Machine Translated by Google

Mempersiapkan untuk
Presentasi
Ini belum berakhir sampai wanita gemuk itu bernyanyi.

-Anonim

Membuat anggaran
membuat melibatkan
anggaran, banyak
sebagian pekerjaan
besar terperinci.
perhatian Sementara
kita adalah berpikir kita
dengan cermat, menghitung dengan benar, dan mendapatkan angka
dengan benar. Dan itulah yang seharusnya kita lakukan. Namun, ketika kita
telah selesai memperbaiki semua bagian dan semua detail dengan benar,
kita perlu mengubah fokus kita. Kita perlu melihat keseluruhan paket,
memikirkan audiens kita, dan memutuskan bagaimana menyajikan anggaran.

Berikut adalah keterampilan yang akan Anda pelajari dalam bab ini:

• Menggabungkan bagian anggaran Anda

• Merevisi asumsi anggaran • Membuat
template dan memformat anggaran • Menambahkan
kode akun • Menyiapkan presentasi anggaran

103
Hak Cipta 2003 oleh The McGraw-Hill Companies, Inc. Klik Di Sini untuk Ketentuan Penggunaan.
Machine Translated by Google

104 Penganggaran untuk Manajer

Menggabungkan Bagian Anggaran Anda

Di departemen yang sibuk, tim Anda cenderung melakukan banyak hal
sekaligus. Sangat mungkin bahwa cara terbaik untuk membuat anggaran
adalah dengan memperkirakan setiap aktivitas secara terpisah,
menggunakan metode estimasi terbaik untuk setiap aktivitas, lalu membuat
anggaran untuk masing-masing aktivitas. Untuk menyusun anggaran
departemen, kami kemudian menggabungkan semua anggaran aktivitas
menjadi satu. Pendekatan ini sangat berguna jika beberapa aktivitas
departemen beroperasi pada basis produksi, menggunakan metode estimasi
yang diilustrasikan dalam Bab 1, 3, dan 4, dan aktivitas lainnya dikelola
sebagai proyek, menggunakan metode estimasi dari Bab 5.
Untuk mengilustrasikannya, mari kita lihat lebih detail informasi Robert
anggaran departemen teknologi mation, contoh yang kami perkenalkan di
Bab 1. Robert perlu merencanakan anggaran untuk tahun mendatang
untuk dukungan komputer, komputer baru untuk staf, dan menginstal
sistem inventaris gudang baru. Anggaran untuk ketiga kegiatan tersebut
terdapat pada Tabel 7-1, 7-2, dan 7-3.
Robert tidak bertanggung jawab atas gaji, jadi kita akan melihat anggaran
pengeluaran tanpa gaji.
Tabel 7-1 adalah anggaran Robert untuk pekerjaan rutin tahunan
Departemen. Dia menyiapkan perkiraan dengan melihat rencana kerja
dan anggaran dua tahun terakhir dan membuat rencana kerja dan
anggaran untuk tahun ini.
Tabel 7-2 adalah anggaran proyek untuk membeli dan memasang
komputer baru untuk anggota staf baru. Dia berkonsultasi dengan
pelanggannya, Departemen Sumber Daya Manusia, dan mengetahui bahwa
perusahaan berencana mendatangkan 10 orang baru untuk pekerjaan yang
membutuhkan komputer. Dia kemudian menulis rencana proyek dan
membuat anggaran yang Anda lihat di Tabel 7-2.
Tabel 7-3 menunjukkan anggaran proyek yang dikembangkan Robert
dengan bantuan subkontraktor yang akan merancang dan memasang sistem
komputer inventaris baru.
Sekarang, mari kita gabungkan ketiga tabel ini menjadi satu anggaran
mental departemen, yang ditunjukkan pada Tabel 7-4. Kunci untuk melakukan
ini dengan baik adalah kode akun. Kami mengatur baris dengan kode akun dan
Machine Translated by Google

Mempersiapkan Presentasi 105

Akun
Pengeluaran Tahun 2003
Kode

Komputer Pengganti 101 $30.000

Bagian
monitor 201 $3.000
Hard drive 202 $1.800
Lainnya 210 $1.200
Jumlah Bagian 200 $6.000
Peralatan 300 $800

persediaan
Pembersihan komputer 401 $1.000
Lainnya 410 $500
Jumlah Persediaan 400 $1.500
Pengiriman 800 $1.200
Pajak Penjualan 900 $2.625

Total Biaya $42.125

Tabel 7-1. Biaya dukungan komputer

Akun
Pengeluaran Tahun 2003
Kode

Komputer Baru 102 $15.000

Bagian
monitor 201 $900
Hard Drive 202 $1,500
Lainnya 210 $500
Jumlah Bagian 200 $2,900
Pengiriman 800 $400
Pajak Penjualan 900 $1,253

Total Biaya $19.553

Tabel 7-2. Anggaran proyek komputer staf baru

kolom menurut anggaran. Kemudian kami memasukkan dan menjumlahkan angka-

angkanya, seperti yang dijelaskan dalam instruksi di bawah ini.

