LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN III

PENERAPAN SISTEM PENOMORAN DI PUSKESMAS DARUSSALAM

OLEH
KELOMPOK 5

1. CHRISTOFER MEISONSEN WARUWU 1913462079

2. JIMY KURNIASEH 1913462089
3. PINKAN SALSABILLAH MANURUNG 1913462096
4. SEPTIARA NABILA 1913462102

PRODI D-III PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

UNIVERSITAS IMELDA MEDAN
TAHUN 2021/2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan
rahmat nya kami dapat menyelesaikan laporan ini dengan judul “Penerapan System
Penomoran di Puskesmas Darussalam ”.

Selama PKL 3 dan terselesainya laporan PKL ini tidak lepas dari bantuan dan
dorongan dari berbagai pihak, baik secara moral dan materi. Oleh karena itu, kami
mengucapkan banyak terima kasih kepada bapak/ibu.

1. dr. H.R.I.Ritonga, M.Sc selaku Ketua Yayasan Imelda Medan.

2. Dr. dr. Imelda L. Ritonga, S.Kp, M.Pd, MN selaku Rektor Universitas Imelda
Medan.
3. dr. Suheri Parulian Gultom, M.Kes selaku Ketua Prodi D-III Perekam Dan
Informasi Kesehatan Universitas Imelda Medan.
4. Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes selaku Sekertaris Prodi D III Perekam dan
Informasi Kesehatan Imelda Medan dan dosen pembimbing PKL III.
5. Valentina, SKM, M.Kes selaku Koordinator PKL 3.
6. Netty Triana Sitompul, S. Kep selaku Clinical Instruktur dan kepala pendaftaran
dari Puskesmas Glugur Darat Medan.
7. Kepala puskemas dan seluruh staff pegawai Puskesmas Darussalam, terutama
Kepala Ruangan pendaftaran dan seluruh staff pegawai di bagian pendaftaran.
8. Seluruh teman-teman yang mengikuti PKL 3 Gelombang ke-1 DIII Perekam
dan Informasi Kesehatan Tingkat III-C
Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Laporan banyak
terdapat keterbatasan dan kami menerima kritikan dan saran dari para pembaca.

Medan, Oktober 2021

Penyusun

Kelompok 5
 DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN....................................................................... i
KATA PENGANTAR................................................................................ iii
DAFTAR ISI............................................................................................... iv
LAMPIRAN................................................................................................ v
BAB I PENDAHULUAN........................................................................... 1
1.1 Latar Belakang....................................................................................... 1
1.2 Rumusan masalah.................................................................................. 2
1.3 Tujuan Penulisan.................................................................................... 2
1.4 Manfaat Penulisan ................................................................................. 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA................................................................ 3
2.1 Konsep Puskesmas................................................................................. 3
2.1.1 Definisi Puskesmas........................................................................ 3
2.1.2 Tujuan Puskesmas.......................................................................... 3
2.1.3 Fungsi Puskesmas.......................................................................... 3
2.2 Sistem Penomoran.................................................................................. 4
2.2.1 Definisi Sistem penomoran............................................................ 4
2.2.2 Jenis-jenis Sistem Penomoran....................................................... 5
2.2.3 Definisi Family Folder .................................................................. 6
2.2.3 Tipe Dalam Penomoran Rekam Medis.......................................... 6
2.3 Rekam Medis......................................................................................... 8
2.3.1 Pengertian Rekam Medis............................................................... 8
2.3.2 Tujuan Rekam medis...................................................................... 8
2.3.3 Fungsi Rekam medis...................................................................... 8
BAB III METODE PELAKSANAAN...................................................... 10
3.1 Tempat dan Waktu PKL........................................................................ 10
3.1.1Tempat PKL ................................................................................... 10
3.1.2 Waktu PKL .................................................................................... 10
3.2 Metode Pelaksanaan PKL...................................................................... 10
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN................................................... 11
4.1 Hasil ................................................................................................ 11
4.1.1 Gambaran Sistem Penomoran.................................................... 11
4.1.2 SOP system penomoran................................................................. 13
4.1.3 Penjelasan Standar Oprasional Prosedur........................................ 17
4.2 Pembahasan ........................................................................................... 17
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN..................................................... 21
5.1 Kesimpulan ........................................................................................... 21
5.2 Saran ...................................................................................................... 21

