MAKALAH

BUDAYA ORGANISASI

Febryan Rizki Prakoso

(17210599)
 COMPANY PROFILE

PAPUMA TOUR & TRAVEL

Papuma Tour & Travel didirikan pada tahun 2012, pengadaan jasa, transportasi, wisata, hotel,
dan ticketing adalah bisnis utama Papuma Tour & Travel yang dikembangkan dengan
menjunjung tinggi tanggungjawab kerja. Kekecewaan klien adalah hal nomor satu yang kami
hindari. Sehingga untuk setiap langkah yang diambil selalu kami pikirkan secara matang, karena
kepuasan klien menjadi satu-satunya acuan, serta didukung oleh sumber daya yang kompeten
dibidangnya.

Sejarah Perusahaan

Langkah perusahaan CV. Papuma Tour & Travel didirikan pada tahun 2012 berawal dari
dibuatnya Jl. Letjen Wahono (By pass juanda), dari situ ada peluang usaha untuk mendirikan jasa
dibidang transportasi antar jemput, dan ticketing karena lokasinya sangat dekat dengan Bandara
Internasional Juanda Surabaya. Dan pada saat itu masih menggunakan nama Papuma Travel.
Pada Tahun 2015 perusahaan ini menambah bisnis Pariwisata, dan berganti nama menjadi
Papuma Tour & Travel, dan masih beroperasi sampai saat ini.

Visi

Menjadi perusahaan tours dan travel yang unggul, maju, dan terpandang di Indonesia dengan
selalu memberikan kepuasan kepada pelanggan melalui produk dan layanan yang berkualitas
tetapi dengan harga yang terjangkau.

Misi

1. Memberikan layanan yang berkualitas dan berstandar tinggi berupa kemudahan, kenyamanan
dan kecepatan dalam layanan tours dan travel kepada pelanggan yang terdiri dari mahasiswa atau
kampus, sekolah, perusahaan dan masyarakat agar mereka puas dan loyal kepada perusahaan.

2. Membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan sebagai salah satu keunggulan
bersaing.
Struktur Organisasi

Indro prayitno
(Direktur Utama)

Gading Mulyo Setyani Nur

(Manajer) (Admin & Keuangan)

Iwan Kurniawan
Febryan Rizki
(Tour Operation & Tour
(Tour Operation & Leader)
Marketing)

Job Description

1. Direktur Utama: Indro Prayitno

2. Admin dan Keuangan: Setyani Nur Pramesti

3. Manajer: Gading Mulyo

4. Tour Operation dan Tour Leader: Iwan Kurniawan

5. Tour Operation dan Marketing: Febryan Rizki Prakoso

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

TOUR DIVISION

I. TOUR INFORMATION, BOOKING & RESERVATION

A. TOUR INFORMATION

Pemberian informasi tentang produk tour atau paket wisata merupakan awal penjualan dan
penyelenggaraan tour. Informasi tentang produk tour atau paket wisata juga dikatakan sebagai
langkah lanjut dari kegiatan penawaran atau pemasaran yang dilakukan oleh para tenaga penjual
(salesman / girl) yang telah melakukan kegiatan informasi produk secara umum dari suatu
peruasahaan Biro Perjalanan sebelumnya.

Untuk lebih meyakinkan calon pembeli produk suatu Perusahaan Biro Perjalanan, khususnya
bagi Sumber Daya Manusia (SDM) yang bertugas di bagian tour (staff counter) diharuskan
memiliki beberapa kemampuan dalam memberikan informasi yang diminta oleh calon pembeli
produk tour. Adapun kemampuan – kemampuan yang harus ada dan selanjutnya tindakan –
tindakan (action) yang harus dilakukan sehubungan dengan  permintaan – permintaan calon
pembeli,  terdiri antara lain :

1. Menguasai produk tour yang telah dibuat oleh perusahaan khususnya dalam hal program,
harga, fasilitas, dan peraturan transaksi dari pembeli kepada perusahaan penjual produk
tersebut. (termasuk mengetahui letak-letak penyimpanan file, data dan brosur-brosurnya
produk-produk tour yang ada di perusahaan)

2. Dalam memberikan informasi produk tour tersebut  sebelumnya tour staff telah
melakukan pengecekan masa berlaku (Validasi) dan kelayakan produk baik harga,
program, dan pelaksanaannya.

3. Pemberian informasi tour usahakan tidak hanya terpaku pada produk yang sudah ada, bila
calon pembeli meminta informasi produk tour yang lain dan belum tercetak atau
tersiapkan, tour staff harus dapat memberikan jawaban yang diplomatis tidak
diperbolehkan menjawab TIDAK ADA, TIDAK BISA atau TIDAK MENANGANI
TOUR YANG DIMINTA, minimal tour staff mencoba untuk mencatat terlebih dahulu
apa yang diminta calon pembeli  dan selanjutnya menginformasikan kepada calon
pembeli bahwa permintaan tersebut akan segera diproses untuk selanjutnya segera
diinformasikan kepada calon pembeli yang meminta produk tour tersebut.

