dokumentasi dan penelusuran karena pada prinsip akreditasi,
seluruh kegiatan harus tertulis dan apa yang tertulis harus dikerjakan dengan sesuai.
Pada kesempatan kali ini perkenankan saya ucapkan terima kasih dan apresiasi
kepada semua karyawan yang terlibat dalam proses pembuatan Pedoman
Pendaftaran Pasien di Puskesmas Parang ini.

Semoga dengan adanya buku ini dapat mempermudah para karyawan yang
terlibat dalam melaksanakan pengelolaan rekam medis di Puskesmas Parang

Magetan, …. April 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN......................................................................................
KATA PENGANTAR..............................................................................................
DAFTAR ISI............................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................
A. Latar Belakang.................................................................................
B. Ruang Lingkup Pedoman...............................................................
C. Batasan Operasional.......................................................................
D. Landasan Hukum.............................................................................
BAB II STANDAR KETENAGAAN.....................................................................
A. Distribusi Ketenagaan....................................................................
BAB III STANDAR FASILITAS............................................................................
A. Denah Ruang...................................................................................
B. Standar Fasilitas..............................................................................
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN.............................................................
A. Jadwal Kegiatan..............................................................................
B. Pelayanan Pendaftaran Pasien......................................................
C. Sistem Penamaan............................................................................
D. Sistem Penomoran..........................................................................
E. Alur Pendaftaran Pasien.................................................................
...........................................................................................................
BAB V LOGISTIK................................................................................................
BAB VI KESELAMATAN SASARAN..................................................................
BAB VII KESELAMATAN KERJA........................................................................
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU.........................................................................
BAB IX PENUTUP................................................................................................

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Parang Nomor 12
Tentang Pelayanan Klinis bahwa pengelolaan rekam medis meliputi tata cara
penyelenggaraan rekam medis, pengelolahan informasi rekam medis serta
tentang penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan rekam medis. Definisi dari
rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam
tentang identitas, anamnesa.pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa serta
segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien serta
pengobatan baik pasien rawat jalan atau pasien rawat inap dan pasin yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat. Petugas yang berhak mengelola rekam
medis adalah petugas pendaftaran dan yang berhak mengisi rekam medis
adalah petugas pendaftaran dan petugas klinis Puskesmas Parang. Mengelola
rekam medis adalah proses pengadaan, penyimpanan, dan pemusnahan rekam
medis yang dilaksanakan berdasarkan aturan yang standar. Pengisian rekam
medis bagi petugas pendaftaran hanya informasi identitas, sedangkan isi rekam
medis yang menyangkut informasi riwayat kesehatan pasien diisi oleh petugas
klinis.
B. Ruang Lingkup
Penyelenggaraan pendaftaran pasien di Puskesmas Parang meliputi tata
cara anamnese pasien, pengisian identitas pasien di formulir pendaftaran
dimana kegiatan tersebut harus didukung oleh sumber daya manusia dan
sarana prasarana yang sesuai standar.

C. Batasan Operasional
1. Tempat Pendaftaran Pasien
adalah suatu tempat atau ruangan khusus untuk melakukan aktivitas
wawancara mengenai identitas pasien, pencatatan tentang identitas pasien
yang akan melakukan pemeriksaan atau konsultasi.
2. Pendaftaran Pasien
kegiatan yang bertujuan untuk mengetahui keperluan pasien berkunjung di
Puskesmas Parang.

1
 3. Tujuan
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Puskesmas.
4. Kegunaan
 Mengetahui alasan pasien berkunjung ke Puskesmas Parang
 Sebagai kontak pertama antara pasien dengan petugas saat melayani
pasien
.
D. Landasan Hukum
1. Surat Keputusan Kepala Puskesmas Parang No. 76 Tahun 2018 tentang
proses pendaftaran pasien.

2
 BAB II

STANDAR KETENAGAAN

Kualifikasi
No Nama Nama Jabatan
Formasi
1 Stefanus P.B, A.Md.Kes Penanggung jawab
D3
TPP
2 MC Lilik W. Koordinator TPP SMA
3 Sefani Rachman Karyawan SMK
2 Mifta Khurrohmah Administrator SIMPUS SMK

A. Distribusi Ketenagaan
1. Untuk distribusi ketenagaan menggunakan jadwal piket harian
2. Pembagian tugas dalam setiap tim diatur sendiri oleh tim tersebut minimal
ada yang mewawancarai dan menerima kartu berobat atau JKN KIS,
mengambil berkas rekam medis, menulis identitas pasien dan mengantarkan
berkas rekam medis ke unit layanan
3. Untuk mengantisipasi dalam keadaan darurat, jika ada tenaga yang
mengalami masalah, maka koordinator rekam medis wajib mengatur
tenaganya dengan koordinasi pada unit lainnya agar tenaganya dapat
tercukupi.