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ 22

 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah fasilitas pelayanan kesehatan
yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan
perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan
preventif di wilayah kerjanya. Puskesmas di atur kembali dengan Peraturan Mentri
Kesehatan yang baru yaitu (Permenkes 43 tahun 2019) tentang Puskesmas.
Sistem pemberian nomor rekam medis dalam pengelolaan rekam medis yaitu
tata-cara penulisan dan pemberian nomor rekam medis yang diberikan kepada pasien
yang datang berobat dan setiap formulir rekam medis serta folder dokumen rekam
medis atas nama pasien yang bersangkutan. Nomor rekam medis sebagai bagian dari
identitas pribadi pasien yang bersangkutan sebab dalam pengelolaan rekam medis
nomor rekam medis menyatu dengan identitas pasien. Dikatakan sebagai bagian
identitas pribadi karena dengan menyebut atau menulis nomor rekam medis tersebut
maka dapat diketahui dokumen rekam medis atas nama pasien yang bersangkutan dan
meminimalkan informasi pasien yang hilang.
Ada 3 sistem penomoran berkas rekam medis pasien yaitu, menggunakan sistem
penomoran Seri Numbering System, Unit Numbering System dan Seri Unit Numbering
System. Sistem penomoran rekam medis di Puskesmas Darusssalam menggunakan
system penomoran Unit Numbering System yaitu dengan memberikan satu nomor
rekam medis family folder yang di gunakan pasien dan keluarga untuk berobat dan
nomor tersebut akan di gunakan secara terus menerus selama berobat di Puskesmas
Darussalam. System penomoran di Puskesmas Darussalam secara keseluruhan masih
belum mengikuti standar yang berlaku di unit kerja rekam medis. Penomoran di
Puskesmas Darussalam masih terdapat beberapa kesalahan contohnya jumlah section
yang hanya terdiri dari dua section yang hanya memuat empat digit angka nomor
rekam medis. Sementara standar penomoran rekam medis yang berlaku terdiri dari
tiga kelompok angka yang masing-masing kelompok dapat diisi dua angka yang
secara keseluruhanya menjadi enam angka. Kemudian dalam pemberian nomor rekam
medis masih terdapat beberapa penggunaan huruf dalam hal penomoran rekam medis.
Pemilihan judul dilakukan atas adanya masalah yang ditemukan di tempat
pelaksanaan PKL 3 Puskesmas Darussalam, yaitu pada system penomoran berkas
rekam medis pasien dan setelah malakukan pengamatan di Puskesmas Darussalam
kami tertarik ingin membahas tentang Penerapan Sistem Penomoran Berkas Rekam
Medis di Puskesmas Darussalam tahun 2021.

1.2 Rumusan Masalah PKL 3

Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dikemukakan maka rumusan
masalah pada laporan PKL 3 ini yaitu bagaimana Penerapan Sistem Penomoran
Berkas Rekam Medis di Puskesmas Darussalam

1.3 Tujuan Laporan PKL 3

Adapun tujuan dari penulisan laporan PKL 3 ini adalah untuk mengetahui
Penerapan Sistem Penomoran Berkas Rekam Medis di Puskesmas Darussalam.

1.4 Manfaat Laporan PKL 3

1. Bagi Puskesmas
Dapat digunakan sebagai masukan dalam membuat prosedur akses informasi
sesuai dengan kebutuhan dan tanggung jawab pekerjaan.
2. Bagi Institusi Pendidikan
Dapat digunakan sebagai sarana informasi dan tambahan teori kepada mahasiswa
serta sebagai referensi.
3. Bagi Mahasiswa
Dapat digunakan untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang Penerapan
Sistem Penomoran Berkas Rekam Medis di Puskesmas Darussalam.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Puskesmas