4. Tour staff (counter staff) atau pemberi informasi harus mempunyai rasa optimis (tidak
ragu-ragu) pada saat memberikan informasi produk tour kepada calon pembeli (tidak
 diperbolehkan memilih – milih calon pembeli atau yang meminta informasi produk tour
baik dari segi umur, jenis kelamin atau status sosial).

5. Tour staff atau pemberi informasi produk tour harus mempunyai prinsip bahwa
INFORMASI YANG BAIK MERUPAKAN AWAL TERTARIKNYA CALON
PEMBELI UNTUK MELAKUKAN TRANSAKSI PEMBELIAN PRODUK TOUR
PERUSAHAAN.

6. Melaporkan seluruh kegiatan pemberian informasi produk tour tersebut kepada pimpinan
atau tour manager sekaligus untuk mendapatkan pengarahan lebih lanjut atas tindakan
yang harus dilakukan.

B. TOUR BOOKING

Tour booking merupakan suatu kegiatan atau proses lanjutan dari kegiatan pemberian informasi
produk tour yang telah dilakukan oleh staff divisi tour yang ditandai dengan adanya persetujuan-
persetujuan (peraturan transaksi, pemesanan, pembatalan, syarat-syart dan kondisi produk tour
yang akan dibeli)  antara perusahaan dengan calon pembeli produk tour yang telah menentukan
produk tour yang akan dibelinya. Dalam kegiatan tour booking ini lebih mengarah kepada
pencatatan data-data dan keinginan pembeli atas produk tour yang akan dibelinya. Adapun
langkah-langkah yang harus dilakukan oleh tour staff (Counter tour staff) dalam proses booking
antara lain :

1.      Membuat surat persetujuan atau kerjasama antara perusahaan dengan calon pembeli produk

tour  atas program, harga, fasilitas, peraturan pembatalan dan cara pembayarannya.

2.      Menyiapkan Tour Booking Form secara manual ataupun computerized untuk pencatatan
data-data pembeli : Program Tour yang dibeli, Nama-nama peserta tour (termasuk umur dan
jenis kelamin yang akan berhubungan dengan hotel),  alamat pembeli/ketua peserta tour yang
dapat dihubungi (contact person), Tanggal dan tempat keberangkatan / pelaksanaan tour, Jenis
Transportasi yang akan digunakan, nomor passport untuk pembeli tour tujuan ke luar negeri atau
peserta tour dari luar negeri dan permintaan lainnya yang telah disetujui oleh perusahaan dan
pembeli (khususnya dalam hal fasilitas).

3.      Melaporkan kepada pimpinan divisi tour / manager untuk selanjutnya di cek dan
mendapatkan persetujuan atas hasil kerja point 1 dan 2.

4.      Melakukan penyimpanan file atau data dari point 1, 2 dan 3 dalam suatu map yang
diletakkan ditempat yang mudah dijangkau atau dimengerti oleh rekan kerja yang lain. Dalam
penyimpanan data terdiri dari dua (2) jenis bagian yaitu ; yang sedang dalam proses dan yang
telah selesai pelaksanaan tournya.
C. TOUR RESERVATION

      Setelah melakukan kegiatan pemberian informasi (tour Information) tentang produk tour
yang dilanjutkan dengan adanya keputusan dari calon pembeli untuk membeli suatu produk tour
dengan data-data pemesanan serta permintaan-permintaan dari pembeli  yang dicatat dalam tour
booking form (tour booking), langkah selanjutnya yaitu kegiatan proses pemesanan atau
reservasi kepada para mitra kerja yang akan menjadi komponen atau terlibat dalam
penyelenggaraan  tour yang sudah dipesan oleh pembeli. Adapun para mitra kerja atau
komponen yang perlu dihubungi yaitu ;

1. Pihak Transportasi atau local trasnport: hal-hal yang perlu menjadi kesepakatan dan saling
informasi antara lain, tanggal dan rute penggunaan, harga dan cara pembayaran, kapasitas tempat
duduk dan fasilitasnya, tempat dan waktu keberangkatan, nama driver (no Hp) dan nomor
kendaraan untuk bus/mobil, nomor telp/hp penanggung jawab dari pihak transportasi atau
pool/garasi kendaraan.        

 2. Obyek wisata : data-data yang perlu diperhatikan dan dilakukan pengecekan antara lain :
Alamat, nomor telp, lokasi atau denah, biaya masuk, rute dan akses jalan menuju obyek tersebut,
fasilitas yang ada, jam kunjungan, proses pemesanan untuk waktu kunjungan, cara pembayaran,
jumlah peserta tour, kondisi dan peraturan bagi pengunjung.

