PEMERINTAH KOTA BANJARMASIN

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS KELAYAN TIMUR
Jalan Kelayan B Timur Komp. 10 RT.13 Banjarmasin
Kode Pos 70247 Telepon ( 0511 ) 3271472
E-mail : pkmbjm_puskesmaskelayantimur@yahoo.co.id

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Puskesmas Kelayan Timur terletak di Jl. Kelayan B Timur Kompleks
10 RT.13 Kecamatan Banjarmasin Selatan merupakan satuan organisasi
yang memberikan kewenangan kemandirian oleh dinas kesehatan untuk
melaksanakan satuan tugas operasional pembangunan di wilayah
kerjanya.
Untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan nasional
diselenggarakan berbagai upaya kesehatan secara menyeluruh, berjenjang
dan terpadu. Puskesmas merupakan garda terdepan dalam penyelenggara
upaya kesehatan dasar. Adapun Visi, Misi dan Tata Nilai Puskesmas
Kelayan Timur adalah:
1. Visi : Terwujudnya Pelayanan Kesehatan Yang Bermutu dan
Bermartabat di Puskesmas Kelayan Timur Kota Banjarmasin
2. Misi :
a. Membangun profesionalisme dengan memberikan pelayanan
kesehatan yang optimal, baik individu, keluarga dan masyarakat
b. Mendorong kemandirian hidup sehat masyarakat di wilayah kerja
Puskesmas Kelayan Timur
c. Menggerakkan peran aktif masyarakat dalam mewujudkan
lingkungan yang sehat
Tata Nilai yaitu THE WINNERS
THE :Togetherness/Kebersamaan ( Komitmen bersama dalam
menjalankan Visi dan Misi Puskesmas)
 W :Wise/Bijaksanaan (Mengedepankan dan mengutamakan
pelayanan terhadap masyarakat terlebih dahulu)
I : Intergrity/Intergritas ( Kesesuaian perencanaan program kegiatan
dengan pelaksanaan kegiatan)
N :Norm/ Norma (Setiap pelaksanaan program kegiatan mempunyai
kebijakan, pedoman, SOP dan Juknis)
N :Non Discrimination/Tidak Ada Diskriminasi (Adil dalam
memberikan pelayanan)
E :Energic/Enerjik ( Mempunyai semangat dalam memberikan
pelayanan kepada masyarakat)
R : Responsive/Responsif (Cepat tanggap dalam situasi apapun)
S :Safety/Keamanan (Pengamanan terhadap penerimaan dan
pemberian pelayanan)
Dokumen Puskesmas merupakan data manajemen Puskesmas,
sehingga data maupun dokumen Puskesmas wajib dikelola secara baik
agar tidak sampai tercecer. Untuk memudahkan didalam pengelolaan
dokumen penting ditentukan sistem pengendalian dokumen agar
memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk
diberlakukan pelaksanaannya, sebagai pedoman didalam pengelolaan
dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen
administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas. Oleh
karena itu sebagai acuan didalam pengelolaan dokumen maka wajib
disusun Pedoman Pengendalian Dokumen dan Rekaman Puskesmas.

B. Tujuan Pedoman
Pedoman ini menguraikan cara-cara untuk menangani semua
dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu dan kinerja,
sehingga dokumen-dokumen tersebut dapat dikendalikan dengan baik
sebelum dan setelah penerbitannya
C. Sasaran
Dokumen yang dijadikan acuan oleh seluruh upaya dan pelayanan di
Puskesma Kelayan Timur, rekaman yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan
yang dilakukan atau hasil yang dicapai sesuai kegiatan yang direncanakan.

D.Ruang Lingkup Pelayanan

Berlaku terhadap dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dan kinerja
yang diterapkan di Puskesmas Kelayan Timur dan yang berhubungan dengan
itu mencakup semua rekaman yang dapat memberikan bukti kesesuaian
kegiatan dan hasilnya pada persyaratan Sistem Manajemen Mutu dan kinerja
yang diterapkan di Puskesmas.