Tabel 7-4 mengilustrasikan semua langkah untuk mengkonsolidasikan

anggaran kecuali #10, memasukkan perhitungan cek silang. Kami
meninggalkan ini sebagai latihan untuk Anda. Perhatikan baik-baik
diskon yang muncul hanya di kolom total.
Machine Translated by Google

106 Penganggaran untuk Manajer

Akun
Pengeluaran Tahun 2003
Kode

Server Gudang 104 $12.000

Komputer Gudang 103 $7.500
Bagian

Monitor Grafis 203 $1.000

Jumlah Bagian 200 $1.000
Perangkat Lunak Khusus 501 $30.000

Layanan Subkontraktor
Analisis dan Desain 601 $20.000
Perkembangan 602 $15.000
Instalasi 603 $7.000
Total Layanan Subkontraktor 600 $42.000
Pajak Penjualan 900 $3.535

Total Biaya $96,035

Tabel 7-3. Proyek sistem komputer inventaris baru

Omong-omong, dari mana diskon itu berasal? Bilah samping,

"Menyimpan Uang Melalui Perencanaan yang Cermat," akan menunjukkan
kepada Anda. Tabel 7-4 adalah rincian anggaran konsolidasi, yang menunjukkan
semua angka. Nanti di bab ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana
memangkasnya menjadi ukuran untuk presentasi yang berbeda.

Mengkonsolidasikan Anggaran
Berikut adalah langkah-langkah kunci untuk membuat anggaran gabungan
dari beberapa anggaran yang lebih kecil.
1. Cantumkan semua kode rekening pada Kolom B, dengan kode
jumlah kelompok di bawah setiap kelompok.
2. Daftar grup akun dan item baris (sub-akun) di Kolom A.
3. Buat kolom untuk setiap anggaran yang Anda konsolidasi.
4. Di sebelah kanan kolom tersebut, buat kolom total.
5. Salin nomor dari setiap lembar ke kolom yang sesuai, pastikan untuk mencocokkan nomor
item baris.
6. Jumlahkan setiap item baris.
7. Jumlahkan setiap kelompok ke bawah.
8. Letakkan grand total di bagian bawah.
9. Masukkan perhitungan cek silang yang sesuai untuk memverifikasi penyebaran ini
sheet ke spreadsheet sumbernya.
Machine Translated by Google

Mempersiapkan Presentasi 107

A B C D Dan F

Akun Baru Gudang Tahun

Pengeluaran Mendukung
Kode Komputer Proyek 2003

Komputer
Komputer Pengganti 101 $30.000 $30.000
Komputer Baru 102 $15.000 $15.000
Komputer Gudang 103 $7.500 $7.500
Server Gudang 104 $12.000 $12.000
Subtotal Komputer $64.500 -
Dikurangi diskon pembelian massal (4%) 191 $2.580
Jumlah Komputer 100 $61.920

Bagian
monitor 201 $3.000 $900 $3.900
Hard Drive 202 $1.800 $1,500 $3.300
Monitor Grafis 203 $1.000 $1.000
Lainnya 210 $1.200 $500 $1.700
Jumlah Bagian 200 $9.900

Peralatan

Alat Total 300 $800 $800

persediaan
Pembersihan Komputer 401 $1.000 $1.000
Lainnya 410 $500 $500
Jumlah Persediaan 400 $1.500

Perangkat Lunak Khusus

Perangkat Lunak Inventaris 501 $30.000 $30.000
Total Perangkat Lunak Khusus 500 $30.000

Layanan Subkontraktor
Analisis dan desain 601 $20,000 $20,000
Perkembangan 602 $15,000 $15,000
Instalasi 603 $7,000 $7,000
Total layanan Subkontraktor 600 $42,000

Pengiriman
Total Pengiriman 800 $1.200 $400 $1.600

Pajak Penjualan

Pajak Penjualan 901 $2,625 $1,253 $3.535 $7.413

Penyesuaian karena diskon 991 - $103
Total Pajak Penjualan 900 $7.310

Total Departemen Komputer

Anggaran $155,030

Tabel 7-4. Anggaran konsolidasi departemen komputer

Merevisi Asumsi Anggaran

Saat Anda mengerjakan perincian anggaran Anda, ada baiknya untuk
mencatat dan melacak pemikiran Anda. Awalnya, Anda menulis catatan
Machine Translated by Google

108 Penganggaran untuk Manajer

Menyimpan Uang Melalui Perencanaan yang Cermat

Ketika Robert bekerja dengan konsultan untuk membuat
anggaran proyek untuk sistem inventaris, konsultan
menyebutkan bahwa sayang sekali Robert hanya membutuhkan lima komputer untuk
gudang. Jika dia membutuhkan 10 atau lebih, maka vendor
bisa memberikan diskon untuk pembelian grosir. Robert telah memilih untuk membeli semua
merek komputer yang sama untuk upgrade, pembelian baru, dan
sistem persediaan, karena itu mengurangi biaya pemeliharaan. Dia menyadari
bahwa jika dia memesan semua komputer dari vendor yang memasok konsultan untuk proyek
inventaris, dia bisa mendapatkan diskon.
Dan, dengan diskon, pajak penjualan juga akan turun.
Robert melakukan lebih dari sekadar mengkonsolidasikan anggarannya di atas kertas. Dia menghibur
tanggal pesanan pembelian, menghemat perusahaannya $2.683.