2.1.1 Defenisi Puskesmas
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) nomor 75 tahun 2014
tentang Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah
fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat
dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan
upaya promotif dan preventif di wilayah kerjanya.
Puskesmas adalah UKM tingkat pertama. UKM dalam Permenkes 43 tahun
2019 tentang Puskesmas dijelaskan bahwa Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah
dan menanggulangi timbulnya masalah kesehatan dengan sasaran keluarga, kelompok
dan masyarakat. Sedangkan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) adalah suatu
kegiatan dan/atau serangkaian kegiatan pelayanan kesehatan yang ditujukan untuk
peningkatan, pencegahan, penyembuhan penyakit, pengurangan penderitaan akibat
penyakit dan memulihkan kesehatan perseorangan.

2.1.2 Tujuan Puskesmas

Tujuan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh Puskesmas yang
tertera pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 75 tahun 2014
Pasal 2 yang mana tujuan tersebut Untuk mewujudkan masyarakat yang memiliki
perilaku sehat yang meliputi kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat; untuk
mewujudkan masyarakat yang mampu menjangkau pelayanan kesehatan bermutu,
untuk mewujudkan masyarakat yang hidup dalam lingkungan sehat, untuk
mewujudkan masyarakat yang memiliki derajat kesehatan yang optimal, baik
individu, keluarga, kelompok dan masyarakat (Kementerian Kesehatan RI, 2014).

2.1.3 Fungsi Puskesmas

Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43 Tahun
2019 Tentang Puskesmas, dimana Puskesmas menyelenggarakan fungsi yaitu
penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) tingkat pertama di wilayah.
kerjanya dan Upaya kesehatan mayarakat (UKM) tingkat pertama di wilayah
kerjanya. Dalam menyelenggarakan fungsinya, Puskesmas berwenang untuk:
1. Menyusun perencanaan kegiatan berdasarkan hasil analisis masalah kesehatan
masyarakat dan kebutuhan pelayanan yang diperlukan
2. Melaksanakan advokasi dan sosialisasi kebijakan kesehatan
3. Melaksanakan komunikasi, informasi, edukasi, dan pemberdayaan masyarakat
dalam bidang kesehatan
4. Menggerakkan masyarakat untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah
kesehatan pada setiap tingkat perkembangan masyarakat yang bekerja sama
dengan pimpinan wilayah dan sektor lain terkait
5. Melaksanakan pembinaan teknis terhadap institusi, jaringan pelayanan
Puskesmas dan upaya kesehatan bersumber daya masyarakat
6. Melaksanakan perencanaan kebutuhan dan peningkatan kompetensi sumber daya
manusia Puskesmas
7. Memantau pelaksanaan pembangunan agar berwawasan kesehatan
8. Memberikan Pelayanan Kesehatan yang berorientasi pada keluarga, kelompok,
dan masyarakat dengan mempertimbangkan faktor biologis, psikologis, sosial,
budaya, dan spiritual;
9. Melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap akses, mutu, dan
cakupan Pelayanan Kesehatan
10. Memberikan rekomendasi terkait masalah kesehatan masyarakat kepada dinas
kesehatan daerah kabupaten/kota, melaksanakan sistem kewaspadaan dini, dan
respon penanggulangan penyakit;
11. Melaksanakan kegiatan pendekatan keluarga
12. Melakukan kolaborasi dengan Fasilitas Pelayanan Kesehatan tingkat pertama dan
rumah sakit di wilayah kerjanya, melalui pengoordinasian sumber daya kesehatan
di wilayah kerja Puskesmas.

2.2 Sistem Penomoran

2.2.1 Definisi Sistem Penomoran
Sistem penomoran dalam rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor yang
diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi
pasien yang bersangkutan. Tujuan pemberian nomor rekam medis adalah
petunjuk dari pemilik dokumen rekam medis masing-masing pasien dan identitas
pasien, memudahkan dalam penyimpanan dokumen rekam medis, dan
memudahkan dalam menemukan kembali (retriev) rekam medis.