E. Batasan Operasional
1. Pedoman Pengendalian dokumen Puskesmas Kelayan Timur dengan
sistem pengelolaan dokumen/ surat menyurat dan rekamam
implementasi, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan
dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen
akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan,
kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan
dokumen akreditasi Puskesmas,
3. Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi/
masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit- unit
pelayanan,
4. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah
rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila
pasien yang sudah mati atau sudah pindah.
5. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori,
disyahkan dan ditanda-tangani oleh Kepala Puskesmas.
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Ketersediaan Ketenagaan Sesuai Dengan Permenkes Ri Nomor 43
Tahun 2019
Puskesmas Kawasan
No Jenis Tenaga Ket
Perkotaan
Tenaga Kesehatan
1 Dokter atau dokter layanan 1 orang
primer
2 Dokter gigi 1 orang
3 Perawat 5 orang
4 Bidan 4 orang
5 Tenaga Promosi Kesehatan 2 orang
dan Ilmu Perilaku
6 Tenaga Sanitasi Lingkungan 1 orang
7 Nutrisionis 1 orang
8 Tenaga Apoteker dan/atau 1 orang
tenaga teknis kefarmasian
9 Ahli Teknologi Laboratorium 1 orang
Medik
Tenaga Non Kesehatan
10 Tenaga Sistem Informasi 1 orang
Kesehatan
11 Tenaga Administrasi 1 orang
Keuangan
12 Tenaga Katatausahaan 1 orang
13 Pekarya 2 orang
Jumlah 23 rang
B. Distribusi Ketenagaan
Ketersediaan Tenaga Di Puskesmas Kelayan Timur
Jumlah Tenaga Yang
No Jenis Tenaga Ket
Ada
1 Dokter atau dokter layanan 2 orang PNS
primer
2 Dokter gigi 1 orang PNS
3 Perawat 6 orang PNS
4 Bidan 7 orang 6 PNS,
1 Kontrak
5 Tenaga Promosi Kesehatan 2 orang 1 PNS, 1
dan Ilmu Perilaku Kontrak
6 Tenaga Sanitasi Lingkungan 2 orang PNS
7 Nutrisionis 2 orang 1PNS, 1
Kontrak
8 Tenaga Apoteker dan/atau 3 orang 2 PNS, 1
tenaga teknis kefarmasian Kontrak
9 Ahli Teknologi Laboratorium 3 orang 2 PNS, 1
Medik Kontrak
10 Tenaga kefarmasian 3 orang 2 PNS, 1
Kontrak
10 Tenaga Sistem Informasi 0 orang
Kesehatan
11 Tenaga Administrasi 2 orang 1PNS, 1
Keuangan Kontrak
12 Tenaga Katatausahaan 0 orang
13 Pekarya 0 orang
14 CS 1 orang Kontrak
15 Satpam 1 orang Kontrak
16 Puskesmas Pembantu 1 orang Bidan
Kelayan Tengah PNS
 17 Puskesmas Pembantu Tatah 1 orang Bidan
Makmur PNS
18 Puskesmas Pembantu Tatah 1 orang Bidan
Bangkal PNS
Jumlah 38 orang