tentang pemikiranmu hanya untuk dirimu sendiri. Anda harus meninjaunya dengan
mengajukan pertanyaan, “Apakah saya akan memahami catatan ini setahun dari
sekarang kapan saya perlu membuat anggaran baru?” Jika ya, maka catatannya
dalam spreadsheet baik-baik saja.
Namun, ketika tiba saatnya untuk menyelesaikan anggaran Anda untuk
presentasi, Anda mungkin ingin menuliskannya dengan cara yang berbeda. Pertama kamu
harus meminta departemen akuntansi untuk contoh
asumsi anggaran yang ingin mereka lihat. Kedua, kamu
harus bertanya kepada atasan Anda apa yang ingin dia lihat.
Kemungkinan besar mereka ingin melihat hal yang berbeda. Itu
departemen keuangan akan ingin melihat asumsi yang relatif sedikit,
karena akuntan dan manajer keuangan menggunakan anggaran
halaman asumsi hanya untuk mengidentifikasi hal-hal yang di luar kebiasaan

Gunakan Komentar Spreadsheet untuk

Asumsi Anggaran
Jika Anda menggunakan Microsoft Excel atau program spreadsheet serupa,
cara terbaik untuk membuat catatan adalah dengan menggunakan fitur komentar sel. Jika
Anda memilih sel dengan penunjuk tetikus dan klik kanan, Anda
dapat mengakses menu yang menyertakan perintah Sisipkan Komentar . Kapan
Anda memasukkan komentar, segitiga kecil di sudut kanan atas
sel menunjukkan komentar dan komentar muncul di kotak teks kecil
untuk menunjukkan catatan yang telah kita tulis. Setelah komentar ditempatkan,
menu klik kanan memberi kita opsi baru: tampilkan, edit, atau hapus.
Machine Translated by Google

Mempersiapkan Presentasi 109

nary, seperti metode yang tidak biasa atau informasi yang hilang. Bos Anda, di sisi
lain, mungkin ingin tahu dari mana Anda mendapatkan nomor Anda dan untuk apa Anda
akan menggunakan uang itu. Jadi, Anda mungkin ingin menyiapkan dua halaman asumsi
anggaran yang berbeda untuk dua audiens Anda.

Berikut adalah beberapa hal lain yang harus Anda lakukan ketika Anda meninjau
catatan Anda dan menyusun halaman asumsi anggaran Anda.

Perhatikan setiap catatan:

• Apakah sudah jelas? Bisakah orang lain selain Anda memahaminya? • Apakah
semua referensi jelas? Apakah orang lain tahu caranya

untuk menemukan file atau orang yang Anda referensikan?

Tanyakan apakah setiap catatan akan membantu audiens Anda:

• Apakah catatan ini membantu memahami anggaran bagi orang lain? • Apakah ini
yang benar-benar ingin diketahui audiens Anda? • Apakah Anda membenarkan apa
yang telah Anda lakukan (mencoba menunjukkan
Anda telah melakukan pekerjaan dengan baik) atau menjelaskannya (memberi tahu

orang lain apa yang benar-benar perlu mereka ketahui)?

Membuat Template dan Memformat Anggaran

Seberapa penting presentasi yang jelas? Seberapa penting font
dan garis bawah? Jika angkanya benar, apakah penampilan
benar-benar penting?
Jawabannya adalah, sementara mendapatkan angka yang benar adalah yang paling
penting, membuat anggaran terlihat bagus penting sebagai

Kenali Audiens Anda Dulu saya

berpikir bahwa saya harus menjelaskan setiap poin anggaran saya hanya untuk
menunjukkan bahwa saya berpikir dengan hati-hati. Itu bukan manajemen; itu
adalah ketidakamanan. Umumnya, bos kita akan memercayai kita untuk melakukan pekerjaan
dengan baik. Asumsi anggaran yang kita tunjukkan harus fokus pada apa yang menjadi
perhatian mereka: Apakah kita menggunakan uang dengan baik? Apakah kita berencana
untuk melakukan semua pekerjaan yang perlu kita selesaikan?
Tentu saja, bos Anda mungkin ingin mengetahui detailnya atau mungkin ada
menjadi audit departemen. Jadi masuk akal untuk menyimpan catatan yang
cermat. Hanya saja, jangan menyajikan catatan itu sebagai asumsi anggaran.
Simpan mereka sebagai cadangan jika seseorang memintanya.
Machine Translated by Google

110 Penganggaran untuk Manajer

Merencanakan Format Anggaran Ada sejumlah pertanyaan

yang dapat Anda ajukan untuk memutuskan bagaimana Anda ingin anggaran
Anda terlihat: • Apakah total harus tepat di bawah item totalnya atau diimbangi satu
kolom di sebelah kanan? • Apakah judul kolom harus dicetak tebal atau miring? • Haruskah item
dicetak tebal atau miring?

• Haruskah sub-item dicetak tebal atau miring? •

Haruskah sub-total dicetak tebal, miring, atau digarisbawahi? •
Haruskah total dicetak tebal, miring, digarisbawahi, atau digarisbawahi ganda? • Jika Anda
membandingkan perkiraan dan aktual, apakah Anda ingin perkiraan dalam font biasa dan aktual
dalam huruf miring?

dengan baik. Dalam anggaran, pemformatan yang baik bukan hanya soal membuatnya
cantik. Format yang baik juga membuatnya jelas. Orang akan lebih mudah memahami
anggaran jika formatnya membantu mereka melihat angka-angka yang penting dan
mengetahui apa yang diwakili angka-angka itu tanpa harus terlalu memikirkan format dan
tata letaknya.
Apa format terbaik untuk digunakan? Tidak ada satu jawaban yang benar.
Beberapa perusahaan memiliki spreadsheet yang telah ditentukan sebelumnya
untuk tikar. Jika ada standar di perusahaan Anda, Anda harus mengikuti
dia. Jika tidak, maka Anda bisa
membuatnya sendiri. Tapi Anda
Format dan Template Berikut adalah
mungkin menunjukkannya kepada
beberapa hal yang harus dilakukan saat
mengatur format dan template anggaran: •
atasan Anda dan ke bagian

Buat file template tanpa nomor di dalamnya. Simpan
setiap file template dan salin untuk membuat anggaran
baru. • Siapkan spreadsheet dengan kolom, total,
rumus, dan tautan yang diformat dengan benar
yang dapat Anda gunakan berulang kali. • Gunakan
komentar untuk menjelaskan rumus yang rumit. •
Jika anggaran akan difotokopi
akuntansi. Jika bos Anda telah
menggunakan garis bawah ganda
untuk total selama 30 tahun, maka
Anda harus melakukan hal yang
sama, sehingga dia dapat membaca
anggaran Anda dengan mudah.