2.2.2 Jenis Sistem Penomoran

Ada tiga metode penomoran rekam medis yang dipergunakan, sebagai berikut:
1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)
Serial Numbering System yaitu sistem penomoran dimana setiap pasien
yang berkunjung ke rumah sakit atau Puskesmas selalu mendapatkan nomor
rekam medis baru. Dalam metode ini Kartu Identitas Berobat dibutuhkan
untuk menelusuri nomor rekam medis pasien dan mencari KIUP-nya. KIUP
digunakan sebagai catatan tanggal tiap kunjungan dan juga nomor rekam medis
yang diberikan pada setiap kunjungan. Rekam medis disimpan diberbagai
tempat sesuai dengan nomor yang telah diperoleh.
Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas lebih mudah mengerjakan,
perluasan rekam medis mudah dilakukan tanpa batas, dan transfer rekam medis
inaktif mudah dilakukan karena rekam medis berusia tua memiliki nomor rendah.
Kelemahan menggunakan sistem ini yaitu biaya lebih mahal, memerlukan ruang
yang lebih banyak dan membutuhkan waktu lama untuk mencari atau
mendapatkan rekam medis pasien lama karena satu pasien mendapatkan lebih dari
satu
2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)
Unit Numbering System yaitu sistem penomoran dimana pada saat pasien
datang pertama kali untuk berobat maka pasien akan mendapatkan satu nomor
rekam medis yang mana nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk
kunjungan- kunjungan selanjutnya. Rekam medis tersimpan didalam satu berkas
dengan nomor yang sama.
Keuntungan sistem ini adalah informasi pasien tercatat dalam suatu kesatuan
berdasarkan pelayanan yang diberikan/ terintegrasi, dan biaya tidak terlalu mahal
apabila dibandingkan dengan cara seri. Kelemahan menggunakan sistem ini yaitu
pelayanan bisa menjadi lebih lama pada pasien kunjungan ulang karena pasien
harus menunggu untuk dicarikan rekam medisnya agar bisa digunakan lagi pada
kunjungan ulang tersebut, rekam medis menjadi terlalu tebal pada pasien yang
sering berkunjung ulang atau pasien dengan riwayat rawat inap lama.
3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Serial Unit Numbering System yaitu sistem penomoran dengan tidak
menggabungkan sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien yang berkunjung pada
sarana pelayanan kesehatan diberikan nomor baru, tetapi rekam medis terdahulu
digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah nomor yang paling baru.
Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu pasien bisa dilayani lebih cepat
karena tidak perlu menunggu dicarikan rekam medis terdahulunya dan informasi
pasien tercatat dalam suatu kesatuan berdasarkan pelayanan yang diberikan/
terintegrasi. Kelemahan sistem ini yaitu penggunaan nomor rekam medis dan
rekam medis menjadi lebih boros karena satu pasien bisa menggunakan lebih dari
satu nomor bergantung kepada jumlah kunjungannya dan petugas menjadi lebih
sibuk setelah pelayanan informasi klinis.

2.2.3 Dalam penomoran rekam medis terdapat beberapa tipe antara lain :
Menurut Hatta, G.R. 2013
1) Sequential Numbering (Penomoran Berurutan)
Pemberian nomor rekam medis secara berurutan dimulai dari nomor 1.
Contoh : Jika nomor terakhir 010524 maka nomor selanjutnya 010525.
Pemberian nomor dilakukan dengan sistem penomoran seri unit. Ketika
menggunakan sistem penomoran seri maka dilakukan dengan cara tidak
menghubungkan sistem Sequential Numbering dengan tahun sebagai awalan.
Contoh : 05-0024 (Menunjukkan pasien ke 24 tahun 2005)