C. Jadwal Kegiatan
Untuk pendistribusian Dokumen dan Rekaman:
1. memastikan jenis dokumen yang akan didistribusikan.
2. memastikan dokumen yang akan didistribusikan telah terkendali.
3. memastikan arsip dokumen telah dibuat.
4. menentukan unit atau poli dimana dokumen akan didistribusikan.
5. mencatat dalam buku pendistribusian dokumen.
6. Petugas menditribusikan dokumen ke masing-masing unit atau poli yang
dituju disertai dengan tanda penerimaan.
Untuk penyimpanan Dokumen dan Rekaman:
1. Untuk kebijakan mutu dan manual mutu masa berlaku selama 1 tahun.
2. Untuk SOP/Prosedur Kerja masa berlakunya mulai dari tanggal berlaku
sampai ada perbaikan atau ditemukan referensi terbaru.
3. Untuk sasaran mutu mempunyai masa berlaku sesuai waktu yang telah
ditetapkan masing-masing unit.
4. Untuk masa berlaku dokumen pendukung sesuai dengan masa berlaku
yang ada di dokumen aslinya.
Untuk pemusnahan Dokumen dan Rekaman:
1. Petugas mengidentifikasi dokumen-dokumen yang akan dimusnahkan.
Untuk SOP, setiap ada revisi dokumen maka dokumen yang lama akan
segera dimusnahkan dan untuk data-data puskesmas masa berlakunya
selama 5 tahun. Dokumen yang akan dimusnahkan adalah salinan
dokumen, sedangkan dokumen asli tetap disimpan di sekretariat mutu
dan sudah distempel kedaluarsa.
BAB III
 STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang
Untuk melakukan pengendalian dokumen dan rekaman dilakukan di
ruang ketatausahaan dan kesekretariantan yang sekaligus sebagai ruang
kepegawaian dan penyimpanan dokumen dan rekaman.

B. Standar Fasilitas
Sarana dan Prasarana untuk melakukan pengendalian dokumen dan
rekaman yaitu;
a. Laptop
b. Buku Besar
c. Lemari Arsip
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

A. Lingkup Kegiatan
Pedoman pengendalian dokumen dan rekaman ini hanya dilakukan
di dalam ruang lingkung kerja puskesmas kelayan timur.

B. Metode
Ruang lingkup prosedur ini mengatur mekanisme pengendalian
dokumen yang mencakup proses identifikasi, penerbitan, pengesahan,
pendistribusian, perubahan, penarikan dan pemusnahan dokumen sistem
manajemen mutu Puskesmas Kelayan Timur.

