PEMERINTAH KABUPATEN PANDEGLANG

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS CIKEUSIK
Jl. Alun-alun Selatan No 4 Cikeusik - Pandeglang Kode Pos 42286

PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

UPT PUSKESMAS CIKEUSIK

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Dokumen Puskesmas merupakan data manajemen Puskesmas, sehingga data

maupun dokumen Puskesmas wajib dikelola secara baik agar tidak sampai tercecer.
Untuk memudahkan didalam pengelolaan dokumen penting ditentukan sistem
pengendalian dokumen agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan
pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya, sebagai pedoman didalam
pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen
administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas. Oleh karena itu
sebagai acuan didalam pengelolaan dokumen maka wajib disusun Pedoman
Pengendalian Dokumen dan Rekaman Puskesmas.

B. Tujuan Pedoman
1. Tujuan Umum :

Pedoman ini menguraikan cara-cara untuk menangani semua dokumen yang

berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu dan kinerja, sehingga dokumen-
dokumen tersebut dapat dikendalikan dengan baik sebelum dan setelah
penerbitannya.

2. Tujuan Khusus:
a. Terkendalinya kerahasiaan dokumen proses perubahan, penerbitan,
distribusi dan sirkulasi dokumen.
b. Menguraikan cara-cara untuk identifikasi, menyimpan dan memelihara
rekaman-rekaman yang digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu dan
kinerja

C. Sasaran Pedoman
Dokumen yang dijadikan acuan oleh seluruh upaya dan pelayanan di UPT
Puskesmas Cikeusik,rekaman yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang
dilakukan atau hasil yang dicapai sesuai kegiatan yang direncanakan.

D. Ruang Lingkup Pedoman

Berlaku terhadap dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dan kinerja yang
diterapkan di UPT Puskesmas Cikeusik dan yang berhubungan dengan itu mencakup
 semua rekaman yang dapat memberikan bukti kesesuaian kegiatan dan hasilnya pada
persyaratan Sistem Manajemen Mutu dan kinerja yang diterapkan di Puskesmas.

E. Batasan Operasional

1. Pedoman Pengendalian dokumen UPT Puskesmas Cikeusik dengan sistem

pengelolaan dokumen/ surat menyurat dan rekamam implementasi, yang
meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik
dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan
yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi
Puskesmas,
3. Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi/ masih
dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit- unit pelayanan,
4. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/
sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah
mati atau sudah pindah.
5. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan
ditanda-tangani oleh Kepala Puskesmas.

F. Landasan Hukum
1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan.
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015 Tentang
Akreditasi Puskesmas,Klinik Pratama,Tempat Praktik Mandiri Dokter dan
Tempat Praktik Dokter Gigi.
 BAB II
STANDART KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang ada di UPT Puskesmas Cikeusik yang melaksanakan
pengendalian dokumen dan rekaman adalah seluruh pegawai Puskesmas dan Kepala
Tata Usaha sebagai koordinator pengendalian dokumen dan rekaman Puskesmas
Tamamaung.
1. Kualifikasi sumber daya manusia di UPT Puskesmas Cikeusik untuk
Pelayanan Klinis

Jenis Kepegawaian
Jenis Tenaga NON JUMLA
No PNS PNS H
1 TENAGA MEDIS
Dokter 1 1 2
Dokter Gigi 0 1 1
2 TENAGA KEPERAWATAN
S1 keperawatan 1 3 4
D3 keperawatan 3 11 13
SPK 1 0 1
D3 perawat gigi 0 0 0
3 TENAGA KESEHATAN
MASYARAKAT
S1 Promkes 0 0 0
S1 Kesling 0 1 1
S1 Epidemologi 0 0 0
S1 Administrasi Kebijakan 0 0 0
4 TENAGA BIDAN
D4 kebidanan 6 4 10
D3 kebidanan 22 14 36
5 TENAGA FARMASI
Apoteker 0 0 0
S1 farmasi 1 0 1
Asisten Apoteker 0 0 0
6 TENAGA LABORATORIUM
D3 Analisis Kesehatan 1 0 1
7 TENAGA GIZI
S1 Gizi
D4 Gizi 0 1 0
8 TENAGA ADMINISTRASI
SMA 0 0 0
JUMLAH 36 36 72
2. Berikut ini kualifikasi SDM dan realisasi tenaga Upaya Kesehatan
Masyarakat Esensial yang ada di UPT Puskesmas Cikeusik