2) Alphanumeric Numbering
Pemberian nomor rekam medis dengan kombinasi dari huruf dan angka.
Metode ini memiliki keuntungan dari kapasitas yang lebih besar dengan jumlah
karakter yang sama, namun metode ini tidak banyak digunakan oleh rumah sakit/
Puskesmas/ fasilitas pelayanan kesehatan lain.
Contoh : AA 99 99 sebagai gantinya 99 99 99
3) Relational Numbering
Penomoran Relasional adalah penomoran yang secara keseluruhan (total) atau
sebagian memiliki makna tertentu dalam kaitanya dengan pasien. Jenis sistem
relational numbering yaitu:
 a. Birth Number
Penomoran rekam medis berdasarkan tanggal lahir. Terdiri atas 6 – 8 digit
tanggal lahir. Dalam birth number dapat ditambahkan angka lainnya.
Keuntungan menggunakan birth number, yaitu nomor dokumen berisi
informasi lengkap dan mudah untuk diingat. Sedangkan kerugian
menggunakan birth number, yaitu meningkatnya resiko kesalahan menyalin
nomor rekam medis khususnya dalam sistem manual karena nomor yang
panjang, kapasitas terbatas dan sulit untuk penyimpanan rekam medis.
Contoh : Tabel 2.1 Birth Number

50 06 24 1 05 2
b. Social Security Number (SSN)
Tahun Bulan Hari Jenis Nomor Kode
Kelamin Serial Geografi

SSN adalah suatu nomor unik yang diberikan bagi setiap warga negara
sejak lahir, atau juga bagi para pendatang (immigrant) yang secara khusus
mendapat ijin kerja (working permit) atau juga kepada mereka yang telah
pindah kewarganegaraan. Metode ini tidak direkomendasikan untuk tujuan
penyimpanan rekam medis.
Keuntungan menggunakan SSN adalah nomor rekam medis unik.
Sedangkan kerugiannya, yaitu beberapa pasien tidak dapat menunjukkan
social security number pada saat pertama kali mendaftar atau datang ke
rumah sakit/ Puskesmas/ fasilitas pelayanan kesehatan lain, ancaman
pencurian identifikasi, kontrol dan verifikasi nomor berada diluar kendali
rumah sakit/ Puskesmas/ fasilitas pelayanan kesehatan yang menggunakan.

c. Family Number
Family number merupakan sistem penomoran yang paling tepat untuk
FKTP dimana semua anggota keluarga dapat menerima perawatan
kesehatan. Dengan sistem ini satu nomor unit diberikan untuk 1 rumah
tangga dan ekstra digit ditambahkan untuk menunjukkan setiap individu
dalam rumah tangga (keluarga).

Contoh : 1 = kepala rumah tangga (ayah)

 2 = istri (ibu)
3 = anak/ keluarga yang lain

2.3 Rekam Medis

2.3.1 Pengertian Rekam Medis

Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain
identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (PERMENKES No.269,
2008).

2.3.2 Tujuan Rekam Medis

Untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya

peningkatan pelayanan kesehatan di Puskesmas. Tanpa didukung suatu sistem
pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi

2.3.3 Fungsi Rekam Medis

Kegunaan Rekam Medis dapat dilihat dari beberapa aspek antara lain :
(PERMENKES) Nomor 269/MENKES/PER/III/2008)

1. Aspek Administrasi
Suatu dokumen Rekam Medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga
medis dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2. Aspek Medis
Suatu dokumen Rekam Medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut
dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang
harus diberikan kepada seorang pasien.
3. Aspek Hukum
Suatu dokumen Rekam Medis mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam
rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk
menegakkan keadilan.
4. Aspek Keuangan
 Suatu dokumen Rekam Medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung
data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.
5. Aspek Penelitian
Suatu dokumen Rekam Medis mempunyai nilai penelitian karena isinya
menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
6. Aspek Pendidikan
Suatu dokumen Rekam Medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya
menyangkut data/informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan
pelayanan medis yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat
dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi pemakai.
7. Aspek Dokumentasi
Suatu dokumen Rekam Medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai
bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
 BAB III
METODE PELAKSANAAN

1.
2.
3.1 Tempat dan Waktu PKL
3.1.1 Tempat PKL
Kegiatan PKL ini dilaksanakan di Puskesmas Darussalam Jl. Darussalam No 40,
Sei Kambing D, Kec. Medan petisah, Kota Medan, Sumatera Utara 20153.

3.1.2 Waktu PKL

Waktu PKL ini dilaksanakan selama 2 minggu yaitu pada tanggal 01 Oktober
2021 s/d 13 November 2021. Hari Senin s/d Jumat dimulai pada pukul 08.00 – 15.00
WIB, untuk hari Sabtu dimulai dari jam 08.00-13.30 WIB.

