STANDARD OPERATING PROCEDURE PERSONALIA

KEMENTERIAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KABINET MUDA MENDUNIA

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

2021/2022
 LEMBAR PENGESAHAN

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya sehingga Dokumen
Standard Operating Procedure (SOP) Personalia Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta Periode 2021/2022 dapat tersusun. Dokumen Standard Operating
Procedure (SOP) Personalia ini merupakan Pedoman, Pengontrolan, serta Berbagai langkah
strategis personalia lainnya sebagai arah terkait pengembangan sumber daya manusia pada BEM
KM UMY 2021/2022.

Telah disetujui dan disahkan sebagai Standard Operating Procedure (SOP) Personalia

Yogyakarta, 02 Desember 2021

Presiden Mahasiswa Menteri Pengembangan Sumber

BEM KM UMY, Daya Manusia
BEM KM UMY,

Muhammad Ibnu Rahmata Khania Dewi

NIA. 2021.01.01 NIA. 2021.04.01
1. Definisi Standard Operating Procedure (SOP) Personalia
Standard Operating Procedure (SOP) Personalia adalah standar operasional
prosedur yang dibuat secara tertulis sebagai pedoman untuk menjalankan visi dan misi
yang telah dibuat mencakup pemberian sanksi kepada seluruh, internal Badan Eksekutif
Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Periode
2021/2022

2. Syarat kriteria Standard Operating Procedure (SOP) Personalia

Dalam penetapkan dan pemilihan Standard Operating Procedure (SOP)
Personalia hendaknya mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
1. Adanya keselarasan dan mengacu pada Arahan Umum Kabinet Muda Mendunia
2. Bersifat Objektif.
3. Kebutuhan proses pembelajaran dan pengembangan sumber daya manusia yang
ada di BEM KM UMY.
4. Kebutuhan database kinerja untuk menyelenggarakan evaluasi dan perencanaan
kinerja.
3. Maksud dan Tujuan disusunnya Penentuan Standard Operating Procedure
(SOP) Personalia
Penetapan Standard Operating Procedure (SOP) Personalia disusun dengan maksud
dan tujuan:
1) Untuk memperoleh informasi kinerja yang penting dan diperlukan dalam
menyelenggarakan manajeman kinerja secara baik.
2) Untuk memperoleh ukuran keberhasilan dari pencapaian suatu tujuan dan sasaran
strategis organisasi yang digunakan untuk perbaikan kinerja dan peningkatan
akuntabilitas kinerja.
3) Menjunjung tinggi asas profesionalitas kerja setiap Staff KEMENTERIAN
4) Menjadi Pedoman dalam implementasi strategi dan visi.
5) Menjadi Pedoman dalam pelaksanaan program kerja.
6) Menjadi Pedoman dalam penyusunan rencana anggaran.
7) Meningkatkan kualitas kinerja staff BEM KM UMY.
8) Memantapkan pelaksanaan akuntabilitas kinerja sebagai wujud pertanggungjawaban
dalam pencapaian visi, misi, tujuan dan kebijakan.

4. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

 Standard Operating Procedure (SOP) Personalia ini mencakup pedoman dan sanksi
terkait personalia dalam Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta Periode 2021/2022.

Unit yang terkait yang dimaksud dalam Standard Operating Procedure (SOP)
Personalia ini adalah:

1. Staff dapat memberikan laporan/keluh kesah terkait kondisi yang dirasakan dan
dihadapi oleh diri sendiri
2. Staff dapat memberikan laporan/keluh kesah terkait kondisi yang dirasakan oleh
diri sendiri kepada staff/Menteri/Wakil Menteri dalam kementerian
3. Staff dapat memberikan laporan/keluh kesah terkait kondisi yang dirasakan oleh
diri sendiri kepada staff/Menteri/Wakil Menteri diluar kementerian
4. Staff dapat memberikan laporan/keluh kesah terkait kondisi yang dirasakan oleh
diri sendiri kepada Presiden/Wakil Presiden.

5. Landasan Hukum
Landasan hukum yang dijadikan pedoman dan acuan dalam penyusunan Standard
Operating Procedure (SOP) Personalia adalah sebagai berikut:
a. Misi Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta Periode 2021/2022.
b. Tupoksi Kementerian Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Periode 2020/2021.
c. Program Kerja Kementrian Pengembangan Sumber Daya Manusia Badan Eksekutif
Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Periode
2021/2022.
d. Hasil Rapat Kementrian Pengembangan Sumber Daya Manusia Badan Eksekutif
Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Periode 2021/2022 pada
tanggal Desember 2021.