Kegiatan Kualifikasi SDM Realisasi

Pelayanan Promosi Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan latar
Kesehatan Minimal D III belakang pendidikan S1 KeperawataN
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan latar
Lingkungan Minimal D III belakang pendidikan S1 Kesehatan
masyarakat
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 2 orang dengan latar
Ibu, Anak, dan Minimal D III belakang pendidikan D III Kebidanan 1
Keluarga Berencana orang dan 1 orang D4 Kebidanan
Pelayanan Gizi Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan latar
Minimal D III belakang pendidikan D4 Gizi
Pencegahan dan Pendidikan Pelaksana oleh 7 orang dengan latar
Pengendalian Penyakit Minimal D III belakang pendidikan S1 Kesehatan
Menular Epidemiologi 2 orang, SPK 2 orang, S1
Ners Keperawatan 2 orang dan DIII
Kebidanan 1 orang
Pencegahan dan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan latar
Pengendalian Penyakit Minimal D III belakang pendidikan S1 Kesehatan
Tidak Menular Epidemiologi
Perawatan Kesehatan Pendidikan Pelaksana oleh 1 orang dengan latar
Masyarakat Minimal D III belakang pendidikan SPK Keperawatan

3. Kualifikasi SDM dan realisasi tenaga Upaya Kesehatan Masyarakat

Pengembangan yang ada di Puskesmas Tamamamaung:

Kegiatan Kualifikasi SDM Realisasi

Pelayanan Kesehatan Pendidikan Minimal Pelaksana oleh 1 orang dengan
Jiwa D III latar belakang pendidikan S1
Ners Keperawatan
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Minimal Pelaksana oleh 2 orang dengan
Gigi Masyarakat D III latar belakang pendidikan dokter
gigi 1 orang dan 1 orang D III
perawat gigi
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Minimal Pelaksana oleh 1 orang dengan
Tradisional D III latar belakang pendidikan SPK
Komplementer
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Minimal Pelaksana oleh 1 orang dengan
Olahraga D III latar belakang pendidikan S1
Kesmas
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Minimal Pelaksana oleh 1 orang dengan
 Indra D III latar
belakang pendidikan S1 Ners
Keperawatan
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Minimal Pelaksana oleh 1 orang dengan
Usia Lanjut D III latar
belakang pendidikan D4
Kebidanan
Pelayanan Kesehatan Pendidikan Minimal Pelaksana oleh 1 orang dengan
Kerja D III latar belakang pendidikan DIII
Kebidanan
Usaha Kesehatan Pendidikan Minimal Pelaksana oleh 1 orang dengan
Sekolah D III latar belakang pendidikan S1
Ners Keperawatan

B. Distribusi Ketenagaan

Penanggung jawab program upaya kesehatan dan latar belakang profesinya adalah
sebagai berikut:
1. Upaya Kesehatan Masyarakat Esensial
Kegiatan Petugas Profesi
Pelayanan Promosi Kesehatan St.Nurmaidah , Penyuluh
SKM.M.Kes. Kesehatan
Pelayanan Kesehatan Lingkungan Andi Imelda Atjo,SKM Sanitarian
Pelayanan Kesehatan Ibu, Anak, Nasriyanty, S.ST Bidan
dan Keluarga Berencana
Pelayanan Gizi Hj.St.Kartini, S.SiT Nutrisionis
Pencegahan dan Pengendalian Hj.Sri Arfawati,SKM Epidemiologi
Penyakit Menular
Pencegahan dan Pengendalian St.Rohani, SKM Epidemiologi
Penyakit Tidak Menular
Perawatan Kesehatan Masyarakat Hj.Rosmiati Perawat

2. Upaya Kesehatan Masyarakat Pengembangan

Kegiatan Petugas Profesi
Pelayanan Kesehatan Jiwa Noviana E.P,S.Kep, NS Perawat
Pelayanan Kesehatan Gigi Drg. Hj.Melfina Dokter Gigi
Masyarakat Syamsuddin