3.2 Metode Pelaksanaan PKL

Metode pelaksana PKL 3 dilakukan dengan cara Project Based Learning (PBL)
yaitu model representasi tiga dimensi dari objek riil. Model pembelajaran adalah
suatu perencanaan atau suatu pola yang digunakan sebagai pedoman dalam
merencanakan pembelajaran di kelas atau pembelajaran dalam tutorial. Project Based
Learning merupakan pendekatan pembelajaran yang memberikan kebebasan kepada
peserta didik untuk merencanakan aktivitas belajar, melaksanakan proyek secara
kolaboratif, dan pada akhirnya menghasilkan produk kerja yang dapat dipresentasikan
kepada orang lain.
 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil
4.1.1 Gambaran Sistem Penomoran di Puskesmas
Puskesmas Darussalam menggunakan sistem penomoran unit
numbering system. dimana pada saat pasien datang pertama kali untuk
berobat maka pasien akan mendapatkan satu nomor rekam medis yang mana
nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk kunjungan selanjutnya. Di
Puskesmas Darussalam memiliki 2 kode wilayah yaitu: dalam wilayah kerja
menggunakan kode wilayah (00 dan 01) dan luar wilayah kerja menggunakan
kode wilayah (90).

Gambar 4.1 Kode Penomoran dalam wilayah kerja

Sumber: Puskesmas Darussalam 2021

Gambar 4.1 Kode Penomoran dalam wilayah kerja

Sumber: Puskesmas Darussalam 2021
Gambar 4.1 Kode Penomoran luar wilayah kerja
Sumber: Puskesmas Darussalam 2021
4.1.2 Standar Operasional Prosedur Indeks Penyakit

PENOMORAN REKAM MEDIS

No. Kode :
Terbitan :
SPO No. Revisi :
Tgl. Mulai Berlaku :
PUSKESMAS
DINKES Halaman : 1/3
DARUSSALAM
KOTA
MEDAN

Tanda Tangan (drg. Henny Savitri)

NIP.
197007202005022004
Ditetapkan Oleh :

Kepala Puskesmas
Darussalam
………………………………………..

A. Pengertian : Penomoran rekam medis adalah Pemberian Nomor rekam

medis berdasarkan kode wilayah dan penomoran langsung.
B. Tujuan : Sebagai acuan penerapan langkah – langkah untuk setiap
pasien mempunyai satu nomor rekam medis yang dapat
memudahkan penyimpanan dan pengembalian rekam medis
pada saat pasien memerlukan pelayanan kesehatan kesehatan
sehingga terdapat informasi medis yang berkesinambungan.
C. Kebijakan : SK Kepala Puskesmas Darussalam No
Tentang Penomoran Rekam Medis
E. Tujuan : Agar dapat memudahkan penyimpanan dan pengembalian
rekam medis pada saat dilakukan pelayanan sehingga
terdapat informasi medis yang berkesinambungan.
F. Prosedur : 1. Petugas menanyakan Kartu BPJS dan Kartu
 Berobat
2. Petugas Menanyakan pasien sudah pernah berobat
sebelumnya.
3. Untuk pasien lama petugas mencari nomor rekam
medis berdasarkan wilayah kerja
a. 00 dan 01 Wilayah Kerja
b. 90 di luar wilayah kerja
c. Kode terdiri dari 6 digit (00-00-00)
4. Untuk pasien baru petugas mencatat nomor rekam
medis di :
a. Buku Ekspedisi
b. Kartu Berobat
c. Rekam Medis
d. Family folder
G. Unit Terkait : Pendaftaran
Penyimpanan
 PENOMORAN REKAM MEDIS

No. Kode :
Terbitan :
SPO No. Revisi :
Tgl. Mulai Berlaku :
PUSKESMAS
DINKES KOTA Halaman : 1/3
DARUSSALAM
MEDAN

Tanda Tangan (drg. Henny Savitri)

NIP. 197007202005022004
Ditetapkan Oleh :

Kepala Puskesmas
Darussalam
………………………………………..