C. Langkah Kegiatan
Pengendalian Dokumen
Dokumen : Informasi dan media pendukungnya.
Dokumen di Puskesmas Kelayan Timur ada
yang menggunakan media kertas maupun
media elektronik (tersimpan dalam
komputer).
Dokumen Internal : Seluruh dokumen sistem mutu yang
diterbitkan oleh Puskesmas Kelayan Timur
dan bersifat terkendali, yang diarsip dalam
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen
Terkendali.
Dokumen Eksternal : Dokumen dari luar Puskesmas Kelayan
Timur yang digunakan sebagai
acuan/referensi dalam pekerjaan, yang
disimpan dan dikendalikan oleh masing-
masing Pokja dan diberi “Stempel Puskesmas
Kelayan Timur”. Yang termasuk dalam
 dokumen eksternal misalnya, Undang-
Undang, Peraturan Daerah, Keputusan
Presiden, Peraturan Menteri, Keputusan
Menteri dan sebagainya. Dokumen eksternal
dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Acuan,
dikendalikan oleh Sekretaris Mutu
Puskesmas Kelayan Timur, sedang hard
copynya disimpan oleh masing-masing
Sekretaris Pokja terkait.
Dokumen Asli : Dokumen internal yang diterbitkan dan
disahkan sesuai Kewenangan Pengesahan
Dokumen, serta dikendalikan oleh Sekretaris
Mutu Puskesmas Kelayan Timur. Dokumen
asli memiliki identitas “ASLI” berwarna merah
pada setiap halaman dokumennya dan hanya
dapat diterbitkan dan dapat direvisi oleh
Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan Timur.
Dokumen Copy : Dokumen yang digandakan dari Dokumen
Asli yang distribusinya dikendalikan oleh
Sekretaris Mutu untuk kepentingan
Puskesmas Kelayan Timur sesuai dengan
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen
Terkendali. Distribusi Dokumen Salinan
untuk kepentingan Puskesmas Kelayan
Timur lebih lanjut, pengendaliannya diatur
oleh Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan
Timur.
Dokumen copy terdiri atas Dokumen
Terkendali (Controlled Document) dan
Dokumen Tidak Terkendali (Uncontrolled
Document).
 Dokumen Terkendali adalah Dokumen copy yang distribusinya
dikendalikan oleh Sekretaris Mutu untuk kepentingan Puskesmas
Kelayan Timur. Penerima dokumen terkendali teridenfitikasi sesuai
ketentuan penerima dokumen. Setiap kali terjadi perubahan/revisi
atas isi dokumen asli, maka Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan
Timur akan menerbitkan dokumen copy terbaru kepada
pemegang/penerima dokumen copy sebelumnya dengan status revisi
terkini. Setiap penerima copy controlled document diberi identitas
berupa tanda stempel “TERKENDALI” pada halaman paling depan
dokumen.
Dokumen Tidak Terkendali adalah Dokumen copy yang distribusinya tidak
dikendalikan oleh Sekretaris mutu Puskesmas Kelayan Timur. Artinya
jika terjadi perubahan/revisi atas isi dokumen tersebut, Sekretaris
Mutu tidak berkewajiban mendistribusikan dokumen copy terbaru.
Setiap copy dokumen tidak terkendali diberi identitas berupa tanda
stempel “TIDAK TERKENDALI” pada halaman depan dokumen.
Dokumen Kadaluarsa adalah Dokumen asli yang sudah tidak berlaku/sudah
ada revisi penggantinya tetapi masih disimpan untuk kepentingan
internal Unit Kerja. Setiap dokumen kadaluarsa diberi identitas tanda
stempel “KEDALUWARSA” pada halaman paling depan dokumen.
1. TANGGUNG JAWAB
a. Kepala Puskesmas bertanggung jawab untuk menetapkan Kebijakan
dan meninjau kesesuaiannya dengan kebutuhan Puskesmas
Kelayan Timur, serta mengesahkan seluruh dokumentasi
Puskesmas Kelayan Timur.
b. Masing-masing Kepala Bagian/Koordinator bertanggung jawab
untuk:
- mengidentifikasi kebutuhan dokumen yang diperlukan dalam
pelaksanaan proses pekerjaan di Pokja
- menyiapkan dan memastikan kesesuaian isi seluruh dokumen
sebelum disahkan dan diterbitkan
- meninjau dan melakukan revisi atas dokumen yang menjadi
tanggung jawabnya agar tetap relevan
- menyimpan dokumen eksternal yang relevan dan berlaku yang
dijadikan sebagai acuan pekerjaan
c. Penanggungjawab Mutu Puskesmas Kelayan Timur melalui
Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan Timur bertanggung jawab
untuk:
1) membuat Manual Mutu dan meninjau kesesuaiannya dengan
proses kegiatan Puskesmas Kelayan Timur
2) memberi identitas terhadap dokumen sesuai dengan ketentuan
dan aturan pada prosedur ini
3) menerbitkan dan mendistribusikan dokumen yang sudah
disahkan oleh pihak berwenang
4) memastikan bahwa dokumen yang digunakan dalam
pelaksanaan pekerjaan di masing-masing pokja Puskesmas
Kelayan Timur adalah dokumen yang mutakhir dengan status
revisi seragam
5) mengkoordinir setiap perubahan dokumen sistem manajemen
mutu yang diimplementasikan di Puskesmas Kelayan Timur.
6) menarik dokumen yang sudah tidak berlaku yang
didistribusikan secara terkendali, dan memberi identitas
“DOKUMEN KEDALUWARSA” pada dokumen tidak berlaku
yang asli.
7) menyimpan dokumen “ASLI”
8) melakukan tinjauan dokumen secara berkala
9) memperbaharui Daftar Induk dan Distribusi Dokumen
Terkendali
 2. KETENTUAN UMUM
a. Dokumen yang diterapkan di Puskesmas Kelayan Timur adalah
sebagai berikut:
 Kebijakan Kepala Puskesmas
 SOP
 Kerangka Acuan Kegiatan
 Pedoman
b. Setiap dokumen harus memuat sedikitnya: judul dan tanggal
berlaku, kecuali untuk dokumen eksternal (termasuk formulir
yang berasal dari eksternal).
c. Seluruh dokumen seperti pada point a dikendalikan oleh
Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan Timur sesuai dengan
ketentuan prosedur ini.
d. SOP pengendaliannya diatur tersendiri sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
e. Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan Timur hanya menerbitkan 1
(satu) salinan untuk masing-masing Pokja. Identitas salinan
dokumen yang diterbitkan dan didistribusikan mengacu pada
Daftar Induk Distribusi dan Dokumen Terkendali.
f. Setiap kali ada permintaan perubahan terhadap dokumen di
masing-masing pokja harus dikoordinasikan penerbitannya oleh
Sekretaris mutu Puskesmas Kelayan Timur.
g. Seluruh arsip bukti implementasi pengendalian dokumen disimpan
dan dipelihara oleh Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan Timur.

