Modul 11
Membuat Primary Accountability suatu jabatan/pekerjaan dalam Job
Descrption
Dr.Rd.Much.Jusup Nurgraha,S.E.,M.M.,CHRMP.
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
sebuah perusahaan yang diuraikan di atas maka adalah tepat dan wajar bila sebuah
akan dibuat haruslah mengikuti “format”/bentuk tertentu dan berisi informasi tepat
dan akurat yang diperlukan. Informasi apa yang harus berada dalam sebuah Uraian
tertentu tersebut tujuannya adalah agar mereka yang membacanya dengan mudah
Jabatan yang telah ditulis tersebut. Elemen-elemen yang ditonjolkan dalam sebuah
Uraian Jabatan adalah tergantung pada tujuan atau kegunaan dari penulisan Uraian
Jabatan tersebut. Sebuah Uraian Jabatan yang ditulis untuk menjadi panduan kerja
bagi pemegangnya akan berisi elemen-elemen yang mungkin tidak diperlukan bila
Uraian Jabatan tersebut hanya akan digunakan untuk tujuan Evaluasi Jabatan.
Isi sebuah Uraian Jabatan berkisar dari yang hanya berisi Identitas Jabatan
dan tugas-tugas yang harus dilakukan sampai yang sangat lengkap. Contoh Uraian
Jabatan “mini” adalah yang dibuat untuk keperluan keperluan ISO 9000 yang
adalah “Manual atau Panduan Kerja Operasional” untuk tenaga pelaksana operasi
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
tertentu. Sebuah contoh “Format” sebuah Uraian Jabatan yang “standar” dapat
disebut sebagai Uraian Jabatan yang sudah bersifat “multi purpose” yang artinya
sudah dapat memenuhi semua tujuan dapat ditemukan sebagai lampiran. Kalimat-
kalimat di dalam kurung adalah penjelasan untuk “judul” yang tertulis sebelumnya.
spesialis dari bagian SDM untuk membantu menulisnya. Pada tingkatan senior
sebuah “Format” Uraian Jabatan yang tepat yang memenuhi tujuan dari pembuatan
memang ada sedikit kerancuan, karena kata Analisis “Jabatan” telah diterima luas
sebagai terjemahan dari istilah dalam bahasa Inggris “Job” analisis. Kata “Job”
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
Di situ dijelaskan bahwa “I” atau “pekerjaan” adalah “a group of position that
are nearly identical with regard to the significant tasks performed”. Dalam konteks
sufficient to justify the employment of one worker full time.” Penjelasannya kira-kira,
kerancuan itu tidak terlalu menyulitkan dan perbedaan definisi itu tidak pernah
dipersoalkan.
Analisis Jabatan adalah sebuah kegiatan atau proses manajemen yang paling
ini baru mendapat perhatian yang cukup besar dari manajemen, mahasiswa dan
Kerja) yang cukup keras itu. Perusahaan yang menjadi khawatir dituduh melakukan
menerapkan segala teknik dan metode dalam manajemen sumber daya modern.
Terutama dalam proses seleksi untuk rekrutmen dan promosi, mereka merasa perlu
mendukung semua keputusan mereka dengan data dan fakta yang pasti. Data dan
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
Dengan menggunakan sejumlah metode dan instrumen sebuah kegiatan
berbagai tujuan organisasi yang bermanfaat. Semua fakta dan informasi yang
yang tekumpul dan terkaji, dapat ditetapkan spesifikasi dan persyaratan yang
jabatan itu.
yang pertama tetapi dari seluruh proses pembuatan, perumusan atau penataan
pekerjaan dan jabatan yang ada dalam sebuah organisasi. Baru sejak akhir tahun
maka kegiatan Analisis Jabatan dilakukan untuk tujuan-tujuan lain, misalnya usaha
dijelaskan dengan gambar di bawah ini (bagi yang ingin mendapat info lebih rinci
tentang topik ini silakan baca buku saya: “Strategi dan Manajemen Upah, Gaji dan
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
LAMPIRAN:
FORMAT URAIAN JABATAN/JOB DESCRIPTION – UMUM
1. IDENTITAS JABATAN/PEKERJAAN
(Bagian ini memberikan identitas ringkas tentang jabatan/pekerjaan yang
diuraikan seperti tentang: nama jabatan tersebut (Job Title), nama unit kerja
(seksi/departemen/bagian) di mana jabatan tersebut berada dan lokasinya).
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
• Nama Jabatan/Pekerjaan ini:
• Nama Pemegang Jabatan ini saat ini:
• Nama Unit Kerja (Seksi/Bagian):
• Divisi/Unit Usaha/Direktorat:
• Lokasi Kerja:
3. HUBUNGAN ORGANISASIONAL;
(Bagian ini harus menggambarkan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini
dalam struktur Organisasi Perusahaan sekarang. Yang harus digambarkan
minimal adalah kotak berisi nama jabatan atasan dari jabatan ini, kotak berisi
nama jabatan ini kotak-kotak jabatan yang dibawahkan oleh atasan yang sama,
dan kotak-kotak jabatan di bawahnya/bawahannya. Bila ia tidak mempunyai
bawahan maka kotak yang di atasnya harus digambarkan minimum 2 susun
yaitu atasannya dan atasan dari atasannya)
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
4.b. Tugas-tugas Insidentil;
yang dimaksud adalah tugas-tugas yang mungkin sekali-sekali harus
dilakukan walaupun tidak tercantum dalam Uraian Jabatan. Tiap
pemegang jabatan harus menerima kenyataan bahwa sebagai anggota
dari sebuah Team/Organisasi ia sewaktu-waktu dapat diminta dan harus
bersedia melakukan suatu tugas yang tidak tercantum dalam Uraian
Jabatannya; yang sebenarnya dapat berdampak baik bagi karirnya
sendiri. Dalam hal tidak pasti apa tugas-tugas tersebut maka ditulis saja:
tugas lain yang diperintahkan oleh atasan/perusahaan)
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
lain-lain. Bila tanggung jawab tersebut diemban bersama dengan Jabatan
lain harus disebutkan nama Jabatan tersebut, misalnya; biaya promosi
adalah dikelola bersama oleh Bagian Penjualan dan Bagian Promosi).