H. Diagram Alir
Tanyakan pada pasien apakah mempunyai
kartu askes/KIS/BPJS

Bedakan nomor rekam medik berdasarkan

tempat tinggal pasien

Kode terdiri dari 6 digit

Catat di buku registrasi rekam medis setiap

membuat nomor rekam medis dan
berdasarkan tempat tinggal pasien

Nomor rekam medis ditulis di :

- Kartu pendaftaran pasien
- Rekam medis
- Family folder
I. Rekaman Historis :

No Halaman Yang Dirubah Perubahan Berlaku Tanggal

4.1.3 Penjelasan Mengenai Standar Operasional Prosedur
Pada standar operasional prosedur terdapat 2 pihak yang dapat mengakses rekam
medis yaitu sebagai berikut :
a. Pihak Internal
Pihak internal yaitu pihak yang ada di dalam lingkungan Puskesmas. Pihak
internal ini dibagi menjadi 2 yaitu tenaga medis (dokter umum dan dokter gigi)
dan tenaga kesehatan lainnya (tata usaha, perawat, bidan, apoteker, perekam
medis,).
b. Pihak eksternal
Pihak eksternal yaitu pihak yang berada diluar lingkungan Puskesmas. Pihak
eksternal yang ada di Puskesmas Darussalam biasanya adalah mahasiswa (untuk
pendidikan).
Di Puskesmas Darussalam, petugas medis dan tenaga kesehatan Di instalasi
rekam medis ada 6 petugas, dari 6 petugas hanya 1 orang yang berkualifikasi profesi
rekam medis yang bertugas di bagian pendaftaran dan 5 orang lainnya berprofesi di
luar rekam medis yang bertugas di bagian pendaftaran, BPJS, P-care.

4.2 Pembahasan
Kebijakan dan prosedur sistem penomoran di Puskesmas Darussalam terdapat
pada surat keputusan kepala UPT Puskesmas Darussalam nomor: 445/VIII.SK/ /2018.
Pemberian penomoran ini merupakan kegiatan klasifikasi dan tindakan yang
mengelompokkan penyakit dan tindakan berdasarkan kriteria tetentu yang telah
disepakati. Setiap rekam medis diberi penomoran dengan sistem penomoran
dibedakan pasien umum dan lansia, Kode dalam wilayah (00,01) dan luar wilayah
(90). Untuk pasien umum diikuti dengan 4 digit (0001) dan untuk pasien lansia diikuti
dengan 3 digit (001). Pelaksanaan sistem penomoran di Puskesmas Darussalam
belum dilakukan sesuai dengan Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 yang
telah ditetapkan, Dikatakan belum sesuai karena sistem penomoran di puskesmas
darussalam masih terdapat sistem penomoran yang terdiri dari 4 digit yang belum
memiliki kode wilayah seperti contoh 00.00 sedangkan Surat Keputusan yang berlaku
di puskesmas Darussalam dengan menggunakan penomoran Unit Numbering System
yaitu dengan menggunakan 6 digit angka seperti 00.00.00. dan masih ada beberapa
yang menggunakan huruf (alphabet). Sistem penomoran ini belum sesuai dengan
kebijakan dan prosedur Surat Keputusan yang ditetapkan, dikarenakan masih dalam
tahap proses penyusunan ke tahap yang lebih baik.

Gambar 4.2 Sistem Penomoran yang terdiri dari 4 digit

Sumber : Puskesmas Darussalam 2021

Gambar 4.2 Sistem Penomoran yang masih menggunakan huruf (Alfabet)