3. Restaurant / catering : Penetapan menu, harga per orang, waktu makan (pagi,siang atau
malam), lokasi atau alamat, fasilitas dan kapasitas daya tampung, jumlah porsi yang dipesan dan
jumlah free (FOC) untuk crew, cara pembayaran.

4. Hotel / penginapan : Jumlah dan jenis kamar yang dibutuhkan tamu, fasilitas kamar dan hotel
yang ada, harga contract yang disepakati, kapasitas hunian kamar yang diinginkan tamu, tanggal
check in dan check out, nomor-nomor kamar yang akan diberikan oleh pihak hotel, daftar
susunan kamar dan penghuninya (rooming list) yang dibutuhkan hotel minta dari tamu.

5. Guide / TL atau local guide/TL : tentukan guide/TL (nama dan datanya), Informasikan
program, jumlah tamu, data-data fasilitas tour (hotel, transport, meals), tempat keberangkatan
dan waktu pelaksanaan tour, kesepakatan guide/TL fee.
II.TOUR INVENTARISASI

Kegiatan Tour inventarisasi dilakukan pada saat akan membuat produk paket wisata baru atau
mendapatkan permintaan konsumen atas suatu paket wisata yang tidak ada dalam produk jadi /
siap jual di perusahaan.

Adapun komponen-komponen yang perlu dilakukan inventarisasi antara lain :

1. Transportasi (Mobil atau bus dengan mencari data kondisi, fasilitas, harga dan

            kapasitasnya)

2. Akomodasi (Type akomodasi, fasilitas, area/alamat, harga/mlm/kamar dan brosur)

3. Rumah makan ( Letak / area, menu yang ditawarkan, harga, brosur )

4. Guide / TL (Bahasa, jenis kelamin, umur, fee per harinya)

5. Obyek wisata (Letak / area, harga tiket masuk, fasilitas, jam buka/tutup,brosur)

6. Biaya-biaya Parkir-parkir ditempat-tempat yang akan disinggahi

7. Biaya-biaya  toll yang akan dilewati.             

III. DISTRIBUTION OF TIME & TOUR ITINERARY/PROGRAM

A. DISTRIBUTION OF TIME (Pembagian waktu perjalanan)

B. TOUR ITINERARY ( Penyusunan program perjalanan )

           

IV. TOUR QUOTATION ( Penghitungan Harga Paket Wisata )

A. PESERTA DENGAN JUMLAH FIXED / PASTI          

B. PESERTA DENGAN JUMLAH BELUM PASTI (KOLEKTIF)

C. PESERTA DENGAN TAMBAHAN BIAYA UNTUK KAMAR SINGLE

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

TOUR GUIDE ATAU TOUR LEADER

DOKUMEN-DOKUMEN YANG DIPERLUKAN DALAM OPERASIONAL

1.      Hal-hal atau catatan-catan yang perlu diperhatikan dalam operasional T/L bila ada.

2.   Surat tugas pemandu atau T/L dan driver bila diperlukan

3.   Susunan program tour (Itinerary) . (1 Lembar untuk driver)

4.   Peta Lokasi obyek wisata yang akan dikunjungi

5.   Photo copy bukti pembayaran obyek wisata bila diperlukan (Yang asli dalam amplop utuk
ditukar tiket beserta surat peserta  asli)

6.   Daftar peserta per bus

7.   Nomor-nomor telephone penting yang perlu diperhatikan

 Panduan expenses keuangan / dana selama perjalanan untuk driver fee,toll & Parkir-
parkir, biaya masuk obyek wisata yang dibayarkan pada saat tiba dilokasi.

8.   Nomor untuk di tempel di kaca depan bus

9.   P3K (Termasuk kantong plastik untuk mabuk kendaraan)

HA-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM

TEHNIK OPERASIONAL PEMANDUAN ATAU T/L

1. SEBELUM BERANGKAT (DI LUAR BUS),

 Mengetahui sekilas tentang obyek wisata yang akan dikunjungi termasuk peta lokasi dan
pintu masuk obyek wisata untuk rombongan atau individu.(dipersiapkan di kantor)

 Mengetahui nama driver dan asistennya (setiba di lokasi stand by bus)

 Nomor-nomor polisi bus yang akan digunakan (dipersiapkan di kantor)

 Mengecek perlengkapan di bus dan keamanannya (MIC, P3K dll) setiba dilokasi stand by
bus.
  Sudah mempunyai daftar peserta setiap busnya (khususnya yang akan di pandu /
dipersiapkan di kantor)

 Jelaskan program perjalanan tour kepada setiap driver (Berikan program atau itinerary
perjalanannya bila perlu / setiba di lokasi stand by bus)

2. SEBELUM BERANGKAT (DI DALAM BUS)

 Greeting (selamat pagi, assalamualikum dsb), ingatkan apakah peserta sudah lengkap
atau masuk ke dalam bus semua.