Pelayanan Kesehatan Abidah Perawat

Tradisional Komplementer
Pelayanan Kesehatan Olahraga Andi Imelda Atjo,SKM Sanitarian
Pelayanan Kesehatan Indra dr.Hj.Fatimah Dokter Umum
Radhi,M.Kes
Pelayanan Kesehatan Usia Dorkas Kendek , S.Tr.Keb Kebidanan
Lanjut
Pelayanan Kesehatan Kerja Any Hardianti, Amd. Keb Kebidanan

Usaha Kesehatan Sekolah Pratiwi H S.Kep,NS Perawat

 3. Upaya Kesehatan Masyarakat Perorangan
Kegiatan Petugas Profesi
Pelayanan Pemeriksaan dr.meike pramuydita putri Dokter Umum
Pelayanan Kesehatan Gigi dan drg. Guntur yudha dwi Dokter Gigi
Mulut putra

Pelayanan KIA/KB Linawati Bidan

Pelayanan Gizi Rafil Masis putra,AMG Nutrision

Pelayanan Kefarmasian Reny Wigiawati, S.Farm Apoteker
Pelayanan Laboratorium Wawan Analis

Pelayanan Kesehatan dr.Ade Iskandar Dokter Umum

Perorangan
 BAB III

STANDAR FASILITAS

A. Standar Fasilitas
Standar Fasilitas UPT Puskesmas Cikeusik dalam memberikan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang berupa :
1. Gedung
Pada tanggal 15 Desember 2018 UPT Puskesmas Cikeusik menempati gedung
berlantai 2 yang sudah direnovasi dengan luas tanah 322 m 2 dan luas bangunan
yang terdiri 2 lantai yaitu lantai atas seluas 180 m 2 Sedangkan lantai bawah
seluas 186 m

2. Transportasi
Transportasi yang dimiliki UPT Puskesmas Cikeusikterdiri dari kendaraan roda
dua ( sepeda motor ) sebanyak empat ( 6 ) buah dan ambulance dua ( 2 ) .

3. Sarana Prasarana Ruangan

a. Ruangan Loket
Dilengkapi dengan sarana :
- Mesin antian 1
- keyboard 1 buah
- komputer 1 buah
- printer 1 buah
- Ac 1 buah
b. Ruang Apotik
- 1 buah kulkas
- Ac 1 buah
c. Ruang Poli Umum
- Ac 1 buah
d. Ruang Poli Gigi
- Ac 1 buah
- Sterilisator 1 buah
- Dispenser 1 buah
- Kompressor 1 buah
- Dental unit 1 buah
e. Ruang Laboratorium
- AC 1 buah
- Kulkas 1 buah
- Mikroskope 1 buah
- - Centrifuge 1 buah
f. Ruang Sterilisator
- 1 buah sterilitator
g. Ruang KIA/KB
- Ac 1 Unit
h. Ruang Imunisasi
- 1 Flezzer

i. Ruang UGD
- AC 1 Buah
- Sterilisator 1 buah
i. Ruang Aula
- Ac 2 buah
j. Ruang TB/Kusta
- Kipas 1 buah
k. Ruang Promkes
- Indocus 1 buah
l. P2PL
a. Komputer 1 buah - kipas 1 buah
b. Printer 1 buah - Keybord 1 buah
m. Ruang Tata Usaha (Administrasi)
a. Komputer 1 buah - Ac 1 buah
b. Printer 1 buah - Keybord 1 buah
n. Ruang Gizi dan ADMIN
a. Komputer 1 buah - Ac 1 buah
b. Printer 2 buah - Keybord 1 buah
c. Mesin laminating 1 buah
o. Ruang Kapus
a. TV1 buah - Ac 1 buah
b. Alat CCTV 1 buah
 BAB IV
TATA LAKSANA