Sumber : Puskesmas Darussalam 2021
 Adanya sistem penomoran berkas rekam medis dengan menggunakan kode
wilayah agar ketika pasien datang untuk berobat ke Puskesmas Darussalam, berkas
rekam medis mudah di cari oleh petugas dengan melihat pasien dari dalam wilayah
atau luar wilayah. petugas tidak menulis pada buku peminjaman (buku ekspedisi).
Buku ekspedisi rekam medis berfungsi sebagai bukti serah terima berkas rekam
medis, meliputi serah terima dari filing ke poliklinik, dari filing ke unit rekam
medis, dan mengurangi resiko kehilangan berkas rekam medis karena keberadaan
berkas rekam medis dapat terlacak dengan baik. Setiap berkas rekam medis yang
keluar poliklinik akan dicatatkan di buku ekspedisi rekam medis, Jika komponen ini
tidak dilaksanakan dengan baik maka akan menyulitkan petugas dalam
pengontrolan dan melacak keberadaan berkas rekam medis.
Beberapa berkas rekam medis pasien yang terdapat di Puskesmas Darussalam
masih di temukan adanya kesalahan dalam melakukan penomoran. Hal ini di
karenakan petugas rekam medis di Puskesmas Darussalam belum dapat mengubah
nomor rekam medis pasien tersebut. Para tenaga kesehatan yang yang berkaitan
dengan unit pelayanan kegiatan tersebut masih menggunakan metode penomoran
yang lama dan belum mengikuti standar penomoran rekam medis yang berlaku
menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008. Kemudian adanya kelemahan
petugas rekam medis dalam menentukan atau memberikan kode wilayah terhadap
pasien baru yang belum memiliki kode dalam wilayah atau luar wilayah. Karena
sudah adanya standar operasional prosedur yang sudah di rancang, apabila ada pasien
baru yang datang ke Puskesmas Darussalam untuk berobat, petugas rekam medis akan
memberikan nomor baru dan menggunakan kode wilayah atau luar wilayah dengan
menggunakan family folder (Unit Numbering System) dan nomor tersebut akan di
pakai oleh pasien selama berobat di Puskesmas Darussalam.
Peminjaman berkas rekam medis tidak menggunakan tracer dan buku
peminjaman (buku ekspedisi), karena kurang efektif bagi petugas rekam medis disana.
dan tidak ada petugas khusus yang mengisi buku ekspedisi dan membuat tracer saat
peminjaman rekam medis dilakukan. Hal ini diakibatkan karena beban kerja di
instalasi rekam medis tinggi, sehingga waktu yang tersedia untuk menyelesaikan
tugas menjadi kurang.
Alasan lain dikarenakan berkas rekam medis jarang dipinjam, biasanya rekam
medis hanya dipinjam oleh petugas poliklinik jika ada sesuatu yang kurang saat
mereka entry data, dan itu hanya sebentar. Misalnya berkas dipinjam saat pagi, nanti
saat pulang kerja langsung di kembalikan lagi.
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dan pembahasan pelaksanaan sistem penomoran di

Puskesmas Darussalam menggunakan sistem penomoran unit numbering system. Di
Puskesmas Darussalam belum mengikuti SK yang berlaku akan tetapi masih dalam
proses pelaksanaan, sehingga belum mencapai hasil akhir yang diharapkan dan masih
dalam tahap perkembangan ke arah yang lebih baik. pelaksanaan sistem penomoran di
Puskesmas Darussalam sudah memiliki surat keputusan kepala UPT Puskesmas
Darussalam namun pelaksanaanya secara keseluruhan belum sesuai dengan SK yang
di tetapkan.

5.2 Saran
1. Sebaiknya sistem penomoran di Puskesmas Darussalam dilaksanakan sesuai
dengan pedoman atau prosedur yang telah dibuat, agar lebih mudah dalam hal
pencarian berkas rekam medis.
2. Puskesmas Darussalam sebaiknya membuat tracer sebagai pengganti rekam
medis yang di pinjam agar lebih mudah dalam dalam hal pengembalian berkas
rekam medis.
 DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2012a. Pengertian system penomoran. diunduh tanggal 10 Maret 2012

Budi S.C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum
Sinergis Media.
Hatta, G.R. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan.
Kesehatan. Jakarta: UI Press.

Depkes, Permenkes RI, No. 269/MenKes/Per/III/2008, Tentang Rekam Medis.

(Jakarta : Depkes RI.2008).

____________Nomor 31 Tahun 2019 Tentang Sistem Informasi Puskesmas.