6. Sasaran
Setelah ditetapkan tujuan, selanjutnya ditentukan sasaran yang merupakan
penjabaran dari tujuan, yaitu sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh
pengembangan sumber daya manusia dalam jangka waktu tahunan, semesteran,
triwulanan atau bulanan.
Sasaran dirumuskan dalam bentuk kuantitatif sehingga dapat diukur. Sasaran
 menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan. Sasaran merupakan (target) hasil yang diharapkan
dari suatu program atau keluaran yang diharapkan dari suatu kegiatan.
Berdasarkan Rencana Kementerian Pengembangan Sumber Daya Manusia, maka
ditetapkan Sasaran Rencana Strategis Indeks Kinerja Strategis BEM KM UMY yaitu:
1. Meningkatkan involvement sumber daya manusia dalam BEM KM UMY.
2. Meningkatkan sense of comfort dalam BEM KM UMY.
3. Mewujudkan nilai dan budaya organisasi dalam BEM KM UMY.
4. Menyelesaikan permasalahan (problem solving) terkait sumber daya manusia
dalam BEM KM UMY.
5. Mewujudkan asas kekeluargaan kolektif.
6. Nilai dan Budaya Orgaisasi
Nilai dan Budaya Organisasi adalah nilai-nilai yang disepakati dan tertanam dalam
organisasi tersebut, yang kemudian mengakar pada suatu kebiasaan, kepercayaan, atau
karateristik organisasi. Nilai dan Budaya Organisasi yang diterapkan oleh seluruh
elemen kepengurusan BEM KM UMY adalah nilai Kekeluargaan. Kekeluargaan
merupakan adalah suatu keadaan dimana setiap anggota dalam organisasi tersebut
merasa sebagai satu keluarga dan merasakan kebersamaan dalam organisasi tersebut.

Kekeluargaan, semua aktifitas di BEM KM UMY tidak hanya dilakukan atas

dasar transeksual saja tapi tetap perlu menanamkan sifat kekerabatan, dan saling
dukung antar sesame anggota yang merupakan cerminan dari sebuah keluargaan yang
membuat satu sama lain berkembang.

1) Profesional, dalam menjalankan amanah yang di embannya semua pengurus

di BEM KM UMY harus mendepankan keprofesionalitas yang berarti tidak
mencampur baurkan kepentingan pribadi di dalam tugas dan amanah yang
dijalankan.
2) Integritas, Sikap integritas adalah hal yang harus selalu dijunjung oleh semua
pengurus BEM KM UMY yang artinya seluruh pengurus mengedepankan
kejujuran dan kebenaran dimanapun dan kapanpun berada, baik diawasi
maupun tidak.
3) Disiplin, suatu sikap dan perilaku seseorang yang menunjukkan ketaatan,
kepatuhan, kesetiaan, keteraturan dan ketertiban pada peraturan perusahaan
atau organisasi dan norma-normal sosial yang berlaku.
 4) Intensif Kolaborasi, Sikap Intensif Kolaborasi adalah keadaan dimana semua
pengurus BEM KM UMY melakukan kordinasi dan komunikasi dengan pihak
lain untuk menghasilkan output yang lebih dari dari kerjasama yang dilakukan.
5) Bertanggung Jawab, Sikap tanggung jawab adalah keadaan dimana semua
pengurus BEM KM UMY memilki kesadaran akan tugas dan amanah yang
diemban dan berusaha dengan yang terbaik untuk memenuhi tugas tersebut.
7. Jenis SOP
Standard Operating Procedure (SOP) Personalia dibagi menjadi:

1) SOP Sowan Kementerian

2) SOP SP (Surat Peringatan)

SOP Sowan Kementerian

 A. Pengertian
Suatu kegiatan silaturahmi dan alat komunikasi antar Kementrian yang bertujuan
adanya sinergitas Kementrian seperti rapat evaluasi bersama, kolaborasi
kementrian dalam suatu agenda.
B. Tujuan
Prosedur Sowan Kementerian bertujuan untuk meningkatkan nilai kekeluargaan
antar kementrian PSDM dan kementrian lainnya serta menciptakan kondusifitas
dalam suatu kementrian.
C. Alur
1. Agenda sowan kementerian dilaksanakan satu kali dalam satu bulan dengan
adanya kegiatan rapat ataupun sinergitas antar kementrian.
2. Salah satu staff dari PSDM akan diajukan dalam rapat setiap kementrian untuk
melihat kinerja dan perkembangan staff dan mendelegasikan 3 staff ke dalam
setiap acara kementrian
3. Mengadakan diskusi atau evaluasi diakhir rapat dan acara dengan adanya
pencatatan dan saran kementrian yang terkait.

