PEMANFAATAN ARSIP ELEKTRONIK SEBAGAI SUMBER

INFORMASI BAGI MAHASISWA PENDIDIKAN MANAJEMEN

PERKANTORAN 2020

Neysa Ardhina
neysaardhina@upi.edu

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis Pengeloaan Arsip Elektronik Sebagai Sumber
Informasi Bagi Mahasiswa Pendidikan Manajemen Perkantoran 2020. Metode penelitian
menggunakan metode deskriptif dan verifikatif. Teknik pengumpulan data menggunakan angket
model rating scale dengan skor yang terentang antara 1 sampai dengan 5. Responden adalah
mahasiswa Pendidikaan Manajemen Perkantoran Universitas Pendidikan Indonesia angkatan
2020 sebanyak 30 responden. Teknik analisis data menggunakan regresi sederhana. Hasil
penelitian menunjukkan pemanfaatan arsip elektronik memiliki pengaruh yang signifikan
terhadap sumber informasi. Dengan demikian, arsip elektronik dapat di manfaatkan sebagai
sumber informasi bagi mahasiswa Pendidikan Manajemen Perkantoran 2020

Kata Kunci : arsip elektronik; sumber informasi; teknologi

ABSTRACT

This study aims to analyze Electronic Archive Management as a Source of Information for
Office Management Education Students 2020. The research method uses descriptive and
verification methods. The data collection technique uses a rating scale model questionnaire with
scores ranging from 1 to 5. Respondents are students of Office Management Education at the
Indonesian Education University batch of 2020 with 30 respondents. The data analysis
technique used simple regression. The results showed that the use of electronic archives had a
significant influence on information sources. Thus, the electronic archive can be used as a
source of information for 2020 Office Management Education students

Keywords: electronic archive; resources; technology

PENDAHULUAN
Sebuah lembaga atau instansi dalam melakukan sebuah aktivitas atau kegiatan
terhadap masyarakat perlu adanya suatu data dan informasi Informasi sangat dibutuhkan
bagi semua orang, baik itu mengenai pegetahuan, opini atau bahkan keputusan.
Informasi suatu bentuk yang berkaitan erat dengan data. Sehingga dapat diartikan
Informasi adalah suatu data yang diproses untuk menghasilkan sesuatu yang
memberikan manfaat bagi semua orang. Data dan fakta dalam sebuah informasi dapat di
artikan sebagai bahan baku. Kearsipan mempunyai peranan sebagai sumber informasi
dalam kehidupan organsisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan
tertentu seperti untuk keperluan administrasi, hukum, keuanga, pendidikan, riset dan
pembuktian (documenter).
Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki keunggulan dibandingkan
dengan sumber informasi lainnya karena arsip merupakan sumber informasi primer yang
otentik. Oleh karena itu di era informasi ini dimana terjadi banyaknya informasi yang
beredar dimasyarakat, masyarakat harus bersikap cerdas dan bijaksana dalam memilih
informasi karena informasi yang beredar belum tentu terjamin kualitas khususnya
kebenaran dan keakuratannya. Arsip akan menjadi pusat rujukan informasi ditengah
banyaknya informasi yang belum atau tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya
(Musliichah, 2015).
Di Era digital hampir seluruh bidang dalam kehidupan yang sudah dibantu
dengan teknologi digital. Kegiatan yang melibatkan teknologi salah satunya dalam
bidang kearsipan. Hal ini di buktikan dengan adanya arsip elektronik. Arsip elektronik
dimanfaatkan untuk memudahkan pencarian yang diperlukan. Maka dari itu arsip harus
dikelola serta disimpan agar lebih efektif dan efisien dalam penggunaannya sebagai
sumber informasi. Di era globalisasi, sudah banyak yang menggunakan arsip elektronik
karena kemudahannya. Kemudahannya dalam pencaharian sumber informasi maupun
pengelolaanya.