Menambahkan Akun
Kode
Saat Anda mempresentasikan
pada mesin fotokopi berkualitas buruk, hindari
anggaran ke sebagian besar
huruf tebal, karena mungkin tidak terlihat pada salinan.
audiens, Anda tidak perlu melakukannya
Machine Translated by Google

Mempersiapkan Presentasi 111

menunjukkan kode akun. Beberapa Kesalahan

Eksekutif benar-benar tidak
peduli bahwa kode akun untuk
pembelian komputer baru adalah
102. Namun, akuntansi peduli.
Anda dapat meletakkan nomor
kode akun di baris dan kolomnya
sendiri dan menyembunyikannya
mereka sebelum dicetak
kecuali ketika kami memberikan
anggaran ke departemen
akuntansi. Kemudian Anda dapat
mengungkapkan akun tersembunyi
kode kolom dan baris saat Anda mengirimkan anggaran ke akuntansi.
Umum yang Harus
Dihindari • Jangan
sesuaikan format dengan mengetikkan
spasi. Belajar menyelaraskan sel ke
kanan, kiri, tengah, dan titik desimal.
Tetapkan item dan sub item dalam
kolom terpisah. • Jangan gunakan banyak
baris untuk header kolom. Belajar
menggunakan bungkus kata saat
dibutuhkan. • Berhati-hatilah dalam font
Anda, seperti bold, italic, atau bold italic.
Gunakan hanya jika penekanan membuat
teks lebih jelas.

Anda mungkin juga ingin menampilkan kode akun saat melacak

anggaran. Faktur dan dokumen pengeluaran lainnya akan menunjukkan kode
akun. Jika kami menunjukkan kode akun saat bekerja dengannya, mudah untuk
memverifikasi bahwa dana telah diterapkan ke sub-akun yang benar.

Terkadang, Anda mungkin perlu membuat presentasi anggaran terpisah

untuk kode akun tertentu. Mungkin sebuah proyek melebihi anggaran atau
beberapa dana salah alokasi. Dengan membuat spreadsheet terpisah untuk satu
kode akun, Anda dapat fokus pada masalah dan memutuskan cara mengatasinya.

Ada satu waktu lagi ketika kode akun berguna.

Saat Anda melacak anggaran, seperti yang dijelaskan di Bab 9, Anda pasti
ingin melihat kode akun. Dengan begitu, saat Anda melihat faktur, Anda dapat
dengan cepat membandingkan kode akun dengan anggaran untuk memastikan
Anda mengeposkan pengeluaran ke item baris yang tepat.

Mempersiapkan Presentasi Anggaran

Saat Anda menyiapkan presentasi anggaran, Anda harus mengubah fokus Anda
dari mendapatkan anggaran yang tepat menjadi membuat anggaran
Machine Translated by Google

112 Penganggaran untuk Manajer

relevan dan jelas. Anda perlu memikirkan tujuan presentasi dan minat audiens
Anda. Berdasarkan itu, Anda memutuskan apa yang akan disertakan, berapa
banyak yang akan disertakan, bagaimana menangani perkiraan rentang, dan
format presentasi.
Presentasi bisa sesederhana pengiriman dokumen dua atau beberapa
halaman. Atau yang terbaik adalah menyiapkan tayangan slide menggunakan
alat seperti Microsoft PowerPoint. Selain presentasi tercetak, Anda juga harus
mempersiapkan diri untuk memberikan presentasi anggaran secara lisan pada
pertemuan. Ini membantu orang memahami pekerjaan yang Anda rencanakan dan
uang yang Anda butuhkan dan memberi mereka kesempatan untuk mengajukan
pertanyaan tentang apa pun yang tidak mereka pahami. Anda mungkin juga harus
bernegosiasi untuk mendapatkan uang yang Anda inginkan; kita akan membahasnya
lebih lanjut di Bab 12.

Apa yang Harus Disertakan untuk Audiens yang Berbeda

Ada tiga pertanyaan yang harus diajukan saat menyiapkan presentasi anggaran:

• Siapa yang akan menghadiri presentasi? •

Mengapa mereka ingin melihat anggaran? Mengapa mereka ingin berbicara
dengan Anda? Apa yang mereka khawatirkan?
• Apa hasil pertemuan itu?

Mari kita lihat masing-masing dengan sedikit lebih detail.

Siapa yang akan menghadiri presentasi? Akankah audiens terdiri dari

sebagian besar eksekutif dengan fokus pada bisnis atau keuangan dan akuntansi
orang dengan fokus pada uang? Jika fokusnya adalah pada bisnis, maka
masalahnya akan lebih banyak tentang produktivitas dan kesuksesan. Jika
fokusnya adalah pada keuangan, maka masalahnya lebih cenderung pada
pemotongan biaya atau kontrol keuangan. Kontrol keuangan dapat mencakup isu-
isu seperti memastikan bahwa uang dibelanjakan sesuai rencana dan bahwa ada
sedikit kerugian persediaan atau tidak ada penggunaan dana yang tidak tepat.