NB : jadwal penanggung jawab Rapat dan acara SOWAN Kementerian dibuat oleh Dirjen
Konseling dan Penjagaan.

Bagan Alur SOP Sowan Kementrian

Sowan Kementrian
 Delegasi PSDM

Hadir
pada

Rapat Kementrian
1. Penerapan nilai
dan budaya
organisasi
2. Melihat
Perkembangan
staff

Data base staff

(Sebagai bahan Evaluasi
dan Perenancanaan)

SOP PEMBERIAN SURAT PERINGATAN

A. Tujuan
SOP SP ini bertujuan untuk mempermudah dan memperjelas alur pemberian surat
peringatan kepada Staff BEM KM UMY.
B. Alur
1. PRA SP
Sebelum masuk ke tahap pemberian SP, maka pihak yang berkaitan akan
diberikan teguran secara lisan oleh pihak PSDM atau dari pihak Menteri dan
Wakil Menteri terkait.
Kriteria :
- Tidak mengikuti rapat kementerian sebanyak dua kali berturut-turut tanpa
keterangan.
- Tidak terlibat aktif dalam kegiatan BEM terkhusus dalam kementeriannya
(Penilaian Mentri,Wamen dan PSDM).
a. Teguran
Teguran ini berupa teguran lisan secara personal dari pihak PSDM atau
Mentri dan Wamen terkait, teguran ini berisi masukan-masukan atau saran
kepada staff terkait kesalahan yang dilakukan.
Jika teguran ini tidak diindahkan atau dilaksanakan. Jangka waktu
teguran pertama hingga ke dua adalah 10 hari.
2. Surat Peringatan (SP)
a. SP I
Jika dalam waktu 10 hari masih belum diindahkan atau dilaksanakan
maka selanjutnya akan masuk ke tahap pemberian Surat Peringatan (SP).
1) Kriteria
• Tidak ada kemajuan atau perubahan sikap setelah diberikan
Teguran.
• Tidak mengikuti rapat besar sebanyak tiga kali berturut-turut tanpa
keterangan
2) Alur pemberian
Sebelum dikeluarkan Surat Peringatan oleh pihak PSDM, akan
didiskusiakan terlebih dahulu oleh keseluruhan para Mentri dan
Wamen serta Presma dan Wapresma, untuk dipertimbangkan kembali
terkait keputusan pemberian Surat Peringatan.
b. SP II
Merupakan pemberian Surat Peringatan Lanjutan dari SP I setelah
diberikan waktu selama 1 minggu.
1). Kriteria
• Tidak ada kemajuan dan perubahan sikap setelah diberikan
Teguran dan SP I.
• Mencoreng nama baik BEM KM UMY. Dalam bentuk media atau
bersosial media.
2) Alur pemberian
Sebelum dikeluarkan Surat Peringatan oleh pihak PSDM, akan
didiskusiakan terlebih dahulu oleh keseluruhan para Mentri dan
Wamen serta Presma dan Wapresma, untuk dipertimbangkan kembali
terkait keputusan pemberian Surat Peringatan.
c. SP III (Pengeluaran)
Jangka waktu dari SP II ke SP III sendiri selama 1 minggu.
Surat Peringatan III (Pengeluaran) dikeluarkan dan diputuskan dari
PSDM berdasarkan rekomendasi dari Presiden dan Wakil presiden
BEM KM UMY. Kemudian dari pihak Presiden dan atau Wakil presiden
jika tidak ada perubahan sikap staff sejak diberlakukanya segala
rangkaian pemberian SP. Terhitung 24 hari sejak diberikannya SP II.
Adapun pada SP III ini juga dikeluarkan apabila staff melakukan
tindakan yang menyimpang sosial.