KAJIAN PUSTAKA
Pembahasan mengenai keterkaitan antara variabel, perlu dibahas juga secara
komprehensif pada setiap konsep yang terkait, dalam hal ini yaitu pemanfaatan arsip
elektronik sebagai sumber informasi bagi mahasiswa pendidikan manajemen
perkantoran 2020
Arsip Elektronik
Pada dasarnya E-Arsip (arsip elektronik) merupakan catatan yang dibuat atau
disimpan dalam bentuk elektronik, baik analog atau digital (Rifauddin. M, 2016 : 171).
E-Arsip (arsip elektronik) menurut NARA (National Archives and Record
Administration) adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format dimana
hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip elektronik
seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca
melalui mesin). Menurut Read & Ginn menyatakan bahwa“electronic records 8 may
contain quantitative data, text, images, or sounds that originate as an electronic signal”.
artinya adalah bahwa arsip elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau
suara yang bersumber dari sinyal elektronik. Arsip elektronik menurut International
Council of Archives (ICA), yaitu: “Electronic record is a record that is suitablefor
manipulation, transmission or processingby a digital computer (arsip
elektronikadalah arsip yang dapat dimanipulasi,ditransmisikan, atau diproses
dengan menggunakan komputer digital).Kehadiran arsip elektronik secara tidak
langsung juga telah menuntut pengelolanya untuk berfikir dan bekerja diluar
kapasitasnya.
Sumber Informasi
Sumber informasi adalah segala sesuatu yang menjadi perantara dalam
menyampaikan informasi, media informasi untuk komunikasi massa. Sumber informasi
dapat diperoleh melalui media cetak (surat kabar, majalah), media elektronik (televisi,
radio, internet), dan melalui kegiatan seperti pelatihan yang di adakan. Informasi yang di
peroleh dari berbagai sumber akan mempengaruhi tingkat pengetahuan seseorang.
Seseorang banyak memperoleh informasi maka ia cenderung mempunyai
pengetahuan yang luas. Semakin sering orang membaca, pengetahuan akan lebih
baik daripada hanya sekedar mendengar atau melihat (Notoatmodjo, 2003). Menurut
McFadden, dkk yang dikutip oleh Kadir dalam (Abdul Kadir, 2003) mendefinisikan
informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan
pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.

METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan adalah dekriptif dan verifikatif. Peneliti sebelumnya
melalukan uji coba terlebih dahulu dengan melakukan uji validitas dan uji realibilitas.
Adapun uji validitas instrumen dalam penelitian ini menggunakan formula koefisien korelasi
product moment dari Karl Pearson. Sedangkan untuk uji realibilitas menggunakan formula
Koefisien Alfa dari Cronbach, dan instrumen penelitian yang digunakan adalah angket.
Setelah semua data terkumpul, peneliti melakukan analisis data sehingga dapat memperoleh
hasil penelitian.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Hasil penelitian ini diperoleh dari pengolahakan instrumen angket yang telah
diisi oleh responden. Pengolahan hasil penelitian dibantu dengan aplikasi Microsoft
Excel 2019 dan aplikasi penghitungan SPSS untuk menganalisa seberapa besar pengaruh
antara variabel X (Pemanfaatan Arsip Elektronik) terhadap variabel Y (Sumber
Informasi Mahasiswa).
Uji Validitas Variabel X (Pemanfaatan Arsip Elektronik)
Uji validitas adalah ketepatan atau kecermatan suatu instrumen dalam
pengukuran. Uji validitas bertujuan untuk mengetahui kevalidan angket kuesioner yang
digunakan untuk peneliti dalam mengukur dan memperoleh data penelitian dari
responden. Kriteria pengujian uji validitas adalah menggunakan nilai siginifikansi (P-
Value). Jika nilai siginifikansi < 0,05 maka berkesimpulan valid dan jika nilai
siginifikansi > 0,05 maka berkesimpulan tidak valid.

Gambar 1. Hasil Uji Validasi Variabel X Menggunakan SPSS

Data pada gambar 1 menunjukkan pada tabel Sig. (2-tailed) pada setiap item
memiliki nilai kurang dari 0,05. Hal ini menunjukkan bahwa tiap pernyataan pada
angket mengenai Pemanfaatan Arsip Elektronik adalah valid.

Uji Reliabilitas Variabel X (Pemanfaatan Arsip Elektronik)

Uji reliabilitas bertujuan untuk mengetahui tingkat konsistensi angket
kuesioner, sehingga angket kuesioner tersebut dapat diandalkan. Meskipun penelitian
dilakukan berulang kali dengan angket kuesioner yang sama dengan waktu yang
berbeda. Kriteria uji reliabilitas dengan memperhatikan nilai Cronbach Alpha. Jika alpha
> 0,90 maka reliabilitas sempurna, jika alpha antara 0,70 – 0,90 maka reliabilitas tinggi,
dan jika alpha 0,50 – 0,60 maka reliabilitas moderat, serta jika aplha < 0,50 maka
reliabilitas rendah.

Gambar 2. Hasil Uji Reliabilitas Variabel X Menggunakan SPSS

Pada gambar 2 dapat dilihat angka yang diperoleh dari Cronbach Alpha sebesar
0,774. Hal ini menunjukkan bahwa tiap pernyataan pada angket mengenai Pemanfaatan
Arsip Elektronik memiliki tingkat reliabilitas tinggi karena ada pada rentang 0,70 – 0,90.

Uji Validitas Variabel Y (Sumber Informasi Mahasiswa)

Gambar 3. Hasil Uji Validasi Variabel Y Menggunakan SPSS

Data hasil SPSS pada gambar 3 menunjukkan bahwa pada tabel Sig. (2-tailed)
pada masing-masing item menunjukkan nilai 0,000 dimana angka tersebut < 0,05. Hal
ini menunjukkan bahwa tiap pernyataan pada angket mengenai Sumber Informasi
Mahasiswa adalah valid.
Uji Reliabilitas Variabel Y (Sumber Informasi Mahasiswa)

Gambar 4. Hasil Uji Reliabilitas Variabel Y Menggunakan SPSS

Pada gambar 4 menujukkan nilai Cronbach alpha sebesar 0,805. Hal ini
menunjukkan bahwa tiap pernyataan pada angket mengenai Sumber Informasi
Mahasiswa memiliki tingkat reliabilitas tinggi karena berada pada rentang 0,70 – 0,90.