Mengapa mereka ingin melihat anggaran? Apa kekhawatiran terbesar? Jika

Anda tidak yakin, tanyakan kepada mereka melalui telepon atau email. Bukan
masalah mengakui bahwa Anda tidak tahu; masalahnya muncul
Machine Translated by Google

Mempersiapkan Presentasi 113

tidak siap. Berikut adalah beberapa masalah yang dapat Anda sebutkan ketika
menanyakan alasan presentasi:

• Kajian rutin untuk memastikan pemahaman anggaran dan rencana kerja

yang kemungkinan akan disetujui. • Tinjauan dekat anggaran dan rencana
kerja atau rencana proyek
yang sangat penting untuk kesuksesan bisnis. •
Tinjauan yang cermat terhadap anggaran untuk melihat apakah anggaran
tersebut dapat dikurangi. • Tinjauan kompetitif di mana uang terbatas didistribusikan
untuk anggaran yang berbeda.

Setelah mengetahui tujuan rapat, Anda dapat merancang presentasi dan agenda
untuk memenuhi tujuan rapat.

Apa hasil pertemuan itu? Akankah hanya ada berbagi informasi dan penjelasan?
Atau akan ada keputusan saat rapat atau segera menyusul? Apakah hanya jumlah
total anggaran untuk departemen yang akan diputuskan atau akankah setiap item baris
ditinjau? Apakah rencana proyek dan tujuan proyek ditinjau secara bersamaan?

Agenda tertulis membuat rapat menjadi lebih mudah, terutama

Mempersiapkan Agenda
Untuk setiap pertemuan, siapkan agenda dan sampaikan terlebih
dahulu. Sebuah agenda harus sepanjang satu atau dua halaman. Berikut
adalah tampilannya: • Di bagian atas, cantumkan tanggal, waktu, dan
tempat pertemuan. • Daftar semua orang yang hadir. • Nyatakan maksud
dan tujuan rapat. • Daftar semua kegiatan pertemuan, dalam urutan ini:

–Item informasi—hal-hal singkat yang ingin Anda sampaikan kepada semua orang
tidak memerlukan diskusi.
–Brainstorming item—item untuk diskusi yang tidak perlu diselesaikan dalam
pertemuan ini (satu atau dua per pertemuan).
–Item keputusan—topik dengan alternatif yang jelas untuk didiskusikan dan keputusan
yang harus dibuat (satu atau dua per pertemuan).
–Lampirkan item apa pun (seperti anggaran Anda) yang harus dibaca sebelum
rapat dan sampaikan agenda setidaknya dua hari sebelumnya melalui email atau
dalam bentuk cetak.
Machine Translated by Google

114 Penganggaran untuk Manajer

terutama ketika menyatakan tujuan yang jelas dan meminta orang untuk membaca
materi terlebih dahulu. Orang-orang lebih cenderung datang ke rapat dan rapat lebih
mungkin berjalan tepat waktu. Anda dapat menelusuri agenda dan menyelesaikan
topik dengan segera.

Berapa Banyak yang Harus Dimasukkan?

Dalam memutuskan berapa banyak materi dan detail dari anggaran Anda untuk
dimasukkan dalam presentasi, Anda harus dipandu oleh tujuan presentasi. Ada dua
hal utama yang perlu dipertimbangkan: ruang lingkup dan tingkat detail. Cakupan
adalah jumlah materi yang Anda cakup—garis besar segala sesuatu yang akan
dimasukkan dalam anggaran, tanggung jawab departemen, atau proyek. Tingkat
detail adalah kedalaman cakupan. Seberapa detail penting dalam presentasi
anggaran? Apakah Anda perlu menunjukkan sub-item? Apakah Anda perlu
menunjukkan barang-barang kecil atau Anda hanya ingin menunjukkan barang-
barang dengan jumlah dolar tertentu?

Dalam mencocokkan ruang lingkup pertemuan dan ruang lingkup

anggaran, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Jika semua pekerjaan departemen Anda sedang ditinjau, maka Anda harus
memasukkan seluruh anggaran departemen.
• Jika Anda tidak mengontrol gaji dan tidak ada rencana untuk mengubah
tingkat kepegawaian, maka jangan masukkan anggaran gaji.

• Jika hanya gaji dan jabatan yang ditinjau, Anda tidak perlu
mempresentasikan anggaran pengeluaran. • Jika rapat hanya meninjau
proyek atau hanya beberapa pekerjaan departemen Anda, berikan anggaran
hanya untuk pekerjaan yang ditinjau pada rapat.