3. URAIAN PROSEDUR
a. Identifikasi Dokumen
1) Setiap Kepala Bagian/Koordinator dapat mengidentifikasi
kebutuhan dokumen di pokja dan mengajukan ke
penanggung jawab mutu Puskesmas Kelayan Timur melalui
Sekretaris Mutu dengan menggunakan formulir Permintaan
Perubahan Dokumen.
 2) Sekretaris mutu Puskesmas Kelayan Timur akan mengkaji
permintaan tersebut, dan apabila setuju permintaan tersebut
untuk dibuatkan format sesuai ketentuan sistem dokumentasi
(penomoran, pengkodean, status revisi dan tanggal berlaku).
3) Dokumen yang diajukan untuk dibuatkan format baku
selanjutnya dimintakan tinjauan dan persetujuan kepada
pihak yang berwenang sesuai ketentuan pada Tabel
Kewenangan Pengesahan Dokumen sebelum diterbitkan,
kecuali untuk formulir diterbitkan tanpa diperlukan
pengesahan.
b. Penomoran dan Pengesahan Dokumen
Dokumen Puskesmas Kelayan Timur yang diterbitkan, diberi kode
dan nomor sesuai dengan Tabel Kode Dokumen dan Tabel Sistem
Penomoran Dokumen yang ketentuannya tercantum pada prosedur
ini.
TABEL KODE DOKUMEN

DESKRIPSI KODE
Kebijakan (Surat Keputusan) SK
Standar Prosedur Operasional SOP
Kerangka Acuan Kegiatan KAK
Panduan/Pedoman PDM

TABEL SISTEM PENOMORAN DOKUMEN

JENIS KODE CONTOH

KETERANGAN
DOKUMEN PENOMORAN KODE
Kebijakan
S Kebijakan (Surat
(Surat SK : SK-In
K Keputusan)
Keputusan)
Standar
SOP : Standar
Prosedur SOP SOP-In
Prosedur Operasional
Operasional
Kerangka K
Kerangka Acuan
Acuan KAK A : KAK-In
Kegiatan
Kegiatan K
 P :
Panduan/ Panduan/ PDM-In
PDM D :
Pedoman Pedoman
M :

In Internal M :
Mutu MT-In
Eks Eksternal T

Seluruh dokumen yang diterbitkan harus mendapatkan

pengesahan dari pihak yang berwenang mengesahkan sesuai
dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen yang disebutkan
pada prosedur ini.