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
10. PERSYARATAN JABATAN
(Bagian ini diperlukan untuk menjelaskan tentang persyaratan yang harus
dipenuhi oleh pemegang jabatan/pelaksana pekerjaan untuk mampu
melaksanakan tugasnya dengan sukses. Persyaratan ini lebih baik
menjelaskan apa yang karyawan tersebut harus; TAHU, MAMPU dan
MAU melakukan dan mengerjakan. Tetapi, masih banyak organisasi yang
untuk mudahnya Uraian Jabatan hanya mencantumkan persyaratan
Tingkat Pendidikan Formal Terendah yang Harus Pernah Ditempuh
dengan Berhasil, plus Pendidikan Tambahan Khusus/Pelatihan Pra-
jabatan dan Pengalaman Kerja yang harus dimiliki.)
Standar Kinerja
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
Penyusunan Tugas Dalam Job Descriptions
Sebuah pernyataan tugas adalah kalimat diskrit yang mengandung satu kata kerja
tindakan yang secara singkat menggambarkan satu kegiatan yang dapat diamati
yang dilakukan oleh seorang incumbent. Pernyataan tugas harus dibatasi untuk
menangani aspek penting pekerjaan; hindari pernyataan yang bisa dianggap
sepele.
Komponen tugas
Contoh :
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
dengan cepat menggunakan prosedur atau SOP yang dibuat Perusahaan
4
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
Contoh Tugas/pekerjaan
Purpose of Jobs
• Merencanakan,mengkoordinasikan mengevaluasi aktivitas penelitian di
Unit R&D, agar tercapai tujuan yang diharapkan sesuai
Rencana/Realisasi Kerja Anggaran Perusahaan.
• Mendukung proses bisnis di PT.X. dengan memastikan kegiatan R&D
untuk proses yang ada sebagai inti (core) bisnis, sesuai Visi dan Misi
PT.X.
• Meningkatkan produktivitas Unit R&D dengan melakukan pengendalian
dan pengawasan proyek pengembangan produk / reformulasi produk
yang ada maupun penelitian,penciptaan produk baru baik melalui
internal unit maupun kerjasama penelitian dengan Lembaga Penelitian
atau Perguruan Tinggi sesuai dengan RKAP.
• Memantau perkembangan teknologi yang ada dipasaran yang cocok
untuk diimplementasikan di lingkungan Unit R&D dalam meningkatkan
kualitas dan efektifitas kinerja penelitian yang ada, berdasarkan RKAP.
• Membangun,mengevaluasi kinerja SDM yang baik dan berkompetensi
di Unit R&D dan memonitor pelaksanaan Budaya Perusahaan guna
menjaga lingkungan kerja yang kondusif sesuai Buku Pedoman Budaya
Perusahaan.
• Mengkoordinasikan aktivitas penelitian, aktvitas pengumpulan dan
pencarian informasi ilmiah guna kepentingan internal dan eksternal
(Plant dan Pemasaran) dalam mencapai tujuan sesuai RKAP.
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
Contoh Hasil Akhir dari penyusunan Struktur dan Job Description
Organization
Structure DIR. DIR. DIR. DIR.
PRODUKSI PEMASARAN KEUANGAN PERSONALIA &
UMUM
MANAGER
RISET & PENGEMBANGAN
1. Information Research
Subordinate 2. Product Development
3. Infrastruktur & System
4. Secretariat
Purpose of Jobs
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
untuk proses yang ada sebagai inti (core) bisnis, sesuai Visi dan Misi
PT.X.
• Meningkatkan produktivitas Unit R&D dengan melakukan
pengendalian dan pengawasan proyek pengembangan produk /
reformulasi produk yang ada maupun penelitian,penciptaan produk
baru baik melalui internal unit maupun kerjasama penelitian dengan
Lembaga Penelitian atau Perguruan Tinggi sesuai dengan RKAP.
• Memantau perkembangan teknologi yang ada dipasaran yang cocok
untuk diimplementasikan di lingkungan Unit R&D dalam meningkatkan
kualitas dan efektifitas kinerja penelitian yang ada, berdasarkan
RKAP.
• Membangun,mengevaluasi kinerja SDM yang baik dan berkompetensi
di Unit R&D dan memonitor pelaksanaan Budaya Perusahaan guna
menjaga lingkungan kerja yang kondusif sesuai Buku Pedoman
Budaya Perusahaan.
• Mengkoordinasikan aktivitas penelitian, aktvitas pengumpulan dan
pencarian informasi ilmiah guna kepentingan internal dan eksternal
(Plant dan Pemasaran) dalam mencapai tujuan sesuai RKAP.
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
DAFTAR PUSTAKA
inaba.ac.id
MND020– Analisis & Evaluasi Jabatan
Modul 11
- Anisa, Siti. 2013. Analisis Jabatan sebagai Dasar dalam Menentukan Kebutuhan
Pegawai dalam : http://www.stialanbandung.ac.id/index.php?option=com_
content&view=article&id=297:analisis-jabatan-sebagai-dasar-dalam-menentukan-
kebutuhan-pegawai-&catid=12:artikel&Itemid=85
inaba.ac.id