Saat mempertimbangkan tingkat detail anggaran Anda, pikirkan baik tentang

seberapa banyak (atau seberapa sedikit) informasi yang ingin Anda sajikan dan
tentang ukuran angka dolar yang benar-benar penting untuk tujuan pertemuan.
Yang terbaik adalah menyesuaikan anggaran pada satu halaman jika Anda bisa.
Satu halaman jauh lebih mudah dibaca daripada halaman dan halaman detail.
Ingatlah bahwa Anda sudah familiar dengan departemen Anda dan anggaran Anda,
tetapi orang lain membaca
Machine Translated by Google

Mempersiapkan Presentasi 115

Menggunakan Kode Akun untuk Mengatur

Presentasi
Jika Anda mengetahui bahwa proyek tertentu atau bagian tertentu dari
pekerjaan departemen Anda akan ditinjau atau didiskusikan secara terpisah, adalah ide
yang baik untuk menempatkan semua pekerjaan departemen itu di bawah
satu kode akun, terpisah dari aktivitas lainnya. Dengan begitu, mudah untuk
memperkirakan dan melacak pekerjaan secara terpisah dari sisa pekerjaan
departemen Anda.

menginggatnya untuk pertama kali. Selain itu, pertimbangkan ukuran

angka. Misalnya, jika rapat melihat apakah a
proyek bernilai puluhan ribu
dolar itu bernilai
biaya, lalu perincian tentang
barang-barang senilai di
bawah seribu dolar tidak akan pergi
menjadi sangat penting.
Hal-Hal Apa yang Harus Dilakukan?
Termasuk
Isi presentasi Anda harus apa
Bawa Pendukung
Dokumen
Jika Anda ingin membuat presentasi Anda
singkat dan sederhana, tetapi Anda khawatir angka
Anda akan ditantang, maka inilah pendekatan
yang baik:
buat presentasi singkat dan berikan
hanya ikhtisar anggaran dalam satu halaman atau
dua, tetapi bawalah dua salinan dokumen
pendukung—beberapa halaman lagi
detail dan penjelasan. Mengapa membawa

diperlukan untuk memenuhi tujuan dua salinan? Sehingga jika orang-orang di

pertemuan. Sebagai contoh, pertemuan ingin salinan, Anda dapat memiliki

seseorang menjalankan fotokopi saat Anda
sertakan asumsi anggaran
mulai menyajikan detailnya.
hanya jika ini adalah tinjauan
keuangan, bukan jika ini adalah
tinjauan tujuan bisnis dari rencana kerja. Membuat
penyajian materi yang singkat dan terfokus yang diperlukan untuk
mempresentasikan kasus Anda. Sertakan hanya apa yang dibutuhkan—tidak lebih,
tidak kurang.

Kapan Rentang Penawaran vs. Kurang itu lebih

Jika presentasi Anda adalah
Angka Padat
fokus dan ringkas, Anda
Seperti yang kita bahas di cenderung tidak membosankan, mengalihkan perhatian,

Bab 1 dan 4, budg et tidak atau mendorong penonton yang berusia lanjut untuk pergi

lebih dari off pada garis singgung.

Machine Translated by Google

116 Penganggaran untuk Manajer

tebakan yang baik tentang masa depan. Akibatnya, Anda mungkin ingin menyajikan
kisaran perkiraan, bukan angka pasti. Di sini adalah
beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

• Jika ada dua cara untuk menyajikan rentang, salah satunya adalah dengan
menyajikan angka rendah dan angka tinggi; yang lainnya adalah
menyajikan angka tunggal, plus atau minus persentase usia tertentu.
Misalnya, Anda dapat mengatakan bahwa suatu item akan berkisar
dari yang terendah $9,500 hingga tertinggi $10,500 atau akan menjadi
$10.000 plus atau minus 5%.
• Jika angka adalah hasil dari melakukan persis seperti yang Anda lakukan di
tahun sebelumnya atau hasil dari kontrak yang dilakukan seperti:
sebagai sewa atau kontrak pembelian, maka angka pastinya adalah
lebih cocok daripada rentang.
• Jika beberapa angka tepat dan beberapa perkiraan kasar,
Anda dapat menyajikan anggaran dalam dua kolom, dengan perkiraan
minimum dalam satu kolom dan perkiraan maksimum
di kolom lain. Jika angka tersebut tepat untuk garis tertentu
item, maka nomor yang sama muncul di kedua kolom.
• Anda juga dapat menyajikan anggaran dalam dua kolom jika ada
rencana alternatif. Anda dapat menyajikan anggaran untuk setiap rencana,
sehingga orang-orang di pertemuan itu dapat membandingkan keduanya
rencana.

Sebagai contoh menyajikan rencana alternatif, mari kita a

lihat spreadsheet penawaran yang disiapkan oleh Jose, komputer
konsultan yang menyiapkan tawaran untuk sistem inventaris baru
dan memberikannya kepada Robert. Anda akan melihat proposal tawaran rendah dan
tinggi pada Tabel 7-5.
Jose menyertai anggaran ini dengan penjelasan tentang
perbedaan antara kedua sistem. Sistem yang lebih murah akan berdiri sendiri dan
tidak terhubung ke jaringan perusahaan. Itu akan bekerja dengan baik, tetapi hanya
mengirim laporan ke
kantor pusat. Itu tidak dapat diperbarui dari kantor utama. Itu
tawaran yang lebih tinggi adalah harga untuk sistem yang akan terhubung ke
kantor utama, dengan modul perangkat lunak tambahan untuk membuat tautan
dan beberapa penyesuaian ekstra yang meningkatkan desain, pengembangan
Machine Translated by Google

Mempersiapkan Presentasi 117

Sistem Inventaris Komputer Tawaran Rendah Tawaran Tinggi

Server $12.000 $15.000

Stasiun kerja $7.500 $7.500
Monitor Grafis $1.000 $2.500
Perangkat Lunak Inventaris $30.000 $30.000
Modul untuk ditautkan dalam jaringan
perusahaan $0 $10,000
Analisis dan Desain $20.000 $35,000
Perkembangan $15.000 $25,000
Instalasi $7.000 $10,000
Pajak Penjualan (7% dari komponen) $3.535 $3,850

Total $96,035 $138.850

Tabel 7-5. Proposal tawaran rendah dan tinggi

ment, dan biaya pemasangan.