TABEL KEWENANGAN PENGESAHAN DOKUMEN

Puskesmas
Jenis Dokumen
Disiapkan Oleh Disetujui Oleh
Kebijakan (Surat
- Kepala Puskesmas
Keputusan)
Standar Prosedur
Penanggung Jawab Upaya Kepala Puskesmas
Operasional
Kebijakan (Surat
Penanggung Jawab Upaya Kepala Puskesmas
Keputusan)

Panduan/Pedoman Penanggung Jawab Upaya Kepala Puskesmas

c. Pendistribusian Dokumen
1) Salinan dokumen asli yang merupakan dokumen terkendali
didistribusikan kepada pihak internal Puskesmas Kelayan Timur
 oleh Sekretaris Mutu sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi
Dokumen Terkendali.
2) Dokumen terkendali didistribusikan kepada pokja sesuai dengan
relevansi dokumen terhadap proses dan tanggung jawab bagian
yang berkepentingan sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi
Dokumen Terkendali.
3) Dokumen yang diminta/diberikan kepada pihak lain yang
berkepentingan di luar Puskesmas Kelayan Timur, digandakan
dari dokumen ASLI dan sebelum diterbitkan oleh Sekretaris
Mutu Puskesmas Kelayan Timur diberi tanda stempel pada
kolom “TIDAK TERKENDALI” pada setiap lembar halaman depan
dokumen.
4) Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan Timur menyiapkan Surat
Pernyataan Penerimaan Dokumen, dan pihak yang menerima
dokumen menandatangani surat pernyataan tersebut.

d. Tinjauan dan Revisi Dokumen

1) Seluruh dokumen terkendali harus mutakhir (update). Tinjauan
terhadap masing-masing isi dokumen internal dilakukan oleh
Koordinator masing-masing pokja minimum sekali dalam
setahun atau bisa lebih cepat sesuai kebutuhan. Hasil tinjauan
dicatat dalam formulir Permintaan Perubahan Dokumen.
2) Apabila berdasarkan hasil tinjauan ternyata diperlukan revisi,
maka originator/pembuat dokumen akan melakukan revisi dan
menyerahkan draft dokumen revisi kepada Sekretaris Mutu
Puskesmas Kelayan Timur untuk diterbitkan dokumen pengganti
sesuai ketentuan.
3) Untuk dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu, revisi dapat
dilakukan atas dasar hasil Rapat Tinjauan Manajemen dan/atau
hasil penilaian audit Badan Sertifikasi, maupun adanya
ketentuan lain yang mengharuskan.
 4) Usulan revisi/perubahan terhadap isi dokumen internal selain
Kebijakan Mutu dan Manual Mutu diajukan oleh Koordinator
pokja kepada penanggung jawab mutu Puskesmas Kelayan
Timur. Jika perubahan isi dokumen mempengaruhi pokja lain,
harus dilakukan koordinasi dengan pokja terkait sebelum
dokumen disahkan.
5) Penanggungjawab mutu mendiskusikan usulan perubahan
dengan pokja terkait. Perubahan yang bersifat redaksional atau
tidak mengubah isi tidak perlu dilakukan revisi.
6) Identifikasi dokumen internal yang direvisi dilakukan dengan
cara memberi garis bawah pada bagian yang direvisi tersebut
7) Dokumen internal yang direvisi tersebut disahkan kembali oleh
pihak yang berwenang sesuai diberi nomor revisi baru dan
tanggal terbit baru oleh Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan
Timur Untuk dokumen eksternal, tinjauan dan revisi tidak
dilakukan. Akan tetapi Puskesmas Kelayan Timur memastikan
apabila ada versi terbaru dari dokumen eksternal maka
penanggungjawab mutu melalui Sekretaris Mutu memiliki akses
untuk memutakhirkan (updating) dokumen eksternal tersebut.
8) Dokumen internal yang telah direvisi didistribusikan ke pokja
oleh Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan Timur dengan
menyertakan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen Terkendali.
9) Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan Timur menyesuaikan hal-
hal yang bersifat administratif terkait adanya revisi dokumen
agar dipastikan pengendalian dokumen tetap berjalan dengan
baik.
e. Dokumen Kadaluarsa
Apabila dokumen revisi telah diberlakukan, controlled document revisi
sebelumnya dimusnahkan, dan dokumen kadaluarsa yang
merupakan dokumen ASLI” oleh Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan
Timur sebagai bukti dokumen sudah tidak berlaku.
 f. Penyimpanan Dokumen
1) Dokumen “ASLI” disimpan dan dipelihara oleh Sekretaris Mutu
Puskesmas Kelayan Timur. Dokumen yang digunakan sebagai
pedoman kerja disimpan di masing-masing bagian terkait, baik
dokumen dalam media kertas maupun media elektronik.
2) Selama penyimpanan, Sekretaris Mutu memastikan seluruh
dokumen aman, termasuk dokumen yang ada dalam media
elektronik (komputer). Hak akses dan ketentuan terkait lainnya
diatur tersendiri.