 Perkenalan nama anda sebagi T/L selaku perwakilan dari perusahaan BPW Papuma Tour
& Travel ,nama driver dan asisten driver pada seluruh peserta di busnya masing-masing.

 Jelaskan program perjalanan tour dan jam-jamnya

 Mempersilahkan pimpinan rombongan atau yang mewakili dari peserta untuk memimpin
doa menurut agama masing-masing (Basmalah bersama)

3. DALAM PERJALANAN

 Persiapkan biaya toll bila sudah mendekati gerbang toll pertama  berikan 50 % terlebih
dahulu dari total biaya toll kepada driver (Ambil bukti pembayaran setiap pembayaran
toll), bila ada kurang biaya tool,  driver akan minta kepada T/L.

 Beritahukan kepada pesrta bahwa perjalanan akan istirahat sejenak di salah satu tempat
istirahat  (Bila ada keperluan ke toilet) dan informasikan waktu ke toilet hanya 10 menit.

4. SETIBA DI LOKASI OBYEK WISATA SEBELUM MASUK

 Jelaskan kepada tamu jangan turun dari busnya sebelum diberikan tiket masuk
(sebelumnya pada saat dikantor cari informasi peraturan masuk obyek wisata yang akan
dikunjungi untuk rombongan apakah setiap orang diwajibkan memegang tiket masing-
masing atau tidak menggunakan tiket)

 Jelaskan kepada peserta waktu berkumpul kembali di busnya, dan ingatkan untuk tidak
lupa tempat parkir bus supaya tidak mencari-cari pada saat kembali ke bus.

 Salah satu T/L (Koordinator) diikuti T/L yang lain bila bus lebih dari 1 unit, pada saat di
gerbang masuk obyek wisata turun dari bus untuk mengurus/mengambil tiket masuk bila
menggunakan sistem tiket masuk per orang.

 Setelah peserta turun dari bus semua dan pastikan semua sudah mendapat tiket, sebelum
anda sbg T/L akan meninggalkan bus pastikan mengetahui tempat parkirnya terlebih
dahulu untuk memudahkan anda dan juga perhatikan driver dan co driver tentang biaya
makan siang. (koordinasi dg pimpinan T/L)
5. PERSIAPAN PERJALANAN KEMBALI KE TEMPAT PEMBERANGKATAN

 T/L harus sudah berada 1 jam sebelumnya di bus sebelum peserta kembali dari tempat
kunjungan sesuai dengan waktu yang telah diinformasikan.

 Membantu ketua rombongan dari peserta dalam mengecek kelengkapan peserta yang
sudah kembali ke bus (T/L tidak perlu ikut mencari-cari peserta yang belum kembali ke
bus karena tidak hafal dengan setiap wajah peserta)

 Sebelum bus berangkat kembali ingatkan ke ketua rombongan apakah peserta benar-
benar sudah lengkap, selanjutnya pimpin doa untuk keselamatan perjalanan pulang.

 Persiapkan biaya toll.

6. SETIBA KEMBALI DI TEMPAT PEMBERANGKATAN

 Menyampaikan beberapa hal kepada tamu:

A. Telah tibanya di tempat awal

B. Permohonan maaf a/n : Guide,Driver & asistennya selama pelayanannya Bila ada
kekurangan-kekurangannya .
C.  Mengingatkan peserta untuk barang-barang bawaanya .
D. Greeting (kata-kata penutup atas nama Papuma Tour & Travel mengucapkan terima kasih
atas kepercayaan para peserta untuk dapat membantu pelaksanaan program)     

 Sebelum meninggalkan bus berikan driver fee-nya dan ucapan terima kasih atas
bantuannya.

Kendala yang dihadapi saat ini adalah adanya klien yang booking dadakan atau reservasi
dadakan untuk tanggal pelaksanaan kegiatan tersebut, dikarenakan penginapan, tiket atau
transportasi yang tidak tersedia (habis, atau penuh).

Upaya pemecahan masalah ini, perusahaan kami mencoba memperbanyak kerja sama di bidang
tersebut sehingga perusahaan kami masih mempunyai cadangan, apabila kendala tersebut
muncul kembali.

Budaya organisasi yang perlu di pertahankan adalah Tetap selalu ramah saat melayani klien.
Dan memberi harga yang cukup terjangkau.

Budaya yang perlu diperbaiki adalah Jam datangnya para karyawan yang bekerja.
Kritik: Para karyawan Papuma Tour & Travel datangnya tidak beraturan, ada yang jam 09.00,
10.00, dan 11.00.

Saran: Sebaiknya semua karyawan diwajibkan datang di jam yang sama agar semua orderan
bisa dikerjakan dengan cepat selesai.