Uji Regresi

Gambar 5. Data Model Summary

Dari data hasil SPSS pada gambar 5, diperoleh nilai R (korelasi) sebesar 0,702
yang berarti hubungan variabel X (Pemanfaatan Arsip Elektronik) terhadap variabel Y
(Sumber Informasi Mahasiswa) kuat. Kemudian, nilai R square (koefisien determinasi)
sebesar 0,493 yang artinya pengaruh variabel X (Pemanfaatan Arsip Elektronik)
terhadap variabel Y (Sumber Informasi Mahasiswa) sebesar 49,3%.

Gambar 6. Data Koefisien

Pada gambar 6 diperoleh hasil SPSS sebagai berikut:

1. Berdasarkan nilai constant (a) sebesar 0,791 sedangkan nilai pemanfaatan
arsip elektronik (b/koefisien regresi) sebesar 0,950. Sehingga dapat ditulis:
Y = a + bX
Y = 0,791 + 0,950
Persamaan tersebut dapat diartikan:
1) Konstanta sebesar 0,791 berarti bahwa nilai konsistensi variabel
sumber informasi adalah sebesar 0,7%
 2) Koefisien regresi X sebesar 0,950 menyatakan bahwa setiap
perkembangan arsip elektronik sebesar 0,9% maka sumber informasi
bertambah sebesar 0,7%
2. Berdasarkan nilai signifikansi yaitu pada tabel Sig. Yang menunjukan nilai
0,000 dimana nilai tersebut < 0,05. Maka variabel X yaitu (Pemanfaatan
Arsip Elektronik) berpengaruh pada variabel Y yaitu (Sumber Informasi
Mahasiswa). Berdasarkan nilai t, yaitu variabel X dapat dikatakan
berpengaruh pada variabel Y apabila thitung > ttabel. Hasil yang diperoleh
adalah thitung = 5,219.
Sedangkan ttabel adalah:
df = n – k
kemudian, dilihat pada tabel sesuai dengan taraf sig yang digunakan. Taraf
sig yang digunakan adalah taraf sig 2 sisi, yaitu 5% (0,025).
Diketahui:
df : derajat bebas
n : jumlah responden
k : jumlah variabel

df = n – k
df = 30 -2
df = 28

Gambar 7. Tabel ttabel

Dari gambar 7, maka diperoleh nilai ttabel sebesar 2,04841

Kembali kepada syarat variabel X dapat dikatakan berpengaruh pada
variabel Y apabila nilai thitung > ttabel.
5,219 > 2,04841
Dapat ditarik kesimpulan bahwa variabel X (Pemanfaatan Arsip Elektronik)
berpengaruh pada variabel Y (Sumber Informasi Mahasiswa).

KESIMPULAN DAN SARAN

Dari pembahasan penelitian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa variabel X
(Pemanfaatan Arsip Elektronik) memiliki pengaruh positif terhadap variabel Y (Sumber
Informasi Mahasiswa). Hal ini ditunjukkan berdasarkan uji regresi linier sederhana yang
telah dilakukan. Diperoleh nilai korelasi sebesar 0,702 yang menunjukkan bahwa
variabel X memiliki pengaruh terhadap variabel Y sebesar 49,3%. Kemudian koefisien
regresi X sebesar 0,950 menyatakan bahwa setiap pemanfaatan arsip elektronik sebesar
0,9%, sumber informasi bagi mahasiswa bertambah sebesar 0,7% Koefisien regresi
tersebut bernilai positif, sehingga dapat dikatakan bahwa arah pengaruh variabel X
terhadap Y adalah positif. Selain itu, pada penelitian thitung menunjukan bahwa thitung > ttabel
sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa variabel X ( Pemanfaatan Arsip Elektronik)
berpengaruh positif pada variabel Y (Sumber Informasi Mahasiswa).
DAFTAR PUSTAKA

Read, J. & Ginn, M. L. (2011). Record management (9th ed.). Mason, Ohio: Thomson
South-Western.

Machsun Rifauddin. 2016. Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi.

Yogyakarta: ISSN: 2354 – 9629

NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise

Architecture Records Management Profile. Diakses pada tanggal 10 April 2022.
http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-profile.pdf.

ICA. Guide For Managing Electronic RecordsFrom An Archival Perspective.

(1997).http://www.ica.org/sites/default/files/ICA%20Study
%208%20guide_eng.pdf. Diakses 09 April 2022

Notoatmodjo, Soekidjo. 2003. Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jakarta: Rineka

Cipta

Abdul Kadir, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.

Musliichah. 2015, Sistem Informasi Manajemen. Simbala. Jakarta