3
 BAB III
STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang
1. Ruang tempat pendaftaran pasien memiliki 10 kursi pengunjung pasien,
sebagai berikut : 6 di luar ruangan dan 4 di dalam ruangan
2. Di dalam ruangan pendaftaran pasien terdapat banner dan leaflet yang
berguna untuk menyampaikan informasi mengenai jenis pelayanan dan
tarif pelayanan di UPTD Puskesmas Parang.

B. Standar Fasilitas
Sarana yang diperlukan untuk menunjang pelayanan rekam medis di
Puskesmas Parang meliputi :
1. Fasilitas & Sarana
a. Fasilitas
Fasilitas dalam ruang pendaftaran pasien harus terhindar dari bahaya
biologis, kimiawi dan fisik.
b. Sarana
Sarana di ruang rekam medis harus memenuhi standar, yaitu :
 struktur bangunan harus kuat, terpelihara, bersih dan tidak
memungkinkan terjadinya gangguan kesehatan dan kecelakaan
bagi petugas di ruang penyimpanan.
 lantai harus terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaan
rata, tidak licin dan bersih
 Setiap petugas di ruang penyimpanan mendapatkan ruang udara
minimal/petugas
 dinding bersih dan berwarna terang, langit-langit kuat, bersih,
berwarna terang, ketinggian minimal 2,5 meter sampai 3 meter dari
lantai
 Atap kuat dan tidak bocor.

4
  Ada kunci pengaman di pintu ruang penyimpanan rekam medis.
2. Peralatan
Peralatan yang dibutuhkan di Tempat Pendaftaran Pasien
 Meja administrasi
 Laptop
 Nomor antrian kunjungan pasien
 Bolpoin
 Spidol hitam

5
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

A. JADWAL KEGIATAN
pelayanan pendaftaran buka setiap hari kerja sesuai dengan jam pelayanan
sebagai berikut :
Senin s.d. Kamis : 07.30 – 12.00
Jum’at : 07.30 – 10.00
Sabtu : 07.30 – 12.00

B. PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN

Jenis pasien yang datang ke Puskesmas Parang dibagi menjadi :
1. pasien gawat darurat, adalah pasien yang berkunjung di Puskesmas Parang
yang memerlukan pertolongan segera.
2. pasien rawat jalan, adalah pasien yang berkunjung di Puskesmas Parang
yang hanya berobat di poliklinik, tanpa perlu menginap
3. pasien rawat inap, adalah pasien pasien yang berkunjung di Puskesmas
Parang yang memerlukan perawatan inap.

Prosedur pendaftaran pasien

1. Pasien datang ke Puskesmas Parang
2. Petugas menyapa pasien/keluarga dengan 3 S (Salam, Senyum dan
Sapa)
3. Petugas menanyakan maksud keperluan pasien dan keluhan yang dialami
4. Petugas menanyai apakah pasien tersebut pernah berobat atau belum.
5. Bagi pasien baru, petugas meminta identitas pasien, berupa KTP, KK SIM,
paspor atau kartu identitas lainnya dan Kartu KIS/JKN (bila punya), lalu
petugas membuatkan rekam medis dan kartu berobat, kemudian petugas
menyerahkan kartu berobat ke pasien, serta menerangkan hak dan
kewajiban pasien kemudian dimintakan tanda tangan di formulir general
consent.
6. Bagi pasien lama, petugas meminta kartu berobat dan KTP, KK, SIM,
Paspor atau kartu identitas pasien lainnya. Kemudian petugas mencari
rekam medis pasien di ruang penyimpanan, lalu petugas mengecek
identitas pasien di kartu identitas dengan yang ada di rekam medis.

6
 7. Petugas mencatat pada buku register
8. Petugas menginput data di SIMPUS dan mengecek No BPJS atau NIK di
P-care (bila memiliki Kartu JKN/KIS)
9. Petugas memberikan karcis ke pasien.
10. Petugas mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu pelayanan.
C. SISTEM PENAMAAN
Sebelum penetapan sistem penamaan yang dipakai, terlebih dahulu kita harus
memahami keperluan yang mendasar dari pada system penamaan tersebut,
sehingga dianggap perlu ditetapkan dengan sistem tersendiri. Pada dasarnya
sistem penamaan untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta
membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lain, sehingga
mempermudah dalam pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien
Puskesmas Parang .Tata cara penulisan nama pasien meliputi:
1. Nama pasien ditulis sesuai dengan KTP/SIM/KK/Pasport/Kartu JKN KIS.
Contoh :
Di KTP Di formulir pendaftaran
RUDI WASESO Rudi Waseso
JOHAN TJANDRA Johan Tjandra
SUGENG RAHAYU Sugeng Rahayu
2. Nama ditulis menggunakan huruf balok pada map rekam medis.
Contoh :
Di KTP DI MAP REKAM MEDIS
RUDI WASESO RUDI WASESO
JOHAN TJANDRA JOHAN TJANDRA
SUGENG RAHAYU SUGENG RAHAYU