A. Lingkup Kegiatan
1. Jenis Dokumen Akreditasi Puskesmas Cikeusik
a. Dokumen Induk
Dokumen asli dan telah disahkan oleh kepala UPT Puskesmas Cikeusikdan di
simpan / dikendalikan oleh administrasi (TU)
b. Dokumen Terkendali
Dokumen yang didistribusikan kepada pelaksana, terdaftar dalam daftar
distribusi dokumen terkendali dan menjadi acuan dalam melaksanakan
pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus
ada tanda /stempel “TERKENDALI”

Terkendali Diterima

Copy No:

Dikeluarkan Oleh:

Tgl.Dikeluarkan:
c. Dokumen Tidak Terkendali
Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas
permintaan pihak diluar UPT Puskesmas Cikeusikdigunakan untuk keperluan
insidentil, tidak tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan
pekerjaan dan memiliki tanda / stempel “TIDAK TERKENDALI”. Yang
berhak mengeluarkan dokumen ini adalah penanggung jawab Manajemen
mutu dan tercatat pada daftar distribusi dokumen Tidak Terkendali.

Tidak Terkendali
Diterima
Copy No:
Dari Tgl :
Dikeluarkan Oleh:

Tgl.Dikeluarkan:

d. Dokumen Kadaluwarsa
 Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan /revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan
pekerjaan. Dokumen ini harus ada stempel “KADALUWARSA”. Dokumen induk
diidentifikasi dan dokumen sisanya di musnahkan

KADALUWARSA

Tgl :

2. Jenis Dokumen Yang perlu disediakan di Puskesmas adalah sebagai berikut :

a. Penyelenggaraan Manajemen Puskesmas:
1. Kebijakan Kepala Puskesmas
2. Rencana Lima tahunan Puskesmas
3. Pedoman/manual mutu
4. Pedoman /Panduan tekhnis yang terkait dengan manajemen
5. Standar Operasional Prosedur (SOP)
6. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP):
a) Rencana Usulan Kegiatan (RUK)
b) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
7. Kerangka Acuan Kegiatan
8. Rencana (Program) Mutu Puskesmas dan Keselamatan Pasien
2. Penyelenggara Upaya Kesehatan Masyarakat(UKM):
a. Kebijakan Kepala puskesmas
b. Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun Pengembangan)
c. Standar Operasional Prosedur (SOP)
d. Rencana tahunan untuk masing-masing UKM
e. Kerangka acuan kegiatan pada tiap-tiap UKM
3. Penyelenggara Upaya Kesehatan Perorangan ( UKP)
a. Kebijakan tentang Pelayanan Klinis.
b. Pedoman Pelayanan Klinis.
c. Standar Operasional Prosedur (SOP) Klinis.
d. Kerangka Acuan terkait dengan program /kegiatan Pelayanan Klinis dan
Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.
e. Rencana Program Mutu dan Keselamatan Pasien
Sebagai bukti pelaksananan kegiatan pelayanan, Puskesmas dan UPT
Puskesmas Cikeusikperlu menyiapkan rekam implementasi ( bukti tertulis
kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen - dokumen pendukung lain, seperti
foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi dan sebagainya.
B. Metode
Dalam Sistim Manajemen Mutu Yang Disusun Meliputi:
1. Dokumen level 1 : Kebijakan (SK)
2. Dokumen level 2 : Pedoman , panduan,KAK,Perencanaan
3. Dokumen level 3 : Standar Prosedur operasional (SOP)
4. Dokumen level 4 : Rekaman-rekaman sebagai catatan akibat pelaksanaan
kebijakan, pedoman dan prosedur dan dokumen eksternal.
Metode Pengendalian Dokumen dan rekaman yaitu:
a. Identifikasi Penyusunan/Perubahan Dokumen Identifikasi kebutuhan,
dilakukan pada tahap Self Assesment dalam Pendampingan Akreditasi.
 b. Penyusunan Dokumen Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas, Penanggung
jawab Admen di Klinik Pratama dan Dokter/ Dokter Gigi Praktik Mandiri,
dan Penanggung jawab UKM dan UKP bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan identifikasi/ perubahan serta penyusunan dokumen.
c. Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim mutu/tim
akreditasi UPT Puskesmas Cikeusik dengan mekanisme. sebagai berikut :
1) SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke
tim mutu /tim akreditasi
2) Tim mutu .memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki
dokumen yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi
bahasa maupun penulisan.
3) Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi
duplikasi /tumpang tindih dokumen antar unit
4) Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani oleh
Kepala Puskesmas Tamamaung
d. Rekaman harus dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi dan dapat
diakses kembali
e. Format
Menyeragamkan format yang digunakan di UPT Puskesmas Cikeusik
format- format sebagai berikut:
a) Format Surat Keterangan Istirahat
b) Format Surat Keterangan Berobat
c) Format Pemeriksaan Laboratorium
d) Format Surat Rujukan External Pasien Jamkesda
e) Format Surat Rujukan External Pasien BPJS
f) Format Surat Rujukan Internal
g) Format Resep Pasien Jamkesda/Luar Wilayah
h) Format Resep Pasien BPJS
i) Format Kartu Rawat Jalan
j) Format Kartu Rawat Jalan Lansia
k) Format Odontogram
l) Format Tabel Perawatan Pasien Gigi
m) Format Persetujuan Tindakan Medis
n) Format Penolakan Tindakan Medis
o) Format Surat Keterangan Bebas Buta Warna
p) Format Kartu Stok Obat
q) Format Aturan Obat
r) Format Pelayanan Informasi Obat
s)Format Kartu Stok Obat
t) Format Nama Pasien yang di Beri Obat
u) Format Hasil Laboratorium
 v) Format Resep KIA
w) Format Kartu Ibu
x) Format Tes dan Konseling HIV
y) Format IMS Infeksi Menular Seksual