g. Dokumen Eksternal/Acuan
1) Dokumen eksternal yang digunakan sebagai dokumen acuan
dalam kegiatan yang berasal dari luar Puskesmas Kelayan Timur
diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan oleh Kepala Tata
Usaha dan Sekretaris Mutu Puskesmas Kelayan Timur
2) Dokumen eksternal dalam media kertas disimpan di masing-
masing bagian terkait.
3) Dokumen eksternal tersebut didata dalam Daftar Induk Dokumen
Acuan.
Pengendalian Rekaman
a. Rekaman/arsip/catatan adalah dokumen yang menyatakan hasil yang
dicapai atau yang memberi bukti pelaksanaan kegiatan.
b. Dokumentasi adalah suatu pencatatan dan pelaporan informasi tentang
kondisi dan perkembangan kesehatan pasien dan semua kegiatan yang
dilakukan oleh petugas kesehatan (bidan, dokter / perawat dan petugas
kesehatan lainnya).
Yang dimaksud pendokumentasian pada poin pertama adalah sebagai
berikut :
1. Tulisan yang berisi komunikasi tentang kenyataan yang esensial
untuk menjaga kemungkinan – kemungkinan yang bisa terjadi untuk
suatu periode tertentu.
2. Menyiapkan dan memelihara kejadian – kejadian yang
diperhitungkan melalui lembaran catatan dokumen.
3. Membuat catatan pasien yang otentik tentang kebutuhan pelayanan,
mengidentifikasi masalah pasien, merencanakan, menyelenggarakan
dan mengevaluasi.
4. Memantau catatan profesional & data dari pasien. Kegiatan
pelayanan perkembangan pasien menjadi sehat atau sakit dan hasil
kegiatan pasien.
5. Melaksanakan kegiatan keperawatan, misalnya:
a) Pencegahan penyakit.

b) Peningkatan kesehatan.

c) Perawatan penurunan penderitaan.

