Rangkuman Administrasi Umum BAB 4,5,6

Shesya Naysilla Jasmine X OTKP

A. Bab 4, Organisasi Kantor

Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang

berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

Tujuan organisasi secara umum adalah untuk mencapai atau merealisasikan

keinginan atau cita-cita bersama dari tiap anggota organisasi untuk mendapatkan
keuntungan dan keberhasilan dari tujuan organisasi serta untuk mengatasi
terbatasnya kemandirian dan kemampuan pribadi untuk mencapai tujuan Bersama.

Manfaat Struktur Organisasi Perusahaan Yang Baik Adalah

Koordinasi antar fungsi serta pembagian wewenang dan tanggung jawab antar
departemen lebih jelas. Dapat mengurangi konflik internal yang terjadi di dalam
perusahaan. Dapat meningkatkan moral dan motivasi kerja karyawan karena adanya
jenjang karir yang jelas.

B. Bab 5, Manajemen

Manajemen merupakan suatu seni dalam ilmu dan pengorganisasian seperti

menyusun perencanaan, membangun organisasi dan pengorganisasiannya,
pergerakan, serta pengendalian atau pengawasan. Bisa juga diartikan bahwa
manajemen merupakan suatu ilmu pengetahuan yang sistematis agar dapat
memahami mengapa dan bagaimana manusia saling bekerja sama agar dapat
menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi orang lain maupun golongan tertentu
dan masyarakat luas.

Fungsi Manajemen
1. Perencanaan (planning)
Pernecanaan adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang
dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara
keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi
berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat
apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan
perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi
manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi
kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam
melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk
melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.

3. Pengarahan (directing)
Pengarahan adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota
kelompok berusaha agar dapat mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan
manajerial dan usaha.

C. Surat masuk dan surat keluar

Surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk dalam suatu instansi
atau perusahaan atau bisa juga pada bagian lain yang dikirim oleh instansi atau
perusahaan lain. Namun, surat masuk juga bisa berasal dari instansi atau
perusahaan yang sama, tetapi dari bagian yang lain.

Surat keluar bisa dipahami sebagai surat yang sudah lengkap dari suatu instansi,
organisasi, perusahaan, atau lembaga lainnya. Surat yang sudah lengkap yaitu surat
yang memiliki tanggal, nomor, stempel, hingga tanda tangan oleh pihak yang
berwenang.

Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Keluar

1. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.
2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.
3. Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan
ketika diperlukan.
4. Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan penanganan surat
yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.