Perusahaan menyukai kedua tawaran tersebut, tetapi tidak melihat nilai
dari menghubungkan sistem persediaan ke gudang bernilai biaya lebih dari
$40.000. Akibatnya, mereka memilih tawaran yang lebih rendah dan Robert
memasukkannya ke dalam anggaran tahunannya.

Format Presentasi
Seperti yang kita bahas di atas, presentasi sederhana mungkin hanya memiliki
elemen-elemen ini:

• Agenda •
Fotokopi anggaran satu atau dua halaman untuk semua orang
pada pertemuan •
Satu halaman dari salah satu asumsi anggaran untuk
pertemuan berorientasi akuntansi atau catatan tentang nilai bisnis untuk
pertemuan yang berfokus pada pekerjaan departemen • Dua salinan dari
beberapa halaman materi pendukung, tersedia jika orang mengajukan
pertanyaan tambahan

Di sisi lain, Anda mungkin perlu membuat yang lebih menarik

presentasi dengan grafis berwarna dan proyektor. Saat ini, kita sering membuat
tayangan slide di PowerPoint atau program komputer serupa. Presentasi dapat
ditampilkan langsung dari a
Machine Translated by Google

118 Penganggaran untuk Manajer

Slide Satu gambar yang komputer dengan proyektor data

disiapkan sebagai bagian atau perusahaan Anda
dapat menggunakan proyektor
dari presentasi, meskipun dicetak di
overhead atau ditampilkan langsung dari overhead atau bahkan proyektor
komputer dengan proyektor data. geser. Cari tahu apa yang tersedia
dan pastikan di
sebelumnya bahwa presentasi Anda akan berhasil dengan peralatan apa pun
yang akan Anda gunakan pada pertemuan tersebut.
Format presentasi tidak mengubah konten.
Siapkan agenda, anggaran, dan garis besar khotbah Anda. Sekali
Anda tahu apa yang ingin Anda katakan dan Anda mengaturnya, lalu
Anda siap membuat presentasi. Cara termudah untuk melakukan ini
adalah untuk mengubah garis besar Anda menjadi satu set slide.
Berikut langkah-langkah membuat presentasi yang baik:

1. Lihat agenda Anda dan putuskan berapa banyak waktunya

pertemuan akan dihabiskan untuk presentasi dan berapa banyak
pada pendahuluan, diskusi, dan penutup.
2. Rencanakan satu slide untuk setiap dua menit presentasi. Jadi,
presentasi 15 menit seharusnya hanya memiliki tujuh atau delapan
slide. Orang perlu waktu untuk memahami apa yang mereka lihat.
3. Hubungkan presentasi Anda dengan agenda Anda. Gunakan poin agenda
sebagai judul slide.

4. Sorot poin yang paling penting; tidak menutupi setiap

rinci.
5. Kebanyakan slide harus memiliki tiga sampai lima poin-poin. Tidak pernah
memiliki lebih dari tujuh.
6. Jika bisa, sertakan beberapa gambar yang menarik atau lucu.
7. Fokus pertama pada kejelasan dan kedua pada membuatnya menarik.

Bos Robert, Svetlana, Direktur Informasi

Teknologi, ingin menyajikan nilai TI ke pertemuan
presiden dan semua eksekutif senior di perusahaan. Dia bertanya
Robert untuk mempresentasikan anggaran dan menunjukkan bahwa perusahaan
mendapatkan nilai terbaik untuk uang yang dihabiskan untuk TI.
Svetlana dan Robert duduk untuk merencanakan presentasi mereka.
Robert menunjukkan bagaimana dia mengatur anggaran. Svetlana memikirkannya
Machine Translated by Google

Mempersiapkan Presentasi 119

akan baik untuk mengatur presentasi nilai TI agar sesuai dengan bagian anggaran
Robert. Mereka datang dengan empat poin utama ini.

• Jaga agar komputer tetap berjalan! •

Setiap orang yang membutuhkan komputer mendapatkan komputer! •
Menghemat uang melalui pengendalian persediaan. • Gunakan
manajemen biaya yang efisien.

Presentasi Svetlana berfokus pada nilai masing-masing item ini, berbicara

tentang efektivitas, sinergi, dan pengurangan kerugian inventaris. Robert
mempersiapkan garis besar ini untuk ceramah yang akan dia berikan dengan
presentasi slide 10 menit tentang anggaran dan biaya:

Jaga agar komputer tetap berjalan!

• Hanya dengan $30.000, kami mengganti 20 komputer lama yang menjadi
tidak dapat diandalkan. Program penggantian rutin ini mengurangi biaya
pemeliharaan dan waktu henti, sehingga meningkatkan produktivitas. •
Hanya dengan $6.000, kami memelihara inventaris suku cadang yang
memungkinkan pertukaran cepat peralatan yang gagal. Ini mengurangi waktu
kerja yang hilang.

• Program pemeliharaan tahunan, dengan biaya total $42.125, sedang

dalam tahun keempat operasinya. Biaya per karyawan turun setiap
tahun karena komputer standar yang andal menggantikan komputer tidak
andal yang dulu kita miliki. Dengan 180 karyawan yang menggunakan
komputer, biayanya hanya $234 per orang.