Pendokumentasian kegiatan perbaikan kinerja adalah seluruh
rangkaian kegiatan perbaikan kinerja yang perlu
didokumentasikan untuk menunjukkan kesinambungan proses
perbaikan kinerja dan merupakan sarana pembelajaran bagi
penanggungjawab program, pelaksana program, lintas program
dan lintas sektor terkait.
1. URAIAN PROSEDUR
a. Daftar Induk Rekaman
1) Setiap bagian menyusun daftar semua rekaman dalam Daftar
Induk Rekaman yang memuat informasi : nama rekaman,
media rekaman, lama waktu penyimpanan, lokasi
penyimpanan, penanggung jawab, dan cara pemusnahan.
2) Daftar Induk Rekaman diserahkan kepada Sekretaris mutu
dan digandakan 1 untuk didistribusikan sebagai dokumen
terkendali kepada setiap unit/sub unit.
3) Bila ada perubahan (penambahan, pengurangan, revisi)
rekaman, maka Daftar Induk Rekaman harus diperbaharui.
b. Penyimpanan dan Pemusnahan Rekaman
 1) Rekaman disimpan sesuai dengan identitas sehingga mudah
ditemukan jika dicari.
2) Apabila rekaman disimpan dalam suatu tempat atau map,
maka sampulnya harus diberi identitas yang jelas dan sesuai.
3) Masing-masing penanggung jawab harus menyimpan rekaman
pada tempat yang baik dan terhindar dari kerusakan.
4) Lamanya masa simpan rekaman adalah sesuai dengan tingkat
kepentingan tiap-tiap bagian terhadap rekaman tersebut.
5) Selama penyimpanan, rekaman harus terhindar dari kerusakan
dan/atau kehilangan serta penurunan mutu.
6) Rekaman yang sudah melewati batas waktu penyimpanan,
akan dimusnahkan.
c. Peminjaman Rekaman
1) Staf yang membutuhkan untuk meminjam arsip dari ruang
arsip mengisi Tanda Bukti Peminjaman Arsip.
2) Bila arsip yang dipinjam belum dikembalikan dalam kurun
waktu 10 (sepuluh) hari kerja, Staf pemilik arsip akan
mengambilnya dari personil yang bersangkutan.
3) Bila arsip yang dipinjam masih diperlukan, maka yang
bersangkutan dapat mengajukan peminjaman ulang.
4) Arsip yang dipinjam dikembalikan sesuai tempatnya semula.
d. Tinjauan Rekaman
1) Setiap penanggung jawab arsip meninjau arsip. Rekaman yang
sudah melewati batas waktu penyimpanan dapat disingkirkan
atau dimusnahkan dengan mengisi formulir Laporan
Pemusnahan / Perpanjangan Rekaman dan diserahkan ke
MR.
2) Apabila untuk suatu alasan tertentu diperlukan masa
penyimpanan rekaman melebihi batas yang telah ditetapkan,
penanggung jawab terkait dapat melaporkan perpanjangannya
 kepada penanggungjawab mutu dengan menggunakan
formulir Laporan Pemusnahan / Perpanjangan Rekaman.

BAB V
LOGISTIK
Sarana dan Prasarana untuk melakukan pengendalian dokumen dan
rekaman yaitu;
a) Laptop
b) Buku Besar
c) Lemari Arsip
 BAB VI
KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN / PROGRAM

Dalam melaksanakan pengendalian dokumen dan rekaman,

keselamatan sasaran sangat diperhatikan, hal ini untuk kelancaran
kegiatan. Tempat penyimpanan yang bersih dan aman sangat
mendukung sehingga menghindari hal-hal yang tidak diinginkan
terhadap dokumen dan rekaman. Peralatan dan perlengkapan yang
digunakan harus sesuai dengan standar. Sehingga dalam melaksanakan
pengendalian dokumen dan rekaman tidak terjadi hal-hal yang membuat
kegiatan tidak berjalan lancar dan keselamatan sasaran juga terjaga
dengan aman.
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Agar tidak menimbulkan kecelakaan dalam melaksanakan pengendalian

dokumen dan rekaman sangat penting disamping keselamatan bagi petugas.
Petugas dan dokumen harus terlindung dari marabahaya yang mungkin terjadi
pada saat pelaksanaan kegiatan.
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

Pengendalian mutu perlu dirumuskan untuk melihat sejauh mana

keberhasilan pengendalian dokumen dan rekaman, dilakukan secara bertahap
agar pengendalian dokumen dan rekaman dapat berjalan dengan baik.
Peningkatan mutu secara bertahap tersebut menjadi bahan evaluasi untuk
kebutuhan tenaga kesehatan selanjutnya. Untuk meningkatkan mutu
pelayanan kesehatan perlu upaya untuk meningkatkan sumber daya
masyarakat.
 BAB IX
PENUTUP

Dokumen Puskesmas merupakan data manajemen Puskesmas, sehingga

data maupun dokumen ataupun rekaman Puskesmas wajib dikelola secara
baik agar tidak sampai tercecer ataupun hilang, karena hal tersebut perlu
dilakukkan untuk melaksanakan pengendalian dokumen dan rekaman.

Kepala Puskesmas Kelayan Timur,

dr. Hj. Sri Pramudian K.

Pembina
NIP. 19780607 200701 2 016