C. Langkah kegiatan
2. Penomoran
a) Pola klasifikasi Surat Keputusan (SK) dan Stadar Prosedur Operasional
(SOP)
1) Kesehatan : 440
2) Kepegawaian : 800
3) Keuangan : 900

b) Pengkodean dokumen
1) Administrasi Manajemen dengan kode : A
a) Bab I, (A)
b) Bab II, (A)
c) Bab III, (A)
Contoh SK
Jenis-jenis Pelayanan yang di sediakan di Puskesmas
: 800/001/PKM-CKS/II/2019
Keterangan : 800 : Nomor Surat
001 : Nomor surat keluar
PKM : Puskesmas
CKS : Cikeusik
II : Bulan
2019 : Tahun
Contoh SOP
Pertemuan Tinjauan Manajemen
: 2.2.2.2/023/SOP/ADMEN-CKS/II/2019
Keterangan : 2.2.2.2 : No Elemen Penilaian
032 : No Surat Standar Operasional Prosedur
SOP : Standar Operasional Prosedur,
ADMEN : Admen
 CKS : Cikeusik
II : Bulan
2019 : Tahun
2) Apabila SOP diluar dari BAB akreditasi maka bentuk penomorannya
ditambahkan upaya puskesmas.
3) Pemberian nomor secara terpusat.

4) Untuk urutan penomoran dokumen Upaya, dimulai dari Upaya Promkes

dilanjutkan Upaya Kesling, Upaya KIA, Upaya Gizi dan Upaya P2M

Promkes PK

Laboratorium Lab

Gizi GZ

Tata Usaha TU

Apotek APO

Poli Umum PU

Poli Gigi PG

Loket LK

Kesling KL

UGD UGD

P2M P2M

PUSKEL PKL

KIA KIA

Imunisasi IM

UKS UKS

KB KB

LANSIA LS

PERKESMAS PKM

BATTRA BTR

Kesehatan Mata KM

Kesehatan Jiwa KJ
 Kesehatan Keselamatan
K3
Kerja

PTM PTM

Posbindu PBD

Kesehatan olahraga KO

Home Care HC

3. Pengesahan Dokumen

Dokumen disahkan oleh Kepala Puskesmas Tamamaung

4. Sosialisasi / Pemberlakuan Dokumen

Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan
sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk
melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.