3. Bagi bayi yang belum memiliki nama, maka menggunakan singkatan By Ny

kemudian diakhiri nama ibunya.
NAMA IBU DI MAP REKAM MEDIS
SUSI RAHAYU By.Ny. SUSI RAHAYU
SARTINI By.Ny. SARTINI
SURYANINGRUM By.Ny. SURYANINGRUM

D. SISTEM PENOMORAN
Karena Puskesmas Parang merupakan Puskesmas percobaan untuk
aplikasi SIM-PUS yang dimulai pada tahun 2018 maka sistem penomeran
mengikuti aplikasi SIM-PUS agar tidak terjadi penomeran ganda, namun tetap

7
 mengikuti standar penomeran rekam medis yaitu sistem penomoran unit satu
orang pasien hanya memiliki satu nomor rekam medis dan digunakan selamanya.

E. ALUR PENDAFTARAN PASIEN

Catatan : bila pasien tersebut tidak memiliki kartu KIS/JKN maka membayar
Rp.10.000 ke petugas sebelum menuju ke poliklinik.

8
 BAB V
LOGISTIK

Kebutuhan penyelenggaraan pendaftaran pasien di Puskesmas Parang

diperoleh dari penanggungjawab sarana dan prasarana setelah sebelumnya
memasukkan permintaan ke Dinas Kesehatan atau dengan melakukan pengadaan
sendiri oleh Puskesmas Parang

9
 BAB VI
KESELAMATAN SASARAN

Dalam perencanaan sampai pelaksanaan kegiatan pelayanan pendaftaran

pasien perlu diperhatikan keselamatan sasaran dengan melakukan identifikasi risiko
terhadap segala kemungkinan yang dapat terjadi saat pelaksanaan kegiatan yang
harus dijalankan secara menyeluruh dan terpadu.

10
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Setiap kegiatan yang dilakukan dalam pelayanan kesehatan dapat

menimbulkan bahaya bagi petugas termasuk petugas pendaftaran. Beberapa hal
yang perlu diperhatikan dalam upaya kesehatan dan keselamatan kerja yaitu
ruangan kerja dirancang sedemikian rupa untuk memudahkan proses kerja,
pencahayaan yang cukup, suhu, kelembaban ruangan dan kebersihan ruangan dari
binatang seperti kecoa dan tikus serta hal-hal yang berkaitan dengan faktor
ergonomik dan psikososial. Maka dari itu diupayakan dengan :
1. Penggunaan APD
2. Penggunaan alat yang sesuai prinsip ergonomis
3. Mengevaluasi kondisi alat dan lingkungan kerja

11
 BAB VIII

PENGENDALIAN MUTU

prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang
akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang
digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Puskesmas Parang, yaitu :

Definisi indikator :
adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi.
Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan.
Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik.
Kriteria :
adalah spesifikasi dari indikator.
Standar :
 tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang
yang berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang
bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat performance atau
kondisi tersebut.
 suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang
sangat baik.
 sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau
mutu.

Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan, maka harus

memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut :
1. Aspek yang ditingkatkan
a. keprofesionalan
b. efisiensi
c. keamanan pasien
d. kepuasan pasien
e. sarana dan lingkungan fisik

12
2. Indikator yang dipilih
a. indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses
b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok
daripada untuk perorangan
c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar
Puskesmas.
d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk
dimonitor.
e. Didasarkan pada data yang ada.

3. Kriteria yang digunakan

kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai
indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan
mutu yang tidak baik.

4. Standar yang digunakan

a. standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan:
b. acuan dari berbagai sumber
c. benchmarking dengan Puskesmas yang setara
d. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan

13
 BAB IX
PENUTUP

Pedoman Penyelenggaraan Pendaftaran Pasien di Puskesmas Parang

ditetapkan sebagai acuan pelaksanaan Penyelenggaraan pendaftaran pasien di
Puskesmas Parang .Untuk keberhasilan penyelenggaraan rekam medis di
Puskesmas Parang ini diperlukan komitmen dan kerjasama semua pemangku
kepentingan terkait. Hal tersebut akan menjadikan Penyelenggaraan Pendaftaran
Pasien di Puskesmas Parang semakin optimal dan dapat dirasakan manfaatnya oleh
pasien dan masyakat yang pada akhirnya dapat meningkatkan citra Puskesmas
Parang dan kepuasan pasien atau masyarakat.

14