Setiap orang yang membutuhkan komputer mendapatkan komputer!

• HR memeriksa dengan masing-masing departemen ketika posisi terbuka
untuk menentukan apakah menggunakan komputer adalah persyaratan
pekerjaan. Jika demikian, mereka memasukkannya dalam deskripsi
pekerjaan, memasukkan tes keterampilan dalam proses wawancara,
memasukkan pelatihan komputer dalam orientasi, dan memberi tahu Robert
bahwa komputer baru akan dibutuhkan. • Robert memeriksa dengan HR
untuk mendapatkan angkanya. Tahun ini, 10 karyawan baru akan mendapatkan
komputer dengan total biaya
Machine Translated by Google

120 Penganggaran untuk Manajer

$20.000. –
$15.000 untuk komputer dasar – $5.000 untuk
peralatan khusus (diperlukan untuk pekerjaan tertentu) dan peningkatan persediaan
suku cadang

Hemat uang melalui kontrol inventaris. • Sistem dasar

untuk tahun ini • Biayanya di bawah $100.000 • Harus
menghemat $35.000 dalam kerugian persediaan dan
kehilangan pesanan
per tahun
• Dapat diperluas untuk terhubung ke jaringan perusahaan di
masa depan

Gunakan manajemen biaya yang efisien. •

Standar, peralatan modern, dan pelatihan standar menghemat ratusan ribu dolar per
tahun melalui efektivitas dan efisiensi karyawan. Itu membuat kami tetap terdepan
dalam persaingan sementara biaya kami hanya $40.000 tahun ini.

• Program untuk memastikan setiap orang yang membutuhkan komputer

memiliki komputer dan terlatih mengurangi omset, menghemat banyak uang di SDM
hanya dengan $20.000 tahun ini. • Sistem inventaris baru akan membayar sendiri
dalam waktu kurang dari tiga
bertahun-tahun.

• Kami menghindari pengeluaran tambahan sebesar $40.000 dengan mempertahankan

sistem inventaris sederhana dan tidak menghubungkannya ke jaringan tarif
perusahaan.

• Kami menghemat tambahan $2.700 dengan merencanakan ke depan dan

mengkonsolidasikan pembelian komputer.

Ini adalah versi singkat dari garis besar ini yang dapat dikon
diubah menjadi tayangan slide berwarna-warni:

Jaga agar komputer tetap berjalan! •

Mengganti komputer: $30.000 – mengurangi biaya
dukungan – meningkatkan produktivitas •
Inventaris suku cadang komputer: $6.000
Machine Translated by Google

Mempersiapkan Presentasi 121

• Total perawatan tahunan: $42.125

- Tahun keempat
– Biaya per karyawan $234
– Turun dari $260 tahun lalu

Setiap orang yang membutuhkan komputer mendapatkan

komputer! • SDM berkoordinasi dengan departemen –
pengujian dan pelatihan dilakukan oleh SDM
• TI menyiapkan komputer sebelum hari pertama karyawan • 10
komputer, $20.000 – $15.000 untuk komputer dasar – $5.000
untuk peralatan dan suku cadang khusus

Hemat uang melalui kontrol inventaris. • Sistem

dasar di bawah $100,000 • Menghemat
$35,000 per tahun – mengurangi kehilangan
persediaan – mencegah kehilangan pesanan

Gunakan manajemen biaya yang

efisien. • Orang dapat melakukan pekerjaan mereka, tidak membuang
waktu dengan masalah komputer. Menghemat ratusan ribu, biaya $
40.000 tahun ini.
• Setiap orang yang membutuhkan komputer mendapatkan komputer,
mengurangi biaya SDM dengan mengurangi omset. Biaya hanya $20,000.
• Sistem inventaris baru akan membayar sendiri dalam waktu kurang dari tiga
bertahun-tahun.

• Dihemat $40.000 dengan mendapatkan sistem persediaan sederhana yang

melakukan pekerjaan. • Menghemat $2.700 melalui pembelian gabungan.

Daftar Periksa Manajer untuk Bab 7 Apa

saja bagian anggaran Anda? Bagaimana Anda
merencanakan setiap bagian, sebagai pekerjaan produksi atau sebagai
proyek?
Dapatkah Anda menyusun anggaran gabungan untuk departemen Anda?
Machine Translated by Google

122 Penganggaran untuk Manajer

Apakah Anda menggunakan kode akun? Jika tidak, apakah mereka

akan membantu? Apakah Anda memiliki tiga set asumsi anggaran?
• satu set terperinci untuk Anda sendiri, untuk mempermudah penganggaran selanjutnya
tahun
• ringkasan singkat untuk akuntansi, dengan fokus pada masalah keuangan •
ringkasan bisnis satu halaman dari anggaran Anda Siapkan agenda untuk
rapat berikutnya dan gunakan untuk menjalankan rapat. Lihat apakah itu membantu
membuat rapat tidak terlalu membuat frustrasi dan lebih bermanfaat.

Mengapa ruang lingkup dan tingkat detail penting dalam mempersiapkan sebuah
presentasi?
Persiapkan diri Anda sepenuhnya untuk presentasi menggunakan tujuh
langkah-langkah untuk membuat presentasi yang baik. Kemudian, jangan lupa
untuk berlatih!
Ingatlah untuk membuat konten terlebih dahulu—fokus pada tujuan rapat.
Membuat presentasi terlihat bagus datang kemudian.

Kapan Anda bisa menggunakan slideshow presentasi?