5. Distribusi
Tata Cara Pendistribusian dokumen

a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumenyang sudah

diberi stempel terkendali kepada unit upaya atau pelaksana yang
memerlukan dokumen tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan
dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu
atau bagian Tata Usaha UPT Puskesmas Cikeusik sesuai pedoman tata
naskah.

b) Distribusi harus memakai ekspedisi dan formulir tanda terima.

c) Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga
untuk seluruh unit kerja lainnya.

d) Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi

dokumen bisa melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan otorisasi
disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan
dalam membuka dokumen

e) Dokumen akreditasi dibuat rangkap 2, yang foto copy dengan cap terkendal
didistribusikan di unit-unit yang memerlukan.
6. Tata cara penyimpanan dokumen
a) Dokumen rekam klinik / medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya
lima tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat, setelah batas waktu
sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan,
kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu
10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya.
 b) Rekam medis pasien dimasukkan ke dalam family folder dan disimpan ke
dalam rak penyimpanan di loket pendaftaran.
c) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara
dan disimpan minimal tiga tahun
d) Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani) agar disimpan di bagian Tata Usaha Puskesmas. Penyimpanan
dokumen yang asli harus rapi,sesuai metode pengarsipan sehingga mudah
dicari kembali bila diperlukan.
e) Dokumen di unit upaya Puskesmas harus diletakkan di tempat yang mudah
dilihat,mudah diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana.

7. Penataan Dokumen
Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi UPT Puskesmas
Cikeusikdikelompokan masing- masing bab/kelompok pelayanan/UKM dengan
diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar secara
berurutan

7. Penarikan dokumen

a) Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti.

b) Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan

stempel “Kadaluwarsa” dan kemudian menyimpan dokumen tersebut selama
2 tahun.

c) Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

PENGENDALIAN REKAMAN

1. Semua rekaman harus mudah dibaca dengan jelas dan diberi judul yang sesuai
untuk mengidentifikasikannya dengan produk atau proses yang bersangkutan.
2. Semua rekaman yang diperlukan harus dipelihara dengan baik, dengan mengatur
pemberian identifikasi, penandaan lokasi dan acuan masa simpan.
3. Setiap unit/bagian harus menyimpan daftar rekaman bagiannya, daftar rekaman
memuat masa simpan rekaman dan disposisi rekaman.
4. Masa simpan rekaman ditentukan dengan mengingat faktor-faktor antara lain
peraturan pemerintah, jenis rekaman.
5. Setelah masa simpan lampau, maka pemegang dokumen yang ditunjuk harus
menentukan apa tindakan yang harus diambil.
 BAB V

LOGISTIK

Kebutuhan dana dan logistik untuk pelaksanan pengendalian pedoman dan rekaman
direncanakan dalam pertemuan lokakarya mini program.

BAB VI

KESELAMATAN SASARAN

BAB VII

KESELAMATAN KERJA

BAB VIII

PENGENDALIAN MUTU

BAB IX

PENUTUP

LAMPIRAN

DAFTAR INDUK DOKUMEN

BAGIAN : -LEVEL I

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No. Tanggal
No Judul Dokumen Nomor/Tempat Dokumen
Revisi Berlaku

1. SK
 2.

3.

DAFTAR INDUK DOKUMEN

BAGIAN : -LEVEL II

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No. Tanggal
No Judul Dokumen Nomor/Tempat Dokumen
Revisi Berlaku

1. Pedoman

2. Panduan

3. KAK

4 Perencanaan

DAFTAR INDUK DOKUMEN

BAGIAN : -LEVEL III

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No. Tanggal
No Judul Dokumen Nomor/Tempat Dokumen
Revisi Berlaku

1. SOP

2.

3.

4
 DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (REKAMAN)

(LEVEL IV)

BAGIAN :

Judul No. Lama

No Lokasi PIC Disposisi
Nomor Rev Simpan

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL

BAGIAN :

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No. Tanggal
No Judul Dokumen Nomor/Tempat Dokumen
Revisi Berlaku

1 Dokumen Eksternal
 DISTRIBUSI DOKUMEN

NO NAMA NOMOR DIDISTRIBUSIKAN TANGGAL PENERIMA

DOKUMEN DOKUMEN OLEH DISTRIBUSI DOKUMEN

Cikeusi, 17 Maret 2019

KAPALA UPT PUSKESMAS CIKEUSIK

HJ.IYOT SA,DIAH,S.ST
NIP. 19710804 199103 2 002